Công văn số 4548/BHXH-KHTC về việc hướng dẫn bổ sung công tác quản lý tài chính do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội các tỉnh, TP trực thuộc TW.

Thời gian vừa qua Bảo hiểm xã hội Việt Nam đã ban hành một số quy định trong công tác tài chính- kế toán, công tác thu- chi BHXH, BHYT. Trong quá trình thực hiện tại các đơn vị đã phát sinh vướng mắc, khó khăn; Bảo hiểm xã hội Việt Nam hướng dẫn bổ sung một số nội dung về quản lý tài chính như sau:

I. Theo dõi, hạch toán thu tiền lãi do đơn vị SDLĐ chậm nộp BHXH và thu BHXH, BHYT bắt buộc:

1.1. Tổ chức theo dõi, đối chiếu số tiền đã thu BHXH, BHYT bắt buộc, số tiền lãi do đơn vị SDLĐ chậm nộp BHXH bắt buộc:

Hàng tháng khi nhận được các chứng từ do các đơn vị sử dụng lao động nộp tiền thu BHXH, kế toán kiểm tra tên đơn vị, mã số đơn vị, số tiền và nội dung chuyển tiền. Nếu đúng là tiền nộp của các đơn vị đã đăng ký tham gia BHXH với cơ quan BHXH và nội dung là chuyển tiền thu BHXH thì hạch toán vào TK 571- Thu BHXH, BHYT bắt buộc. Trường hợp không phải là đơn vị tham gia BHXH; nội dung chuyển tiền không phải là chuyển tiền nộp BHXH thì hạch toán vào tài Khoản 3318- Phải trả các đối tượng khác và làm thủ tục chuyển trả lại cho đơn vị.

Trong tháng các đơn vị không thực hiện bút toán kết chuyển số đã thu BHXH, BHYT bắt buộc từ tài Khoản 571- Thu BHXH, BHYT bắt buộc sang tài Khoản 351- Thanh toán về thu BHXH giữa tỉnh và Trung ương (đối với cấp tỉnh) hoặc tài Khoản 353- Thanh toán về thu BHXH giữa huyện và tỉnh (đối với cấp huyện).

Hàng quý, bộ phận kế toán căn cứ vào báo cáo thu BHXH, BHYT bắt buộc (mẫu số 10- TBH) do bộ phận thu chuyển sang để theo dõi, đối chiếu số thu BHXH, BHYT bắt buộc và hạch toán số lãi phạt chậm nộp BHXH. Đối với số tiền đã nộp về cấp trên được ưu tiên nộp lãi phạt chậm đóng BHXH trước.

1.2. Hạch toán kế toán như sau:

1.2.1. Khi xác định được số lãi chậm nộp của các đơn vị SDLĐ thu được trong quý do bộ phận thu theo dõi, đối chiếu chuyển cho bộ phận kế toán ( thông qua Báo cáo thu BHXH,BHYT bắt buộc tại mẫu số 10- TBH); kế toán hạch toán giảm số đã thu BHXH, BHYT bắt buộc trong quý:

Ghi đỏ: Nợ TK 111- Tiền mặt

            Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng, kho bạc

            Có TK 571- Thu BHXH, BHYT bắt buộc

1.2.2. Đồng thời ghi tăng số lãi do chậm nộp BHXH của đơn vị SDLĐ:

Ghi đen: Nợ TK 111- Tiền mặt

            Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng, kho bạc

            Có TK 511- Các Khoản thu (5113)

1.2.3. Ghi giảm số thu BHXH, BHYT đã nộp cấp trên

Ghi đỏ: Nợ TK 351- Thanh toán về thu BHXH giữa tỉnh và TW

            Nợ TK 353- Thanh toán về thu BHXH giữa huyện và tỉnh .

            Có TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc

1.3.4. Đồng thời ghi tăng số lãi phạt chậm đóng BHXH đã nộp cấp trên:

Ghi đen: Nợ TK TK 511- Các Khoản thu (5113)

            Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng, kho bạc.

II.Theo dõi, hạch toán kinh phí ghi thu-ghi chi để thanh toán các chế độ BHXH:

1. Đối với đơn vị SDLĐ đề nghị nộp đủ 23% BHXH, BHYT bắt buộc:

Khi nhận được các chứng từ thanh toán chi ốm đau, thai sản, nghỉ dưỡng sức phục hồi sức khoẻ sau Điều trị thương tật bệnh tật do TNLĐ-BNN ( nếu có) từ bộ phận chế độ chính sách chuyển sang, bộ phận kế toán tổng hợp và thanh toán kịp thời cho đơn vị SDLĐ; không cần theo dõi kinh phí ghi thu-ghi chi để thanh toán các chế độ BHXH và cũng không phải lập Thông báo quyết toán chi các chế độ BHXH tại đơn vị sử dụng lao động (mẫu C 71- HD)

Khi tổng hợp chứng từ để quyết toán, kế toán ghi:

Nợ TK 67121 -Chi ốm đau, Thai sản

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội các tỉnh, TP trực thuộc TW.

Thời gian vừa qua Bảo hiểm xã hội Việt Nam đã ban hành một số quy định trong công tác tài chính- kế toán, công tác thu- chi BHXH, BHYT. Trong quá trình thực hiện tại các đơn vị đã phát sinh vướng mắc, khó khăn; Bảo hiểm xã hội Việt Nam hướng dẫn bổ sung một số nội dung về quản lý tài chính như sau:

I. Theo dõi, hạch toán thu tiền lãi do đơn vị SDLĐ chậm nộp BHXH và thu BHXH, BHYT bắt buộc:

1.1. Tổ chức theo dõi, đối chiếu số tiền đã thu BHXH, BHYT bắt buộc, số tiền lãi do đơn vị SDLĐ chậm nộp BHXH bắt buộc:

Hàng tháng khi nhận được các chứng từ do các đơn vị sử dụng lao động nộp tiền thu BHXH, kế toán kiểm tra tên đơn vị, mã số đơn vị, số tiền và nội dung chuyển tiền. Nếu đúng là tiền nộp của các đơn vị đã đăng ký tham gia BHXH với cơ quan BHXH và nội dung là chuyển tiền thu BHXH thì hạch toán vào TK 571- Thu BHXH, BHYT bắt buộc. Trường hợp không phải là đơn vị tham gia BHXH; nội dung chuyển tiền không phải là chuyển tiền nộp BHXH thì hạch toán vào tài Khoản 3318- Phải trả các đối tượng khác và làm thủ tục chuyển trả lại cho đơn vị.

Trong tháng các đơn vị không thực hiện bút toán kết chuyển số đã thu BHXH, BHYT bắt buộc từ tài Khoản 571- Thu BHXH, BHYT bắt buộc sang tài Khoản 351- Thanh toán về thu BHXH giữa tỉnh và Trung ương (đối với cấp tỉnh) hoặc tài Khoản 353- Thanh toán về thu BHXH giữa huyện và tỉnh (đối với cấp huyện).

Hàng quý, bộ phận kế toán căn cứ vào báo cáo thu BHXH, BHYT bắt buộc (mẫu số 10- TBH) do bộ phận thu chuyển sang để theo dõi, đối chiếu số thu BHXH, BHYT bắt buộc và hạch toán số lãi phạt chậm nộp BHXH. Đối với số tiền đã nộp về cấp trên được ưu tiên nộp lãi phạt chậm đóng BHXH trước.

1.2. Hạch toán kế toán như sau:

1.2.1. Khi xác định được số lãi chậm nộp của các đơn vị SDLĐ thu được trong quý do bộ phận thu theo dõi, đối chiếu chuyển cho bộ phận kế toán ( thông qua Báo cáo thu BHXH,BHYT bắt buộc tại mẫu số 10- TBH); kế toán hạch toán giảm số đã thu BHXH, BHYT bắt buộc trong quý:

Ghi đỏ: Nợ TK 111- Tiền mặt

            Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng, kho bạc

            Có TK 571- Thu BHXH, BHYT bắt buộc

1.2.2. Đồng thời ghi tăng số lãi do chậm nộp BHXH của đơn vị SDLĐ:

Ghi đen: Nợ TK 111- Tiền mặt

            Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng, kho bạc

            Có TK 511- Các Khoản thu (5113)

1.2.3. Ghi giảm số thu BHXH, BHYT đã nộp cấp trên

Ghi đỏ: Nợ TK 351- Thanh toán về thu BHXH giữa tỉnh và TW

            Nợ TK 353- Thanh toán về thu BHXH giữa huyện và tỉnh .

            Có TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc

1.3.4. Đồng thời ghi tăng số lãi phạt chậm đóng BHXH đã nộp cấp trên:

Ghi đen: Nợ TK TK 511- Các Khoản thu (5113)

            Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng, kho bạc.

II.Theo dõi, hạch toán kinh phí ghi thu-ghi chi để thanh toán các chế độ BHXH:

1. Đối với đơn vị SDLĐ đề nghị nộp đủ 23% BHXH, BHYT bắt buộc:

Khi nhận được các chứng từ thanh toán chi ốm đau, thai sản, nghỉ dưỡng sức phục hồi sức khoẻ sau Điều trị thương tật bệnh tật do TNLĐ-BNN ( nếu có) từ bộ phận chế độ chính sách chuyển sang, bộ phận kế toán tổng hợp và thanh toán kịp thời cho đơn vị SDLĐ; không cần theo dõi kinh phí ghi thu-ghi chi để thanh toán các chế độ BHXH và cũng không phải lập Thông báo quyết toán chi các chế độ BHXH tại đơn vị sử dụng lao động (mẫu C 71- HD)

Khi tổng hợp chứng từ để quyết toán, kế toán ghi:

Nợ TK 67121 -Chi ốm đau, Thai sản

Nợ TK 67122- Chi TNLĐ- BNN

Có TK 343- Thanh toán về chi BHXH, BHYT

Khi chuyển tiền cho đơn vị sử dụng lao động, kế toán ghi:

Nợ 343- Thanh toán về chi BHXH, BHYT

Có TK 111- Tiền mặt

Có TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc

Và theo dõi chi tiết công nợ phải trả với từng đơn vị SDLĐ trên tài Khoản 343.

2. Đối với những đơn vị SDLĐ thực hiện giữ lại 2% quỹ tiền lương, tiền công đóng BHXH để chi trả các chế độ BHXH thì theo dõi và hạch toán như sau:

2.1. Khi nhận được các chứng từ thanh toán chi ốm đau, thai sản, nghỉ dưỡng sức phục hồi sức khoẻ sau Điều trị thương tật bệnh tật do TNLĐ-BNN ( nếu có) từ bộ phận chế độ chính sách chuyển sang, bộ phận kế toán tổng hợp và lập bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại để hạch toán chi quỹ ốm đau, thai sản; quỹ tai nạn lao động, kế toán ghi:

Nợ TK 67121 -Chi ốm đau, thai sản

Nợ TK 67122- Chi TNLĐ- BNN

Có TK 343- Thanh toán về chi BHXH, BHYT

2.2. Trường hợp trong quý số tiền chi ốm đau, thai sản tại đơn vị SDLĐ đã được bộ phận chế độ chính sách xét duyệt lớn hơn Khoản kinh phí 2% quỹ tiền lương, tiền công đóng BHXH giữ lại ở đơn vị; để đảm bảo có kinh phí chi trả kịp thời cho người lao động, nếu đơn vị SDLĐ có văn bản đề nghị cấp ứng kinh phí thì bộ phận kế toán xem xét đề xuất cấp ứng cho đơn vị SDLĐ và theo dõi chi tiết công nợ trên Tài Khoản 343.

2.2. Cuối quý, sau khi đối chiếu số liệu với bộ phận thu, bộ phận chế độ chính sách, kế toán lập mẫu C71- HD cho từng đơn vị.

2.3. Căn cứ số liệu trên mẫu C 71- HD, kế toán xác định số được ghi thu-ghi chi cho các chế độ BHXH và theo dõi công nợ theo nguyên tắc:

+ Nếu mã số 02- mã số 03 = 0 thì ghi thu bằng mã số 02.

+ Nếu mã số 02- mã số 03 < 0 thì ghi thu bằng mã số 02 đồng thời theo dõi cấp trả cho đơn vị SDLĐ số chênh lệch ( còn thiếu) vào tháng đầu quý sau bằng mã số 14 .

+ Nếu mã số 02- mã số 03 >0 thì ghi thu bằng mã số 03 đồng thời chuyển số liệu cho bộ phận thu theo dõi số tiền phải thu BHXH do chênh lệch (thừa) thể hiện ở mã số 09.

2.4. Kế toán ghi tăng số thu BHXH bắt buộc trong kỳ:

Nợ TK 343- Thanh toán về chi BHXH, BHYT

Có TK 571- Thu BHXH, BHYT bắt buộc

Đồng thời ghi nguồn kinh phí chi BHXH trong kỳ:

Nợ TK 571- Thu BHXH, BHYT bắt buộc

Có TK 352- Thanh toán về chi BHXH giữa TW và tỉnh.

Có TK 354- Thanh toán về chi BHXH giữa tỉnh và huyện.

III. Về thực hiện thoái thu BHYT tự nguyện:

1. Bảo hiểm xã hội Việt Nam phân cấp việc giải quyết các trường hợp thoái thu BHYT tự nguyện cho BHXH các tỉnh, thành phố. Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố không phân cấp nội dung trên cho BHXH các quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.

2.Các trường hợp được thoái thu BHYT tự nguyện:

2.1. Tiền thu của những đối tượng không đủ Điều kiện tham gia BHYT tự nguyện theo quy định hiện hành của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

2.2. Người tham gia BHYT tự nguyện đã đóng tiền tham gia BHYT tự nguyện nhưng bị chết trước khi thẻ BHYT tự nguyện có giá trị sử dụng.

2.3. Người tham gia BHYT tự nguyện đã đóng tiền tham gia BHYT tự nguyện nhưng sau đó được cấp thẻ BHYT bắt buộc, có yêu cầu thoái thu trước khi thẻ BHYT tự nguyện có giá trị sử dụng.

2.4. Đại lý thu và phát hành thẻ BHYT tự nguyện đã nộp cho cơ quan BHXH số tiền lớn hơn số phải nộp theo danh sách đối tượng tham gia BHYT tự nguyện.

2.5. Chuyển nhầm tiền vào tài Khoản của cơ quan BHXH được xác định không phải là tiền thu BHYT tự nguyện.

3. Xử lý thoái thu:

3.1. BHXH quận, huyện, thị xã (sau đây gọi là BHXH cấp huyện), Phòng BHXH tự nguyện lập danh sách các đối tượng đề nghị thoái thu BHYT tự nguyện theo đề nghị của đơn vị quản lý đối tượng hoặc người tham gia BHYT tự nguyện thuộc phạm vi quản lý của đơn vị mình gửi Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực tiếp quản lý ( sau đây gọi là BHXH cấp tỉnh).

3.2. Bảo hiểm xã hội cấp tỉnh kiểm tra, xem xét và ra thông báo bằng văn bản cho BHXH cấp huyện, Phòng Kế hoạch - Tài chính để thực hiện thoái thu cho từng trường hợp cụ thể.

3.3. Khi trả lại tiền cho đại lý thu và phát hành thẻ BHYT tự nguyện, các đơn vị được sử dụng tiền mặt tại đơn vị để thực hiện thoái thu theo hình thức sử dụng tiền thu của người nộp sau thoái thu cho người nộp trước. Trường hợp đơn vị không còn tiền thu BHYT tự nguyện tại quỹ để thoái thu BHXH tự nguyện theo hình thức như trên, Bảo hiểm xã hội cấp tỉnh có văn bản báo cáo Bảo hiểm xã hội Việt Nam cho phép rút tiền từ tài Khoản thu BHXH mở tại các chi nhánh Ngân hàng No&PTNT để thoái thu.

4. Hạch toán thoái thu:

4.1. Số tiền trả cho đại lý thu BHYT tự nguyện để trả lại đối tượng trong các trường hợp quy định tại Điểm 2.1, 2.2, 2.3, 2.4. Mục 2 kể trên được xác định bằng 93% của số tiền đã thu ( sau khi trừ đi 7% số tiền đã chi đại lý thu và phát hành thẻ BHYT tự nguyện ). Nguyên tắc theo dõi, hạch toán là: Số tiền trả cho đại lý thu (93%) + Hoa hồng đã chi cho đại lý (7%) = Số thu BHYT tự nguyện được phép thoái thu ( 100% hạch toan trên tài Khoản 574).

4.2. Hạch toán kế toán thoái thu BHYT tự nguyện theo quy định của Chế độ kế toán bảo hiểm xã hội ban hành kèm theo Quyết định số 51/2007/QĐ-BTC ngày 22/6/2007 của Bộ Tài chính.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị các đơn vị báo cáo về Bảo hiểm xã hội Việt Nam xem xét giải quyết.