Thông tư 12/2009/TT-BGTVT quy định chi tiết công tác lưu trữ của Bộ Giao thông Vận tải do Bộ Giao thông Vận tải ban hành

Số hiệu 12/2009/TT-BGTVT
Ngày ban hành 03/07/2009
Ngày có hiệu lực 17/08/2009
Loại văn bản Thông tư
Cơ quan ban hành Bộ Giao thông vận tải
Người ký Hồ Nghĩa Dũng
Lĩnh vực Bộ máy hành chính,Giao thông - Vận tải

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
--------------

Số: 12/2009/TT-BGTVT

Hà Nội, ngày 03 tháng 07 năm 2009

 

THÔNG TƯ

QUY ĐỊNH CHI TIẾT CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI

Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH ngày 04 tháng 4 năm 2001;
Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 51/2008/NĐ-CP ngày 22 tháng 4 năm 2008 của Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Giao thông vận tải;
Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải quy định chi tiết công tác lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải như sau:

Chương 1.

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này quy định cụ thể về nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ Bộ Giao thông vận tải (sau đây gọi là Lưu trữ Bộ), công tác thu thập, quản lý hồ sơ, tài liệu và phục vụ khai thác, thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ Bộ và Lưu trữ lịch sử, quy trình tiêu hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị của Bộ Giao thông vận tải.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Thông tư này được áp dụng đối với các đơn vị thuộc cơ quan Bộ (các Vụ, Thanh tra, Văn phòng Bộ), các Tổng cục, Cục, Viện, Ban Quản lý dự án, Ban chỉ đạo Phòng chống lụt bão và tìm kiếm cứu nạn, các đơn vị trực thuộc và các tổ chức, cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Điều 3. Hồ sơ công việc và hồ sơ lưu trữ

1. “Hồ sơ công việc” là tập hợp có hệ thống các tài liệu, công văn, giấy tờ có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, kể từ khi sự việc bắt đầu đến khi kết thúc.

2. “Hồ sơ lưu trữ” là tập hợp có hệ thống các tài liệu, công văn, giấy tờ có ý nghĩa về chính trị, kinh tế, văn hóa, an ninh quốc phòng hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Bộ và các đơn vị trực thuộc đã được xử lý và giải quyết xong.

Điều 4. Tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ phải là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi trên giấy, phim, ảnh, phim điện ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh, hoặc các vật mang tin khác; trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

Chương 2.

CÔNG TÁC THU THẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ LƯU TRỮ

Điều 5. Nguồn tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ Bộ

Nguồn tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ Bộ bao gồm:

1. Tài liệu Văn phòng Bộ:

a) Tài liệu của Bộ trưởng và các Thứ trưởng;

b) Tài liệu của Lãnh đạo Văn phòng Bộ;

c) Tài liệu về các cuộc họp, hội nghị của Lãnh đạo Bộ;

d) Hồ sơ hội nghị hàng năm của ngành Giao thông vận tải gồm: Thông báo triệu tập hội nghị, Văn bản tổ chức hội nghị, Kế hoạch tổ chức hội nghị, Lời khai mạc, Báo cáo chính tại hội nghị, các báo cáo tham luận, Bài phát biểu của Lãnh đạo cấp trên (nếu có), Nghị quyết hội nghị, Biên bản hội nghị, Thông báo kết quả hội nghị, tài liệu ảnh, ghi âm hoặc ghi hình về hội nghị (nếu có);

đ) Văn bản gốc của Bộ gồm: Thông tư, Chỉ thị, Quyết định, Thông báo, Báo cáo, các loại Công văn giao dịch, Điện báo, fax, kèm theo sổ sách hoặc đĩa vi tính lưu danh mục các loại tài liệu trên;

e) Tài liệu của các phòng: Thông tin tuyên truyền, Kế toán.

2. Tài liệu Thanh tra Bộ.

3. Tài liệu Vụ Kế hoạch – Đầu tư.

4. Tài liệu Vụ Tài chính

[...]