VỀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH QUẢNG TRỊ
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 3201 /2005/QÐ-UBND, ngày 20/12/2005 của
UBND tỉnh Quảng Trị)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Hệ thống thư điện tử tỉnh Quảng Trị (http://mail.quangtri.gov.vn)
là thành phần của hệ thống thông tin điện tử của Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam.
Hệ thống thư điện tử là một dịch vụ cơ bản của
Trung tâm Tích hợp dữ liệu tỉnh được xây dựng trong khuôn khổ Đề án Tin học hóa
quản lý hành chính Nhà nước giai đoạn 2001 – 2005 của tỉnh Quảng Trị ( Đề án
112) nhằm phục vụ cho cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Quảng Trị sử dụng, gửi,
nhận thông tin dưới dạng thư tín qua mạng tin học, phục vụ công tác chuyên môn,
nghiệp vụ theo chức năng nhiệm vụ được phân công.
Điều 2. Văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm quản lý, khai thác,
sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh. Chánh Văn phòng UBND tỉnh thực hiện
nhiệm vụ quản lý nhà nước hệ thống thư điện tử của tỉnh.
Trung tâm Tin học tỉnh thuộc Văn phòng UBND tỉnh
chịu trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng quản trị kỹ thuật hệ thống thư điện tử và
các dịch vụ cơ bản của hệ thống thư điện tử của tỉnh Quảng Trị theo đúng quy
định hiện hành.
Điều 3. Quy định này được áp dụng cho tất cả các cơ quan và cán
bộ, công chức, viên chức của tỉnh Quảng Trị khi khai thác và sử dụng hệ thống
thư điện tử của tỉnh.
TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƯ
ĐIỆN TỬ TỈNH QUẢNG TRỊ
Điều 4. Hệ thống thư điện tử tỉnh Quảng Trị được thiết lập và vận
hành trên hạ tầng kỹ thuật mạng tin học diện rộng của tỉnh và Chính phủ, bao
gồm: Trung tâm tích hợp dữ liệu tỉnh và các thành phần thuộc mạng tin học diện
rộng của tỉnh và Chính phủ.
Hộp thư điện tử của các đơn vị và cá nhân của tỉnh
Quảng Trị được đặt tên duy nhất có dạng xxxxx@quangtri.gov.vn và được
chia thành các loại:
- Hộp thư dành cho cá nhân: dành cho các cán bộ,
công chức, viên chức (gọi tắt là cán bộ, công chức) của tỉnh.
- Hộp thư dành cho các cơ quan của tỉnh (các Sở,
Ban ngành, Đoàn thể, UBND các huyện, thị xã ) gồm có:
+ ubnd@quangtri.gov.vn :
địa chỉ thư điện tử của UBND tỉnh Quảng Trị
+ tiepdan@quangtri.gov.vn :
địa chỉ thư điện tử dùng để tiếp dân của UBND tỉnh
+ <sở/ngành>@quangtri.gov.vn : địa chỉ thư điện tử của sở, ban,ngành
+ tiepdan.<sở/ngành>@quangtri.gov.vn : địa chỉ thư điện tử dùng để tiếp dân của
sở, ban,ngành
+ <huyện/thị>@quangtri.gov.vn: địa chỉ thư điện tử của huyện, thị xã
+ tiepdan.<huyện/thị>@quangtri.gov.vn: địa chỉ thư điện tử dùng để tiếp dân của
huyện, thị xã
Mọi thông tin cá nhân, đơn vị khi đăng ký sử
dụng hộp thư điện tử của tỉnh được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu đặt tại
Trung tâm tích hợp dữ liệu tỉnh (gọi tắt là danh bạ điện tử của tỉnh).
QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ
DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH QUẢNG TRỊ
Điều 5. Trách nhiệm của các
đơn vị tham gia quản lý thư điện tử của tỉnh Quảng Trị:
1. Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh:
- Chánh Văn phòng UBND tỉnh quản lý danh bạ điện
tử của tỉnh, cho phép đăng nhập, sửa đổi, loại bỏ các hộp thư của tỉnh.
- Trung tâm Tin học tỉnh có trách nhiệm:
+ Giúp Chánh Văn phòng thực hiện cập nhật thông
tin ban đầu và những thông tin thay đổi vào hệ thống thư điện tử của tỉnh theo
quyết định của Chánh Văn phòng UBND tỉnh.
+ Có nhiệm vụ tạo các tài khoản thư tín (account)
và hướng dẫn sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh cho các đơn vị, cá nhân tham
gia sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh
2. Sở Nội vụ cung cấp thông tin về các cán bộ, công
chức cho Văn phòng UBND tỉnh để cập nhật kịp thời vào danh bạ điện tử của tỉnh.
3. Các đơn vị tham gia sử dụng hệ thống thư điện
tử của tỉnh phải báo cáo các thông tin thay đổi về cá nhân, cơ quan cho Văn
phòng UBND tỉnh. Chánh Văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm cập nhật các thông
tin thay đổi vào danh bạ điện tử của tỉnh.
Điều 6. Trung tâm Tin học có
nhiệm vụ:
1. Giúp Chánh Văn phòng quản trị hệ thống thư
điện tử và thông tin danh bạ điện tử của tỉnh.
2. Cấp cho từng đơn vị, cán bộ, công chức, viên
chức của tỉnh hộp thư điện tử và mật khẩu sử dụng, khai thác thư điện tử khi
được Chánh Văn phòng UBND tỉnh yêu cầu.
3. Bảo đảm hệ thống thư tín điện tử của tỉnh
hoạt động thông suốt và liên tục.
4. Đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin đối với hệ
thống thư tín điện tử của tỉnh theo chế độ mật, quản lý quyền truy cập của các
cơ quan, của mỗi cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh.
5. Xóa bỏ thư rác và các thư điện tử có nội dung
không phù hợp với mục đích phục vụ nghiệp vụ chuyên môn.
6. Cài đặt hệ thống phòng chống virus tin học
đối với hệ thống thư tín điện tử của tỉnh.
7. Tạo lập chế độ lưu trữ thông tin.
8. Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt kế hoạch và
thực hiện kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức nhằm
khai thác, sử dụng có hiệu quả hệ thống thư tín điện tử của tỉnh.
9. Căn cứ kế hoạch hàng năm lập dự toán kinh phí
cho việc quản lý, xây dựng và phát triển hệ thống thư tín điện tử của tỉnh để
trình Lãnh đạo tỉnh phê duyệt.
Điều 7. Cung cấp và quản lý
thư điện tử.
Qui trình cung cấp và quản lý thư điện tử của
tỉnh được áp dụng cho các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức mới được tuyển
vào làm việc trong cơ quan hành chính nhà nước; thuyên chuyển công tác hoặc
thôi không làm việc trong các cơ quan hành chính nhà nước.
a. Đối với trường hợp cán bộ, công chức, viên
chức mới được tuyển dụng, hợp đồng làm việc trong các cơ quan của tỉnh:
Các cơ quan có trách nhiệm cung cấp thông tin về
cán bộ mới được nhận vào làm việc cho Văn phòng UBND tỉnh. Sau khi có lệnh của
Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Trung tâm Tin học tỉnh tạo lập một hộp thư điện tử
cho cán bộ mới vào làm việc.
b. Đối với trường hợp cán bộ, công chức, viên
chức thay đổi vị trí công tác
Trung tâm Tin học tỉnh căn cứ vào Quyết định
thuyên chuyển công tác trong tỉnh (do cơ quan tiếp nhận cán bộ đó cung cấp) để
cập nhật, chỉnh sửa thông tin vào danh bạ điện tử của tỉnh.
c. Đối với trường hợp cán bộ, công chức, viên
chức không còn công tác tại tỉnh Quảng Trị hoặc về nghỉ chế độ hưu:
Trung tâm Tin học tỉnh căn cứ vào Quyết định
thuyên chuyển hoặc thôi công tác hoặc Quyết định nghỉ chế độ hưu (do cơ quan
quản lý cán bộ đó cung cấp) cập nhật thông tin vào danh bạ điện tử của tỉnh và
loại bỏ tài khoản của cán bộ công chức này ra khỏi hệ thống thư tín điện tử của
tỉnh.
Điều 8. Trách nhiệm của
người sử dụng hộp thư cá nhân:
1. Cán bộ, công chức quản lý hành chính
nhà nước phải sử dụng hệ thống thư điện tử này để trao đổi thông tin, truyền và
nhận các file văn bản từ các cơ quan đến UBND tỉnh và các cơ quan tham gia sử
dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh.
2. Quản lý và lưu trữ các thư điện tử của cá
nhân.
3. Sử dụng đúng quy trình, mục đích của hệ thống
thư tín điện tử của tỉnh và thực hiện chế độ mật của thư điện tử.
4. Không truy nhập vào hộp thư của người khác và
không để người khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử của cá nhân mình.
5. Không được cung cấp mật khẩu hoặc để lộ mật
khẩu thư điện tử của mình.
6. Không phát tán thư rác hoặc các thư điện tử
không đúng mục đích lên hệ thống thư tín điện tử của tỉnh.
7. Khi phát hiện những thư điện tử không đúng
mục đích, thư rác hoặc file đính kèm bị nhiễm virus thì phải xóa bỏ ngay và
thông báo cho Trung tâm Tin học tỉnh biết.
8. Các file đính kèm có nội dung tiêu đề hoặc
địa chỉ người gửi thư không rõ ràng thì người sử dụng không nên mở ra để đọc
hoặc lưu vào ổ cứng của mình.
9. Khi gặp sự cố về thư điện tử cần báo ngay cho
Trung tâm Tin học tỉnh để khôi phục và sửa chữa.
Điều 9. Trách nhiệm của
người sử dụng hộp thư điện tử của đơn vị:
1. Hộp thư điện tử của đơn vị là loại hộp thư
đặc biệt để đơn vị trao đổi thông tin.
2. Hộp thư đơn vị do thủ trưởng đơn vị quản lý.
Thủ trưởng đơn vị có thể uỷ quyền cho một số người trong đơn vị sử dụng.
2. Khi thay đổi thủ trưởng đơn vị thì phải bàn
giao hộp thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung, dữ liệu của hộp thư đơn vị cho thủ
trưởng mới.
3. Khi nhận được thư điện tử gửi vào hộp thư đơn
vị thì người thủ trưởng (hoặc người được uỷ quyền) có trách nhiệm xử lý và thực
hiện.
4. Thủ trưởng đơn vị ban hành quy chế sử dụng và
chấp hành thông tin được truyền qua hộp thư điện tử của đơn vị và xem hộp thư
điện tử của đơn vị như là một phương tiện công bố mệnh lệnh của thủ trưởng đơn
vị.
Điều 10.
- Các đơn vị (các Sở, Ban
ngành, Đoàn thể, UBND các huyện, thị xã ) không tự tổ chức hệ thống thư điện tử
riêng.
- Không sử dụng các hộp thư cá nhân dạng khác
(như: yahoo, hotmail…) để trao đổi công việc trên mạng tin học diện rộng của
tỉnh.
- Không tự tổ chức mạng riêng với địa chỉ IP
riêng và tên miền (domain) riêng.
Chương IV
Điều 11. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Thủ trưởng các đơn vị, địa
phương và các cán bộ, công chức, viên chức tham gia sử dụng hệ thống thư
điện tử của tỉnh và Trung tâm Tin học tỉnh có trách nhiệm tổ chức thực hiện các
quy định trên.
Đơn vị, cá nhân nào vi phạm quy định này phải
chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành.
Điều 12. Sở Tài chính căn cứ kế hoạch được UBND tỉnh phê duyệt hàng
năm, phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh bố trí kinh phí cho việc quản lý, sử dụng
và phát triển hệ thống thư điện tử của tỉnh.
Điều 13. Trong quá trình thực hiện, nếu có những vấn đề vướng mắc
cần sửa đổi, bổ sung, đề nghị các đơn vị gửi về Văn phòng UBND tỉnh để tổng hợp
báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định./.