Thông báo 1637/TB-SHTT năm 2007 về thống nhất cách hiểu và áp dụng quy định về đại diện và ủy quyền do Cục Sở hữu trí tuệ ban hành

THÔNG BÁO

VỀ VIỆC THỐNG NHẤT CÁCH HIỂU VÀ ÁP DỤNG MỘT SỐ QUY ĐỊNH VỀ ĐẠI DIỆN VÀ ỦY QUYỀN

Một số quy định về đại diện và ủy quyền trong Thông tư 01/2007/TT-BKHCN ngày 14/12/2007 được Cục Sở hữu trí tuệ thống nhất hiểu và áp dụng như sau:

1. Về đại diện của chủ đơn (điểm 3 Thông tư 01/2007/TT-BKHCN)

1.1. Đại diện nộp đơn cho tổ chức, cá nhân khác

Đại diện theo uỷ quyền của chủ đơn, bất kể là cá nhân hay tổ chức theo quy định tại Điều 141 và Điều 143 Bộ luật dân sự có thể là bất kỳ cá nhân, tổ chức nào khác, kể cả cá nhân không thuộc tổ chức ủy quyền.

Tuy nhiên, hoạt động đại diện phải phù hợp với quy định tại Điều 154 Luật Sở hữu trí tuệ, cụ thể như sau:

- Chỉ có tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp mới được hoạt động đại diện dưới hình thức kinh doanh dịch vụ. Các tổ chức không có chức năng hoạt động đại diện sở hữu công nghiệp chỉ được phép đại diện với tư cách người có quyền và lợi ích liên quan (ví dụ, tổ chức là đồng chủ đơn có quyền đại diện cho các đồng chủ đơn khác).

- Cá nhân không được kinh doanh dịch vụ đại diện (chỉ được thực hiện công việc đại diện không nhằm mục đích lợi nhuận).

1.2. Đại diện nộp đơn nhân danh chính tổ chức của mình

Cá nhân thuộc tổ chức, chi nhánh của tổ chức, văn phòng đại diện của tổ chức có thể được người đại diện theo pháp luật của tổ chức ủy quyền đại diện cho tổ chức để nộp đơn nhân danh chính tổ chức đó. Trong trường hợp này, hồ sơ đơn không bắt buộc phải có giấy ủy quyền đại diện nếu chữ ký và con dấu của người đại diện trong đơn đáp ứng các điều kiện sau đây:

- Chữ ký và họ tên người thuộc pháp nhân Việt Nam được xác nhận bằng con dấu của pháp nhân;

- Chữ ký và họ tên của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện tại Việt Nam của tổ chức nước ngoài hoặc Việt Nam, được xác nhận bằng con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện;

- Chữ ký, họ tên và chức danh của người thuộc tổ chức nước ngoài được xác nhận bởi công chứng.

1.3. Đại diện cho chủ đầu tư nước ngoài

Theo quy định tại khoản 1 Điều 89 của Luật Sở hữu trí tuệ, mọi cơ sở có vốn đầu tư nước ngoài (100% hoặc một phần) tại Việt Nam đều có thể đại diện để nộp đơn cho chủ đầu tư. Trong trường hợp này, hồ sơ đơn phải có giấy ủy quyền.

1.4Vai trò của các Sở Khoa học và Công nghệ

Sở Khoa học và Công nghệ không được hoạt động đại diện, nhưng có thể chuyển nộp đơn cho tổ chức, cá nhân ở địa phương với vai trò hỗ trợ, không thu phí.

Pháp nhân trực thuộc Sở KH&CN có thể cung cấp dịch vụ đại diện nếu đáp ứng các điều kiện kinh doanh dịch vụ này.

2. Về ủy quyền đại diện (Điểm 4 Thông tư 01/2007/TT-BKHCN)

2.1. Tái uỷ quyền

Chủ đơn chỉ có thể uỷ quyền cho tổ chức, cá nhân được phép đại diện theo quy định tại điểm 3.2 Thông tư. Việc uỷ quyền cho các chủ thể không được phép đại diện bị coi là vô hiệu, kể cả trường hợp sau đó người được uỷ quyền tái uỷ quyền cho tổ chức, cá nhân được phép đại diện.

Việc tái uỷ quyền có thể được thực hiện nhiều lần, với điều kiện người nhận uỷ quyền và người nhận tái uỷ quyền phải là tổ chức, cá nhân được phép đại diện.

Việc tái uỷ quyền phải được sự đồng ý bằng văn bản của chủ đơn.

2.2. Hiệu lực của giấy ủy quyền trong trường hợp có sự thay đổi tên/ địa chỉ/ hình thức tổ chức của người được uỷ quyền sau khi đã lập giấy uỷ quyền

Giấy uỷ quyền được coi là hợp lệ nếu ghi đúng tên/địa chỉ của Tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp đang được sử dụng và đã được ghi nhận trong Sổ đăng ký quốc gia về đại diện sở hữu công nghiệp tại thời điểm lập giấy uỷ quyền.

Trường hợp có sự thay đổi tên/địa chỉ hoặc thay đổi hình thức tổ chức của Tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp sau khi giấy uỷ quyền đã được lập thì giấy uỷ quyền theo tên/địa chỉ cũ hoặc tổ chức ban đầu (kể cả giấy uỷ quyền có phạm vi uỷ quyền chung đã nộp cho Cục Sở hữu trí tuệ trong các hồ sơ nộp trước) chỉ có giá trị sử dụng nếu sự thay đổi đó được ghi nhận trong Sổ đăng ký quốc gia về sở hữu công nghiệp.

Việc ghi nhận sự thay đổi tên/địa chỉ hoặc thay đổi hình thức tổ chức của Tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp được thực hiện theo yêu cầu của Tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp theo quy định tại điểm 57 Thông tư số 01/2007/TT-BKHCN, với điều kiện trong trường hợp thay đổi hình thức tổ chức, Hồ sơ quy định tại điểm 57.2 Thông tư số 01/2007/TT-BKHNC phải có tài liệu chứng minh sự kế tục quyền và nghĩa vụ trong hoạt động dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp giữa tổ chức ban đầu và tổ chức mới thành lập (kèm theo tài liệu quy định tại điểm 57.2.b). Yêu cầu ghi nhận sự thay đổi nêu trên phải được Tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp thực hiện kịp thời, nếu không, Cục Sở hữu trí tuệ không chịu trách nhiệm về các hậu quả nảy sinh.

THÔNG BÁO

VỀ VIỆC THỐNG NHẤT CÁCH HIỂU VÀ ÁP DỤNG MỘT SỐ QUY ĐỊNH VỀ ĐẠI DIỆN VÀ ỦY QUYỀN

Một số quy định về đại diện và ủy quyền trong Thông tư 01/2007/TT-BKHCN ngày 14/12/2007 được Cục Sở hữu trí tuệ thống nhất hiểu và áp dụng như sau:

1. Về đại diện của chủ đơn (điểm 3 Thông tư 01/2007/TT-BKHCN)

1.1. Đại diện nộp đơn cho tổ chức, cá nhân khác

Đại diện theo uỷ quyền của chủ đơn, bất kể là cá nhân hay tổ chức theo quy định tại Điều 141 và Điều 143 Bộ luật dân sự có thể là bất kỳ cá nhân, tổ chức nào khác, kể cả cá nhân không thuộc tổ chức ủy quyền.

Tuy nhiên, hoạt động đại diện phải phù hợp với quy định tại Điều 154 Luật Sở hữu trí tuệ, cụ thể như sau:

- Chỉ có tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp mới được hoạt động đại diện dưới hình thức kinh doanh dịch vụ. Các tổ chức không có chức năng hoạt động đại diện sở hữu công nghiệp chỉ được phép đại diện với tư cách người có quyền và lợi ích liên quan (ví dụ, tổ chức là đồng chủ đơn có quyền đại diện cho các đồng chủ đơn khác).

- Cá nhân không được kinh doanh dịch vụ đại diện (chỉ được thực hiện công việc đại diện không nhằm mục đích lợi nhuận).

1.2. Đại diện nộp đơn nhân danh chính tổ chức của mình

Cá nhân thuộc tổ chức, chi nhánh của tổ chức, văn phòng đại diện của tổ chức có thể được người đại diện theo pháp luật của tổ chức ủy quyền đại diện cho tổ chức để nộp đơn nhân danh chính tổ chức đó. Trong trường hợp này, hồ sơ đơn không bắt buộc phải có giấy ủy quyền đại diện nếu chữ ký và con dấu của người đại diện trong đơn đáp ứng các điều kiện sau đây:

- Chữ ký và họ tên người thuộc pháp nhân Việt Nam được xác nhận bằng con dấu của pháp nhân;

- Chữ ký và họ tên của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện tại Việt Nam của tổ chức nước ngoài hoặc Việt Nam, được xác nhận bằng con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện;

- Chữ ký, họ tên và chức danh của người thuộc tổ chức nước ngoài được xác nhận bởi công chứng.

1.3. Đại diện cho chủ đầu tư nước ngoài

Theo quy định tại khoản 1 Điều 89 của Luật Sở hữu trí tuệ, mọi cơ sở có vốn đầu tư nước ngoài (100% hoặc một phần) tại Việt Nam đều có thể đại diện để nộp đơn cho chủ đầu tư. Trong trường hợp này, hồ sơ đơn phải có giấy ủy quyền.

1.4Vai trò của các Sở Khoa học và Công nghệ

Sở Khoa học và Công nghệ không được hoạt động đại diện, nhưng có thể chuyển nộp đơn cho tổ chức, cá nhân ở địa phương với vai trò hỗ trợ, không thu phí.

Pháp nhân trực thuộc Sở KH&CN có thể cung cấp dịch vụ đại diện nếu đáp ứng các điều kiện kinh doanh dịch vụ này.

2. Về ủy quyền đại diện (Điểm 4 Thông tư 01/2007/TT-BKHCN)

2.1. Tái uỷ quyền

Chủ đơn chỉ có thể uỷ quyền cho tổ chức, cá nhân được phép đại diện theo quy định tại điểm 3.2 Thông tư. Việc uỷ quyền cho các chủ thể không được phép đại diện bị coi là vô hiệu, kể cả trường hợp sau đó người được uỷ quyền tái uỷ quyền cho tổ chức, cá nhân được phép đại diện.

Việc tái uỷ quyền có thể được thực hiện nhiều lần, với điều kiện người nhận uỷ quyền và người nhận tái uỷ quyền phải là tổ chức, cá nhân được phép đại diện.

Việc tái uỷ quyền phải được sự đồng ý bằng văn bản của chủ đơn.

2.2. Hiệu lực của giấy ủy quyền trong trường hợp có sự thay đổi tên/ địa chỉ/ hình thức tổ chức của người được uỷ quyền sau khi đã lập giấy uỷ quyền

Giấy uỷ quyền được coi là hợp lệ nếu ghi đúng tên/địa chỉ của Tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp đang được sử dụng và đã được ghi nhận trong Sổ đăng ký quốc gia về đại diện sở hữu công nghiệp tại thời điểm lập giấy uỷ quyền.

Trường hợp có sự thay đổi tên/địa chỉ hoặc thay đổi hình thức tổ chức của Tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp sau khi giấy uỷ quyền đã được lập thì giấy uỷ quyền theo tên/địa chỉ cũ hoặc tổ chức ban đầu (kể cả giấy uỷ quyền có phạm vi uỷ quyền chung đã nộp cho Cục Sở hữu trí tuệ trong các hồ sơ nộp trước) chỉ có giá trị sử dụng nếu sự thay đổi đó được ghi nhận trong Sổ đăng ký quốc gia về sở hữu công nghiệp.

Việc ghi nhận sự thay đổi tên/địa chỉ hoặc thay đổi hình thức tổ chức của Tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp được thực hiện theo yêu cầu của Tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp theo quy định tại điểm 57 Thông tư số 01/2007/TT-BKHCN, với điều kiện trong trường hợp thay đổi hình thức tổ chức, Hồ sơ quy định tại điểm 57.2 Thông tư số 01/2007/TT-BKHNC phải có tài liệu chứng minh sự kế tục quyền và nghĩa vụ trong hoạt động dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp giữa tổ chức ban đầu và tổ chức mới thành lập (kèm theo tài liệu quy định tại điểm 57.2.b). Yêu cầu ghi nhận sự thay đổi nêu trên phải được Tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp thực hiện kịp thời, nếu không, Cục Sở hữu trí tuệ không chịu trách nhiệm về các hậu quả nảy sinh.

2.3. Thời điểm lập giấy ủy quyền

Giấy uỷ quyền được lập muộn hơn ngày nộp đơn vẫn được coi là hợp lệ, không ảnh hưởng tới ngày nộp đơn, với điều kiện phải được nộp bổ sung trong thời hạn 01 tháng kể từ ngày nộp đơn; riêng đối với đơn khiếu nại thời hạn nêu trên là 10 ngày.

2.4. Thời điểm giấy uỷ quyền có giá trị pháp lý (Điểm 4.3 Thông tư 01/2007/TT-BKHCN)

Tư cách của đại diện cho chủ đơn trong trường hợp giấy uỷ quyền hợp lệ được nộp bổ sung sau ngày nộp đơn cũng giống như trường hợp nộp ngay tại thời điểm nộp đơn. Trước ngày đơn được chấp nhận hợp lệ, Cục Sở hữu trí tuệ giao dịch với người tự xưng danh là đại diện cho chủ đơn (trong tờ khai) nhằm thực hiện thủ tục thẩm định hình thức đơn để kết luận đơn hợp lệ hay không hợp lệ, bao gồm cả kết luận về tính hợp pháp của tư cách đại diện. Tư cách của người tự đại diện cho chủ đơn được Cục khẳng định là hợp pháp hoặc không hợp pháp khi ban hành Thông báo chấp nhận/từ chối chấp đơn hợp lệ.

2.5. Trách nhiệm của người nhận “thay thế uỷ quyền” và “tái uỷ quyền”

“Thay thế uỷ quyền” là việc chủ đơn thay đổi người được uỷ quyền; Việc thay thế uỷ quyền làm chấm dứt quan hệ uỷ quyền giữa chủ đơn với người nhận uỷ quyền ban đầu và chủ đơn phải có tuyên bố bằng văn bản về việc này.

“Tái uỷ quyền” đồng nhất với khái niệm “uỷ quyền lại” trong Bộ luật dân sự, là việc người nhận quyền uỷ quyền lại cho người thứ ba - bên nhận tái uỷ quyền; Việc tái uỷ quyền làm phát sinh quan hệ uỷ quyền thứ cấp giữa bên nhận uỷ quyền với bên nhận tái uỷ quyền, song song tồn tại với quan hệ uỷ quyền giữa chủ đơn với bên nhận uỷ quyền; Có thể tồn tại quan hệ uỷ quyền đa cấp nếu người nhận tái uỷ quyền tiếp tục tái uỷ quyền cho người khác.

Tại bất kỳ thời điểm nào của quá trình xử lý đơn, Cục Sở hữu trí tuệ chỉ giao dịch với bên nhận thay thế uỷ quyền muộn nhất / bên nhận tái uỷ quyền cấp thấp nhất (gọi là bên nhận uỷ quyền cuối cùng);

Mọi giao dịch của bất kỳ bên nhận uỷ quyền nào (tại bất kỳ thời điểm nào) cũng đều được coi là giao dịch nhân danh chủ đơn, vì vậy bất kỳ bên nhận uỷ quyền nào cũng kế tục toàn bộ quyền và trách nhiệm trước Cục Sở hữu trí tuệ phát sinh trong giao dịch với Cục do chủ đơn hoặc bên nhận uỷ quyền khác thực hiện trước thời điểm thay thế/tái uỷ quyền (không bao gồm quyền và trách nhiệm dân sự giữa các bên với nhau).

3. Trách nhiệm của chủ đơn và đại diện của chủ đơn (Điểm 5 Thông tư 01/2007/TT-BKHCN)

3.1 Bản chính các tài liệu giao dịch phải do chủ đơn hoặc đại diện của chủ đơn tự xác nhận bằng chữ ký và con dấu (nếu có). Trường hợp đơn được nộp thông qua tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp, người ký tài liệu giao dịch phải là người đại diện theo pháp luật hoặc đại diện theo ủy quyền của tổ chức đó, đồng thời phải là người thuộc Danh sách các thành viên có Chứng chỉ hành nghề dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp của tổ chức.

3.2 Bản chính tài liệu chỉ cần phải xác nhận của công chứng hoặc cơ quan có thẩm quyền khác trong trường hợp pháp luật có quy định rõ về điều đó.

Bản sao tài liệu, trừ tài liệu do Cục Sở hữu trí tuệ ban hành, phải có xác nhận sao y bản chính của tất cả các chủ thể đứng tên bản chính, hoặc của công chứng hoặc của cơ quan có thẩm quyền khác; Riêng bản sao đơn đầu tiên (tài liệu ưu tiên) phải có xác nhận của cơ quan nhận đơn.

3.3 Mọi bản dịch ra tiếng Việt, kể cả những bản dịch đã được công chứng, đều phải có cam kết của chủ đơn hoặc của đại diện bảo đảm là dịch nguyên văn từ bản gốc.

3.4 Bản mô tả bằng tiếng Việt không phải là tài liệu dịch, mà là tài liệu gốc. Chỉ có đơn ưu tiên phải được dịch ra tiếng Việt để đối chiếu xem đơn ưu tiên có trùng với đơn Việt Nam.

4. Phạm vi áp dụng

Các quy định về đại diện sở hữu công nghiệp được áp dụng đối với thủ tục đăng ký xác lập quyền sở hữu công nghiệp và các thủ tục khác liên quan đến quyền đã được xác lập, kể cả thủ tục khiếu nại liên quan.

5. Thực hiện

Thông báo này được áp dụng kể từ ngày ký. Riêng những nội dung nào của Thông báo này thay đổi quan điểm trước đây của Cục Sở hữu trí tuệ về cách hiểu và áp dụng quy định pháp luật theo hướng bất lợi hơn cho người nộp đơn và đại diện (trong đó có đoạn thứ nhất và đoạn thứ ba của điểm 2.1, điểm 2.2 và điểm 3.1 trên đây) thì không áp dụng đối với các đơn đã nộp trước ngày ký Thông báo này và những đơn được nộp trong thời hạn 02 tháng kể từ ngày ký Thông báo này và các bên liên quan đến đơn tự chịu trách nhiệm về các giấy tờ đó.

Nếu có vướng mắc trong quá trình thực hiện, đề nghị phản ánh kịp thời cho Cục trưởng Cục Sở hữu trí tuệ để giải quyết.