Quyết định 30/2020/QĐ-UBND về Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi
| Số hiệu | 30/2020/QĐ-UBND |
| Ngày ban hành | 19/11/2020 |
| Ngày có hiệu lực | 01/12/2020 |
| Loại văn bản | Quyết định |
| Cơ quan ban hành | Tỉnh Quảng Ngãi |
| Người ký | Đặng Văn Minh |
| Lĩnh vực | Công nghệ thông tin,Dịch vụ pháp lý |
|
ỦY BAN NHÂN DÂN |
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 30/2020/QĐ-UBND |
Quảng Ngãi, ngày 19 tháng 11 năm 2020 |
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NGÃI
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;
Căn cứ Luật Công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014;
Căn cứ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 29/TTr-STP ngày 20 tháng 10 năm 2020.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 12 năm 2020.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Tư pháp; Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn; các Tổ chức hành nghề công, chứng trên địa bàn tỉnh và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN |
QUẢN LÝ, CẬP NHÂT, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG
THỰC HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG NGÃI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 30/2020/QĐ-UBND ngày 19 tháng 11 năm 2020 của
UBND tỉnh Quảng Ngãi)
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tuợng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định việc quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi.
2. Đối tượng áp dụng
Quy chế này áp dụng đối với Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã và các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, người thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi; các cơ quan, tổ chức, cá nhân có đề nghị ngăn chặn, tham khảo và giải tỏa ngăn chặn, tham khảo.
1. Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch (gọi tắt là Cơ sở dữ liệu) là Cơ sở dữ liệu điện tử bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực, do Sở Tư pháp thực hiện đầu tư xây dựng, quản lý và phát triển.
2. Quản lý Cơ sở dữ liệu là trách nhiệm của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền trong việc quản lý Cơ sở dữ liệu và quá trình khai thác, sử dụng, cập nhật thông tin liên quan đến hoạt động nghiệp vụ công chúng, chứng thực của các tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã và các cơ quan có liên quan.
3. Cập nhật Cơ sở dữ liệu là việc tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã, người thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực; cơ quan, tổ chức cập nhật thông tin về biện pháp ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo đối với tài sản.
4. Khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu là việc cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan được phép truy cập, sử dụng các thông tin từ Cơ sở dữ liệu để thực hiện hoạt động quản lý, hoạt động chứng thực và hoạt động hành nghề công chứng.
|
ỦY BAN NHÂN DÂN |
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 30/2020/QĐ-UBND |
Quảng Ngãi, ngày 19 tháng 11 năm 2020 |
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NGÃI
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;
Căn cứ Luật Công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014;
Căn cứ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 29/TTr-STP ngày 20 tháng 10 năm 2020.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 12 năm 2020.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Tư pháp; Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn; các Tổ chức hành nghề công, chứng trên địa bàn tỉnh và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN |
QUẢN LÝ, CẬP NHÂT, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG
THỰC HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG NGÃI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 30/2020/QĐ-UBND ngày 19 tháng 11 năm 2020 của
UBND tỉnh Quảng Ngãi)
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tuợng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định việc quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi.
2. Đối tượng áp dụng
Quy chế này áp dụng đối với Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã và các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, người thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi; các cơ quan, tổ chức, cá nhân có đề nghị ngăn chặn, tham khảo và giải tỏa ngăn chặn, tham khảo.
1. Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch (gọi tắt là Cơ sở dữ liệu) là Cơ sở dữ liệu điện tử bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực, do Sở Tư pháp thực hiện đầu tư xây dựng, quản lý và phát triển.
2. Quản lý Cơ sở dữ liệu là trách nhiệm của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền trong việc quản lý Cơ sở dữ liệu và quá trình khai thác, sử dụng, cập nhật thông tin liên quan đến hoạt động nghiệp vụ công chúng, chứng thực của các tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã và các cơ quan có liên quan.
3. Cập nhật Cơ sở dữ liệu là việc tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã, người thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực; cơ quan, tổ chức cập nhật thông tin về biện pháp ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo đối với tài sản.
4. Khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu là việc cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan được phép truy cập, sử dụng các thông tin từ Cơ sở dữ liệu để thực hiện hoạt động quản lý, hoạt động chứng thực và hoạt động hành nghề công chứng.
5. Thông tin ngăn chặn đối với tài sản là thông tin bằng văn bản do các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật ban hành yêu cầu ngừng thực hiện hoặc tạm ngừng thực hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch đối với tài sản của cá nhân, tổ chức. Văn bản ngăn chặn là cơ sở pháp lý để công chứng viên, người thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông kiểm tra, đối chiếu, xem xét từ chối thực hiện việc công chứng, chứng thực.
6. Thông tin giải tỏa ngăn chặn là thông tin được thể hiện bằng văn bản do chính cơ quan đã có yêu cầu ngăn chặn trước đây hoặc cơ quan có thẩm quyền khác theo quy định của pháp luật gửi văn bản đề nghị hủy bỏ nội dung ngăn chặn. Văn bản giải tỏa ngăn chặn của cơ quan có thẩm quyền là căn cứ pháp lý để công chứng viên, người thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thực hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch bị ngăn chặn trước đó.
7. Thông tin tham khảo là việc cơ quan, tổ chức, cá nhân có văn bản đề nghị ngừng hoặc tạm ngừng công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản của mình. Công chứng viên, ngưòi thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông căn cứ thông tin tham khảo tiến hành kiểm tra, xác minh để thực hiện hoặc từ chối thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch.
8. Thông tin hợp đồng, giao dịch là thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực mà tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã, công chứng viên, người thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.
9. Người quản trị Cơ sở dữ liệu là công chức thuộc phòng tham mưu, tổng hợp và chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Tư pháp, được Giám đốc Sở Tư pháp giao nhiệm vụ để thực hiện việc quản trị, vận hành Phần mềm quản lý Cơ sở dữ liệu. Người quản trị Cơ sở dữ liệu gồm người quản trị vận hành về mặt kỹ thuật và người quản trị vận hành về mặt nội dung Cơ sở dữ liệu. Người quản trị được cấp tài khoản riêng, thực hiện quyền quản trị Cơ sở dữ liệu theo Quy chế này và quy định của pháp luật.
10. Tài khoản là những thông số nhất định mà người quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng được cấp để truy cập vào Cơ sở dữ liệu, gồm có tên người sử dụng và mật khẩu.
Điều 3. Nguyên tắc quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu
1. Việc quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu được thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy chế này và hướng dẫn sử dụng Cơ sở dữ liệu của cơ quan có thẩm quyền. Thông tin cập nhật lên Cơ sở dữ liệu phải sử dụng bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
2. Việc sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu khi công chứng, chứng thực không loại trừ trách nhiệm theo quy định của pháp luật đối với công chứng viên, người yêu cầu công chứng; đối với người thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông, người yêu cầu chứng thực và cá nhân, tổ chức có liên quan khác.
3. Việc cập nhật thông tin ngăn chặn, tham khảo, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực lên Cơ sở dữ liệu phải đúng mục đích, bảo đảm tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin và lưu trữ lâu dài; tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã tra cứu thông tin.
Việc cập nhật, sửa chữa, xóa thông tin ngăn chặn, tham khảo, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực được ghi nhận bằng nhật ký tự động đã được thiết kế sẵn trong Cơ sở dữ liệu, là căn cứ chứng minh cho việc cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu.
4. Cá nhân, tổ chức yêu cầu ngăn chặn, tham khảo và giải tỏa ngăn chặn phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp và kịp thời đối với các yêu cầu của mình cũng như về các hậu quả xảy ra do yêu cầu của mình.
5. Cá nhân, tổ chức được cấp tài khoản quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài khoản được cấp đối với Cơ sở dữ liệu.
6. Đảm bảo an toàn, an ninh thông tin trong quá trình quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu; các chương trình kiểm tra và diệt virus phải là những chương trình có bản quyền và phải được cài đặt thường trú trên các thiết bị truy cập Cơ sở dữ liệu.
7. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp thông tin chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin do cơ quan mình cung cấp để đăng tải trên Cơ sở dữ liệu.
Điều 4. Các hành vi bị nghiêm cấm
1. Tiết lộ tài khoản của mình cho người khác hoặc tiết lộ trái pháp luật các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác mà mình biết được trong quá trình quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu; sử dụng, đánh cắp, mạo nhận tài khoản người khác để truy cập vào Cơ sở dữ liệu; cho người khác sử dụng tài khoản của mình để truy cập vào Cơ sở dữ liệu và truy cập vào Cơ sở dữ liệu để thực hiện các công việc không được giao hoặc sửa đổi các nội dung không đúng sự thật.
2. Tác động làm biến dạng giao diện, sai lệch hệ thống quản trị của Cơ sở dữ liệu; thay đổi quy trình quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu trái quy định, thẩm quyền.
3. Sửa đổi, xóa bỏ thông tin Cơ sở dữ liệu trái quy định, làm sai lệch, thay đổi dữ liệu hay bất kỳ hành vi nào khác tác động đến hoạt động và đến thông tin có trong Cơ sở dữ liệu.
4. Sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu với mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực của tổ chức mình hay hoạt động quản lý Nhà nước về công chứng, chứng thực.
5. Không cập nhật hoặc cập nhật thông tin không chính xác, không đầy đủ, không đảm bảo thời gian quy định vào các trường dữ liệu của Cơ sở dữ liệu.
6. Gây ảnh hưởng, can thiệp, cản trở khả năng truy cập vào Cơ sở dữ liệu của các tổ chức, cá nhân.
7. Vi phạm pháp luật về quyền sở hữu trí tuệ đối với Cơ sở dữ liệu.
8. Những hành vi vi phạm pháp luật khác theo quy định của pháp luật.
Điều 5. Cấp, quản lý, sử dụng tài khoản quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sử dữ liệu
1. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu gồm:
a) Giám đốc Sở Tư pháp hoặc Phó Giám đốc Sở Tư pháp phụ trách lĩnh vực công chứng, chứng thực; lãnh đạo phòng chuyên môn, nghiệp vụ tham mưu quản lý Nhà nước về công chứng, chứng thực của Sở Tư pháp; người quản trị Cơ sở dữ liệu.
b) Tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên đã được đăng ký hành nghề và được cấp Thẻ công chứng viên trên địa bàn tỉnh.
c) Sở Tài nguyên và Môi trường; Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh và các Chi nhánh của Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh; UBND cấp huyện, Phòng Tư pháp cấp huyện; UBND cấp xã, người thực hiện chứng thực và người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông.
d) Cơ quan, tổ chức, cá nhân khác để phục vụ cho việc tra cứu thông tin trong Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật và công tác quản lý Nhà nước về hoạt động công chứng, chứng thực.
2. Căn cứ để cấp tài khoản sử dụng Cơ sở dữ liệu đối với tổ chức, cá nhân là văn bản đề nghị cấp tài khoản của cơ quan, tổ chức tại khoản 1 Điều 5 của Quy chế này. Cơ quan, tổ chức được cấp tài khoản có trách nhiệm phân công người thuộc tổ chức mình thực hiện việc cập nhật dữ liệu, tra cứu cơ sở dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài khoản được cấp đối với Cơ sở dữ liệu.
3. Tài khoản của tổ chức, cá nhân quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu bị khóa có thời hạn trong các trường hợp sau đây:
a) Có quyết định tạm đình chỉ hành nghề công chứng đối với công chứng viên.
b) Có văn bản của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị khóa có thời hạn các tài khoản đã cấp cho cơ quan, tổ chức, cá nhân được giao nhiệm vụ tra cứu thông tin trong Cơ sở dữ liệu.
c) Cơ quan, tổ chức, cá nhân quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Hệ thống có các hành vi quy định tại Điều 4 của Quy chế này.
4. Tài khoản của cơ quan, tổ chức, cá nhân quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu bị khóa vĩnh viễn trong các trường hợp sau đây:
a) Có quyết định miễn nhiệm, thu hồi thẻ công chứng viên đối với công chứng viên; quyết định nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác đối với người thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông, cán bộ, công chức, viên chức được giao nhiệm vụ tra cứu thông tin trong Cơ sở dữ liệu.
b) Có quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc chuyển đổi, giải thể, chấm dứt hoạt động, sáp nhập, hợp nhất tổ chức hành nghề công chứng và cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập được cấp tài khoản sử dụng Cơ sở dữ liệu.
c) Có văn bản của tổ chức hành nghề công chứng đề nghị khóa tài khoản đã cấp cho công chứng viên chấm dứt hành nghề tại tổ chức mình, sau khi hoàn tất thủ tục xóa đăng ký hành nghề theo quy định.
d) Có văn bản của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị khóa vĩnh viễn các tài khoản đã cấp cho tổ chức, cá nhân được giao nhiệm vụ tra cứu thông tin trong Cơ sở dữ liệu.
5. Sở Tư pháp thực hiện việc quản lý, cấp hoặc khóa tài khoản trong Cơ sở dữ liệu theo quy định của Quy chế này.
1. Việc sao lưu dữ liệu và các phiên bản của Cơ sở dữ liệu phải được thực hiện thường xuyên, kịp thời, có hệ thống.
2. Thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin hợp đồng, giao dịch và thông tin tham khảo phải được lưu trữ ở dạng văn bản, hồ sơ giấy và số hóa, bảo quản cẩn thận, có hệ thống, đảm bảo khoa học, dễ tìm, dễ bảo quản.
3. Sở Tư pháp tổ chức việc sao lưu, lưu trữ quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này.
Sở Tư pháp có trách nhiệm cập nhật, đăng tải các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo, điều hành của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền liên quan đến lĩnh vực công chứng, chứng thực lên Cơ sở dữ liệu để cung cấp thông tin đến các tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã, công chứng viên, người thực hiện chứng thực và cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.
Điều 8. Cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực vào Cơ sở dữ liệu
1. Tổ chức hành nghề công chúng, Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã, công chứng viên, người thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông có trách nhiệm cập nhật thông tin hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực lên Cơ sở dữ liệu trong ngày làm việc, trừ trường hợp bất khả kháng (mất điện, lỗi mạng, lỗi hệ thống...) và trường hợp các hợp đồng, giao dịch được công chứng, chứng thực sau 16 giờ 00 phút của ngày làm việc.
a) Trường hợp bất khả kháng, tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã phải gửi bản giấy hợp đồng, giao dịch đến Sở Tư pháp trong thời hạn 12 giờ kể từ khi hợp đồng, giao dịch được công chứng, chứng thực và không quá thời hạn 24 giờ đối với các tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã ở khu vực vùng sâu, vùng xa, hải đảo. Trường hợp vào ngày cuối cùng của tuần làm việc, tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã có trách nhiệm gửi bản giấy hợp đồng, giao dịch đến Sở Tư pháp trong ngày làm việc tiếp theo.
b) Trường hợp các hợp đồng, giao dịch được công chứng, chứng thực sau 16 giờ 00 phút của ngảy làm việc; tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã có trách nhiệm cập nhật thông tin hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực lên Cơ sở dữ liệu trong ngày làm việc tiếp theo.
2. Các trường thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch có gắn dấu * trong Cơ sở dữ liệu phải bắt buộc cập nhật đầy đủ, không được để trống.
3. Các tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã, công chứng viên, người thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông chịu trách nhiệm về tính chính xác, pháp lý của thông tin do mình cập nhật trên Cơ sở dữ liệu.
Trường hợp cập nhật thông tin hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực lên Cơ sở dữ liệu không chính xác, không đầy đủ, không kịp thời dẫn đến phát sinh hậu quả pháp lý thì phải liên đới chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật.
1. Sở Tư pháp là cơ quan tiếp nhận các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan để quản lý, cập nhật lên Cơ sở dữ liệu, gồm:
a) Các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn tại khoản 5, khoản 6 Điều 2 của Quy chế này do cơ quan Công an, Viện kiểm sát các cấp, Tòa án các cấp, Hội đồng Trọng tài thương mại và cơ quan được giao nhiệm vụ tiến hành một số hoạt động điều tra các cấp cung cấp.
b) Các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn tại khoản 5, khoản 6 Điều 2 của Quy chế này và thông tin liên quan đến việc tạm dừng việc đăng ký, chuyển quyền sở hữu, sử dụng, thay đổi hiện trạng tài sản hoặc giải tỏa kê biên, chấm dứt việc tạm dừng đăng ký, chuyển quyền sở hữu, sử dụng, thay đổi hiện trạng tài sản do cơ quan Thi hành án dân sự cấp tỉnh, cấp huyện cung cấp.
c) Quyết định thu hồi, hủy Giấy chứng nhận quyền sứ dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất do UBND tỉnh, Sở Tài Nguyên và Môi trường, UBND cấp huyện cung cấp.
d) Văn bản thông báo về việc mất Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; mất phôi Giấy chứng nhận quyền sử dựng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; thông tin đăng ký thế chấp và xóa đăng ký thế chấp (giải chấp) do Sở Tài nguyên và Môi trường, Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh và các Chi nhánh của Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh cung cấp.
đ) Thông tin khác có liên quan đến ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, tham khảo do cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp theo quy định của pháp luật.
2. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân quy định tại khoản 1 Điều này chủ động cung cấp kịp thời thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo cho Sở Tư pháp trong thời hạn 12 giờ, kể từ khi phát hành văn bản liên quan đến việc ngăn chặn, tham khảo và giải tỏa ngăn chặn.
3. Các tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã và các cơ quan, tổ chức có liên quan, khi nhận được thông tin ngăn chặn, tham khảo và thông tin giải tỏa ngăn chặn từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền cung cấp thông tin nhưng khi tra cứu nhận thấy các thông tin này chưa được cập nhật lên Cơ sở dữ liệu, phải chủ động thông báo ngay cho Sở Tư pháp để đối chiếu, xem xét cập nhật kịp thời.
4. Khi có các thông tin liên quan đến việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch như: Giả mạo người, giả mạo giấy tờ để thực hiện giao dịch, lừa đảo tài sản; hủy, chấm dứt, đơn phương chấm dứt ủy quyền liên quan đến tài sản; thiếu người được thừa kế..., các cơ quan có liên quan, các tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã cần phối hợp chia sẻ các thông tin đến Sở Tư pháp để xem xét cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.
5. Sau khi tiếp nhận các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan được quy định tại khoản 1 Điều này, Sở Tư pháp có trách nhiệm chỉ đạo người quản trị vận hành về mặt nội dung Cơ sở dữ liệu chủ động cập nhật đầy đủ, kịp thời và chính xác các thông tin ngăn chặn, thông tin tham khảo, thông tin giải tỏa ngăn chặn vào Cơ sở dữ liệu
Trường hợp các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo có những nội dung chưa rõ, Sở Tư pháp phối hợp với các cơ quan có liên quan kiểm tra, xác minh, làm rõ đối với những thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin tham khảo để đảm bảo tính chính xác trước khi cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.
6. Đối với thông tin ngăn chặn, thông tin tham khảo, thông tin giải tỏa ngăn chặn đã có trên Cơ sở dữ liệu, người quản trị vận hành về mặt nội dung Cơ sở dữ liệu kiểm tra lại thông tin:
a) Nếu thông tin đã có không hoàn toàn phù hợp 100% với thông tin ngăn chặn mới nhận được thì phải cập nhật thông tin ngăn chặn vào Cơ sở dữ liệu.
b) Nếu thông tin giải tỏa ngăn chặn đúng 100% với thông tin đã có thì thực hiện giải tỏa ngăn chặn. Nếu thông tin giải tỏa ngăn chặn không đúng với thông tin đã có thì chuyển trả văn bản mới nhận đó cho cơ quan, tổ chức đã gửi thông tin giải tỏa ngăn chặn và phải nêu rõ lý do không chấp nhận.
7. Khi phát hiện thấy những điểm bất hợp lý về thông tin ngăn chặn, thông tin tham khảo, thông tin giải tỏa ngăn chặn, người quản trị vận hành về mặt nội dung Cơ sở dữ liệu phải báo cáo lãnh đạo Sở Tư pháp để kịp thời xử lý, giải quyết.
1. Việc chỉnh sửa các thông tin hợp đồng, giao dịch và các thông tin ngăn chặn, thông tin tham khảo, thông tin giải tỏa ngăn chặn đã nhập vào Cơ sở dữ liệu chỉ được thực hiện đối với các sai sót về lỗi kỹ thuật trong văn bản (sai sót trong ghi chép, đánh máy, in ấn).
2. Chỉnh sửa thông tin hợp đồng, giao dịch đã được nhập vào Cơ sở dữ liệu:
a) Trong trường hợp thông tin hợp đồng, giao dịch đã được đăng tải lên Cơ sở dữ liệu nhưng phát hiện có sai sót về lỗi kỹ thuật, Trưởng tổ chức hành nghề công chứng, Trưởng phòng Tư pháp cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp xã phải có văn bản đề nghị Sở Tư pháp xem xét, chỉnh sửa các thông tin hợp đồng, giao dịch và phải cung cấp các tài liệu liên quan để chứng minh các sai sót về lỗi kỹ thuật để Sở Tư pháp xem xét, điều chỉnh.
b) Sau khi tiếp nhận văn bản đề nghị chỉnh sửa sai sót về lỗi kỹ thuật trong quá trình đăng tải, cập nhật thông tin, Sở Tư pháp có trách nhiệm chỉ đạo người quản trị vận hành về mặt nội dung Cơ sở dữ liệu chủ động chỉnh sửa các sai sót.
3. Chỉnh sửa thông tin ngăn chặn, thông tin tham khảo và thông tin giải tỏa ngăn chặn đã cập nhập, đăng tải vào Cơ sở dữ liệu:
a) Trường hợp sai sót về lỗi kỹ thuật được phát hiện nhưng chưa được đăng tải (đồng bộ) lên Cơ sở dữ liệu, người quản trị vận hành về mặt nội dung Cơ sở dữ liệu của Sở Tư pháp chủ động sửa chữa cho chính xác với thông tin ngăn chặn, thông tin tham khảo và thông tin giải tỏa ngăn chặn.
b) Trường hợp sai sót về lỗi kỹ thuật được phát hiện sau khi thông tin đã được đăng tải (đồng bộ) lên Cơ sở dữ liệu, người quản trị vận hành về mặt nội dung Cơ sở dữ liệu của Sở Tư pháp phải báo cáo lãnh đạo Sở để kiểm tra, phê duyệt việc sửa chữa sai sót cho chính xác với thông tin ngăn chặn, thông tin tham khảo, thông tin giải tỏa ngăn chặn.
1. Trước khi công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là bất động sản hoặc tài sản là động sản có đăng ký, công chứng viên, người thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông phải tra cứu trong Cơ sở dữ liệu để kiểm tra về tình trạng của tài sản.
2. Kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ liệu là nguồn thông tin để công chứng viên, người thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông kiểm tra, xem xét trước khi thực hiện công chứng, chứng thực hoặc từ chối thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch về tài sản; cụ thể:
a) Nếu không có thông tin ngăn chặn, thông tin tham khảo liên quan đến tài sản, đối tượng giao dịch thì công chứng viên, người thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thụ lý giải quyết.
b) Nếu tài sản có trong danh sách ngăn chặn thì không thực hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch về tài sản bị ngăn chặn.
c) Nếu tài sản có trong danh sách thông tin tham khảo thì công chứng viên, ngưòi thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông tiến hành kiểm tra, xác minh, làm rõ.
Nếu thông tin kham khảo có căn cứ pháp lý, thì từ chối thực hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch về tài sản có trong thông tin tham khảo. Nếu thông tin tham khảo không có căn cứ pháp lý hoặc thông tin về căn cứ pháp lý không rõ ràng, thì công chứng viên, người thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thụ lý giải quyết.
d) Trường hợp phát hiện giao dịch đang thực hiện tại nhiều nơi, thông tin về tài sản, chủ sở hữu hay người tham gia giao dịch không phù hợp hay thông tin khác không rõ ràng, công chứng viên, người thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ chúng thực tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông phải xác minh, làm rõ.
Nếu phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật thì công chúng viên, người thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông báo cáo ngay với thủ trưởng cơ quan hoặc cơ quan quản lý trực tiếp và cơ quan quản lý Nhà nước về công chứng, chức thực để xử lý vụ việc đúng quy định pháp luật. Trường hợp có dấu hiệu của tội phạm thì đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý theo quy định pháp luật.
đ) Trường hợp tài sản thế chấp đã được cơ quan có thẩm quyền xóa đăng ký thế chấp trên giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất hoặc trên giấy chứng nhận đăng ký tài sản nhưng chưa cập nhật trên Cơ sở dữ liệu thì công chứng viên, người thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông vẫn thụ lý thực hiện công chứng, chứng thực; ngay sau khi công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch, tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã gửi thông tin giải chấp đến Sở Tư pháp cập nhật lên Cơ sở dữ liệu.
3. Việc tra cứu thông tin ngăn chặn, thông tin tham khảo, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng Cơ sở dữ liệu của Sở Tư pháp và các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Điều 12. Quản lý Cơ sử dữ liệu
1. Sở Tư pháp có trách nhiệm quản lý Cơ sở dữ liệu trên địa bàn tỉnh, cụ thể theo các nội dung sau:
a) Quản lý, quản trị Cơ sở dữ liệu; cấp, cấp lại và khóa tài khoản quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu.
b) Tiếp nhận và cập nhật thông tin ngăn chặn, tham khảo, giải tỏa ngăn chặn lên Cơ sở dữ liệu.
c) Cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực; thông tin về ngăn chặn, tham khảo và giải tỏa ngăn chặn đối với tài sản trong Cơ sở dữ liệu. Huớng dẫn, kiểm tra, thanh tra, giám sát việc cung cấp thông tin về lịch sử giao dịch của tài sản trong Cơ sở dữ liệu.
d) Tổ chức tập huấn và hỗ trợ cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị, thực hiện cập nhật dữ liệu, khai thác và sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu.
2. Người quản trị vận hành về mặt nội dung Cơ sở dữ liệu là đầu mối, giúp Sở Tư pháp quản lý Cơ sở dữ liệu và thực hiện việc quản trị, vận hành Phần mềm quản lý Cơ sở dữ liệu theo Quy chế này.
Điều 13. Khai thác và sử dụng Cơ sử dữ liệu
1. Các tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã và công chứng viên, người thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông, người được phân công có quyền khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu để:
a) Phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực;
b) Cập nhật văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo, điều hành nội bộ tại cơ quan, tổ chức mình;
c) Thực hiện thống kê, báo cáo tình hình công chứng, chứng thực định kỳ hoặc đột xuất theo quy định của cơ quan Nhà nước và các thống kê, báo cáo khác có liên quan.
2. Các tổ chức, cơ quan, cá nhân có thẩm quyền được khai thác thông tin trên Cơ sở dữ liệu để phục vụ cho hoạt động như: Thanh tra, kiểm tra, điều tra, xét xử, thi hành án...
3. Thông tin về hợp đồng, giao dịch đã được cập nhật, đăng tải (đồng bộ) lên Cơ sở dữ liệu là cơ sở để Sở Tư pháp thanh tra, kiểm tra trong lĩnh vực quản lý Nhà nước về công chứng, chứng thực và thống kê, đối chiếu với báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng, hàng năm trong lĩnh vực công tác công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh.
4. Việc phân quyền khai thác thông tin trong Cơ sở dữ liệu tại Sở Tư pháp, các tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã và các cơ quan, tổ chức liên quan do thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định và chịu trách nhiệm.
1. Tra cứu thông tin trong Cơ sở dữ liệu khi thụ lý, giải quyết yêu cầu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch; xem xét, quyết định việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch theo quy định của pháp luật.
2. Tham gia các buổi đào tạo, tập huấn sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu do Sở Tư pháp tổ chức.
3. Sử dụng Cơ sở dữ liệu theo huớng dẫn của Sở Tư pháp và các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
4. Kịp thời báo cáo cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong khi sử dụng Cơ sở dữ liệu; tích cực phối hợp với Sở Tư pháp để khắc phục các vấn đề liên quan đên Cơ sở dữ liệu.
5. Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với mật khẩu và tên truy cập Cơ sở dữ liệu đã đuợc cung cấp; thông báo ngay cho Sở Tư pháp nếu để lộ, mất mật khẩu, tên tài khoản.
6. Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
1. Chuẩn bị và duy trì cơ sở vật chất, đuờng truyền để cài đặt và sử dụng Cơ sở dữ liệu theo hướng dẫn của Sở Tư pháp; cài đặt thường trú các chương trình kiểm tra và diệt virus trên các thiết bị truy cập Cơ sở dữ liệu.
2. Trong trường hợp thông tin có trong Cơ sở dữ liệu chưa đầy đủ, chưa chính xác, các tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã có thể đề nghị Sở Tư pháp xác minh làm rõ.
3. Cử công chứng viên, người thực hiện chứng thực và người trực tiếp tham mưu lĩnh vực công chứng, chứng thực của cơ quan, tổ chức mình tham gia các buổi đào tạo, tập huấn sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu do Sở Tư pháp, các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền tổ chức.
4. Yêu cầu và tạo điều kiện để công chứng viên, người thực hiện chứng thực, người trực tiếp tham mưu lĩnh vực công chứng, chứng thực của cơ quan, tổ chức mình sử dụng Cơ sở dữ liệu theo quy định tại Quy chế này và theo hướng dẫn của Sở Tư pháp.
5. Kịp thời báo cáo cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong khi sử dụng Cơ sở dữ liệu; tích cực phối hợp với Sở Tư pháp để khắc phục các vấn đề liên quan đến Cơ sở dữ liệu.
6. Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với mật khẩu và tên truy cập Cơ sở dữ liệu đã được cung cấp; thông báo ngay cho Sở Tư pháp nếu để lộ, mất mật khẩu, tên tài khoản.
7. Thực hiện nghĩa vụ tài chính trong việc sử dụng, bảo dưỡng, bảo trì, vận hành Cơ sở dữ liệu (nếu có).
8. Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
Điều 16. Trách nhiệm, quyền hạn của các cơ quan, tổ chức và cá nhân
1. Sở Tư pháp
a) Trực tiếp thực hiện việc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu theo quy định của Quy chế này và các văn bản pháp luật có liên quan.
b) Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông quản lý hệ thống máy chủ ảo (bao gồm dung lượng lưu trữ dữ liệu) trên môi trường mạng Internet để phục vụ vận hành Cơ sở dữ liệu; triển khai việc tích hợp Cơ sở dữ liệu với Hệ thống thông tin chính quyền điện tử tỉnh Quảng Ngãi để phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan Nhà nước; quản lý hạ tầng kỹ thuật phục vụ vận hành phần mềm và lưu trữ cơ sở dữ liệu công chứng bảo đảm hoạt động thường xuyên, ổn định.
c) Thường xuyên theo dõi, hướng dẫn, chỉ đạo, yêu cầu các tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã cập nhật, bổ sung dữ liệu các hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực lên Cơ sở dữ liệu đầy đủ, kịp thời.
d) Kiểm tra, xử lý các tổ chức, cá nhân vi phạm Quy chế và các quy định của pháp luật có liên quan.
đ) Xây dựng dự toán kinh phí bảo trì Cơ sở dữ liệu định kỳ hàng năm trình cấp có thẩm quyền phê duyệt và phối hợp với đơn vị xây dựng, cung cấp Phần mềm Cơ sở dữ liệu thực hiện việc bảo trì, đảm bảo hoạt động ổn định cho Cơ sở dữ liệu.
g) Theo dõi, tổng hợp kết quả thực hiện Quy chế này; kịp thời báo cáo khó khăn, vướng mắc và để đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.
2. Các cơ quan: Công an, Viện Kiểm sát các cấp, Tòa án các cấp và cơ quan Thi hành án dân sự cấp tỉnh, cấp huyện
Đề nghị các cơ quan: Công an, Viện Kiểm sát các cấp, Tòa án các cấp và cơ quan Thi hành án dân sự cấp tỉnh, cấp huyện kịp thời cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin liên quan đến việc ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn tại Điều 9 Quy chế này để hoạt động hành nghề công chứng, hoạt động chứng thực trên địa bàn tỉnh bảo đảm đúng quy định của pháp luật, an toàn pháp lý cho các bên tham gia ký kết hợp đồng, giao dịch.
3. Sở Tài nguyên và Môi trường
a) Hoàn thiện hệ thống thông tin về tổ chức, cá nhân sử dụng đất; lịch sử giao dịch liên quan đến bất động sản trên địa bàn tỉnh; xây dựng công cụ chia sẻ thông tin về nguồn gốc tài sản, chủ sở hữu tài sản và các thông tin liên quan đến tình trạng giao dịch của tài sản, thông tin về biện pháp ngăn chặn.
b) Chỉ đạo Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh và Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất tỉnh trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình cần thực hiện tra cứu trên Cơ sở dữ liệu về thông tin hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực trong quá trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ liên quan đến các văn bản công chứng, chứng thực (chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, thừa kế, tặng cho, thế chấp, góp vốn quyền sử dụng đất,...) để đảm bảo tính chính xác của các văn bản công chứng, chứng thực.
Trường hợp hồ sơ có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực nhưng chưa có thông tin trên Cơ sở dữ liệu thì Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh và Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất tỉnh phải thông báo ngay cho tổ chức hành nghề công chứng, UBND cấp xã đã công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch để cập nhật ngay thông tin hợp đồng, giao dịch lên Cơ sở dữ liệu trước khi tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, cá nhân.
c) Phối hợp, chia sẻ dữ liệu qua hình thức WS (Webservice) hoặc API (Application Programming Interface) cho Sở Tư pháp, các tổ chức hành nghề công chứng, UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh để có thể nhận dữ liệu nhằm tra cứu chính xác thông tin liên quan về bất động sản (việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, thế chấp, phong tỏa...) là đối tượng của việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch và đảm bảo tính an toàn pháp lý của dữ liệu điện tử.
4. Các sở, ban, ngành và Ủy ban nhân dân cấp huyện
a) Trong phạm vi chức năng của mình, các sở, ban, ngành và Ủy ban nhân dân cấp huyện phối hợp với Sở Tư pháp phổ biến, triển khai thực hiện Quy chế này.
b) Thường xuyên kiểm tra hoạt động công chứng, chứng thực trên địa bàn quản lý theo quy định của pháp luật thông qua tài khoản được cấp.
c) Tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên người thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông kiểm tra, xác minh thông tin phục vụ việc giải quyết yêu cầu công chứng, chứng thực.
5. Phòng Tư pháp cấp huyện và UBND cấp xã
Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu các thông tin về hợp đồng, giao dịch được chứng thực đã cập nhật, đăng tải (đồng bộ) lên Cơ sở dữ liệu để kịp thời phát hiện những sai sót.
6. Hội Công chứng viên tỉnh
a) Vận động Công chứng viên là Hội viên của tổ chức mình thực hiện nghiêm túc quy định của pháp luật về chia sẻ thông tin và Quy chế này nhằm góp phần nâng cao chất lượng hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh; có biện pháp xử lý nghiêm khắc đối với các hành vi không chia sẻ thông tin kịp thời, trung thực, hoặc hành vi vi phạm khác liên quan đến Cơ sở dữ liệu, làm ảnh hưởng đến hoạt động công chứng, chứng thực, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, đảm bảo an toàn pháp lý trong các hợp đồng, giao dịch.
b) Kịp thời hướng dẫn, giám sát các hội viên tuân thủ các nguyên tắc hành nghề công chứng và thực hiện Quy chế này.
7. Tổ chức hành nghề công chứng
a) Tất cả các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh phải tham gia Cơ sở dữ liệu và thực hiện Quy chế này.
b) Trưởng tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:
bl) Ký kết hợp đồng bảo trì hàng năm với đơn vị tư vấn xây dựng Cơ sở dữ liệu để đảm bảo tính ổn định trong quá trình sử dụng.
b2) Tổ chức quản lý việc nhập dữ liệu hợp đồng, giao dịch đã công chứng vào Cơ sở dữ liệu; vận hành và sử dụng an toàn, hiệu quả Cơ sở dữ liệu tại tổ chức mình.
b3) Quyết định việc đề nghị Sở Tư pháp xem xét, chỉnh sửa thông tin hợp đồng, giao dịch đã nhập vào Cơ sở dữ liệu của tổ chức mình.
c) Trưởng tổ chức hành nghề công chứng phân công công chứng viên, viên chức, nhân viên của tổ chức mình thực hiện các công việc:
c1) Cung cấp cho các cơ quan tổ chức có thẩm quyền các thông tin về hợp đồng, giao dịch do tố chức mình công chứng khi được yêu cầu và chịu trách nhiệm về kết quả đã cung cấp.
c2) Bảo mật thông tin về tài sản của tổ chức, cá nhân trên Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật.
8. Các tổ chức, cá nhân khác có thẩm quyền tra cứu thông tin trong Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật (tổ chức, cá nhân có liên quan)
a) Các cơ quan có liên quan trong phạm vi, quyền hạn của mình, khi có các thông tin về việc ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo liên quan đến việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch thì phối hợp chia sẻ các thông tin đến Sở Tư pháp để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.
b) Được cấp mật khẩu và tên truy cập để tra cứu thông tin ngăn chặn, thông tin giải toả ngăn chặn, thông tin tham khảo và thông tin về hợp đồng, giao dịch trong Cơ sở dữ liệu; các thông tin khác phục vụ công tác quản lý Nhà nước về hoạt động công chứng, chứng thực và thanh tra, kiểm tra, điều tra,...
Tổ chức, cá nhân vi phạm quy định tại Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Giao Sở Tư pháp phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan tố chức triến khai thực hiện Quy chế này. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, Sở Tư pháp tổng hợp báo cáo UBND tỉnh để xem xét, quyết định sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.