Quyết định 1421/QĐ-UBND năm 2020 về Quy chế sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản tỉnh Hậu Giang
| Số hiệu | 1421/QĐ-UBND |
| Ngày ban hành | 07/08/2020 |
| Ngày có hiệu lực | 07/08/2020 |
| Loại văn bản | Quyết định |
| Cơ quan ban hành | Tỉnh Hậu Giang |
| Người ký | Đồng Văn Thanh |
| Lĩnh vực | Bộ máy hành chính |
|
ỦY BAN NHÂN DÂN |
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 1421/QĐ-UBND |
Hậu Giang, ngày 07 tháng 08 năm 2020 |
BAN HÀNH QUY CHẾ SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TỈNH HẬU GIANG
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẬU GIANG
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngay 22 thang 11 năm 2019;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Luật An toàn thông tin mạng ngày 19 tháng 11 năm 2015;
Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức;
Theo đề nghị của Chánh Văn phòng UBND tỉnh.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản tỉnh Hậu Giang.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Giám đốc sở, Thủ trưởng cơ quan, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch UBND huyện, thị xã, thành phố; Thủ trưởng cơ quan, đơn vị và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN |
SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TỈNH HẬU
GIANG
(Kèm theo Quyết định số 1421/QĐ-UBND ngày 07 tháng
08 năm 2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Hậu Giang)
Quy chế này quy định việc sử dụng và vận hành Hệ thống Quản lý văn bản tỉnh Hậu Giang (Hệ thống) tại địa chỉ trên Internet: https://vanban.haugiang.gov.vn.
1. Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị sử dụng Hệ thống quản lý văn bản tỉnh Hậu Giang sau đây:
a) Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh và các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc.
b) UBND huyện, thị xã, thành phố và các cơ quan chuyên môn trực thuộc.
|
ỦY BAN NHÂN DÂN |
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 1421/QĐ-UBND |
Hậu Giang, ngày 07 tháng 08 năm 2020 |
BAN HÀNH QUY CHẾ SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TỈNH HẬU GIANG
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẬU GIANG
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngay 22 thang 11 năm 2019;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Luật An toàn thông tin mạng ngày 19 tháng 11 năm 2015;
Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức;
Theo đề nghị của Chánh Văn phòng UBND tỉnh.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản tỉnh Hậu Giang.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Giám đốc sở, Thủ trưởng cơ quan, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch UBND huyện, thị xã, thành phố; Thủ trưởng cơ quan, đơn vị và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN |
SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TỈNH HẬU
GIANG
(Kèm theo Quyết định số 1421/QĐ-UBND ngày 07 tháng
08 năm 2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Hậu Giang)
Quy chế này quy định việc sử dụng và vận hành Hệ thống Quản lý văn bản tỉnh Hậu Giang (Hệ thống) tại địa chỉ trên Internet: https://vanban.haugiang.gov.vn.
1. Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị sử dụng Hệ thống quản lý văn bản tỉnh Hậu Giang sau đây:
a) Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh và các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc.
b) UBND huyện, thị xã, thành phố và các cơ quan chuyên môn trực thuộc.
c) UBND xã, phường, thị trấn.
Sau đây gọi chung là các cơ quan, đơn vị.
2. Cán bộ, công chức, viên chức đang làm việc trong các cơ quan, đơn vị quy định tại khoản 1 Điều này.
3. Các cơ quan, tổ chức không quy định tại khoản 1 Điều này mà có sử dụng Hệ thống thì khuyến khích thực hiện theo Quy chế này.
Trong Quy chế này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. “Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.
2. “Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.
3. “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.
4. “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
5. “Văn bản đến” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến.
6. “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy hoặc tạo lập bằng phương tiện điện tử hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức.
7. “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.
8. “Bản chính văn bản giấy” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
9. “Danh mục hồ sơ” là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của cơ quan, tổ chức.
10. “Hồ sơ” là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
11. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
12. “Hệ thống quản lý văn bản” là Hệ thống thông tin được xây dựng với chức năng chính để thực hiện việc tin học hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên môi trường mạng (sau đây gọi chung là Hệ thống).
13. “Văn thư cơ quan” là bộ phận thực hiện một số nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
Điều 4. Nguyên tắc sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản
Tất cả văn bản đi, văn bản đến, hồ sơ của cơ quan, tổ chức phải được số hóa, lưu trữ và quản lý qua Hệ thống trừ văn bản mật (không ban hành văn bản mật qua Hệ thống).
Điều 5. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử
Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.
SOẠN THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Điều 6. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử
Thực hiện theo quy định tại Điều 8 và 9 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư (Nghị định số 30/2020/NĐ-CP).
Điều 7. Soạn thảo văn bản điện tử
1. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản điện tử.
2. Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản điện tử thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày, phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết.
3. Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.
4. Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.
Điều 8. Duyệt bản thảo văn bản điện tử
1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền phê duyệt.
2. Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định.
Điều 9. Kiểm tra văn bản điện tử trước khi ký ban hành
1. Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản.
2. Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
Điều 10. Ký ban hành văn bản điện tử
1. Người có thẩm quyền thực hiện ký số văn bản điện tử tại vị trí theo quy định trong văn bản; vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
2. Người có thẩm quyền có thể ký số trên máy tính cá nhân bằng eToken hoặc trên thiết bị di động thông minh bằng sim ký số.
Điều 11. Trình tự quản lý văn bản đi
Sau khi văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền thì các bước quản lý tiếp theo như sau:
1. Cấp số, thời gian ban hành văn bản.
2. Ký số của cơ quan, tổ chức.
3. Phát hành và theo dõi việc gửi văn bản đi.
4. Lưu văn bản đi.
Điều 12. Cấp số, thời gian ban hành văn bản
1. Số văn bản được Hệ thống phát sinh tự động theo thứ tự liên tiếp tăng dần của từng cơ quan, tổ chức trong năm (bắt đầu từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm): Mỗi loại văn bản được cấp hệ thống số riêng. Số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
2. Thời gian ban hành được thực hiện tự động bằng chức năng của Hệ thống.
Điều 13. Ký số của cơ quan, tổ chức
Văn thư cơ quan ký số của tổ chức vào văn bản điện tử theo quy định tại Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP như sau:
1. Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.
2. Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính: Nếu văn bản kèm theo cùng tệp tin với văn bản chính thì không cần ký số; nếu văn bản kèm theo không cùng tệp tin với văn bản chính thì Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo tại vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo và không hiển thị hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
Điều 14. Phát hành và theo dõi việc gửi văn bản đi
1. Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.
2. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
3. Khi nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết.
4. Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền: Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.
5. Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ quan số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.
Cơ quan, tổ chức lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy.
Điều 16. Trình tự quản lý văn bản đến
1. Tiếp nhận văn bản đến.
2. Đăng ký văn bản đến.
3. Trình, chuyển giao văn bản đến.
4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Điều 17. Tiếp nhận văn bản đến
1. Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử (bằng chức năng “Xác thực”) và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống.
2. Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định tại khoản 1 Điều này hoặc gửi sai nơi nhận thì cơ quan, tổ chức nhận văn bản phải trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.
1. Việc đăng ký văn bản đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến hoặc theo thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư cơ quan thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ những loại văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
2. Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự tăng dần và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
3. Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản qua mạng và đăng ký vào Hệ thống bằng cách nhấn nút “Vào sổ”. Trường hợp nhận văn bản giấy, Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản đến theo quy định tại Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Văn thư cơ quan cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Văn bản đến được đăng ký vào Hệ thống sau đó có thể được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý.
Điều 19. Trình, chuyển giao văn bản đến
1. Văn bản phải được Văn thư cơ quan trình trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết và chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý. Trường hợp đã xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý, Văn thư cơ quan chuyển văn bản đến đơn vị, cá nhân xử lý theo quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản.
2. Căn cứ nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết. Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị hoặc cá nhân thì xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, phối hợp và thời hạn giải quyết.
3. Văn thư cơ quan chuyển văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết qua Hệ thống.
Người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến qua Hệ thống và cập nhật vào Hệ thống các thông tin: Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết. Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy thì Văn thư cơ quan thực hiện trình văn bản điện tử qua Hệ thống và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết.
Điều 20. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến và giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
2. Khi nhận được văn bản đến, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn quy định tại quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức. Những văn bản đến có mức độ khẩn phải được giải quyết ngay.
LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt, được ban hành vào đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ. Mẫu Danh mục hồ sơ được thực hiện theo quy định tại Phụ lục V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
1. Yêu cầu
a) Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức.
b) Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.
2. Mở hồ sơ
a) Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác.
b) Cập nhật những thông tin ban đầu về hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã ban hành.
c) Trường hợp các hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.
3. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
4. Kết thúc hồ sơ
a) Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong.
b) Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.
c) Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các thông tin còn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.
Điều 23. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định.
2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
a) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán.
b) Đối với hồ sơ, tài liệu khác: trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.
3. Thủ tục nộp lưu
Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan qua Hệ thống.
Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống.
BẢO ĐẢM HẠ TẦNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Điều 24. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật
1. Các cơ quan, đơn vị quy định tại Điều 2 Quy chế này có trách nhiệm đảm bảo điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để sử dụng Hệ thống được thông suốt, hiệu quả và an toàn.
2. Điều kiện tối thiểu về hạ tầng công nghệ thông tin các cơ quan, đơn vị phải đảm bảo gồm: máy tính cá nhân, mạng nội bộ có kết nối Internet, chứng thư số của tổ chức, cá nhân có thẩm quyền.
3. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật để Hệ thống có khả năng vận hành ổn định, thông suốt, liên thông, kết nối với Trục liên thông văn bản Quốc gia và các hệ thống thông tin khác của các Bộ, ngành, địa phương theo quy định.
Điều 25. Bảo đảm an toàn, an ninh thông tin
1. Các cơ quan, đơn vị và người sử dụng có trách nhiệm bảo vệ các văn bản điện tử không bị nhiễm virus, mã độc trước khi cập nhật vào Hệ thống.
2. Người sử dụng Hệ thống có trách nhiệm bảo vệ an toàn tài khoản và mật khẩu được cung cấp.
Điều 26. Trách nhiệm của Văn phòng UBND tỉnh
1. Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông và các cơ quan, đơn vị có liên quan tham mưu cải tiến Hệ thống ngày càng hiệu quả và phù hợp với các quy định hiện hành.
2. Tổ chức kiểm tra, theo dõi, đôn đốc việc sử dụng Hệ thống của các cơ quan, đơn vị theo quy định.
Điều 27. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông
1. Chủ trì hướng dẫn các cơ quan, đơn vị sử dụng mã định danh cơ quan, mã định danh văn bản điện tử và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối với các hệ thống quản lý văn bản khác để gửi, nhận văn bản điện tử; quản lý thống nhất danh sách mã định danh của các cơ quan trong việc gửi, nhận văn bản điện tử; tổng hợp, cập nhật kịp thời mã định danh cơ quan khi có sự thay đổi đơn vị hành chính.
2. Phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh thực hiện giám sát, kiểm tra, đánh giá mức độ an toàn thông tin cho Hệ thống.
3. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật quy định tại Điều 24 Quy chế này; giám sát, bảo đảm an toàn và an ninh thông tin cho toàn bộ Hệ thống.
4. Chủ trì lập dự trù kinh phí hàng năm để duy trì, vận hành Hệ thống hoạt động ổn định, thông suốt.
1. Giám đốc sở, Thủ trưởng cơ quan, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch UBND huyện, thị xã, thành phố tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND tỉnh về kết quả thực hiện.
2. Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện, thị xã, thành phố.
3. Bố trí cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin quản trị Hệ thống của cơ quan, đơn vị mình.
4. Thực hiện báo cáo định kỳ 06 tháng một lần hoặc đột xuất về tình hình, hiệu quả sử dụng Hệ thống của cơ quan, đơn vị mình, gửi về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh. UBND xã, phường, thị trấn báo cáo thông qua UBND huyện, thị xã, thành phố.
Các sở, ban, ngành tỉnh; UBND huyện, thị xã, thành phố; UBND xã, phường, thị trấn; các cơ quan, đơn vị liên quan có trách nhiệm triển khai thực hiện Quy chế này. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc các cơ quan, đơn vị kịp thời phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo đề xuất UBND tỉnh xem xét, quyết định./.