Hướng dẫn 206/HD-TNMT năm 2013 về kê khai đăng ký, lập hồ sơ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu cho hộ gia đình, cá nhân và cộng đồng dân cư đang sử dụng đất trên địa bàn tỉnh Tuyên Quang

HƯỚNG DẪN

KÊ KHAI ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI, LẬP HỒ SƠ CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT LẦN ĐẦU CHO HỘ GIA ĐÌNH, CÁ NHÂN VÀ CỘNG ĐỒNG DÂN CƯ ĐANG SỬ DỤNG ĐẤT TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TUYÊN QUANG

Thực hiện Chỉ thị số 01-CT/TU ngày 14/3/2013 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy về tăng cường lãnh đạo công tác cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất;

Để hoàn thành công tác cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất trong năm 2013 (sau đây viết tắt là Giấy chứng nhận) theo Nghị quyết số 30/2012/QH13 ngày 26/6/2012 của Quốc Hội tại kỳ họp thứ 3 Quốc Hội khóa XIII; Chỉ thị số 1474/CT-TTg ngày 24/8/2011 của thủ tướng chính phủ; chỉ đạo của Bộ Tài nguyên và Môi trường tại văn bản 2419/BTNMT-TCQLĐĐ ngày 13/7/2012 và Thông báo số 172/TB-BTNMT ngày 07/8/2012 kết luận Hội nghị đẩy mạnh việc cấp giấy chứng nhận QSDĐ, quyền sở hữu nhà ở; chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh tại văn bản số 2095/UBND-TNMT ngày 06/9/2012.

Căn cứ các quy định của pháp luật về đất đai và tình hình thực tế của tỉnh; Ý kiến thống nhất của các ngành chức năng của tỉnh và Ủy ban nhân dân huyện, thành phố tại cuộc họp ngày 20/3/2013 do Sở Tài nguyên và Môi trường tổ chức.

Sở Tài nguyên và Môi trường hướng dẫn việc kê khai đăng ký đồng loạt, làm cơ sở lập hồ sơ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu (sau đây viết tắt là Giấy chứng nhận) cho hộ gia đình, cá nhân và cộng đồng dân cư trên địa bàn tỉnh, cụ thể như sau:

A. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU, NGUYÊN TẮC VÀ TRÁCH NHIỆM TRIỂN KHAI

I. Mục đích

1. Kê khai đăng ký đối với 100% các thửa đất do hộ gia đình, cá nhân và cộng đồng dân cư đang sử dụng trên địa bàn tỉnh (kể cả các thửa đất đã được cấp Giấy chứng nhận và thửa đất chưa được cấp giấy chứng nhận); lập hồ sơ cấp Giấy chứng nhận đối với các thửa đất chưa được cấp Giấy chứng nhận lần đầu theo quy định của pháp luật; đảm bảo hoàn thành trong năm 2013.

2. Thiết lập được hồ sơ để quản lý chặt chẽ quỹ đất đai, quản lý việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất và giải quyết tranh chấp về đất đai.

II. Yêu cầu

1. Việc kê khai đăng ký đất đai, cấp Giấy chứng nhận được thực hiện đồng loạt trên địa bàn từng xã, phường, thị trấn; quá trình triển khai phải có sự tham gia của của người sử dụng đất;

2. Nội dung kê khai đăng ký đất đai phải đảm bảo trung thực, khách quan và đầy đủ các nội dung theo mẫu Tờ kê khai kèm theo hướng dẫn này. Kết quả kê khai đăng ký, xét cấp Giấy chứng nhận phải được kiểm tra, công khai để nhân dân giám sát; tránh được việc trùng sót khi cấp giấy chứng nhận.

III. Nguyên tắc thực hiện:

1. Về nguyên tắc, đối tượng và điều kiện cấp giấy chứng nhận; việc chỉnh lý, trích lục sơ đồ thửa đất (đối với những nơi đã có bản đồ) thực hiện theo Hướng dẫn số 229/HD-TNMT ngày 06/4/2011 của Sở Tài nguyên và Môi trường.

2. Khai thác mọi nguồn tài liệu bản đồ hiện có để kê khai đăng ký, cấp Giấy chứng nhận. Đối với những nơi chưa được đo đạc, lập bản đồ thì người sử dụng đất phải chủ động tự xác định ranh giới, diện tích, đo vẽ sơ đồ thửa đất để lập hồ sơ.

3. Việc kê khai đăng ký đất đai phải đảm bảo đúng đối tượng, đúng ranh giới, không có tranh chấp, rõ nguồn gốc và đúng diện tích, loại đất theo quy định của pháp luật về đất đai. Hồ sơ kê khai, cấp Giấy chứng nhận phải đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và hợp lệ.

4. Ban chỉ đạo cấp Giấy chứng nhận xã, phường, thị trấn hướng dẫn Tổ cấp Giấy chứng nhận hoặc Trưởng thôn, bản, Tổ trưởng tổ dân phố (đối với những nơi không thành lập tổ cấp giấy chứng nhận) kiểm tra các thông tin do hộ gia đình, cá nhân và cộng đồng dân cư kê khai đăng ký.

5. Việc cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận theo đề nghị đăng ký biến động của các hộ gia đình, cá nhân (chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế, tách thửa, hợp thửa, thay đổi tên chủ sử dụng, diện tích do dồn điền đổi thửa...) thì không thực hiện theo Hướng dẫn này.

IV. Trách nhiệm triển khai

1. Đối với cấp huyện:

- Ủy ban nhân dân huyện, thành phố tổ chức triển khai việc kê khai đăng ký đất đai, lập hồ sơ cấp Giấy chứng nhận trên địa bàn theo hướng dẫn của Sở Tài nguyên và Môi trường; chuẩn bị đầy đủ tài liệu, vật tư biểu mẫu cho Ủy ban nhân dân cấp xã; đảm bảo về tiến độ kế hoạch thực hiện trong năm 2013;

- Phòng Tài nguyên và Môi trường, Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ cho Ban chỉ đạo cấp Giấy chứng nhận cấp xã và Tổ cấp Giấy chứng nhận tại thôn, bản, tổ dân phố (đối với những nơi thành lập Tổ cấp Giấy chứng nhận), đảm bảo hồ sơ không phải lập lại nhiều lần.

2. Đối với cấp xã:

- Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn tổ chức kê khai đăng ký đất đai, lập hồ sơ cấp giấy chứng nhận trên địa bàn; chịu sự chỉ đạo về chuyên môn nghiệp vụ của Ban chỉ đạo cấp Giấy chứng nhận, Phòng Tài nguyên và Môi trường, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện; đảm bảo hoàn thành kế hoạch kê khai đăng ký, cấp Giấy chứng nhận năm 2013 trên địa bàn.

- Cán bộ địa chính cấp xã, Trưởng thôn, bản, tổ trưởng tổ dân phố và thành viên Tổ cấp giấy chứng nhận tại các thôn, bản, tổ dân phố trực tiếp hướng dẫn, kiểm tra hộ gia đình, cá nhân đo đạc, lập hồ sơ kê khai đăng ký, cấp giấy chứng nhận.

- Ban chỉ đạo cấp Giấy chứng nhận cấp xã hoặc Tổ cấp giấy chứng nhận tại các thôn, bản, tổ dân phố, Trưởng thôn, bản, Tổ trưởng tổ dân phố không được thu các khoản thu không đúng quy định của pháp luật (ngoài các khoản thu có Biên lai của cơ quan thuế) hoặc đồng ý, xác nhận cho nhân dân thực hiện việc tách thửa, hợp thửa, hợp lý hóa hồ sơ chuyển quyền sử dụng đất, chuyển mục đích sử dụng đất không đúng quy định của pháp luật, lấn chiếm đất đai.

3. Đối với hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư sử dụng đất:

- Thực hiện đăng ký đất đai tại địa bàn xã (phường, thị trấn) nơi có đất đối với 100% các thửa đất đang sử dụng, gồm: Các thửa đất đã được cấp Giấy chứng nhận; thửa đất chưa được cấp Giấy chứng nhận; thửa đất đang cho thuê, cho mượn hoặc còn đang để trống, chưa sử dụng; thửa đất có giấy tờ sử dụng đất nhưng mang tên người khác do nhận chuyển quyền sử dụng đất, do dồn điền đổi thửa...

- Kê khai trung thực, đầy đủ các nội dung đối với tất các thửa đất đang sử dụng (theo mẫu Tờ kê khai đăng ký đất đai ban hành kèm theo hướng dẫn này); nộp Tờ kê khai và bản sao (photo coppy) các loại giấy tờ liên quan đến thửa đất đề nghị cấp Giấy chứng nhận (nếu có) cho Tổ cấp giấy chứng nhận hoặc trưởng thôn, bản, Tổ trưởng tổ dân phố theo đúng thời gian quy định.

- Chủ động, liên hệ, phối hợp cùng các chủ sử dụng đất liền kề để xác định ranh giới, cắm mốc hoặc đào rãnh, trồng cây làm hàng rào ranh giới để bảo vệ ranh giới lâu dài tại thực địa; đo vẽ sơ đồ, xác định diện tích loại đất của thửa đất đăng ký cấp giấy chứng nhận; lấy chữ ký của các chủ sử dụng đất liền kề vào Tờ kê khai đăng ký; chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác của các nội dung kê khai đăng ký.

B. TRÌNH TỰ VÀ NỘI DUNG THỰC HIỆN

I. Công tác chuẩn bị

1. Tại cấp huyện:

- Rà soát kiện toàn Ban chỉ đạo cấp Giấy chứng nhận trực thuộc; phân công nhiệm vụ cụ thể cho thành viên Ban chỉ đạo và cán bộ Phòng Tài nguyên và Môi trường phụ trách, chỉ đạo công tác cấp Giấy chứng nhận trên địa bàn từng xã, phường, thị trấn;

- Xây dựng dự toán kinh phí triển khai, trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt để thực hiện;

- Xây dựng kế hoạch triển khai, bố trí lực lượng, trang thiết bị, máy móc, phôi giấy chứng nhận và các điều kiện cần thiết khác để hoàn thành kế hoạch cấp Giấy chứng nhận năm 2013.

- Rà soát, thống kê các tài liệu sử dụng để kê khai đăng ký, cấp Giấy chứng nhận; In sao các tài liệu, bản đồ (Bản đồ địa chính, bản đồ giải thửa, bản đồ quy hoạch...), mẫu Tờ kê khai và các tài liệu khác phục vụ cho công tác kê khai đăng ký cho Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn;

- Xử lý kịp thời những vướng mắc trong quá trình triển khai; xét duyệt, ký Giấy chứng nhận.

2. Tại cấp xã:

- Quyết định thành lập hoặc kiện toàn Ban chỉ đạo cấp Giấy chứng nhận tại cấp xã; phân công nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên Ban chỉ đạo trực tiếp chỉ đạo, kiểm tra việc triển khai thực hiện tại địa bàn các thôn, bản, tổ dân phố.

Căn cứ vào tình hình thực tế (diện tích, số lượng Giấy chứng nhận cần cấp...) có thể thành lập Tổ công tác cấp Giấy chứng nhận tại các thôn, bản, tổ dân phố (sau đây viết tắt là Tổ cấp Giấy chứng nhận).

- Thực hiện các nội dung công việc trong từng bước công việc theo trình tự nêu tại mục II phần B của Hướng dẫn này.

3. Tập huấn nghiệp vụ chuyên môn:

Ủy ban nhân dân cấp huyện tổ chức Hội nghị tập huấn nghiệp vụ chuyên môn cho Ban chỉ đạo cấp Giấy chứng nhận cấp xã và các Trưởng thôn, bản, tổ dân phố. Đối với những nơi có điều kiện thì có thể tập huấn cho tất cả các thành viên Tổ cấp Giấy chứng nhận (đối với những nơi thành lập tổ cấp Giấy chứng nhận). Nội dung tập huấn gồm:

- Chủ trương của Đảng, pháp luật của Nhà nước về công tác kê khai đăng ký đất đai, cấp Giấy chứng nhận;

- Trách nhiệm triển khai của cấp xã, thôn, bản, tổ dân phố và người sử dụng đất; trình tự, phương pháp thực hiện các nội dung công việc kê khai đăng ký, cấp Giấy chứng nhận theo từng bước công việc; cách đo đạc xác định diện tích, loại đất, vẽ sơ đồ thửa đất, lấy chữ ký của chủ sử dụng đất liền kề; phân loại hồ sơ kê khai đăng ký của người sử dụng đất và giải quyết những vướng mắc trong quá trình triển khai theo hướng dẫn tại mục II phần B của Hướng dẫn này.

- Về thời gian triển khai, thời gian hoàn thành các bước công việc kê khai, đăng ký đất đai; việc xét duyệt hồ sơ đăng ký đất đai của Ban chỉ đạo cấp giấy chứng nhận xã, phường, thị trấn.

II. Trình tự tổ chức kê khai đăng ký đất đai đồng loạt

Bước 1. Họp thôn (xóm, bản, tổ nhân dân)

Tổ trưởng Tổ cấp Giấy chứng nhận hoặc trưởng thôn, bản, Tổ trưởng tổ dân phố (đối với những nơi không thành lập tổ cấp Giấy chứng nhận) chủ trì phối hợp với thành viên Ban chỉ đạo cấp xã tổ chức họp thôn, bản, tổ dân phố. Nội dung họp gồm:

1. Tổ chức cho nhân dân học tập về các nội dung:

- Chỉ thị của Ban thường vụ Tỉnh ủy: Thực hiện đăng ký bắt buộc về quyền sử dụng đất đối với 100% tổ chức, hộ gia đình, cá nhân và cộng đồng dân cư đang sử dụng đất trên địa bàn tỉnh; bảo đảm đến 31/12/2013 toàn tỉnh căn bản hoàn thành việc cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu;

- Quyền của hộ gia đình, cá nhân khi được cấp Giấy chứng nhận: Được thực hiện 09 quyền của người sử dụng đất, gồm: Quyền chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê, thừa kế, tặng cho quyền sử dụng đất; thế chấp, bảo lãnh, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, được bồi thường khi nhà nước thu hồi đất.

- Nghĩa vụ của hộ gia đình, cá nhân sử dụng đất:

+ Thực hiện việc kê khai, đăng ký đất đai 100% các thửa đất đang sử dụng, kể cả các thửa đất đã được cấp giấy chứng nhận, thửa đất chưa được cấp Giấy chứng nhận, thửa đất đã có giấy tờ nhưng mang tên người khác do nhận chuyển quyền sử dụng đất, do dồn điền đổi thửa... (trừ những thửa đất do thuê, mượn của người sử dụng đất khác, đất công ích xã; thửa đất nhận hợp đồng giao khoán của các nông, lâm trường);

+ Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ liên quan đến việc sử dụng đất (nếu có) để lập hồ sơ cấp giấy chứng nhận; nộp hồ sơ kê khai đăng ký đất đai theo đúng thời gian quy định;

+ Kịp thời có ý kiến với Trưởng thôn, bản, tổ dân phố hoặc Tổ công tác cấp Giấy chứng nhận về những vướng mắc trong quá trình triển khai;

+ Thực hiện nghĩa vụ tài chính với Nhà nước (nếu có) theo quy định.

2. Phát mẫu Tờ kê khai đăng ký và hướng dẫn kê khai đăng ký đất đai:

Thành viên Ban chỉ đạo cấp xã phụ trách địa bàn phối hợp với Tổ cấp giấy chứng nhận của thôn, bản, tổ dân phố phân công cụ thể người trực tiếp hướng dẫn các hộ gia đình, cá nhân kê khai (người đã được tập huấn, nắm vững chuyên môn, có khả năng hướng dẫn), cụ thể:

- Hướng dẫn các nội dung công việc và trình tự thực hiện để có cơ sở viết Tờ kê khai đăng ký đất đai theo Bước 2 Mục II phần B của Hướng dẫn này.

- Hướng dẫn người sử dụng đất chuẩn bị in sao (photo) giấy tờ có liên quan đến các thửa đất đăng ký cấp Giấy chứng nhận (nếu có), như:

+ Quyết định giao đất, cấp đất; giấy tờ về quyền sở hữu nhà; Giấy tờ của HTX sản xuất nông nghiệp cấp đất ở cho gia đình xã viên; giấy chứng nhận quyền sử dụng đất tạm thời; giấy tờ thừa kế, tặng, cho nhà đất; giấy tờ giao nhà tình nghĩa gắn liền với đất; giấy tờ về thanh lý, hoá giá nhà ở; giấy tờ chuyển nhượng quyền sử dụng đất, mua bán nhà ở gắn liền với đất ở; Bản án hoặc quyết định của TAND, quyết định thi hành án của cơ quan thi hành án, quyết định giải quyết tranh chấp đất đai; giấy tờ liên quan đến thực hiện nghĩa vụ tài chính về đất đai...

+ Giấy uỷ quyền theo quy định của pháp luật (nếu người sử dụng đất uỷ quyền cho người khác nộp hồ sơ).

3. Thông báo kế hoạch triển khai:

Thông báo cho người sử dụng đất về thời gian kết thúc kê khai đăng ký, thời gian nộp hồ sơ kê khai đăng ký và địa điểm làm việc của Ban chỉ đạo cấp Giấy chứng nhận cấp xã hoặc Tổ công tác cấp giấy chứng nhận để nhân dân liên hệ trong quá trình thực hiện kê khai đăng ký.

Bước 2. Thực hiện kê khai đăng ký đất đai

1. Những nội dung công việc do hộ gia đình, cá nhân thực hiện

Sau khi nhận Tờ khai đăng ký đất đai, hộ gia đình, cá nhân và cộng đồng dân cư phải rà soát, đối chiếu giữa Giấy chứng nhận đã cấp với các thửa đất thực tế đang sử dụng để xác định các thửa đất đã được cấp Giấy chứng nhận và các thửa đất chưa được cấp Giấy chứng nhận. Trường hợp Giấy chứng nhận đã bị mất, đang thế chấp ngân hàng hoặc đã bị sai lệch diện tích, tên chủ sử dụng khi thực hiện dồn điền đổi thửa... thì liên hệ với Tổ công tác cấp Giấy chứng nhận hoặc Trưởng thôn, bản, Tổ trưởng tổ dân phố để được cung cấp thông tin. Sau khi đã xác định được các thửa đất đã được cấp Giấy chứng nhận và các thửa đất chưa được cấp Giấy chứng nhận thì thực hiện việc đăng ký như sau:

1.1. Trường hợp 100% các thửa đất hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đã được cấp Giấy chứng nhận (kể cả giấy chứng nhận mang tên người khác) thì chỉ kê khai vào phần “Các thửa đất đã được cấp Giấy chứng nhận” trên Tờ kê khai đăng ký đất đai. Tại cột ghi chú của phần này ghi rõ các biến động đối với từng thửa đất, như: Nhà nước đã thu hồi, đã chuyển nhượng toàn bộ hay một phần thửa đất, đã cho, tặng, thay đổi tên chủ, diện tích do dồn điền đổi thửa...; gạch chéo phần “Các thửa đất chưa được cấp Giấy chứng nhận”; không phải đo vẽ, trích lục sơ đồ thửa đất tại các trang tiếp theo của Tờ kê khai đăng ký đất đai. Cách viết theo mẫu Tờ kê khai đăng ký đất đai kèm theo hướng dẫn này.

1.2. Trường hợp hộ gia đình, cá nhân có cả những thửa đất đã được cấp Giấy chứng nhận và thửa đất chưa được cấp Giấy chứng nhận thì ghi các thửa đất đã được cấp Giấy chứng nhận vào phần “Các thửa đất đã được cấp Giấy chứng nhận” như hướng dẫn tại điểm 1.1 nêu trên. Những thửa đất chưa được cấp Giấy chứng nhận thì vào phần “Các thửa đất chưa được cấp Giấy chứng nhận” của Tờ kê khai đăng ký đất đai. Việc xác định diện tích, sơ đồ thửa đất, loại đất đối với các thửa đất chưa được cấp Giấy chứng nhận, làm cơ sở để ghi vào tờ kê khai đăng ký đất đai thực hiện như đối với trường hợp hộ gia đình chưa được cấp Giấy chứng nhận đối với 100% diện tích đất đang sử dụng.

1.3. Trường hợp hộ gia đình chưa được cấp Giấy chứng nhận đối với 100% diện tích đất đang sử dụng thì chỉ kê khai vào phần “Các thửa đất chưa được cấp Giấy chứng nhận” và gạch chéo phần “Các thửa đất đã được cấp Giấy chứng nhận” trên Tờ kê khai đăng ký đất đai.

Để có số liệu về diện tích, loại đất ghi vào Tờ kê khai đăng ký đất đai và sơ đồ thửa đất để lập hồ sơ cấp Giấy chứng nhận thì hộ gia đình, cá nhân phải chủ động liên hệ với Tổ công tác cấp Giấy chứng nhận hoặc Trưởng thôn, bản, Tổ trưởng tổ dân phố để được cung cấp thông tin về thửa đất đã được thể hiện trên bản đồ hoặc chưa được đo đạc bản đồ.

Trường hợp thửa đất đã được thể hiện trên bản đồ (Bản đồ địa chính; bản đồ địa chính cơ sở tỷ lệ 1/10.000; bản đồ giải thửa 299; bản đồ giao đất xây dựng các khu dân cư hoặc bản đồ quy hoạch chi tiết tổng mặt bằng xây dựng các khu dân cư...) thì hộ gia đình, cá nhân đề nghị Tổ công tác cấp Giấy chứng nhận hoặc Trưởng thôn, bản, Tổ trưởng tổ dân phố cung cấp sơ đồ thửa đất (được vẽ trên cơ sở bản đồ có thửa đất đó), ghi rõ số tờ, số thửa bản đồ, diện tích, loại đất, chỉ giới và diện tích hành lang bảo vệ an toàn công trình đối với thửa đất có nhà ở (nếu có). Hộ gia đình, cá nhân tự đo, xác định diện tích đang sử dụng làm đất ở đối với thửa đất có nhà ở (gồm đất để xây dựng nhà ở và các công trình phục vụ nhu cầu ở, như: Bếp, sân, đường đi, nhà vệ sinh, giếng nước, nơi để chất đốt, nơi để ô tô, chuồng trại chăn nuôi...) để bổ sung vào sơ đồ do Tổ công tác cấp Giấy chứng nhận hoặc Trưởng thôn, bản, Tổ trưởng tổ dân phố cung cấp. Sau đó sao chép vào các trang sơ đồ thửa đất kèm theo Tờ kê khai đăng ký đất đai (hoặc nhờ Tổ cấp giấy chứng nhận giúp) và lấy chữ ký của các chủ sử dụng đất liền kề.

Trường hợp thửa đất chưa thể hiện trên bản đồ hoặc thửa đất có trên bản đồ nhưng đã biến động lớn không còn phù hợp với thực tế thì hộ gia đình, cá nhân chủ động tự đo vẽ sơ đồ thửa đất, xác định diện tích, loại đất để ghi vào Tờ kê khai đăng ký đất đai. Trình tự thực hiện như sau:

a) Xác định ranh giới thửa đất: Các hộ sử dụng đất liền kề chủ động thỏa thuận, bố trí thời gian địa điểm để thống nhất ranh giới tại thực địa; dùng các vật cố định như góc nhà, góc tường xây, cây lâu năm, bờ rào cây xanh, rãnh đào... để xác định ranh giới thửa đất. Tại các điểm gấp khúc của ranh giới thửa đất mà không có địa vật cố định thì có thể đóng cọc (bê tông, cọc tre, gỗ... ) có chất lượng tốt, tồn tại lâu dài tại thực địa để định vị ranh giới thửa đất. Trường hợp có vướng mắc về ranh giới mà các hộ không tự thỏa thuận được thì báo cáo với Trưởng thôn bản, Tổ trưởng tổ dân phố để cùng hòa giải, thống nhất giải quyết.

Trường hợp thửa đất của hộ gia đình, cá nhân tiếp giáp với đất do Ủy ban nhân dân xã quản lý thì phải có xác nhận của cán bộ địa chính xã; tiếp giáp đất của các tổ chức (công ty, nông, lâm nghiệp, tổ chức khác) thì phải có xác nhận của các tổ chức này; đất sản xuất nông nghiệp xen kẽ trong các khu rừng tự nhiên sản xuất, rừng phòng hộ, rừng đặc dụng thì phải có xác nhận của cán bộ địa chính xã nơi có đất hoặc xác nhận của Ban quản lý rừng phòng hộ, rừng đặc dụng vào sơ đồ thửa đất.

b) Đo vẽ sơ đồ, xác định diện tích thửa đất:

- Các hộ gia đình có chung ranh giới sử dụng đất cùng tham gia đo đạc thửa đất, đảm bảo rõ ràng về ranh giới, không có tranh chấp; hộ gia đình, cá nhân sử dụng đất chịu trách nhiệm về tính chính xác trong việc vẽ sơ đồ, xác định diện tích, loại đất của thửa đất kê khai đăng ký. Việc đo vẽ thể hiện sơ đồ thửa đất như sau:

+ Đối với thửa đất nông nghiệp: Xác định diện tích, vẽ sơ đồ riêng cho từng thửa đất. Trường hợp hộ gia đình có nhiều thửa đất liền kề cùng một loại đất (cùng một mục đích sử dụng) thì đo bao các thửa đất đó thành một thửa lớn và ghi rõ có mấy thửa được đo bao (có sơ đồ mẫu kèm theo hướng dẫn này);

+ Đối với thửa đất ở, thửa đất phi nông nghiệp không phải là đất ở do hộ gia đình, cá nhân và cộng đồng dân cư sử dụng thì ngoài việc xác định ranh giới, đo vẽ sơ đồ thửa đất (như đối với thửa đất nông nghiệp) còn phải xác định rõ diện tích đất nằm trong phạm vi hành lang bảo vệ các công trình công cộng (đường giao thông, đường điện, đê điều, công trình thủy lợi...); trường hợp thửa đất ở có vườn, ao trong cùng thửa đất có nhà ở thì phải xác định rõ diện tích đất đang sử dụng làm đất ở, diện tích đất vườn, diện tích đất ao là bao nhiêu và vẽ sơ bộ vị trí trên sơ đồ thửa đất (có sơ đồ mẫu kèm theo hướng dẫn này).

Lưu ý: Trường hợp đất đã được sử dụng trước thời điểm công bố, cắm mốc hành lang bảo vệ công trình và cơ quan nhà nước có thẩm quyền chưa có văn bản về chủ trương thu hồi đất theo quy định thì người sử dụng đất vẫn được cấp Giấy chứng nhận đối với diện tích nằm trong hành lang bảo vệ an toàn công trình.

Việc xác định hành lang bảo vệ an toàn các tuyến đường giao thông, đê điều, công trình thủy lợi, đường điện cao thế... trên địa bàn tỉnh thực hiện theo Hướng dẫn của Sở Giao thông Vận tải, Sở Nông nghiệp và PTNT, Sở Công thương.

+ Khu đất hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng có diện tích lớn mà trên đất có nhiều mục đích sử dụng khác nhau (nhà ở, đất vườn rừng, đất sản xuất nông nghiệp...) nhưng không có địa vật cố định (bờ thửa, hàng rào, mái ta luy đào, đắp...) để xác định ranh giới riêng cho từng thửa đất thì ranh giới thửa đất đo, vẽ sơ đồ, tính diện tích để kê khai đăng ký là ranh giới phân chia giữa các mục đích sử dụng, ví dụ: Ranh giới thửa đất lâm nghiệp tiếp giáp với thửa đất có nhà ở là đường phân chia giữa một bên là đất có cây trồng chính là cây lâm nghiệp và một bên là thửa đất có nhà ở.

- Phương pháp đo đạc bằng thước dây (hoặc các dụng cụ đo đạc khác đảm bảo độ chính xác) như sau:

+ Vẽ sơ họa (sơ đồ) thửa đất tương ứng với hình thể thửa đất tại thực địa lên một tờ giấy, đo chiều dài các cạnh thửa, ghi kích thước, loại đất và tên chủ sử dụng đất liền kề lên sơ đồ thửa đất. Căn cứ vào hình thể thửa đất để chia thửa đất thành các hình: Hình vuông, hình tam giác, hình chữ nhật..., xác định và đo bổ sung cạnh của các hình đã chia trên sơ đồ đảm bảo có đủ điều kiện để tính diện tích cho từng hình. Cộng diện tích của các hình đã chia lại sẽ được diện tích thửa đất. Sau khi đã tính toán xong diện tích thì sao chép lại sơ đồ thửa đất lên trang phụ lục tương ứng kèm theo Tờ kê khai đăng ký đất đai; ghi diện tích, loại đất của thửa đất vừa đo và lấy chữ ký của các chủ sử dụng đất liền kề vào sơ đồ thửa đất.

+ Thửa đất có diện tích lớn, hình thể phức tạp thì thực hiện đo bằng máy (nếu có). Trường hợp không có máy đo đạc thì chia ra nhiều diện tích nhỏ để đo vẽ, tính diện tích. Sau đó cộng các diện tích nhỏ lại sẽ được diện tích thửa đất. Đối với thửa đất rừng sản xuất đã được cấp Giấy chứng nhận thì kê khai bình thường như nội dung hướng dẫn tại điểm 1.1 khoản 1 bước này. Trường hợp chưa được cấp Giấy chứng nhận thì báo cáo Tổ công tác cấp giấy chứng nhận hoặc Trưởng thôn bản, Tổ trưởng tổ dân phố để kiểm tra bản đồ địa chính cơ sở tỷ lệ 1/10.000 vì toàn bộ diện tích này đã được đo đạc lập bản đồ.

- Trường hợp hộ gia đình, cá nhân sau khi được hướng dẫn đã tiến hành đo đạc, xác định diện tích, loại đất nhưng gặp khó khăn thì báo cáo với Tổ công tác cấp Giấy chứng nhận hoặc Trưởng thôn, bản, Tổ trưởng tổ dân phố để được giúp đỡ đo vẽ sơ đồ thửa đất.

c) Xác định loại đất (mục đích sử dụng):

Việc xác định loại đất trên cơ sở quyết định giao đất, cho thuê đất, cho phép chuyển mục đích của cơ quan có thẩm quyền. Trường hợp không có giấy tờ thì việc xác định loại đất thực hiện trên cơ sở hiện trạng sử dụng đất phù hợp với quy hoạch sử dụng đất, cụ thể như sau:

- Đất chuyên trồng lúa nước (LUC) : Là ruộng lúa nước (gồm cả ruộng bậc thang) hàng năm cấy trồng từ hai vụ lúa trở lên, kể cả trường hợp có luân canh, xen canh với cây hàng năm khác hoặc có khó khăn đột xuất mà chỉ trồng cấy được một vụ hoặc không sử dụng trong thời gian không quá một năm.

- Đất trồng lúa nước còn lại (LUK): Là ruộng lúa nước (gồm cả ruộng bậc thang) hàng năm chỉ trồng một vụ lúa, kể cả trường hợp trong năm có thuận lợi mà trồng thêm một vụ lúa hoặc cây hàng năm khác, hoặc có khó khăn đột xuất mà không sử dụng trong thời gian không quá một năm.

- Đất trồng cây hàng năm khác(HNK): Là đất trồng cây hàng năm không phải đất trồng lúa và đất cỏ dùng vào chăn nuôi gồm chủ yếu để trồng mầu, hoa, cây thuốc, mía, đay, gai, sả, dâu tầm, cỏ không để chăn nuôi.

- Đất trồng cây lâu năm(CLN): Là đất trồng các loại cây có thời gian sinh trưởng trên một năm từ khi gieo trồng tới khi thu hoạch; kể cả loại cây có thời gian sinh trưởng như cây hàng năm nhưng cho thu hoạch trong nhiều năm như thanh long, chuối, dứa, nho, v.v.

- Đất rừng sản xuất (RSX): Là đất sử dụng vào mục đích sản xuất lâm nghiệp theo quy định của pháp luật về bảo vệ và phát triển rừng;

- Đất nuôi trồng thuỷ sản (NTS): Là đất được sử dụng chuyên vào mục đích nuôi, trồng thuỷ sản;

- Đất nông nghiệp khác (NKH): Là đất tại nông thôn sử dụng để xây dựng nhà kính và các loại nhà khác phục vụ mục đích trồng trọt kể cả các hình thức trồng trọt không trực tiếp trên đất; xây dựng chuồng trại chăn nuôi gia súc, gia cầm và các loại động vật khác được pháp luật cho phép; xây dựng trạm, trại nghiên cứu thí nghiệm nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, xây dựng cơ sở ươm tạo cây giống, con giống; xây dựng kho, nhà của hộ gia đình, cá nhân để chứa nông sản, thuốc bảo vệ thực vật, phân bón, máy móc, công cụ sản xuất nông nghiệp;

- Đất ở tại nông thôn (ONT): Là đất ở thuộc phạm vi địa giới hành chính các xã.

- Đất ở tại đô thị (ODT): Là đất ở thuộc phạm vi địa giới hành chính các phường, thị trấn.

d) Xác định diện tích đất ở trong trường hợp thửa đất đề nghị cấp giấy chứng nhận là thửa đất ở có vườn, ao:

- Hộ gia đình, cá nhân có một trong các loại giấy tờ sử dụng đất nêu tại khoản 2 bước 1 mục II phần B của Hướng dẫn này phải đo, xác định diện tích thực tế đang sử dụng làm đất ở (gồm đất để xây dựng nhà ở và các công trình phục vụ nhu cầu ở, như: Bếp, sân, đường đi, nhà vệ sinh, giếng nước, nơi để chất đốt, nơi để ô tô, chuồng trại chăn nuôi...).

- Hộ gia đình, cá nhân không có giấy tờ sử dụng đất nhưng đang sử dụng đất có nhà ở, công trình xây dựng và đã sử dụng ổn định trước ngày 15/10/1993 thì không phải nộp tiền sử dụng đất với diện tích đất ở như sau: Đất tại các phường, thị trấn là 120 m² ; đất ven các trục đường giao thông chính (quốc lộ, tỉnh lộ), trung tâm xã, cụm xã là 200 m²; đất tại nông thôn là 400 m² nhưng không vượt quá diện tích thửa đất đang sử dụng. Đối với diện tích thực tế đã sử dụng làm đất ở vượt hạn mức nêu trên thì vẫn được tính là đất ở để cấp giấy chứng nhận nhưng hộ gia đình, cá nhân phải thực hiện nghĩa vụ tài chính với Nhà nước (trừ trường hợp thửa đất ở có vườn, ao sử dụng trước ngày 18 tháng 12 năm 1980 được cấp Giấy chứng nhận theo quy định tại khoản 2 Điều 45 Nghị định số 181/2004/NĐ-CP mà thửa đất này được tách ra từ thửa đất không có một trong các loại giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại các khoản 1, 2 và 5 Điều 50 của Luật Đất đai thì thửa đất còn lại sau khi đã tách thửa cũng được cấp Giấy chứng nhận theo quy định tại khoản 2 Điều 45 Nghị định số 181/2004/NĐ-CP).

- Hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất có nhà ở, công trình xây dựng mà không có giấy tờ sử dụng đất nhưng đất đã sử dụng trong khoảng thời gian từ ngày 15/10/1993 đến trước 01/7/2004 thì phải xác định rõ diện tích thực tế đã sử dụng làm đất ở vượt hạn mức: Đất tại các phường, thị trấn là 120 m² ; đất ven các trục đường giao thông chính (quốc lộ, tỉnh lộ), trung tâm xã, cụm xã là 200 m²; đất tại nông thôn là 400 m² để thực hiện nghĩa vụ tài chính với Nhà nước theo quy định.

đ) Kê khai nộp tiền sử dụng đất, lệ phí trước bạ đối với thửa đất ở đề nghị cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất:

- Các đối tượng được miễn lệ phí trước bạ, gồm: Hộ gia đình, cá nhân là hộ nghèo (theo quy định về chuẩn nghèo); hộ dân tộc thiểu số (có vợ hoặc chồng là người dân tộc thiểu số) tại các xã, phường, thị trấn thuộc vùng khó khăn (theo Quyết định 30/2007/QĐ-TTg ngày 05/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ), hộ gia đình, cá nhân tại các xã thuộc Chương trình phát triển kinh tế - xã hội, các xã đặc biệt khó khăn, miền núi, vùng sâu, vùng xa. Khi lập hồ sơ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ở lần đầu thì các hộ thuộc đối tượng được miễn lệ phí trước bạ vẫn phải viết tờ khai nộp lệ phí trước bạ theo mẫu tờ khai lệ phí trước bạ kèm theo hướng dẫn này như đối với các hộ gia đình, cá nhân không thuộc diện được miễn giảm lệ phí trước bạ.

- Hộ gia đình, cá nhân sử dụng từ sau ngày 15/10/1993 đến trước ngày 01/7/2004 hoặc đất đã sử dụng trước ngày 15/10/1993 nhưng diện tích đã sử dụng để làm đất ở vượt hạn mức được xác định tại tiết d nêu trên thì phải kê khai tiền sử dụng đất theo mẫu Tờ khai nộp tiền sử dụng đất kèm theo Hướng dẫn này.

Hộ gia đình là đồng bào dân tộc thiểu số, hộ nghèo, người có công với cách mạng, anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân, thương binh, bệnh binh, cán bộ hoạt động Cách mạng tiền khởi nghĩa… là đối tượng được miễn, giảm tiền sử dụng đất nhưng vẫn phải thực hiện lập Tờ khai tiền sử dụng đất. Khi nộp Tờ khai tiền sử dụng đất các hộ gia đình, cá nhân nộp kèm theo bản sao một trong các giấy tờ sau:

+ Hộ gia đình là đồng bào dân tộc thiểu số phải có sổ hộ khẩu (ở nơi đã có sổ hộ khẩu) hoặc xác nhận của Uỷ ban nhân dân cấp xã (ở nơi chưa có sổ hộ khẩu);

+ Giấy xác nhận hộ nghèo theo quy định;

+ Giấy tờ chứng minh là đối tượng có công với các mạng, hoạt động cách mạng từ trước tháng 8/1945, được tặng thưởng Huân chương Sao Vàng, Huân chương Hồ Chí Minh hoặc Huân chương Độc lập hạng nhất;

+ Giấy tờ phong tặng danh hiệu Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân, Bà mẹ Việt Nam anh hùng, Anh hùng lao động;

+ Giấy tờ chứng minh là đối tượng thương binh, bệnh binh; người được hưởng chính sách như thương binh, bệnh binh bị mất sức lao động; thân nhân của liệt sỹ đang hưởng tiền tuất nuôi dưỡng hàng tháng;

+ Giấy tờ chứng minh là cán bộ hoạt động Cách mạng tiền khởi nghĩa (gia nhập tổ chức cách mạng trong khoảng thời gian từ ngày 01/01/1945 đến trước Tổng khởi nghĩa Tháng 8/1945; người có công giúp đỡ cách mạng đang hưởng trợ cấp hàng tháng; người hoạt động cách mạng, làm nghĩa vụ quốc tế được tặng thưởng Huân chương Kháng chiến hạng I hoặc Huân chương Chiến thắng hạng I.

- Hộ gia đình, cá nhân thuộc đối tượng nộp lệ phí trước bạ, tiền sử dụng đất nhưng chưa có khả năng nộp mà có nguyện vọng ghi nợ tiền sử dụng đất, tiền lệ phí trước bạ nhà đất thì làm đơn đề nghị được ghi nợ theo mẫu kèm theo Hướng dẫn này.

e) Viết tờ kê khai đăng ký đất đai: Theo hướng dẫn tại Mẫu Tờ kê khai đăng ký đất đai kèm theo hướng dẫn này.

f) Nộp Tờ kê khai đăng ký đất đai:

Toàn bộ Tờ kê khai đăng ký đất đai của mỗi hộ gia đình, cá nhân kèm theo các Giấy tờ liên quan đến việc sử dụng đất theo hướng dẫn tại khoản 2 bước 1 Mục II phần B của hướng dẫn này và các giấy tờ liên quan đến việc thực hiện nghĩa vụ tài chính nêu tại tiết d nêu trên (nếu có) được lập thành một túi hồ sơ. Ngoài bìa túi hồ sơ ghi rõ tên chủ hộ gia đình, cá nhân và liệt kê các giấy tờ có trong hồ sơ.

Hộ gia đình, cá nhân nộp hồ sơ kê khai đăng ký đất đai cho Tổ công tác cấp Giấy chứng nhận hoặc Trưởng thôn, bản, Tổ trưởng tổ dân phố sau thời hạn không quá 20 ngày kể từ ngày nhận được mẫu Tờ kê khai đăng ký đất đai.

2. Những nội dung công việc do Tổ cấp Giấy chứng nhận hoặc Trưởng thôn, bản, Tổ trưởng tổ dân phố (đối với những nơi không thành lập Tổ cấp Giấy chứng nhận) thực hiện:

2.1. Cung cấp các thông tin về thửa đất đã được cấp giấy chứng nhận và các thửa đất đã được đo đạc thể hiện trên các loại bản đồ; thông báo những khu vực đã có bản đồ, chi tiết đến từng địa danh, xứ đồng để người dân biết, đối chiếu với những thửa đất đang quản lý, sử dụng, xác định các thửa đất phải trích lục bản đồ hoặc thửa đất phải đo đạc, xác định diện tích, vẽ sơ đồ khi kê khai, đăng ký.

a) Đối với những thửa đất đã có bản đồ thì cung cấp sơ đồ thửa đất (được vẽ trên cơ sở bản đồ có thửa đất đó), ghi rõ số tờ, số thửa bản đồ và diện tích, loại đất để hộ gia đình, cá nhân sao chép (hoặc nhờ Tổ cấp giấy chứng nhận giúp) vào các trang sơ đồ thửa đất kèm theo Tờ kê khai đăng ký đất đai, lấy chữ ký của các chủ sử dụng đất liền kề.

b) Đối với thửa đất chưa có bản đồ thì hướng dẫn hộ gia đình, cá nhân tự thống nhất, xác định, cắm mốc ranh giới với người sử dụng đất giáp ranh và bảo vệ mốc ranh giới lâu dài tại thực địa; hướng dẫn đo vẽ sơ đồ thửa đất, xác định ranh giới, diện tích, loại đất. Trường hợp hộ gia đình, cá nhân tự đo vẽ sơ đồ, xác định diện tích thửa đất khó khăn thì Tổ công tác cấp Giấy chứng nhận hoặc Trưởng thôn, bản, Tổ trưởng tổ dân phố có phương án giúp hộ gia đình, cá nhân thực hiện việc đo vẽ sơ đồ, xác định diện tích thửa đất, loại đất cho người sử dụng đất trên cơ sở ranh giới các hộ gia đình, cá nhân đã thống nhất, cắm mốc tại thực địa.

2.2. Hướng dẫn hộ gia đình, cá nhân viết Tờ kê khai đăng ký đất đai, Tờ khai nộp lệ phí trước bạ, Tờ khai nộp tiền sử dụng đất (nếu có); giải đáp những ý kiến thắc mắc của nhân dân trong quá trình thực hiện; đôn đốc hộ gia đình, cá nhân hoàn thiện tờ khai; tổ chức tiếp nhận, viết giấy tiếp nhận hồ sơ đăng ký đất đất đai của nhân dân.

2.3. Tổ chức hòa giải các tranh chấp về đất đai trong quá trình triển khai (nếu có). Trường hợp hòa giải không thành thì lập danh sách báo cáo Ban chỉ đạo cấp xã để xử lý. Trường hợp Ủy ban nhân dân cấp xã hòa giải không thành thì Ủy ban nhân dân xã lập thành danh sách báo cáo Ủy ban nhân dân huyện và việc cấp Giấy chứng nhận đối với thửa đất đang có tranh chấp chỉ được thực hiện sau khi đã giải quyết xong tranh chấp.

2.4. Tổng hợp, báo cáo Ban chỉ đạo cấp xã giải quyết kịp thời những vướng mắc trong quá trình triển khai tại cơ sở, đảm bảo hoàn thành việc kê khai đăng ký trước 31/5/2013 và hoàn thành việc cấp Giấy chứng nhận lần đầu cho các hộ gia đình, cá nhân và cộng đồng dân cư trong năm 2013.

Bước 3. Phân loại hồ sơ

Tổ cấp Giấy chứng nhận hoặc Trưởng thôn, bản, Tổ trưởng tổ dân phố (đối với những nơi không thành lập Tổ cấp Giấy chứng nhận) thực hiện việc phân loại hồ sơ kê khai đăng ký đất đai, cách phân loại hồ sơ như sau :

1. Phân loại hồ sơ đăng ký đất đai theo 02 loại:

- Tờ kê khai đăng ký đất đai của các hộ gia đình, cá nhân đã được cấp Giấy chứng nhận đối với 100% diện tich đất đang sử dụng;

- Tờ kê khai đăng ký đất đai của các hộ gia đình, cá nhân chưa được cấp Giấy chứng nhận đối với 100% diện tích đất đang sử dụng và Tờ kê khai đăng ký đất đai của hộ gia đình cá nhân có cả những thửa đất đã được cấp giấy và thửa đất chưa được cấp Giấy chứng nhận.

2. Phân loại hồ sơ đăng ký đất đai chưa được cấp Giấy chứng nhận:

Trên cơ sở kết quả phân loại hồ sơ tại khoản 1 bước này, tiến hành phân loại hồ sơ đăng ký đất đai theo từng mục đích sử dụng đối với những thửa đất chưa được cấp Giấy chứng nhận lần đầu, cụ thể:

- Đất ở và đất vườn, ao trong cùng thửa đất có nhà ở; đất phi nông nghiệp không phải là đất ở;

- Đất sản xuất nông nghiệp: Đất trồng cây hàng năm (đất trồng lúa, đất trồng cỏ, đất trồng cây hàng năm khác); đất trồng cây lâu năm (đất trồng chè, đất trồng cây ăn quả, đất trồng cây lâu năm khác);

- Đất nuôi trồng thủy sản;

- Đất lâm nghiệp (đất rừng sản xuất);

Trường hợp Tờ kê khai đăng ký đất đai có nhiều thửa đất chưa được cấp Giấy chứng nhận và các thửa đất có mục đích sử dụng khác nhau thì để riêng thành một tập và mở sổ sách để theo dõi theo từng mục đích sử dụng của từng hộ gia đình, cá nhân.

3. Phân loại hồ sơ có hoặc không có giấy tờ sử dụng đất; đã được thể hiện hoặc chưa được thể hiện trên bản đồ

- Trong từng loại Tờ kê khai đăng ký đất đai đã được phân theo mục đích sử dụng, phân loại các thửa đất có giấy tờ sử dụng đất theo quy định tại khoản 1, khoản 2 và khoản 5 Điều 50 của Luật Đất đai 2003 và các thửa đất không có giấy tờ sử dụng đất;

- Tiếp tục chia hồ sơ thành 02 loại: Thửa đất đã được đo đạc lập bản đồ và thửa đất chưa được đo đạc lập bản đồ.

5. Tổ cấp Giấy chứng nhận hoặc Trưởng thôn, bản, Tổ trưởng tổ dân phố (đối với những nơi không thành lập Tổ cấp Giấy chứng nhận) tổ chức kiểm tra việc kê khai đăng ký đất đai, lập hồ sơ cấp Giấy chứng nhận của các hộ gia đình, cá nhân theo phương pháp cuốn chiếu, tránh tình trạng phải đi lại nhiều lần và trùng, sót.

Bước 4. Kiểm tra việc kê khai đăng ký, lập hồ sơ cấp Giấy chứng nhận

Tổ cấp Giấy chứng nhận hoặc Trưởng thôn, bản, Tổ trưởng tổ dân phố (đối với những nơi không thành lập Tổ cấp Giấy chứng nhận) phối hợp với cán bộ địa chính xã và thành viên Ban chỉ đạo cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất xã được phân công phụ trách địa bàn tiến hành kiểm tra các thửa đất hộ gia đình, cá nhân đề nghị cấp Giấy chứng nhận ghi trong Tờ khai đăng ký đất đai.

Nội dung kiểm tra về tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ kê khai đăng ký đất đai của từng hộ, trong đó chú ý:

- Hiện trạng sử dụng đất, nguồn gốc sử dụng đất và thời điểm bắt đầu sử dụng đất vào mục đích hiện nay;

- Sự phù hợp với quy hoạch sử dụng đất, quy hoạch xây dựng và các quy hoạch chuyên ngành (quy hoạch đô thị, quy hoạch khu dân cư, quy hoạch nông thôn mới...) đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt;

- Tình trạng tranh chấp đất đai (nếu có).

Kết quả kiểm tra phải được ghi chép cụ thể vào sổ sách để chuẩn bị ý kiến họp xét cho Ban chỉ đạo cấp giấy chứng nhận cấp xã (sổ này được lưu tại xã theo hồ sơ cấp Giấy chứng nhận). Trưởng thôn, bản, Tổ trưởng tổ dân phố ký xác nhận vào phần sơ đồ thửa đất.

Hồ sơ sau khi đã được kiểm tra, Tổ công tác cấp Giấy chứng nhận hoặc Trưởng thôn, bản, Tổ trưởng tổ dân phố tổng hợp gửi lên Ban chỉ đạo cấp giấy chứng nhận cấp xã (giao cho cán bộ địa chính cấp xã để chuẩn bị nội dung cuộc họp Ban chỉ đạo).

Bước 5. Họp xét của Ban chỉ đạo cấp giấy chứng nhận cấp xã và xác nhận của Ủy ban nhân dân xã, phường thị trấn

- Ban chỉ đạo cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cấp xã tổ chức họp xét theo từng thôn bản, tổ dân phố về các nội dung kê khai đối với từng thửa đất hộ gia đình, cá nhân đề nghị cấp Giấy chứng nhận. Việc họp xét phải được tiến hành theo từng thôn, bản, tổ dân phố ngay sau khi nhận được hồ sơ từ Tổ cấp Giấy chứng nhận và phải có sự tham gia của cán bộ chuyên môn cấp huyện (thành viên Ban chỉ đạo cấp giấy chứng nhận của huyện phụ trách địa bàn, cán bộ Phòng Tài nguyên và Môi trường hoặc Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất) để cùng xem xét hồ sơ ngay tại xã; đảm bảo việc xét duyệt nhanh, gọn, tránh tình trạng kéo dài.

Nội dung họp xét gồm:

+ Nội dung kê khai so với hiện trạng; nguồn gốc sử dụng đất; diện tích đất ở được cấp giấy chứng nhận trong hạn mức, ngoài hạn mức theo quy định;

+ Thời điểm bắt đầu sử dụng đất vào mục đích hiện nay;

+ Tình trạng tranh chấp về đất đai;

+ Sự phù hợp với quy hoạch sử dụng đất, quy hoạch xây dựng;

+ Loại đường/khu vực; vị trí đất (1, 2, 3, 4);

+ Đủ điều kiện hoặc không đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận;

+ Diện tích đất ở không phải nộp tiền sử dụng đất; diện tích đất ở phải nộp tiền sử dụng đất.

Kết quả họp xét của Ban chỉ đạo phải được lập thành Biên bản, lập danh sách các hộ đủ điều kiện và không đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận.

- Trên cơ sở kết quả họp xét của Ban chỉ đạo cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Cán bộ địa chính xã ghi ý kiến xác nhận vào phần “Ý kiến xác nhận của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn” đối với từng thửa đất đề nghị cấp Giấy chứng nhận và thực hiện các nội dung:

+ Công khai hồ sơ, các thửa đất đủ điều kiện, không đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận tại trụ sở UBND xã, phường, thị trấn và nhà văn hóa, thôn, bản, tổ dân phố (trường hợp không có nhà văn hóa thì công khai tại nhà Trưởng thôn, tổ trưởng tổ dân phố hoặc địa điểm làm việc của Tổ cấp Giấy chứng nhận) trong thời hạn mười lăm (15) ngày; tiếp thu và giải quyết các ý kiến phản ánh về nội dung công khai (nếu có) và lập biên bản kết thúc công khai;

+ Lập Tờ trình và gửi kèm theo toàn bộ hồ sơ kê khai đăng ký của các hộ gia đình, cá nhân, kết quả họp xét của Ban chỉ đạo, danh sách các thửa đất đề nghị cấp Giấy chứng nhận đến Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện.

Bước 6. Kiểm tra hồ sơ và viết Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất kiểm tra hồ sơ, ghi ý kiến xác nhận vào Tờ kê khai đăng ký; sao gửi cơ quan thuế 01 bộ hồ sơ của thửa đất phải nộp lệ phí trước bạ, nộp tiền sử dụng đất để xác định nghĩa vụ tài chính (Tờ kê khai đăng ký đất đai của hộ gia đình, cá nhân và thửa đất phải thực hiện nghĩa vụ tài chính kèm theo Tờ kê khai); viết Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và trình duyệt theo Hướng dẫn của Sở Tài nguyên và Môi trường.

Đối với thửa đất đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận lần đầu nhưng chưa được đo đạc địa chính thì tại phần ghi chú trên trang 2 của Giấy chứng nhận ghi rõ: “Thửa đất chưa được đo đạc địa chính”. Sau khi được cấp Giấy chứng nhận mà một phần hoặc toàn bộ thửa đất đó bị Nhà nước thu hồi hoặc người sử dụng đất thực hiện việc chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê, tặng, cho... quyền sử dụng đất thì cơ quan nhà nước phải tiến hành đo đạc lại theo quy định.

Sơ đồ thửa đất ở và thửa đất ở có vườn ao, đất trồng cây lâu năm, đất lâm nghiệp thể hiện trên trang 3 Giấy chứng nhận được thực hiện theo sơ đồ do người dân tự đo vẽ kèm theo Tờ kê khai đăng ký.

Trường hợp sau khi cấp Giấy chứng nhận mà phát hiện có sai sót thì thực hiện việc chỉnh lý theo quy định.

III. Xử lý đối với một số trường hợp cụ thể

1. Đối với diện tích các công ty lâm nghiệp, công ty chè bàn giao cho địa phương quản lý:

- Hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất trên diện tích các công ty lâm nghiệp, công ty chè bàn giao cho địa phương quản lý đều phải thực hiện kê khai đăng ký;

- Hội đồng tư vấn giao đất họp xét giao đất, cấp Giấy chứng nhận đối với hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất ổn định, không có tranh chấp, phù hợp với quy hoạch sử dụng đất được cơ quan có thẩm quyền xét duyệt, với nguồn gốc: Sử dụng ổn định từ trước khi có quyết định giao đất cho các nông, lâm trường và chưa bị Nhà nước thu hồi đất; được Giám đốc nông, lâm trường giao đất hoặc được Đội trưởng thuộc Nông, lâm trường giao đất từ trước ngày 01/7/2004; lấn, chiếm đất của các nông, lâm trường để xây dựng nhà ở từ trước ngày 01/7/2004 nhưng không có văn bản ngăn chặn của nông, lâm trường hoặc chính quyền địa phương tại thời điểm vi phạm; nhận chuyển nhượng, nhận thừa kế, tặng, cho quyền sử dụng đất hoặc tài sản gắn liền với đất của các đối tượng nêu trên từ thời điểm trước ngày 01/7/2004 nhưng chưa làm thủ tục chuyển quyền sử dụng đất theo quy định của pháp luật. Việc thực hiện nghĩa vụ tài chính đối với các các hộ thực hiện theo hướng dẫn tại Văn bản số 592/TNMT-CCĐĐ ngày 06/8/2012 của Sở Tài nguyên và Môi trường.

- Đối với diện tích đất do các công ty lâm nghiệp, công ty chè đang trực tiếp sử dụng, nay bàn giao cho địa phương quản lý: Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn căn cứ vào quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đã được cơ quan có thẩm quyền xét duyệt, xây dựng phương án giao đất và xử lý tài sản trên đất (nếu có); trình Ủy ban nhân dân huyện, thành phố phê duyệt, làm căn cứ để giao đất cho hộ gia đình, cá nhân sử dụng theo quy định của pháp luật.

2. Đối với rừng và đất rừng sản xuất được quy hoạch lại từ rừng trồng phòng hộ theo chương trình 327 và Dự án 661: Hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất vẫn thực hiện kê khai đăng ký. Trình tự thủ tục giao rừng gắn với giao đất lâm nghiệp và cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thực hiện theo Hướng dẫn số 215/HDLN/TNMT-NNPTNT ngày 02/4/2010 của Sở Tài nguyên và Môi trường và Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

3. Đối với các xã đang thực hiện đo đạc lập bản đồ, hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu về đất đai thì không thực hiện việc kê khai đăng ký đất đai và cấp giấy chứng nhận theo hướng dẫn này (trừ diện tích đất lâm nghiệp các hộ gia đình cá nhân đang sử dụng mà các hộ chưa được cấp giấy chứng nhận).

4. Đối với những diện tích nằm trong khu vực còn có vướng mắc về đường địa giới hành chính giữa hai xã (chưa xác định được diện tích đó thuộc địa bàn xã nào) thì người sử dụng đất đang sinh sống ở xã nào thực hiện kê khai đăng ký đất đai ở xã đó. Ủy ban nhân xã có trách nhiệm tổng hợp đầy đủ các trường hợp này báo cáo Ủy ban nhân dân cấp huyện và chỉ được cấp Giấy chứng nhận khi đã giải quyết xong vướng mắc về đường địa giới.

5. Đối với thửa đất đang có tranh chấp thì người đang trực tiếp sử dụng phần diện tích có tranh chấp phải thực hiện kê khai đăng ký đất đai. Tổ công tác cấp Giấy chứng nhận và Ủy ban nhân dân cấp xã phải thực hiện hòa giải tranh chấp đất đai và chỉ được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất sau khi giải quyết xong tranh chấp.

6. Đối với diện tích đất sản xuất nông nghiệp, đất ở nằm trong quy hoạch phân 3 loại rừng nhưng phù hợp với quy hoạch sử dụng đất đến năm 2020 cấp tỉnh, cấp huyện thì thực hiện theo quy hoạch sử dụng đất. Trường hợp không phù hợp với quy hoạch sử dụng đất thì Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn lập thành danh sách báo cáo Ủy ban nhân dân huyện, thành phố tổng hợp gửi về Sở tài nguyên và Môi trường để báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xin ý kiến chỉ đạo giải quyết.

Hướng dẫn này thực hiện thống nhất trên địa bàn tỉnh. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, UBND các huyện, thành phố phải kịp thời lập thành văn bản gửi Sở Tài nguyên và Môi trường để điều chỉnh cho phù hợp./.