|
BỘ NỘI VỤ
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 310/QĐ-VTLTNN
|
Hà Nội, ngày 21 tháng
12 năm 2012
|
QUYẾT
ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY TRÌNH TẠO LẬP CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ
CỤC TRƯỞNG CỤC VĂN THƯ
VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
Căn cứ Quyết định số 89/2009/QĐ-TTg ngày 24
tháng 6 năm 2009 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ;
Theo đề nghị của Giám đốc Trung tâm Tin học,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài
liệu lưu trữ áp dụng cho các cơ quan nhà nước sử dụng trong công tác tạo lập cơ
sở dữ liệu tài liệu lưu trữ trong hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin.
Điều 2. Quyết
định này có hiệu lực kể từ ngày ban hành.
Điều 3. Giám
đốc Trung tâm Tin học, Trưởng phòng Nghiệp vụ Văn thư và Lưu trữ trung ương,
Trưởng phòng Nghiệp vụ Văn thư và Lưu trữ địa phương, Giám đốc các Trung tâm
Lưu trữ quốc gia và Thủ trưởng các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi
hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
-
Như Điều 3;
- Lãnh đạo Cục (03b);
- Bộ Nội vụ (để B/C);
- Website Cục;
- Lưu: VT, TTTH (02).
|
CỤC TRƯỞNG
Vũ Thị Minh Hương
|
QUY
TRÌNH
TẠO
LẬP CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm
2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước)
A. GIẢI THÍCH TỪ NGỮ VÀ
LƯU ĐỒ QUY TRÌNH
I. GIẢI THÍCH TỪ NGỮ
1. Dữ liệu đặc tả (siêu dữ liệu
hoặc metadata) là những thông tin mô tả các đặc tính của dữ liệu như nội dung,
định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho
quá trình tìm kiếm, truy nhập, quản lý và lưu trữ dữ liệu.
2. Xây dựng dữ liệu đặc tả là công
việc xây dựng các trường thông tin và nội dung các trường thông tin mô tả về dữ
liệu được số hóa trong cơ sở dữ liệu, phục vụ tìm kiếm, khai thác sử dụng nội
dung dữ liệu, đáp ứng mục tiêu và yêu cầu sử dụng dữ liệu.
3. Nhập dữ liệu là công việc đưa các dữ liệu
vào trong cơ sở dữ liệu để quản lý và khai thác sử dụng.
4. Chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu là công việc
chuyển đổi dữ liệu dạng số sang dạng có cùng cấu trúc thiết kế với cơ sở dữ
liệu.
5. Kiểm tra dữ liệu đã tạo lập là công việc
kiểm tra dữ liệu nhằm bảo đảm dữ liệu được nhập đầy đủ, chính xác, phù hợp với
yêu cầu xây dựng cơ sở dữ liệu.
6. Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm là công việc
nghiệm thu kết quả tạo lập cơ sở dữ liệu trên cơ sở đã được kiểm tra. Sau khi
nghiệm thu, đơn vị tạo lập cơ sở dữ liệu tiến hành bàn giao kết quả cho đơn vị
vận hành và sử dụng.
7. Số hoá là việc biến đổi các loại
hình thông tin sang thông tin số.
8. Thông tin số là thông tin được
tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số.
II. LƯU ĐỒ QUY TRÌNH
B. MÔ TẢ CHI TIẾT QUY
TRÌNH
I. LẬP KẾ HOẠCH, CHUẨN
BỊ TÀI LIỆU ĐỂ TẠO LẬP CƠ SỞ DỮ LIỆU
1. Khảo sát, lựa chọn, thống kê tài liệu để tạo
lập cơ sở dữ liệu
2. Xây dựng, trình duyệt kế hoạch tạo lập cơ sở
dữ liệu
3. Bàn giao tài liệu cho bộ phận biên mục phiếu
tin
4. Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến nơi
biên mục phiếu tin
5. Làm vệ sinh tài liệu
II. XÂY DỰNG DỮ LIỆU ĐẶC
TẢ
1. Xây dựng tài liệu hướng dẫn biên mục phiếu
tin
a) Rà soát nội dung cần biên mục
b) Xác định những nội dung cần biên mục.
c) Quy định về việc viết tắt và các quy định
khác.
d) Viết tài liệu hướng dẫn biên mục.
2. Biên mục phiếu tin
a) Thiết kế phiếu tin.
b) In, sao chụp phiếu tin.
c) Nghiên cứu tài liệu hướng dẫn biên mục.
d) Thực hiện biên mục theo hướng dẫn.
đ) Kiểm tra kết quả biên mục.
e) Thực hiện sửa lỗi biên mục theo báo cáo kết
quả kiểm tra.
3. Bàn giao tài liệu, phiếu tin cho bộ phận bảo
quản và bộ phận nhập dữ liệu
III. NHẬP DỮ LIỆU
1. Nhập phiếu tin
a) Chuẩn bị trang thiết bị (cài đặt phần mềm,
khởi động thiết bị).
b) Nhập phiếu tin.
c) Kiểm tra kết quả nhập phiếu tin.
d) Thực hiện sửa lỗi nhập phiếu tin theo báo
cáo kết quả kiểm tra.
2. Bàn giao tài liệu, phiếu tin, dữ liệu đặc tả
cho bộ phận thực hiện số hoá
3. Vận chuyển tài liệu đến nơi thực hiện số hoá
4. Bàn giao tài liệu cho người thực hiện số hoá
5. Kiểm tra đối chiếu tài liệu với danh mục, dữ
liệu đặc tả
6. Bóc tách, làm phẳng tài liệu
7. Thực hiện số hoá
a) Chuẩn bị trang thiết bị (khởi động thiết bị,
tạo lập thư mục).
b) Kẹp bìa trước khi số hoá.
c) Thiết lập các thông số kỹ thuật cho thiết bị
(chế độ quét bao nhiêu dpi, quét hai mặt hay một mặt, quét mầu hay đen trắng,
thiết lập chế độ sáng tối, độ tương phản,…).
d) Thực hiện số hoá tài liệu theo yêu cầu.
đ) Xem tài liệu đã được số hoá.
e) Chỉnh lại tài liệu đã được số hoá (điều
chỉnh độ sáng tối, độ tương phản, lọc nhiễu, cắt bỏ viền đen, xoay ảnh,…)
g) Lưu tài liệu số hoá vào thư mục.
h) Đặt tên file số hoá.
i) Kiểm tra chất lượng tài liệu số hoá, số hoá
lại tài liệu không đạt yêu cầu.
8. Kết nối dữ liệu đặc tả với tài liệu số hoá
và kiểm tra kết nối dữ liệu đặc tả với tài liệu số hoá
9. Bàn giao tài liệu cho đơn vị bảo quản tài liệu
10. Vận chuyển tài liệu về kho bảo quản và sắp
xếp lên giá
IV. CHUẨN HOÁ VÀ CHUYỂN
ĐỔI DỮ LIỆU
1. Xây dựng tài liệu hướng dẫn chuẩn hóa và
chuyển đổi dữ liệu
a) Nghiên cứu, phân tích tài liệu cần chuẩn hoá
và chuyển đổi dữ liệu.
b) Xác định các quy tắc cần thực hiện để chuẩn
hoá và chuyển đổi dữ liệu.
c) Xác định yêu cầu về độ chính xác của dữ liệu
cần chuẩn hoá và chuyển đổi.
d) Viết tài liệu hướng dẫn chuẩn hoá và chuyển đổi
dữ liệu.
đ) In, sao chụp tài liệu hướng dẫn chuẩn hoá và
chuyển đổi dữ liệu.
2. Chuẩn hoá dữ liệu
a) Nghiên cứu tài liệu hướng dẫn chuẩn hoá và
chuyển đổi dữ liệu.
b) Thực hiện chuẩn hoá từ ngữ, tên tệp, định
dạng văn bản,… theo tài liệu hướng dẫn.
3. Chuyển đổi dữ liệu
a) Nghiên cứu tài liệu hướng dẫn chuẩn hoá và
chuyển đổi dữ liệu.
b) Chuẩn bị các công cụ phần mềm phục vụ việc
chuyển đổi dữ liệu.
c) Thực hiện chuyển đổi dữ liệu theo tài liệu hướng
dẫn.
IV. KIỂM TRA DỮ LIỆU ĐÃ
TẠO LẬP (SẢN PHẨM)
1. Xây dựng tài liệu hướng dẫn kiểm tra sản
phẩm
a) Xác định các tiêu chí kiểm tra sản phẩm.
b) Xác định phương pháp kiểm tra sản phẩm.
c) Viết tài liệu hướng dẫn kiểm tra sản phẩm.
d) In, sao chụp tài liệu hướng dẫn kiểm tra sản
phẩm.
2. Kiểm tra sản phẩm
a) Nghiên cứu tài liệu hướng dẫn kiểm tra sản
phẩm.
b) Thực hiển kiểm tra sản phẩm theo hướng dẫn.
c) Lập báo cáo kiểm tra.
d) Thực hiện sửa lỗi theo báo cáo kết quả kiểm
tra.
V. NGHIỆM THU VÀ BÀN
GIAO SẢN PHẨM
1. Nghiệm thu sản phẩm
2. Sao chép sản phẩm vào các thiết bị lưu trữ,
bàn giao sản phẩm
a) Xây dựng tài liệu hướng dẫn sao chép.
b) Thực hiện sao chép (nghiên cứu tài liệu hướng
dẫn sao chép, chuẩn bị các phương tiện lưu trữ dữ liệu, sao chép sản phẩm đã
tạo lập, lập báo cáo sao chép).
c) Bàn giao sản phẩm.
d) Lập và lưu trữ hồ sơ tạo lập cơ sở dữ liệu./.