|
VĂN
PHÒNG CHÍNH PHỦ
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 962/QĐ-VPCP
|
Hà
Nội, ngày 21 tháng 11
năm 2019
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ VỀ SỬ DỤNG VÀ QUẢN LÝ HỘ CHIẾU NGOẠI GIAO, HỘ CHIẾU CÔNG
VỤ TẠI VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ
BỘ TRƯỞNG, CHỦ NHIỆM VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ
Căn cứ Nghị định số 150/2016/NĐ-CP
ngày 11 tháng 11 năm 2016 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Chính
phủ;
Căn cứ Nghị định số 65/2012/NĐ-CP
ngày 06 tháng 9 năm 2012 của Chính phủ, sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định
số 136/2007/NĐ-CP ngày 17 tháng 8 năm 2007 của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh
của công dân Việt Nam; Nghị định số 94/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 10 năm 2015 của
Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 136/2007/NĐ-CP;
Căn cứ Quyết định số
58/2012/QĐ-TTg ngày 24 ngày 12 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc sử dụng
và quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ;
Xét đề nghị của Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế về sử dụng
và quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ tại Văn phòng Chính phủ, (gọi
tắt là hộ chiếu).
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký ban
hành; bãi bỏ các quy định trước đây trái với Quy chế ban hành kèm theo Quyết định
này.
Điều 3. Vụ trưởng, Cục trưởng, Trưởng đơn vị và cán bộ,
công chức, viên chức thuộc Văn phòng Chính phủ chịu trách nhiệm thi hành Quyết
định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- BTCN, các PCN;
- Trợ lý, Thư ký TTgCP, các PTTgCP;
- Các đơn vị SNCL;
- VPĐU, VPCĐ;
- Lưu: VT, TCCB, ĐM
|
BỘ
TRƯỞNG, CHỦ NHIỆM
Mai Tiến Dũng
|
QUY CHẾ
VỀ SỬ DỤNG VÀ QUẢN LÝ HỘ CHIẾU NGOẠI GIAO, HỘ CHIẾU CÔNG VỤ TẠI VĂN
PHÒNG CHÍNH PHỦ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 962/QĐ-VPCP
ngày 21 tháng 11 năm 2019 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm
Văn phòng Chính phủ)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh
Quy chế này quy định việc sử dụng và
quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ (sau đây viết tắt là hộ chiếu) đối
với cán bộ, công chức, viên chức tại các Vụ, Cục, đơn vị thuộc Văn phòng Chính
phủ (bao gồm các đơn vị sự nghiệp công lập)
Điều 2. Đối tượng
áp dụng
1. Cán bộ, công chức, viên chức đang
công tác tại Văn phòng Chính phủ thuộc diện được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ
chiếu công vụ được cử đi công tác ở nước ngoài (gọi chung là người được cấp hộ
chiếu).
2. Vụ Tổ chức cán bộ tham mưu giúp Bộ
trưởng, Chủ nhiệm trong công tác quản lý hộ chiếu tại Văn phòng Chính phủ, quản
lý hộ chiếu khu vực phía Bắc; Cục Hành chính - Quản trị II quản lý hộ chiếu khu
vực phía Nam (gọi chung là đơn vị quản lý hộ chiếu).
Điều 3. Nguyên
tắc sử dụng và quản lý hộ chiếu
1. Hộ chiếu là tài sản của Nhà nước
Việt Nam. Việc sử dụng và quản lý hộ chiếu phải thực hiện theo quy định tại Quy
chế này và các quy định pháp luật khác có liên quan. Việc sử dụng và quản lý hộ
chiếu không được gây thiệt hại cho uy tín và lợi ích của Nhà nước Việt Nam.
2. Việc sử dụng và quản lý hộ chiếu
phải bảo đảm chặt chẽ, khoa học, thuận tiện; sử dụng hộ chiếu phải đúng mục
đích, không để thất lạc, hư hỏng, chỉ sử dụng đi công tác nước ngoài thực hiện
nhiệm vụ được cấp có thẩm quyền giao.
Chương II
THỦ TỤC CẤP VÀ
QUẢN LÝ HỘ CHIẾU
Điều 4. Cấp hộ
chiếu lần đầu hoặc cấp lại
1. Đối với cá nhân được cử đi công
tác nước ngoài:
Sau khi có quyết định cử đi công tác
nước ngoài, cá nhân có trách nhiệm chuẩn bị Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu (theo
mẫu của Cục lãnh sự, Bộ Ngoại giao), chuyển đến Vụ Tổ chức cán bộ hoặc Cục Hành
chính - Quản trị II (phía Nam) để xác nhận vào Tờ khai và nộp hồ sơ tại Cục
Lãnh sự, Bộ Ngoại giao (tại Hà Nội), hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh (tại
Thành phố Hồ Chí Minh). Hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu thực hiện theo hướng dẫn của
Bộ Ngoại giao.
2. Đối với đoàn đi công tác nước
ngoài:
Cục Quản trị (Phòng Lễ tân) có trách
nhiệm hỗ trợ làm hộ chiếu cho thành viên đoàn đi công tác nước ngoài của lãnh đạo
Chính phủ và Văn phòng Chính phủ. Sau khi có quyết định cử
đoàn đi công tác nước ngoài, công chức Phòng Lễ tân được phân công phục vụ đoàn
công tác tổng hợp Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu (theo mẫu của Cục Lãnh sự, Bộ
Ngoại giao) gửi đến Vụ Tổ chức cán bộ để xác nhận vào Tờ khai trước khi tiến
hành các thủ tục đề nghị cơ quan có thẩm quyền cấp hộ chiếu cho thành viên đoàn
công tác.
Điều 5. Quy trình
quản lý hộ chiếu
1. Việc giao nhận hộ chiếu khi được cử
đi công tác nước ngoài:
a) Giao nhận hộ chiếu:
- Đối với cá nhân: sau khi có quyết định
cử đi công tác nước ngoài, nhận hộ chiếu tại đơn vị quản lý hộ chiếu. Trường hợp
nhờ người khác nhận thay phải có văn bản ủy quyền (người được ủy quyền nhận hộ
chiếu phải thuộc thẩm quyền quản lý của Văn phòng Chính phủ); trợ lý, thư ký của
lãnh đạo Chính phủ, lãnh đạo Văn phòng Chính phủ được nhận hộ chiếu của lãnh đạo
Chính phủ, lãnh đạo Văn phòng Chính phủ.
- Đối với đoàn
đi công tác nước ngoài: Công chức được phân công phục vụ đoàn công tác nhận hộ
chiếu của thành viên đoàn tại đơn vị quản lý hộ chiếu
(theo danh sách đã được Bộ trưởng, Chủ nhiệm phê duyệt).
- Khi giao nhận hộ chiếu, phải ký xác
nhận vào sổ quản lý hộ chiếu.
b) Thời điểm giao nhận hộ chiếu:
- Trường hợp nước đến công tác phải
xin thị thực xuất nhập cảnh, thực hiện việc giao nhận hộ chiếu ngay khi có quyết
định cử đi công tác nước ngoài.
- Trường hợp nước
đến công tác không phải xin thị thực xuất nhập cảnh, thực hiện việc giao nhận hộ
chiếu trước khi bắt đầu chuyến công tác 03 ngày làm việc. Người được cấp hộ chiếu
muốn được bàn giao hộ chiếu trước thời hạn trên, phải có văn bản trình bày rõ
lý do và xác nhận của lãnh đạo đơn vị.
c) Trường hợp cá nhân đề nghị cung cấp
thông tin về hộ chiếu hoặc sao chụp hộ chiếu để phục vụ chuyến công tác nước
ngoài theo yêu cầu của đơn vị mời:
- Cá nhân được cử đi công tác nước
ngoài có văn bản đề nghị đơn vị quản lý hộ chiếu cung cấp
thông tin về hộ chiếu hoặc sao chụp hộ chiếu để phục vụ chuyến công tác nước
ngoài.
- Trong thời hạn 1/2 ngày làm việc kể
từ khi nhận được văn bản đề nghị, đơn vị quản lý hộ chiếu có trách nhiệm xem
xét, cung cấp thông tin hoặc sao chụp hộ chiếu theo đề nghị.
2. Việc giao nộp hộ chiếu sau khi kết
thúc chuyến công tác ở nước ngoài:
a) Trách nhiệm giao nộp hộ chiếu:
- Đối với cá nhân: trong thời hạn 03
ngày làm việc, kể từ ngày nhập cảnh về Việt Nam, cá nhân được cử đi công tác nước
ngoài có trách nhiệm giao nộp hộ chiếu cho đơn vị quản lý
hộ chiếu.
- Đối với đoàn đi công tác nước
ngoài: trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhập cảnh về Việt Nam, công
chức phục vụ đoàn công tác có trách nhiệm giao nộp hộ chiếu của thành viên đoàn
công tác là đối tượng thuộc thẩm quyền quản lý hộ chiếu của Bộ trưởng, Chủ nhiệm
cho đơn vị quản lý hộ chiếu.
b) Đơn vị quản lý hộ chiếu có trách
nhiệm kiểm tra tình trạng hộ chiếu trước khi tiếp nhận để quản lý theo quy định.
Nếu có vấn đề phát sinh khi kiểm tra hộ chiếu, báo cáo ngay với Bộ trưởng, Chủ
nhiệm xem xét, quyết định.
c) Trường hợp việc giao nộp hộ chiếu
được thực hiện sau thời hạn quy định tại điểm a, Khoản này, người được cấp hộ
chiếu phải có báo cáo bằng văn bản nêu rõ lý do việc chậm giao nộp hộ chiếu và
có ý kiến của lãnh đạo đơn vị.
3. Trường hợp trong thời hạn 10 ngày
sau khi về nước, người được cấp hộ chiếu tiếp tục có quyết định cử đi công tác
nước ngoài thì được giữ lại hộ chiếu để sử dụng nhưng phải thông báo bằng văn bản
cho đơn vị quản lý hộ chiếu biết để theo dõi; giao nộp lại
hộ chiếu khi kết thúc chuyến công tác theo quy định tại điểm a, Khoản 2, Điều
này.
Điều 6. Trách nhiệm
của người được cấp hộ chiếu
1. Giữ gìn, bảo quản hộ chiếu cẩn thận,
không tẩy xóa, sửa chữa nội dung hộ chiếu, không được cho người khác sử dụng,
không được sử dụng hộ chiếu để đi nước ngoài với mục đích cá nhân.
2. Chỉ sử dụng một loại hộ chiếu còn
giá trị sử dụng cho mỗi chuyến công tác nước ngoài phù hợp với quyết định cử đi
công tác và tính chất công việc thực hiện ở nước ngoài.
3. Thực hiện việc giao nhận, sử dụng
hộ chiếu theo Điều 5, Quy chế này.
4. Trường hợp hộ chiếu bị hỏng phải
báo ngay với đơn vị quản lý hộ chiếu để được hướng dẫn thủ
tục đề nghị cấp lại hộ chiếu.
5. Trường hợp bị mất hộ chiếu:
a) Người được cấp hộ chiếu đang ở
trong nước:
Trong thời hạn không quá 02 ngày làm
việc kể từ khi phát hiện hộ chiếu bị mất, người bị mất hộ chiếu phải có văn bản
báo cáo Bộ trưởng, Chủ nhiệm (qua Vụ Tổ chức cán bộ), nêu rõ lý do, hoàn
cảnh bị mất hộ chiếu. Văn bản báo cáo phải có xác nhận của lãnh đạo
đơn vị sử dụng công chức, viên chức.
b) Người được cấp hộ chiếu đang ở nước
ngoài:
- Ngay khi phát hiện hộ chiếu bị mất,
phải báo cáo với Trưởng đoàn công tác hoặc Phó trưởng đoàn (nếu người bị mất hộ
chiếu là Trưởng đoàn công tác);
- Trong thời hạn không quá 02 ngày
làm việc kể từ khi phát hiện hộ chiếu bị mất, người bị mất hộ chiếu phải khai báo bằng văn bản (nêu rõ lý do, hoàn cảnh bị mất hộ chiếu) với cơ
quan đại diện Việt Nam ở nước sở tại xem xét, quyết định cấp hộ chiếu.
Điều 7. Trách nhiệm
của Trưởng đơn vị có công chức đi công tác nước ngoài
1. Quán triệt, đôn đốc cán bộ, công
chức, viên chức trong đơn vị giao nộp hộ chiếu, báo cáo kết quả sau chuyến công
tác nước ngoài (kèm theo nhật ký) đúng thời gian quy định tại điểm a, khoản 2,
Điều 5 Quy chế này.
2. Báo cáo Bộ trưởng,
Chủ nhiệm (qua Vụ Tổ chức cán bộ) các trường hợp sử dụng hộ chiếu sai quy định.
Điều 8. Trách nhiệm
của đơn vị quản lý hộ chiếu
1. Phân công công chức quản lý, lưu
giữ và thực hiện việc theo dõi, giao nhận hộ chiếu theo quy trình, thủ tục tại
Quy chế này.
2. Lập sổ theo dõi việc quản lý, giao
nhận hộ chiếu; bảo quản hộ chiếu, không để thất lạc, hư hỏng.
3. Thông báo hộ chiếu còn thời hạn sử
dụng dưới 06 tháng cho người được cấp hộ chiếu biết để chủ động đề nghị gia hạn
hoặc cấp hộ chiếu mới.
4. Kịp thời thu hồi hộ chiếu và thông
báo bằng văn bản đến đơn vị trực tiếp sử dụng công chức, viên chức được cấp hộ
chiếu nếu người được cấp hộ chiếu cố tình không nộp lại hộ chiếu theo quy định.
5. Thừa lệnh Bộ trưởng, Chủ nhiệm
thông báo và chuyển hộ chiếu cho cơ quan quản lý hộ chiếu mới khi người được cấp
hộ chiếu chuyển công tác; thông báo ngay bằng văn bản cho cơ quan cấp hộ chiếu
(Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh) và Cục Quản
lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an việc hộ chiếu do Văn phòng quản lý bị mất, hỏng.
6. Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc
thực hiện Quy chế này. Báo cáo Bộ trưởng, Chủ nhiệm xem xét, xử lý các trường hợp
vi phạm Quy chế này hoặc báo cáo cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý trường hợp
sử dụng và quản lý hộ chiếu không đúng quy định của pháp luật (Cục Hành chính -
Quản trị II báo cáo Bộ trưởng, Chủ nhiệm thông qua Vụ Tổ chức cán bộ).
Chương III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 9. Công tác
hướng dẫn, đôn đốc
1. Vụ Tổ chức cán bộ:
a) Hướng dẫn, đôn đốc việc sử dụng và
quản lý hộ chiếu tại Văn phòng Chính phủ theo Quy chế và
các văn bản pháp luật có liên quan.
b) Định kỳ tháng 12 hằng năm, tổng hợp
tình hình sử dụng và quản lý hộ chiếu tại Văn phòng Chính phủ, báo cáo Bộ trưởng,
Chủ nhiệm (Cục Hành chính - Quản trị II gửi báo cáo qua Vụ
Tổ chức cán bộ để tổng hợp chung).
2. Trưởng các Vụ, Cục, đơn vị thuộc
Văn phòng Chính phủ:
a) Phổ biến, đôn đốc, nhắc nhở cán bộ,
công chức, viên chức được cấp hộ chiếu trong đơn vị thực hiện Quy chế này.
b) Phối hợp với
Vụ Tổ chức cán bộ trong việc quản lý hộ chiếu; kịp thời thông báo các vấn đề
phát sinh liên quan đến việc sử dụng và quản lý hộ chiếu của người được cấp hộ
chiếu thuộc đơn vị.
Điều 10. Xử lý
vi phạm
1. Các trường hợp vi phạm Quy chế này
và quy định của pháp luật về sử dụng và quản lý hộ chiếu, tùy theo tính chất, mức
độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật và quy định của cơ quan.
2. Vụ Tổ chức cán bộ, Trưởng các Vụ,
Cục, đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức thuộc Văn phòng Chính phủ khi phát
hiện cá nhân sử dụng hộ chiếu trái với quy định của Nhà nước, của Văn phòng
Chính phủ phải báo cáo Bộ trưởng, Chủ nhiệm để thông báo kịp thời cho cơ quan
có thẩm quyền xem xét, quyết định việc tạm thời đình chỉ làm thủ tục xuất cảnh,
nhập cảnh, tạm ngừng làm thủ tục xin cấp hộ chiếu, thị thực; sau khi có ý kiến
chính thức của cơ quan có thẩm quyền mới tiếp tục tiến hành các thủ tục theo
quy định.
3. Việc chấp hành quy chế về sử dụng
và quản lý hộ chiếu là một tiêu chí đánh giá, bình xét thi đua, khen thưởng đối
với các tập thể, cá nhân.
Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn
đề nảy sinh, vướng mắc đề nghị các cá nhân, đơn vị kịp thời phản ánh với Bộ trưởng,
Chủ nhiệm (qua Vụ Tổ chức cán bộ) để xem xét, sửa đổi hoặc bổ sung cho phù hợp./.
