|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH QUẢNG BÌNH
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 4561/QĐ-UBND
|
Quảng
Bình, ngày 01 tháng 12 năm 2020
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH KẾ HOẠCH THU THẬP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH QUẢNG
BÌNH, GIAI ĐOẠN 2021 - 2025
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG BÌNH
Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa
phương ngày 19/6/2015;
Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật
Tổ chức Chính quyền
địa phương ngày 22/11/2019;
Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Nghị định số 30/NĐ-CP ngày 09/3/2020 của Chính phủ
về công tác Văn thư;
Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội
vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động
của các cơ quan, tổ
chức;
Căn cứ Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản
tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
Căn cứ Thông tư số 16/2014/TT-BNV
ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp;
Căn cứ Chi thị số 19/CT-UBND ngày 16/10/2017 của UBND tỉnh
Quảng Bình về tăng
cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu
trữ lịch sử;
Căn cứ Quyết định số 736/QĐ-UBND ngày 28/3/2014 của UBND tỉnh Quảng Bình về ban hành danh mục,
thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Quảng Bình;
Căn cứ Quyết định số 938/QĐ-UBND ngày 10/4/2015 của Ủy ban nhân
dân tỉnh Quảng Bình về ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu
tài liệu vào Lưu trữ
lịch sử tỉnh Quảng Bình;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số
1362/TTr-SNV, ngày 27/10/2020.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Kế hoạch thu thập
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Bình, giai đoạn 2021 - 2025.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ,
Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan
chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Cục VT và LTNN (b/c);
- CT, các PCT UBND tỉnh;
- VP UBND tỉnh;
- Lưu: VT, NC.
|
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Nguyễn Tiến Hoàng
|
KẾ HOẠCH
THU THẬP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH QUẢNG BÌNH, GIAI ĐOẠN
2021 - 2025
(Ban hành kèm theo Quyết
định số 4561/QĐ-UBND ngày 01/12/2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Bình)
I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
1. Mục đích
- Đảm bảo tính khoa học, thống nhất
trong quản lý công tác nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
- Nêu cao trách nhiệm của các cơ
quan, tổ chức trong việc quản lý, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
- Bảo đảm an toàn và phát huy giá trị
tài liệu lưu trữ theo quy định.
2. Yêu cầu
- Xác định nguồn nộp lưu đúng đối tượng nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; đúng phạm
vi thẩm quyền thu thập hồ sơ, tài liệu của Lưu trữ lịch sử và đúng thời hạn quy định.
- Hồ sơ, tài liệu nộp lưu phải được chỉnh
lý hoàn chỉnh trước khi giao nộp.
- Quá trình thực hiện giao, nộp hồ sơ
tài liệu vào Lưu trữ lịch sử phải đảm bảo an toàn, bí mật của hồ sơ, tài liệu
theo quy định.
II. NỘI DUNG THỰC
HIỆN
1. Thành phần và thời gian nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh
a) Thành phần tài liệu nộp lưu
Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên
cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản; tài liệu
phim, ảnh; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu trên các vật mang tin khác.
b) Thời gian giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ lịch sử
(Theo Danh mục cơ quan, tổ chức
giao nộp đính kèm).
2. Trách nhiệm thực hiện việc giao
nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh
a) Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức
nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
- Chỉnh lý hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu
trước khi giao nộp.
- Lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị
bảo quản vĩnh viễn và thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
- Hội đồng xác định giá trị tài liệu
của cơ quan, tổ chức xem xét, thông qua Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và
trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định; thành phần Hội đồng xác định
giá trị tài liệu của Lưu trữ cơ quan được quy định tại Điều 18 của Luật Lưu trữ.
- Gửi văn bản kèm theo Mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu đề nghị Lưu trữ lịch sử tỉnh kiểm tra, thẩm định.
- Hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệu
nộp lưu sau khi có văn bản thẩm định của Lưu trữ lịch sử. Mục lục hồ sơ, tài liệu
nộp lưu lập thành 03 bản: Cơ quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản,
Lưu trữ lịch sử giữ 02 bản và được lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức, Lưu
trữ lịch sử.
- Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu
chỉ các mức độ mật (nếu có).
- Vận chuyển tài liệu đến Kho Lưu trữ
lịch sử tỉnh để giao nộp.
- Giao nộp tài liệu:
+ Giao nộp hồ sơ, tài liệu theo Mục lục
hồ sơ, tài liệu nộp lưu đã được người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt và
sau khi có văn bản thẩm định của cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về
lưu trữ có thẩm quyền.
+ Giao nộp các văn bản hướng dẫn chỉnh
lý bao gồm: Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông, hướng dẫn
phân loại lập hồ sơ, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và công cụ tra cứu kèm
theo khối tài liệu; danh mục tài liệu đóng dấu các mức độ mật (nếu có).
b) Trách nhiệm của Lưu trữ lịch sử tỉnh
- Thống nhất với các cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu về loại hình tài liệu, thành phần tài liệu, thời gian tài
liệu, số lượng tài liệu và thời gian giao nộp tài liệu.
- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp.
- Thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu do cơ quan, tổ chức đề nghị giao
nộp: rà soát Mục lục hồ sơ, tài liệu
nộp lưu; đối chiếu thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu với Bảng thời hạn bảo quản tài
liệu của cơ quan có thẩm quyền ban hành và kiểm tra xác suất thực tế hồ sơ, tài
liệu.
- Trình cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản
lý nhà nước về lưu trữ phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
- Gửi văn bản thông báo cho cơ quan,
tổ chức thuộc nguồn nộp lưu về kết quả phê duyệt.
- Chuẩn bị phòng kho và các trang thiết
bị bảo quản để tiếp nhận tài liệu.
- Tiếp nhận tài
liệu:
+ Kiểm tra, đối chiếu Mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu giao nộp.
+ Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; các văn
bản hướng dẫn chỉnh lý kèm theo (nếu có) và Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
+ Lập Biên bản giao nhận tài liệu, Biên bản được lập thành 03 bản: cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu giữ 01 bản, Lưu trữ
lịch sử giữ 02 bản.
+ Đưa tài liệu vào kho và xếp lên giá.
III. TỔ CHỨC THỰC
HIỆN
1. Sở Nội vụ
a) Xây dựng Kế hoạch thực hiện hàng năm;
thẩm định và phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh về kết quả triển khai thực hiện Kế hoạch theo định kỳ.
b) Rà soát tài liệu tồn đọng chưa chỉnh
lý tại các cơ quan thuộc và trực thuộc UBND tỉnh; tham mưu kế hoạch chỉnh lý
tài liệu theo giai đoạn sau năm 2021 để thực hiện Kế hoạch thu thập có hiệu quả.
c) Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử
hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc các cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện theo lộ
trình Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp
lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; tổ chức thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử
theo đúng quy định.
2. Sở Tài chính
- Thẩm định kế hoạch chỉnh lý tài liệu
tồn đọng theo đề xuất của Sở Nội vụ; tham mưu UBND tỉnh bố trí kinh phí chỉnh lý tài liệu của cơ quan cấp tỉnh theo kế
hoạch phê duyệt.
- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh bố trí, sử dụng kinh phí trong dự toán
ngân sách nhà nước hàng năm để thực hiện các nhiệm vụ về lưu trữ, theo quy định
tại Điều 39 Luật Lưu trữ.
3. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu
Chỉ đạo các cơ quan, tổ chức trực thuộc
chủ động chuẩn bị tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử theo thời hạn quy định.
4. UBND cấp huyện, các đơn vị Trung ương đóng trên địa bàn
a) Xây dựng, ban hành Danh mục hồ sơ
cơ quan; thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan theo quy định.
b) Chủ động cân đối, bố trí kinh phí
trong dự toán chi thường xuyên hàng năm để thực hiện chỉnh lý, xác định giá trị
tài liệu và lựa chọn tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn để giao nộp vào Lưu
trữ lịch sử theo thời hạn quy định.
Yêu cầu các cơ quan, đơn vị, địa
phương triển khai thực hiện. Quá trình thực hiện nếu có phát sinh khó khăn, vướng
mắc các cơ quan, tổ chức báo cáo UBND
tỉnh (qua Sở Nội vụ) để bổ sung, điều chỉnh kịp thời./.
DANH MỤC
CƠ QUAN, TỔ CHỨC NỘP LƯU TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH QUẢNG BÌNH,
GIAI ĐOẠN 2021-2025
(Ban hành kèm theo Quyết định số 4561/QĐ-UBND ngày 01 tháng 12 năm 2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Bình)
|
TT
|
Tên
cơ quan, tổ chức
|
Thời gian giao nộp tài liệu
|
Thời gian hồ sơ, tài liệu nộp lưu
|
|
Năm 2021
|
|
1
|
Sở Tài chính
|
Quý II
|
2010 trở về trước
|
|
2
|
Ban Tôn giáo
|
Quý III
|
2010 trở về trước
|
|
3
|
Sở Kế hoạch và Đầu tư
|
Quý III
|
2010 trở về trước
|
|
4
|
Hội đồng nhân dân tỉnh
|
Quý
IV
|
2010 trở về trước
|
|
5
|
Văn phòng HĐND tỉnh (Phông lưu trữ
Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND)
|
Quý
IV
|
2012 trở về trước
|
|
Năm 2022
|
|
1
|
Sở Tài nguyên - Môi trường
|
Quý
II
|
2011 trở về trước
|
|
2
|
Chi cục Tiêu chuẩn - Đo lường - Chất
lượng
|
Quý
II
|
2011 trở về trước
|
|
3
|
Cục Quản lý thị trường (Phông lưu
trữ Chi cục Quản lý thị trường)
|
Quý III
|
2012 trở về trước
|
|
4
|
Sở Nông nghiệp và Phát triển nông
thôn
|
Quý III
|
2011 trở về trước
|
|
5
|
Chi cục Bảo vệ thực vật
|
Quý
IV
|
2011 trở về trước
|
|
6
|
Chi cục Thủy lợi và Phòng chống lụt bão
|
Quý
IV
|
2011 trở về trước
|
|
Năm 2023
|
|
1
|
UBND huyện
Lệ Thủy và các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện
|
Quý
II
|
2012 trở về trước
|
|
2
|
UBND huyện Bố Trạch và các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND huyện
|
Quý
II
|
2012 trở về trước
|
|
3
|
UBND huyện
Quảng Trạch và các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện
|
Quý III
|
2012 trở về trước
|
|
4
|
UBND thành
phố Đồng Hới và các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố
|
Quý
IV
|
2012 trở về
trước
|
|
Năm 2024
|
|
1
|
UBND huyện Tuyên
Hóa và các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện
|
Quý
II
|
2013 trở về trước
|
|
2
|
UBND huyện Minh Hóa và các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND huyện
|
Quý
II
|
2013 trở về trước
|
|
3
|
UBND huyện Quảng Ninh và các cơ
quan chuyên môn thuộc UBND huyện
|
Quý III
|
2013 trở về trước
|
|
4
|
Sở Thông tin và Truyền thông
|
Quý
IV
|
2013 trở về trước
|
|
5
|
Sở Văn hóa - Thể thao
|
Quý
IV
|
2013 trở về trước
|
|
6
|
BQL Dự án phân cấp giảm nghèo
|
Quý
IV
|
2013 trở về trước
|
|
Năm 2025
|
|
1
|
Sở Y tế
|
Quý
II
|
2014 trở về trước
|
|
2
|
Sở Tư pháp
|
Quý II
|
2014 trở về trước
|
|
3
|
Sở Xây dựng
|
Quý III
|
2014 trở về trước
|
|
4
|
Ban Dân tộc
|
Quý III
|
2014 trở về trước
|
|
5
|
BQL Vườn QG Phong Nha - Kẻ Bàng
|
Quý
IV
|
2014 trở về trước
|
|
6
|
Ban Quản lý Khu kinh tế
|
Quý
IV
|
2014 trở về trước
|
|
7
|
UBND thị xã Ba Đồn và các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND thị xã
|
Quý
IV
|
2014 trở về trước
|
* Lưu ý: Khuyến khích các cơ quan, tổ chức thực hiện nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
trước mốc thời gian quy định./.