Hướng dẫn 16-HD/VPTW năm 2023 về ghi biên bản các hội nghị ban chấp hành, ban thường vụ, thường trực tỉnh ủy, thành ủy, đảng ủy trực thuộc Trung ương và các cuộc họp đảng đoàn, ban cán sự đảng trực thuộc Trung ương do Văn phòng Ban Chấp hành Trung ương ban hành
| Số hiệu | 16-HD/VPTW |
| Ngày ban hành | 23/02/2023 |
| Ngày có hiệu lực | 23/02/2023 |
| Loại văn bản | Hướng dẫn |
| Cơ quan ban hành | Văn phòng Ban Chấp hành Trung ương |
| Người ký | Bùi Văn Thạch |
| Lĩnh vực | Bộ máy hành chính |
|
BAN CHẤP HÀNH
TRUNG ƯƠNG |
ĐẢNG CỘNG SẢN
VIỆT NAM |
|
Số: 16-HD/VPTW |
Hà Nội, ngày 23 tháng 02 năm 2023 |
Thực hiện Quy định số 66-QĐ/TW, ngày 06/02/2017 của Ban Bí thư Trung ương Đảng về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng, Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn ghi biên bản các hội nghị ban chấp hành, ban thường vụ, thường trực tỉnh ủy, thành ủy, đảng ủy trực thuộc Trung ương và các cuộc họp đảng đoàn, ban cán sự đảng trực thuộc Trung ương (gọi chung là hội nghị cấp ủy, tổ chức đảng) như sau:
1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
a) Phạm vi điều chỉnh: Văn bản này hướng dẫn về nguyên tắc, yêu cầu, nội dung, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc ghi biên bản các hội nghị cấp ủy, tổ chức đảng.
Việc ghi biên bản các hội nghị cấp ủy, tổ chức đảng có chứa bí mật nhà nước thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
b) Đối tượng áp dụng: Văn bản này áp dụng đối với các tỉnh ủy, thành ủy, ban cán sự đảng, đảng đoàn, đảng ủy trực thuộc Trung ương.
a) Nguyên tắc: Tất cả các hội nghị cấp ủy, tổ chức đảng đều phải ghi biên bản.
b) Yêu cầu:
- Biên bản phải ghi chính xác, rõ ràng, đúng trình tự diễn biến hội nghị, đầy đủ nội dung các ý kiến phát biểu và ý kiến kết luận hội nghị.
- Biên bản phải trình bày đúng thể thức văn bản của Đảng, có đủ chữ ký, đóng dấu; được quản lý và phục vụ khai thác theo quy định.
3. Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân có liên quan
a) Người đứng đầu cấp ủy, tổ chức đảng có trách nhiệm chỉ đạo việc ghi biên bản.
b) Người chủ trì hội nghị chịu trách nhiệm về nội dung biên bản; quyết định số lượng biên bản cần ghi; phân công người ghi biên bản; quyết định việc ghi âm, ghi hình, sử dụng các thiết bị hỗ trợ khác (nếu có).
c) Chánh văn phòng (hoặc người được giao phụ trách công tác văn phòng) có trách nhiệm tham mưu, giúp người chủ trì hội nghị tổ chức việc ghi biên bản; bảo đảm các điều kiện cho việc ghi biên bản.
d) Người ghi biên bản có trách nhiệm ghi chép đầy đủ, chi tiết, chính xác, rõ ràng diễn biến hội nghị; không bình luận hoặc nêu quan điểm cá nhân vào nội dung biên bản; hoàn thiện biên bản.
đ) Văn thư cơ quan có trách nhiệm lưu bản gốc biên bản, chuyển bản chính biên bản cho người được phân công lập hồ sơ hội nghị.
4. Bố cục và cách ghi biên bản
Ngoài các thành phần thể thức văn bản, bố cục của biên bản gồm 5 phần, cách ghi như sau:
- Phần mở đầu: Ghi rõ thời gian, địa điểm tiến hành hội nghị; nội dung của hội nghị; họ và tên, chức vụ của người chủ trì, người ghi biên bản; tài liệu sử dụng trong hội nghị; thông tin về việc chụp ảnh, ghi âm, ghi hình… (nếu có).
- Phần thứ nhất - thành phần hội nghị: Ghi rõ thành phần tham dự hội nghị, bao gồm:
+ Đại biểu chính thức (ví dụ: Các ủy viên ban chấp hành, ban thường vụ, thường trực cấp ủy, ban cán sự đảng, đảng đoàn…): Số lượng người có mặt, vắng mặt, ghi rõ họ và tên người vắng mặt, lý do vắng mặt.
+ Đại biểu mời dự: Ghi rõ họ và tên, chức vụ, đơn vị công tác của khách mời, người đi thay (nếu có).
+ Thông tin về cơ quan báo chí, truyền hình đưa tin… (nếu có).
- Phần thứ hai - diễn biến hội nghị: Ghi chi tiết diễn biến hội nghị, ý kiến đề nghị tập trung thảo luận, ý kiến phát biểu và ý kiến kết luận, các vấn đề phát sinh trong hội nghị. Ghi rõ họ và tên của người phát biểu. Trường hợp người phát biểu trùng họ và tên với đại biểu khác thì ghi thêm chức vụ, đơn vị công tác của người phát biểu.
Đối với các dự thảo báo cáo, đề án… trình bày tại hội nghị có văn bản thì biên bản có thể ghi "có văn bản kèm theo".
Đối với các vấn đề hội nghị biểu quyết, biên bản ghi rõ hình thức biểu quyết (bỏ phiếu, giơ tay, ấn nút điện tử…), số ủy viên có mặt, số ủy viên vắng mặt tại thời điểm biểu quyết, số ủy viên tán thành, số ủy viên không tán thành... Riêng hình thức bỏ phiếu thì lập biên bản kiểm phiếu riêng và ghi "có biên bản kiểm phiếu kèm theo".