Kế hoạch 13/KH-UBND về công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 do tỉnh Hưng Yên ban hành

KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2021

Thực hiện Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư (sau đây gọi là Nghị định số 30/2020/NĐ-CP), Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án: “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” (sau đây gọi là Quyết định số 458/QĐ-TTg); Công văn số 6679/BNV-VTLTNN ngày 18 tháng 12 năm 2020 của Bộ Nội vụ về phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2021, Ủy ban nhân dân tỉnh Hưng Yên ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

a) Tiếp tục nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; phát huy vai trò của công tác văn thư, lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Hưng Yên.

b) Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức; trách nhiệm của công chức, viên chức trong việc quản lý, chỉ đạo, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử theo quy định; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, quản lý tốt tài liệu điện tử; giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, tổ chức.

c) Quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

d) Đưa công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức đi vào nền nếp, khoa học, đúng quy định của pháp luật, nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả giải quyết công việc, đáp ứng yêu cầu công tác cải cách hành chính hiện nay.

2. Yêu cầu

a) Chánh Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh, Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Thủ trưởng các sở, ban, ngành thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; các cơ quan, tổ chức Trung ương được tổ chức, hoạt động theo ngành dọc trên địa bàn tỉnh; các tổ chức xã hội; tổ chức xã hội - nghề nghiệp cấp tỉnh; các doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh thành lập (sau đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức) căn cứ Kế hoạch Ủy ban nhân dân tỉnh, triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hiệu quả, phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức.

b) Đưa việc thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ làm một trong các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao của công chức, viên chức; đánh giá thi đua hàng năm đối với các tập thể, cá nhân.

II. NHIỆM VỤ THƯỜNG XUYÊN

1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

a) Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

- Tiếp tục quán triệt, phổ biến, tuyên truyền các quy định của pháp luật và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ; trọng tâm là các văn bản sau: Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP; Quyết định số 458/QĐ-TTg; Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử (sau đây gọi là Chỉ thị số 35/CT-TTg); Chỉ thị số 22/CT-UBND ngày 14 tháng 10 năm 2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh (sau đây gọi tắt là Chỉ thị số 22/CT-UBND) đến các cơ quan, đơn vị cũng như đến từng cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý bằng các hình thức triển khai phù hợp, hiệu quả.

b) Xây dựng, ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ.

- Sở Nội vụ: Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với các quy định hiện hành.

- Các cơ quan, tổ chức: Tập trung rà soát, sửa đổi bổ sung hoặc ban hành mới các các văn bản theo quy định hiện hành và phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức bao gồm: Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ (bổ sung quy định quản lý tài liệu, dữ liệu điện tử); Danh mục hồ sơ, tài liệu năm 2021 của cơ quan, tổ chức; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2021. Thời gian hoàn thành trong Quý I năm 2021.

c) Công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

- Các cơ quan, tổ chức:

+ Xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý; gửi kế hoạch, nội dung tập huấn về Sở Nội vụ để theo dõi, hướng dẫn. Trọng tâm vào các nội dung: Soạn thảo, ký ban hành văn bản điện tử, quản lý văn bản điện tử; lập, nộp lưu và quản lý hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử; sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư, số hóa tài liệu lưu trữ;

+ Rà soát và cử công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ chưa đảm bảo tiêu chuẩn ngạch tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng để đáp ứng yêu cầu công việc;

- Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ phù hợp với từng đối tượng công chức, viên chức từ cấp tỉnh đến cấp huyện, cấp xã.

d) Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ

- Các cơ quan, tổ chức xây dựng Kế hoạch tự kiểm tra, gửi về Sở Nội vụ tổng hợp và tiến hành kiểm tra trực tiếp 50% trở lên đơn vị thuộc và trực thuộc; tập trung vào các nội dung:

+ Việc ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn triển khai thực hiện về công tác văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi quản lý; việc ban hành Danh mục hồ sơ, tài liệu năm 2021; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị; tình hình thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;

+ Việc thực hiện công tác văn thư (trên môi trường điện tử và tài liệu giấy): soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, văn bản đến; lập hồ sơ theo Danh mục hồ sơ, tài liệu hàng năm; việc giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật;

KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2021

Thực hiện Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư (sau đây gọi là Nghị định số 30/2020/NĐ-CP), Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án: “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” (sau đây gọi là Quyết định số 458/QĐ-TTg); Công văn số 6679/BNV-VTLTNN ngày 18 tháng 12 năm 2020 của Bộ Nội vụ về phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2021, Ủy ban nhân dân tỉnh Hưng Yên ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

a) Tiếp tục nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; phát huy vai trò của công tác văn thư, lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Hưng Yên.

b) Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức; trách nhiệm của công chức, viên chức trong việc quản lý, chỉ đạo, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử theo quy định; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, quản lý tốt tài liệu điện tử; giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, tổ chức.

c) Quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

d) Đưa công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức đi vào nền nếp, khoa học, đúng quy định của pháp luật, nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả giải quyết công việc, đáp ứng yêu cầu công tác cải cách hành chính hiện nay.

2. Yêu cầu

a) Chánh Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh, Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Thủ trưởng các sở, ban, ngành thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; các cơ quan, tổ chức Trung ương được tổ chức, hoạt động theo ngành dọc trên địa bàn tỉnh; các tổ chức xã hội; tổ chức xã hội - nghề nghiệp cấp tỉnh; các doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh thành lập (sau đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức) căn cứ Kế hoạch Ủy ban nhân dân tỉnh, triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hiệu quả, phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức.

b) Đưa việc thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ làm một trong các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao của công chức, viên chức; đánh giá thi đua hàng năm đối với các tập thể, cá nhân.

II. NHIỆM VỤ THƯỜNG XUYÊN

1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

a) Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

- Tiếp tục quán triệt, phổ biến, tuyên truyền các quy định của pháp luật và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ; trọng tâm là các văn bản sau: Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP; Quyết định số 458/QĐ-TTg; Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử (sau đây gọi là Chỉ thị số 35/CT-TTg); Chỉ thị số 22/CT-UBND ngày 14 tháng 10 năm 2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh (sau đây gọi tắt là Chỉ thị số 22/CT-UBND) đến các cơ quan, đơn vị cũng như đến từng cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý bằng các hình thức triển khai phù hợp, hiệu quả.

b) Xây dựng, ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ.

- Sở Nội vụ: Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với các quy định hiện hành.

- Các cơ quan, tổ chức: Tập trung rà soát, sửa đổi bổ sung hoặc ban hành mới các các văn bản theo quy định hiện hành và phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức bao gồm: Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ (bổ sung quy định quản lý tài liệu, dữ liệu điện tử); Danh mục hồ sơ, tài liệu năm 2021 của cơ quan, tổ chức; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2021. Thời gian hoàn thành trong Quý I năm 2021.

c) Công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

- Các cơ quan, tổ chức:

+ Xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý; gửi kế hoạch, nội dung tập huấn về Sở Nội vụ để theo dõi, hướng dẫn. Trọng tâm vào các nội dung: Soạn thảo, ký ban hành văn bản điện tử, quản lý văn bản điện tử; lập, nộp lưu và quản lý hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử; sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư, số hóa tài liệu lưu trữ;

+ Rà soát và cử công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ chưa đảm bảo tiêu chuẩn ngạch tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng để đáp ứng yêu cầu công việc;

- Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ phù hợp với từng đối tượng công chức, viên chức từ cấp tỉnh đến cấp huyện, cấp xã.

d) Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ

- Các cơ quan, tổ chức xây dựng Kế hoạch tự kiểm tra, gửi về Sở Nội vụ tổng hợp và tiến hành kiểm tra trực tiếp 50% trở lên đơn vị thuộc và trực thuộc; tập trung vào các nội dung:

+ Việc ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn triển khai thực hiện về công tác văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi quản lý; việc ban hành Danh mục hồ sơ, tài liệu năm 2021; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị; tình hình thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;

+ Việc thực hiện công tác văn thư (trên môi trường điện tử và tài liệu giấy): soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, văn bản đến; lập hồ sơ theo Danh mục hồ sơ, tài liệu hàng năm; việc giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật;

+ Công tác lưu trữ: Việc đảm bảo tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu điện tử; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, số hóa tài liệu lưu trữ; đảm bảo kho tàng và các trang thiết bị bảo quản, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.

- Sở Nội vụ xây dựng Kế hoạch thanh tra, kiểm tra đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh, cần tập trung vào các nội dung: Việc nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; thanh tra, kiểm tra hoạt động dịch vụ lưu trữ làm rõ nguyên nhân một số cơ quan để tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống, bó gói; những công chức, viên chức chưa thực hiện việc lập hồ sơ về công việc được giao; thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của Bộ Nội vụ trong việc chỉnh lý hồ sơ, tài liệu tại một số cơ quan, đơn vị đã tiến hành chính lý tài liệu tích đống trong tỉnh.

đ) Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn thư, lưu trữ.

- Tăng cường sự phối hợp giữa Sở Nội vụ, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông trong việc hướng dẫn soạn thảo, ký sổ, quản lý, lập hồ sơ điện tử, giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

- Đẩy mạnh việc xây dựng cơ sở dữ liệu, quản lý dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ và dữ liệu đặc tả của tài liệu điện tử (bao gồm dữ liệu đặc tả phông lưu trữ, hồ sơ lưu trữ và văn bản, tài liệu) để quản lý và phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng theo yêu cầu Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về quy định tiêu

e) Nghiên cứu, đề xuất và triển khai thực hiện các đề án, đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

f) Công tác tổ chức, nhân sự

Tiếp tục kiện toàn tổ chức bộ máy theo hướng tinh gọn, bố trí biên chế đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ; thực hiện đầy đủ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng bằng hiện vật cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ theo quy định hiện hành.

- Các cơ quan, tổ chức: Kiện toàn bộ phận văn thư, lưu trữ thuộc văn phòng (phòng Tổ chức - Hành chính), bố trí đủ nhân lực làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định.

- Ủy ban nhân dân cấp huyện:

+ Phòng Nội vụ: Phân công 01 công chức tham mưu giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ;

+ Các phòng, đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện: Bố trí công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm theo quy định.

2. Quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử

a) Các cơ quan, tổ chức thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định tại Điều 9, Luật Lưu trữ và Điều 31, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Thực hiện việc chỉnh lý tài liệu, chậm nhất đến hết ngày 31/12/2021, phải giải quyết dứt điểm tài liệu tồn đọng, tích đống từ năm 2015 trở về trước theo đúng Chỉ thị số 22/CT-UBND.

b) Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định của pháp luật.

c) Các cơ quan, tổ chức thực hiện Đề án chia tách, sáp nhập, hợp nhất hoặc giải thể theo các Nghị định của Chính phủ: Số 107/2020/NĐ-CP ngày 14 tháng 9 năm 2020 về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 24/2014/NĐ-CP ngày 04 tháng 4 năm 2014 quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; số 108/2020/NĐ-CP ngày 14 tháng 9 năm 2020 về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 37/2014/NĐ-CP 05 tháng 4 năm 2014 quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; số 120/2020/NĐ-CP ngày 07 tháng 10 năm 2020 quy định về thành lập, tổ chức lại, giải thể đơn vị sự nghiệp công lập, hồ sơ, tài liệu được quản lý theo Điều 24, Luật Lưu trữ và Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 27 tháng 4 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập, cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp Nhà nước.

d) Thực hiện việc số hóa tài liệu lưu trữ đã được chỉnh lý hoàn chỉnh; xây dựng cơ sở dữ liệu đặc tả; ưu tiên những hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, tài liệu bị hư hỏng nặng hoặc có nguy cơ hư hỏng nặng, tài liệu có tần suất sử dụng cao.

e) Bố trí kinh phí cho hoạt động lưu trữ theo quy định tại Điều 39, Luật Lưu trữ, nhằm tiến hành chính lý dứt điểm tài liệu tồn đọng, tích đống theo Kế hoạch số 08/KH-UBND ngày 10 tháng 01 năm 2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh về Kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, đơn vị giai đoạn 2019-2021; đảm bảo diện tích phòng, kho, trang thiết bị bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu; phòng chống cháy, nổ; mối mọt và các yếu tố gây hại cho tài liệu.

f) Xây dựng kế hoạch thu thập tài liệu và hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; phối hợp với các cơ quan trong và ngoài tỉnh tổ chức sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm có giá trị về lịch sử, kinh tế, văn hóa, xã hội tỉnh Hưng Yên qua các thời kỳ hình thành và phát triển.

3. Quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ

a) Các cơ quan, tổ chức trước khi sử dụng hoạt động dịch vụ lưu trữ để chỉnh lý, sắp xếp hồ sơ, tài liệu phải phối hợp với Sở Nội vụ thẩm định năng lực của đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ trước khi ký hợp đồng và nghiệm thu kết quả.

b) Các tổ chức, cá nhân trước khi hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn tỉnh Hưng Yên đăng ký thông tin và báo cáo việc thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ về Sở Nội vụ (qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ), để đảm bảo các quy định hiện hành của pháp luật.

c) Sở Nội vụ thực hiện thanh tra, kiểm tra thường xuyên hoặc đột xuất hoạt động dịch vụ lưu trữ của các tổ chức, cá nhân đảm bảo theo đúng các quy định pháp luật.

III. NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM 2021

1. Sắp xếp tổ chức bộ máy, nhân sự về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

2. Đẩy mạnh việc thực hiện Chỉ thị số 22/CT-UBND.

3. Bố trí kinh phí chỉnh lý dứt điểm tình trạng tài liệu tích đống, bó gói từ 2015 trở về trước theo quy định tại Chỉ thị số 35/CT-TTg và Kế hoạch số 08/KH-UBND.

4. Hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định khác của pháp luật có liên quan, bảo đảm lập hồ sơ điện tử trên hệ thống và nộp hồ sơ điện tử vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

5. Xây dựng, hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại cơ quan, địa phương đảm bảo thực hiện nhiệm vụ lưu trữ, tổ chức sử dụng hồ sơ điện tử trên hệ thống và giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất nộp lưu hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử.

6. Thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ, nộp lưu tài liệu và tích hợp dữ liệu theo lộ trình quy định tại Quyết định số 458/QĐ-TTg.

7. Đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức theo tiêu chuẩn chức danh, vị trí việc làm đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện các nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ điện tử của các cơ quan, tổ chức khi triển khai, xây dựng và phát triển Chính phủ điện tử, Chính phủ số.

IV. MỘT SỐ GIẢI PHÁP

1. Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đến từng cán bộ, công chức, viên chức.

2. Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và công chức, viên chức trong việc thực công tác văn thư, lưu trữ.

3. Thường xuyên tổ chức tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý. Rà soát, cử công chức, viên chức tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng theo tiêu chuẩn chức danh, vị trí việc làm nhằm đáp ứng yêu cầu công việc và việc thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn về văn thư, lưu trữ trong bối cảnh thực hiện Chính quyền điện tử hướng tới Chính quyền số trên địa bàn tỉnh Hưng Yên.

4. Tăng cường thanh tra, kiểm tra thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ.

5. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị: Tăng cường ứng dụng các phần mềm quản lý văn bản và điều hành, hệ thống quản lý văn bản điện tử tại các cơ quan, tổ chức; thực hiện “số hóa tài liệu lưu trữ” theo lộ trình tại Quyết định số 458/QĐ-TTg.

6. Đảm bảo nguồn kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ: Bố trí kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống, số hóa tài liệu lưu trữ, đầu tư xây mới, cải tạo, nâng cấp mở rộng kho lưu trữ đủ diện tích và lắp đặt hệ thống phòng cháy, chữa cháy; trang bị giá sắt, điều hòa, quạt thông gió...cặp, hộp, bìa hồ sơ để bảo quản an toàn cho hồ sơ, tài liệu theo quy định.

V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức

a) Xây dựng và triển khai thực hiện Kế hoạch; chỉ đạo các đơn vị trực thuộc xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định, gửi Kế hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) trước ngày 10/02/2020.

b) Xây dựng kế hoạch thực hiện Chỉ thị số 22/CT-UBND. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức chỉ đạo, kiểm tra và yêu cầu 100% các công chức, viên chức phải lập hồ sơ công việc được giao; khắc phục triệt để tình trạng không lập hồ sơ và có biện pháp hành chính xử lý các cán bộ, công chức, viên chức không lập hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc.

c) Bố trí kinh phí chỉnh lý dứt điểm tình trạng tài liệu tích đống, bó gói từ năm 2015 trở về trước theo quy định tại Chỉ thị số 35/CT-TTg; bố trí đảm bảo diện tích phòng kho; mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu theo quy định. Thực hiện nghiêm các quy định của pháp luật về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

d) Xây dựng cơ sở dữ liệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ; số hóa tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, tài liệu có tần suất khai thác sử dụng cao, tài liệu lưu trữ quý hiếm và tài liệu lưu trữ có nguy cơ hư hỏng nặng.

e) Các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh tại Quyết định số 3219/QĐ-UBND ngày 18 tháng 12 năm 2017 của UBND tỉnh quy định danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh (sau đây gọi là Quyết định số 3219/QĐ-UBND), thực hiện rà soát, thống kê, xây dựng kế hoạch giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ Lịch sử tỉnh theo quy định.

f) Xây dựng Kế hoạch tự kiểm tra, Kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ gửi về Sở Nội vụ tổng hợp và tiến hành kiểm tra trực tiếp 50% trở lên số cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý; tập trung vào việc nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Tiến hành nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn 01 năm kể từ khi công việc kết thúc; đưa tiêu chí lập hồ sơ công việc làm một trong những tiêu chí đánh giá, xếp loại công chức, viên chức và bình xét thi đua, khen thưởng hàng năm.

2. Sở Nội vụ

a) Tham mưu, xây dựng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh; hướng dẫn xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; Danh mục hồ sơ, tài liệu hàng năm của các cơ quan, tổ chức.

b) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan tổ chức việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống, đảm bảo đúng quy trình nghiệp vụ chuyên môn; thẩm định năng lực của các đơn vị hoạt động dịch vụ lưu trữ trước khi thực hiện việc ký hợp đồng với các cơ quan, tổ chức.

c) Tham mưu tổ chức triển khai thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn của các cơ quan thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo Quyết định số 3219/QĐ-UBND.

d) Thực hiện số hóa tài liệu thuộc các phông lưu trữ tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh để từng bước hoàn thiện cơ sở dữ liệu phục vụ khai thác tài liệu trên môi trường mạng.

e) Tham mưu xây dựng Kế hoạch triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg.

f) Chủ trì, phối hợp tham mưu xây dựng Đề án “Chỉnh lý và số hóa tài liệu các cơ quan nhà nước” trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt và triển khai thực hiện nhằm từng bước hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và Quyết định số 458/QĐ-TTg.

g) Tổ chức tiến hành sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm, tài liệu có giá trị lịch sử, kinh tế - xã hội của tỉnh Hưng Yên qua các thời kỳ. Phối hợp tổ chức trưng bày, triển lãm giới thiệu những tài liệu có giá trị phục vụ độc giả đến khai thác, sử dụng.

h) Chủ trì, phối hợp xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với từng đối tượng cán bộ, công chức, viên cơ quan, tổ chức.

i) Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, chỉ đạo về việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ tập trung vào các công việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử của tỉnh. Theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị triển khai thực hiện các nội dung của Kế hoạch; định kỳ báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh, Bộ Nội vụ kết quả thực hiện.

3. Sở Thông tin và Truyền thông

a) Tiếp tục hoàn thiện việc xây dựng Phần mềm quản lý văn bản và Điều hành đáp ứng yêu cầu tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP để đảm bảo việc ký, ban hành văn bản điện tử, quản lý và lập hồ sơ điện tử.

b) Tổ chức hướng dẫn các cơ quan, đơn vị sử dụng Phần mềm một cách hiệu quả, đảm bảo khai thác hết các chức năng của Hệ thống.

c) Chịu trách nhiệm về chất lượng của Phần mềm trong quá trình triển khai sử dụng tại các cơ quan, đơn vị.

4. Sở Tài chính

Thẩm định dự toán kinh phí phục vụ công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt; phối hợp với Sở Nội vụ tham mưu trình Ủy ban nhân dân tỉnh cấp kinh phí thực hiện các Đề án thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ của tỉnh.

Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu các cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện nghiêm túc Kế hoạch này; trường hợp phát sinh, khó khăn, vướng mắc phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, giải quyết./.