Quyết định 307/QĐ-UBND năm 2023 về Quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh

ỦY BAN NHÂN DÂN
QUẬN 11
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 307/QĐ-UBND

Quận 11, ngày 31 tháng 3 năm 2023

Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ;
- Lưu: VT, NV, Long (16b).

Q. CHỦ TỊCH




Nguyễn Trần Bình

STT

Tên nhóm tài liệu

Thời hạn bảo quản

Ghi chú

I. TỔNG HỢP

1.

Tập văn bản gửi đến các cơ quan (chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của nhà nước)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

Hồ sơ nguyên tắc

2.

Tập văn bản gửi đến để biết (đổi tên cơ quan, đổi trụ sở, đổi dấu, thông báo chữ ký...)

01 năm

3.

Kế hoạch, báo cáo định kỳ của các cơ quan, tổ chức khác gửi đến để biết

05 năm

4.

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn những vấn đề chung của cơ quan, tổ chức

20 năm

5.

Hồ sơ xây dựng, ban hành kế hoạch, báo cáo tổng hợp, chuyên đề năm, nhiều năm

- Của cơ quan

Vĩnh viễn

- Của đơn vị thuộc và trực thuộc

05 năm

6.

Hồ sơ xây dựng, ban hành kế hoạch, báo cáo tổng hợp, chuyên đề 6 tháng, 9 tháng

- Của cơ quan

10 năm

- Của đơn vị thuộc và trực thuộc

02 năm

7.

Hồ sơ xây dựng, ban hành kế hoạch, báo cáo tổng hợp, chuyên đề tháng, quý

- Của cơ quan

05 năm

- Của đơn vị thuộc và trực thuộc

01 năm

8.

Hồ sơ kỷ niệm các ngày lễ lớn, sự kiện quan trọng do cơ quan, tổ chức chủ trì

20 năm

9.

Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết công tác; chuyên đề; giao ban

- Năm

Vĩnh viễn

- Quý, 6 tháng, 9 tháng

10 năm

- Ngày, tuần, tháng

05 năm

10.

Hồ sơ trả lời chất vấn, bản thuyết trình, giải trình

- Quốc hội, Chính phủ

Vĩnh viễn

- Cơ quan, cá nhân khác

10 năm

11.

Sổ ghi biên bản các cuộc họp giao ban, sổ tay công tác của lãnh đạo cơ quan, tổ chức

- Sổ ghi biên bản các cuộc họp giao ban

05 năm

- Sổ tay công tác của lãnh đạo

10 năm

12.

Công văn trao đổi về những vấn đề chung

05 năm

II. TÀI LIỆU QUY HOẠCH, KẾ HOẠCH, THỐNG KÊ

1. Tài liệu quy hoạch

13.

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy hoạch phát triển tổng thể

Vĩnh viễn

14.

Hồ sơ về việc phê duyệt chiến lược phát triển, quy hoạch chi tiết, dự án, đề án

Vĩnh viễn

15.

Công văn trao đổi về công tác quy hoạch

05 năm

2. Tài liệu kế hoạch

16.

Hồ sơ xây dựng kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch dài hạn, hằng năm

- Của cơ quan

Vĩnh viễn

- Của đơn vị thuộc và trực thuộc

05 năm

17.

Hồ sơ xây dựng kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch 6 tháng, 9 tháng

- Của cơ quan

10 năm

- Của đơn vị thuộc và trực thuộc

02 năm

18.

Hồ sơ xây dựng kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch tháng, quý

- Của cơ quan

05 năm

- Của đơn vị thuộc và trực thuộc

01 năm

19.

Chỉ tiêu kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hằng năm

Vĩnh viễn

20.

Hồ sơ chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch

- Của ngành, cơ quan

20 năm

- Của đơn vị khác

10 năm

21.

Công văn trao đổi về công tác kế hoạch

05 năm

3. Tài liệu thống kê

22.

Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề hằng năm

- Của cơ quan

Vĩnh viễn

- Của đơn vị thuộc và trực thuộc

10 năm

23.

Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề quý, 6 tháng, 9 tháng

- Của cơ quan

20 năm

- Của đơn vị thuộc và trực thuộc

05 năm

24.

Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề hằng tháng

- Của cơ quan

10 năm

- Của đơn vị thuộc và trực thuộc

05 năm

25.

Báo cáo điều tra cơ bản

- Báo cáo tổng hợp

Vĩnh viễn

- Báo cáo cơ sở

10 năm

- Phiếu điều tra

05 năm

26.

Báo cáo phân tích và dự báo thống kê

20 năm

27.

Công văn trao đổi về công tác thống kê, điều tra

05 năm

III. NỘI VỤ

1. Xây dựng chính quyền

28.

Hồ sơ về việc phân cấp quản lý tổ chức bộ máy đối với các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp công lập

20 năm

29.

Hồ sơ về việc thành lập, kiện toàn, sáp nhập, giải thể các tổ chức phối hợp liên ngành

20 năm

30.

Hồ sơ về việc tổng hợp cơ cấu ngạch công chức của cơ quan, tổ chức thuộc HĐND, UBND cấp tỉnh, cấp huyện trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt; tổ chức thực liên sau khi được phê duyệt

Vĩnh viễn

31.

Hồ sơ về việc thành lập, tổ chức hoạt động và báo cáo tổng kết cuộc bầu cử của Ủy ban bầu cử đại biểu Quốc hội, HĐND

Vĩnh viễn

32.

Hồ sơ về việc bàn giao hồ sơ, tài liệu về cuộc bầu cử đại biểu Quốc hội, HĐND

20 năm

33.

Hồ sơ về việc trình HĐND phê duyệt thành lập, giải thể, nhập, chia thôn, tổ dân phố; đặt tên, đổi tên thôn, tổ dân phố, đường, phố, quảng trường, công trình công cộng ở địa phương theo thẩm quyền

20 năm

2. Địa giới hành chính

34.

Hồ sơ về việc trình cơ quan có thẩm quyền quyết định các đề án thành lập, giải thể, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính, đặt tên, đổi tên đơn vị hành chính; phân loại đơn vị hành chính cấp tỉnh; công nhận xã đảo, xã an toàn khu, vùng an toàn khu

- Được phê duyệt

Vĩnh viễn

- Không được phê duyệt

20 năm

35.

Hồ sơ về việc trình cơ quan có thẩm quyền quyết định công nhận phân loại đơn vị hành chính cấp huyện và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt

- Được phê duyệt

Vĩnh viễn

- Không được phê duyệt

20 năm

36.

Hồ sơ về việc quyết định công nhận phân loại đơn vị hành chính cấp xã

Vĩnh viễn

37.

Hồ sơ về việc xây dựng bản đồ địa giới hành chính, cơ sở dữ liệu về địa giới hành chính

Vĩnh viễn

38.

Hồ sơ về việc giải quyết tranh chấp địa giới hành chính

Vĩnh viễn

39.

Hồ sơ về các khu vực địa giới đơn vị hành chính các cấp bị thay đổi do tác động của quá trình phát triển kinh tế - xã hội, vận động địa chất

Vĩnh viễn

3. Tài liệu tổ chức, cán bộ, công chức, viên chức, người lao động

3.1. Tài liệu tổ chức

40.

Hồ sơ xây dựng, ban hành Điều lệ tổ chức và hoạt động của cơ quan, tổ chức; Quy chế làm việc, quy định, hướng dẫn công tác tổ chức của cơ quan, tổ chức

20 năm

41.

Hồ sơ xây dựng đề án tổ chức ngành, cơ quan

- Được phê duyệt

Vĩnh viễn

- Không được phê duyệt

10 năm

42.

Hồ sơ về việc đổi tên, quy định, thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức

Vĩnh viễn

43.

Hồ sơ về việc thành lập, tổ chức lại, giải thể cơ quan, tổ chức

Vĩnh viễn

44.

Hồ sơ thành lập các Ban, tổ, hội đồng giúp việc cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức

05 năm

45.

Hồ sơ thực hiện dân chủ cơ sở

20 năm

46.

Công văn trao đổi về công tác tổ chức

05 năm

3.2. Tài liệu cán bộ, công chức, viên chức, người lao động

47.

Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn chức danh cán bộ, công chức, viên chức

Vĩnh viễn

48.

Hồ sơ xây dựng, ban hành Đề án vị trí việc làm

Vĩnh viễn

49.

Hồ sơ về xây dựng, giao, điều chỉnh, thực hiện chỉ tiêu biên chế công chức, viên chức

Vĩnh viễn

50.

Báo cáo thống kê về cán bộ, công chức, viên chức

20 năm

51.

Hồ sơ về quy hoạch cán bộ, công chức, viên chức

- Phiếu tín nhiệm quy hoạch

05 năm

- Các thành phần tài liệu khác

10 năm

52.

Hồ sơ về bổ nhiệm, bổ nhiệm lại cán bộ, công chức, viên chức

- Phiếu tín nhiệm bổ nhiệm, bổ nhiệm lại

10 năm

- Các thành phần tài liệu khác

20 năm

53.

Hồ sơ về việc tiếp nhận, điều động, thuyên chuyển, luân chuyển, chuyển đổi vị trí việc làm, biệt phái, kỷ luật cán bộ, công chức, viên chức, người lao động

20 năm

54.

Hồ sơ về việc cho thôi việc, chuyển công tác của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động

20 năm

55.

Hồ sơ về việc bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm, cách chức, giáng chức, từ chức đối với cán bộ, công chức, viên chức

20 năm

56.

Hồ sơ nâng ngạch, bậc, chuyển ngạch của cán bộ, công chức, viên chức

20 năm

57.

Hồ sơ giải quyết các chế độ, trợ cấp cho cán bộ, công chức, viên chức

20 năm

58.

Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức, người lao động

70 năm

59.

Hồ sơ về tuyển dụng; thi nâng ngạch, thăng hạng, chuyển ngạch hằng năm; thi tuyển chức danh lãnh đạo quản lý của công chức, viên chức

- Hồ sơ dự thi, bài thi

05 năm

- Các tài liệu khác

10 năm

60.

Hồ sơ cử cán bộ, công chức, viên chức đi công tác ở nước ngoài

10 năm

61.

Hồ sơ quản lý cán bộ, công chức, viên chức đi nước ngoài về việc riêng

05 năm

62.

Hồ sơ cử cán bộ, công chức, viên chức tham gia các Ban, tổ, hội đồng do cơ quan, tổ chức khác thành lập

05 năm

63.

Hồ sơ trả lời về chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động

10 năm

64.

Công văn trao đổi về công tác cán bộ

05 năm

3.3. Tài liệu về công tác đào tạo, bồi dưỡng

65.

Hồ sơ tổ chức các lớp đào tạo

10 năm

66.

Hồ sơ tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn

05 năm

67.

Hồ sơ quản lý, cử cán bộ, công chức, viên chức đi đào tạo, bồi dưỡng

10 năm

68.

Công văn trao đổi về công tác đào tạo, bồi dưỡng

05 năm

3.4. Tài liệu tiền lương

69.

Hồ sơ xây dựng, ban hành Quy chế nâng bậc lương

20 năm

70.

Hồ sơ theo dõi thực hiện thang, bảng lương, chế độ phụ cấp

20 năm

71.

Hồ sơ xếp lương, chuyển xếp lại hệ số lương, nâng lương, nâng phụ cấp thâm niên của cán bộ, công chức, viên chức

20 năm

72.

Công văn trao đổi về tiền lương

05 năm

3.5. Tài liệu thi đua, khen thưởng

73.

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế, quy định, hướng dẫn về thi đua, khen thưởng của cơ quan

20 năm

74.

Hồ sơ hoạt động của Hội đồng thi đua khen thưởng

20 năm

75.

Hồ sơ hội nghị công tác thi đua, khen thưởng do cơ quan, tổ chức chủ trì

20 năm

76.

Hồ sơ phát động, tổ chức thực hiện phong trào thi đua

20 năm

77.

Hội nghị điển hình tiên tiến

Vĩnh viễn

78.

Hồ sơ khen thưởng các danh hiệu thi đua, danh hiệu vinh dự nhà nước, hình thức khen thưởng cho tập thể, cá nhân

- Các hình thức khen thưởng của Chủ tịch nước và Thủ tướng Chính phủ

Vĩnh viễn

- Các hình thức khen thưởng của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch UBND cấp tỉnh và tương đương

20 năm

- Các hình thức khen thưởng của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

10 năm

79.

Hồ sơ tổ chức trao tặng, đón nhận các danh hiệu thi đua, danh hiệu vinh dự nhà nước, hình thức khen thưởng cho tập thể, cá nhân

05 năm

80.

Công văn trao đổi về công tác thi đua, khen thưởng

05 năm

IV. QUỐC PHÒNG, AN NINH

1. Quân sự, quốc phòng

81.

Hồ sơ về việc xây dựng thế trận quốc phòng toàn dân gắn với thế trận an ninh nhân dân

Vĩnh viễn

82.

Hồ sơ về việc xây dựng lực lượng bộ đội địa phương, dân quân tự vệ, dự bị động viên và huy động lực lượng

20 năm

83.

Hồ sơ về việc tuyển quân hằng năm

Vĩnh viễn

84.

Hồ sơ về việc thực hiện các chế độ đối với quân nhân, công nhân viên chức quốc phòng và chính sách hậu chương, quân đội

20 năm

85.

Hồ sơ về việc tổ chức Ngày hội quốc phòng toàn dân hằng năm

20 năm

86.

Hồ sơ về việc tổ chức diễn tập phòng thủ

20 năm

87.

Hồ sơ về động viên công nghiệp

20 năm

2. An ninh trật tự

88.

Hồ sơ về việc bảo đảm an ninh quốc gia trên địa bàn

Vĩnh viễn

89.

Hồ sơ về việc tổ chức các hoạt động giữ gìn an ninh trật tự, bảo vệ chính trị nội bộ trên địa bàn

20 năm

90.

Hồ sơ về việc ban hành Danh mục bí mật nhà nước

Vĩnh viễn

91.

Hồ sơ về quản lý việc vận chuyển, sử dụng vũ khí, chất nổ, chất dễ cháy, chất độc, chất phóng xạ; quản lý các ngành nghề kinh doanh đặc biệt trên địa bàn

10 năm

92.

Hồ sơ về việc quản lý các đoàn khách nước ngoài, người nước ngoài cư trú, tạm trú, đi lại trên địa bàn

20 năm

V. DÂN TỘC

93.

Hồ sơ về việc tổ chức Đại hội đại biểu các dân tộc thiểu số

Vĩnh viễn

94.

Hồ sơ về việc quyết định công nhận, bổ sung hoặc đưa ra khỏi danh sách người có uy tín trong đồng bào dân tộc thiểu số

Vĩnh viễn

95.

Hồ sơ về việc giải quyết các kiến nghị của công dân liên quan đến các dân tộc thiểu số

20 năm

96.

Hồ sơ về việc tiếp đón, thăm hỏi, giải quyết nguyện vọng của đồng bào dân tộc thiểu số

10 năm

VI. LĨNH VỰC TƯ PHÁP

1. Hộ tịch

97.

Lập văn bản liên quan đến cộng tác Hộ tịch

10 năm

98.

Hồ sơ tổ chức tập huấn Luật Hộ tịch và các văn bản hướng dẫn thi hành

20 năm

99.

Báo cáo công tác hộ tịch (định kỳ và đột xuất)

20 năm

100.

Hồ sơ trích lục bổ sung hộ tịch của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú của công dân Việt Nam cư trú ở trong nước gửi để cước chú vào sổ hộ tịch việc bổ sung hộ tịch; Quyết định ly hôn của Tòa án để cước chú vào sổ kết hôn.

Vĩnh viễn

101.

Hồ sơ đăng ký khai sinh; Ghi chú khai sinh

Vĩnh viễn

102.

Hồ sơ đăng ký kết hôn; Ghi chú kết hôn

Vĩnh viễn

103.

Hồ sơ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch

Vĩnh viễn

104.

Hồ sơ Ghi chú ly hôn

Vĩnh viễn

105.

Hồ sơ đăng ký nhận cha, mẹ con

Vĩnh viễn

106.

Hồ sơ đăng ký giám hộ

Vĩnh viễn

107.

Hồ sơ thu hồi, hủy bỏ do Ủy ban nhân dân phường đăng ký sai thẩm quyền

Vĩnh viễn

2. Tài liệu Tuyên truyền PBGDPL

108.

Hồ sơ hướng dẫn về kiện toàn và nâng cao chất lượng đội ngũ tuyên truyền viên pháp luật phường.

20 năm

109.

Hồ sơ thực hiện Quyết định 14/2019/QĐ-TTg ngày 13/3/2019 của Thủ tướng Chính phủ về xây dựng, quản lý, khai thác tủ sách pháp luật.

10 năm

110.

Hồ sơ thực hiện việc đánh giá xây dựng phường đạt chuẩn tiếp cận pháp luật trên địa bàn quận.

20 năm

111.

Báo cáo kết quả đánh giá, chấm điểm theo Thông tư số 03/2018/TT-BTP ngày 10/3/2018 của Bộ Tư pháp.

20 năm

3. Tài liệu công tác hòa giải cơ sở

112.

Hồ sơ về triển khai thực hiện công tác Hòa giải ở cơ sở

20 năm

113.

Hồ sơ về tổ chức tập huấn Hòa giải ở cơ sở

20 năm

4. Tài liệu công tác theo dõi thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành chính

114.

Hồ sơ về kiểm tra, rà soát công tác theo dõi thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành chính

20 năm

5. Tài liệu về tổ chức hành nghề Luật sư

115.

Hồ sơ về kiểm tra, rà soát các tổ chức hành nghề Luật sư

20 năm

6. Công tác tư vấn, xây dựng, kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật

116.

Hồ sơ về chỉ đạo, hướng dẫn xây dựng văn bản quy phạm pháp luật

20 năm

117.

Hồ sơ Góp ý dự thảo văn bản quy phạm pháp luật

10 năm

118.

Hồ sơ về xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Ủy ban nhân dân Quận

Vĩnh viễn

119.

Hồ sơ về kiểm tra, rà soát văn bản quy phạm pháp luật

20 năm

120.

Hồ sơ về công bố Danh mục văn bản quy phạm pháp luật

20 năm

121.

Hồ sơ về tổ chức tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ về rà soát, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật

20 năm

7. Công tác theo dõi tình hình thi hành pháp luật và bồi thường Nhà nước

20 năm

122.

Hồ sơ về theo dõi tình hình thi hành pháp luật Và bồi thường Nhà nước

20 năm

VII. TÀI LIỆU THANH TRA VÀ GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI, TỐ CÁO, PHÒNG CHỐNG THAM NHŨNG, TIÊU CỰC

123.

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế, quy định, hướng dẫn về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo của cơ quan

20 năm

124.

Hồ sơ về công tác phòng, chống tham nhũng, tiêu cực

20 năm

125.

Hồ sơ giải quyết vụ việc khiếu nại, tố cáo:

- Vụ việc nghiêm trọng

Vĩnh viễn

- Vụ việc khác

20 năm

126.

Hồ sơ, tài liệu về việc chuyển, trả đơn thư khiếu nại, tố cáo không thuộc thẩm quyền giải quyết

05 năm

127.

Đơn từ khiếu nại tố cáo của cơ quan, tổ chức, công dân gửi đến nhưng không giải quyết

05 năm

VIII. KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ

1. Tài liệu về kế toán

128.

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định về tài chính, kế toán của cơ quan

20 năm

129.

Hồ sơ về giao, bổ sung, điều chỉnh, phân bổ và thực liên dự toán ngân sách nhà nước hằng năm của cơ quan

Vĩnh viễn

130.

Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định định kỳ, đột xuất của cơ quan (không phải nhà, đất):

- Báo cáo tổng hợp

20 năm

- Phiếu kiểm kê, đánh giá

05 năm

131.

Hồ sơ về việc quyết định mua sắm, xác lập quyền sở hữu của nhà nước về tài sản, thu hồi, điều chuyển, thanh lý, bán, thuê, cho thuê, chuyển nhượng, tiêu hủy tài sản công và các hình thức xử lý khác

- Tài sản là nhà, đất

Vĩnh viễn

- Tài sản khác

20 năm

132.

Hồ sơ đấu thầu mua sắm thường xuyên tài sản, vật tư, thiết bị

- Tài liệu mời thầu, đấu thầu và phê duyệt kết quả đấu thầu, hồ sơ dự thầu trúng thầu

20 năm

- Hồ sơ dự thầu không trúng thầu

05 năm

133.

Hồ sơ mua sắm trực tiếp vật tư, trang thiết bị làm việc

10 năm

134.

Hồ sơ kiểm tra, thanh tra, kiểm toán tài chính tại cơ quan

- Định kỳ theo quy định

10 năm

- Vụ việc nghiêm trọng

Vĩnh viễn

135.

Công văn trao đổi về công tác tài chính, kế toán

05 năm

2. Tài liệu về Kế hoạch và đầu tư xây dựng

2. 1. Quy hoạch, kế hoạch

136.

Hồ sơ về việc ban hành quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội dài hạn, 05 năm và hằng năm; chương trình, kế hoạch thực hiện chiến lược phát triển bền vững, tăng trưởng xanh; chỉ tiêu kế hoạch tổng hợp phát triển kinh tế - xã hội

Vĩnh viễn

137.

Hồ sơ về việc giao chỉ tiêu thực hiện kế hoạch kinh tế - xã hội hằng năm của Ủy ban nhân dân quận cho các cơ quan, đơn vị trực thuộc quận

Vĩnh viễn

2. 2. Vốn, đầu tư xây dựng

138.

Hồ sơ về việc chấp thuận chủ trương đầu tư, chấp thuận chủ trương điều chỉnh chủ trương đầu tư thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân quận

Vĩnh viễn

139.

Hồ sơ về việc giám sát, đánh giá đầu tư

20 năm

140.

Hồ sơ về việc xử lý các vấn đề vướng mắc trong bố trí, giải ngân các nguồn vốn, nguồn viện trợ

20 năm

141.

Hồ sơ công trình nhóm C và sửa chữa lớn (kể từ khi đưa hạng mục công trình, công trình xây dựng vào sử dụng)

Tài liệu xin chủ trương đầu tư, quyết toán công trình

50 năm

Hồ sơ công trình sửa chữa nhỏ

10 năm

142.

Công văn trao đổi về công tác đầu tư, xây dựng

05 năm

3. Tài chính

3.1. Ngân sách

143.

Hồ sơ về việc lập, điều chỉnh dự toán thu chi ngân sách địa phương hằng năm; phương án phân bổ ngân sách trình UBND quận phê duyệt

20 năm

144.

Hồ sơ về việc giao dự toán thu chi ngân sách hằng năm cho các cơ quan, đơn vị, tổ chức sử dụng ngân sách nhà nước và UBND 16 phường

Vĩnh viễn

145.

Hồ sơ về việc tổng hợp tình hình thu, chi ngân sách nhà nước, tổng quyết toán ngân sách hằng năm của địa phương báo cáo UBND quận phê duyệt

20 năm

146.

Hồ sơ về kiểm tra việc thực hiện dự toán ngân sách và quyết toán ngân sách hằng năm

20 năm

147.

Hồ sơ về việc kiểm tra, kiểm toán của cơ quan kiểm toán Nhà nước theo yêu cầu của cấp có thẩm quyền

20 năm

3.2. Tài sản công

148.

Hồ sơ về việc xử lý đối với tài sản không xác định được chủ sở hữu; tài sản bị chôn giấu, chìm đắm được tìm thấy; di sản không có người thừa kế; tài sản tịch thu sung quỹ nhà nước theo bản án, quyết định thi hành án; tài sản của các dự án sử dụng vốn nhà nước (bao gồm cả vốn ODA) khi dự án kết thúc, tài sản của tổ chức cá nhân tự nguyện chuyển giao quyền sở hữu cho chính quyền địa phương

Vĩnh viễn

149.

Hồ sơ về tham gia ý kiến việc sắp xếp nhà, đất của các cơ quan Trung ương quản lý trên địa bàn

10 năm

3.3. Tài chính đối với doanh nghiệp

150.

Hồ sơ về tình hình tài chính doanh nghiệp 100% vốn nhà nước, doanh nghiệp có vốn nhà nước do địa phương thành lập hoặc góp vốn

20 năm

3.4. Giá và thẩm định giá

151.

Hồ sơ về việc thực hiện các biện pháp bình ổn giá trên địa bàn

20 năm

152.

Hồ sơ về việc phân công và tổ chức thực hiện thẩm định giá tài sản nhà nước thuộc địa phương quản lý

20 năm

4. Kinh tế tập thể, hợp tác xã

153.

Tập văn bản chế độ/quy định, hướng dẫn về công tác quản lý kinh tế tập thể, hợp tác xã trên địa bàn quận (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực

154.

Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế tập thể, hợp tác xã hàng năm, 5 năm

Vĩnh viễn

155.

Báo cáo sơ kết, tổng kết tình hình phát triển kinh tế tập thể:

- Sơ kết

10 năm

- Tổng kết

Vĩnh viễn

156.

Tập văn bản trao đổi liên quan công tác quản lý nhà nước về Kinh tế tập thể, hợp tác xã

10 năm

IX. CÔNG THƯƠNG

1. Công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp

157.

Hồ sơ về việc thực hiện các chủ trương, biện pháp thực hiện công nghiệp hóa trên địa bàn

Vĩnh viễn

158.

Hồ sơ về việc thẩm định Báo cáo nghiên cứu khả thi, Báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư xây dựng, thiết kế xây dựng của dự án đầu tư xây dựng công trình công nghiệp

20 năm

159.

Hồ sơ về danh sách cơ sở sử dụng năng lượng trọng điểm

20 năm

160.

Hồ sơ về việc chỉ đạo điểm, xây dựng mô hình làng nghề sản xuất, hợp tác xã sản xuất thủ công nghiệp

Vĩnh viễn

161.

Hồ sơ về các thương hiệu sản phẩm hàng hóa của các hợp tác xã, các làng nghề

Vĩnh viễn

2. Thương mại

162.

Hồ sơ tổ chức, quản lý các hội chợ, triển lãm thương mại

10 năm

163.

Hồ sơ về việc giao thực hiện nhiệm vụ bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng của các tổ chức xã hội

20 năm

164.

Danh mục hàng hóa cấm xuất, nhập khẩu

Vĩnh viễn

165.

Hồ sơ về việc quản lý văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài trên địa bàn

Vĩnh viễn

166.

Hồ sơ về việc xử lý vi phạm pháp luật về quản lý hoạt động kinh doanh theo phương thức đa cấp

20 năm

167.

Hồ sơ về việc thực hiện các nhiệm vụ được giao trong Kế hoạch thực thi các Hiệp định thương mại tự do

20 năm

X. GIAO THÔNG VẬN TẢI

168.

Hồ sơ về việc quản lý kết cấu hạ tầng giao thông

Vĩnh viễn

169.

Hồ sơ về việc quyết định phân loại, điều chỉnh hệ thống đường cấp huyện, xã

Vĩnh viễn

170.

Hồ sơ về công tác ứng phó sự cố, thiên tai và tìm kiếm cứu nạn đường bộ, hàng không, xử lý tai nạn giao thông

20 năm

XI. XÂY DỰNG VÀ QUY HOẠCH, KIẾN TRÚC

1. Tài liệu Quy hoạch - Xây dựng cơ bản

171.

Hồ sơ xây dựng văn bản chế độ/ quy định, hướng dẫn về xây dựng cơ bản của cơ quan

Vĩnh viễn

172.

Tài liệu chỉ đạo chung của cơ quan trung ương về công tác quản lý xây dựng cơ bản

Lưu tại đơn vị đến khi hết hiệu lực

173.

Hồ sơ, tài liệu về quy hoạch xây dựng trên địa bàn quận (tổng thể, chi tiết)

Vĩnh viễn

174.

Hồ sơ về cấp chứng chỉ quy hoạch

Vĩnh viễn

175.

Hồ sơ, tài liệu về quy hoạch và phát triển nhà ở trên địa bàn Quận

Vĩnh viễn

176.

Công văn trao đổi về công tác quy hoạch - xây dựng

10 năm

2. Đầu tư xây dựng

177.

Hồ sơ về việc phê duyệt dự án đầu tư xây dựng và dự toán xây dựng

- Công trình nhóm C

50 năm

- Công trình khác

10 năm

178.

Hồ sơ về việc quản lý chất lượng công trình xây dựng; giám định sự cố công trình xây dựng

20 năm

3. Quản lý hạ tầng đô thị

179.

Tài liệu chỉ đạo chung của cơ quan trung ương về công tác quản lý hạ tầng đô thị

đến khi hết hiệu lực

180.

Hồ sơ xây dựng văn bản chế độ, quy định, hướng dẫn về công tác quản lý hạ tầng đô thị (giao thông công trình, xây dựng cơ sở hạ tầng, môi trường, điện - nước, chiếu sáng công cộng, nước sạch..)

Vĩnh viễn

181.

Hồ sơ Chương trình “Chỉnh trang và Phát triển đô thị Thành phố”, giai đoạn 2020 - 2025

20 năm

182.

Hồ sơ quản lý cây xanh, đèn chiếu sáng, điện, cấp thoát nước, An toàn giao thông, Phòng chống thiên tai trên lịa bàn Quận

50 năm

183.

Hồ sơ về cấp phép lề đường, đào đường

5 năm

184.

Công văn trao đổi về công tác quản lý đô thị

20 năm

4. Tài liệu về Quản lý nhà ở

185.

Tài liệu chỉ đạo chung của cơ quan trung ương về công tác quản lý nhà ở

đến khi hết hiệu lực

186.

Hồ sơ về chương trình phát triển nhà tái định cư

Vĩnh viễn

187.

Hồ sơ về chương trình nhà ở xã hội

Vĩnh viễn

188.

Hồ sơ về nhà chung cư

Vĩnh viễn

189.

Hồ sơ nhà Nhà nước quản lý

Vĩnh viễn

190.

Hồ sơ về cấp số nhà trên địa bàn Quận

Vĩnh viễn

191.

Hồ sơ, tài liệu về bồi thường, hỗ trợ khi Nhà nước thu hồi nhà ở, đất trên địa bàn quận

Vĩnh viễn

192.

Hồ sơ, tài liệu về thực hiện chính sách nhà ở trên địa bàn Quận

Vĩnh viễn

193.

Hồ sơ kê khai nhà cửa 1977

Vĩnh viễn

194.

Bản đồ địa chính

Vĩnh viễn

195.

Hồ sơ đo vẽ, lập bản đồ địa chính

Vĩnh viễn

196.

Tập Công văn trao đổi về công tác quản lý và sử dụng nhà, đất

10 năm

5. Vật liệu xây dựng

197.

Tài liệu chỉ đạo chung của cơ quan trung ương về công tác Quản lý vật liệu xây dựng.

đến khi hết hiệu lực

198.

Báo cáo, văn bản triển khai, kế hoạch kiểm tra hàng năm về công tác Quản lý vật liệu xây dựng.

20 năm

6. Cấp phép xây dựng

199.

Hồ sơ cấp phép xây dựng nhà ở

Vĩnh viễn

200.

Hồ sơ xử lý về vi phạm về xây dựng

Vĩnh viễn

201.

Hồ sơ gia hạn, thu hồi giấy phép xây dựng

20 năm

XII. LĨNH VỰC TÀI NGUYÊN, MÔI TRƯỜNG

1. Tài nguyên

202.

Kế hoạch sử dụng đất

Vĩnh viễn

203.

Đất Tôn Giáo

Vĩnh viễn

204.

Các khu đất tổ chức

Vĩnh viễn

205.

Thống kê đất đất đai

Vĩnh viễn

206.

Hồ sơ tách thửa đất

Vĩnh viễn

2. Môi trường

207.

Giấy phép xả thải

10 năm

208.

Hồ sơ kiểm tra môi trường định kỳ

10 năm

209.

Hồ sơ xử lý đơn về công tác môi trường

5 năm

210.

Hồ sơ đặt hàng và nghiệm thu vận chuyển

Vĩnh viễn

211.

Hồ sơ đấu thầu vệ sinh môi trường

Vĩnh viễn

212.

Hồ sơ xây dựng đơn giá vệ sinh môi trường

Vĩnh viễn

213.

Hồ sơ về kiểm tra, thanh tra việc chấp hành pháp luật về bảo vệ môi trường và đa dạng sinh học; xử lý các hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ môi trường và đa dạng sinh học theo quy định của pháp luật trên địa bàn Quận

10 năm

214.

Các hồ sơ về tiếp công dân; giải quyết tranh chấp, khiếu nại, tố cáo, kiến nghị của tổ chức, cá nhân trong lĩnh vực môi trường

- Vụ việc nghiêm trọng

Vĩnh viễn

- Vụ việc khác

15 năm

215.

Danh mục các chất và vật liệu gây ô nhiễm môi trường

Vĩnh viễn

216.

Hồ sơ quản lý hoạt động của các cơ sở có khả năng gây ô nhiễm môi trường

20 năm kể từ khi cơ sở chấm dứt hoạt động

XIII. LAO ĐỘNG, THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI

217.

Hồ sơ về việc cấp, gia hạn, cấp lại hoặc thu hồi giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm của doanh nghiệp

20 năm

218.

Hồ sơ về việc giải quyết các vấn đề về bảo hiểm xã hội

20 năm

219.

Hồ sơ về việc tổ chức và hoạt động của cơ sở cai nghiện ma túy, cơ sở hỗ trợ nạn nhân

20 năm

220.

Hồ sơ về công tác giảm nghèo bền vững trên địa bàn Quận

20 năm

221.

Hồ sơ về Chính sách người có công trên địa bàn Quận

20 năm

222.

Hồ sơ về Bảo trợ xã hội trên địa bàn Quận

20 năm

223.

Hồ sơ về công tác Lao động - Việc làm - Đào tạo nghề

20 năm

224.

Hồ sơ về công tác bảo vệ chăm sóc trẻ em - Bình đẳng Giới

20 năm

225.

Hồ sơ về công tác phòng chống tệ nạn ma túy - mại dâm

20 năm

XIV. VĂN HÓA VÀ THỂ THAO

1. Văn hóa

226.

Hồ sơ về việc xây dựng, kiện toàn đội ngũ nhân lực làm công tác gia đình

20 năm

227.

Hồ sơ về việc cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của cơ sở hỗ trợ nạn nhân bạo lực gia đình; giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của cơ sở tư vấn về phòng chống bạo lực gia đình

20 năm

228.

Hồ sơ về việc triển khai tổ chức thực hiện công tác gia đình trên địa bàn quận.

20 năm

229.

Hồ sơ về thực hiện công tác các ngày lễ lớn trên địa bàn Quận

20 năm

230.

Hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hoạt động văn hóa, dịch vụ văn hóa và phòng chống tệ nạn xã hội.

15 năm

231.

Hồ sơ về xây dựng “Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa” xây dựng gia đình văn hóa, khu phố văn hóa, phường văn hóa, công sở văn hóa trên địa bàn quận

20 năm

232.

Hồ sơ kiểm tra công tác công sở văn hóa trên địa bàn quận

20 năm

2. Thể thao

233.

Hồ sơ về việc tổ chức Đại hội thể dục thể thao cấp thành phố, giải thi đấu quốc gia, khu vực và quốc tế tại địa phương

Vĩnh viễn

234.

Hồ sơ về việc quản lý các hoạt động thể thao giải trí tại địa phương

20 năm

XV. TÀI LIỆU VỀ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

235.

Hồ sơ về việc xây dựng quy chế hoạt động khoa học và công nghệ của cơ quan

20 năm

236.

Hồ sơ hội nghị, hội thảo khoa học do cơ quan tổ chức

Vĩnh viễn

237.

Hồ sơ hoạt động của Hội đồng khoa học, Hội đồng sáng kiến

20 năm

238.

Hồ sơ thực hiện chương trình, dự án, đề tài khoa học và công nghệ

- Cấp nhà nước

Vĩnh viễn

- Cấp bộ, ngành

20 năm

- Cấp cơ sở

10 năm

239.

Báo cáo kết quả tổng thuật chương trình, dự án, đề tài khoa học và công nghệ

Vĩnh viễn

240.

Hồ sơ sáng kiến, quy trình công nghệ hoặc giải pháp hữu ích được công nhận

- Cấp nhà nước

Vĩnh viễn

- Cấp bộ, ngành

20 năm

- Cấp cơ sở

10 năm

241.

Hồ sơ xây dựng, ban hành các định mức kinh tế - kỹ thuật, tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật

Vĩnh viễn

242.

Hồ sơ triển khai ứng dụng khoa học và công nghệ

20 năm

243.

Hồ sơ về việc đề xuất đặt hàng hoặc đặt hàng các nhiệm vụ khoa học và công nghệ

- Được duyệt

20 năm

- Không được duyệt

10 năm

244.

Công văn trao đổi về công tác khoa học và công nghệ

05 năm

XVI. GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

1. Vấn đề chung

245.

Tập văn bản quy định, hướng dẫn về công tác giáo dục và đào tạo gửi chung đến các cơ quan, đơn vị (hồ sơ nguyên tắc)

Theo hiệu lực văn bản

246.

Hồ sơ ban hành chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển giáo dục và đào tạo dài hạn, 5 năm, hàng năm

Vĩnh viễn

247.

Hồ sơ quy hoạch mạng lưới các cơ sở giáo dục trên địa bàn quận

Vĩnh viễn

248.

Công văn trao đổi về giáo dục và đào tạo

5 năm

2. Tài liệu về quản lý cơ sở giáo dục mầm non và các hoạt động giáo dục cấp học mầm non

249.

Hồ sơ chuyển đổi cơ sở giáo dục mầm non bán công sang cơ sở giáo dục mầm non dân lập, công lập

Vĩnh viễn

250.

Hồ sơ thành lập hội đồng trường mầm non công lập

20 năm

251.

Hồ sơ thành lập, sáp nhập, chia, tách, giải thể nhóm trẻ, lớp mẫu giáo độc lập

20 năm

252.

Hồ sơ công nhận đạt chuẩn phổ cập giáo dục mầm non cho trẻ em năm tuổi

10 năm

3. Tài liệu về quản lý cơ sở giáo dục phổ thông và các hoạt động giáo dục cấp học phổ thông

253.

Hồ sơ thành lập hội đồng trường đối với cơ sở giáo dục phổ thông công lập

20 năm

254.

Hồ sơ công nhận đạt chuẩn phổ cập giáo dục tiểu học, trung học cơ sở

10 năm

4. Tài liệu hoạt động chuyên môn các cấp mầm non, tiểu học, thcs

4.1. Tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ

255.

Tập văn bản về chuyên môn nghiệp vụ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

256.

Hồ sơ hội nghị về chuyên môn nghiệp vụ do cơ quan tổ chức

Vĩnh viễn

257.

Kế hoạch, báo cáo về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan và các đơn vị trực thuộc:

- Hàng năm

Vĩnh viễn

- Tháng, quý, sáu tháng

20 năm

258.

Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ

- Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm

Vĩnh viễn

- Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi

10 năm

259.

Hồ sơ giải quyết các vụ việc trong hoạt động quản lý chuyên môn nghiệp vụ

- Vụ việc quan trọng

Vĩnh viễn

- Vụ việc khác

20 năm

260.

Kế hoạch tuyển sinh, Hội đồng tuyển sinh cấp tiểu học, trung học cơ sở

Hết khóa

4.2 Tài liệu về công tác nhà giáo

261.

Hồ sơ đề nghị xét tặng danh hiệu nhà giáo nhân dân, nhà giáo ưu tú

20 năm

XVII.TÀI LIỆU CHUYÊN NGÀNH PHÂN THEO TỪNG LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG Y TẾ

1. Tài liệu về Công tác Y tế tư nhân

262.

Hồ sơ chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện công tác y tế

20 năm

263.

Công văn trao đổi về công tác Y tế

10 năm

2. Đảm bảo an toàn thực phẩm

264.

Hồ sơ chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện đảm bảo an toàn thực phẩm

20 năm

265.

Công văn trao đổi về công tác an toàn thực phẩm

10 năm

266.

Hồ sơ cấp, thu hồi giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm đối với các cơ sở sản xuất kinh doanh các sản phẩm thuộc phạm vi đơn vị quản lý

20 năm

267.

Hồ sơ xử lý đơn thư, khiếu nại về đảm bảo an toàn thực phẩm

20 năm

268.

Hồ sơ về công tác tuyên truyền, phổ biến kiến thức về an toàn thực phẩm

10 năm

269.

Hồ sơ giám sát, phòng ngừa, điều tra và phối hợp ngăn chặn ngộ độc thực phẩm và khắc phục sự cố về an toàn thực phẩm:

- Vụ việc nghiêm trọng

Vĩnh viễn

- Vụ việc khác

20 năm

270.

Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn, giám sát việc thực hiện các quy định của pháp luật về an toàn thực phẩm

Vĩnh viễn

3. Hồ sơ về Công tác Dân số và Phát triển

271.

Hồ sơ về việc triển khai, hướng dẫn thực hiện công tác dân số và phát triển

20 năm

4. Hồ sơ về Công tác Phòng chống dịch bệnh

272.

Hồ sơ về thực hiện công tác Phòng chống dịch bệnh

20 năm

XVIII. TÀI LIỆU VỀ HÀNH CHÍNH VĂN THƯ, LƯU TRỮ, QUẢN TRỊ CÔNG SỞ

18.1. Tài liệu về Cải cách hành chính

273.

Hồ sơ thực hiện cải cách hành chính

20 năm

274.

Hồ sơ đánh giá xếp hạng công tác cải cách hành chính làng năm

10 năm

18.2. Tài liệu quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ

275.

Hồ sơ về việc ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức; Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

Vĩnh viễn

276.

Hồ sơ về việc cho phép mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan

20 năm

277.

Hồ sơ về việc quyết định tiêu hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị của các phòng chuyên môn thuộc Quận

20 năm

278.

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, quy chế, hướng dẫn công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

20 năm

279.

Hồ sơ về lập, ban hành Danh mục hồ sơ hằng năm

05 năm

280.

Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ

20 năm

281.

Hồ sơ tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ

20 năm

282.

Hồ sơ về quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

20 năm

283.

Công văn trao đổi về hành chính, văn thư, lưu trữ

05 năm

284.

Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan

285.

Văn bản quy phạm pháp luật

Vĩnh viễn

286.

Các văn bản hành chính

Vĩnh viễn

287.

Sổ đăng ký bí mật nhà nước đi, đến

30 năm

288.

Tập lưu, sổ đăng ký văn bản sao y

20 năm

289.

Sổ đăng ký văn bản đến

20 năm

18.3. Tài liệu về công sở

290.

Hồ sơ xây dựng, ban hành các quy định, quy chế về công tác quản trị công sở

20 năm

291.

Hồ sơ thực hiện văn hóa công sở

10 năm

292.

Hồ sơ về công tác an ninh quốc phòng, dân quân tự vệ

10 năm

293.

Hồ sơ về phòng chống cháy, nổ, thiên tai...

10 năm

294.

Hồ sơ về công tác bảo vệ trụ sở cơ quan, tổ chức

05 năm

295.

Hồ sơ về quản lý, sử dụng, bảo trì, bảo dưỡng trang thiết bị

10 năm

296.

Sổ cấp phát đồ dùng, văn phòng phẩm

05 năm

XIX. TÀI LIỆU ỨNG DỤNG ISO

297.

Hồ sơ xây dựng hệ thống, quy trình, quy định thực hiện theo tiêu chuẩn ISO

20 năm

298.

Hồ sơ đánh giá nội bộ về áp dụng ISO

10 năm

299.

Công văn trao đổi về công tác ứng dụng ISO

05 năm

XX. TÀI LIỆU ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

300.

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định về công nghệ thông tin

20 năm

301.

Hồ sơ, tài liệu về ứng dụng công nghệ thông tin

20 năm

302.

Hồ sơ xây dựng và quản lý các cơ sở dữ liệu

50 năm

303.

Công văn trao đổi về ứng dụng công nghệ thông tin

05 năm

XXI. TÀI LIỆU THÔNG TIN, TUYÊN TRUYỀN

304.

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định về thông tin, tuyên truyền

20 năm

305.

Hồ sơ về việc cung cấp, tiếp nhận và xử lý thông tin báo chí

05 năm

306.

Công văn trao đổi về công tác thông tin, tuyên truyền

05 năm