|
BAN
TỔ CHỨC-CÁN BỘ CHÍNH PHỦ
********
|
CỘNG
HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
********
|
|
Số:
40/1998/TT-TCCP
|
Hà
Nội, ngày 24 tháng 1 năm 1998
|
THÔNG TƯ
CỦA BAN TỔ CHỨC - CÁN BỘ CHÍNH PHỦ SỐ 40/1998/TT-TCCP NGÀY
24 THÁNG 1 NĂM 1998 HƯỚNG DẪN TỔ CHỨC LƯU TRỮ Ở CƠ QUAN NHÀ NƯỚC CÁC CẤP.
Ngày 04/9/1997, Thủ tướng Chính
phủ đã ban hành Chỉ thị số 726/TTg về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong
thời gian tới. Điểm 1 của Chỉ thị đã nêu: "Ban tổ chức - Cán bộ Chính phủ
hướng dẫn các Bộ, Tổng cục, các tỉnh, thành phố tổ chức thống nhất bộ phận làm
công tác lưu trữ ở các cơ quan nhà nước các cấp". Căn cứ vào trách nhiệm
được giao, Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ hướng dẫn như sau:
I. TỔ CHỨC
LƯU TRỮ Ở CÁC CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG
Ở Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan
thuộc Chính phủ (sau đây gọi chung là Bộ) thành lập Phòng Lưu trữ đặt trong Văn
phòng Bộ. Phòng Lưu trữ Bộ có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức và biên
chế như sau:
1. Chức năng:
Phòng Lưu trữ Bộ có chức năng
giúp Chánh Văn phòng và lãnh đạo Bộ thực hiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước về công
tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi Bộ và các cơ quan, đơn vị trực
thuộc Bộ.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn:
- Căn cứ vào các văn bản của Nhà
nước, chủ chương của Bộ biên soạn các văn bản chỉ đạo công tác lưu trữ trình Bộ
trưởng ban hành.
- Hướng dẫn và kiểm tra các cơ
quan, đơn vị trực thuộc Bộ thực hiện thống nhất các chế độ, qui định về quản lý
công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
- Thực hiện chế độ thống kê Nhà
nước và báo cáo định kỳ, đột xuất về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ thuộc
phạm vi quản lý của Bộ.
- ứng dụng tiến bộ khoa học công
nghệ vào công tác lưu trữ.
- Tổ chức thu nhận tài liệu lưu
trữ ở các cơ quan đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ Bộ.
- Thực hiện định kỳ nộp lưu tài
liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia theo qui định của Nhà nước.
- Bảo quản an toàn tài liệu lưu
trữ trong kho lưu trữ Bộ.
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu
trữ trong phạm vị Bộ.
- Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi
dưỡng công chức, viên chức lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Bộ.
- Lập kế hoạch xây dựng, cải tạo,
nâng cấp kho tàng, mua sắm trang thiết bị, dự trù kinh phí thường xuyên cho hoạt
động của Phòng Lưu trữ Bộ và các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ.
Các qui trình nghiệp vụ của
Phòng Lưu trữ Bộ do Cục Lưu trữ Nhà nước hưỡng dẫn.
3. Tổ chức và biên chế:
Phòng Lưu trữ Bộ có một Trưởng
phòng, tuỳ theo khối lượng và yêu cầu công tác có thể có Phó Trưởng phòng.
Biên chế của Phòng Lưu trữ Bộ có
tối thiểu là hai người có trình độ trung học lưu trữ trở lên do Bộ trưởng quyết
định trong tổng số biên chế hành chính sự nghiệp được giao của Bộ.
Các bộ được Nhà nước cho lập lưu
trữ cố định chuyên ngành thực hiện các qui định của Chính phủ về tổ chức lưu trữ
cố định chuyên ngành.
II. TỔ CHỨC
LƯU TRỮ Ở ĐỊA PHƯƠNG
A. Ở CÁC TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC
THUỘC TRUNG ƯƠNG
ở tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương (sau đây gọi chung là tỉnh) thành lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực
thuộc Văn phòng Uỷ ban Nhân dân tỉnh. Trung tâm Lưu trữ tỉnh có chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn, tổ chức và biên chế như sau:
1. Chức năng:
Trung tâm Lưu trữ tỉnh có chức
năng giúp Chánh Văn phòng và giúp Uỷ ban Nhân dân tỉnh thực hiện quản lý Nhà nước
về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi tỉnh.
Trung tâm Lưu trữ tỉnh có con dấu
riêng.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn:
- Căn cứ vào các quy định của
Nhà nước về công tác lưu trữ, soạn thảo các văn bản về quản lý công tác lưu trữ
trình Uỷ ban Nhân dân tỉnh ban hành.
- Hưỡng dẫn và kiểm tra các cơ
quan trực thuộc tỉnh và huyện thực hiện thống nhất các chế độ, quy định, nguyên
tắc về quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
- Thực hiện chế độ thống kê Nhà
nước về tài liệu lưu trữ, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình quản lý công
tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của tỉnh với cơ quan quản lý lưu trữ Nhà nước cấp
trên.
- Tổ chức ứng dụng khoa học công
nghệ vào quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi tỉnh.
- Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi
dưỡng công chức, viên chức lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ tỉnh; lập kế hoạch xây
dựng kho tàng, mua sắm thiết bị và dự trù kinh phí cho hoạt động thường xuyên của
Trung tâm Lưu trữ tỉnh và các cơ quan, đơn vị trực thuộc.
- Thu thập, bổ sung tài liệu lưu
trữ vào kho lưu trữ của tỉnh.
- Thực hiện chế độ thống kê và bảo
quản an toàn tài liệu lưu trữ hiện đang quản lý ở Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu
trữ ở Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
Các qui trình nghiệp vụ lưu trữ
của Trung tâm Lưu trữ tỉnh do cục Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn.
3. Tổ chức và biên chế:
Trung tâm Lưu trữ tỉnh do Giám đốc
phụ trách. Giúp việc Giám đốc có 01 Phó Giám đốc.
Trung tâm Lưu trữ tỉnh có bộ phận
quản lý nghiệp vụ và bộ phận quản lý kho lưu trữ.
Biên chế của Trung tâm Lưu trữ
có tối thiểu là 5 người có trình độ trung học lưu trữ trở lên do Chủ tịch Uỷ
ban Nhân dân tỉnh quyết định trong tổng số biên chế hành chính sự nghiệp được
giao của tỉnh.
B. Ở HUYỆN, QUẬN, THỊ XÃ, THÀNH
PHỐ THUỘC TỈNH
ở huyện, quận, thị xã, thành phố
thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là huyện) bố trí từ một đến 2 người có trình độ
trung học lưu trữ trở lên làm công tác lưu trữ chuyên trách thuộc Văn phòng Uỷ
ban Nhân dân huyện tính trong tổng số biên chế hành chính sự nghiệp được giao của
huyện).
1. Chức năng:
Cán bộ chuyên trách lưu trữ huyện
có chức năng giúp chánh văn phòng và giúp Uỷ ban Nhân dân huyện thực hiện quản
lý Nhà nước về công tác lưu trữ trong phạm vi huyện; trực tiếp quản lý kho lưu
trữ của huyện và tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan Uỷ ban nhân dân huyện.
2. Nhiệm vụ:
a/ Hướng dẫn và kiểm tra các cơ
quan, đơn vị thuộc huyện thực hiện các chế độ, quy định của Nhà nước về quản lý
công tác lưu trữ.
b/ Thu thập bổ sung tài liệu đến
thời hạn nộp lưu vào kho lưu trữ huyện.
c/ Thực hiện các chế độ thống kê
Nhà nước và báo cáo định kỳ, đột xuất về tình hình công tác lưu trữ và tài liệu
lưu trữ của huyện.
d/ Đề xuất việc dự trù kinh phí,
mua sắm trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ của huyện; tham gia với các
cơ quan chức năng về việc tuyển dụng, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ
cho công chức viên chức làm công tác lưu trữ ở các cơ quan đơn vị thuộc huyện
quản lý.
Các quy trình nghiệp vụ của cán
bộ chuyên trách làm công tác của lưu trữ do Trung tâm Lưu trữ tỉnh hướng dẫn.
C. Ở XÃ, PHƯỜNG, THỊ TRẤN
ở Uỷ ban Nhân dân xã, phường, thị
trấn cán bộ Văn phòng Uỷ ban Nhân dân kiêm nhiệm công tác lưu trữ.
Cán bộ kiêm nhiệm công tác lưu
trữ có nhiệm vụ: Thực hiện các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của các cơ quan Nhà
nước cấp trên, bảo quản an toàn và phục vụ nhu cầu sử dụng của độc giả khối tài
liệu hình thành trong hoạt động của xã, phường, thị trấn.
III. TỔ CHỨC
THỰC HIỆN
Các Bộ, Cơ quan ngang Bộ, cơ
quan thuộc Chính phủ, Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có
trách nhiệm triển khai tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ theo các qui định tại
Thông tư này; chậm nhất đến cuối tháng 6 năm 1998 hoàn tất việc triển khai tổ
chức bộ phận làm công tác lưu trữ và có báo cáo gửi về Ban Tổ chức - Cán bộ
Chính phủ và Cục Lưu trữ Nhà nước.
Thông tư này có hiệu lực thi
hành sau 15 ngày kể từ ngày ký và thay thế Thông tư số 221/LT-TT, Thông tư số
222/LT-TT ngày 5/11/1984 của Cục Lưu trữ Nhà nước.
Trong quá trình thực hiện, nếu
có gì vướng mắc, đề nghị các Bộ, Ngành và các địa phương phản ánh về Ban Tổ chức
- Cán bộ chính phủ.