Quyết định 86/QĐ-UBND năm 2014 về Đề án chỉnh lý khoa học tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Kon Tum giai đoạn 2014 - 2020 do Ủy ban nhân dân tỉnh Kon Tum ban hành

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU TỒN ĐỌNG TẠI CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KON TUM GIAI ĐOẠN 2014 - 2020

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003;

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13;

Căn cứ Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 quy định định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy; Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy của Bộ Nội vụ;

Căn cứ Chỉ thị số 04/2007/CT-UBND ngày 12/6/2007 của UBND tỉnh Kon Tum về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh Kon Tum;

Căn cứ Quyết định số 13/2013/QĐ-UBND ngày 19/02/2013 của UBND tỉnh Kon Tum về ban hành Danh mục số 1 các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;

Xét đề nghị của Sở Nội vụ tại Tờ trình số 2651/TT-SNV ngày 24/12/2013,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Phê duyệt Đề án chỉnh lý khoa học tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Kon Tum giai đoạn 2014 - 2020 (kèm theo Đề án).

Điều 2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Nội vụ; Thủ trưởng các sở, ban, ngành thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

ĐỀ ÁN

CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU TỒN ĐỌNG TẠI CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KON TUM GIAI ĐOẠN 2014 - 2020
(Ban hành kèm theo Quyết định số 86/QĐ-UBND ngày 25 tháng 01 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Kon Tum)

Phần I

SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

I. MỞ ĐẦU

Tài liệu lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng, vừa có giá trị thực tiễn trong công tác quản lý, chỉ đạo điều hành, phát triển kinh tế, văn hóa - xã hội, quốc phòng, an ninh; vừa có giá trị lịch sử; là tài sản quý giá của Quốc gia, di sản văn hóa của dân tộc.

Hiện nay, tài liệu phát sinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Kon Tum có khối lượng rất lớn.... Đây là nguồn thông tin cấp một, được Nhà nước thống nhất quản lý, bảo quản, khai thác, sử dụng theo quy định của pháp luật.

Thực tế công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh những năm qua đã có nhiều chuyển biến tích cực nhưng tại một số cơ quan, đơn vị công tác lưu trữ vẫn chưa được quan tâm đúng mức dẫn đến khối lượng tài liệu tồn đọng ngày càng lớn, nguy cơ tài liệu bị hư hỏng, mất mát ngày càng cao. Để đưa công tác lưu trữ của tỉnh đi vào nề nếp, góp phần bảo quản an toàn, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ thì việc ban hành Đề án “Chỉnh lý khoa học tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Kon Tum giai đoạn 2014 - 2020” là thật sự cần thiết.

II. CƠ SỞ PHÁP LÝ ĐỂ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

1. Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;

2. Căn cứ Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều Luật lưu trữ;

3. Căn cứ Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

4. Căn cứ Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy;

5. Căn cứ Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;

6. Căn cứ Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy;

7. Căn cứ Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ về quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

8. Căn cứ Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo tiêu chuẩn TCVN 9001-2000;

9. Căn cứ Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

10. Căn cứ Chỉ thị số 04/2007/CT-UBND ngày 12/6/2007 của UBND tỉnh Kon Tum về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh;

11. Căn cứ Quyết định số 13/2013/QĐ-UBND ngày 19/02/213 của UBND tỉnh Kon Tum về việc ban hành Danh mục số 1 các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh;

13. Căn cứ Kế hoạch số 573/KH-UBND ngày 28/3/2013 của UBND tỉnh Kon Tum về công tác văn thư, lưu trữ năm 2013.

Phần II

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH

I. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Thực hiện Thông tư số 02/2010/TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 28/4/2010 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức Văn thư, Lưu trữ tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp; Ủy ban nhân dân tỉnh Kon Tum đã ban hành Quyết định số 06/2012/QĐ-UBND ngày 19/01/2012 về việc thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ và Quyết định số 14/2012/QĐ-UBND ngày 06/4/2012 về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Kon Tum. Qua một năm tiếp nhận nhiệm vụ quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh từng bước đi vào ổn định bộ máy tổ chức, tham mưu kịp thời Giám đốc Sở Nội vụ trình UBND tỉnh ban hành các văn bản quy định, chỉ đạo, hướng dẫn nhằm thống nhất quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh.

Công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh thời gian qua đã có một số chuyển biến tích cực: thủ trưởng các cơ quan, đơn vị đã có sự quan tâm đến công tác lưu trữ; chủ động dành một phần kinh phí để mua sắm trang thiết bị, nâng cấp, sửa chữa, bố trí diện tích phù hợp để làm kho lưu trữ bảo quản tài liệu; một số đơn vị đã có kế hoạch triển khai việc chỉnh lý, phân loại và xác định giá trị tài liệu, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, phục vụ cho công tác tham mưu, chỉ đạo, quản lý điều hành của cơ quan, đơn vị.

Tuy nhiên, công tác lưu trữ của tỉnh vẫn tồn tại những hạn chế chủ yếu sau:

- Vai trò của công tác lưu trữ chưa được đội ngũ cán bộ, công chức nhận thức đầy đủ; tình trạng tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống với khối lượng lớn, chưa có kế hoạch chỉnh lý, sắp xếp vẫn còn phổ biến;

- Nhiều tài liệu có giá trị như: dự án, đề án phát triển kinh tế, văn hóa - xã hội, quốc phòng - an ninh, ngoại giao, quy hoạch các vùng kinh tế trọng điểm, đề tài khoa học, tài liệu kỹ thuật, xây dựng cơ bản, trắc địa, tài liệu về y học, địa giới hành chính các khu kinh tế, khu công nghiệp, cửa khẩu có nguy cơ hư hỏng, xuống cấp, kém tuổi thọ hoặc thất lạc;

- Trang thiết bị bảo quản tài liệu tại các cơ quan, đơn vị còn sơ sài, chủ yếu được đựng trong các thùng tôn, bao tải hoặc bó gói để tại hành lang, gầm cầu thang, nhà xe; có nơi đã quan tâm bố trí cơ sở vật chất phục vụ bảo quản tài liệu lưu trữ nhưng vẫn chưa đáp ứng yêu cầu an toàn về kỹ thuật theo quy định;

- Việc bố trí cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị còn nhiều bất cập: thiếu về số lượng cán bộ lưu trữ; chỉ một ít đơn vị bố trí cán bộ chuyên trách theo quy định, số còn lại chủ yếu là kiêm nhiệm, không đúng chuyên môn. Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức này cũng chưa được quan tâm đúng mức.

II. THỰC TRẠNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Tài liệu lưu trữ tồn đọng trên địa bàn tỉnh chủ yếu được hình thành sau ngày tái lập tỉnh năm 1991 đến nay. Ngoài ra, một số tài liệu chuyên ngành có giá trị lịch sử hình thành trước năm 1991 hiện vẫn đang nằm rải rác ở một số cơ quan, đơn vị. Các tài liệu này hiện đang được bảo quản trong điều kiện chật hẹp, môi trường ẩm thấp, trang thiết bị bảo quản còn thiếu thốn, nguy cơ hư hỏng và thất lạc rất cao.

Qua công tác kiểm tra, khảo sát thực tế tại 40 cơ quan, đơn vị, khối lượng tài liệu cần thực hiện chỉnh lý khoa học trên địa bàn tỉnh là: 7.346 mét giá (không bao gồm tài liệu đã được một số đơn vị chỉnh lý hoàn chỉnh) và được phân theo từng nhóm như sau:

- Nhóm I: Các sở, ban, ngành: 3.459 mét giá

- Nhóm II: Các huyện, thành phố: 3.260 mét giá

- Nhóm III: Các cơ quan Trung ương, công ty Nhà nước: 627 mét giá

Phần III

MỤC TIÊU, PHẠM VI CỦA ĐỀ ÁN

I. MỤC TIÊU CỦA ĐỀ ÁN

1. Mục tiêu chung

Đến năm 2020, cơ bản giải quyết dứt điểm tài liệu tồn đọng từ năm 2013 trở về trước tại các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, nhằm bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ; nâng cao vai trò, trách nhiệm của các cơ quan hành chính nhà nước, các tổ chức chính trị, xã hội và mọi công dân đối với việc bảo vệ, quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng trên địa bàn tỉnh.

2. Mục tiêu cụ thể

- Thực hiện hệ thống hóa, chỉnh lý, sắp xếp, xác định giá trị tài liệu lưu trữ có thời hạn và tài liệu lưu trữ vĩnh viễn tại các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Từng bước hiện đại hóa công tác văn thư lưu trữ, xây dựng công cụ thống kê, tra cứu, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị.

- Hướng dẫn các nguyên tắc, phương pháp và bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị; chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trên phạm vi toàn tỉnh.

II. PHẠM VI CỦA ĐỀ ÁN

1. Đối tượng

Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh theo Quyết định số 13/2013/QĐ-UBND ngày 19/02/2013 của UBND tỉnh Kon Tum về ban hành Danh mục số 1.

2. Thời gian

- Thời gian thực hiện đề án: Từ năm 2014 đến năm 2020;

- Thời gian của tài liệu: Tài liệu từ năm 2013 trở về trước.

3. Cơ quan thực hiện Đề án

- Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ.

- Cơ quan tham mưu: Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

- Cơ quan phối hợp: Các cơ quan, địa phương thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo Quyết định số 13/2013/QĐ-UBND ngày 19/02/2013 của UBND tỉnh Kon Tum về ban hành Danh mục số 1.

Phần IV

NHIỆM VỤ, GIẢI PHÁP THỰC HIỆN

I. NHIỆM VỤ CỦA ĐỀ ÁN

1. Các công việc cần triển khai

Chỉnh lý tài liệu phải thực hiện theo phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành lập mới hồ sơ, chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi, xác định giá trị, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.

Tùy theo tình hình tài liệu lưu trữ để xác định nội dung công việc và các bước tiến hành chỉnh lý. Trong thực tế, tài liệu được phân thành hai loại:

- Tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ ở giai đoạn văn thư cơ quan.

- Tài liệu nằm ở dạng tích đống, rời lẻ, chưa được lập thành hồ sơ.

* Đối với khối tài liệu lưu trữ đã được lập hồ sơ hiện hành thì công tác chỉnh lý bao gồm những công việc chủ yếu sau đây:

- Nghiên cứu và biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông;

- Xác định giới hạn phông lưu trữ;

- Kiểm tra điều chỉnh những hồ sơ chưa hợp lý, xác định giá trị chưa chính xác, phát hiện tài liệu còn thiếu để bổ sung;

- Hoàn chỉnh công tác biên mục;

- Hệ thống hóa tài liệu theo phương án phân loại;

- Lập mục lục hồ sơ;

- Đưa hồ sơ vào cặp, hộp, làm nhãn và sắp xếp lên giá.

* Đối với khối tài liệu lưu trữ chưa lập hồ sơ (tài liệu rời lẻ), cần tiến hành những việc chủ yếu sau đây:

- Nghiên cứu và biên soạn lịch sử hình thành phông và lịch sử phông;

- Xác định giới hạn phông lưu trữ;

- Lập hồ sơ;

- Xây dựng phương án phân loại;

- Hệ thống hóa tài liệu theo phương án phân loại;

- Lập mục lục hồ sơ;

- Đưa hồ sơ vào cặp, hộp, làm nhãn và sắp xếp lên giá;

- Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý và họp rút kinh nghiệm.

Để công tác chỉnh lý tài liệu đạt được kết quả tốt, trước khi tiến hành cần xây dựng kế hoạch chỉnh lý. Trong kế hoạch phải trình bày rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, phương pháp, biện pháp bố trí nhân lực và thời gian tiến hành các công việc: Lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, xây dựng phương án phân loại, hệ thống hóa tài liệu... Đối với những khối tài liệu hoặc phông lưu trữ có khối lượng tài liệu lớn và phức tạp, có thể làm hướng dẫn riêng về lập hồ sơ, xác định giá trị và bổ sung tài liệu còn thiếu...

2. Nội dung chỉnh lý

Thực hiện theo quy trình chỉnh lý 23 bước được quy định cụ thể tại Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 16/6/2009 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành quy trình Chỉnh lý tài liệu giấy theo tiêu chuẩn TCVN 9001-2000, bao gồm:

Bước 1: Giao, nhận tài liệu.

Biên bản bàn giao nhận tài liệu (BM-CLTLG-01).

Bước 2: Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản về địa điểm chỉnh lý.

Bước 3: Vệ sinh sơ bộ tài liệu.

Bước 4: Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý.

- Kế hoạch chỉnh lý (BM-CLTLG-02);

- Lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông (BM-CLTLG-03);

- Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu (BM-CLTLG-04);

- Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ (BM-CLTLG-05).

Bước 5: Phân loại tài liệu theo hướng dẫn phân loại.

Bước 6: Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ, kết hợp với xác định giá trị tài liệu theo hướng dẫn lập hồ sơ.

a) Lập hồ sơ đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ

- Tập hợp tài liệu theo đặc trưng chủ yếu thành hồ sơ

- Biên soạn tiêu đề hồ sơ

- Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, loại bỏ tài liệu trùng thừa

- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ

- Xác định tiêu đề, lý do loại đối với tài liệu hết giá trị

b) Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu

Kiểm tra việc lập hồ sơ theo những nội dung công việc quy định tại điểm a và tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu.

Bước 7: Biên mục phiếu tin

Phiếu tin và hướng dẫn biên mục phiếu tin (BM-CLTLG-06).

Bước 8: Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin.

Bước 9: Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại.

Bước 10: Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin.

Bước 11: Biên mục hồ sơ.

a) Đánh số tờ cho tài liệu bảo quản từ 20 năm trở lên.

b) Viết mục lục văn bản đối với tài liệu bảo quản vĩnh viễn.

c) Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc.

Bước 12: Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ.

Bước 13: Đánh số chính thức cho hồ sơ vào trường số 3 của phiếu tin và bìa hồ sơ.

Bước 14: Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm bằng phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ.

Bước 15: Đưa hồ sơ vào hộp (cặp).

Bước 16: Viết và dán nhãn hộp (cặp).

Nhãn hộp (BM-CLTLG-07).

Bước 17: Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá.

Bước 18: Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý.

Biên bản giao, nhận tài liệu (BM-CLTLG-01)

Bước 19: Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu.

Bước 20: Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin.

Bước 21: Lập mục lục hồ sơ.

a) Viết lời nói đầu

b) Lập các văn bản tra cứu bổ trợ

c) Tập hợp dữ liệu và in mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ)

d) Bổ sung tài liệu giữ lại theo kết quả thực hiện quy trình xử lý tài liệu loại (nếu có).

Bước 22: Xử lý tài liệu loại.

a) Sắp xếp, bó gói, thống kê danh mục tài liệu loại (BM-CLTLG-08)

b) Viết thuyết minh tài liệu loại

c) Tổ chức tiêu hủy tài liệu loại (thực hiện theo quy trình xử lý tài liệu loại)

d) Bổ sung tài liệu giữ lại theo kết quả thực hiện quy trình xử lý tài liệu loại (nếu có).

Bước 23: Kết thúc chỉnh lý.

a) Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ phông

b) Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý

c) Tổ chức họp rút kinh nghiệm.

Đối với tài liệu hủy thêm 5 bước:

Bước 24: Thống kê tài liệu loại có ghi rõ lý do loại.

Bước 25: Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan kiểm tra tài liệu loại và tờ trình xin tiêu hủy.

Bước 26: Hội đồng thẩm tra giá trị tài liệu thẩm tra lại những tài liệu xin tiêu hủy và đề nghị cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu hủy.

Bước 27: Tổ chức tiêu hủy tài liệu (việc tiêu hủy tài liệu thực hiện theo hướng dẫn số 879/VTLTNN-NVTW ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước.

Bước 28: Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý và họp rút kinh nghiệm.

Ngoài ra, để đảm bảo an toàn đối với khối tài liệu sau chỉnh lý các cơ quan, đơn vị cần chủ động đầu tư mua sắm: giá, kệ, máy hút bụi, máy hút ẩm, máy điều hòa nhiệt độ, bình chữa cháy, hệ thống quạt thông gió, phương tiện phòng chống mối mọt... theo tiêu chuẩn của Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước.

II. KINH PHÍ THỰC HIỆN ĐỀ ÁN

- Đối với các sở, ban, ngành: giao Sở Tài Chính phối hợp với Sở Nội vụ cân đối, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí hàng năm.

- Đối với UBND các huyện, thành phố: chủ động nguồn ngân sách địa phương để thực hiện Đề án.

- Đối với các cơ quan Trung ương, công ty Nhà nước trên địa bàn tỉnh: chủ động ngân sách ngành để thực hiện Đề án.

Phần V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố:

- Tập trung chỉ đạo, lập kế hoạch cụ thể, lựa chọn phương án để chỉnh lý dứt điểm tài liệu tồn đọng tại cơ quan, đơn vị.

- Chủ động cân đối nguồn kinh phí hàng năm cho công tác chỉnh lý tài liệu, đảm bảo không phát sinh tài liệu tồn đọng từ năm 2014 trở đi.

- Báo cáo kết quả thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu của cơ quan, đơn vị về UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ); Thời gian báo cáo: trước ngày 15/06 và ngày 15/12 hàng năm.

2. Giám đốc Sở Tài chính: Chịu trách nhiệm cân đối kinh phí để thực hiện Đề án; hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thanh quyết toán đúng theo quy định hiện hành. Việc thanh quyết toán được thực hiện sau khi có thẩm định của Chi cục ăn thư Lưu trữ, Sở Nội vụ về chất lượng, và kỹ thuật chỉnh lý tài liệu đạt yêu cầu theo quy định của pháp luật về công tác lưu trữ.

4. Giám đốc Sở Nội vụ: Chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ theo dõi, giám sát việc thực hiện Đề án; định kỳ báo cáo kết quả thực hiện về UBND tỉnh để theo dõi, chỉ đạo.

5. Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu trách nhiệm:

- Tổ chức tập huấn, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ cho các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi của Đề án.

- Quản lý, kiểm tra, giám sát, nghiệm thu chất lượng chỉnh lý tài liệu của các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi của Đề án.

- Lập kế hoạch thu tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ Lịch sử tỉnh.