Công văn 8471/SXD-QLN&CS năm 2020 về biểu quyết tại Hội nghị nhà chung cư, cụm nhà chung cư do Sở Xây dựng Thành phố Hồ Chí Minh ban hành

Kính gửi: Ủy ban nhân dân 24 quận, huyện

Ngày 31/10/2019, Bộ trưởng Bộ Xây dựng ban hành Thông tư số 06/2019/TT-BXD về sửa đổi, bổ sung một số điều của các Thông tư liên quan đến quản lý, sử dụng nhà chung cư. Theo đó, tại khoản 6 Điều 1 Thông tư số 06/2019/TT-BXD sửa đổi, bổ sung Điều 16 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm theo Thông tư số 02/2016/TT-BXD ngày 15/02/2016 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng quy định về thành phần tham dự và việc biểu quyết tại Hội nghị nhà chung cư, cụm nhà chung cư như sau:

“Điều 16. Thành phần tham dự và việc biểu quyết tại hội nghị nhà chung cư

1. Đối với nhà chung cư, cụm nhà chung cư có một chủ sở hữu thì thành phần tham dự hội nghị nhà chung cư bao gồm đại diện chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư và mời đại diện của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà chung cư tham dự.

2. Đối với nhà chung cư, cụm nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì thành phần tham dự hội nghị nhà chung cư được quy định như sau:

a) Trường hợp tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu thì thành phần tham dự bao gồm đại diện chủ đầu tư, đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao, đại diện đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư (nếu có) và mời đại diện của Ủy ban nhân dân cấp xã;

b) Trường hợp tổ chức hội nghị nhà chung cư bất thường và hội nghị nhà chung cư thường niên thì thành phần tham dự bao gồm đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao, đại diện chủ đầu tư (nếu chủ đầu tư còn sở hữu diện tích trong nhà chung cư), đại diện đơn vị quản lý vận hành (nếu nhà chung cư phải thuê đơn vị quản lý vận hành) và mời đại diện của Ủy ban nhân dân cấp xã.

3. Quyền biểu quyết tại hội nghị tòa nhà chung cư, cụm nhà chung cư được tính theo diện tích sở hữu riêng của chủ sở hữu căn hộ, chủ sở hữu phần diện tích khác trong nhà chung cư theo nguyên tắc 1 m² diện tích sở hữu riêng tương đương với 01 phiếu biểu quyết.

4. Chủ sở hữu căn hộ hoặc chủ sở hữu phần diện tích khác trong nhà chung cư được ủy quyền cho chủ sở hữu khác trong nhà chung cư đó hoặc người đang sử dụng nhà chung cư đó tham dự họp và thay mặt chủ sở hữu biểu quyết tại hội nghị nhà chung cư.

Đối với các căn hộ thuộc sở hữu nhà nước (bao gồm cả đối với căn hộ chưa có người sử dụng và căn hộ đã có người sử dụng) thì cơ quan đại diện chủ sở hữu dự họp và thực hiện quyền biểu quyết. Trường hợp các căn hộ đang có người sử dụng mà cơ quan đại diện chủ sở hữu ủy quyền cho người sử dụng tham gia dự họp thì người sử dụng căn hộ tham dự họp và thực hiện biểu quyết tại hội nghị nhà chung cư đối với phần diện tích căn hộ đang sử dụng.

5. Mọi quyết định của hội nghị tòa nhà chung cư, cụm nhà chung cư được thông qua theo nguyên tắc đa số bằng hình thức biểu quyết hoặc bỏ phiếu; nội dung cuộc họp phải được lập thành biên bản, có chữ ký của các thành viên chủ trì và thư ký cuộc họp hội nghị nhà chung cư.”

Thực tế, tại nhà chung cư, cụm nhà chung cư có phần diện tích sàn (m²) được phân chia thành nhiều loại căn hộ, khu thương mại - dịch vụ, khu để xe ô tô thuộc sở hữu riêng. Căn cứ quy định nêu trên, nhằm tạo sự thống nhất và thuận tiện trong việc thực hiện quyền biểu quyết tại Hội nghị nhà chung cư, cụm nhà chung cư, Sở Xây dựng có ý kiến hướng dẫn để tham khảo về phiếu thực hiện quyền biểu quyết của cư dân tại Hội nghị nhà chung cư, cụm nhà chung cư như sau:

PHIẾU THỰC HIỆN QUYỀN BIỂU QUYẾT

- Tên chủ sở hữu:

- Căn hộ số:….. hoặc khu thương mại - dịch vụ số:….. hoặc khu để xe ô tô số:…….

- Diện tích sở hữu căn hộ: được phân loại, ký hiệu theo phân nhóm căn hộ có cùng diện tích sàn sử dụng, làm cơ sở quy đổi số phiếu biểu quyết.

Ví dụ: + Căn hộ CH-A (trong đó A là số m² quyền sở hữu riêng, tương đương A phiếu biểu quyết);

+ Căn hộ CH-B (trong đó B là số m² quyền sở hữu riêng, tương đương B phiếu biểu quyết);

+ Căn hộ CH-C (trong đó C là số m² quyền sở hữu riêng, tương đương C phiếu biểu quyết);

- Diện tích sở hữu khu thương mại - dịch vụ: được phân loại, ký hiệu theo phân nhóm khu thương mại - dịch vụ có cùng diện tích sàn sử dụng, làm cơ sở quy đổi số phiếu biểu quyết.

Ví dụ: + Khu TM-A (trong đó A là số m² quyền sở hữu riêng thuộc khu thương mại - dịch vụ, tương đương A phiếu biểu quyết);

+ Khu TM-B (trong đó B là số m² quyền sở hữu riêng thuộc khu thương mại - dịch vụ, tương đương B phiếu biểu quyết);

+ Khu TM-C (trong đó C là số m² quyền sở hữu riêng thuộc khu thương mại - dịch vụ, tương đương C phiếu biểu quyết);

- Diện tích sở hữu khu để xe ô tô: được phân loại, ký hiệu theo phân nhóm khu để xe ô tô có cùng diện tích sàn sử dụng, làm cơ sở quy đổi số phiếu biểu quyết.

Ví dụ: + Khu P-A (trong đó A là số m² quyền sở hữu riêng thuộc khu để xe ô tô, tương đương A phiếu biểu quyết);

+ Khu P-B (trong đó B là số m² quyền sở hữu riêng thuộc khu để xe ô tô, tương đương B phiếu biểu quyết);

+ Khu P-C (trong đó C là số m² quyền sở hữu riêng thuộc khu để xe ô tô, tương đương C phiếu biểu quyết);

- Trường hợp chức năng sàn sử dụng khác với các loại đã nêu trên, chủ sở hữu riêng của các phần diện tích sàn này sẽ được phát phiếu thực hiện quyền biểu quyết, trong đó thể hiện rõ số diện tích sàn (m²) thuộc quyền sở hữu riêng, tương đương số phiếu biểu quyết.

* Lưu ý: Khi phát hành chọn đồng màu cho mẫu phiếu cùng diện tích sở hữu riêng để thuận tiện trong việc kiểm đếm; Khi kiểm phiếu, từng loại phiếu sẽ được ghi nhận diện tích sở hữu riêng cụ thể và số phiếu biểu quyết tương ứng nhằm đảm bảo nguyên tắc 1m² diện tích sở hữu riêng tương đương 01 phiếu biểu quyết; Tất cả các nội dung cần biểu quyết phải được thể hiện rõ ràng trong Phiếu thực hiện quyền biểu quyết, với hình thức lựa chọn 01 trong 03 nội dung biểu quyết: đồng ý/không đồng ý/ý kiến khác.

Đề nghị Ủy ban nhân dân 24 quận, huyện tham khảo và có ý kiến hướng dẫn các phòng chuyên môn, Ủy ban nhân dân cấp xã tuyên truyền, phổ biến và hướng dẫn đến các Ban quản trị nhà chung cư, cụm nhà chung cư, Chủ đầu tư Đơn vị quản lý vận hành để tổ chức và triển khai thực hiện quyền biểu quyết của cư dân tại Hội nghị nhà chung cư, cụm nhà chung cư.

Trong quá trình áp dụng thực tế, nếu có phát sinh khó khăn, vướng mắc đề nghị Ủy ban nhân dân 24 quận, huyện có Công văn phản hồi đến Sở Xây dựng để tổng hợp, báo cáo đề xuất Bộ Xây dựng hướng dẫn thực hiện./.