Quyết định 1373/QĐ-UBND năm 2009 về Quy chế sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh Thừa Thiên Huế

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH THỪA THIÊN HUẾ

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về việc ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Quyết định 48/2009/QĐ-TTg ngày 31 tháng 3 năm 2009 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2009-2010;

Căn cứ Chỉ thị 34/2008/CT-TTg ngày 03 tháng 12 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng Hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình 182/TTr-STTTT ngày 16 tháng 4 năm 2009,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế sử dụng Hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh Thừa Thiên Huế.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 05/2005/QĐ-UB ngày 05 tháng 01 năm 2005 của UBND tỉnh về việc ban hành quy định về thư điện tử của tỉnh Thừa Thiên Huế.

Điều 3. Chánh Văn phòng Uỷ ban Nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông; Thủ trưởng các cơ quan, ban, ngành cấp tỉnh; các cơ quan đoàn thể trên địa bàn tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện và thành phố Huế; Thủ trưởng các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH THỪA THIÊN HUẾ.
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 1373/QĐ-UBND ngày 09 tháng 7 năm 2009 của UBND tỉnh Thừa Thiên Huế)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Hệ thống thư điện tử trong các cơ quan nhà nước tỉnh Thừa Thiên Huế

Hệ thống thư điện tử trong các cơ quan nhà nước tỉnh Thừa Thiên Huế (sau đây gọi tắt là các cơ quan nhà nước) là hệ thống nhằm phục vụ các cơ quan, đơn vị nhà nước, cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Thừa Thiên Huế trong việc gửi, nhận thông tin dưới dạng thư tín qua mạng tin học, phục vụ công tác theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.

Điều 2. Đối tượng và phạm vi áp dụng

Quy chế này được áp dụng đối với tất cả các cơ quan, đơn vị nhà nước, cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Thừa Thiên Huế tham gia khai thác, sử dụng Hệ thống Thư điện tử tỉnh Thừa Thiên Huế.

Chương II

TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH THỪA THIÊN HUẾ

Điều 3. Thiết lập và vận hành Hệ thống thư điện tử

1. Hệ thống Thư điện tử được thiết lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật của mạng Tin học của tỉnh Thừa Thiên Huế gồm Trung tâm dữ liệu Tỉnh, mạng nội bộ (LAN), mạng diện rộng của Tỉnh và mạng Internet. Hệ thống Thư điện tử được đặt tên duy nhất trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế có dạng [tên_đăng_nhập]@thuathienhue.gov.vn, được chia thành hai loại:

a) Hộp thư điện tử dành cho các cơ quan nhà nước của tỉnh Thừa Thiên Huế: là loại hộp thư đặc biệt dành cho cơ quan nhà nước được lập ra nhằm trao đổi công tác giữa các cơ quan, đơn vị, địa phương và tổ chức, cá nhân với nhau. Hộp thư điện tử dành cho cơ quan nhà nước và các huyện, thành phố được đặt tên theo quy định: các cơ quan, đơn vị sử dụng từ viết tắt để đặt tên; các địa phương cấp huyện sử dụng nguyên tên gọi (chi tiết kèm theo Phụ lục). Đối với hộp thư điện tử của các địa phương cấp xã thì được đặt tên theo quy định: <tên của địa phương viết liền>.<tên hộp thư của địa phương cấp huyện trực thuộc>. Ví dụ: xã Phú Thuận thuộc huyện Phú Vang có địa chỉ thư điện tử là: phuthuan.phuvang@thuathienhue.gov.vn.

Các phòng, ban chức năng, đơn vị trực thuộc các cơ quan nhà nước có nhu cầu sử dụng hộp thư điện tử thì được đặt tên theo quy định: <tên đơn vị viết tắt>.<tên hộp thư của cơ quan, đơn vị, địa phương theo Phụ lục kèm theo Quyết định này>. Ví dụ phòng Kế hoạch – Tài chính thuộc Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn sẽ được đặt tên là: khtc.snnptnt@thuathienhue.gov.vn.

b) Hộp thư điện tử dành cho cá nhân (dùng cho cán bộ, công chức, viên chức): Tùy vào yêu cầu công tác của các cơ quan, đơn vị và địa phương, hộp thư điện tử dành cho cá nhân được đặt tên theo một trong hai cách:

- <viết tắt của họ và tên đệm> + <tên>.

- <viết tắt của họ và tên đệm> + <tên>.<tên hộp thư của cơ quan, đơn vị, địa phương đang công tác quy định tại điểm a, khoản 1, Điều 3 của Quy định này>.

Ví dụ: Nguyễn Văn Anh thuộc Sở Tài Nguyên và Môi trường sẽ được đặt tên là: nvanh.stnmt@thuathienhue.gov.vn.

Trong trường hợp tên hộp thư điện tử cá nhân bị trùng thì sẽ do Sở Thông tin và Truyền thông thay đổi trên cơ sở đề nghị của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, địa phương nhằm đảm bảo tính dễ nhớ, dễ hiểu của tên hộp thư điện tử cá nhân.

2. Hệ thống thư điện tử sử dụng bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 (Unicode) để thể hiện các nội dung trao đổi trong hệ thống thư điện tử.

Điều 4. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Quản lý hệ thống thư điện tử:

a) Thiết lập, thay đổi hệ thống danh bạ điện tử tỉnh Thừa Thiên Huế, thông tin về danh bạ thư điện tử cá nhân của lãnh đạo UBND tỉnh, lãnh đạo các Sở, Ban, Ngành thuộc UBND tỉnh và đoàn thể, địa phương (bao gồm cấp huyện và cấp xã); danh bạ thư điện tử của các cơ quan, ban, ngành cấp tỉnh, cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn Tỉnh.

b) Thực hiện nhiệm vụ quản lý hệ thống thư điện tử hoạt động thông suốt, liên tục; bảo đảm an toàn và bảo mật thông tin đối với hệ thống thư điện tử của tỉnh Thừa Thiên Huế theo chế độ mật; quản lý quyền truy cập của các cơ quan, đơn vị, địa phương, cán bộ, công chức, viên chức.

c) Nghiên cứu và từng bước ứng dụng chữ ký điện tử và chứng thực chữ ký điện tử vào việc gửi/nhận văn bản trên môi trường mạng thay cho văn bản giấy tờ thông thường.

2. Xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức của các cơ quan, đơn vị và địa phương của tỉnh Thừa Thiên Huế khai thác, sử dụng hệ thống thư điện tử.

3. Kinh phí cho việc quản lý, xây dựng và nâng cấp hệ thống thư điện tử của tỉnh Thừa Thiên Huế được dự toán chung vào kinh phí sự nghiệp hàng năm của Sở Thông tin và Truyền thông.

Điều 5. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị và UBND các huyện, thành phố Huế

1. Thông báo việc thay đổi thông tin liên quan đến hộp thư điện tử của cá nhân trong đơn vị, địa phương thuộc quyền quản lý và gửi về Sở Thông tin và Truyền thông để kịp thời cập nhật vào danh bạ thư điện tử của Tỉnh.

2. Lập danh sách yêu cầu về khởi tạo hộp thư mới của đơn vị trực thuộc, UBND cấp xã, cán bộ, công chức, viên chức mới được tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm; hoặc yêu cầu hủy bỏ, thay đổi hộp thư điện tử của đơn vị đã giải thể, cán bộ, công chức, viên chức thôi công tác hoặc chuyển công tác sang cơ quan, đơn vị, địa phương khác thuộc tỉnh Thừa Thiên Huế gửi về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, thiết lập, thay đổi, hủy bỏ theo quy định.

3. Định kỳ 6 tháng một lần báo cáo UBND tỉnh kết quả thực hiện Quy chế này (qua Sở Thông tin và Truyền thông).

Điều 6. Quản lý, sử dụng hộp thư điện tử đơn vị

1. Hộp thư điện tử của cơ quan, đơn vị do Thủ trưởng đơn vị quản lý. Thủ trưởng đơn vị có thể ủy quyền cho một hoặc một số người trong đơn vị sử dụng.

2. Hàng ngày, Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm xem xét, xử lý thông tin nhận được qua hộp thư điện tử đơn vị.

3. Trong phạm vi nội bộ từng đơn vị, Thủ trưởng đơn vị quy định cụ thể việc sử dụng và chấp hành thông tin được truyền qua hộp thư điện tử đơn vị và xem đó như một trong các phương tiện công bố mệnh lệnh hành chính của Thủ trưởng đơn vị.

4. Khi thay đổi vị trí công tác, Thủ trưởng đơn vị cũ có trách nhiệm bàn giao hộp thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu của hộp thư điện tử đơn vị cho Thủ trưởng đơn vị mới.

Điều 7. Quản lý, sử dụng hộp thư điện tử cá nhân

Cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Thừa Thiên Huế được cấp hộp thư điện tử cá nhân có trách nhiệm sau đây:

1. Không sử dụng các hộp thư điện tử cá nhân dạng khác để trao đổi công việc của cơ quan, đơn vị, địa phương trên môi trường mạng tin học.

2. Đổi mật khẩu ban đầu đã được Sở Thông tin và Truyền thông cung cấp nhằm bảo mật thông tin. Trường hợp quên mật khẩu phải báo ngay cho cán bộ chuyên trách CNTT của cơ quan, đơn vị, địa phương để được thay đổi mật khẩu.

3. Bảo vệ mật khẩu sử dụng hộp thư điện tử của mình; không được cung cấp mật khẩu hoặc để lộ mật khẩu vào hệ thống Thư điện tử cho người khác; chịu trách nhiệm về nội dung thư điện tử của mình.

4. Không truy nhập vào hộp thư của người khác và không để người khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử của mình.

5. Không phát tán thư rác hoặc các thư điện tử có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác thông qua địa chỉ sử dụng của mình.

6. Trong trường hợp chuyển công tác sang cơ quan, đơn vị, địa phương khác thuộc Tỉnh thì phải báo cho cán bộ chuyên trách CNTT của đơn vị cũ biết để thay đổi hộp thư điện tử cá nhân theo quy định tại khoản 1, Điều 3 của Quy định này.

7. Khi gặp sự cố về hệ thống Thư điện tử phải báo ngay cho cán bộ chuyên trách CNTT của cơ quan, đơn vị, địa phương hoặc báo về Sở Thông tin và Truyền thông để kịp thời khắc phục, sửa chữa.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 8. Tổ chức thực hiện

Thủ trưởng các Sở, Ban, ngành cấp tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện và thành phố Huế chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này. Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức triển khai thực hiện; định kỳ 6 tháng báo cáo UBND tỉnh kết quả thực hiện.

Điều 9. Xử lý vi phạm

Cán bộ, công chức, viên chức nào vi phạm Quy chế này phải chịu trách nhiệm kỷ luật theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 10. Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có những vấn đề khó khăn, vướng mắc, các đơn vị, địa phương phản ánh với Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, trình UBND tỉnh xem xét, sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp./.

PHỤ LỤC

ĐỊA CHỈ THƯ ĐIỆN TỬ CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH THỪA THIÊN HUẾ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1373 /QĐ-UBND ngày 09 tháng 7 năm 2009 của UBND tỉnh Thừa Thiên Huế)