BỘ
TƯ PHÁP
********
|
CỘNG
HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
********
|
Số:
1411/TT-CC
|
Hà
Nội, ngày 03 tháng 10 năm 1996
|
THÔNG TƯ
CỦA BỘ TƯ PHÁP SỐ 1411/TT.CC NGÀY 3 THÁNG 10 NĂM 1996 HƯỚNG DẪN
THỰC HIỆN NGHỊ ĐỊNH SỐ 31/CP NGÀY 18/5/1996 CỦA CHÍNH PHỦ VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
CÔNG CHỨNG NHÀ NƯỚC
Căn cứ Nghị định số 31/CP
ngày 18/5/1996 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động Công chứng nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 38/CP ngày 4/6/1993 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và tổ chức của Bộ Tư pháp;
Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện Nghị định số 31/CP về tổ chức và hoạt động
Công chứng nhà nước như sau:
I. QUẢN LÝ
NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC CÔNG CHỨNG
A. TRONG LĨNH
VỰC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC CÔNG CHỨNG, BỘ TƯ PHÁP THỰC HIỆN CÁC NHIỆM VỤ,
QUYỀN HẠN CƠ BẢN SAU ĐÂY:
1. Chuẩn bị các văn bản pháp luật
trình Chính phủ ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền về tổ chức và hoạt động
Công chứng nhà nước;
2. Hướng dẫn, chỉ đạo các địa
phương trong việc thành lập Phòng Công chứng nhà nước, cơ cấu tổ chức bộ máy,
nhân sự, các việc khác thuộc lĩnh vực tổ chức theo quy định của pháp luật về
Công chứng nhà nước;
3. Hướng dẫn, chỉ đạo các địa
phương giải quyết các vướng mắc về trình tự, thủ tục thực hiện các việc công chứng
theo quy định của pháp luật, áp dụng các quy định của pháp luật trong việc chứng
nhận của pháp luật trong việc chứng nhận của Phòng công chứng nhà nước, việc chứng
thực của Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi
chung là cấp huyện) và của Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi
chung là cấp xã);
4. Bổ nhiệm, miễn nhiệm công chứng
viên theo đề nghị của Giám dốc Sở Tư pháp; cấp và thu hồi thẻ công chứng viên;
5. Xây dựng và thực hiện chương
trình, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng của cả nước; tổ chức việc
nghiên cứu khoa học công chứng;
6. Xây dựng, ban hành, hướng dẫn
sử dụng các mẫu văn bản công chứng và các mẫu sổ công chứng thực hiện trong phạm
vi cả nước; quy định việc in, phát hành các mẫu đó;
7. Kiểm tra về việc thành lập
Phòng Công chứng nhà nước, tuyển dụng, bố trí nhân sự và việc thực hiện chế độ,
chính sách đối với các thành viên của Phòng Công chứng nhà nước;
Kiểm tra việc thực hiện công chứng
trong vi phạm công chứng mà pháp luật quy định cho Phòng Công chứng nhà nước được
thực hiện, quy trình thực hiện chứng nhận các việc công chứng, việc thực hiện
lưu trữ công chứng của Phòng Công chứng nhà nước và hoạt động chứng thực của Uỷ
ban nhân dân cấp huyện, cấp xã;
Tiến hành thanh tra các vụ, việc
khi có tố cáo theo thẩm quyền;
8. Xây dựng và thực hiện chương
trình, kế hoạch, dự án hợp tác quốc tế về đào tạo công chứng viên, tin học hoá
công chứng, trao đổi kinh nghiệm trong lĩnh vực công chứng.
B. TRONG LĨNH
VỰC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC CÔNG CHỨNG, CHỦ TỊCH UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH,
THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG (SAU ĐÂY GỌI CHUNG LÀ CẤP TỈNH) THỰC HIỆN CÁC
NHỊÊM VỤ, QUYỀN HẠN SAU ĐÂY:
1. Ra quyết định thành lập Phòng
Công chứng nhà nước thuộc Sở Tư pháp; quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm Trưởng
phòng Công chứng nhà nước;
ở các tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương có nhiều yêu cầu công chứng, thì có thể thành lập một số Phòng Công
chứng nhà nước và được đánh số lần lượt theo thứ tự;
Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh
quyết định địa hạt cho từng Phòng công chứng nhà nước trong việc chứng nhận
giao dịch dân sự liên quan đến bất động sản. "Địa hạt" nói tại điểm
này được hiểu là một hoặc một số huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh của
địa phương mình;
2. Quyết định phân bổ biên chế,
kinh phí, bảo đảm trụ sở làm việc, cơ sở vật chất, phương tiện làm việc cho hoạt
động của từng Phòng Công chứng nhà nước;
3. Quyết định thành lập Hội đồng
định giá đối với các loại tài sản bằng hiện vật đầu tư ban đầu của chủ doanh
nghiệp tư nhân theo quy định tại Điều 31 của Nghị định số 31/CP.
C. TRONG LĨNH
VỰC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC CÔNG CHỨNG, GIÁM ĐỐC SỞ TƯ PHÁP THỰC HIỆN CÁC
NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN SAU ĐÂY:
1. Lập đề án trình Chủ tịch Uỷ
ban nhân dân cấp tỉnh về việc thành lập Phòng Công chứng nhà nước;
2. Đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp
bổ nhiệm công chứng viên;
3. Lựa chọn trong số công chứng
viên đã được bổ nhiệm để đề nghị Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm Trưởng
phòng Công chứng nhà nước;
4. Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm
Phó trưởng phòng Công chứng nhà nước theo đề nghị của Trưởng phòng Công chứng
nhà nước;
5. Quyết định công nhận danh
sách người dịch là cộng tác viên thường xuyên của Phòng Công chứng nhà nước
theo đề nghị của Trưởng phòng Công chứng nhà nước;
6. Trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh
quyết định hoặc quyết định về biên chế, tuyển dụng, nâng lương, đào tạo và các
việc khác đối với công chứng viên và các nhân viên của Phòng Công chứng nhà nước
theo đề nghị của Trưởng phòng Công chứng nhà nước theo chế độ quản lý biên chế
cán bộ hiện hành;
7. Kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất
các hoạt động công chứng, việc bố trí phân công nhân sự, lề lối làm việc và việc
thực hiện chế độ, chính sách của Phòng Công chứng nhà nước;
Cùng với Phòng Công chứng nhà nước
tổ chức tập huấn nghiệp vụ công chứng cho Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã của
địa phương mình;
Kiểm tra hoạt động chứng thực của
Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã;
8. Báo cáo kịp thời những khó
khăn, vướng mắc, xin ý kiến chỉ đạo, hướng dẫn của Bộ Tư pháp và Uỷ ban nhân
dân cấp tỉnh về tổ chức, hoạt động công chứng, định kỳ 6 tháng, hàng năm báo
cáo về tổ chức, hoạt động công chứng với bộ Tư pháp và Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh.
II. CÁC CƠ
QUAN NHÀ NƯỚC CÓ THẨM QUYỀN THỰC HIỆN CÔNG CHỨNG
A. PHÒNG
CÔNG CHỨNG NHÀ NƯỚC
1. Phòng Công chứng nhà nước thuộc
Sở Tư pháp có tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng và có con dấu riêng theo
quy định của Chính phủ.
Phòng Công chứng nhà nước được mở
tài khoản riêng do Trưởng phòng Công chứng nhà nước là chủ tài khoản bao gồm:
tài khoản kinh phí hạn mức, tài khoản tiền gửi... theo chế độ hiện hành của Nhà
nước.
Phòng Công chứng nhà nước phải
có ít nhất là 2 công chứng viên.
Phòng Công chứng Nhà nước có Trưởng
phòng, Phó trưởng phòng công chứng viên và các nhân viên khác.
2. Tiêu chuẩn, điều kiện bổ nhiệm
công chứng viên:
a. Công dân Việt Nam thường trú
tại Việt Nam;
b. Có phẩm chất chính trị, đạo đức
tốt, công minh, trung thực, liêm khiết, khách quan, có tinh thần trách nhiệm và
khả năng hoàn thành nhiệm vụ được giao;
c. Tốt nghiệp đại học luật;
d. Đã làm công tác luật từ 5 năm
trở lên tại các cơ quan tư pháp, toà án, kiểm sát, công chứng, thi hành án,
thanh tra, hải quan, luật sư; chuyên viên pháp lý tại Uỷ ban nhân dân, Hội đồng
nhân dân, tổ chức pháp chế của các ngành;
đ. Đã qua lớp bồi dưỡng về nghiệp
vụ công chứng theo chương trình, nội dung do Bộ Tư pháp quy định.
Công chứng viên phải hoạt động
chuyên trách, không được kiêm nhiệm công việc khác tại các cơ quan nhà nước, tổ
chức kinh tế và không được hành nghề tự do.
Hồ sơ của những người được đề
nghị bổ nhiệm công chứng viên thực hiện theo Phụ lục số 1 của Thông tư này.
Công chứng viên được cấp thẻ
công chứng viên để sử dụng trong khi làm nhiệm vụ. Mẫu thẻ công chứng viên theo
Phụ lục số 2 của Thông tư này.
3. Công chứng viên thực hiện nhiệm
vụ quy định tại Điều 21 của Nghị định số 31/CP.
Trong khi thực hiện nhiệm vụ,
công chứng viên phải có thái độ hoà nhã, đúng mức, lịch thiệp, tôn trọng nhân
dân; không được hách dịch, đùn đẩy các yêu cầu công chứng cho các cơ quan khác.
4. Trưởng phòng Công chứng nhà
nước có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
a. Lập, chỉ đạo thực hiện các
chương trình, kế hoạch công tác của Phòng; phân công nhiệm vụ cho các công chứng
viên và các nhân viên của Phòng;
b. Điều hành công việc hàng ngày
của Phòng;
c. Thay mặt Phòng Công chứng nhà
nước trong quan hệ với các cơ quan, tổ chức khác;
d. Thực hiện chính sách cán bộ
theo chế độ đã được phân cấp;
đ. Giải quyết khiếu nại theo thẩm
quyền;
e. Kiến nghị bổ nhiệm, miễn nhiệm
công chứng viên.
g. Báo cáo kịp thời những khó
khăn, vướng mắc và những vấn đề mới phát sinh trong quá trình thực hiện công chứng,
xin ý kiến hướng dẫn, chỉ đạo về tổ chức, nhân sự, nghiệp vụ; thực hiện chế độ
báo cáo định kỳ 6 tháng, hàng năm về tổ chức, hoạt động công chứng của Phòng với
Giám đốc Sở Tư pháp, Bộ Tư pháp.
Trưởng phòng, Phó trưởng phòng
Công chứng nhà nước thực hiện các việc công chứng với tư cách công chứng viên.
B. UỶ BAN
NHÂN DÂN CẤP HUYỆN
Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực
hiện các việc công chứng sau đây:
1. Chứng thực bản sao giấy tờ từ
bản chính;
2. Chứng thực các hợp động theo
hướng dẫn tại phần III của Thông tư này;
3. Chứng thực giao dịch dân sự
khác theo quy định của pháp luật.
Chủ tịch phân công Phó Chủ tịch
hoặc Uỷ viên Uỷ ban nhân dân cấp mình là Chánh Văn phòng thực hiện việc chứng
thực các yêu cầu công chứng thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân cấp huyện và
chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về việc chứng thực do mình thực hiện.
Trưởng phòng Tư pháp giúp thành
viên được phân công của Uỷ ban nhân dân thực hiện việc chứng thực.
Tuỳ thuộc vào điều kiện công tác
của Phó Chủ tịch hoặc Uỷ viên Uỷ ban nhân dân là Chánh Văn phòng, Chủ tịch Uỷ
ban nhân dân có thể ra quyết định uỷ quyền cho Trưởng phòng Tư pháp cấp huyện
ký các việc chứng thực thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân cấp huyện và đóng dấu
Uỷ ban nhân dân cấp huyện.
C. UỶ BAN
NHÂN DÂN CẤP XÃ
Uỷ ban nhân dân cấp xã thực hiện
các việc công chứng sau đây:
1. Công chứng di chúc;
2. Chứng thực việc từ chối nhận
di sản;
3. Chứng thực các việc khác theo
quy định của pháp luật.
Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch Uỷ
ban nhân dân cấp xã phụ trách tư pháp thực hiện việc chứng thực các yêu cầu
công chứng thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân cấp xã và chịu trách nhiệm cá
nhân trước pháp luật về việc chứng thực do mình thực hiện; không được uỷ quyền
trong việc chứng thực.
D. CƠ QUAN
ĐẠI DIỆN NGOẠI GIAO HOẶC LÃNH SỰ CỦA NƯỚC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Ở
NƯỚC NGOÀI.
Cơ quan đại diện ngoại giao hoặc
lãnh sự của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài thực hiện các
yêu cầu về công chứng của công dân, tổ chức Việt Nam ở nước ngoài theo quy định
của Pháp lệnh lãnh sự.
Trình tự, thủ tục công chứng tại
cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự phải tuân theo quy định của Pháp lệnh
lãnh sự, Nghị định số 31/CP ngày 18/5/1996 của Chính phủ và hướng dẫn của Thông
tư này. Viên chức lãnh sự thực hiện công chứng của cơ quan đại diện ngoại giao
hoặc lãnh sự phải chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về việc công chứng
do mình thực hiện và chịu sự quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp và Bộ Ngoại giao về
việc thực hiện yêu cầu công chứng.
III. TRÌNH TỰ,
THỦ TỤC THỰC HIỆN CÔNG CHỨNG
A. CÔNG CHỨNG
HỢP ĐỒNG
1. Các hợp đồng liên quan đến bất
động sản: hợp đồng mua bán nhà, hợp đồng tặng cho bất dộng sản, hợp đồng trao đổi
bất động sản, hợp đồng bán đấu giá bất động sản, hợp đồng thuê nhà, hợp đồng
thuê khoán bất động sản, hợp đồng thế chấp bất động sản do Phòng Công chứng nhà
nước có thẩm quyền địa hạt nơi có bất động sản chứng nhận.
Các hợp đồng liên quan đến bất động
sản ở huyện không thuộc địa hạt của Phòng Công chứng nhà nước do Uỷ ban nhân
dân cấp huyện chứng thực.
2. Việc công chứng hợp đồng liên
quan đến tài sản thuộc sở hữu chung phải phù hợp với quy định tại Điều 237 và
các quy định khác của Bộ Luật Dân sự.
Trong trường hợp trong số chủ sở
hữu chung có người mất tích thì chỉ được công chứng hợp đồng khi đương sự xuất
trình quyết định có hiệu lực của Toá án tuyên bố người đó mất tích.
3. Nếu bất động sản hoặc động sản
mà theo quy định của pháp luật phải đăng ký quyền sở hữu, thì khi công chứng hợp
đồng, chủ sở hữu phải xuất trình bản chính Giấy chứng nhận quyền sở hữu.
4. Người yêu cầu công chứng phải
khai rõ tình trạng của tài sản, nếu tài sản đang có tranh chấp, đang bị kê biên
để thực hiện nghĩa vụ khác, đang được cầm cố hoặc thế chấp thì không được công
chứng hợp đồng liên quan đến tài sản đó, trừ trường hợp quy định tại Điều 342
và Điều 360 của Bộ Luật Dân sự.
5. Khi yêu cầu công chứng hợp đồng,
các đương sự phải xuất trình các giấy tờ tuỳ thân sau đây:
a) Giấy chứng minh thư nhân dân
hoặc giấy tờ hợp lệ khác, nếu là người nước ngoài thì phải xuất trình hộ chiếu;
b) Nếu là người đại diện thì phải
xuất trình giấy tờ chứng minh tư cách đại diện và phạm vi thẩm quyền đại diện;
c) Các giấy tờ khác có liên quan
theo quy định của pháp luật.
6. Bản dự thảo hợp đồng có thể
do các bên dự thảo hoặc do công chứng viên dự thảo theo yêu cầu của các bên.
Nội dung hợp đồng không được
trái pháp luật, trái đạo đức xã hội. Nếu có mẫu hợp đồng do cơ quan nhà nước có
thẩm quyền ban hành thì hợp đồng phải theo đúng mẫu đó.
Phần cuối của bản hợp đồng phải
ghi rỗ số tờ, số trang, số bản chính của hợp đồng và người được giao giữ.
7. Khi tiếp nhận hồ sơ, công chứng
viên phải kiểm tra tính hợp pháp của những giấy tờ có trong hồ sơ, nếu có vấn đề
chưa rõ hoặc nghi ngờ thì phải xác minh.
8. Công chứng viên đọc toàn văn
dự thảo hợp đồng cho các bên nghe; giải thích rõ quyền và nghĩa vụ của mỗi bên,
trách nhiệm pháp lý khi hợp đồng vô hiệu theo quy định của Bộ Luật Dân sự hoặc
khi các bên vi phạm hợp đồng.
Nếu các bên đồng ý toàn bộ các
điều khoản trong dự thảo hợp đồng thì ký tắt vào từng trang và ký tên vào cuối
bản hợp đồng trước mặt công chứng viên.
Công chứng viên đóng dấu giáp
lai, ghi lời chứng của mình vào trang cuối của bản hợp đồng, ghi rõ ngày,
tháng, năm thực hiện công chứng, ký tên và đóng dấu công chứng.
B. CHỨNG NHẬN
DI CHÚC
1. Phòng Công chứng nhà nước chứng
nhà nước hoặc Uỷ ban nhân dân cấp xã chứng thực di chúc theo yêu cầu của người
lập di chúc.
2. Khi yêu cầu chứng nhận bản di
chúc, đương sự phải nộp bản di chúc và xuất trình Giấy chứng minh nhân dân, nếu
trong bản di chúc có việc chuyển tài sản của họ cho người khác mà tài sản đó
theo quy định của pháp luật phải đăng ký quyền sở hữu thì phải xuất trình Giấy
chứng nhận quyền sở hữu tài sản.
3. Công chứng viên phải kiểm tra
các giấy tờ do đương sự xuất trình, xác định năng lực hành vi của người lập di
chúc; công chứng viên phải đặt các câu hỏi để xác định người lập di chúc có
minh mẫn, sáng suốt, có bị lừa dối, đe doạ hoặc cưỡng ép hay không?
Việc công chức di chúc được thực
hiện theo quy định của Bộ Luật dân sự về thừa kế và phải bảo đảm bí mật, trong
trường hợp cần thiết có thể ghi âm lời nói của người lập di chúc.
Sau khi kiểm tra nội dung của bản
di chúc, công chứng viên chứng nhận bản di chúc đó. Công chứng viên không chứng
nhận di chúc thông qua người đại diện, không chứng nhận bản di chúc có nội dung
trái pháp luật, đạo đức xã hội.
Bản chính di chúc, băng ghi âm
phải được lưu trữ tại Phòng Công chứng nhà nước hoặc Uỷ ban nhân dân cấp xã nơi
đã công chứng di chúc đó.
4. Trong trường hợp người lập di
chúc yêu cầu sửa đổi, bổ sung di chúc dã được công chứng thì việc sửa đổi, bổ
sung di chúc cũng được thực hiện công chứng theo thủ tục như khi lập di chúc.
C. LƯU GIỮ
DI CHÚC
1. Phòng Công chứng nhà nước nhận
giữ bản di chúc theo yêu cầu của người lập di chúc.
Trong trường hợp di chúc đã được
công chứng, ngoài bản di chúc đã được lưu trữ tại Phòng Công chứng nhà nước,
người lập di chúc có thể yêu cầu Phòng Công chứng nhà nước lưu giữ bản di chúc.
2. Khi nhận giữ di chúc, công chứng
viên phải lập hai Giấy nhận giữ theo mẫu, một bản giao cho người lập di chúc và
một bản lưu trữ tại Phòng Công chứng nhà nước.
Bản di chúc lưu giữ phải được
niêm phong trước mặt người lập di chúc và ghi vào sổ.
3. Trong trường hợp bản di chúc
được lưu giữ tại Phòng Công chứng nhà nước, thì công chứng viên là người công bố
di chúc. Việc mở niêm phong và công bố di chúc phải được lập biên bản có chữ ký
của công chứng viên và người có quyền, lợi ích liên quan. Công chứng viên phải
gửi bản sao di chúc tới tất cả những người có liên quan đến nội dung di chúc. Bản
sao di chúc này phải có chứng nhận của công chứng viên. Việc đối chiếu bản sao
di chúc với bản chính, việc dịch di chúc được lập bằng tiếng nước ngoài ra tiếng
Việt hoặc ngược lại được thực hiện theo quy định của Bộ Luật Dân sự.
D. CHỨNG NHẬN
VIỆC TỪ CHỐI NHẬN DI SẢN
1. Người yêu cầu chứng nhận việc
từ chối nhận di sản phải nộp đơn yêu cầu, xuất trình Giấy chứng minh nhân dân
hoặc giấy tờ hợp lệ khác.
2. Công chứng viên không chứng
nhận việc từ chối nhận di sản, nếu quá thời hạn quy định tại Điều 645 của Bộ Luật
Dân sự.
Đ. CHỨNG NHẬN
BIÊN BẢN CỦA HỘI ĐỒNG ĐỊNH GIÁ TÀI SẢN BẰNG HIỆN VẬT ĐẦU TƯ BAN ĐẦU CỦA DOANH
NGHIỆP TƯ NHÂN
1. Phòng Công chứng nhà nước chứng
nhận biên bản của Hội đồng định giá tài sản bằng hiện vật đầu tư ban đầu do chủ
doanh nghiệp tư nhân yêu cầu.
Công chứng viên có thể được mời
tham dự khi Hội đồng định giá tiến hành việc định giá.
2. Chủ doanh nghiệp tư nhân phải
xuất trình Giấy chứng minh nhân dân, Giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản, Quyết
định thành lập Hội đồng định giá và biên bản định giá của Hội đồng định giá.
3. Công chứng viên chứng nhận
biên bản của Hội đồng định giá tài sản sau khi đã kiểm tra các giấy tờ do đương
sự xuất trình, xem xét nội dung của biên bản định giá, sự phù hợp của thành phần
Hội đồng định giá với Quyết định thành lập Hội đồng.
E. CHỨNG NHẬN
BẢN DỊCH
1. Phòng Công chứng nhà nước chứng
nhận bản dịch theo yêu cầu của đương sự.
2. Người yêu cầu chứng nhận bản
dịch phải xuất trình bản gốc của bản dịch đó cho Phòng Công chứng nhà nước.
Công chứng viên chứng nhận chữ
ký của người dịch bản dịch đó.
Phòng Công chứng nhà nước lưu trữ
bản dịch và bản sao của bản gốc.
G. CHỨNG NHẬN
VIỆC TRÌNH KHÁNG NGHỊ HÀNG HẢI
1. Công chứng viên tiếp nhận bản
Kháng nghị hàng hải do thuyền trưởng lập về sự kiện xảy ra trong thời gian tàu
đi trên biển hoặc đỗ ở cảng.
2. Sau khi xem xét bản Kháng nghị
hàng hải, công chứng viên chứng nhận thời gian mà thuyền trưởng đã trình bản
Kháng nghị hàng hải. Nếu quá thời hạn 24 giờ, kể từ khi xảy ra tai nạn hoặc kể
từ khi tàu ghé vào cảng sau khi xảy ra tai nạn, thì công chứng viên không chứng
nhận việc trình Kháng nghị hàng hải.
H. CẤP VÀ
CHỨNG NHẬN BẢN SAO
1. Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
cấp bản sao.
Cơ quan đăng ký hộ tịch đã cấp bản
chính giấy tờ về hội tịch bao gồm: Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn, Giấy
chứng tử và giấy tờ khác về hộ tịch có quyền cấp bản sao các giấy tờ đó.
Trường học, cơ sở đào tạo và
giáo dục đã cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ và các giấy tờ khác có quyền cấp
bản sao các giấy tờ đó.
Cơ quan, tổ chức khác mà theo
quy định của pháp luật có quyền cấp các giấy tờ khác thì cũng có quyền cấp bản
sao các giấy tờ đó.
2. Chứng nhận bản sao
a) Đương sự có thể yêu cầu công
chứng bản sao tại bất kỳ Phòng Công chứng nhà nước nào.
b) Bản sao từ bản chính có thể
là bản in lại, bản sao chụp lại, bản đánh máy, nhưng đương sự phải xuất trình bản
chính để đối chiếu.
Chỉ được công chứng bản sao từ bản
chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp; nếu bản sao có từ 2 tờ trở lên thì
phải có dấu giáp lai.
c) Công chứng viên chỉ chịu
trách nhiệm về việc công chứng bản sao từ bản chính, không chịu trách nhiệm về
việc đương sự sử dụng bản sao đó.
d) Khi tiến hành công chứng bản
sao phải:
- Kiểm tra tính hợp pháp của bản
chính. Trong trường hợp bản chính đó bị nghi ngờ là giả thì phải được giám định
hoặc xác minh tại cơ quan đã cấp bản chính đó;
- Trong trường hợp đương sự có sẵn
bản sao thì phải đối chiếu, rà soát các nội dung được sao từ bản chính.
đ) Không được công chứng bản sao
các giấy tờ sau đây:
- Giấy tờ, tài liệu có nội dung
trái pháp luật;
- Bản chính giấy tờ, tài liệu đã
bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm, bớt hoặc đã bị hư hỏng, cũ nát không thể xác định
rõ nội dung; bản chính giấy tờ, tài liệu đã được cấp không đúng thẩm quyền hoặc
không hợp lệ;
- Bản sao từ bản sao, bản FAX, kể
cả bản sao đã được công chứng;
- Văn bản quy phạm pháp luật;
các quyết định, công văn, giấy tờ có xác định độ mật của cơ quan nhà nước, đoàn
thể, tổ chức xã hội và tổ chức kinh tế; các tài liệu cấm công bố trên các
phương tiện thông tin đại chúng;
- Hoá đơn, chứng từ, phiếu, vé,
trái phiếu, cổ phiếu, kỳ phiếu và các giấy tờ khác trị giá được bằng tiền;
- Giấy tờ liên quan đến việc xuất
nhập cảnh, xuất nhập khẩu;
- Bản đồ, bản vẽ các loại;
- Đơn, thư và các giấy tờ tự lập
không có chứng nhận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Giấy tờ khác mà pháp luật quy
định không được công chứng.
IV. HÌNH THỨC
VĂN BẢN CÔNG CHỨNG
1. Văn bản công chứng phải được
thể hiện rõ ràng.
Chữ viết trong văn bản công chứng
có thể là chữ viết tay, đánh máy hoặc đánh bằng vi tính; không được viết tắt hoặc
viết bằng ký hiệu, không được viết xen dòng, viết đè dòng, viết thêm; trong trường
hợp sửa chữa do lỗi kỹ thuật, thì phải được công chứng nhận và đóng dấu.
Ngày, tháng, năm công chứng viên
ký văn bản công chứng ghi bằng số và chữ; có thể ghi giờ, phút, nếu đương sự
yêu cầu hoặc công chứng viên thấy cần thiết.
Các con số liên quan đến tiền
cũng phải được ghi bằng chữ.
2. Nếu văn bản công chứng có từ
hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự và từ hai tờ trở lên
phải đóng dấu giáp lai.
3. Đương sự, người làm chứng ký
tên hoặc điểm chỉ trước mặt người thực hiện công chứng. Người thực hiện công chứng
phải ký tên trước mặt các đương sự và người làm chứng.
V. HỒ SƠ CÔNG
CHỨNG VÀ CHẾ ĐỘ LƯU TRỮ
1. Hồ sơ công chứng bao gồm bản
chính văn bản công chứng và các giấy tờ, tài liệu kèm theo phải được lưu trữ.
Các giấy tờ, tài liệu có trong hồ sơ phải lập thành danh mục để tiện tra cứu.
2. Hồ sơ công chứng phải được
đánh số, sắp xếp theo từng loại việc công chứng và theo thứ tự thời gian phù hợp
với việc ghi trong Sổ công chứng.
3. Hồ sơ công chứng phải được bảo
quản chặt chẽ, thực hiện các biện pháp an toàn, phòng chống cháy, ẩm ướt, mối mọt.
4. Hồ sơ công chứng phải được
lưu trữ lâu dài tại cơ quan đã thực hiện công chứng.
Đối với bản sao, thì thời gian
lưu trữ là 5 năm. Khi tiêu huỷ bản sao phải có Hội đồng.
VI. VIỆC GIẢI
QUYẾT KHIẾU NẠI, TỐ CÁO
A. VIỆC GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI
1. Đối với khiếu nại về hoạt động
nghiệp vụ công chứng của công chứng viên, thì Trưởng phòng Công chứng nhà nước
giải quyết, trả lời cho người khiếu nại trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận
được khiếu nại; nếu đương sự không đồng ý với cách giải quyết của Trưởng Phòng
Công chứng nhà nước, thì có quyền khiếu nại với Giám đốc Sở Tư pháp, Giám đốc Sở
tư pháp xem xét, giải quyết và trả lời cho đương sự trong thời hạn 15 ngày, kể
từ ngày nhận được đơn khiếu nại.
2. Trong trường hợp có khiếu nại
về hoạt động nghiệp vụ công chứng của Trưởng phòng Công chứng nhà nước, thì Trưởng
Phòng Công chứng nhà nước xem xét, giải quyết và trả lời cho người khiếu nại
trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được khiếu nại; nếu đương sự không đồng
ý với tư cách giải quyết của Trưởng phòng Công chứng nhà nước thì có quyền khiếu
nại với Giám đốc Sở Tư pháp. Giám đốc Sở Tư pháp xem xét, giải quyết và trả lời
cho người khiếu nại trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày nhận được khiếu nại.
B. VIỆC GIẢI QUYẾT TỐ CÁO
Việc tố cáo hành vi trái pháp luật
của Trưởng phòng, Phó trưởng phòng Công chứng nhà nước, công chứng viên và nhân
viên khác của Phòng Công chứng nhà nước được giải quyết theo Pháp lệnh khiếu nại,
tố cáo của công dân.
Trong quá trình thực hiện công
tác công chứng nếu có những vấn đề mới pháp sinh mà chưa được pháp luật quy định
và có vướng mắc thì Trưởng phòng Công chứng nhà nước, Giám đốc Sở Tư pháp phải
kịp thời báo cáo, xin ý kiến Bộ Tư pháp để giải quyết.