Quyết định 18/2020/QĐ-UBND về Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng các hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản trên địa bàn tỉnh Quảng Bình

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG CÁC HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH LIÊN QUAN ĐẾN BẤT ĐỘNG SẢN TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG BÌNH

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG BÌNH

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Luật An ninh mạng ngày 12 tháng 6 năm 2018;

Cãn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 72/2013/NĐ-CP ngày 15 tháng 7 năm 2013 của Chính phủ về quản lý, cung cấp, sử dụng dịch vụ Internet và thông tin trên mạng;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 1720/TTr-STP ngày 03 tháng 7 năm 2020.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng các hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản trên địa bàn tỉnh Quảng Bình.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 18 tháng 10 năm 2020.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc các sở: Tư pháp, Thông tin và Truyền thông, Tài nguyên và Môi trường; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố; các tổ chức hành nghề công chứng và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG CÁC HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH LIÊN QUAN ĐẾN BẤT ĐỘNG SẢN TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG BÌNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 18/2020/QĐ-UBND ngày 08/10/2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Bình)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định việc cập nhật, tra cứu, cung cấp, sử dụng, lưu trữ thông tin Cơ sở dữ liệu công chứng các hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản trên địa bàn tỉnh Quảng Bình.

2. Quy chế này áp dụng đối với cơ quan quản lý nhà nước về công chứng, các tổ chức hành nghề công chứng và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc cập nhật, tra cứu, cung cấp, sử dụng, lưu trữ thông tin Cơ sở dữ liệu công chứng các hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản trên địa bàn tỉnh Quảng Bình.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Cơ sở dữ liệu công chứng các hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản trên địa bàn tỉnh là hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử bao gồm các thông tin về nguồn gốc bất động sản, tình trạng giao dịch của bất động sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với bất động sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng (sau đây gọi là Cơ sở dữ liệu công chứng).

2. Quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng là trách nhiệm của cơ quan nhà nước trong việc quản lý quá trình cập nhật, tra cứu, cung cấp, sử dụng, lưu trữ thông tin liên quan đến hoạt động nghiệp vụ công chứng của các tổ chức hành nghề công chứng và các cơ quan, tổ chức có liên quan.

3. Khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng là việc các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan tra cứu, cung cấp, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng để thực hiện các công việc theo quy định.

4. Thông tin ngăn chặn là thông tin do các cơ quan có thẩm quyền ban hành để nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, là cơ sở để các công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng kiểm tra, đối chiếu, xem xét quyết định không thực hiện hoặc tạm dừng thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch.

5. Thông tin giải tỏa ngăn chặn là thông tin do chính cơ quan đã có văn bản ngăn chặn trước đây ban hành để chấm dứt việc ngăn chặn đó, là cơ sở để các công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng kiểm tra, đối chiếu, xem xét quyết định thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch về tài sản đã được giải tỏa ngăn chặn.

6. Thông tin hợp đồng, giao dịch là thông tin do các tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng, là nguồn thông tin để công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng kiêm tra, đôi chiêu, xem xét trước khi quyết định công chứng hoặc tạm dừng thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch.

7. Tài khoản là những thông số nhất định mà người quản lý, khai thác, sử dụng được cấp để truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng gồm có tên người sử dụng và mật khẩu.

8. Sai sót về kỹ thuật là sai sót khi ghi chép, đánh máy, in ấn hoặc nhập thông tin lên Cơ sở dữ liệu công chứng mà việc sửa lỗi sai sót đó không làm ảnh hưởng đến tính pháp lý của thông tin Cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 3. Tên miền truy cập Cơ sở dữ liệu công chứng

Cơ sở dữ liệu công chứng có tên miền truy cập là dlcc.quangbinh.gov.vn

Điều 4. Nguyên tắc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Việc cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng phải đảm bảo đầy đủ, chính xác và kịp thời.

2. Việc sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng phải đúng mục đích, không sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng vào những mục đích trái pháp luật.

3. Việc sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng khi công chứng không loại trừ trách nhiệm của công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng; người yêu cầu công chứng và cá nhân, tổ chức có liên quan khác theo quy định của Luật Công chứng, Bộ luật Dân sự và quy định pháp luật có liên quan.

4. Các hoạt động cập nhật, tra cứu, cung cấp, sử dụng, lưu trữ, bổ sung, thẩm tra, xác minh, quản lý thông tin công chứng theo quy chế này là hoạt động nghiệp vụ công chứng; không làm phát sinh thủ tục hành chính đối với người có yêu cầu công chứng.

5. Các cơ quan, tổ chức cung cấp thông tin chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin do cơ quan mình cung cấp để cập nhật trên Cơ sở dữ liệu công chứng.

6. Thông tin nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng phải sử dụng tiếng Việt, bộ mã ký tự Unicode.

7. Các chương trình kiểm tra và diệt virus phải là những chương trình có bản quyền và phải được cài đặt thường trú trên các thiết bị truy cập Cơ sở dữ liệu công chứng.

8. Cơ sở dữ liệu phải được nâng cấp đảm bảo an toàn thông tin mạng, các tiện ích khi sử dụng và kết nối được các phần mềm khác khi có yêu cầu.

Điều 5. Các hành vi bị nghiêm cấm

1. Cấp tài khoản truy cập Cơ sở dữ liệu công chứng cho cơ quan, tổ chức không phải là đối tượng được cấp tài khoản theo quy định của quy chế này.

2. Tiết lộ tài khoản của cơ quan, tổ chức mình cho người không có trách nhiệm, thẩm quyền.

3. Truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng bằng tài khoản của cơ quan, tổ chức khác hoặc cho người khác sử dụng tài khoản của cơ quan, tổ chức mình để truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng khi chưa được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

4. Truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng để thực hiện các công việc không được giao hoặc sửa đổi, xóa bỏ thông tin trong Cơ sở dữ liệu, làm biến dạng giao diện, thay đổi cấu trúc dữ liệu hay bất kỳ hành vi trái quy định nào tác động đến hoạt động hoặc thông tin có trong dữ liệu trừ các trường hợp được quy định tại Điều 11 Quy chế này.

5. Không cập nhật hoặc cập nhật thông tin không kịp thời, không chính xác; có hành vi ngăn cản việc cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

6. Sử dụng hoặc tiêt lộ các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác trái pháp luật mà mình biết trong quá trình quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng.

7. Vi phạm pháp luật về quyền sở hữu trí tuệ đối với Cơ sở dữ liệu công chứng.

8. Vi phạm pháp luật về quyền tiếp cận thông tin của cá nhân, tổ chức theo quy định của Luật Tiếp cận thông tin.

9. Hành vi khác vi phạm quy chế này.

Điều 6. Nguồn thông tin Cơ sở dữ liệu công chứng

Cơ sở dữ liệu công chứng được cập nhật từ các nguồn sau:

1. Hợp đồng, giao dịch đã được công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng.

2. Văn bản cung cấp thông tin, yêu cầu, đề nghị ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, dừng hoặc tạm dừng giao dịch của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, của tổ chức, cá nhân có liên quan.

3. Các nguồn thông tin hợp pháp khác về tài sản.

Điều 7. Cấp, quản lý, sử dụng tài khoản trong Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Cơ quan, tổ chức được cấp tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng gồm:

a) Sở Tư pháp.

b) Các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh.

c) Các cơ quan, tổ chức khác khi được giao thực hiện công tác quản lý nhà nước có liên quan đến hoạt động công chứng.

2. Cơ quan, tổ chức được quy định tại Điểm b, Điểm c Khoản 1 Điều này có văn bản đề nghị và được cơ quan có thẩm quyền đồng ý thì được cấp 01 tài khoản truy cập và có trách nhiệm phân công cá nhân thuộc cơ quan, tổ chức thực hiện việc cập nhật dữ liệu, tra cứu Cơ sở dữ liệu công chứng.

Tên tài khoản là tên viết tắt theo các chữ cái đầu trong tên gọi của cơ quan, tổ chức được cấp tài khoản.

Việc phân quyền cụ thể của từng tài khoản do thủ trưởng các cơ quan, tổ chức được cấp tài khoản quyết định.

3. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi hành vi tác động đến hoạt động bình thường hay thông tin có trong Cơ sở dữ liệu công chứng.

4. Tài khoản, mật khẩu truy cập Cơ sở dữ liệu công chứng đã được cấp sẽ bị xóa, tạm dừng hoặc thay đổi trong các trường hợp sau:

a) Cơ quan, tổ chức được cấp tài khoản đã chuyển đổi, chuyển nhượng, sáp nhập, hợp nhất.

b) Tổ chức hành nghề công chứng cố ý không thực hiện đầy đủ, chính xác, kịp thời việc nhập thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng.

c) Theo đề nghị của cơ quan có thẩm quyền trong trường hợp pháp luật có quy định.

5. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản về việc chuyển đổi, chuyển nhượng, sáp nhập, hợp nhất theo quy định tại Điểm a Khoản 4 Điều này cơ quan, tổ chức được cấp tài khoản có trách nhiệm thông báo cho Sở Tư pháp.

6. Tài khoản, mật khẩu tài khoản bị tạm dừng, xóa, thay đổi sẽ được mở lại, cấp lại, thay đổi khi không còn một trong các căn cứ quy định tại Khoản 4 Điều này.

7. Sở Tư pháp căn cứ vào yêu cầu của hoạt động công chứng và công tác quản lý nhà nước để tổ chức việc quản lý, cấp hoặc khóa tài khoản trong Cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định của Quy chế này.

Điều 8. Hạ tầng lưu trữ Cơ sở dữ liệu công chứng tỉnh

1. Cơ sở dữ liệu công chứng của tỉnh được thiết lập và lưu trữ tập trung tại Trung tâm dữ liệu điện tử của tỉnh.

2. Việc sao lưu Cơ sở dữ liệu công chứng phải được thực hiện thường xuyên, có hệ thống tại Sở Tư pháp và các tổ chức hành nghề công chứng.

3. Các văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn phải được lưu trữ, bảo quản theo quy định.

Chương II

QUY TRÌNH VẬN HÀNH, KHAI THÁC, SỬ DỤNG, CUNG CẤP, CẬP NHẬT THÔNG TIN CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG

Điều 9. Cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn cho Cơ sở dữ liệu công chứng

Các cơ quan, tổ chức dưới đây có trách nhiệm gửi thông tin để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng, gồm:

1. Tòa án nhân dân tỉnh; Tòa án nhân dân huyện, thị xã, thành phố cung cấp quyết định kê biên tài sản đang tranh chấp, quyết định phong tỏa tài sản của người có nghĩa vụ, quyết định cấm chuyển dịch quyền về tài sản đối với tài sản đang tranh chấp, lệnh kê biên tài sản và các quyết định thay đổi, bổ sung, hủy bỏ các quyết định trên, quyết định hủy bỏ lệnh kê biên.

2. Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh; Viện Kiểm sát nhân dân huyện, thị xã, thành phố cung cấp lệnh kê biên tài sản và quyết định hủy bỏ lệnh kê biên tài sản.

3. Công an tỉnh; Công an huyện, thị xã, thành phố cung cấp lệnh kê biên tài sản và quyết định hủy bỏ lệnh kê biên; kịp thời thông tin bằng văn bản về các trường hợp giả mạo tổ chức, cá nhân, giả mạo giấy tờ để giao dịch, lừa đảo liên quan đến tài sản.

4. Cục Thi hành án dân sự tỉnh; Chi cục Thi hành án dân sự huyện, thị xã, thành phố cung cấp thông báo việc kê biên tài sản hoặc giải tỏa kê biên tài sản thi hành án dân sự, quyết định phong tỏa tài sản, quyết định tạm dừng việc đăng ký, chuyển quyền sở hữu, sử dụng, thay đổi hiện trạng tài sản và quyết định thu hồi, chấm dứt, sửa đổi các loại quyết định.

5. Sở Tài nguyên và Môi trường; Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh; Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai huyện, thị xã, thành phố thông báo bằng văn bản về các trường hợp thu hồi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; hủy, mất giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, mất phôi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất và các trường hợp khác cần cung cấp thông tin.

6. UBND huyện, thị xã, thành phố thông báo bằng văn bản về các trường hợp thu hồi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; hủy, mất giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, mất phôi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất và các trường hợp khác cần cung cấp thông tin.

7. Các cơ quan có thẩm quyền được quy định tại Khoản 1, Khoản 2, Khoản 3, Khoản 4, Khoản 5 và Khoản 6 Điều này có trách nhiệm gửi bản chính văn bản liên quan đến việc ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn qua đường công văn hoặc qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành ngay trong ngày ban hành văn bản. Văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn được ban hành sau 16 giờ thì có thể được gửi vào đầu giờ làm việc buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo.

Trong trường hợp pháp luật có quy định về hình thức văn bản liên quan đến việc ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn thì thông tin ngăn chặn và giải tỏa ngăn chặn chỉ được cập nhật lên Cơ sở dữ liệu công chứng khi được ban hành đúng hình thức văn bản được quy định.

8. Các cơ quan có liên quan, các tổ chức hành nghề công chứng khi nhận được thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn từ các cơ quan, cá nhân có thẩm quyền cung cấp thông tin nhưng khi tra cứu nhận thấy các thông tin này chưa được cập nhật lên cơ sở dữ liệu công chứng, phải báo ngay cho Sở Tư pháp để đối chiếu, cập nhật kịp thời.

9. Khi có các thông tin liên quan đến tình trạng pháp lý của bất động sản, các cơ quan có liên quan, tổ chức hành nghề công chứng phải phối hợp chia sẻ thông tin với Sở Tư pháp để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 10. Cập nhật thông tin cho Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Cập nhật thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn

Các văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn do các cơ quan, tổ chức quy định tại Điều 9 Quy chế này cung cấp được gửi về Sở Tư pháp để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng. Sở Tư pháp chịu trách nhiệm kiểm tra tính pháp lý về thẩm quyền của cơ quan ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn để quyết định việc phân loại và cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

Việc cập nhật thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn phải thực hiện ngay trong ngày nhận được văn bản cung cấp thông tin (trừ thứ bảy, chủ nhật và ngày lễ, tết theo quy định). Trong trường hợp văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn gửi về sau 17 giờ thì văn bản sẽ được cập nhật vào đầu giờ làm việc buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo.

Trường hợp không cập nhật, cập nhật không đầy đủ văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn thì phải trả lời và nêu rõ lý do bằng văn bản cho cơ quan cung cấp thông tin và chịu trách nhiệm về việc không cập nhật, cập nhật không đầy đủ.

2. Cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch trong Cơ sở dữ liệu công chứng

a) Hợp đồng, giao dịch sau khi được công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng ký tên và đóng dấu, phải được cập nhật chính xác, đầy đủ vào Cơ sở dữ liệu công chứng trước khi giao trả kết quả cho người yêu cầu công chứng.

Trong trường hợp do lỗi về đường truyền hoặc lỗi kỹ thuật khác dẫn đến không cập nhật được thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng vào Cơ sở dữ liệu công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng viết phiếu hẹn trả kết quả cho người yêu cầu công chứng đồng thời thông báo ngay cho Sở Tư pháp để có biện pháp xử lý.

Phiếu hẹn trả kết quả phải đảm bảo thời hạn công chứng theo quy định tại Khoản 2 Điều 43 Luật Công chứng. Đến thời hạn trả kết quả theo phiếu hẹn nhưng vẫn chưa cập nhật được thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng vào Cơ sở dữ liệu công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng phải trả kết quả cho người yêu cầu công chứng đồng thời thông báo ngay cho Sở Tư pháp để có biện pháp xử lý.

b) Sau khi thực hiện việc công chứng sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, chấm dứt, đơn phương chấm dứt hợp đồng, giao dịch và sửa lỗi kỹ thuật có liên quan đến thông tin về tài sản thì tổ chức hành nghề công chứng phải cập nhật ngay và đầy đủ lên Cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 11. Sửa chữa, xóa các thông tin đã cập nhập trong Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Việc sửa chữa các thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng chỉ được thực hiện đối với các sai sót về kỹ thuật trong quá trình nhập thông tin.

2. Đối với các sai sót được phát hiện trong quá trình nhập thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng chưa được lưu vào Cơ sở dữ liệu công chứng, người thực hiện cập nhật phải sửa chữa cho chính xác hoặc thực hiện việc xóa thông tin.

3. Đối với các sai sót được phát hiện sau khi thông tin đã được lưu vào Cơ sở dữ liệu công chứng người thực hiện cập nhật báo cáo ngay cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị mình để kiểm tra, phê duyệt việc sửa chữa sai sót cho chính xác với thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, văn bản công chứng hoặc thực hiện việc xóa thông tin.

Điều 12. Tra cứu thông tin và sử dụng thông tin

1. Trước khi công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản, công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng tra cứu các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng trên Cơ sở dữ liệu công chứng.

2. Kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ liệu công chứng là nguồn thông tin để công chứng viên kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng hợp đồng, giao dịch về tài sản.

3. Việc tra cứu thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng của Sở Tư pháp hoặc đơn vị cung cấp phần mềm.

Điều 13. Khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Các tổ chức hành nghề công chứng; công chứng viên có quyền khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng để:

a) Phục vụ cho hoạt động công chứng các hợp đồng, giao dịch.

b) Thực hiện thống kê, báo cáo tình hình công chứng định kỳ hoặc đột xuất theo quy định của cơ quan Nhà nước và các thống kê, báo cáo khác có liên quan.

2. Các cơ quan có thẩm quyền được sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu công chứng để phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước, thanh tra, kiểm tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án.

3. Việc phân quyền khai thác thông tin Cơ sở dữ liệu công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng, Sở Tư pháp và các cơ quan, đơn vị khác do trưởng các tổ chức hành nghề công chứng, Giám đốc Sở Tư pháp, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định và chịu trách nhiệm.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 14. Trách nhiệm của Sở Tư pháp

1. Quản lý quá trình khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định của quy chế này, các văn bản pháp luật có liên quan.

2. Phối hợp với cơ quan, tổ chức có liên quan quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng máy chủ ảo (bao gồm dung lượng lưu trữ dữ liệu) trên môi trường mạng Internet để phục vụ vận hành phần mềm và hệ thống.

3. Cập nhật văn bản thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn từ các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp. Trường hợp cần thiết phối hợp với các cơ quan có liên quan kiểm tra, xác minh, làm rõ đối với những thông tin tài sản chưa chính xác, không rõ ràng, thông tin tham khảo.

4. Cung cấp thông tin về công chứng theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, điều tra, truy tố, xét xử.

5. Hướng dẫn và xác định lộ trình cập nhật bổ sung vào hệ thống các hợp đồng, giao dịch đã công chứng và đang được lưu trữ tại tổ chức hành nghề công chứng.

6. Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông triển khai việc tích hợp Cơ sở dữ liệu công chứng với Hệ thống thông tin chính quyền điện tử tỉnh Quảng Bình để phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước.

7. Triển khai thực hiện, theo dõi, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế này báo cáo UBND tỉnh.

Điều 15. Đề nghị Tòa án nhân dân tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh

Phối hợp thực hiện và chỉ đạo Tòa án nhân dân huyện, thị xã, thành phố; Viện kiểm sát nhân dân huyện, thị xã, thành phố kịp thời cung cấp các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đối với các loại tài sản trong phạm vi thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 9 Quy chế này để cập nhật, đăng tải trên Cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 16. Trách nhiệm của Công an tỉnh

Cung cấp thông tin theo thẩm quyền và chỉ đạo Công an các huyện, thị xã, thành phố thực hiện cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn được quy định tại Khoản 3 Điều 9 Quy chế này để cập nhật, đăng tải trên Cơ sở dữ liệu công chứng; phối hợp với Sở Tư pháp trong việc quản lý, xử lý các thông tin liên quan đến Cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 17. Trách nhiệm của Cục Thi hành án dân sự tỉnh

Cung cấp thông tin theo thẩm quyền và chỉ đạo Chi cục Thi hành án dân sự các huyện, thị xã, thành phố thực hiện cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn được quy định tại Khoản 4 Điều 9 Quy chế này để cập nhật, đăng tải trên Cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 18. Trách nhiệm của Cục Thuế tỉnh; Chi cục Thuế huyện, thị xã, thành phố

Cục Thuế tỉnh; Chi cục Thuế huyện, thị xã, thành phố trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình trong quá trình giải quyết hồ sơ sang tên, trước bạ đối với tài sản liên quan đến các văn bản công chứng cần thực hiện tra cứu trên Cơ sở dữ liệu công chứng về thông tin hợp đồng, giao dịch đã được công chứng để bảo đảm tính chính xác của các văn bản công chứng. Trường hợp hồ sơ có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng nhưng chưa có thông tin trên Cơ sở dữ liệu công chứng thì cơ quan thuế trong quá trình giải quyết hồ sơ cho công dân phối hợp thông báo ngay cho Sở Tư pháp và tổ chức hành nghề công chứng đã công chứng hợp đồng, giao dịch để cập nhật ngay thông tin hợp đồng, giao dịch lên Cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 19. Trách nhiệm của Sở Tài nguyên và Môi trường

1. Sở Tài nguyên và Môi trường; Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh; Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai huyện, thị xã, thành phố cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đối với tài sản là quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất trong phạm vi thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị tại Khoản 5 Điều 9 quy chế này để cập nhập, đăng tải lên Cơ sở dữ liệu công chứng.

2. Chỉ đạo Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh; Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai huyện, thị xã, thành phố trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình, trong quá trình giải quyết hồ sơ liên quan đến các văn bản công chứng cần thực hiện tra cứu trên Cơ sở dữ liệu công chứng về thông tin hợp đồng, giao dịch đã được công chứng để bảo đảm tính chính xác của các văn bản công chứng.

Trường hợp hồ sơ có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng nhưng chưa có thông tin trên Cơ sở dữ liệu công chứng thì cơ quan tài nguyên và môi trường trong quá trình giải quyết hồ sơ cho công dân phối hợp thông báo ngay cho Sở Tư pháp và tổ chức hành nghề công chứng đã công chứng hợp đồng, giao dịch để cập nhật ngay thông tin hợp đồng, giao dịch lên Cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 20. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

Tổ chức quản lý, duy trì, vận hành và lưu trữ Cơ sở dữ liệu công chứng của tỉnh đảm bảo an toàn, bảo mật và hoạt động 24/24; phối hợp với Sở Tư pháp triển khai việc tích hợp Cơ sở dữ liệu công chứng với Hệ thống thông tin chính quyền điện tử tỉnh Quảng Bình để phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước.

Điều 21. Trách nhiệm của Sở Tài chính

Hướng dẫn các cơ quan có liên quan xây dựng kế hoạch và dự toán chi ngân sách hàng năm của đơn vị mình liên quan đến việc hoàn thiện, vận hành, bảo dưỡng, duy trì Cơ sở dữ liệu công chứng; tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh phê duyệt kinh phí triển khai và vận hành Cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 22. Trách nhiệm của UBND cấp huyện

Cung cấp thông tin và chỉ đạo Phòng Tài nguyên và Môi trường, UBND các xã, phường, thị trấn cung cấp thông tin đối với tài sản là quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất trong phạm vi thẩm quyền của cơ quan, địa phương mình tại Khoản 6 Điều 9 quy chế này để cập nhật, đăng tải trên Cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 23. Trách nhiệm của Hội công chứng viên tỉnh

Hội Công chứng viên tỉnh vận động Công chứng viên là hội viên của tổ chức mình thực hiện nghiêm túc quy định của pháp luật về chia sẻ thông tin và quy chế này nhằm góp phần nâng cao chất lượng hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh.

Có biện pháp xử lý theo thẩm quyền hoặc thông báo cho cơ quan có thẩm quyền đối với các hành vi không chia sẻ thông tin kịp thời, không trung thực, hoặc hành vi vi phạm khác của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng liên quan đến việc cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng làm ảnh hưởng đến hoạt động công chứng, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân, bảo đảm an toàn pháp lý trong các hợp đồng, giao dịch.

Điều 24. Trách nhiệm của các tổ chức hành nghề công chứng

1. Các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Quảng Bình phải cung cấp thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng để đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định của Luật Công chứng.

2. Thực hiện việc nhập, sửa chữa và xóa thông tin đã nhập lên Cơ sở dữ liệu công chứng của tổ chức mình theo quy định của pháp luật và Quy chế này. Chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ và chính xác các thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng để nhập lên Cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Thực hiện tra cứu, sử dụng thông tin ngăn chặn; thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng theo quy định tại Điều 12 Quy chế này; cung cấp cho các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền khi được yêu cầu và chịu trách nhiệm về kết quả tra cứu đã cung cấp.

4. Đảm bảo kinh phí và các điều kiện khác để vận hành và duy trì Cơ sở dữ liệu công chứng tại tổ chức mình theo quy định tại Điều 2 Quyết định số 1181/QĐ-UBND ngày 12/4/2018 của UBND tỉnh Phê duyệt Đề án xây dựng cơ sở dữ liệu về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng trên địa bàn tỉnh Quảng Bình.

Điều 25. Điều khoản thi hành

1. Giao Sở Tư pháp phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức triển khai thực hiện quy chế này.

2. Tổ chức, cá nhân vi phạm quy định tại Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, Sở Tư pháp tổng hợp báo cáo UBND tỉnh để xem xét, quyết định sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.