Quyết định 3327/QĐ-UBND năm 2015 ban hành Quy chế hướng dẫn việc đón, tiếp và quản lý khách nước ngoài đến làm việc trên địa bàn thành phố Cần Thơ

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ HƯỚNG DẪN VIỆC ĐÓN, TIẾP VÀ QUẢN LÝ KHÁCH NƯỚC NGOÀI ĐẾN LÀM VIỆC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ CẦN THƠ

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ CẦN THƠ

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Pháp lệnh nhập cảnh, xuất cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam;

Căn cứ Nghị định số 145/2013/NĐ-CP ngày 29 tháng 10 năm 2013 của Chính phủ quy định về tổ chức ngày kỷ niệm; nghi thức trao tặng, đón nhận hình thức khen thưởng, danh hiệu thi đua; nghi lễ đối ngoại và đón, tiếp khách nước ngoài;

Căn cứ Thông tư số 01/2012/TTLT/BCA-BNG ngày 03 tháng 01 năm 2012 của Bộ Công an và Bộ Ngoại giao sửa đổi, bổ sung Thông tư liên tịch số 04/2002/TTLT/BCA-BNG ngày 29 tháng 01 năm 2002 và Thông tư liên tịch số 05/2009/TTLT/BCA-BNG ngày 12 tháng 5 năm 2009 của Bộ Công an - Bộ Ngoại giao trong lĩnh vực xuất, nhập cảnh;

Căn cứ Quyết định số 08/2014/QĐ-UBND ngày 23 tháng 9 năm 2014 của Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quy định quản lý, tổ chức, thực hiện các hoạt động đối ngoại;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Ngoại vụ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành Quy chế hướng dẫn việc đón, tiếp và quản lý khách nước ngoài đến làm việc trên địa bàn thành phố Cần Thơ.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND thành phố, Giám đốc Sở Ngoại vụ, Giám đốc sở, Thủ trưởng cơ quan ban, ngành, Chủ tịch UBND quận, huyện, các cơ quan, đơn vị và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

HƯỚNG DẪN VIỆC ĐÓN, TIẾP VÀ QUẢN LÝ KHÁCH NƯỚC NGOÀI ĐẾN LÀM VIỆC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ CẦN THƠ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 3327/QĐ-UBND ngày 09 tháng 11 năm 2015 của Ủy ban nhân dân thành phố Cần Thơ)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi, đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định nguyên tắc, trình tự thủ tục, thẩm quyền và trách nhiệm đối với các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân (UBND) quận, huyện, lực lượng vũ trang, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức xã hội - nghề nghiệp, các doanh nghiệp, cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn, cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan trong việc đón, tiếp, quản lý đoàn khách quốc tế, cá nhân khách nước ngoài (gọi tắt là khách nước ngoài) đến thăm và làm việc trên địa bàn thành phố.

2. Quy định này áp dụng đối với các Sở, ban, ngành, UBND quận, huyện, lực lượng vũ trang, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức xã hội - nghề nghiệp, các doanh nghiệp, cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn, cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan (gọi tắt là cơ quan, đơn vị) khi thực hiện việc đón, tiếp, làm việc, quan hệ, tiếp xúc với khách nước ngoài diễn ra trên địa bàn thành phố.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Lãnh đạo thành phố: Lãnh đạo Thành ủy, Hội đồng nhân dân (HĐND) thành phố, Ủy ban nhân dân (UBND) thành phố, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam (UBMTTQVN) thành phố.

2. “Cơ quan đầu mối” hoặc cơ quan được giao chủ trì chuẩn bị đón tiếp (gọi tắt là cơ quan đầu mối) là cơ quan được Lãnh đạo thành phố giao chịu trách nhiệm quản lý thống nhất việc liên hệ, thông tin chính thức với khách, chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức, điều phối sự tham gia của các đơn vị khác phục vụ thành công việc đón tiếp khách nước ngoài của Lãnh đạo thành phố và đảm bảo các yêu cầu chặt chẽ về mặt ngoại giao kể từ khi khách vào Việt Nam cho đến khi khách rời khỏi ranh giới địa bàn thành phố Cần Thơ với địa phương lân cận.

3. Các “đoàn khách cấp cao” là các đoàn khách quốc tế do Bộ trưởng, Thị trưởng hoặc tương đương trở lên dẫn đầu đoàn đến thăm và làm việc tại thành phố Cần Thơ.

4. “Khách thuộc Cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài, cơ quan Lãnh sự nước ngoài tại Việt Nam”: là các đối tượng khách nước ngoài có hàm ngoại giao thuộc hệ thống chức danh viên chức ngoại giao của cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài tại Việt Nam và hoạt động theo sự cho phép của Chính phủ Việt Nam.

5. “Khách nước ngoài” (hay còn gọi là đoàn vào): là cá nhân người nước ngoài với tư cách cá nhân hoặc đại diện cho cơ quan, tổ chức nước ngoài đến thăm, chào xã giao, làm việc, hội đàm, đàm phán và các hình thức gặp gỡ chính thức, hợp pháp khác (gọi tắt là đoàn vào) theo chương trình đón tiếp của Trung ương Đảng, Nhà nước, Quốc hội, Chính phủ có Lãnh đạo thành phố cùng tham dự đón tiếp hoặc theo chương trình của Lãnh đạo Bộ, ngành nhưng tổ chức trên địa bàn thành phố; theo lời mời của Lãnh đạo thành phố, theo đề nghị của khách đã được sự đồng ý của Lãnh đạo thành phố hoặc theo các hoạt động đối ngoại hợp pháp của Lãnh đạo Sở, ngành, cơ quan, đơn vị nhưng phù hợp với quy định tại Quy chế quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động đối ngoại của UBND thành phố.

Điều 3. Nguyên tắc tổ chức đón, tiếp khách nước ngoài

1. Việc tổ chức đón tiếp và làm việc với khách quốc tế phải phù hợp với nguyên tắc ngoại giao, luật pháp, tập quán quốc tế, trong đó đặc biệt tôn trọng nguyên tắc bình đẳng, có đi có lại để tổ chức đón, tiếp với mức độ và hình thức phù hợp.

2. Tất cả các cơ quan, đơn vị khi đón, tiếp khách nước ngoài phải tuân thủ Quy định về quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động đối ngoại ban hành kèm theo Quyết định số 08/2014/QĐ-UBND ngày 23 tháng 9 năm 2014 của UBND thành phố (gọi tắt là Quyết định số 08/2014/QĐ-UBND) và Quy chế này.

3. Việc đón, tiếp khách là thành viên cơ quan Lãnh sự, cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài đóng tại Việt Nam của tất cả các cơ quan, đơn vị đóng trên địa bàn thành phố đều phải được sự chấp thuận của Bộ Ngoại giao, UBND thành phố hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh bằng văn bản (trừ trường hợp cơ quan Lãnh sự, cơ quan đại diện ngoại giao được mở rộng địa bàn hoạt động tại thành phố Cần Thơ).

4. Đối với các đoàn khách quốc tế đến hoạt động trên địa bàn thành phố có nội dung hoạt động liên quan đến các vấn đề phức tạp, nhạy cảm, liên quan đến vấn đề dân tộc, tôn giáo, nhân quyền... phải xin ý kiến UBND thành phố thông qua Sở Ngoại vụ.

5. Nghi lễ, hình thức, cấp hàm đón, tiếp khách nước ngoài phải đảm bảo theo quy định của Chính phủ về nghi lễ Nhà nước về đón, tiếp khách nước ngoài và quy định của Thủ tướng Chính phủ về Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính Nhà nước.

6. Trình tự, thủ tục và trách nhiệm đón, tiếp, phối hợp đón, tiếp tại trụ sở cơ quan công tác phải phù hợp với điều kiện cụ thể và các quy định tại Quy chế này.

7. Việc phát ngôn và cung cấp thông tin về cuộc tiếp khách nước ngoài cho các cơ quan thông tin truyền thông, thông tấn, báo chí thực hiện theo quy định pháp luật về phát ngôn, cung cấp thông tin cho báo chí và quy định của UBND thành phố về Quy chế phát ngôn.

8. Mọi công việc lễ tân, hậu cần phục vụ cho việc đón, tiếp khách nước ngoài phải được chuẩn bị chu đáo, văn minh, lịch sự, trọng thị nhưng tiết kiệm, hiệu quả.

9. Tất cả thông tin về kết quả đón, tiếp, làm việc với khách nước ngoài (phục vụ Lãnh đạo thành phố hoặc cơ quan, đơn vị chủ trì đón, tiếp) phải báo cáo kết quả làm việc về UBND thành phố và Sở Ngoại vụ theo quy định; định kỳ 6 tháng, năm gửi báo cáo về Sở Ngoại vụ theo dõi, tổng hợp, báo cáo theo thẩm quyền.

Điều 4. Các hình thức đoàn vào

1. Hình thức đoàn vào thông qua thông báo:

- Đoàn đến thăm và làm việc tại thành phố theo chương trình đón tiếp, Hội nghị, Hội thảo, các hình thức có yếu tố nước ngoài khác của các cơ quan Trung ương Đảng, Quốc hội, Chính phủ nhưng diễn ra trên địa bàn thành phố có ý kiến chấp thuận của Thủ tướng Chính phủ hoặc Ban Đối ngoại Trung ương (cấp hàm là Bộ trưởng hoặc tương đương trở lên).

- Đoàn đến thăm và làm việc theo lời mời của Lãnh đạo thành phố, của các cơ quan, đơn vị, làm việc Chương trình, Dự án đã được cấp thẩm quyền phê duyệt, xin phép tổ chức hoặc tham dự Hội nghị, Hội thảo quốc tế hoặc theo đề nghị của khách và đã được Lãnh đạo thành phố, cơ quan chuyên môn ngành, lĩnh vực chấp thuận hoặc có lời mời.

- Các đoàn đến tìm hiểu, giao lưu, trao đổi kinh nghiệm, chuyển giao công nghệ, học tập, hợp tác, đầu tư, kinh doanh, tìm hiểu để có kế hoạch thực hiện việc viện trợ nhân đạo theo lời mời hoặc sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố, sự chấp thuận (hoặc ủy quyền) của UBND thành phố và chỉ hoạt động tại cơ quan, đơn vị; nếu hoạt động ngoài phạm vi cơ quan phải thông báo với cơ quan chức năng và nơi đoàn dự kiến đi thực tế.

- Các đoàn đến hoạt động có yếu tố nước ngoài khác nhưng phù hợp quy định của pháp luật Việt Nam và Quy chế quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động đối ngoại của UBND thành phố.

2. Hình thức đoàn vào phải xin phép:

- Hoạt động mời, đón tiếp đối tượng là Bộ trưởng, Tỉnh trưởng hoặc tương đương trở lên của các nước, các vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế: phải xin phép và phải được sự chấp thuận của Thủ tướng Chính phủ theo Khoản 3 Điều 4 Quyết định số 08/2014/QĐ-UBND của UBND thành phố.

- Các hoạt động do Thứ trưởng, Tỉnh trưởng và chức danh tương đương trở lên của đối tác nước ngoài tổ chức trên địa bàn thành phố, Đoàn đến thăm và làm việc tại thành phố theo chương trình đón tiếp, Hội nghị, Hội thảo, các hình thức có yếu tố nước ngoài khác của các cơ quan Trung ương Đảng, Quốc hội, Chính phủ nhưng diễn ra trên địa bàn thành phố, Đoàn hoạt động các nội dung, chương trình có yếu tố nhạy cảm, liên quan dân chủ, nhân quyền, dân tộc, tôn giáo: phải xin phép và phải được sự chấp thuận của Chủ tịch UBND thành phố.

- Hoạt động của đối tượng thuộc cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan thuộc khu vực Lãnh sự nước ngoài tại Việt Nam: chỉ được tiếp khi có văn bản cho phép của Bộ Ngoại giao, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh hoặc UBND thành phố Cần Thơ.

- Hoạt động Hội nghị hội thảo quốc tế có yếu tố nước ngoài: phải xin phép và thực hiện theo Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg ngày 30 tháng 11 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.

- Đoàn đến tác nghiệp báo chí, thực hiện phóng sự, ghi hình, đưa tin, làm phim hoặc các hoạt động truyền thông có yếu tố nước ngoài khác: phải xin phép và thực hiện theo Nghị định số 88/2012/NĐ-CP ngày 23 tháng 10 năm 2012 của Chính phủ.

- Hoạt động của các tổ chức phi chính phủ nước ngoài (PCPNN) như: các đoàn PCPNN được mời đến làm việc tại thành phố; các đoàn PCPNN đi khảo sát, thiết kế, lập dự án…; các đoàn, cá nhân người nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài hoạt động viện trợ phi dự án, viện trợ nhân đạo; đăng ký lập Văn phòng dự án: phải xin phép và thực hiện theo Nghị định số 12/2012/NĐ-CP ngày 01 tháng 3 năm 2012 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hoạt động của các tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam, Nghị định số 93/2009/NĐ-CP ngày 22 tháng 10 năm 2009 của Chính phủ về việc ban hành Quy chế quản lý và sử dụng viện trợ phi chính phủ nước ngoài, Thông tư số 05/2012/TT-BNG ngày 12 tháng 11 năm 2012 của Bộ Ngoại giao về hướng dẫn thi hành Nghị định số 12/2012/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư số 07/2010/TT-BKH ngày 30 tháng 3 năm 2010 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư về hướng dẫn thi hành Nghị định số 93/2009/NĐ-CP của Chính phủ;

- Hoạt động có yếu tố nhạy cảm, liên quan dân chủ, nhân quyền, dân tộc, tôn giáo có yếu tố nước ngoài (thực hiện theo Điều 9 Quyết định số 08/2014/QĐ-UBND).

- Hoạt động đoàn vào triển lãm, hội chợ thương mại, xuất bản phẩm, biểu diễn nghệ thuật, hoạt động quảng cáo có yếu tố nước ngoài…: thực hiện theo các quy định của Bộ chuyên ngành.

- Cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc tại các Văn phòng dự án, Công ty, doanh nghiệp: phải xin phép và thực hiện theo Nghị định số 93/2009/NĐ-CP ngày 22 tháng 10 năm 2009 và Thông tư số 03/2014/TT-BLĐTBXH ngày 20/01/2014 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 102/2013/ NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

- Đoàn muốn đến làm việc nhưng chưa có lời mời của cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố.

- Khách đến hoạt động khám chữa bệnh nhân đạo: phải xin phép, được Sở Y tế cấp phép về chuyên môn trước khi cho phép đoàn vào.

- Khách đến theo diện du lịch, thăm thân nhân, Việt kiều về thăm quê hương, kinh doanh hợp pháp; khách nước ngoài không có Giấy mời của cơ quan, tổ chức, cá nhân ở thành phố, có nhu cầu vào và lưu trú tại Việt Nam không quá 15 ngày: do Công an thành phố quản lý theo quy định pháp luật.

Điều 5. Các hoạt động ngoại giao gồm:

1. Lãnh đạo thành phố, cơ quan, đơn vị tiếp chính thức:

Việc đón tiếp và làm việc với đoàn khách quốc tế chính thức của Lãnh đạo thành phố bao gồm các hoạt động chủ yếu như sau:

- Đón, tiễn khách.

- Hội đàm hoặc tiếp xã giao với khách.

- Tiệc chiêu đãi khách.

- Khách chào xã giao Lãnh đạo thành phố.

- Khách xin làm việc với các Sở, ngành, cơ quan, đơn vị Nhà nước khác.

- Khách thăm địa phương, đơn vị trực thuộc.

- Ký kết các văn bản hợp tác.

2. Hoạt động ngoại giao của Lãnh đạo thành phố bao gồm:

- Phối hợp với Bộ Ngoại giao, các cơ quan Trung ương đón tiếp các đoàn khách quốc tế cấp cao của Đảng, Nhà nước, Chính phủ.

- Lãnh đạo thành phố làm việc với các đoàn khách quốc tế của các Sở, ngành khác theo đề nghị của các Sở, ngành;

- Tiếp chào xã giao, làm việc với đại diện các cơ quan ngoại giao, đại diện các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân nước ngoài.

- Tham dự Hội nghị hội thảo quốc tế, các sự kiện quốc tế do UBND thành phố tổ chức hoặc theo lời mời của các Bộ, ngành, tổ chức quốc tế.

- Tham dự các hoạt động đối ngoại do Đảng, Chính phủ, Nhà nước, các Bộ ngành tổ chức.

3. Hoạt động ngoại giao của các cơ quan, đơn vị gồm:

- Đàm phán, ký kết các biên bản, thỏa thuận, hợp đồng, bản ghi nhớ (MOU) về thực hiện các quan hệ kinh tế, thương mại, khoa học - kỹ thuật, văn hóa - xã hội... giữa các cơ quan, đơn vị với đối tác nước ngoài;

- Dự đại hội, hội nghị, hội thảo và thăm viếng hữu nghị;

- Tham quan, nghiên cứu, khảo sát, bổ túc chuyên môn nghiệp vụ, trao đổi kinh nghiệm, dự các lớp đào tạo ngắn hạn, trao đổi các báo cáo viên và giảng viên ngắn hạn.

- Mời chuyên gia nước ngoài vào làm việc ở nước ta theo các Hiệp định viện trợ vay nợ và các công trình hợp tác đầu tư nước ngoài, thực hiện chương trình (đề án), viện trợ nhân đạo của các tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ tại thành phố.

Điều 6. Nội dung chuẩn bị đón tiếp các đoàn khách quốc tế đến làm việc với Lãnh đạo thành phố

1. Công tác Lễ tân.

2. Nội dung làm việc.

3. Công tác hậu cần.

4. Công tác an ninh.

Chương II

TRÌNH TỰ, THỦ TỤC ĐÓN, TIẾP VÀ TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ CÁC ĐOÀN ĐẾN LÀM VIỆC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ

Điều 7. Đoàn vào thuộc thẩm quyền Thủ tướng Chính phủ và cơ quan có thẩm quyền khác của Trung ương

1. Đối tượng:

Đối tượng được quy định tại Khoản 3 Điều 4 Quyết định số 08/2014/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân thành phố và đoạn 1 Khoản 3 Điều 1 quy định này.

2. Cơ quan đầu mối tham mưu:

Sở Ngoại vụ là cơ quan đầu mối tiếp nhận hồ sơ đoàn vào (từ các đơn vị, cơ quan ngoại giao, đối tác nước ngoài), tham mưu UBND thành phố việc xin ý kiến Thủ tướng Chính phủ và cơ quan có thẩm quyền khác của Trung ương.

Điều 8. Tiếp nhận đề nghị của phía bạn đăng ký làm việc, chào xã giao Lãnh đạo thành phố

1. Đối tượng:

Đối tượng được quy định tại Điều 5 Quyết định số 08/2014/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân thành phố và Mục 3, 4, 5, 6 Khoản 3 Điều 1 Quy định này.

2. Cơ quan đầu mối tham mưu:

2.1. Sở Ngoại vụ là cơ quan đầu mối tiếp nhận thông tin hoặc đề nghị từ phía các cơ quan, đơn vị và chủ trì, phối hợp cơ quan, đơn vị có liên quan tham mưu Lãnh đạo thành phố việc đón, tiếp khách nước ngoài là Đại sứ, Tổng Lãnh sự, các cá nhân khác thuộc cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài ở Việt Nam (trừ các trường hợp do Văn phòng Thành ủy, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và HĐND, Văn phòng UBND thành phố, Sở, ngành tiếp nhận thông tin từ các cơ quan Trung ương, cơ quan, tổ chức nước ngoài và trực tiếp tham mưu cho Lãnh đạo thành phố đón, tiếp).

2.2. Cơ quan đầu mối khác (khi được UBND thành phố giao nhiệm vụ) chủ động phối hợp cơ quan, đơn vị có liên quan tham mưu Lãnh đạo thành phố việc đón, tiếp khách nước ngoài không thuộc Khoản 1 Điều này và chịu trách nhiệm trước UBND thành phố về việc tham mưu, chuẩn bị nội dung làm việc và báo cáo diễn biến buổi đón, tiếp. Các cơ quan đầu mối được giao đón, tiếp hoặc tham mưu việc đón, tiếp gửi thông tin việc đoàn đến (dự kiến đến) làm việc trên địa bàn thành phố về Sở Ngoại vụ theo dõi, tổng hợp, báo cáo.

2.3. Riêng đối với đoàn có thành viên thuộc cơ quan Lãnh sự nước ngoài đóng tại Việt Nam muốn liên hệ làm việc trực tiếp với cơ quan, đơn vị, cơ quan, đơn vị phải có văn bản xin phép, nội dung nêu rõ: thành phần đoàn, thời gian, chương trình hoạt động, nội dung tìm hiểu và người cần tiếp xúc gửi Sở Ngoại vụ tham mưu UBND thành phố quyết định.

Trường hợp UBND thành phố không đồng ý, Sở Ngoại vụ có văn bản phúc đáp đơn vị xin phép.

Điều 9. Chuẩn bị, tổ chức đón, tiếp khách nước ngoài của Lãnh đạo thành phố

1. Cơ quan đầu mối đón tiếp hoặc Sở Ngoại vụ:

1.1. Nắm thông tin phía bạn:

- Tiếp nhận thông tin, đề nghị từ phía khách: Thông qua các cơ quan chức năng, đơn vị liên quan để nắm rõ tiểu sử, đặc điểm của khách, nguyện vọng của khách; yêu cầu mục đích của hoạt động, những yêu cầu cần chú ý trong giao tiếp (cần chủ động tìm hiểu và xác minh thông tin chính xác, có cơ sở pháp lý về các đoàn khách nước ngoài).

- Tham mưu UBND thành phố phê duyệt chủ trương, chương trình, kế hoạch (dự kiến) đón, tiếp đoàn.

- Trực tiếp liên hệ thỏa thuận thống nhất với phía khách theo chủ trương, chương trình, kế hoạch dự kiến của UBND thành phố; bàn bạc và thống nhất các chi tiết liên quan đến chương trình, lễ tân đối ngoại.

- Báo cáo kết quả bàn bạc về các chi tiết đã thống nhất với phía khách; tham mưu UBND thành phố phê duyệt chủ trương, chương trình, kế hoạch chính thức đón tiếp đoàn.

1.2. Trình phê duyệt chủ trương tiếp đoàn:

Tùy mục đích, tính chất, nội dung, thành phần và tầm quan trọng của cuộc đón, tiếp khách, Sở Ngoại vụ hoặc cơ quan đầu mối lập Tờ trình và tham mưu UBND thành phố xem xét, quyết định về chủ trương đón, tiếp khách nước ngoài (hoặc ủy quyền đón, tiếp hoặc từ chối việc đón, tiếp), Tờ trình cần thể hiện rõ các nội dung sau:

- Thông tin cơ bản: Tóm tắt về đoàn vào, mục đích ý nghĩa và kết quả mong muốn đạt được của cuộc tiếp xúc;

- Đề xuất của đơn vị đầu mối:

+ Chính kiến tham mưu về việc đón, tiếp (ủy quyền) hay không đón, tiếp;

+ Thành phần tham dự đón, tiếp;

+ Dự kiến thời gian, địa điểm, quy mô, hình thức đón, tiếp;

+ Chiêu đãi (hoặc mời cơm), quy mô tham dự;

+ Nguồn kinh phí đón, tiếp.

1.3. Trình Lãnh đạo thành phố phê duyệt Kế hoạch đón tiếp (có thể trình chung với chủ trương):

+ Trường hợp Lãnh đạo thành phố thống nhất đón, tiếp khách nước ngoài, đơn vị được giao đầu mối phối hợp Sở Ngoại vụ, cơ quan có liên quan xây dựng Kế hoạch đón, tiếp khách nước ngoài;

+ Kế hoạch phải rõ ràng, chi tiết: thời gian, địa điểm, thành phần đón, tiếp, yêu cầu lễ tân, hậu cần, quà tặng, tiệc cơm (hoặc chiêu đãi), kịch bản, chương trình chi tiết đón, tiếp, bài phát biểu (nếu có); thông tin về phía khách, thông tin cần Lãnh đạo thành phố trình bày tại buổi đón, tiếp; dự trù kinh phí.

+ Kế hoạch phải có sự phân công trách nhiệm, thời gian hoàn thành cụ thể cho từng đơn vị liên quan, đảm bảo tinh gọn, hiệu quả, không chồng lấn về chức năng, nhiệm vụ.

1.4. Thực hiện các công việc chuẩn bị cho buổi đón, tiếp (sau khi kế hoạch, chủ trương đã được phê duyệt);

- Đơn vị đầu mối chủ động triển khai Kế hoạch được Lãnh đạo thành phố phê duyệt đến các đơn vị liên quan; điều phối, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện Kế hoạch. Trường hợp vượt thẩm quyền, kịp thời báo cáo Lãnh đạo thành phố chỉ đạo giải quyết. Đối với các cuộc đón, tiếp khách nước ngoài là cấp Bộ trưởng, tương đương hoặc cao hơn, đơn vị đầu mối phải trình Lãnh đạo thành phố thông qua kịch bản, chương trình chi tiết cuộc đón, tiếp, sơ đồ bố trí các vị trí ngồi đón, dùng tiệc, hội đàm và các vị trí có liên quan khác.

- Chuẩn bị tài liệu phục vụ cuộc đón, tiếp khách: tùy theo nội dung của cuộc đón, tiếp khách (tiếp chào xã giao, đàm phán, hội nghị, hội thảo, hội đàm, đi thực tế…), Sở Ngoại vụ hoặc đơn vị được giao đầu mối (chủ trì) đón, tiếp khách phải chịu trách nhiệm chính và phối hợp cơ quan, đơn vị có liên quan tổng hợp tài liệu, kiểm tra, trình phê duyệt và phát hành trước khi tiếp khách, gồm:

+ Lý lịch đoàn khách nước ngoài (cá nhân, cơ quan, tổ chức, quốc gia, quốc tịch, hộ chiếu…);

+ Các hoạt động chủ yếu và lĩnh vực khách quan tâm tại Cần Thơ và mong muốn của khách đối với Lãnh đạo thành phố;

+ Tiềm năng hợp tác của khách nước ngoài;

+ Ý kiến cơ quan, đơn vị có liên quan;

+ Tổng hợp, đề xuất khả năng hợp tác với khách nước ngoài;

+ Dự thảo ý kiến phát biểu chính thức của đại diện Lãnh đạo thành phố chủ trì buổi đón, tiếp;

+ Kịch bản đón, tiếp khách kèm theo sơ đồ bố trí chỗ ngồi, chỗ dùng tiệc (dùng cơm) - nếu có;

+ Các thông tin khác có liên quan.

+ Thành phần phía thành phố tham gia đón, tiếp khách.

- Chủ động sắp xếp, đôn đốc các cơ quan, đơn vị phối hợp đón tiếp khách theo Chương trình làm việc của UBND thành phố.

+ Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan chuẩn bị nội dung các buổi làm việc: bài phát biểu của Lãnh đạo thành phố, Chương trình, nội dung trao đổi, nội dung cần kêu gọi hợp tác, đầu tư nước ngoài, tài liệu khác có liên quan, phát tài liệu, chụp ảnh, phiên dịch (tại buổi làm việc chính thức và tiệc chiêu đãi đoàn), dịch tài liệu họp sang ngôn ngữ của bạn …; trình Lãnh đạo thành phố trước khi tiếp và làm việc với đoàn.

- Chuẩn bị công tác lễ tân và hậu cần: cờ để bàn, biển tên (bàn hội đàm), sắp xếp bàn hội đàm/tiếp xã giao, quà tặng trưởng đoàn, thành phần đoàn; hoa, chuẩn bị các khẩu hiệu, băng rôn chào mừng đoàn tại phòng họp và khách sạn nơi đoàn nghỉ (nếu có); sắp xếp vị trí ngồi phù hợp thông lệ quốc tế.

Quà tặng phải đảm bảo phù hợp, tương xứng với từng đối tượng khách (theo cấp bậc của khách).

- Chủ động (hoặc phối hợp Sở Ngoại vụ) tham mưu Lãnh đạo thành phố các công tác chuyên môn khác phục vụ buổi đón tiếp.

- Phân công người trực tại buổi làm việc để hướng dẫn khi khách có nhu cầu.

- Chủ trì (hoặc phối hợp Sở Ngoại vụ, cơ quan có liên quan) dự thảo, thẩm định các nội dung ký kết và thể thức Bản Ghi nhớ đối với các đoàn đến thăm và làm việc có ký kết Thỏa thuận hoặc Bản Ghi nhớ hợp tác hay kết quả làm việc giữa UBND thành phố và phía bạn.

- Phối hợp với Văn phòng Thành ủy, Văn phòng HĐND thành phố và Văn Phòng UBND thành phố mời các cơ quan truyền thông đến dự và đưa tin.

- Phối hợp với Văn phòng Thành ủy, Văn phòng HĐND thành phố và Văn Phòng UBND thành phố bố trí phòng làm việc, hội trường.

- Chuẩn bị cho việc ký kết:

+ Xác định thành phần và gửi giấy mời tham dự. Lễ ký kết các văn bản thường được tổ chức kết hợp với buổi hội đàm/tiếp xã giao, tuy nhiên thành phần tham gia lễ ký kết có thể không phải là những người tham dự hội đàm/tiếp xã giao.

+ Chuẩn bị văn bản ký kết. Trong trường hợp bên ký kết là Sở, ngành, Sở Ngoại vụ chuẩn bị cho Lãnh đạo thành phố ký kết hoặc hướng dẫn cho Sở, ngành chuẩn bị văn bản ký kết và kiểm tra lại trước khi ký.

+ Chuẩn bị cơ sở vật chất nghi lễ ký kết (bộ đồ ký kết).

+ Vị trí ngồi ký kết văn bản.

+ Thành phần chứng kiến.

- Chuẩn bị chương trình đi thực tế (nếu có):

+ Gửi công văn thông báo cho địa phương, đơn vị trực thuộc. Công văn cần nêu rõ: mục đích chuyến thăm, danh sách đoàn, thời gian chuyến thăm, yêu cầu cụ thể (nếu có), mức độ quan trọng của chuyến thăm.

+ Hướng dẫn địa phương, đơn vị trực thuộc các biện pháp lễ tân và chương trình đón tiếp đoàn cho hiệu quả.

+ Xác định và tham mưu thành phần tháp tùng đoàn.

- Chuẩn bị tiệc chiêu đãi (hoặc tiệc cơm)

+ Gửi giấy mời các thành phần tham dự và liên hệ khẳng định danh sách tham dự. Giấy mời cho khách nước ngoài thường được gửi cho cán bộ phụ trách hậu cần/lễ tân của đoàn ngay khi đoàn tới Việt Nam. Giấy mời cho các đại diện Việt Nam có tham dự buổi hội đàm/tiếp xã giao sẽ được gửi kèm trong tập tài liệu tiếp khách. Trong trường hợp tiệc chiêu đãi diễn ra trước buổi hội đàm/tiếp xã giao, giấy mời dự tiệc chiêu đãi sẽ được gửi trước tới các thành phần tham dự tiệc phía Việt Nam.

+ Thực đơn món ăn, danh sách mời dự tiệc phải được báo cáo cho Người chủ trì đón tiếp phê duyệt trước khi mời.

+ Vẽ sơ đồ bàn tiệc và chuẩn bị biển tên đặt bàn tiệc.

1.5. Thực hiện nhiệm vụ tại buổi đón, tiếp:

a) Đón, tiễn:

- Liên hệ với sân bay/nhà ga, xác định ngày giờ khách đến/đi, ấn định thời gian của hoạt động, thông báo cho các thành phần liên quan (cán bộ lễ tân, hậu cần, cảnh sát dẫn đường…).

- Liên hệ trước với các cơ quan chức năng ở sân bay/nhà ga (Ban Giám đốc Sân bay, Công an, hải quan…) để tranh thủ giúp đỡ giải quyết các thủ tục xuất nhập cảnh, hộ chiếu, hành lý nhanh chóng thuận lợi cho khách.

- Khi khách đến, tặng hoa và mời đoàn lên ô tô về khách sạn hoặc vào phòng VIP tại sân bay. (Hoa tặng căn cứ theo cấp bậc của khách).

- Cử cán bộ lễ tân ở lại sân bay/nhà ga phụ trách thủ tục về hộ chiếu, hành lý (khi đón) hoặc ra sân bay/nhà ga trước để gửi hành lý, làm thủ tục xuất cảnh.

- Trao chương trình làm việc và giấy mời tham dự tiệc chiêu đãi của đoàn cho cán bộ hậu cần/lễ tân của khách.

- Xe đưa đón khách trong thời gian thăm và làm việc tại thành phố. (Lưu ý vị trí ngồi trên ô tô).

b) Trước khi đón, tiếp:

- Đăng ký phòng và cơ sở vật chất tiếp khách với Văn phòng: Thành ủy, HĐND thành phố, UBND thành phố, UBMTTQVN thành phố.

- Cơ quan đầu mối đến trước giờ chính thức tiếp, kiểm tra lần cuối các khâu chuẩn bị đón, tiếp.

- Kiểm tra thành phần cùng tham gia đón tiếp.

c) Hội đàm (hoặc chào xã giao):

- Giới thiệu thành phần phía thành phố khi tiếp khách.

- Chuẩn bị các tài liệu cơ bản cung cấp cho Lãnh đạo thành phố tại buổi đón, tiếp khách gồm:

+ Danh sách khách, có kèm lý lịch tóm tắt của khách chính

+ Danh sách đại diện phía thành phố tham dự buổi tiếp

+ Tóm tắt tình hình hợp tác với thành phố của phía đối tác.

+ Tài liệu chuyên môn do các Sở, ngành cung cấp

+ Chương trình làm việc tại thành phố của khách

- Chuẩn bị tài liệu cho phía khách, gồm các tài liệu giới thiệu về UBND thành phố, tiềm năng, thế mạnh của thành phố, lĩnh vực mà khách quan tâm.

- Chuẩn bị phiên dịch

- Chuẩn bị biển tên, cờ đặt trên bàn hội đàm

- Chuẩn bị tặng phẩm

- Tùy tính chất, cấp bậc của trưởng đoàn, cơ quan đầu mối hoặc Sở Ngoại vụ có trách nhiệm liên hệ đầu mối phía khách thống nhất về trang phục để tham mưu Lãnh đạo thành phố quy định trang phục đón tiếp khách. Đồng thời thông báo các Sở, ngành có liên quan về trang phục tiếp khách.

- Ghi biên bản chi tiết nội dung trao đổi tại buổi làm việc (gửi biên bản về Sở Ngoại vụ quản lý sau khi kết thúc buổi đón, tiếp chậm nhất 03 ngày).

d) Đi thực tế:

- Chuẩn bị phương tiện (xe, tàu…), người phiên dịch, liên hệ bố trí địa điểm tham quan, kiểm tra điểm tham quan, thông báo địa phương nơi đoàn dự kiến đến, đưa đoàn đi tham quan (nếu có). Nếu đoàn đề nghị thay đổi hành trình ngoài chương trình đã đề nghị hoặc đã được Lãnh đạo thành phố phê duyệt phải kịp thời xin phép hoặc thông báo cho Công an thành phố, Sở Ngoại vụ biết (nếu địa điểm thay đổi không thuận tiện cho việc tham quan, Công an thành phố hoặc Sở Ngoại vụ phải thông báo và cán bộ dẫn đoàn).

- Liên hệ trước nơi đến, hướng dẫn Lãnh đạo, cá nhân tại điểm thực tế chuẩn bị nghi lễ, hình thức cần thiết để đón khách; kiểm tra trước khi khách đến.

đ) Tiệc chiêu đãi (tiệc cơm, tiệc buffet….):

- Đặt tiệc. Nội dung, hình thức chiêu đãi, món ăn, đối tượng tham dự buổi chiêu đãi, tiệc cơm phải được báo cáo cho Người chủ trì đón tiếp phê duyệt trước khi khách đến.

- Vẽ sơ đồ bàn tiệc (khi cần thiết).

- Tham dự chiêu đãi hoặc tiệc cơm (nếu có).

e) Sau buổi tiếp:

- Dự thảo thông báo kết luận, Thông cáo báo chí (nếu có) và Báo cáo kết quả sau buổi đón, tiếp về UBND thành phố (đồng gửi Sở Ngoại vụ); tham mưu UBND thành phố chỉ đạo xử lý sau buổi đón, tiếp; theo dõi, đôn đốc cơ quan, đơn vị có liên quan triển khai thực hiện các nội dung đã được trao đổi, thống nhất tại buổi làm việc.

- Xin ý kiến Lãnh đạo thành phố về việc cung cấp thông tin cho báo chí trong nước và báo chí nước ngoài.

2. Văn phòng Thành ủy, Văn phòng HĐND thành phố và Văn Phòng UBND thành phố hoặc cơ quan, đơn vị có liên quan:

- Tùy theo tính chất buổi làm việc (Hội nghị, hội thảo, họp, tọa đàm, đàm phán, ký kết….) và địa điểm được Lãnh đạo thành phố chọn để đón, tiếp, các cơ quan có tên nêu tại khoản này, chủ động phối hợp, hỗ trợ cơ quan đầu mối bố trí phòng họp, sắp xếp bàn ghế và các cơ sở vật chất khác cho buổi làm việc chính thức theo đúng nghi thức, nguyên tắc lễ tân ngoại giao. Phòng tiếp khách nước ngoài hoặc các điểm đón, tiếp có liên quan phải được chuẩn bị sẵn sàng, đảm bảo yêu cầu về lễ tân chậm nhất 01 giờ trước giờ tiếp khách.

- Phối hợp cơ quan đầu mối chuẩn bị nội dung, hình thức, hậu cần đón tiếp.

- Phát hành thư mời đại biểu phía thành phố tham dự buổi đón, tiếp và Thư mời dự tiệc chiêu đãi khách (nếu có), ghi rõ trang phục.

- Bố trí nhân sự phụ trách hậu cần tại buổi làm việc.

- Tham mưu Lãnh đạo thành phố mời cơ quan báo, đài địa phương đến ghi hình và đưa tin (nếu cần thiết).

3. Sở Kế hoạch và Đầu tư

- Sở Kế hoạch và Đầu tư chủ trì chuẩn bị các thông tin về kế hoạch quy hoạch của thành phố và các chính sách thu hút đầu tư và phối hợp với Trung tâm Xúc tiến Đầu tư - Thương mại - Du lịch chuẩn bị các thông tin về tiềm năng thế mạnh của thành phố, danh mục các dự án kêu gọi đầu tư nước ngoài vào thành phố.

- Bố trí phiên dịch chịu trách nhiệm đối với phần trình bày, phát biểu của đại diện Sở tại buổi làm việc chính thức trong trường hợp được Lãnh đạo thành phố ủy quyền trình bày giới thiệu khái quát về thành phố Cần Thơ hoặc trình bày các nội dung khác.

4. Trung tâm Xúc tiến Đầu tư - Thương mại và Hội chợ triển lãm

- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan chuẩn bị các tài liệu kêu gọi, xúc tiến đầu tư, thương mại và du lịch (tiếng Việt và tiếng Anh) gửi đến đoàn tại buổi làm việc chính thức.

- Chịu trách nhiệm trình bày nội dung giới thiệu khái quát về thành phố Cần Thơ và các dự án kêu gọi đầu tư nước ngoài vào thành phố khi được Lãnh đạo thành phố phân công.

- Bố trí phiên dịch chịu trách nhiệm đối với phần trình bày của Trung tâm.

5. Sở Y tế

Chịu trách nhiệm về kiểm tra an toàn thực phẩm tại các điểm tổ chức chiêu đãi, mời cơm và chăm sóc sức khỏe cho khách khi có phát sinh tình huống.

6. Công an thành phố

- Chủ trì phối hợp với Sở Ngoại vụ thực hiện Quyết định số 14/2000/QĐ-TTg ngày 27/01/2000 của Thủ tướng Chính phủ quy định các đoàn trong nước và khách nước ngoài đến Việt Nam có xe Cảnh sát giao thông dẫn đường hoặc đối với những Đoàn khách, khách quan trọng theo chỉ đạo của Lãnh đạo thành phố.

- Có kế hoạch bố trí lực lượng đảm bảo an toàn giao thông, an ninh trật tự trên các tuyến đường đoàn đi qua, các điểm tiếp và làm việc, nơi ăn, nghỉ của đoàn.

7. Trách nhiệm của các Sở, ban, ngành, UBND quận, huyện và cơ quan có liên quan trong việc tham mưu đón tiếp.

- Tham mưu Lãnh đạo thành phố các nội dung cần kêu gọi hợp tác, đầu tư nước ngoài theo ngành, lĩnh vực quản lý, gửi kịp thời về cơ quan đầu mối tổng hợp trình Lãnh đạo thành phố.

- Tham dự đón, tiếp, tiệc chiêu đãi, tiệc cơm, đi thực tế đầy đủ và đúng thành phần hoặc theo phân công. Trường hợp vắng phải xin phép Lãnh đạo thành phố chủ trì buổi đón, tiếp.

Điều 10. Thẩm quyền, quy trình cho phép làm việc

1. Thẩm quyền:

1.1 Khách đến làm việc trực tiếp với khối Đảng, đoàn thể của Thành ủy:

- Việc cho phép đoàn vào thực hiện theo quy định của Thành ủy (trừ trường hợp các đoàn thuộc thẩm quyền Thủ tướng Chính phủ cho phép).

- Văn phòng Thành ủy có trách nhiệm gửi thông tin việc đón, tiếp của Lãnh đạo Thành ủy về UBND thành phố (đồng gửi Sở Ngoại vụ, Công an thành phố). Khi cần hỗ trợ việc đón tiếp, Sở Ngoại vụ chủ động phối hợp Văn phòng Thành ủy chuẩn bị, phục vụ chu đáo buổi đón, tiếp của Lãnh đạo Thành ủy.

1.2 Khách đến làm việc với HĐND thành phố, UB.MTTQ Việt Nam thành phố:

- Do Thủ trưởng cơ quan quyết định theo thẩm quyền.

- Trên cơ sở yêu cầu của HĐND thành phố, UBMTTQVN thành phố, Sở Ngoại vụ có trách nhiệm phối hợp Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân (ĐBQH&HĐND) thành phố phục vụ Lãnh đạo HĐND thành phố, UBMTTQVN thành phố đón, tiếp khách nước ngoài.

1.3 Khách đến làm việc với UBND thành phố:

- Chủ tịch UBND thành phố xin ý kiến Thủ tướng Chính phủ cho phép tiếp đối với các đoàn vào thuộc cấp Chính phủ, Trung ương của nước bạn và báo cáo Bí thư Thành ủy (hoặc Thường trực Thành ủy) trước khi tiếp;

- Chủ tịch UBND thành phố cho phép theo thẩm quyền đối với các đoàn cấp tỉnh, thành phố của nước bạn, đoàn thành viên cơ quan Lãnh sự, cơ quan đại diện ngoại giao, đoàn có nội dung hoạt động nhạy cảm, phức tạp, dân tộc, tôn giáo.

- Sở Ngoại vụ hoặc cơ quan đầu mối tham mưu việc đón tiếp, chủ động phối hợp Văn phòng UBND thành phố phục vụ việc đón, tiếp.

- Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố (Sở, ngành, Văn phòng UBND thành phố) nếu trực tiếp gửi đề nghị đến UBND thành phố và được UBND thành phố giao chủ trì phục vụ việc đón, tiếp khách sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm trước UBND thành phố về nội dung tham mưu, đề xuất và phục vụ việc đón, tiếp khách nước ngoài; Văn phòng UBND thành phố có trách nhiệm gửi thông tin cho Sở Ngoại vụ theo dõi, quản lý.

1.4 Khách đến làm việc với Sở, ngành, quận, huyện, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp vv…, cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn, doanh nghiệp thuộc thành phố quản lý:

- Đoàn đến vượt thẩm quyền phải báo cáo, xin phép UBND thành phố.

- Đoàn đến làm việc phải được Giám đốc Sở chuyên môn ngành, lĩnh vực, Chủ tịch UBND quận, huyện, Thủ trưởng đơn vị chấp thuận hoặc có lời mời nhưng phải gửi thông báo về Sở Ngoại vụ, Công an thành phố.

- Sở Ngoại vụ có trách nhiệm lấy ý kiến cơ quan chuyên môn có liên quan, trường hợp phát hiện đoàn có yếu tố nhạy cảm, cần lưu ý Sở Ngoại vụ thông tin ngay cho cơ quan, đơn vị đón, tiếp.

- Trường hợp Thủ trưởng cơ quan, đơn vị chủ trì đón tiếp đoàn tại trụ sở cơ quan đơn vị cần gửi thông báo đến Sở Ngoại vụ, Công an thành phố và địa phương nơi đóng trụ sở cơ quan trước ít nhất 05 ngày làm việc để tiện việc phối hợp theo dõi quản lý.

- Trường hợp Thủ trưởng cơ quan, đơn vị chủ trì đón tiếp đoàn tại trụ sở cơ quan, đơn vị nhưng chương trình có làm việc hoặc đi tham quan thực tế tại cơ quan và địa phương khác phải gửi văn bản đến Sở Ngoại vụ trước ít nhất 07 ngày làm việc để Sở Ngoại vụ lấy ý kiến các cơ quan có liên quan và địa phương nơi đoàn đến tham quan.

2. Quy trình thủ tục:

2.1 Đoàn thuộc thẩm quyền Thủ tướng Chính phủ:

- Thành phần hồ sơ:

+ Văn bản đề nghị của Sở Ngoại vụ.

+ Dự thảo Tờ trình của UBND thành phố gửi Thủ tướng Chính phủ.

+ Văn bản đề nghị của đơn vị, cơ quan ngoại giao hoặc đối tác nước ngoài, bao gồm các thông tin cơ bản như: mục đích đoàn vào, thành phần đoàn, thời gian, kinh phí, chương trình làm việc dự kiến, lý lịch của khách.

+ Tài liệu liên quan khác.

- Thời gian xử lý:

+ Tùy thực tế khách gửi đề nghị đến cơ quan nào (Sở Ngoại vụ, cơ quan chuyên môn khác hoặc Văn phòng UBND thành phố…), chậm nhất trong vòng 02 ngày làm việc cơ quan tiếp nhận chuyển cơ quan chuyên môn, địa phương, đơn vị nơi đoàn đến hoạt động xem xét, trả lời theo chức năng quản lý Nhà nước, chức năng quản lý địa bàn; (cơ quan thụ lý đồng gửi Sở Ngoại vụ để theo dõi, quản lý).

+ Chậm nhất trong vòng 03 ngày làm việc (hoặc theo thời hạn yêu cầu), cơ quan có liên quan được xin kiến có ý kiến phúc đáp cơ quan thụ lý (thống nhất hoặc đề nghị không cho phép, các vấn đề cần lưu ý).

+ Chậm nhất trong 02 ngày làm việc, cơ quan thụ lý tham mưu UBND thành phố trình Thủ tướng Chính phủ xin phép. Trường hợp UBND thành phố không cho phép đoàn vào, cơ quan thụ lý phúc đáp cơ quan đề nghị đồng gửi Sở Ngoại vụ để theo dõi, quản lý.

+ Chậm nhất trong 05 ngày làm việc, Văn phòng UBND thành phố tham mưu trình UBND thành phố quyết định.

2.2 Đoàn đề nghị làm việc với Lãnh đạo thành phố (gửi văn bản về Sở Ngoại vụ hoặc cơ quan đầu mối):

- Thành phần hồ sơ:

+ 01 bản chính Văn bản đề nghị của Sở Ngoại vụ hoặc của cơ quan đầu mối.

+ 01 bản photo văn bản đề nghị của đơn vị, cơ quan ngoại giao hoặc đối tác nước ngoài, bao gồm các thông tin cơ bản như: mục đích đoàn vào, thành phần đoàn, thời gian vào, chương trình làm việc dự kiến, địa điểm làm việc.

+ 01 bản photo Danh sách đoàn kèm theo phải nêu thông tin chi tiết về khách đến (họ tên, giới tính, năm sinh, quốc tịch, số thị thực, nghề nghiệp, nội dung, bản sao hộ chiếu của người nước ngoài), gửi đến Sở Ngoại vụ và Công an thành phố trước ít nhất 05 ngày làm việc.

+ 01 bản photo Quyết định phê duyệt Dự án (do UBND thành phố hoặc cơ quan có thẩm quyền phê duyệt) còn hiệu lực đối với đoàn vào thực hiện Dự án.

+ 01 Bản sao Giấy phép hoạt động có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền còn thời hạn trong vòng 03 tháng (Đối với Đoàn, cá nhân nước ngoài vào là các tổ chức phi chính phủ đã có giấy phép hoạt động và có địa bàn hoạt động tại thành phố Cần Thơ; các đoàn phóng viên, báo chí nước ngoài đã được Bộ Ngoại giao cấp phép).

+ 01 Bản sao Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép chứng nhận đầu tư (có chứng thực) ngành nghề liên quan của cơ quan có thẩm quyền còn thời hạn trong vòng 03 tháng (Đối với các đơn vị xin phép cho Đoàn, cá nhân nước ngoài vào là Doanh nghiệp).

- Thời gian xử lý:

+ Chậm nhất trong vòng 02 ngày làm việc, Sở Ngoại vụ chuyển cơ quan chuyên môn, địa phương, đơn vị nơi đoàn đến hoạt động xem xét, trả lời theo chức năng quản lý Nhà nước, chức năng quản lý địa bàn.

+ Chậm nhất trong vòng 03 ngày làm việc (hoặc theo thời hạn yêu cầu), cơ quan có liên quan được xin kiến có ý kiến phúc đáp Sở Ngoại vụ (thống nhất hoặc đề nghị không cho phép, các vấn đề cần lưu ý).

+ Trường hợp đột xuất thời gian xử lý thực hiện theo chỉ đạo của UBND thành phố.

+ Chậm nhất trong 02 ngày làm việc, Sở Ngoại vụ tham mưu UBND thành phố cho phép. Trường hợp UBND thành phố không cho phép đoàn vào, Sở Ngoại vụ phúc đáp cơ quan đề nghị. (Nếu UBND thành phố giao cơ quan chuyên môn khác phúc đáp thì phải thông báo Sở Ngoại vụ để theo dõi, quản lý).

2.3 Cơ quan, đơn vị thông báo việc khách đến làm việc:

- Thành phần hồ sơ:

+ 01 bản chính văn bản đề nghị của cơ quan, đơn vị.

+ 01 bản photo văn bản đề nghị của đơn vị, cơ quan ngoại giao hoặc đối tác nước ngoài, bao gồm các thông tin cơ bản như: mục đích đoàn vào, thành phần đoàn, thời gian vào, chương trình làm việc dự kiến, địa điểm làm việc.

+ 01 bản photo Danh sách đoàn kèm theo phải nêu thông tin chi tiết về khách đến (họ tên, giới tính, năm sinh, quốc tịch, số thị thực, nghề nghiệp, nội dung, bản sao hộ chiếu của người nước ngoài), gửi đến Sở Ngoại vụ và Công an thành phố trước ít nhất 05 ngày làm việc.

+ 01 bản photo Quyết định phê duyệt Dự án (do UBND thành phố hoặc cơ quan có thẩm quyền phê duyệt) còn hiệu lực đối với đoàn vào thực hiện Dự án.

+ 01 bản sao Giấy phép hoạt động có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền còn thời hạn trong vòng 03 tháng (Đối với Đoàn, cá nhân nước ngoài vào là các tổ chức phi chính phủ đã có giấy phép hoạt động và có địa bàn hoạt động tại thành phố Cần Thơ; các đoàn phóng viên, báo chí nước ngoài đã được Bộ Ngoại giao cấp phép).

+ 01 bản sao Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép chứng nhận đầu tư (có chứng thực) ngành nghề liên quan của cơ quan có thẩm quyền còn thời hạn trong vòng 03 tháng (Đối với các đơn vị xin phép cho Đoàn, cá nhân nước ngoài vào là Doanh nghiệp).

- Thời gian xử lý:

+ Chậm nhất trong vòng 02 ngày làm việc Sở Ngoại vụ chuyển cơ quan chuyên môn, địa phương, đơn vị nơi đoàn đến hoạt động xem xét, trả lời;

+ Chậm nhất trong vòng 03 ngày làm việc (hoặc theo thời hạn yêu cầu), cơ quan có liên quan có nhiệm vụ đóng góp ý kiến về tư cách pháp nhân của đoàn đến và về lĩnh vực hoạt động (hoặc địa bàn hoạt động) của đoàn đến, nêu rõ ý kiến thống nhất hoặc đề nghị không cho phép, các vấn đề cần lưu ý, gửi về Sở Ngoại vụ.

+ Chậm nhất trong 02 ngày làm việc, Sở Ngoại vụ thông báo việc đoàn vào đến cơ quan, UBND địa phương nơi đoàn đến để phối hợp quản lý. Trường hợp không cho phép đoàn vào, Sở Ngoại vụ phúc đáp cơ quan đề nghị.

2.4 Khách đến phải xin phép (Khách chưa có ý kiến thống nhất tiếp đoàn hoặc chưa có lời mời của cơ quan đón, tiếp) và các trường hợp đoàn vào quy định tại Khoản 2 Điều 4 của Quy chế này:

- Thành phần hồ sơ:

+ 01 bản chính (hoặc bản fax hoặc thông tin qua mail) Văn bản đề nghị của đơn vị, cơ quan ngoại giao hoặc đối tác nước ngoài, bao gồm các thông tin cơ bản như: mục đích đoàn vào, thành phần đoàn, thời gian, chương trình làm việc dự kiến, lý lịch của Trưởng đoàn.

+ Danh sách đoàn kèm theo phải nêu thông tin chi tiết về khách đến (họ tên, giới tính, năm sinh, quốc tịch, số hộ chiếu, số thị thực, nghề nghiệp, nội dung, thời gian và địa điểm làm việc của đoàn), gửi đến Sở Ngoại vụ và Công an thành phố trước ít nhất 05 ngày làm việc.

- Thời gian xử lý:

+ Chậm nhất trong vòng 02 ngày làm việc Sở Ngoại vụ chuyển cơ quan chuyên môn, địa phương, đơn vị nơi đoàn đề nghị đến hoạt động xem xét, trả lời theo thẩm quyền hoặc theo chức năng quản lý Nhà nước, chức năng quản lý địa bàn;

+ Chậm nhất trong vòng 03 ngày làm việc (hoặc theo thời hạn yêu cầu), cơ quan có liên quan có nhiệm vụ đóng góp ý kiến về tư cách pháp nhân của đoàn đến và về lĩnh vực hoạt động (hoặc địa bàn hoạt động) của đoàn đến, nêu rõ ý kiến thống nhất hoặc đề nghị không cho phép, các vấn đề cần lưu ý, gửi về Sở Ngoại vụ.

+ Chậm nhất trong 02 ngày làm việc kể từ lúc hết thời hạn trả lời, Sở Ngoại vụ trả lời đối tác nước ngoài (cho phép hoặc không cho phép), đồng gửi đến cơ quan, UBND địa phương nơi đoàn đến để phối hợp quản lý.

Chương III

MỘT SỐ QUY ĐỊNH KHÁC

Điều 11. Một số quy định khác

1. Việc tiếp khách phải chu đáo, văn minh, lịch sự theo đúng nghi thức ngoại giao đồng thời phù hợp với tập quán của Việt Nam. Sở Ngoại vụ có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra về lễ tân đón, tiếp khách khi phục vụ Lãnh đạo thành phố và theo đề nghị của cơ quan, đơn vị.

2. Khi đón tiếp các đoàn khách nước ngoài đến thăm và làm việc, các Sở, ban, ngành, địa phương cần bảo đảm tính trọng thị, chu đáo, tiết kiệm; thực hiện đúng theo chương trình, nội dung, kế hoạch đã được Lãnh đạo thành phố chấp thuận và theo sự thống nhất với các bên có liên quan; báo cáo UBND thành phố (thông qua Sở Ngoại vụ) kết quả làm việc.

Điều 12. Chế độ thông tin báo cáo và bảo mật

1. Sau khi kết thúc mỗi hoạt động đối ngoại liên quan đến giao lưu, hợp tác trên địa bàn thành phố Cần Thơ, chậm nhất trong vòng 01 tháng hoặc theo thời gian của cơ quan có thẩm quyền quy định, các cơ quan, đơn vị làm việc với khách nước ngoài phải gửi báo cáo kết quả làm việc về UBND thành phố (thông qua Sở Ngoại vụ) và cơ quan chủ quản về mục đích, nội dung, hiệu quả đón tiếp khách, đề xuất chủ trương, giải pháp đối với những vấn đề phát sinh, nêu rõ kế hoạch thực hiện các thỏa thuận với đối tác nước ngoài (nếu có).

2. Định kỳ 6 tháng, năm, các cơ quan, đơn vị phải báo cáo UBND thành phố về số lượng đoàn, số lượng người đã đón vào, về hiệu quả đoàn vào, sơ tổng kết, đánh giá cụ thể.

3. Các cơ quan, đoàn thể và mọi cá nhân có liên quan khi quan hệ công tác, giao tiếp với các tổ chức nước ngoài và người nước ngoài phải giữ gìn bí mật quốc gia theo quy định tại Quyết định số 64/2008/QĐ-UBND ngày 29 tháng 7 năm 2008 của UBND thành phố Cần Thơ ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước thành phố Cần Thơ. Việc trao đổi thông tin, cung cấp tài liệu, số liệu, bản đồ, vật mẫu cho các tổ chức và người nước ngoài phải theo tuân thủ quy định tại Quyết định số 13/2014/QĐ-UBND ngày 03 tháng 11 năm 2014 của UBND thành phố Cần Thơ ban hành Quy chế quản lý nhà nước về thông tin đối ngoại trên địa bàn thành phố Cần Thơ.

4. Đối với các vấn đề phức tạp, nhạy cảm liên quan đến chủ quyền, an ninh quốc gia, dân tộc, nhân quyền, tôn giáo phát sinh trên địa bàn, trong khi giao tiếp phải tuân thủ quy chế bảo mật; sau khi tiếp, các cơ quan, đơn vị phải báo cáo kịp thời diễn biến, kết quả buổi làm việc về UBND thành phố.

5. Sở Ngoại vụ xây dựng, hướng dẫn các mẫu biểu báo cáo; đôn đốc các đơn vị, địa phương thực hiện việc báo cáo.

Điều 13. Khen thưởng

Các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân làm tốt công tác đón tiếp và quản lý đoàn vào góp phần đưa hoạt động đối ngoại đi vào chiều sâu và hiệu quả sẽ được xem xét khen thưởng trên cơ sở đề nghị của từng cơ quan, đơn vị. Sở Ngoại vụ chủ trì phối hợp với Công an thành phố và các cơ quan, đơn vị liên quan chịu trách nhiệm theo dõi, tổng hợp trình Ủy ban nhân dân thành phố xem xét quyết định.

Điều 14. Kinh phí thực hiện

1. Đối với các đoàn đến chào xã giao, làm việc với Lãnh đạo thành phố thuộc các Khoản 1, 2, 3 Điều 4 Quy chế này kinh phí thực hiện theo các quy định như sau:

- Kinh phí thực hiện việc đón tiếp các Đoàn khách nước ngoài đến thăm và làm việc tại thành phố được thực hiện theo Quyết định số 32/2010/QĐ-UBND ngày 04 tháng 8 năm 2014 của UBND thành phố ban hành Chế độ chi tiêu đón tiếp khách nước ngoài, chi tiêu tổ chức các hội nghị, hội thảo Quốc tế và chi tiêu tiếp khách trong nước trên địa bàn thành phố và các quy định hiện hành khác.

- Cơ quan đầu mối dự trù kinh phí và thanh quyết toán theo các quy định hiện hành của UBND thành phố và sự hướng dẫn của Sở Tài chính. Nếu nguồn chi từ nguồn kinh phí đối ngoại của thành phố thì gửi đề nghị về Sở Ngoại vụ chi theo quy định.

2. Đối với đoàn do Sở, ngành, cơ quan đơn vị chủ động đón tiếp: do Sở, ngành, cơ quan, đơn vị tự cân đối kinh phí đón tiếp nhưng không vượt định mức quy định.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 15. Trách nhiệm quản lý của các cơ quan, đơn vị trực thuộc thành phố

1. Sở Ngoại vụ

- Là đơn vị đầu mối của thành phố quản lý thống nhất việc đón, tiếp khách nước ngoài của Lãnh đạo thành phố; chịu trách nhiệm toàn diện trước Chủ tịch UBND thành phố về các hoạt động đối ngoại nói chung và đón, tiếp khách nước ngoài nói riêng. Cụ thể:

+ Xây dựng hệ thống dữ liệu phục vụ Lãnh đạo thành phố theo dõi, thống kê số đoàn, số người của khách, tình hình hoạt động của các đoàn vào (phân loại theo nội dung công việc, quốc gia), báo cáo Chủ tịch UBND thành phố theo định kỳ 6 tháng và cả năm.

+ Phiên dịch cho Lãnh đạo thành phố.

+ Là cơ quan đầu mối tham mưu Ủy ban nhân dân thành phố xem xét, cho phép (hoặc không chấp thuận) tiếp đoàn là đại diện các cơ quan ngoại giao tại Việt Nam, cơ quan Lãnh sự nước ngoài, ngoại giao đoàn, cơ quan có yếu tố nhạy cảm, dân tộc, tôn giáo.

+ Có văn bản phúc đáp đề nghị xin làm việc tại thành phố, xin tiếp đoàn (hoặc không tiếp đoàn) theo thẩm quyền hoặc theo ý kiến chỉ đạo của UBND thành phố.

+ Lưu trữ và quản lý các văn bản, tài liệu, tư liệu thông tin, phim, ảnh đoàn vào theo quy định pháp luật về lưu trữ.

+ Phối hợp Công an thành phố và các cơ quan chức năng khác quản lý hoạt động của khách nước ngoài.

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Lãnh đạo thành phố.

- Hỗ trợ Sở, ngành, cơ quan, đơn vị (khi các cơ quan, đơn vị có yêu cầu):

+ Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị chuẩn bị các thủ tục cần thiết để làm hộ chiếu, thị thực nhập cảnh; khi có chỉ đạo của UBND thành phố yêu cầu hỗ trợ các cơ quan, đơn vị thì có trách nhiệm liên hệ với nước ngoài qua đường ngoại giao... để hồ sơ, thủ tục được thuận tiện, nhanh chóng.

+ Xem xét, thông báo cho các cơ quan, đơn vị có nhu cầu về tình hình quan hệ chính trị đối ngoại giữa Việt Nam với các nước, giữa thành phố với các nước, các đối tác; về quan điểm, mức độ quan hệ của Chính phủ, Thành ủy, UBND thành phố với từng khu vực nước, nhất là với một số nước theo chỉ đạo của Bộ Ngoại giao và những nước chưa có quan hệ ngoại giao với Việt Nam.

+ Xem xét, cung cấp thông tin, tư liệu (trừ văn bản mật), khi cần thiết thì hướng dẫn cách thức đối ngoại và những điều cần lưu ý (được làm, nên tránh) giúp công tác tiếp đoàn hoạt động có hiệu quả.

+ Hỗ trợ công tác lễ tân đón tiếp.

+ Thực hiện việc hợp đồng phiên dịch, hợp đồng hiệu đính các tài liệu dịch sang tiếng nước ngoài.

- Khi khách có yêu cầu, hỗ trợ khách nước ngoài về các thủ tục hộ chiếu, visa, lệ phí theo quy định.

2. Cơ quan, đơn vị chủ trì đón tiếp đoàn, mời đoàn đến hoặc thống nhất đón tiếp, làm việc với khách:

- Sở, ngành, UBND quận, huyện, cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn, cơ quan đơn vị chủ động quyết định việc đón, tiếp khách nước ngoài theo thẩm quyền nhưng phải thông báo kịp thời hạn theo quy định. Trường hợp vượt thẩm quyền phải xin phép UBND thành phố (thông qua Sở Ngoại vụ).

- Chịu trách nhiệm và phối hợp chặt chẽ với các cơ quan có liên quan tổ chức tiếp và làm việc với đoàn theo đúng nội dung, thời gian và địa điểm đã đăng ký. Trường hợp thay đổi địa điểm phải kịp thời thông báo bằng văn bản cho Sở Ngoại vụ, Công an thành phố trước khi làm việc, đi thực tế.

- Chịu trách nhiệm toàn diện trong việc quản lý, đón tiếp và đảm bảo an ninh cho khách nước ngoài theo quy định. Khi cần thiết, phối hợp với các cơ quan có thẩm quyền xử lý phát sinh. Khi phát hiện việc đoàn có những hoạt động không đúng với chương trình, mục đích đã đề nghị; thông báo kịp thời cho Công an thành phố, Sở Ngoại vụ.

- Không được tự ý đón tiếp các đoàn có các nội dung làm việc vượt thẩm quyền.

- Quan tâm phát hiện việc đoàn có những hoạt động không đúng với chương trình, mục đích đã đề nghị; thông báo kịp thời cho Công an thành phố, Sở Ngoại vụ và phối hợp trong xử lý.

- Báo cáo UBND thành phố (đồng gửi Sở Ngoại vụ) về tình hình, kết quả hoạt động, làm việc của đoàn vào; riêng đối tượng là cơ quan Lãnh sự, phải gửi báo cáo chậm nhất 03 ngày sau khi đoàn rời thành phố.

3. Công an thành phố

- Chịu trách nhiệm toàn diện trong quản lý an ninh, trật tự, hoạt động phát sinh của khách nước ngoài diễn ra trên địa bàn.

- Quản lý toàn bộ hoạt động khách nước ngoài với tư cách cá nhân, cá thể, tư nhân trên địa bàn thành phố.

- Chủ trì phối hợp với Sở Ngoại vụ và các cơ quan, đơn vị có liên quan quản lý an ninh trật tự, đảm bảo an toàn cho các đoàn khách đến hoạt động đặc biệt chịu trách nhiệm chính trong việc phục vụ, bảo đảm an ninh cho các đoàn khách cấp cao, đoàn khách khác theo chỉ đạo của Lãnh đạo thành phố. Xem xét, tham mưu việc đình chỉ hoạt động đón, tiếp, làm việc nếu vi phạm Quy định quản lý, tổ chức, thực hiện các hoạt động đối ngoại ban hành kèm theo Quyết định số 08/2014/QĐ-UBND.

- Chủ trì, phối hợp với Sở Ngoại vụ hướng dẫn các cơ quan, đơn vị và địa phương xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình các đoàn nước ngoài đến hoạt động tại thành phố Cần Thơ đúng quy định của pháp luật.

- Kịp thời thông báo những âm mưu, thủ đoạn lợi dụng của bên ngoài, những đối tượng người nước ngoài ta cần cảnh giác đề phòng, những khu vực cấm quay phim chụp ảnh và không cho người nước ngoài đến cho các cơ quan, đơn vị biết để chấp hành.

4. Ban Dân tộc, Ban Tôn giáo:

Kịp thời, thường xuyên thông tin cho Công an thành phố, Sở Ngoại vụ về các hoạt động tôn giáo, hoạt động dân tộc có yếu tố nước ngoài diễn ra trên địa bàn.

5. Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Ban Quản lý Khu Chế xuất và Công nghiệp, Liên đoàn Lao động thành phố:

Chủ trì, phối hợp Sở Ngoại vụ quản lý chặt chẽ hoạt động người Việt Nam làm việc cho người nước ngoài, tổ chức nước ngoài trên địa bàn và người nước ngoài đến làm việc trên địa bàn thành phố.

6. Cơ quan, đơn vị, địa phương nơi đoàn đến:

- Có trách nhiệm quản lý các hoạt động của đoàn nước ngoài trong thời gian đoàn đến hoạt động tại địa bàn nhưng không có cơ quan mời, cơ quan chủ trì (như: đoàn hoạt động báo chí, phóng viên…).

- Phối hợp cơ quan chủ trì đón tiếp trong việc quản lý đoàn khách đến địa bàn.

- Kịp thời phát hiện, thông báo Công an thành phố, Sở Ngoại vụ đối với các trường hợp khách nước ngoài có các hành vi hoạt động vi phạm Quy định quản lý, tổ chức, thực hiện các hoạt động đối ngoại ban hành kèm theo Quyết định số 08/2014/QĐ-UBND, quy chế này và quy định của pháp luật Việt Nam.

- Tích cực phối hợp Sở Ngoại vụ, Công an thành phố, cơ quan đầu mối trong việc cung cấp thông tin khi được lấy ý kiến đoàn vào, quản lý đoàn đến hoạt động trên địa bàn.

Điều 16. Triển khai, tổ chức thực hiện

Giám đốc Sở, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, Chủ tịch UBND quận, huyện, và các cơ quan, đơn vị liên quan có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn vướng mắc, các cơ quan đơn vị, địa phương phản ánh kịp thời về Sở Ngoại vụ để tổng hợp báo cáo UBND thành phố xem xét, quyết định./.