|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH QUẢNG BÌNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
1121/QĐ-UBND
|
Quảng
Bình, ngày 07 tháng 05 năm 2014
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG PHẦN MỀM “QUẢN LÝ TIẾP
DÂN, GIẢI QUYẾT ĐƠN THƯ KHIẾU NẠI, TỐ CÁO” TRONG CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TỈNH QUẢNG
BÌNH
ỦY BAN
NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG BÌNH
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP
ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động cơ quan Nhà nước;
Căn cứ Quyết định số 1065/QĐ-TTg
ngày 27 tháng 8 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Chương trình
Quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin
trong hoạt động của cơ quan Nhà nước giai đoạn 2011 - 2015;
Căn cứ Quyết định số 858/QĐ-TTg,
ngày 14 tháng 6 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án đổi mới
công tác tiếp dân;
Căn cứ Quyết định 2734/QĐ-UBND
ngày 25 tháng 10 năm 2010 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc ban hành Kế hoạch
triển khai thực hiện Đề án đổi mới công tác tiếp công dân của Thủ tướng Chính
phủ;
Căn cứ Quyết định số 2636/QĐ-UBND
ngày 14 tháng 10 năm 2010 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc phê duyệt Kế hoạch
ứng dụng công nghệ thông tin của cơ quan
Nhà nước tỉnh Quảng Bình giai đoạn 2011 - 2015 và Quyết định số 885/QĐ-UBND
ngày 19 tháng 4 năm 2012 về việc ban hành Kế hoạch cải cách hành chính tỉnh
Quảng Bình giai đoạn 2011 - 2020;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Ủy
ban nhân dân tỉnh,
QUYẾT
ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, sử dụng
phần mềm “Quản lý tiếp dân, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo” trong các cơ
quan, đơn vị tỉnh Quảng Bình.
Điều 2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Thủ trưởng
các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân
tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã và các tập thể, cá
nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Nguyễn Hữu Hoài
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ, SỬ DỤNG PHẦN MỀM “QUẢN LÝ TIẾP DÂN, GIẢI QUYẾT ĐƠN
THƯ KHIẾU NẠI, TỐ CÁO” TRONG CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TỈNH QUẢNG BÌNH
(ban hành kèm theo Quyết định số 1121/QĐ-UBND ngày 07 tháng 5 năm 2014 của
Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Bình)
CHƯƠNG I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định việc sử dụng phần
mềm “Quản lý tiếp dân, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo” trong các cơ quan,
đơn vị của tỉnh Quảng Bình có tham gia giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo.
Điều 2. Phạm vi và đối tượng áp dụng
Phần mềm “Quản lý tiếp dân, giải quyết
đơn thư khiếu nại, tố cáo” được sử dụng để phục vụ việc quản lý, theo dõi và
chỉ đạo điều hành của lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các cơ quan,
đơn vị trong quá trình giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo gồm: Tiếp nhận đơn,
chuyển xử lý đơn, theo dõi kết quả xử lý đơn, tiếp dân định kỳ, báo cáo thống
kê; trừ các trường hợp đơn thuộc loại đặc biệt sẽ được quản lý riêng.
Quy chế này áp dụng cho tất cả các
đối tượng là lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên của Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân
dân các huyện, thành phố, thị xã và các sở, ngành có tham gia giải quyết đơn
thư khiếu nại tố cáo.
Điều 3. Một số quy định chuẩn
thông tin
- Sử dụng tốt nhất với trình duyệt
Firefox để truy cập vào phần mềm theo địa chỉ sau: kntc.quangbinh.gov.vn.
- Sử dụng phông chữ: Các
thông tin, dữ liệu dạng ký tự dùng trong phần mềm phải sử dụng bộ mã ký tự chữ
Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 và dùng bộ gõ chữ Việt Unicode.
- Sử dụng định dạng .pdf để quét
và lưu file đính kèm trên phần mềm.
- Thống nhất sử dụng các mẫu biểu
trong công tác tiếp nhận, giải quyết đơn thư (chi tiết tại Phụ lục II kèm theo Quy chế
này).
Điều 4. Thông tin được cập nhật trên phần mềm
- Thông tin về đơn thư.
- Thông tin về ý kiến chỉ đạo giải
quyết đơn thư của các cấp.
- Thông tin về nội dung và tiến độ
giải quyết đơn thư.
- Thông tin về kết quả giải quyết
đơn thư.
Các thông tin trên được cập nhật
theo vai trò phân quyền trên hệ thống tương ứng với quy trình giải quyết đơn
thư trên phần mềm (chi tiết quy trình tác nghiệp tại Phụ lục I kèm theo Quy chế
này).
CHƯƠNG II
TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ, KHAI THÁC, SỬ DỤNG PHẦN MỀM
Điều 5. Quản trị chương trình phần mềm và truy cập thông tin
1. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh được giao nhiệm vụ tổ
chức, quản lý và điều hành phần mềm “Quản lý tiếp dân, giải quyết đơn thư
khiếu nại, tố cáo”, có trách nhiệm quản lý, thống kê báo cáo mọi thông
tin xử lý đơn thư khi lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh có yêu cầu định kỳ
hoặc đột xuất.
2. Công tác quản trị và hỗ trợ sử dụng như sau:
- Trung tâm Tin học - Công báo trực thuộc Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm: Thiết lập đường truyền truy cập,
quản lý máy chủ và cơ sở dữ liệu của phần mềm trên máy chủ đặt tại Trung tâm;
cấp phép địa chỉ truy cập cho các cơ quan, đơn vị; cấp tài khoản, phân quyền sử
dụng cho cán bộ, công chức của các cơ quan, đơn vị tham gia sử dụng phần mềm.
- Phòng Tiếp công dân trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân
tỉnh có trách nhiệm: Theo dõi công tác tiếp nhận, giải quyết đơn thư trong
toàn tỉnh; hỗ trợ các đơn vị vận hành các chức năng của phần mềm; tham mưu quy
trình vận hành và báo cáo lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh về
kết quả sử dụng phần mềm của các cơ quan, đơn vị.
3. Tất cả các cán bộ công chức,
viên chức của các cơ quan liên quan có trách nhiệm thường xuyên sử dụng phần
mềm theo tài khoản được cấp để giải quyết công việc được giao, cập nhật thông
tin và xử lý đơn thư theo đúng quy trình được quy định. Thay đổi mật khẩu được
cấp và tự bảo mật tài khoản của mình, không để lộ hoặc cung cấp tài khoản cho
người khác biết.
Điều 6. Các cơ quan, đơn vị khai thác, sử dụng phần mềm
1. Máy trạm
của các cơ quan, đơn vị có kết nối vào hệ thống phần mềm “Quản lý tiếp dân,
giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo” phải được mở thường xuyên trong giờ làm
việc. Các cán bộ, công chức ít nhất 1 ngày 4 lần mở vào đầu, cuối giờ làm việc
buổi sáng và buổi chiều để kịp thời cập nhật, xử lý thông tin trên hệ thống.
2. Lãnh đạo
cơ quan, đơn vị có trách nhiệm gương mẫu thực hiện và quán triệt, chỉ đạo tất
cả các cán bộ công chức, viên chức của cơ quan sử dụng phần mềm trong theo dõi,
luân chuyển xử lý văn bản giải quyết đơn thư nhằm nâng cao hiệu quả công việc,
tiết kiệm chi phí in ấn, sao chụp các loại văn bản, giấy tờ hành chính.
3. Lãnh đạo
các cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm giải trình trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân
tỉnh khi xảy ra tình trạng quá hạn xử lý đơn thư (báo đỏ) trên phần mềm. Cán
bộ, công chức chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan, đơn vị mình về
việc cập nhật thông tin xử lý đơn thư theo quy
định.
4. Các cơ
quan, đơn vị, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã phải định kỳ hàng
tuần đánh giá kết quả giải quyết đơn thư, rà soát quy trình cập nhật thông tin
đảm bảo trạng thái giải quyết đơn thư, vụ việc luôn là thông tin mới nhất tương
ứng với thực tế xử lý.
5. Thông báo
kịp thời những phát sinh, trục trặc có liên quan đến tài khoản truy cập, khai
thác và sử dụng phần mềm về Trung tâm Tin học - Công báo tỉnh để có biện
pháp khắc phục.
Điều 7. Trách nhiệm cập nhật, luân chuyển và xử lý thông tin
trên hệ thống phần mềm
1. Lãnh đạo Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã,
Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị phải trực tiếp xử lý trên phần mềm, nếu do bận
công tác không trực tiếp xử lý được thì ủy nhiệm cho cán bộ, chuyên viên giúp
việc cập nhật những thông tin do mình đã bút phê trên văn bản cần xử lý.
2. Tất cả cán bộ, công chức có liên quan đến xử lý đơn thư
đều phải tham gia vào quy trình cập nhật thông tin xử lý đơn thư trên hệ thống
phần mềm tương ứng với vai trò được phân quyền để không làm ách tắc việc luân
chuyển thông tin trên mạng.
3. Trong trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật làm phần mềm
tạm ngưng hoạt động, cán bộ, công chức có trách nhiệm cập nhật thông tin
nêu tại Khoản 1, 2 của Điều này, tạm ghi nhận tiến trình xử lý đơn thư
trên giấy hay bằng công cụ khác và tiếp tục cập nhật các thông tin đã
xử lý vào phần mềm ngay sau khi sự cố kỹ thuật được khắc phục.
CHƯƠNG
III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 8. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các
huyện, thành phố, thị xã có trách nhiệm tổ chức thực hiện và chỉ đạo cán bộ,
công chức, viên chức trong cơ quan thực hiện nghiêm túc Quy chế này.
Điều 9. Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề phát sinh, vướng
mắc, các cơ quan, đơn vị phản ánh kịp thời về Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để
tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, giải quyết kịp thời./.
PHỤ LỤC I
QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP HỆ THỐNG QUY ƯỚC CÁC KÝ HIỆU KHI
VẼ LƯU ĐỒ
|
STT
|
Ký hiệu
|
Ý nghĩa
|
|
1.
|
|
Nối tiếp một công việc khác
|
|
2.
|
|
Quan hệ hai chiều giữa các bước quy
trình
|
|
3.
|
|
Sự kiện phát sinh
|
|
4.
|
|
Tiến hành đồng thời các bước quá trình
từ một bước
|
|
5.
|
|
Bắt đầu hoặc kết thúc một công việc
|
|
6.
|
|
Bước công việc trên phần mềm
|
|
7.
|
|
Điều khiển lựa chọn (đi tiếp hay rẽ
nhánh)
|
|
8.
|
|
Xử lý trên tài liệu giấy
|
|
9.
|
|
Quá trình xử lý ngoài phần mềm
|
|
10.
|
|
Nối tiếp với một lưu đồ khác
|
|
11.
|
|
Điểm nối liên kết tiếp theo (sử dụng
khi lưu đồ vượt quá trang)
|
THUẬT NGỮ, KÝ
HIỆU
|
STT
|
Ký hiệu
|
Ghi chú
|
|
1.
|
Cán bộ TCD
|
Cán bộ tiếp công dân
|
|
2.
|
KNTC
|
Khiếu nại, tố cáo
|
|
3.
|
SN
|
Sở, ngành
|
|
4.
|
QT
|
Quy trình
|
|
5.
|
TTT
|
Thanh tra tỉnh
|
|
6.
|
UBH
|
Ủy ban nhân dân cấp huyện
|
|
7.
|
UBT
|
Ủy ban nhân dân tỉnh
|
|
8.
|
VB
|
Văn bản
|
I. Quy trình tác nghiệp tại Văn phòng Ủy
ban nhân dân tỉnh
I.1. Danh mục quy trình
|
STT
|
Mã
|
Tên quy trình
|
Ghi chú
|
|
1.
|
QT01.UBT
|
Đơn thuộc thẩm quyền UBND tỉnh, giao
sở/ngành thụ lý
|
Đơn được tiếp nhận tại P. Tiếp công dân
của tỉnh
|
|
2.
|
QT02.UBT
|
Đơn thuộc thẩm quyền UBND tỉnh, chuyển Thanh
tra tỉnh tham mưu hướng xử lý
|
Đơn được tiếp nhận tại P. Tiếp công dân
của tỉnh. Sau khi Thanh tra tỉnh tham mưu hướng xử lý sẽ giao sở, ngành thụ
lý
|
|
3.
|
QT03.UBT
|
UBND tỉnh giao thụ lý đơn thư do Thanh
tra tỉnh tiếp nhận và tham mưu hướng xử lý
|
Đơn được tiếp nhận tại Thanh tra tỉnh
và được xác định là thuộc thẩm quyền giải quyết của tỉnh
|
|
4.
|
QT04.UBT
|
Đơn không thuộc thẩm quyền của UBND
tỉnh, trả lại hoặc chuyển đơn
|
Đơn được tiếp nhận tại P. Tiếp công dân
của tỉnh
|
