Kế hoạch 104/KH-UBND năm 2020 về Lưu trữ tài liệu điện tử trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Hà Giang giai đoạn 2020-2025

KẾ HOẠCH

LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HÀ GIANG GIAI ĐOẠN 2020 -2025

Căn cứ Quyết định số 458/QĐ-TTG ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”, UBND tỉnh Hà Giang ban hành Kế hoạch Lưu trữ tài liệu điện tử trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Hà Giang giai đoạn 2020 - 2025 cụ thể như sau:

I. MỤC TIÊU, YÊU CẦU

1. Mục tiêu tổng quát

a) Quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh;

b) Góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.

c) Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có đủ năng lực, trình độ, kỹ năng đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ điện tử trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.

2. Mục tiêu cụ thể

Đến năm 2025 đạt được các mục tiêu cụ thể dưới đây:

a) Tối thiểu 80% tài liệu tại các cơ quan nhà nước được tạo lập dạng điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và được lưu trữ điện tử bằng phần mềm đáp ứng đầy đủ các tính năng, kỹ thuật (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);

b) Tối thiểu 90% Lưu trữ cơ quan của các cơ quan nhà nước thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);

c) Tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được trích xuất chuyển giao vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 03 năm kể từ khi tài liệu được tạo lập (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);

d) Có giải pháp bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn tại Lưu trữ lịch sử tỉnh;

đ) Số hóa tối thiểu 30% tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, biên mục dữ liệu đặc tả đáp ứng yêu cầu phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến ở mức độ 4;

e) Tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh không thuộc danh mục hạn chế sử dụng được xây dựng dữ liệu đặc tả và được tổ chức sử dụng trên môi trường mạng;

g) Đáp ứng việc tích hợp tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước;

h) 100% công chức, viên chức làm lưu trữ (kể cả kiêm nhiệm) ở các cơ quan nhà nước từ cấp tỉnh đến cấp xã được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về lưu trữ tài liệu điện tử.

3. Yêu cầu

Việc triển khai thực hiện Kế hoạch phải bảo đảm chặt chẽ, tiết kiệm, tận dụng tối đa cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị đã có.

II. NỘI DUNG THỰC HIỆN

1. Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh

a) Xử lý liệu lưu trữ giấy tồn đọng để đáp ứng yêu cầu xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu và thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng;

b) Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ đáp ứng yêu cầu lưu trữ an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan;

c) Xây dựng và hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan đúng quy định của pháp luật và bảo đảm giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất, nộp lưu tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử (đối với các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh);

d) Triển khai thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ cơ quan.

2. Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

a) Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ bảo đảm thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh;

KẾ HOẠCH

LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HÀ GIANG GIAI ĐOẠN 2020 -2025

Căn cứ Quyết định số 458/QĐ-TTG ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”, UBND tỉnh Hà Giang ban hành Kế hoạch Lưu trữ tài liệu điện tử trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Hà Giang giai đoạn 2020 - 2025 cụ thể như sau:

I. MỤC TIÊU, YÊU CẦU

1. Mục tiêu tổng quát

a) Quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh;

b) Góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.

c) Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có đủ năng lực, trình độ, kỹ năng đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ điện tử trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.

2. Mục tiêu cụ thể

Đến năm 2025 đạt được các mục tiêu cụ thể dưới đây:

a) Tối thiểu 80% tài liệu tại các cơ quan nhà nước được tạo lập dạng điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và được lưu trữ điện tử bằng phần mềm đáp ứng đầy đủ các tính năng, kỹ thuật (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);

b) Tối thiểu 90% Lưu trữ cơ quan của các cơ quan nhà nước thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);

c) Tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được trích xuất chuyển giao vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 03 năm kể từ khi tài liệu được tạo lập (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);

d) Có giải pháp bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn tại Lưu trữ lịch sử tỉnh;

đ) Số hóa tối thiểu 30% tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, biên mục dữ liệu đặc tả đáp ứng yêu cầu phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến ở mức độ 4;

e) Tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh không thuộc danh mục hạn chế sử dụng được xây dựng dữ liệu đặc tả và được tổ chức sử dụng trên môi trường mạng;

g) Đáp ứng việc tích hợp tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước;

h) 100% công chức, viên chức làm lưu trữ (kể cả kiêm nhiệm) ở các cơ quan nhà nước từ cấp tỉnh đến cấp xã được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về lưu trữ tài liệu điện tử.

3. Yêu cầu

Việc triển khai thực hiện Kế hoạch phải bảo đảm chặt chẽ, tiết kiệm, tận dụng tối đa cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị đã có.

II. NỘI DUNG THỰC HIỆN

1. Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh

a) Xử lý liệu lưu trữ giấy tồn đọng để đáp ứng yêu cầu xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu và thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng;

b) Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ đáp ứng yêu cầu lưu trữ an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan;

c) Xây dựng và hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan đúng quy định của pháp luật và bảo đảm giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất, nộp lưu tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử (đối với các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh);

d) Triển khai thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ cơ quan.

2. Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

a) Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ bảo đảm thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh;

b) Xây dựng Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh đúng quy định của pháp luật; lưu trữ an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử và đáp ứng việc tích hợp với Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông lưu trữ nhà nước;

d) Triển khai các giải pháp bảo đảm giá trị pháp lý và xác thực tài liệu lưu trữ điện tử theo thời hạn bảo quản tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

3. Kiện toàn tổ chức bộ máy làm văn thư, lưu trữ cấp tỉnh và đào tạo, bồi dưỡng nhân lực

a) Kiện toàn tổ chức bộ máy của Chi cục Văn thư, Lưu trữ để đáp ứng yêu cầu tham mưu cho UBND tỉnh quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước của tỉnh;

b) Thực hiện các chương trình đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức để đáp ứng việc thực hiện lưu trữ tài liệu điện tử.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh

a) Là đầu mối theo dõi, đôn đốc quá trình thực hiện Kế hoạch; báo cáo kết quả thực hiện và đề xuất xử lý những vấn đề phát sinh với UBND tỉnh;

b) Xây dựng Kế hoạch hỗ trợ các cơ quan xử lý tài liệu giấy tồn đọng để đáp ứng yêu cầu xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu và thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng, trình UBND tỉnh xem xét, phê duyệt, hoàn thành trước ngày 30 tháng 9 năm 2020;

c) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, tổ chức liên quan tham mưu cho UBND tỉnh thực hiện nâng cấp Hệ thống quản lý văn bản và điều hành đáp ứng yêu cầu quản lý tài liệu điện tử, lập hồ sơ trong môi trường mạng và nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử của cán bộ, công chức, viên chức vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định của pháp luật, hoàn thành trước ngày 30 tháng 6 năm 2021;

d) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, tổ chức liên quan tham mưu cho UBND tỉnh xây dựng phần mềm lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định của pháp luật để triển khai thực hiện tại các cơ quan nhà nước, hoàn thành trước ngày 31 tháng 12 năm 2021.

e) Xây dựng Đề án số hóa tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh trình UBND tỉnh xem xét, phê duyệt, hoàn thành trước ngày 30 tháng 9 năm 2021;

g) Chủ trì, phối hợp với Ban Tổ chức - Nội vụ tỉnh tham mưu cho UBND tỉnh thực hiện các công việc:

- Kiện toàn bộ máy của Chi cục Văn thư, Lưu trữ đáp ứng yêu cầu tham mưu cho UBND tỉnh quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước của tỉnh, hoàn thành sau 03 tháng, kể từ khi Đề án “Kiện toàn tổ chức bộ máy quản lý nhà nước lĩnh vực văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước” của Trung ương được phê duyệt;

- Tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng về lưu trữ tài liệu điện từ cho các công chức, viên chức làm lưu trữ (kể cả kiêm nhiệm) của các cơ quan nhà nước từ cấp tỉnh đến cấp xã và các cán bộ, công chức, viên chức có liên quan đến công tác quản lý tài liệu điện tử theo lộ trình phù hợp;

h) Thực hiện công tác tuyên truyền, phổ biến về lưu trữ điện tử.

2. Sở Thông tin và Truyền thông

a) Hỗ trợ Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh về mặt kỹ thuật trong việc nâng cấp, xây dựng các phần mềm để thực hiện lưu trữ điện tử theo đúng quy định của pháp luật về lưu trữ;

b) Giúp các cơ quan nhà nước của tỉnh bảo đảm an toàn thông tin trong Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

3. Sở Tài chính

Tham mưu cho UBND tỉnh bố trí kinh phí để thực hiện các nội dung của Kế hoạch.

4. Ban Tổ chức - Nội vụ

Tham mưu cho UBND tỉnh ưu tiên bố trí kinh phí từ nguồn đào tạo, bồi dưỡng của tỉnh để thực hiện các lớp đào tạo, bồi dưỡng về lưu trữ điện tử.

5. Các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND tỉnh và UBND các huyện, thành phố

a) Cân đối, bố trí kinh phí xử tài liệu lưu trữ giấy tồn đọng của cơ quan và các cơ quan, đơn vị thuộc diện quản lý để đáp ứng yêu cầu xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu và thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng, hoàn thành trước ngày 31 tháng 12 năm 2022;

b) Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị cần thiết để đáp ứng yêu thực hiện lưu trữ điện tử;

c) Chỉ đạo các cán bộ, công chức, viên chức thuộc diện quản lý thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định của pháp luật;

d) Phối hợp với các cơ quan liên quan trong việc triển khai thực hiện các nội dung của Kế hoạch.

6. Các cơ quan ngành dọc tổ chức tại tỉnh và các Doanh nghiệp nhà nước thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh

Căn cứ nội dung của Kế hoạch này triển khai thực hiện các công việc liên quan đến công tác lưu trữ điện tử trong phạm vi quản lý của cơ quan, tổ chức mình, bảo đảm đáp ứng việc lưu trữ an toàn tài liệu điện tử và giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng quy định của pháp luật.

Trong quá trình tổ chức thực hiện Kế hoạch này, nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị phản ánh về Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định./.