|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH ĐIỆN BIÊN
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
28/2005/QĐ-UBND
|
Điện Biên, ngày
09 tháng 11 năm 2005
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY ĐỊNH SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CỦA TỈNH ĐIỆN
BIÊN
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐIỆN BIÊN
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11
năm 2003;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban
nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004;
Căn cứ Quyết định số
112/2001/QĐ-TTg ngày 25 tháng 07 năm 2001 của Chính phủ phê duyệt Đề án tin học
hóa quản lý hành chính nhà nước giai đoạn
2001 - 2005;
Theo đề nghị của Văn phòng UBND tỉnh,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết
định này quy định về việc sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh Điện Biên.
Điều 2. Quyết định có hiệu lực
thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký.
Điều 3. Các ông, bà: Chánh Văn
phòng UBND tỉnh, thủ trưởng các sở, ban, ngành, đoàn thể tỉnh; Chủ tịch UBND
các huyện, thị xã, thành phố và các cá nhân tham gia vào hệ thống thư điện tử của
tỉnh Điện Biên chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Phạm Hoàng Be
|
QUY ĐỊNH
VỀ
VIỆC SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CỦA TỈNH ĐIỆN BIÊN
(Ban hành kèm theo Quyết định số
28/2005/QĐ-UBND ngày 9/11/2005 của UBND tỉnh
Điện Biên)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Hệ thống thư điện tử của
tỉnh Điện Biên là hệ thống thông tin của tỉnh
nhằm phục vụ các cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan, đơn vị hành
chính, sự nghiệp của tỉnh Điện Biên sử dụng để gửi, nhận thông tin dưới dạng
thư điện tử qua mạng tin học diện rộng, mạng Internet phục vụ công tác chuyên
môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.
Điều 2. Văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm quản lý khai thác sử
dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh. Trung
tâm tin học tỉnh có nhiệm vụ giúp Chánh Văn
phòng UBND tỉnh quản trị kỹ thuật hệ thống điện tử và các dịch vụ cơ bản của hệ thống thông tin điện tử của tỉnh.
Điều 3. Quy định này áp dụng cho tất cả các cơ quan, đơn vị và các cá nhân khi tham gia khai thác và
sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh Điện Biên.
Chương II
TỔ CHỨC CỦA HỆ THỐNG THƯ
ĐIỆN TỬ TỈNH ĐIỆN BIÊN
Điều 4. Hệ thống thư điện tử được thiết lập và vận hành trên hạ tầng
kỹ thuật của tỉnh gồm Trung tâm tích hợp dữ liệu,
mạng nội bộ tại các cơ quan, đơn vị trong tỉnh và kết nối với Internet.
Mỗi thành viên tham gia vào hệ thống được cung cấp
một hộp thư với tên duy nhất, hộp thư có dạng: xxxx@dienbien.gov.vn (xxxx:
là tên đơn vị sử dụng hoặc người sử dụng) được chia thành các loại hộp thư:
Hộp thư cá nhân: dành cho các cán bộ, công chức,
viên chức của tỉnh.
Hộp thư công vụ: Phục vụ cho việc chỉ đạo điều hành và tiếp nhận thông tin của các sở, ban, ngành, đoàn thể và các huyện,
thị xã, thành phố; hộp thư công vụ được
quy định thống nhất như sau:
ubnd@dienbien.gov.vn Địa chỉ thư điện tử của UBND tỉnh
tiepdan@dienbien.gov.vn Địa chỉ thư điện tử dùng để
tiếp dân của UBND tỉnh
<sở/ngành>@dienbien.gov.vn
Địa chỉ thư điện tử của sở, ban, ngành, huyện, thị, thành phố
tiepdan.<sở/ngành>@dienbien.gov.vn Địa chỉ
thư điện tử dùng để tiếp dân của sở, ban, ngành, huyện, thị, thành phố
Mọi thông tin cá nhân, tổ chức khi đăng ký sử dụng
hộp thư điện tử của tỉnh được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu đặt tại Trung tâm
tích hợp dữ liệu của tỉnh - gọi là danh bạ điện tử của tỉnh.
Chương III
QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG THƯ
ĐIỆN TỬ
Điều 5. Trách nhiệm của các đơn
vị tham gia quản lý hệ thống thư điện tử của tỉnh
Điện Biên.
1. Văn phòng UBND tỉnh:
Chịu trách nhiệm tổ chức quản lý Hệ thống thư điện
tử của tỉnh, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị,
cá nhân khai thác, sử dụng đúng quy trình, đúng mục đích.
Có quyền và chịu trách nhiệm quản lý Danh bạ điện tử của
tỉnh, cho phép đăng nhập, sửa đổi, loại bỏ các hộp thư thuộc hệ thống thư tín
điện tử của tỉnh; cập nhật các thông tin
thay đổi vào Danh bạ điện tử của tỉnh. Cụ thể:
Cấp cho từng cán bộ, công chức viên chức của các cơ
quan, đơn vị hành chính trong tỉnh địa chỉ
thư điện tử và mật khẩu sử dụng để khai thác thư điện tử. Cập nhật các thông
tin vào hệ thống thư điện tử của tỉnh khi nhận được quyết định của các cấp có thẩm quyền.
Quản trị Hệ thống thư điện tử của tỉnh, bảo đảm cho
Hệ thống hoạt động thông suốt, liên tục.
Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với Hệ thống
thư điện tử của tỉnh theo chế độ mật, quản lý quyền truy cập của các cơ quan,
đơn vị, của mỗi cán bộ, công chức viên chức trong các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh.
Cài đặt hệ thống phòng chống Virus tin học, ngăn chặn
các thư rác trên hệ thống thư điện tử của tỉnh.
Tạo lập chế độ lưu trữ thông tin.
Xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn
cho cán bộ, công chức viên chức của các cơ quan, đơn vị trong tỉnh về khai thác
sử dụng Hệ thống thư điện tử của tỉnh Điện Biên.
Căn cứ kế hoạch hàng năm lập dự toán kinh phí cho
việc quản lý, xây dựng và phát triển Hệ thống thư điện tử của tỉnh để
trình UBND tỉnh phê duyệt.
2. Sở Nội vụ cung cấp và
cập nhật sự thay đổi thông tin của các cơ
quan, đơn vị trong tỉnh để Văn phòng UBND
tỉnh cập nhật kịp thời vào danh bạ điện tử
của tỉnh.
3. Các sở, ban, ngành, đoàn thể tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố:
Khi có thay đổi
thông tin về cá nhân, tổ chức tham gia hệ thống thư điện tử của tỉnh phải có văn bản đề nghị Văn phòng UBND tỉnh cập nhật
các thông tin thay đổi kịp thời vào Danh bạ điện tử của tỉnh.
Điều 6. Cung cấp và quản lý thư
điện tử
Việc cung cấp và quản
lý thư điện tử được áp dụng cho đối tượng mới được tuyển vào làm việc
trong tỉnh, thuyên chuyển công tác hoặc thôi không làm việc trong tỉnh Điện
Biên.
1. Đối với
trường hợp công chức tuyển mới: Sau khi có quyết định tuyển dụng hoặc tiếp
nhận cán bộ mới, Thủ trưởng cơ quan chủ quản phải có văn bản đề nghị cấp mới hộp thư điện tử cho cán bộ, công chức; Văn
phòng UBND tỉnh tổ chức tạo lập hộp thư mới
cho cán bộ đó để tham gia hệ thống thư điện tử.
2. Đối với
trường hợp công chức thay đổi vị trí công tác: Sau khi có quyết định thay đổi
vị trí của cán bộ, công chức, Thủ trưởng cơ quan tiếp nhận phải có văn bản đề
nghị Văn phòng UBND tỉnh thay đổi địa chỉ
hộp thư điện tử vào danh bạ điện tử của tỉnh để đảm bảo tính thống nhất quản lý
người sử dụng trong hệ thống thông tin của
tỉnh.
3. Đối với trường hợp công chức chuyển công tác
ra ngoài tỉnh hoặc nghỉ hưu: Sau khi có quyết định cho công chức nghỉ hưu
hoặc chuyển công tác ra ngoài tỉnh Điện Biên, Thủ trưởng cơ quan quản lý công
chức đó phải có văn bản thông báo với Văn phòng UBND tỉnh để cập nhật thông tin
vào danh bạ điện tử của tỉnh và loại hộp thư điện tử của công chức này ra khỏi hệ thống thư điện tử của tỉnh.
Điều 7. Trách nhiệm của người sử
dụng hộp thư cá nhân
Các cán bộ, công chức, viên chức thuộc các cơ quan,
đơn vị nhà nước trong tỉnh khi tham gia sử dụng và khai thác hệ thống thư điện
tử của tỉnh Điện Biên có trách nhiệm:
1. Quản lý và lưu trữ các thư điện tử của cá nhân.
2. Sử dụng đúng quy trình
và mục đích của Hệ thống thư điện tử tỉnh Điện Biên. Thực hiện nghiêm chỉnh chế
độ bí mật thư tín, chịu trách nhiệm về thông tin của
mình gửi lên mạng.
3. Không truy nhập vào hộp thư của người khác và
không để người khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử của mình.
4. Không được cung cấp, để lộ mật khẩu sử dụng hộp
thư điện tử cho người không có trách nhiệm quản lý và sử dụng thư điện tử trên
hệ thống thư điện tử của tỉnh. Tự bảo quản mật khẩu để đảm bảo an toàn cho hộp
thư đã đăng ký. Trường hợp bị lộ hoặc quên mật khẩu phải báo cáo Thủ trưởng cơ
quan, Văn phòng UBND tỉnh để được tạo lại
mật khẩu mới.
5. Không được sử dụng hệ thống thư điện tử để gửi,
nhận các nội dung thông tin trái với các quy định tại Điều 1 của Quy định này. Không được
sử dụng các kỹ thuật tin học để phát tán
virus tin học thông qua địa chỉ thư của mình trên hệ thống thư tin điện tử tỉnh
Điện Biên.
6. Khi phát hiện những thư điện tử không đúng mục
đích, thư điện tử có Virus, thư rác phải xóa bỏ và
báo cáo Thủ trưởng cơ quan, Văn phòng UBND tỉnh để phối hợp xử lý.
7. Khi phát hiện có
lỗi hoặc gặp sự cố về hệ thống thư tín điện tử phải báo cho Quản trị mạng của
đơn vị đồng thời thông báo cho Văn phòng UBND tỉnh để phối hợp khôi phục, sửa
chữa.
Điều 8. Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư công vụ.
Hộp thư công vụ do Thủ
trưởng cơ quan, đơn vị quản lý (sau đây gọi chung là Thủ trưởng cơ
quan); Thủ trưởng cơ quan có thể ủy quyền cho một số người trong đơn vị sử dụng.
Khi thay đổi Thủ trưởng cơ quan thì Thủ trưởng cơ quan cũ phải bàn giao hộp thư, mật khẩu và toàn bộ nội
dung dữ liệu của hộp thư công vụ cho Thủ trưởng cơ quan mới.
Thủ trưởng cơ
quan ban hành quy chế sử dụng và chấp
hành thông tin được truyền qua hộp thư của
cơ quan đơn vị. Khi nhận được thư điện tử gửi vào hộp thư công vụ thì Thủ trưởng
cơ quan (hoặc người được ủy quyền) phải có trách nhiệm xử lý và thực hiện. Các
thông tin chỉ đạo, điều hành của Thủ trưởng
cơ quan được truyền qua hộp thư công vụ
được coi là mệnh lệnh hành chính. Tất cả các thư đi và thư đến trong hộp thư
công vụ đều phải được lưu trữ và bảo đảm tính nguyên vẹn của thông tin.
Đối với cán bộ, công chức được giao phụ trách hộp
thư điện tử dùng để tiếp dân: khi nhận được đơn thư phản ánh của dân phải có
trách nhiệm báo cáo đến cấp có thẩm quyền xử lý và trả lời dân.
Điều 9. Các quy định khác về quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử.
Các thông tin có dạng văn bản (Text) gửi qua hệ thống
thư điện tử của tỉnh phải thống nhất sử dụng
phông chữ Unicode và bộ mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001.
Các tổ chức,
cá nhân không được sử dụng hộp thư điện tử từ hệ thống thư không được đăng ký tại Trung tâm Internet Việt Nam (như
các hộp thư của: Yahoo, Hotmail, Gmail.) để trao đổi thông tin về chuyên môn, nghiệp vụ với các hộp thư trong
hệ thống thư điện tử của tỉnh Điện Biên.
Các cơ quan, đơn vị không tự tổ chức hệ thống thư
điện tử riêng, mạng với địa chỉ IP hoặc tên miền (Domain) riêng.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 10. Sở Tài chính căn cứ vào kế hoạch được UBND tỉnh phê duyệt hằng
năm, phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh để bố trí kinh phí cho việc quản lý, đào
tạo sử dụng và phát triển hệ thống thư điện
tử của tỉnh.
Điều 11. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung, đề nghị các đơn vị, cá nhân gửi
về Văn phòng UBND tỉnh để tổng hợp báo
cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định./.
