Thông tư 09/2009/TT-BKH hướng dẫn thực hiện Chương trình tín dụng chuyên ngành thuộc nguồn vốn vay Cơ quan hợp tác quốc tế Nhật Bản (JICA) do Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành

THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH TÍN DỤNG CHUYÊN NGÀNH THUỘC NGUỒN VỐN VAY CƠ QUAN HỢP TÁC QUỐC TẾ NHẬT BẢN (JICA)

Căn cứ Nghị định số 116/2008/NĐ-CP ngày 14 tháng 11 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Kế hoạch và Đầu tư;
Căn cứ Nghị định số 131/2006/NĐ-CP ngày 09 tháng 11 năm 2006 của Chính phủ ban hành quy chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức;
Căn cứ các điều khoản của các Hiệp định tín dụng chuyên ngành (sau đây gọi tắt là Hiệp định) được ký giữa Chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và Ngân hàng hợp tác quốc tế Nhật Bản (JBIC), nay là Cơ quan hợp tác quốc tế Nhật Bản (sau đây gọi tắt là JICA),
Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn thực hiện dự án thuộc các Chương trình tín dụng chuyên ngành như sau:

Phần 1.

QUY ĐỊNH CHUNG

1. Chương trình tín dụng chuyên ngành (sau đây gọi tắt là Chương trình) được quy định tại Thông tư này là Chương trình sử dụng nguồn vốn vay của JICA để thực hiện các dự án cơ sở hạ tầng xóa đói giảm nghèo ở các địa phương trong phạm vi cả nước, thuộc các lĩnh vực được quy định trong Hiệp định.

2. Nguồn vốn vay thuộc Chương trình được cân đối vào ngân sách nhà nước và cấp phát chi đầu tư phát triển cho các địa phương để xây dựng cơ sở hạ tầng với mục tiêu nâng cao mức sống, giảm nghèo.

3. Tổ chức quản lý, thực hiện các dự án thuộc Chương trình tuân thủ các quy định hiện hành của Chính phủ Việt Nam về phân cấp ngân sách nhà nước, quản lý đầu tư và xây dựng, đấu thầu, giám sát đầu tư, giám sát cộng đồng, … và các quy định khác có trong Hiệp định.

4. Việc thanh toán nguồn vốn JICA cho các dự án được thực hiện theo tiến độ thực tế trên cơ sở nghiệm thu, xác nhận khối lượng và giá trị theo đúng quy trình thủ tục thanh toán xây dựng cơ bản trong nước hiện hành, không phụ thuộc vào kế hoạch vốn được giao hàng năm.

5. Nguồn vốn vay JICA chỉ được sử dụng để thanh toán các hạng mục sau:

a. Thanh toán giá trị khối lượng xây lắp và mua sắm vật tư, thiết bị trong nước của dự án.

b. Nhập khẩu hàng hóa, thiết bị trong nước chưa sản xuất được cho các dự án.

c. Chi phí thuê tư vấn cho Chương trình.

d. Phí ngân hàng nước ngoài và phí rút vốn vay JICA.

Khoản (c) sẽ được Ban quản lý Chương trình thông báo tới các Ban quản lý dự án, Chủ dự án hạch toán và quyết toán công trình sau khi kết thúc quá trình rút vốn hiệp định.

Mức vốn JICA thông báo cho mỗi dự án là hạn mức rút vốn tối đa. Mọi phát sinh trong quá trình thực hiện do ngân sách địa phương chịu trách nhiệm. Việc sử dụng nguồn vốn dư sau đấu thầu của từng dự án phải được tiến hành theo các bước như một dự án mới.

6. Vốn vay JICA không được dùng để chi các khoản:

a. Các khoản thuế phải nộp

b. Chi phí đền bù, giải phóng mặt bằng.

c. Chi phí quản lý dự án, bao gồm chi phí quản lý của Ban quản lý dự án tỉnh.

d. Các khoản chi phí gián tiếp khác

Các khoản chi phí trên được thanh toán bằng nguồn vốn đối ứng. Vốn đối ứng được sử dụng từ ngân sách địa phương hoặc huy động từ các nguồn khác nhằm bảo đảm dự án được thực hiện theo đúng tiến độ đã được xác định khi giao dự án.

Phần 2.

TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÁC CƠ QUAN LIÊN QUAN

1. Bộ Kế hoạch và Đầu tư:

- Đảm bảo quyết định đầu tư Chương trình theo đúng quy định của pháp luật trên cơ sở đáp ứng các mục tiêu và phù hợp với quy hoạch, kế hoạch phát triển.

- Thông báo danh mục dự án và mức vốn các dự án cụ thể đến Ủy ban nhân dân tỉnh để tổ chức thực hiện.

- Phê duyệt các nội dung trong quá trình lựa chọn nhà thầu tư vấn theo quy định của pháp luật hiện hành về đấu thầu.

THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH TÍN DỤNG CHUYÊN NGÀNH THUỘC NGUỒN VỐN VAY CƠ QUAN HỢP TÁC QUỐC TẾ NHẬT BẢN (JICA)

Căn cứ Nghị định số 116/2008/NĐ-CP ngày 14 tháng 11 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Kế hoạch và Đầu tư;
Căn cứ Nghị định số 131/2006/NĐ-CP ngày 09 tháng 11 năm 2006 của Chính phủ ban hành quy chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức;
Căn cứ các điều khoản của các Hiệp định tín dụng chuyên ngành (sau đây gọi tắt là Hiệp định) được ký giữa Chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và Ngân hàng hợp tác quốc tế Nhật Bản (JBIC), nay là Cơ quan hợp tác quốc tế Nhật Bản (sau đây gọi tắt là JICA),
Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn thực hiện dự án thuộc các Chương trình tín dụng chuyên ngành như sau:

Phần 1.

QUY ĐỊNH CHUNG

1. Chương trình tín dụng chuyên ngành (sau đây gọi tắt là Chương trình) được quy định tại Thông tư này là Chương trình sử dụng nguồn vốn vay của JICA để thực hiện các dự án cơ sở hạ tầng xóa đói giảm nghèo ở các địa phương trong phạm vi cả nước, thuộc các lĩnh vực được quy định trong Hiệp định.

2. Nguồn vốn vay thuộc Chương trình được cân đối vào ngân sách nhà nước và cấp phát chi đầu tư phát triển cho các địa phương để xây dựng cơ sở hạ tầng với mục tiêu nâng cao mức sống, giảm nghèo.

3. Tổ chức quản lý, thực hiện các dự án thuộc Chương trình tuân thủ các quy định hiện hành của Chính phủ Việt Nam về phân cấp ngân sách nhà nước, quản lý đầu tư và xây dựng, đấu thầu, giám sát đầu tư, giám sát cộng đồng, … và các quy định khác có trong Hiệp định.

4. Việc thanh toán nguồn vốn JICA cho các dự án được thực hiện theo tiến độ thực tế trên cơ sở nghiệm thu, xác nhận khối lượng và giá trị theo đúng quy trình thủ tục thanh toán xây dựng cơ bản trong nước hiện hành, không phụ thuộc vào kế hoạch vốn được giao hàng năm.

5. Nguồn vốn vay JICA chỉ được sử dụng để thanh toán các hạng mục sau:

a. Thanh toán giá trị khối lượng xây lắp và mua sắm vật tư, thiết bị trong nước của dự án.

b. Nhập khẩu hàng hóa, thiết bị trong nước chưa sản xuất được cho các dự án.

c. Chi phí thuê tư vấn cho Chương trình.

d. Phí ngân hàng nước ngoài và phí rút vốn vay JICA.

Khoản (c) sẽ được Ban quản lý Chương trình thông báo tới các Ban quản lý dự án, Chủ dự án hạch toán và quyết toán công trình sau khi kết thúc quá trình rút vốn hiệp định.

Mức vốn JICA thông báo cho mỗi dự án là hạn mức rút vốn tối đa. Mọi phát sinh trong quá trình thực hiện do ngân sách địa phương chịu trách nhiệm. Việc sử dụng nguồn vốn dư sau đấu thầu của từng dự án phải được tiến hành theo các bước như một dự án mới.

6. Vốn vay JICA không được dùng để chi các khoản:

a. Các khoản thuế phải nộp

b. Chi phí đền bù, giải phóng mặt bằng.

c. Chi phí quản lý dự án, bao gồm chi phí quản lý của Ban quản lý dự án tỉnh.

d. Các khoản chi phí gián tiếp khác

Các khoản chi phí trên được thanh toán bằng nguồn vốn đối ứng. Vốn đối ứng được sử dụng từ ngân sách địa phương hoặc huy động từ các nguồn khác nhằm bảo đảm dự án được thực hiện theo đúng tiến độ đã được xác định khi giao dự án.

Phần 2.

TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÁC CƠ QUAN LIÊN QUAN

1. Bộ Kế hoạch và Đầu tư:

- Đảm bảo quyết định đầu tư Chương trình theo đúng quy định của pháp luật trên cơ sở đáp ứng các mục tiêu và phù hợp với quy hoạch, kế hoạch phát triển.

- Thông báo danh mục dự án và mức vốn các dự án cụ thể đến Ủy ban nhân dân tỉnh để tổ chức thực hiện.

- Phê duyệt các nội dung trong quá trình lựa chọn nhà thầu tư vấn theo quy định của pháp luật hiện hành về đấu thầu.

- Tổ chức kiểm tra, giám sát việc thực hiện Chương trình. Bảo đảm các nguồn lực cần thiết cho hoạt động theo dõi, quản lý, giám sát Chương trình.

- Xây dựng và triển khai các biện pháp theo quy định của pháp luật về phòng và chống tham nhũng, lãng phí, sử dụng vốn sai mục đích làm ảnh hưởng đến mục tiêu của Chương trình.

- Chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành về các hành vi vi phạm các quy định về thẩm quyền trong quá trình giám sát việc thực hiện Chương trình.

- Chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành về việc triển khai chậm hoặc có sai phạm trong quá trình triển khai Chương trình, gây thất thoát, lãng phí và tham nhũng.

- Phối hợp với JICA xem xét và quyết định chọn lựa dự án thay đổi trên cơ sở đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh.

- Phối hợp với JICA xem xét và quyết định việc sử dụng vốn dư của Chương trình.

2. Bộ Tài chính:

- Làm thủ tục chấp nhận thanh toán cho các dự án theo quy định.

- Làm thủ tục ghi thu ghi chi kịp thời để Sở Tài chính hạch toán vào ngân sách địa phương.

- Tiến hành rút vốn bổ sung kịp thời vào tài khoản đặc biệt.

- Hoàn trả gốc và lãi vay theo quy định tại Hiệp định.

- Phối hợp với Ban quản lý chương trình và JICA trong việc theo dõi và đánh giá Chương trình.

3. Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank):

- Thực hiện thanh toán theo các phương thức rút vốn quy định tại các Hiệp định vay JICA theo yêu cầu của Bộ Tài chính và gửi các loại giấy báo theo quy định tại Thông tư hướng dẫn cơ chế quản lý vốn vay cho Chương trình tín dụng chuyên ngành của JICA

- Theo dõi và thông báo cho Bộ Tài chính và Ban quản lý Chương trình số dư tài khoản đặc biệt sau mỗi lần thanh toán và rút vốn vào tài khoản đặc biệt.

4. Ủy ban nhân dân tỉnh:

- Đảm bảo quyết định đầu tư dự án đúng mục tiêu, phù hợp quy hoạch, kế hoạch, đúng luật pháp và có hiệu quả; đảm bảo đủ vốn đối ứng để thực hiện dự án theo đúng tiến độ quy định trong Hiệp định.

- Phê duyệt các nội dung trong quá trình lựa chọn nhà thầu của các dự án theo quy định của pháp luật hiện hành về đấu thầu.

- Tổ chức kiểm tra, giám sát việc thực hiện các các dự án của chủ dự án.

- Xây dựng và triển khai các biện pháp theo quy định của pháp luật về phòng và chống tham nhũng, lãng phí, sử dụng vốn sai mục đích làm ảnh hưởng đến mục tiêu của dự án.

- Chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành về các hành vi vi phạm các quy định về thẩm quyền trong quá trình giám sát việc thực hiện dự án.

- Chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành về việc triển khai chậm hoặc có sai phạm trong quá trình triển khai các dự án, gây thất thoát, lãng phí và tham nhũng.

- Chịu trách nhiệm báo cáo và giải trình với Bộ Kế hoạch và Đầu tư và JICA về việc thay đổi dự án (nếu có) so với danh mục đã được thông báo trước tháng 9 hàng năm.

5. Cơ cấu tổ chức quản lý Chương trình và nhiệm vụ của Ban quản lý các cấp:

5.1. Ban quản lý Chương trình tín dụng chuyên ngành JICA (sau đây gọi tắt là Ban QLCT):

Là đơn vị trực thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư, do Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư ra quyết định thành lập.

Nhiệm vụ của Ban QLCT:

a. Lập kế hoạch thực hiện Chương trình:

- Phối hợp với JICA rà soát, cập nhật, điều chỉnh (nếu cần) kế hoạch tổng thể thực hiện Chương trình. Trong đó, xác định khối lượng công việc hoàn thành trong mỗi giai đoạn, kể cả một số hoạt động có thể thực hiện trước khi Hiệp định có hiệu lực.

- Phối hợp với JICA xây dựng kế hoạch hàng năm để thực hiện Chương trình.

b. Nhiệm vụ thực hiện đấu thầu và quản lý hợp đồng:

- Đối với gói thầu tư vấn của Chương trình: tiến hành đấu thầu tư vấn theo các quy định hiện hành của Việt Nam về đấu thầu và Hiệp định đã ký. Theo dõi, đánh giá hoạt động và kết quả hoạt động của nhà thầu. Kịp thời giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng tư vấn. Tổ chức thanh quyết toán hợp đồng theo quy định của pháp luật.

- Đối với các hợp đồng của các dự án thuộc Chương trình:

+ Tổng hợp và giám sát công tác đấu thầu ở các địa phương;

+ Tổng hợp kết quả lựa chọn nhà thầu và danh mục hợp đồng các dự án do Ban quản lý dự án tỉnh thông báo. Trong vòng 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của tỉnh, Ban QLCT thông báo danh mục hợp đồng cho Bộ Tài chính để làm cơ sở cho việc giải ngân.

c. Nhiệm vụ quản lý tài chính, tài sản và giải ngân:

- Quản lý tài chính, tài sản và thực hiện các nhiệm vụ giải ngân theo quy định của pháp luật và JICA.

- Rà soát hồ sơ đề nghị thanh toán do Ban quản lý các dự án JICA tỉnh đồng gửi (theo quy định tại khoản 2.3 phần III của Thông tư này), nếu phát hiện sai phạm, Ban QLCT sẽ thông báo cho Bộ Tài chính và đề xuất giải pháp xử lý sai phạm.

- Tập hợp chứng từ gửi Bộ Tài chính làm thủ tục rút vốn bổ sung tài khoản đặc biệt.

d. Nhiệm vụ hành chính, điều phối và trách nhiệm giải trình:

- Tổ chức và quản lý nhân sự Ban QLCT.

- Phối hợp cùng tư vấn nước ngoài thiết lập hệ thống thông tin (MIS) theo dõi tình hình thực hiện các dự án, cập nhật các vấn đề vướng mắc trong quá trình triển khai. Hướng dẫn các Ban quản lý dự án sử dụng, cập nhật, khai thác và trao đổi thông tin trên hệ thống này.

- Lưu trữ các tài liệu gốc liên quan đến Chương trình theo quy định của pháp luật.

- Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các dự án thuộc Chương trình đã được ký kết với JICA bảo đảm đúng tiến độ, chất lượng và hiệu quả.

- Làm đầu mối giao dịch với Ban quản lý dự án tỉnh, Ban quản lý dự án, Tư vấn nước ngoài và JICA về những vấn đề liên quan đến Chương trình.

- Điều phối việc cung cấp thông tin về Chương trình cho các cơ quan thanh tra, kiểm tra và JICA trong khuôn khổ trách nhiệm và nhiệm vụ được giao.

e. Nhiệm vụ theo dõi, đánh giá và báo cáo tình hình thực hiện Chương trình:

- Định kỳ hàng quý hoặc đột xuất, Ban QLCT tổ chức kiểm tra tình hình quản lý và triển khai thực hiện dự án ở địa phương. Nếu phát hiện trường hợp sử dụng vốn không đúng với quy định, sai phạm trong đầu tư xây dựng cơ bản, đấu thầu hoặc giải ngân thì sẽ thu hồi vốn đã chuyển hoặc tạm ngừng chuyển vốn để có biện pháp xử lý thích hợp.

- Đối với các trường hợp vi phạm chế độ báo cáo quy định tại Thông tư này, Ban QLCT sẽ có biện pháp nhắc nhở, khiển trách hoặc đề nghị Bộ Tài chính tạm ngưng giải ngân đối với những dự án đã nhắc nhở nhưng vẫn tiếp tục vi phạm.

- Lập báo cáo tình hình thực hiện Chương trình theo quy định về quản lý ODA và Hiệp định đã ký.

- Thực hiện đánh giá Chương trình theo quy định của Hiệp định. Chịu trách nhiệm tổng hợp các báo cáo tình hình thực hiện và báo cáo kết thúc Chương trình theo quy định hiện hành về quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức của Việt Nam và quy định trong Hiệp định.

g. Lập báo cáo tổng hợp quyết toán Chương trình theo quy định.

5.2. Ban quản lý các dự án JICA tỉnh (sau đây gọi tắt là Ban QLDA tỉnh):

Là đơn vị trực thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh, được thành lập theo quyết định của cấp có thẩm quyền của tỉnh.

Nhiệm vụ của Ban QLDA tỉnh:

a. Là cơ quan đầu mối trong việc lập kế hoạch, điều hành và báo cáo tình hình thực hiện các dự án tại địa phương.

b. Lập kế hoạch, trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt, bố trí vốn đối ứng cho các dự án trên địa bàn tỉnh và kinh phí hoạt động của Ban QLDA tỉnh.

c. Nhiệm vụ giám sát các hoạt động đấu thầu và quản lý hợp đồng:

- Kiểm tra và giám sát quá trình tổ chức đấu thầu, ký kết hợp đồng mua sắm hàng hóa, vật tư, thiết bị (nếu có) và xây lắp giữa Ban QLDA với các nhà thầu.

- Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi có kết quả đấu thầu, Ban QLDA tỉnh tổng hợp gửi cho Ban QLCT:

+ Kế hoạch đấu thầu (bản chính hoặc bản sao có chứng thực)

+ Kết quả lựa chọn nhà thầu (bản chính hoặc bản sao có chứng thực)

+ Danh mục hợp đồng của các dự án đến Ban QLCT (theo mẫu tại Phụ lục 1 kèm theo Thông tư này).

d. Nhiệm vụ quản lý tài chính, tài sản và giải ngân:

- Quản lý tài chính theo quy định của pháp luật và JICA.

- Làm đầu mối tổng hợp, kiểm tra hồ sơ và tiến hành thủ tục giải ngân cho các dự án sử dụng vốn JICA trên địa bàn tỉnh theo quy định và chịu trách nhiệm quản lý nguồn vốn này trước Ban QLCT. Chịu trách nhiệm về kết quả thẩm định hồ sơ; tập hợp, lưu trữ các hồ sơ, chứng từ gốc về giải ngân, thanh quyết toán công trình.

- Cung cấp các chứng từ theo quy định tại khoản 2.3 phần III tại Thông tư này cho Ban QLCT để rút vốn bổ sung tài khoản đặc biệt.

e. Nhiệm vụ hành chính và điều phối và trách nhiệm giải trình:

- Tổ chức và quản lý nhân sự Ban QLDA tỉnh.

- Lập dự toán kinh phí hoạt động hằng năm của Ban QLDA tỉnh theo quy định hiện hành, trình UBND tỉnh phê duyệt.

- Phối hợp với các cơ quan quản lý chuyên ngành của địa phương hướng dẫn, giám sát các Ban QLDA triển khai thực hiện dự án. Chịu trách nhiệm kiểm tra việc tuân thủ các quy định hiện hành của Chính phủ Việt Nam về quản lý đầu tư, xây dựng công trình và đấu thầu.

- Cung cấp thông tin về các dự án tại địa phương cho các cơ quan thanh tra, kiểm tra và JICA trong khuôn khổ trách nhiệm và nhiệm vụ được giao.

g. Nhiệm vụ theo dõi, đánh giá và báo cáo:

- Theo dõi và thường xuyên cập nhật tình hình giải ngân của các dự án.

- Định kỳ 10 ngày sau khi kết thúc quý, Ban QLDA tỉnh có trách nhiệm tổng hợp, báo cáo tiến độ thực hiện các dự án trên địa bàn tỉnh cho Ban QLCT. (theo mẫu tại phụ lục 2 kèm theo Thông tư này)

- Chậm nhất 15 ngày sau khi nhận được báo cáo quyết toán củaBan QLDA (hoặc Chủ dự án trong trường hợp Ban QLDA đã giải thể), Ban QLDA tỉnh tổng hợp báo cáo quyết toán gửi Ban QLCT. Trong báo cáo quyết toán, ngoài biểu số liệu, phải có bản thuyết minh về:

+ Tình hình thuận lợi, khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện dự án (văn bản hướng dẫn, thủ tục giải ngân, việc tiếp nhận vật tư, thiết bị (nếu có) v.v…).

+ Đánh giá kết quả kinh tế xã hội và những kiến nghị (nếu có).

+ Công suất tăng thêm của toàn bộ công trình hay hạng mục công trình do kết quả đầu tư mang lại.

5.3. Ban quản lý từng dự án (sau đây gọi tắt là Ban QLDA):

Ban QLDA do chủ dự án quyết định thành lập.

Nhiệm vụ của Ban QLDA:

a. Lập kế hoạch thực hiện dự án:

- Xây dựng kế hoạch thực hiện dự án (kế hoạch giải ngân, kế hoạch chi tiêu, đấu thầu …) trong đó, xác định khối lượng công việc hoàn thành trong mỗi giai đoạn.

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc quản lý và sử dụng đúng mục tiêu và nguyên tắc của nguồn vốn JICA được phân bổ.

b. Nhiệm vụ thực hiện đấu thầu và quản lý hợp đồng:

- Có trách nhiệm tổ chức thực hiện dự án theo đúng quy định hiện hành của Chính phủ Việt Nam về quản lý đầu tư và xây dựng công trình, về đấu thầu. Riêng đối với các gói thầu xây lắp hàng hóa, vật tư, thiết bị trong nước sử dụng vốn JICA có giá trị trên 0,3 tỷ Yên (quy ra VNĐ theo tỷ giá JPY/VNĐ do Ngân hàng Vietcombank công bố vào thời điểm ký hợp đồng) đối với Chương trình tín dụng chuyên ngành VN X-3 hoặc trên 0,5 tỷ Yên đối với Chương trình tín dụng chuyên ngành VN XIII-8 và các Chương trình tín dụng chuyên ngành JICA tiếp theo, ngoài việc tuân thủ các quy định tại các văn bản nêu trên của Chính phủ Việt Nam, còn phải tuân thủ các quy định của JICA và được JICA làm thủ tục phê duyệt hợp đồng.

- Quản lý việc thực hiện các nghĩa vụ quy định tại hợp đồng đã được ký với nhà thầu (về tiến độ, khối lượng, chất lượng, an toàn lao động, vệ sinh môi trường, …). Theo dõi, giám sát, đánh giá hoạt động và kết quả hoạt động của nhà thầu. Kịp thời giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.

- Chậm nhất 15 ngày sau khi hợp đồng được ký kết, Ban QLDA gửi một lần hồ sơ quản lý dự án cho Ban QLDA tỉnh, bao gồm:

+ Quyết định phê duyệt dự án đầu tư của cấp có thẩm quyền (bản chính, hoặc bản sao có chứng thực).

+ Quyết định phê duyệt thiết kế và tổng dự toán (bản chính hoặc bản sao có chứng thực)

+ Quyết định thông báo vốn của Ủy ban nhân dân tỉnh (bản chính hoặc bản sao có chứng thực).

+ Kế hoạch đấu thầu (bản chính hoặc bản sao có chứng thực).

+ Phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu (bản chính hoặc bản sao có chứng thực).

+ Hợp đồng ký giữa Ban QLDA và nhà thầu, trong đó có ghi rõ phần vốn JICA (bản chính).

+ Quyết định phê duyệt hợp đồng (đối với những hợp đồng yêu cầu phê duyệt theo quy định của quy chế đấu thầu hiện hành của Việt Nam và quy định của JICA) (bản chính hoặc bản sao có chứng thực).

- Tổ chức thanh quyết toán hợp đồng theo quy định của pháp luật.

c. Nhiệm vụ quản lý tài chính, tài sản và giải ngân:

- Quản lý tài chính, tài sản và thực hiện các nhiệm vụ giải ngân theo quy định của pháp luật và JICA.

- Tổ chức nghiệm thu, xác định khối lượng xây dựng cơ bản hoàn thành được phép thanh toán theo quy định hiện hành và theo đúng quy định thanh toán của Chương trình, đúng đối tượng, đúng nguồn vốn và gửi cho Kho bạc Nhà nước địa phương xác nhận.

- Tập hợp đầy đủ hồ sơ đề nghị thanh toán như quy định tại khoản 2.2 phần III của Thông tư này gửi Ban QLDA tỉnh để làm thủ tục giải ngân cho dự án.

d. Nhiệm vụ hành chính, điều phối và báo cáo:

- Tổ chức và quản lý nhân sự Ban QLDA

- Thường xuyên cung cấp thông tin và cập nhật số liệu cho hệ thống thông tin của Chương trình (MIS). Kịp thời phát hiện và báo cáo các khó khăn, vướng mắc phát sinh vượt quá thẩm quyền xử lý cho Ban QLDA tỉnh và Ban QLCT.

- Thường xuyên theo dõi tình hình thực hiện dự án ở các nội dung: tiến độ, khối lượng, chất lượng, chi phí, biến động … và kịp thời điều chỉnh kế hoạch.

- Cung cấp thông tin liên quan đến dự án theo khuôn khổ trách nhiệm và nhiệm vụ được giao.

- Chậm nhất 05 ngày sau khi kết thúc quý, Ban QLDA có trách nhiệm báo cáo tiến độ thực hiện dự án cho Ban QLDA tỉnh (theo mẫu tại phụ lục 2 kèm theo Thông tư này).

e. Nhiệm vụ nghiệm thu, bàn giao và quyết toán dự án:

- Chuẩn bị để Chủ dự án nghiệm thu, bàn giao dự án cho đơn vị tiếp nhận theo quy định để vận hành, khai thác.

- Chịu trách nhiệm quyết toán dự án theo đúng quy định hiện hành của Chính phủ về quản lý đầu tư và xây dựng công trình. Chậm nhất 3 tháng, sau khi nghiệm thu và bàn giao công trình, Ban QLDA phải gửi báo cáo quyết toán cho Ban QLDA tỉnh.

Phần 3.

RÚT VỐN THANH TOÁN VÀ RÚT VỐN BỔ SUNG VÀO TÀI KHOẢN ĐẶC BIỆT

1. Việc rút vốn thanh toán cho chi phí tư vấn do Ban QLCT thực hiện theo quy định tại Thông tư số 132/2008/TT-BTC ngày 29/12/2008 của Bộ Tài chính hướng dẫn cơ chế quản lý vốn vay cho Chương trình tín dụng chuyên ngành của Cơ quan hợp tác quốc tế Nhật Bản (JICA).

2. Việc thanh toán bằng Đồng Việt Nam cho các nhà thầu xây dựng, cung cấp hàng hóa và dịch vụ trong nước:

2.1. Nguyên tắc thanh toán:

a. Chỉ thanh toán cho các dự án sử dụng nguồn vốn JICA theo danh mục mà Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã thông báo cho từng địa phương.

b. Chỉ thanh toán trong hạn mức vốn JICA đã được thông báo cho từng dự án.

c. Chỉ thanh toán cho giá trị khối lượng hoàn thành có xác nhận của Ban QLDA và của Kho bạc Nhà nước địa phương.

d. Chỉ thanh toán cho các nhà thầu có trong quyết định trúng thầu hoặc quyết định chỉ định thầu phù hợp với quy chế đấu thầu hiện hành.

e. Chỉ thanh toán cho những hợp đồng trong danh mục đã được Ban QLCT thông báo cho Bộ Tài chính.

g. Chỉ thanh toán cho những dự án có báo cáo tiến độ thực hiện dự án theo quy định tại khoản 5.3.d phần II của Thông tư hướng dẫn này.

2.2. Hồ sơ đề nghị thanh toán vốn JICA do Ban QLDA chuẩn bị và gửi cho Ban QLDA tỉnh bao gồm:

a. Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành, có bản tính giá trị theo khối lượng nghiệm thu kèm theo (bản chính hoặc bản sao có chứng thực).

b. Phiếu giá thanh toán khối lượng xây dựng cơ bản hoàn thành (2 bản chính).

c. Bản đề nghị thanh toán của nhà thầu, có xác nhận của Ban QLDA (2 bản chính).

Đối với việc rút vốn tạm ứng, ngoài các văn bản nói trên cần có thêm giấy bảo lãnh tạm ứng của ngân hàng thương mại.

2.3. Quy trình thanh toán cho các nhà thầu trong nước thực hiện theo quy định tại Thông tư hướng dẫn cơ chế quản lý vốn vay cho chương trình tín dụng chuyên ngành của Cơ quan hợp tác quốc tế Nhật Bản (JICA) do Bộ Tài chính ban hành. Để phục vụ cho việc theo dõi, quản lý giải ngân và rút vốn bổ sung tài khoản đặc biệt, Ban QLDA tỉnh đồng gửi cho Ban QLCT công văn đề nghị Bộ Tài chính thanh toán kèm theo bản sao các chứng từ sau:

- Biểu tổng hợp các dự án đề nghị thanh toán (theo mẫu tại phụ lục 3 kèm theo Thông tư này)

- Phiếu giá thanh toán khối lượng xây dựng cơ bản hoàn thành

- Giấy đề nghị thanh toán của nhà thầu

- Phiếu báo chuyển tiền (gửi sau khi nhận được từ Ngân hàng Vietcombank)

3. Việc rút vốn bổ sung vào tài khoản đặc biệt:

Căn cứ tiến độ giải ngân, Ban QLCT yêu cầu Bộ Tài chính tiến hành thủ tục rút vốn bổ sung vào tài khoản đặc biệt theo quy định của Hiệp định. Quy trình rút vốn bổ sung tiến hành theo Thông tư hướng dẫn cơ chế quản lý vốn vay cho chương trình tín dụng chuyên ngành của Cơ quan hợp tác quốc tế Nhật Bản (JICA) do Bộ Tài chính ban hành.

Phần 4.

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

1. Thông tư này thay thế cho Thông tư số 06/2003/TT-BKH ban hành ngày 09/09/2003 và có hiệu lực sau 45 ngày kể từ ngày ký.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị các cơ quan thông báo Bộ Kế hoạch và Đầu tư để kịp thời giải quyết.

PHỤ LỤC 1

DANH MỤC HỢP ĐỒNG CÁC DỰ ÁN SỬ DỤNG VỐN JICA

Thuộc Chương trình tín dụng chuyên ngành theo Hiệp định số...

Kính gửi: Ban quản lý Chương trình tín dụng chuyên ngành JICA
(Bộ Kế hoạch và Đầu tư)

Thực hiện Thông tư số … ngày … của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn thực hiện Chương trình tín dụng chuyên ngành của Cơ quan hợp tác quốc tế Nhật Bản (JICA).

Ban quản lý dự án JICA tỉnh … thông báo danh mục hợp đồng thuộc các dự án sử dụng vốn vay JICA như sau:

Dự án 1:

- Tên dự án:

- Chủ đầu tư:

- Ban quản lý dự án:

- Tổng mức đầu tư:

- Tổng giá trị xây lắp:                 , trong đó, hạn mức vốn JICA là:

- Số lượng gói thầu:

- Hình thức đấu thầu:

Tóm tắt nội dung các Hợp đồng đã ký như sau:

Dự án 2:

…….

…….

Ban quản lý dự án JICA tỉnh xác nhận các hợp đồng nói trên đã được ký kết bởi cơ quan chủ quản đầu tư có đủ thẩm quyền theo quyết định đầu tư với nhà thầu hợp lệ.

Ban quản lý dự án JICA tỉnh trân trọng thông báo.

PHỤ LỤC 2

BÁO CÁO QUÝ

(Từ ngày … tháng … năm … đến ngày … tháng … năm …)

Kính gửi: …………………………………

I- Dự án A:

1/ Tóm tắt tình hình thực hiện dự án:

a- Kế hoạch thời gian hoàn thành dự án:

- Dự kiến ban đầu:

- Dự kiến theo báo cáo quý trước:

- Dự kiến mới:

b- Dự toán:

- Dự toán ban đầu:

- Dự toán theo báo cáo quý trước

- Dự toán mới:

c- Tổng vốn đã thanh toán:

- Vốn JICA đã giải ngân tính đến thời điểm báo cáo:

- Vốn đối ứng giải ngân đến thời điểm báo cáo:

- Kế hoạch giải ngân quý tới:

d- Tiến độ dự án: các yếu tố ảnh hưởng đến tiến độ dự án; phương hướng khắc phục.

2/ Các kiến nghị:

- Các khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện dự án và biện pháp khắc phục.

- Kiến nghị các giải pháp để xử lý.

II- Dự án B: (như trên)

…

PHỤ LỤC 3

Phụ lục kèm theo công văn số: … ngày … tháng … năm …. của Ban quản lý dự án tỉnh ……………………

Ghi chú: Phụ lục kèm theo công văn phải được đóng dấu.