|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH KON TUM
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 86/QĐ-UBND
|
Kon Tum, ngày 25 tháng 01 năm 2014
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN CHỈNH LÝ KHOA
HỌC TÀI LIỆU TỒN ĐỌNG TẠI CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KON TUM GIAI
ĐOẠN 2014 - 2020
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003;
Căn cứ Luật Lưu trữ số
01/2011/QH13;
Căn cứ Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg
ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy
giá trị tài liệu lưu trữ;
Căn cứ Thông tư số 03/2010/TT-BNV
ngày 29/4/2010 quy định định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy; Thông
tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá
chỉnh lý tài liệu giấy của Bộ Nội vụ;
Căn cứ Chỉ thị số 04/2007/CT-UBND
ngày 12/6/2007 của UBND tỉnh Kon Tum về việc tăng
cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh Kon Tum;
Căn cứ Quyết định số
13/2013/QĐ-UBND ngày 19/02/2013 của UBND tỉnh Kon Tum về ban hành Danh mục số 1
các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu
vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;
Xét đề nghị của Sở Nội vụ tại Tờ
trình số 2651/TT-SNV ngày 24/12/2013,
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1. Phê duyệt Đề án chỉnh
lý khoa học tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Kon Tum
giai đoạn 2014 - 2020 (kèm theo Đề án).
Điều 2. Chánh Văn phòng Ủy ban
nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Nội vụ; Thủ trưởng các sở, ban, ngành thuộc Ủy ban
nhân dân tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và các đơn vị có
liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 2;
- Bộ Nội vụ, Cục VTLTNN (B/cáo);
- TT. Tỉnh ủy, TT. HĐND tỉnh
(B/cáo);
- Đ/c CT và các Đ/c PCT UBND
tỉnh;
- Cổng thông tin điện tử tỉnh;
- Lưu: VT, TH5.
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
CHỦ TỊCH
Nguyễn Văn Hùng
|
ĐỀ ÁN
CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU TỒN ĐỌNG TẠI CÁC CƠ
QUAN, ĐƠN VỊ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KON TUM GIAI ĐOẠN 2014 - 2020
(Ban hành kèm theo Quyết định số 86/QĐ-UBND ngày 25 tháng 01 năm 2014 của
Ủy ban nhân dân tỉnh Kon Tum)
Phần I
SỰ CẦN THIẾT XÂY
DỰNG ĐỀ ÁN
I. MỞ ĐẦU
Tài liệu lưu trữ có vai trò đặc biệt
quan trọng, vừa có giá trị thực tiễn trong công tác quản lý, chỉ đạo điều hành,
phát triển kinh tế, văn hóa - xã hội, quốc phòng, an ninh;
vừa có giá trị lịch sử; là tài sản quý giá của Quốc gia, di sản văn hóa của dân
tộc.
Hiện nay, tài liệu phát sinh trong
quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Kon Tum có khối
lượng rất lớn.... Đây là nguồn thông tin cấp một, được Nhà nước thống nhất quản
lý, bảo quản, khai thác, sử dụng theo quy định của pháp luật.
Thực tế công tác lưu trữ trên địa bàn
tỉnh những năm qua đã có nhiều chuyển biến tích cực nhưng
tại một số cơ quan, đơn vị công tác lưu trữ vẫn chưa được quan tâm đúng mức dẫn
đến khối lượng tài liệu tồn đọng ngày càng lớn, nguy cơ tài liệu bị hư hỏng,
mất mát ngày càng cao. Để đưa công tác lưu trữ của tỉnh đi
vào nề nếp, góp phần bảo quản an toàn, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ thì
việc ban hành Đề án “Chỉnh lý khoa học tài liệu tồn đọng
tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Kon Tum giai đoạn 2014 - 2020” là
thật sự cần thiết.
II. CƠ SỞ PHÁP LÝ ĐỂ XÂY DỰNG ĐỀ
ÁN
1. Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;
2. Căn cứ Nghị định 01/2013/NĐ-CP
ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều Luật lưu trữ;
3. Căn cứ Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày
02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị
tài liệu lưu trữ;
4. Căn cứ Thông tư số 03/2010/TT-BNV
ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài
liệu giấy;
5. Căn cứ Thông tư 09/2011/TT-BNV
ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành
phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
6. Căn cứ Thông tư số 12/2010/TT-BNV
ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý
tài liệu giấy;
7. Căn cứ Thông tư số 13/2011/TT-BNV
ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ về quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành
trong hoạt động của Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương;
8. Căn cứ Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN
ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc
ban hành quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo tiêu chuẩn TCVN 9001-2000;
9. Căn cứ Thông tư 07/2012/TT-BNV
ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
10. Căn cứ Chỉ thị số 04/2007/CT-UBND
ngày 12/6/2007 của UBND tỉnh Kon Tum về việc tăng cường
bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh;
11. Căn cứ Quyết định số 13/2013/QĐ-UBND
ngày 19/02/213 của UBND tỉnh Kon Tum về việc ban hành Danh mục số 1 các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài
liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh;
13. Căn cứ Kế hoạch số 573/KH-UBND ngày
28/3/2013 của UBND tỉnh Kon Tum về công tác văn thư, lưu
trữ năm 2013.
Phần II
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC
LƯU TRỮ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH
I. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Thực hiện Thông tư số 02/2010/TT-BNV
của Bộ Nội vụ ngày 28/4/2010 hướng dẫn chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và tổ chức Văn thư, Lưu trữ tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính
phủ và Ủy ban nhân dân các cấp; Ủy ban nhân dân tỉnh Kon
Tum đã ban hành Quyết định số 06/2012/QĐ-UBND ngày 19/01/2012 về việc thành lập
Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ và Quyết định số 14/2012/QĐ-UBND
ngày 06/4/2012 về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Kon Tum. Qua một năm tiếp nhận nhiệm vụ quản lý Nhà nước về công tác văn
thư, lưu trữ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh từng bước đi vào ổn định bộ máy tổ
chức, tham mưu kịp thời Giám đốc Sở Nội vụ trình UBND tỉnh ban hành các văn bản quy định, chỉ đạo, hướng
dẫn nhằm thống nhất quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh.
Công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh
thời gian qua đã có một số chuyển biến tích cực: thủ trưởng các cơ quan, đơn vị
đã có sự quan tâm đến công tác lưu trữ; chủ động dành một phần kinh phí để
mua sắm trang thiết bị, nâng cấp, sửa chữa, bố trí diện tích phù hợp để làm kho lưu trữ bảo quản
tài liệu; một số đơn vị đã có kế hoạch triển khai việc chỉnh lý, phân loại và xác định giá trị tài liệu, tổ chức
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, phục vụ cho công tác tham mưu, chỉ đạo,
quản lý điều hành của cơ quan, đơn vị.
Tuy nhiên, công tác lưu trữ của tỉnh
vẫn tồn tại những hạn chế chủ yếu sau:
- Vai trò của công tác lưu trữ chưa được đội ngũ cán bộ, công chức nhận thức đầy đủ; tình trạng tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống với khối
lượng lớn, chưa có kế hoạch chỉnh lý, sắp xếp vẫn còn phổ biến;
- Nhiều tài liệu có giá trị như: dự án,
đề án phát triển kinh tế, văn hóa - xã hội, quốc phòng - an ninh, ngoại giao,
quy hoạch các vùng kinh tế trọng điểm, đề tài khoa học, tài liệu kỹ thuật, xây
dựng cơ bản, trắc địa, tài liệu về y học, địa giới hành chính các khu kinh tế, khu công nghiệp, cửa khẩu có nguy cơ hư hỏng,
xuống cấp, kém tuổi thọ hoặc thất lạc;
- Trang thiết bị bảo quản tài liệu
tại các cơ quan, đơn vị còn sơ sài, chủ yếu được đựng trong các thùng tôn, bao
tải hoặc bó gói để tại hành lang, gầm cầu thang, nhà xe; có nơi đã quan tâm bố
trí cơ sở vật chất phục vụ bảo quản tài liệu lưu trữ nhưng vẫn chưa đáp ứng yêu
cầu an toàn về kỹ thuật theo quy định;
- Việc bố trí cán bộ, công chức, viên
chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị còn nhiều bất cập:
thiếu về số lượng cán bộ lưu trữ; chỉ một ít đơn vị bố trí cán bộ chuyên trách
theo quy định, số còn lại chủ yếu là kiêm nhiệm, không đúng chuyên môn. Công
tác đào tạo, bồi dưỡng
nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức này cũng chưa được quan tâm đúng mức.
II. THỰC TRẠNG TÀI LIỆU LƯU
TRỮ
Tài liệu lưu trữ tồn đọng trên địa
bàn tỉnh chủ yếu được hình thành sau ngày tái lập tỉnh năm 1991 đến nay. Ngoài ra, một số tài liệu chuyên ngành có giá trị lịch sử hình thành
trước năm 1991 hiện vẫn đang nằm rải rác ở một số cơ quan, đơn vị. Các tài liệu
này hiện đang được bảo quản trong điều kiện chật hẹp, môi trường ẩm thấp, trang thiết bị bảo quản còn thiếu thốn,
nguy cơ hư hỏng và thất lạc rất cao.
Qua công tác kiểm tra, khảo sát thực
tế tại 40 cơ quan, đơn vị, khối lượng tài
liệu cần thực hiện chỉnh lý khoa học trên địa bàn tỉnh là: 7.346 mét giá (không bao gồm tài liệu đã được một số đơn vị chỉnh lý hoàn chỉnh) và được phân theo từng
nhóm như sau:
- Nhóm I: Các
sở, ban, ngành: 3.459 mét giá
- Nhóm II: Các huyện, thành phố: 3.260
mét giá
- Nhóm III: Các cơ quan Trung ương, công ty Nhà nước: 627 mét giá
Phần III
MỤC TIÊU, PHẠM VI
CỦA ĐỀ ÁN
I. MỤC TIÊU CỦA
ĐỀ ÁN
1. Mục tiêu chung
Đến năm 2020, cơ
bản giải quyết dứt điểm tài liệu tồn đọng từ năm 2013 trở
về trước tại các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, nhằm bảo vệ an
toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ; nâng cao vai trò, trách nhiệm của
các cơ quan hành chính nhà nước, các tổ chức chính trị, xã hội và mọi công dân
đối với việc bảo vệ, quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng trên địa bàn tỉnh.
2. Mục tiêu cụ thể
- Thực hiện hệ thống hóa, chỉnh lý, sắp xếp, xác định giá trị tài liệu lưu trữ có thời
hạn và tài liệu lưu trữ vĩnh viễn tại các cơ quan, đơn vị
thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
- Từng bước hiện đại hóa công tác văn
thư lưu trữ, xây dựng công cụ thống kê, tra cứu, bảo quản an toàn tài liệu lưu
trữ tại các cơ quan, đơn vị.
- Hướng dẫn các nguyên tắc, phương
pháp và bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho đội ngũ cán bộ, công chức làm công
tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị; chuẩn hóa
quy trình nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trên phạm vi toàn tỉnh.
II. PHẠM VI CỦA ĐỀ ÁN
1. Đối tượng
Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp
lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh theo Quyết định số 13/2013/QĐ-UBND
ngày 19/02/2013 của UBND tỉnh Kon Tum về ban hành Danh mục số 1.
2. Thời gian
- Thời gian thực hiện đề án: Từ năm
2014 đến năm 2020;
- Thời gian của tài liệu: Tài liệu từ
năm 2013 trở về trước.
3. Cơ quan thực hiện Đề án
- Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ.
- Cơ quan tham mưu: Chi cục Văn thư -
Lưu trữ.
- Cơ quan phối hợp: Các cơ quan, địa
phương thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo Quyết định số
13/2013/QĐ-UBND ngày 19/02/2013 của UBND tỉnh Kon Tum về ban hành Danh mục số 1.
Phần IV
NHIỆM VỤ, GIẢI PHÁP
THỰC HIỆN
I. NHIỆM VỤ CỦA ĐỀ ÁN
1. Các công việc cần triển
khai
Chỉnh lý tài liệu phải thực hiện theo
phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành lập mới hồ sơ, chỉnh sửa hoàn
thiện, phục hồi, xác định giá trị, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm công cụ
tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Tùy theo tình hình tài liệu lưu trữ
để xác định nội dung công việc và các bước tiến hành chỉnh lý. Trong thực tế,
tài liệu được phân thành hai loại:
- Tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ ở
giai đoạn văn thư cơ quan.
- Tài liệu nằm ở dạng tích đống, rời
lẻ, chưa được lập thành hồ sơ.
* Đối với khối tài liệu lưu trữ
đã được lập hồ sơ hiện hành thì công tác chỉnh lý bao gồm những công việc chủ yếu sau đây:
- Nghiên cứu và biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông;
- Xác định giới hạn phông lưu trữ;
- Kiểm tra điều chỉnh những hồ sơ chưa hợp lý, xác định giá trị chưa chính xác, phát hiện tài liệu
còn thiếu để bổ sung;
- Hoàn chỉnh công tác biên mục;
- Hệ thống hóa tài liệu theo phương
án phân loại;
- Lập mục lục hồ sơ;
- Đưa hồ sơ vào cặp, hộp, làm nhãn và
sắp xếp lên giá.
* Đối với khối tài liệu lưu trữ chưa lập hồ sơ (tài liệu rời lẻ), cần tiến
hành những việc chủ yếu sau đây:
- Nghiên cứu và biên soạn lịch sử
hình thành phông và lịch sử phông;
- Xác định giới hạn phông lưu trữ;
- Lập hồ sơ;
- Xây dựng phương án phân loại;
- Hệ thống hóa tài liệu theo phương
án phân loại;
- Lập mục lục hồ sơ;
- Đưa hồ sơ vào cặp, hộp, làm nhãn và
sắp xếp lên giá;
- Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý và họp rút kinh nghiệm.
Để công tác
chỉnh lý tài liệu đạt được kết quả tốt, trước khi tiến hành cần xây dựng kế
hoạch chỉnh lý. Trong kế hoạch phải trình bày rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, phương pháp, biện pháp bố trí nhân lực và thời gian tiến
hành các công việc: Lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, xây dựng phương án
phân loại, hệ thống hóa tài liệu... Đối với những khối tài liệu hoặc phông lưu trữ có khối lượng tài liệu lớn và phức tạp, có thể làm hướng
dẫn riêng về lập hồ sơ, xác định giá trị và bổ sung tài liệu còn thiếu...
2. Nội dung chỉnh lý
Thực hiện theo quy trình chỉnh lý 23 bước được quy định cụ thể tại Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 16/6/2009 của Cục Văn
thư Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành quy trình Chỉnh lý tài liệu giấy theo tiêu chuẩn TCVN 9001-2000, bao gồm:
Bước
1: Giao, nhận tài liệu.
Biên bản bàn giao nhận tài liệu
(BM-CLTLG-01).
Bước 2: Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản về địa điểm chỉnh lý.
Bước 3: Vệ sinh sơ bộ tài liệu.
Bước 4: Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý.
- Kế hoạch chỉnh
lý (BM-CLTLG-02);
- Lịch sử đơn vị hình thành phông,
lịch sử phông (BM-CLTLG-03);
- Hướng dẫn xác
định giá trị tài liệu (BM-CLTLG-04);
- Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ
(BM-CLTLG-05).
Bước
5: Phân loại tài liệu theo hướng dẫn phân loại.
Bước
6: Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ, kết hợp với xác định giá trị tài liệu theo hướng dẫn lập hồ sơ.
a) Lập hồ sơ đối
với tài liệu chưa được lập hồ sơ
- Tập hợp tài
liệu theo đặc trưng chủ yếu thành hồ sơ
- Biên soạn tiêu đề hồ sơ
- Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, loại
bỏ tài liệu trùng thừa
- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ
- Xác định tiêu đề, lý do loại đối với tài liệu hết giá trị
b) Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối
với tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu
Kiểm tra việc
lập hồ sơ theo những nội dung công việc quy định tại điểm a và tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện đối với những
hồ sơ chưa đạt yêu cầu.
Bước 7: Biên mục phiếu tin
Phiếu tin và hướng dẫn biên mục phiếu
tin (BM-CLTLG-06).
Bước 8: Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin.
Bước 9:
Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại.
Bước 10: Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin.
Bước
11: Biên mục hồ sơ.
a) Đánh số tờ
cho tài liệu bảo quản từ 20 năm trở lên.
b) Viết mục lục văn bản đối với tài
liệu bảo quản vĩnh viễn.
c) Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết
thúc.
Bước
12: Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên
mục hồ sơ.
Bước 13: Đánh
số chính thức cho hồ sơ vào trường số 3 của phiếu tin và
bìa hồ sơ.
Bước
14: Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm bằng phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ.
Bước
15: Đưa hồ sơ vào hộp (cặp).
Bước
16: Viết và dán nhãn hộp (cặp).
Nhãn hộp (BM-CLTLG-07).
Bước
17: Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá.
Bước 18: Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý.
Biên bản giao, nhận tài liệu
(BM-CLTLG-01)
Bước 19: Nhập phiếu tin vào cơ
sở dữ liệu.
Bước
20: Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập
phiếu tin.
Bước
21: Lập mục lục hồ sơ.
a) Viết lời nói đầu
b) Lập các văn bản tra cứu bổ trợ
c) Tập hợp dữ
liệu và in mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu
(03 bộ)
d) Bổ sung tài
liệu giữ lại theo kết quả thực hiện quy trình xử lý tài
liệu loại (nếu có).
Bước 22:
Xử lý tài liệu loại.
a) Sắp xếp, bó gói, thống kê danh mục
tài liệu loại (BM-CLTLG-08)
b) Viết thuyết
minh tài liệu loại
c) Tổ chức tiêu
hủy tài liệu loại (thực hiện theo quy trình xử lý tài liệu loại)
d) Bổ sung tài
liệu giữ lại theo kết quả thực hiện quy trình xử lý tài liệu loại (nếu có).
Bước 23: Kết
thúc chỉnh lý.
a) Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ phông
b) Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý
c) Tổ chức họp rút kinh nghiệm.
Đối với
tài liệu hủy thêm 5 bước:
Bước
24: Thống kê tài liệu loại có ghi rõ lý do loại.
Bước 25: Hội
đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan kiểm tra tài liệu loại và tờ trình xin tiêu hủy.
Bước
26: Hội đồng thẩm tra giá trị tài liệu thẩm tra lại những tài liệu xin tiêu hủy và đề nghị cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu
hủy.
Bước 27: Tổ
chức tiêu hủy tài liệu (việc tiêu hủy tài liệu thực hiện theo hướng dẫn số
879/VTLTNN-NVTW ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư Lưu trữ
nhà nước.
Bước
28: Viết báo cáo tổng kết chỉnh
lý và họp rút kinh nghiệm.
Ngoài ra, để đảm
bảo an toàn đối với khối tài liệu sau chỉnh lý các cơ quan, đơn vị cần chủ động
đầu tư mua sắm: giá, kệ, máy hút bụi, máy hút ẩm, máy điều hòa nhiệt độ, bình chữa cháy, hệ thống quạt thông gió, phương tiện
phòng chống mối mọt... theo tiêu chuẩn của Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước.
II. KINH PHÍ THỰC HIỆN ĐỀ ÁN
- Đối với các sở, ban, ngành: giao Sở
Tài Chính phối hợp với Sở Nội vụ cân đối, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí hàng năm.
- Đối với UBND
các huyện, thành phố: chủ động nguồn ngân sách địa phương để thực hiện Đề án.
- Đối với các cơ
quan Trung ương, công ty Nhà nước trên địa bàn tỉnh: chủ động ngân sách ngành để
thực hiện Đề án.
Phần V
TỔ CHỨC THỰC
HIỆN
1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ
tịch UBND các huyện, thành phố:
- Tập trung chỉ đạo, lập kế hoạch cụ
thể, lựa chọn phương án để chỉnh lý dứt điểm tài liệu tồn đọng tại cơ quan, đơn vị.
- Chủ động cân đối nguồn kinh phí hàng năm cho công tác chỉnh lý tài liệu, đảm bảo không
phát sinh tài liệu tồn đọng từ năm 2014 trở đi.
- Báo cáo kết quả thực hiện công tác
chỉnh lý tài liệu của cơ quan, đơn vị về UBND tỉnh (qua Sở
Nội vụ); Thời gian báo cáo: trước ngày 15/06 và ngày 15/12 hàng năm.
2. Giám đốc Sở Tài
chính: Chịu trách nhiệm cân đối kinh phí để thực hiện Đề
án; hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thanh quyết toán đúng theo quy
định hiện hành. Việc thanh quyết toán được thực hiện sau
khi có thẩm định của Chi cục ăn thư Lưu trữ, Sở Nội vụ về
chất lượng, và kỹ thuật chỉnh lý tài liệu đạt yêu cầu theo
quy định của pháp luật về công tác lưu trữ.
4. Giám đốc Sở Nội vụ: Chỉ đạo Chi
cục Văn thư - Lưu trữ theo dõi, giám sát việc thực hiện Đề án; định kỳ báo cáo kết quả thực hiện về UBND tỉnh để theo dõi, chỉ đạo.
5. Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư -
Lưu trữ chịu trách nhiệm:
- Tổ chức tập huấn,
hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ cho các cơ quan, đơn vị
thuộc phạm vi của Đề án.
- Quản lý, kiểm tra, giám sát, nghiệm
thu chất lượng chỉnh lý tài liệu của các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi của Đề án.
- Lập kế hoạch
thu tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ Lịch sử tỉnh.