|
UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH HÀ NAM
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 08/2010/QĐ-UBND
|
Phủ Lý, ngày 09 tháng 4 năm 2010
|
QUYẾT ĐỊNH
V/V BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ
VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH HÀ NAM
UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH HÀ NAM
Căn cứ Luật
Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật
Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;
Căn cứ Luật
Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Nghị
định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công
nghệ thông tin trong hoạt động cơ quan nhà nước;
Căn cứ Chỉ
thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03 tháng 12 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ về tăng
cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Theo đề nghị
của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý và sử dụng
Hệ thống thư điện tử tỉnh Hà Nam.
Điều 2. Quyết định có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký.
Điều 3. Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các Sở,
ban, ngành; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố và các tổ chức, cá
nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM. UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH
CHỦ TỊCH
Trần Xuân Lộc
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG
THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH HÀ NAM
(Ban hành kèm theo Quyết định số 08/2010/QĐ-UBND ngày 09 tháng 4 năm 2010 của
Uỷ ban nhân dân tỉnh Hà Nam)
Chương I
QUY
ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Hệ thống thư điện tử tỉnh Hà Nam
Hệ thống thư điện tử tỉnh
Hà Nam (sau đây gọi tắt là Hệ thống thư điện tử) có địa chỉ http://mail.hanam.gov.vn
là thành phần trong hệ thống thông tin của Uỷ ban nhân dân tỉnh, được xây dựng
và tổ chức vận hành nhằm mục đích cung cấp phương tiện trao đổi thông tin chính
thức dưới dạng thư điện tử.
Điều 2. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng
Quy chế này quy định
việc quản lý, sử dụng Hệ thống thư điện tử trong hoạt động của các Sở, ban,
ngành và uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố (sau đây gọi tắt là cơ quan), được
áp dụng đối với các cơ quan, cán bộ, công chức của các cơ quan và các tổ chức,
cá nhân khác có trao đổi thông tin thông qua Hệ thống thư điện tử.
Điều 3. Định dạng địa chỉ hộp thư điện tử
1. Hộp thư điện tử của
cơ quan là hộp thư do văn thư của cơ quan quản lý để gửi, nhận thư điện tử của
cơ quan; có dạng:
<tên viết tắt của
cơ quan>@hanam.gov.vn
2. Hộp thư điện tử của
cá nhân là hộp thư dùng riêng cho từng cán bộ, công chức của các cơ quan; có dạng:
<tên đầy đủ của cá
nhân (không dấu)>@hanam.gov.vn
Điều 4. Thông tin không được trao đổi qua Hệ thống thư điện
tử
Mọi tổ chức, cá nhân
không được sử dụng Hệ thống thư điện tử để trao đổi thông tin quảng cáo, thông
tin mật hoặc thông tin cấm lưu hành theo quy định của luật pháp Việt Nam; không
được phát tán thư rác, virus.
Điều 5. Sử dụng bộ mã các ký tự chữ Việt
Các tổ chức, cá nhân phải
sử dụng bộ mã các ký tự chữ Việt Unicode theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 để trao
đổi văn bản trong Hệ thống thư điện tử.
Chương
II
QUY ĐỊNH CỤ
THỂ
Điều 6. Trao đổi thông tin qua Hệ thống thư điện tử
1. Đối với các cơ
quan:
a) Các cơ quan không
trao đổi văn bản đi, đến với nhau qua Hệ thống thư điện tử vì đã được trang bị
phần mềm TDOffice để gửi nhận văn bản; cần tận dụng triệt để Hệ thống thư điện
tử để trao đổi các thông tin phục vụ công việc.
b) Các cơ quan khi
trao đổi thông tin với các tổ chức khác có sử dụng thư điện tử phải sử dụng Hệ
thống thư điện tử để gửi các loại văn bản quy định dưới đây:
- Công văn;
- Báo cáo;
- Thư mời;
- Lịch công tác;
- Tài liệu trao đổi phục
vụ công việc;
- Tài liệu phục vụ các
cuộc họp;
- Thông tin chỉ đạo,
điều hành của Lãnh đạo.
2. Đối với cán bộ,
công chức:
Sử dụng Hệ thống thư
điện tử để gửi, nhận văn bản dự thảo (trong trường hợp không cùng cơ quan) hoặc
thư, tài liệu để trao đổi công việc với nhau; cung cấp thông tin về dịch vụ
công để phục vụ các tổ chức, cá nhân.
Điều 7. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông
Tổ chức xây dựng, quản
lý hoạt động của Hệ thống thư điện tử bao gồm các công việc:
1. Tổ chức triển khai
thực hiện các quy định của Chính phủ, Bộ Thông tin và Truyền thông và Ủy ban
nhân dân tỉnh có liên quan đến công tác quản lý, sử dụng, điều hành hoạt động Hệ
thống thư điện tử;
2. Tổ chức nâng cấp,
phát triển và mở rộng hạ tầng, đào tạo nguồn nhân lực công nghệ thông tin nhằm
bảo đảm cho việc sử dụng Hệ thống thư điện tử có hiệu quả, thông suốt;
3. Tổ chức thanh tra,
kiểm tra hoạt động Hệ thống thư điện tử và xử lý các vi phạm theo quy định của
pháp luật;
4. Báo cáo về hoạt động
của Hệ thống thư điện tử khi có yêu cầu;
5. Quản lý danh bạ thư
điện tử; tiếp nhận đề nghị của các cơ quan trên địa bàn tỉnh để xem xét cấp quyền
đăng nhập, tạo mới, sửa đổi, loại bỏ các hộp thư trong danh bạ thư điện tử;
6. Thực hiện chính
sách và giải pháp bảo mật, an toàn thông tin, phòng chống virus tin học, hệ thống
lọc thư rác, tạo lập chế độ lưu trữ thông tin trong Hệ thống thư điện tử;
7. Hướng dẫn các cơ
quan bảo mật, an toàn thông tin trong quá trình sử dụng Hệ thống thư điện
tử;
8. Khắc phục kịp thời
khi Hệ thống thư điện tử bị lỗi;
9. Lập và công khai
danh bạ thư điện tử trên Trang thông tin điện tử tỉnh Hà Nam để tạo thuận lợi
cho các tổ chức, cá nhân trong việc gửi, nhận thư điện tử.
Điều
8. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, thành
phố
1. Tuyên truyền nâng cao
nhận thức cho cán bộ, công chức về việc sử dụng thư điện tử trong công việc;
2. Thường xuyên kiểm
tra, đánh giá việc sử dụng thư điện tử của cán bộ, công chức, coi đây là trách
nhiệm trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động, thực hành tiết kiệm;
3. Tổ chức đăng ký, quản
lý và sử dụng hộp thư điện tử của cơ quan và hộp thư điện tử cho từng cán bộ,
công chức; kịp thời cung cấp thông tin để thực hiện việc cấp quyền đăng nhập, tạo
mới, sửa đổi, loại bỏ các hộp thư trong danh bạ thư điện tử;
4. Xác định danh mục
các loại văn bản mật và các văn bản khác không được gửi qua thư điện tử;
5. Áp dụng các giải
pháp bảo mật, an toàn thông tin, phòng chống virus tin học, hệ thống lọc thư
rác, lưu trữ thông tin theo hướng dẫn của Sở Thông tin và Truyền thông;
6. Phân công cho văn
thư quản lý hộp thư của cơ quan: Kiểm tra hộp thư điện tử ít nhất 02 lần/ngày
vào buổi sáng, chiều theo ngày làm việc hành chính; vào sổ và xử lý với các loại
văn bản đến, đi trong hộp thư như văn bản giấy; báo cáo Lãnh đạo cơ quan các
thư điện tử khác gửi đến để kịp thời xử lý. Nếu để xảy ra tình trạng thiếu
thông tin do không sử dụng thư điện tử, Thủ trưởng cơ quan phải chịu trách nhiệm;
7. Ban hành quy chế sử
dụng thư điện tử áp dụng cho cơ quan mình phù hợp với các quy định của Quy chế
này;
8. Thực hiện báo cáo định
kỳ, đột xuất theo yêu cầu của Sở Thông tin và Truyền thông và Ủy ban nhân dân tỉnh.
Điều
9. Trách nhiệm của cán bộ, công chức trong các cơ quan
1. Tự quản lý mật khẩu
hộp thư cá nhân, không cung cấp mật khẩu cho người khác; trường hợp bị lộ hoặc
quên mật khẩu, phải báo cáo cơ quan làm văn bản đề nghị Sở Thông tin và Truyền
thông thay đổi mật khẩu;
2. Tự quản lý và lưu
trữ nội dung thư điện tử bảo đảm an toàn, bảo mật;
3. Không truy nhập
trái phép hòm thư của người khác;
4. Chỉ sử dụng Hệ thống
thư điện tử cho công việc, không trao đổi thông tin cá nhân;
5. Tuân thủ các quy định
về bảo mật, an toàn an ninh thông tin.
Chương
III
TỔ CHỨC THỰC
HIỆN
Điều
10. Khen thưởng và xử lý vi phạm
Hàng năm, căn cứ báo
cáo của Sở Thông tin và Truyền thông về kết quả ứng dụng công nghệ thông tin của
các cơ quan, trong đó có nội dung sử dụng thư điện tử, Sở Nội vụ xác định là một
tiêu chí báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh xem xét thành tích của tập thể và cá nhân
để khen thưởng.
Cơ quan, tổ chức, cá
nhân vi phạm Quy chế này thì tuỳ theo tính chất, mức độ sẽ bị xử lý theo quy định
của pháp luật.
Điều
11. Điều khoản thi hành
Giao Sở Thông tin và
Truyền thông chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan đôn đốc, hướng dẫn, kiểm
tra, giám sát việc thực hiện Quy chế này và kịp thời báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh
những trường hợp vi phạm để xử lý theo quy định. Trong quá trình thực hiện, nếu
có những vấn đề vướng mắc, phát sinh cần sửa đổi, bổ sung, các cơ quan phản ánh
về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh xem
xét, giải quyết./.