Quyết định 29/2011/QĐ-UBND về Quy định công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Lào Cai

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LÀO CAI

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LÀO CAI

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003;

Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia;

Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;

Căn cứ Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;

Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06/5/2002 của Bộ Công an và Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) về hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;

Căn cứ Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Lào Cai tại Tờ trình số 332/ TTr-SNV ngày 29/8/2011,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này "Quy định về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Lào Cai ".

Điều 2. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Giám đốc Sở Nội vụ; Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh; Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố và các đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký.

QUY ĐỊNH

VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LÀO CAI
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 29 /2011/QĐ-UBND ngày 14/10/2011 của UBND tỉnh Lào Cai)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh:

1. Quy định này quy định chi tiết một số nội dung về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Lào Cai.

Các nội dung về công tác văn thư, lưu trữ có liên quan khác không được quy định trong văn bản này thì được thực hiện theo quy định tại các văn bản pháp luật có liên quan.

2. Quy định này được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân trên địa bàn tỉnh Lào Cai (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).

Điều 18. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức:

1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức:

a) Các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định tại khoản 3 Điều này.

b) Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm.

2. Hàng năm, lưu trữ hiện hành của cơ quan có trách nhiệm:

a) Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;

b) Phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập;

c) Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu";

d) Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu;

đ) Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập "Biên bản giao nhận tài liệu".

3. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan được quy định như sau:

a) Tài liệu hành chính: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc;

b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;

c) Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán;

d) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình: sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc.

đ) Tài liệu chuyên ngành khác: thực hiện theo quy định riêng của ngành.

4. Thủ tục giao nộp

Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" và hai bản "Biên bản giao nhận tài liệu". Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và Lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản.

Mục 2. CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

Điều 19. Chỉnh lý tài liệu:

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý.

2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu sau:

a) Phân loại tài liệu và lập hồ sơ hoàn chỉnh;

b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ;

c) Hệ thống hóa hồ sơ;

d) Lập mục lục hồ sơ;

đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị.

Điều 20. Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu:

1. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức theo quy định tại Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ và các bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành khác (nếu có).

2. Các cơ quan, tổ chức căn cứ vào tình hình thực tế hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức cụ thể hóa, ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức.

Điều 21. Xác định giá trị tài liệu:

1 .Yêu cầu của việc xác định giá trị tài liệu:

a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính bằng số lượng năm;

b) Xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy.

2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu:

a) Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, các cơ quan, tổ chức phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho người đứng đầu cơ quan, tố chức về việc quyết định:

- Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản;

- Danh mục tài liệu hết giá trị.

b) Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu:

- Đối với tài liệu bảo quản tại lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm:

+ Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, cấp huyện: Chủ tịch Hội đồng;

+ Đại diện lãnh đạo đơn vị (thuộc cơ quan, tổ chức) có tài liệu: Ủy viên;

+ Đại diện của lưu trữ cơ quan, tổ chức: Ủy viên.

- Đối với tài liệu bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm:

+ Đại diện lãnh đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh: Chủ tịch Hội đồng.

+ Trưởng các Phòng chuyên môn, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh: Ủy viên.

c) Phương thức làm việc của Hội đồng xác định giá trị tài liệu:

- Từng thành viên Hội đồng xem xét, đối chiếu danh mục tài liệu hết giá trị với mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại, kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần);

- Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số về tài liệu dự kiến loại. Nội dung cuộc họp được lập thành biên bản có đủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng. Biên bản được lập thành 2 bản, một bản lưu tại hồ sơ hủy tài liệu của cơ quan, tổ chức và một bản đưa vào hồ sơ trình cấp có thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị.

d) Sau khi họp hội đồng xác định giá trị tài liệu hoàn chỉnh danh mục tài liệu hết giá trị và hồ sơ trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, gửi cơ quan có thẩm quyền thẩm tra (theo Khoản 1, Điều 22 quy định này).

Hồ sơ đề nghị thẩm tra gồm:

- Công văn đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị (theo mẫu của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước);

- Danh mục tài liệu hết giá trị;

- Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

Điều 22. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị:

1. Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu hủy

Việc thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu hủy trên địa bàn tỉnh được quy định như sau:

a) Sở Nội vụ thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt "Danh mục tài liệu hết giá trị" của Lưu trữ lịch sử tỉnh và thẩm tra tài liệu hết giá trị của Lưu trữ huyện và của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;

b) Phòng Nội vụ huyện, thành phố thẩm tra tài liệu hết giá trị của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ huyện, thành phố và của xã, phường, thị trấn thuộc huyện, thành phố;

c) Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp trên giúp người đứng đầu thẩm tra tài liệu hết giá trị của các đơn vị trực thuộc không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.

2. Thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị:

a) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh;

b) Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Sở Nội vụ;

c) Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thành phố quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản tại Lưu trữ huyện, thành phố sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Sở Nội vụ;

d) Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ huyện, thành phố quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức mình sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Phòng Nội vụ huyện, thành phố;

đ) Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của xã, phường, thị trấn sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Phòng Nội vụ huyện, thành phố;

e) Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh, lưu trữ huyện, thành phố quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức mình sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp.

3. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị:

a) Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị chỉ được thực hiện sau khi có quyết định bằng văn bản của người có thẩm quyền;

b) Khi tiêu hủy tài liệu phải hủy hết thông tin tài liệu;

c) Việc tiêu hủy tài liệu phải được lập thành biên bản có xác nhận của người thực hiện việc tiêu hủy và của cơ quan, tổ chức có tài liệu;

d) Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị (theo hướng dẫn tại Công văn 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị tiêu hủy trong thời hạn ít nhất hai mươi năm, kể từ ngày tài liệu bị tiêu hủy.

Mục 3. THU THẬP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH

Điều 23. Thu thập tài liệu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh:

1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai thu thập tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức sau:

a) Các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục số 1, Danh mục số 2 ( theo Quyết định 3559/QĐ-UBND ngày 25/11/2008 và Quyết định 3470/QĐ-UBND ngày 01/12/2010 cua UBND tỉnh Lào Cai);

b) Các tổ chức khác theo quy định của pháp luật;

c) Các cá nhân, gia đình, dòng họ tự nguyện tặng cho, ký gửi hoặc bán tài liệu lưu trữ.

2. Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu:

a) Giao nộp tài liệu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh theo đúng thời hạn quy định. Trường hợp cơ quan, tổ chức muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến thời hạn giao nộp phải được sự đồng ý bằng văn bản của UBND tỉnh;

b) Giao nộp tài liệu trên cơ sở đã chỉnh lý hoàn chỉnh, hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản được thống kê thành "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu";

c) Giao nộp đầy đủ hộp, cặp và công cụ tra cứu kèm theo;

d) Vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp.

3. Trách nhiệm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh:

a) Tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ trình UBND tỉnh ban hành Quyết định thu tài liệu của các cơ quan, đơn vị thuộc Danh mục số 1, Danh mục số 2 vào Trung tâm Lưu trữ thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh hàng năm;

b) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị tài liệu giao nộp;

c) Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu;

d) Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập "Biên bản giao nhận tài liệu".

4. Thủ tục giao nộp:

"Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" và "Biên bản giao nhận tài liệu" được lập thành hai bản theo mẫu thống nhất của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Lưu trữ của cơ quan, tổ chức và Chi cục Văn thư - Lưu trữ giữ mỗi loại một bản.

Điều 24. Thời hạn giao nộp tài liệu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh:

1. Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản: sau năm năm, kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức.

2. Tài liệu phim, ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu khác: sau hai năm, kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức.

3. Tài liệu của các ngành quốc phòng, công an, ngoại giao: sau ba mươi năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức, trừ tài liệu chưa được giải mật và tài liệu còn giá trị hiện hành.

Điều 25. Quản lý tài liệu lưu trữ khi cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính chia, tách, sáp nhập, giải thể; doanh nghiệp nhà nước phá sản hoặc chuyển đổi hình thức sở hữu:

1. Trong trường hợp cơ quan, tổ chức giải thể, doanh nghiệp phá sản thì trước khi chấm dứt hoạt động người đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó phải quản lý, giao nộp tài liệu lưu trữ theo quy định sau đây:

a) Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của Lưu trữ lịch sử phải được giao nộp vào Lưu trữ lịch sử;

b) Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu của Lưu trữ lịch sử phải được giao nộp vào Lưu trữ của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp.

2. Trường họp cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính chia, tách, sáp nhập, doanh nghiệp nhà nước chuyển đổi hình thức sở hữu thì trước khi chấm dứt hoạt động hoặc chuyển đổi hình thức sở hữu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó tổ chức quản lý và giao nộp tài liệu theo hướng dẫn tại Thông tư 46/2005/TT-BNV ngày 27/4/2005 của Bộ Nội vụ.

Mục 4. BẢO QUẢN, KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 26. Bảo quản tài liệu lưu trữ:

1. Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải được bảo vệ, bảo quản an toàn trong kho lưu trữ.

2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định sau đây về bảo quản tài liệu lưu trữ:

a) Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định;

b) Thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy, nổ; phòng, chống thiên tai; phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ;

c) Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ;

d) Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại hình tài liệu lưu trữ;

đ) Thực hiện các biện pháp phòng, chống côn trùng, nấm mốc, khử a-xít và các tác nhân khác gây hư hỏng tài liệu;

e) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng;

g) Thực hiện chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm.

Điều 27. Quyền và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:

1. Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh:

a) Cơ quan, tổ chức, cá nhân được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh để phục vụ yêu cầu công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của mình theo quy định của pháp luật.

b) Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh quy định về sử dụng tài liệu lưu trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ và các quy định của pháp luật có liên quan.

c) Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải trả phí khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định của pháp luật.

2. Tại lưu trữ cơ quan, tổ chức:

Do Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quy định cụ thể trong Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

Điều 28. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:

1. Thẩm quyền cho phép khai thác tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh:

a) Thẩm quyền cho phép khai thác tài liệu mật: Thực hiện theo Quyết định số 67/2007/QĐ-UBND ngày 11/9/2007 của UBND tỉnh Lào Cai ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước tỉnh Lào Cai.

b) Thẩm quyền cho phép khai thác tài liệu khác:

- Chủ tịch UBND tỉnh Lào Cai cho phép:

+ Mang tài liệu ra nước ngoài;

+ Khai thác sử dụng tài liệu của cá nhân và tổ chức nước ngoài (kể cả người Việt Nam ở nước ngoài);

+ Công bố tài liệu tại Chi Cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai.

- Giám đốc Sở Nội vụ cho phép:

+ Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ;

+ Khai thác tài liệu phục vụ công tác điều tra của các cơ quan chức năng.

- Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh

Cho phép khai thác tài liệu không thuộc các quy định trên.

c) Việc sao lưu tài liệu:

- Người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thì cho phép sao lưu tài liệu lưu trữ.

- Việc sao lưu tài liệu được thực hiện tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh.

2. Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại kho lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.

Điều 29. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:

1. Người đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác; vì mục đích cá nhân phải có đơn xin sử dụng tài liệu và có chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu (nếu là người nước ngoài); trường hợp nghiên cứu chuyên đề phải có thêm đề cương nghiên cứu.

2. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ của cơ quan, tổ chức:

Do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể trong Quy chế công tác văn thư và Lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

Chương IV

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CỒNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LÀO CAI

Điều 30. Trách nhiệm quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ:

1. UBND tỉnh thống nhất quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh.

2. Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh.

Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh. Nhiệm vụ cụ thể của Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh được quy định tại Quyết định 40/2010/QĐ-UBND ngày 19/11/2010 của UBND tỉnh Lào Cai.

3. UBND huyện, thành phố quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện, thành phố.

Phòng Nội vụ huyện, thành phố bố trí công chức chuyên trách trong biên chế được giao giúp Trưởng phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu cho UBND huyện, thành phố quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của huyện, thành phố.

a) Nhiệm vụ:

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ của Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp xã;

- Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư, lưu trữ;

- Quản lý tài liệu lưu trữ của cấp huyện theo hướng dẫn của Sở Nội vụ;

b) Công chức chuyên trách tại Phòng Nội vụ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

4. Văn thư, lưu trữ cấp xã:

a) Tại UBND xã, phường, thị trấn bố trí công chức kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ.

b) Người làm văn thư, lưu trữ cấp xã phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định của pháp luật.

Điều 31. Khen thưởng, xử lý vi phạm và khiếu nại, tố cáo về văn thư, lưu trữ:

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích sau đây sẽ được khen thưởng theo quy định của pháp luật:

a) Có thành tích xuất sắc trong thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.

b) Phát hiện, giao nộp, tặng cho cơ quan lưu trữ những tài liệu có giá trị và tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm.

c) Phát hiện, tố giác kịp thời hành vi chiếm đoạt, làm hư hại hoặc tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm quy định này và các quy định khác của pháp luật về văn thư, lưu trữ thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự, nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.

3. Tổ chức, cá nhân có quyền khiếu nại, tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo trong công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

Điều 32. Kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ:

1. Nguồn kinh phí đầu tư bao gồm:

a) Ngân sách nhà nước;

b) Các khoản thu từ phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;

c) Tài trợ của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.

2. Người đúng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bảo đảm kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ của của cơ quan, tổ chức.

Chương V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 33. Tổ chức thực hiện:

1. Giao Sở Nội vụ hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cấp, các ngành, doanh nghiệp Nhà nước trên địa bàn tỉnh thực hiện nghiêm quy định này.

Chủ tịch UBND các huyện, thành phố; Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp; Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc các Doanh nghiệp Nhà nước; Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quy định này.