|
ỦY BAN NHÂN
DÂN
TỈNH BẾN TRE
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
09/2019/QĐ-UBND
|
Bến Tre, ngày
31 tháng 01 năm 2019
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU
CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẾN TRE
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẾN TRE
Căn cứ Luật tổ chức chính quyền địa phương
ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật
ngày 22 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật công chứng ngày 20 tháng 6 năm
2014;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ
trình số 93/TTr-STP ngày 18 tháng 01 năm 2019.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, khai thác
và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Bến Tre.
Điều 2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Tư pháp;
Thủ trưởng các sở, ngành tỉnh; Chủ tịch Hội công chứng viên; Trưởng các tổ chức
hành nghề công chứng và Công chứng viên; Tổ chức, cá nhân có liên quan chịu
trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày
15 tháng 02 năm 2019./.
|
|
TM. ỦY BAN
NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Cao Văn Trọng
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG TRÊN
ĐỊA BÀN TỈNH BẾN TRE
(Ban hành kèm theo Quyết định số 09/2019/QĐ-UBND ngày 31 tháng 01 năm 2019 của
Ủy ban nhân dân tỉnh Bến Tre)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
và đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định việc cập nhật,
cung cấp, lưu trữ quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng
khi thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Bến Tre; quyền, nghĩa vụ của các cá nhân, tổ chức có liên quan trong việc thực
hiện Quy chế này.
2. Đối tượng áp dụng
Quy chế này áp dụng đối với Sở Tư pháp, tổ chức
hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Bến Tre, các cơ quan, tổ chức, cá nhân
liên quan đến việc quản lý, khai thác, sử dụng và cung cấp thông tin cho Cơ sở
dữ liệu công chứng.
Điều 2. Cơ sở dữ liệu công
chứng tỉnh Bến Tre
1. Cơ sở dữ liệu công chứng tỉnh Bến Tre là hệ
thống cơ sở dữ liệu quản lý thông tin ngăn chặn và thông tin hợp đồng, giao dịch
đã công chứng trên cơ sở quy định pháp luật về công chứng và phù hợp với tình
hình thực tế của địa phương nhằm góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về
công chứng, đảm bảo an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng giao dịch,
phòng ngừa tranh chấp (sau đây gọi tắt là Cơ sở dữ liệu công chứng).
2. Cơ sở dữ liệu công chứng bao gồm các thông
tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về
biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng,
giao dịch được công chứng.
Điều 3. Giải thích từ ngữ
1. Thông tin ngăn chặn: là thông tin bằng văn bản
của cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật, yêu cầu ngừng công chứng hợp
đồng, giao dịch liên quan đến tài sản, cá nhân, tổ chức. Văn bản ngăn chặn là
căn cứ pháp lý để công chứng viên xem xét việc không thực hiện việc công chứng
hợp đồng, giao dịch có liên quan.
2. Thông tin giải tỏa ngăn chặn: là thông tin bằng
văn bản của cơ quan có thẩm quyền có nội dung hủy bỏ việc ngăn chặn của chính
cơ quan đó hoặc của cơ quan có thẩm quyền khác trong trường hợp pháp luật
có quy định.
3. Thông tin về hợp đồng, giao dịch là thông tin
do công chứng viên hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Bến Tre đã thực hiện
chứng nhận hợp đồng, giao dịch.
4. Thông tin tham khảo: là thông tin văn bản yêu
cầu hoặc hủy bỏ yêu cầu ngăn chặn việc công chứng hợp đồng, giao dịch của cá
nhân, tổ chức không phải do cơ quan có thẩm quyền ngăn chặn cung cấp.
Điều 4. Nguyên tắc quản lý,
khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng
1. Việc sử dụng Cơ sở dữ liệu
công chứng phải đúng mục đích, không sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng vào những
mục đích trái pháp luật.
2. Việc sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng không
loại trừ trách nhiệm của công chứng viên, người yêu cầu công chứng và cá nhân,
tổ chức có liên quan khác theo quy định của Luật công chứng, Bộ Luật Dân sự và
quy định pháp luật có liên quan.
3. Các hoạt động cập nhật, tra cứu, cung cấp,
sử dụng, lưu trữ, bổ sung, thẩm tra, xác minh, quản lý thông tin công
chứng theo Quy chế này là hoạt động nghiệp vụ công chứng; không làm
phát sinh thủ tục hành chính đối với người có yêu cầu công chứng.
Điều 5. Những hành vi bị
nghiêm cấm
1. Không cập nhật hoặc cập nhật thông tin không
kịp thời, không chính xác vào Cơ sở dữ liệu công chứng.
2. Truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng để thực
hiện các công việc không được giao.
3. Sửa, xóa bỏ thông tin hay bất kỳ hành vi nào
khác tác động đến thông tin có trong Cơ sở dữ liệu công chứng.
4. Thay đổi quy trình quản lý, khai thác, sử dụng
Cơ sở dữ liệu công chứng khi chưa được cơ quan có thẩm quyền có ý kiến bằng văn
bản.
5. Tiết lộ trái pháp luật các thông tin về cá
nhân, tổ chức, tài sản, và các thông tin khác mà mình biết được trong quá trình
quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng.
6. Vi phạm pháp luật về quyền sở hữu trí tuệ đối
với cơ sở dữ liệu công chứng.
Điều 6. Nguồn dữ liệu công
chứng
Cơ sở dữ liệu công chứng
được cập nhật từ các nguồn sau:
1. Hợp đồng, giao dịch đã được
công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng;
2. Văn bản, tài liệu khác của
các tổ chức hành nghề công chứng;
3. Văn bản cung cấp thông tin,
yêu cầu, đề nghị ngăn chặn, dừng hoặc tạm dừng giao dịch của cơ quan nhà nước
có thẩm quyền, của tổ chức, cá nhân có liên quan;
4. Các nguồn thông tin khác về
tài sản.
Điều 7. Lưu trữ
1. Việc sao lưu Cơ sở dữ liệu công chứng phải được
thực hiện thường xuyên, có hệ thống tại Sở Tư pháp và các tổ chức hành nghề
công chứng;
2. Các văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn dưới
dạng văn bản giấy phải được lưu trữ, bảo quản tại Sở Tư pháp và tại tổ chức
hành nghề công chứng.
Chương II
QUY TRÌNH VẬN HÀNH, KHAI
THÁC, SỬ DỤNG, CUNG CẤP, TIẾP NHẬN THÔNG TIN CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG
Điều 8. Cung cấp và tiếp nhận
thông tin cho Cơ sở dữ liệu công chứng
1. Cung cấp
thông tin về hợp đồng, giao dịch
Các tổ chức hành
nghề công chứng chịu trách nhiệm cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch
do công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng và các thông tin khác liên
quan đến việc công chứng hợp đồng, giao dịch (nếu có).
2. Tiếp nhận thông tin ngăn chặn,
giải tỏa ngăn chặn
a) Bản chính quyết
định yêu cầu ngưng, tạm ngưng giao dịch về tài sản, chấm dứt việc ngưng, tạm
ngưng giao dịch về tài sản của Tòa án các cấp, Trọng tài thương mại.
b) Bản chính quyết
định có liên quan đến việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, quyết định ngăn chặn, quyết định giải tỏa ngăn chặn
của Viện Kiểm sát các cấp.
c) Bản chính quyết định về các trường hợp ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn giao
dịch liên quan đến tài sản; thông tin giả mạo người, giả mạo
giấy tờ để giao dịch liên quan đến tài sản, lừa đảo chiếm đoạt tài sản của
Cơ quan có thẩm quyền điều tra các cấp.
d) Bản chính quyết
định có liên quan đến việc kê biên tài sản, chấm dứt
kê biên tài sản, tạm dừng việc chuyển quyền sở hữu tài sản,
chấm dứt tạm dừng việc chuyển quyền sở hữu tài sản của Cơ quan Thi hành
án dân sự các cấp.
Điều 9. Cập nhật thông tin
cho Cơ sở dữ liệu công chứng
1. Cập nhật thông tin ngăn chặn,
giải tỏa ngăn chặn
Các văn bản ngăn chặn, giải tỏa
ngăn chặn do các cơ quan, tổ chức, cá nhân tại khoản 2 Điều 8 Quy chế này cung
cấp được gửi về Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng.
Sở Tư pháp chịu trách nhiệm kiểm tra tính pháp lý về thẩm quyền của cơ quan, cá
nhân ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn để quyết định việc phân loại và cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng.
Việc cập nhật
thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn phải thực hiện ngay trong ngày nhận được văn bản cung cấp thông tin (trừ Thứ bảy, Chủ nhật và
nghỉ lễ theo quy định). Trong trường hợp văn bản ngăn chặn,
giải tỏa ngăn chặn gửi về sau 16 giờ 30 phút thì văn bản sẽ được cập nhật vào đầu
giờ làm việc buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo.
Trường hợp không cập nhật, cập
nhật không đầy đủ văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn thì phải trả lời và nêu
rõ lý do bằng văn bản cho cơ quan, cá nhân cung cấp thông tin và chịu trách nhiệm
về hành vi không cập nhật, cập nhật không đầy đủ này.
2. Cập nhật
thông tin về hợp đồng, giao dịch trong Cơ sở dữ liệu công chứng
Hợp đồng, giao dịch sau khi được
công chứng viên ký tên và đóng dấu phải cập nhật chính xác, đầy đủ vào Cơ sở dữ
liệu công chứng trước khi giao trả kết quả cho người yêu cầu công chứng
Việc sửa đổi, bổ
sung, hủy bỏ, chấm dứt, đơn phương chấm dứt, sửa lỗi kỹ thuật đối với hợp đồng,
giao dịch đã được công chứng phải được cập nhật ngay và đầy
đủ trong Cơ sở dữ liệu công chứng.
Điều 10. Sửa chữa, xóa các
thông tin đã cập nhập trong Cơ sở dữ liệu công chứng
1. Việc sửa các
thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng chỉ được thực hiện đối với các
sai sót về kỹ thuật trong quá trình nhập thông tin.
2. Đối với
các sai sót được phát hiện trong quá trình nhập thông tin vào Cơ sở dữ liệu
công chứng (thông tin chưa được đưa lên mạng), người thực hiện cập nhật chủ động
sửa chữa cho chính xác hoặc thực hiện việc xóa thông tin.
3. Đối với các sai sót được
phát hiện sau khi thông tin được đưa lên mạng (đã lưu), người thực hiện cập nhật
báo cáo lãnh đạo Sở Tư pháp, Trưởng tổ chức hành nghề công chứng để kiểm tra,
phê duyệt việc sửa chữa sai sót cho chính xác với thông tin ngăn chặn, giải tỏa
ngăn chặn, văn bản công chứng hoặc thực hiện việc xóa thông tin.
Điều 11. Tra cứu thông tin
và sử dụng thông tin
1. Trước khi công chứng hợp đồng, giao dịch liên
quan đến tài sản, công chứng viên chịu trách nhiệm tra cứu các thông tin ngăn
chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin hợp đồng đã công chứng trên Cơ sở dữ liệu
công chứng.
2. Kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ liệu công chứng
là nguồn thông tin để công chứng viên kiểm tra, xem xét trước khi quyết định
công chứng hợp đồng, giao dịch về tài sản.
Chương III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 12. Sở Tư pháp
1. Chủ trì phối hợp với Hội Công chứng tỉnh Bến
Tre giúp Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai và quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu công
chứng, thực hiện trách nhiệm và quyền hạn theo quy định pháp luật và Quy chế
này.
2. Theo dõi tình hình thực hiện Quy chế này, định
kỳ tổng hợp báo cáo UBND tỉnh; tham mưu UBND tỉnh sửa đổi, bổ sung Quy chế này
khi cần thiết.
Điều 13. Công an tỉnh, Cục
Thi hành án dân sự tỉnh; Tòa án nhân dân tỉnh, cấp huyện, Viện kiểm sát nhân
dân tỉnh, cấp huyện
1. Tổ chức thực hiện các nội dung theo Quy chế
này tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc.
2. Phối hợp với Sở Tư pháp trong việc quản lý, xử
lý các thông tin liên quan đến Cơ sở dữ liệu công chứng.
Điều 14. Sở Thông tin và
Truyền thông
Phối hợp với Sở Tư pháp quản lý hạ tầng kỹ thuật
phục vụ vận hành Cơ sở dữ liệu công chứng và lưu trữ cơ sở dữ liệu công chứng,
đảm bảo hoạt động ổn định để phục vụ cho hoạt động khai thác, sử dụng của các
cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.
Điều 15. Hội Công chứng
viên
1. Phối hợp với Sở Tư pháp triển khai đồng bộ, kịp
thời và hiệu quả Cơ sở dữ liệu công chứng.
2. Vận động công chứng viên là thành viên của tổ
chức mình và các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện nghiêm túc Quy chế này
nhằm tránh sai sót trong hoạt động công chứng tại tỉnh. Báo cáo Sở Tư pháp để Sở
có biện pháp xử lý đối với các hành vi không chia sẻ thông tin kịp thời, không
trung thực hoặc hành vi vi phạm khác liên quan đến Cơ sở dữ liệu công chứng làm
ảnh hưởng đến hoạt động công chứng, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ
chức, an toàn pháp lý trong các hợp đồng, giao dịch.
Điều 16. Các tổ chức hành
nghề công chứng
1. Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:
a) Tham gia sử dụng Cơ sở dữ liệu
công chứng và cập nhật các thông tin về hợp đồng, giao dịch trong Cơ sở dữ liệu
công chứng, nếu không cập nhật các thông tin trên sẽ bị xử lý theo quy định của
pháp luật.
b) Tổ chức cập nhật các thông
tin về hợp đồng, giao dịch trong Cơ sở dữ liệu công chứng phát sinh từ khi bắt
đầu hoạt động vào Cơ sở dữ liệu công chứng.
2. Trưởng tổ chức hành nghề công chứng có trách
nhiệm
a) Tổ chức quản lý việc nhập thông tin về hợp đồng,
giao dịch vào Cơ sở dữ liệu công chứng; vận hành và sử dụng an toàn, hiệu quả
cơ sở dữ liệu công chứng tại tổ chức mình;
b) Quyết định và chịu trách nhiệm về việc nhập,
sửa chữa và xóa thông tin nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng của tổ chức mình.
Chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ và chính xác của thông tin hợp đồng,
giao dịch đã công chứng để nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng;
c) Bảo đảm điều kiện để Cơ sở dữ liệu công chứng
vận hành tốt tại tổ chức mình;
d) Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp các vấn đề
phát sinh trong khi sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, tích cực phối hợp với Sở
Tư pháp để khắc phục các vấn đề liên quan đến Cơ sở dữ liệu công chứng;
3. Công chứng viên và Nhân viên của tổ chức hành
nghề công chứng có trách nhiệm:
a) Nhập thông tin vào Cơ sở dữ liệu theo sự phân
công của Trưởng tổ chức hành nghề công chứng;
b) Sửa chữa và xóa các thông tin nhập vào Cơ sở
dữ liệu công chứng theo quyết định của Trưởng tổ chức hành nghề công chứng;
c) Chịu trách nhiệm trước Trưởng tổ chức hành
nghề công chứng về việc nhập, sửa chữa và xóa các thông tin do mình nhập, sửa
chữa và đã xóa trong Cơ sở dữ liệu công chứng;
d) Tra cứu các thông tin ngăn chặn và thông tin
về hợp đồng, giao dịch đã công chứng trong Cơ sở dữ liệu công chứng để cung cấp
kết quả cho Trưởng tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, các cơ quan tổ
chức có thẩm quyền khi được yêu cầu và chịu trách nhiệm về kết quả tra cứu đã
cung cấp.
Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh khó
khăn, vướng mắc, đề nghị cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân phản ánh kịp thời về
Sở Tư pháp để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.