Công văn 3003/BKHCN-TĐC năm 2018 về hướng dẫn áp dụng tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành

Thực hiện quy định tại điểm c khoản 4 Điều 4 Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước, trên cơ sở ý kiến của Bộ Tài chính tại công văn số 10122/BTC-HCSN ngày 22/8/2018 về chế độ tài chính áp dụng đối với TCVN ISO 9001:2015, Bộ Khoa học và Công nghệ hướng dẫn việc xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước như sau:

I. Các nội dung liên quan đến áp dụng phiên bản tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015

1. Đối với các cơ quan, tổ chức lần đầu xây dựng, áp dụng HTQLCL:

Nghiên cứu, áp dụng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015. Nội dung và các bước xây dựng và áp dụng HTQLCL thực hiện theo quy định tại Điều 4 Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg và các Điều 5, 6, 7 Thông tư số 26/2014/TT-BKHCN ngày 10/10/2014 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ quy định chi tiết thi hành Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg.

2. Đối với các cơ quan, tổ chức chuyển đổi áp dụng từ tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 sang phiên bản tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015, thực hiện theo các nội dung sau:

a) Đào tạo kiến thức về tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015, so sánh sự thay đổi giữa tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 với tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008.

b) Đánh giá thực trạng tình hình áp dụng HTQLCL của cơ quan, tổ chức so với các yêu cầu của tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.

c) Lập, phê duyệt kế hoạch xây dựng, chuyển đổi áp dụng phiên bản tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.

d) Rà soát lại thành phần Ban Chỉ đạo ISO, quyết định duy trì hoặc không duy trì (nếu thấy không cần thiết) chức danh Đại diện lãnh đạo về chất lượng.

đ) Đào tạo cách thức xây dựng, cập nhật HTQLCL theo yêu cầu của tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.

e) Xây dựng, cập nhật HTQLCL theo yêu cầu của tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 cho phù hợp (ví dụ, quyết định việc tiếp tục duy trì, sửa đổi, bổ sung Sổ tay chất lượng, thủ tục kiểm soát hồ sơ, tài liệu…; xây dựng các tài liệu về xác định bối cảnh, xác định nhu cầu mong đợi của các bên quan tâm, nhận diện và kiểm soát rủi ro, quản lý tri thức, kiểm soát sự thay đổi, đánh giá hiệu quả công việc...). Việc xây dựng, cập nhật HTQLCL cần căn cứ vào thực trạng tình hình áp dụng HTQLCL của cơ quan, tổ chức và các nội dung yêu cầu trong tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.

g) Phổ biến, hướng dẫn áp dụng HTQLCL đã xây dựng, cập nhật theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong phạm vi xây dựng, áp dụng HTQLCL.

h) Áp dụng trên thực tế HTQLCL đã xây dựng, cập nhật theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 khi được Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt.

i) Đào tạo đội ngũ chuyên gia đánh giá nội bộ.

k) Thực hiện đánh giá nội bộ, thực hiện hành động khắc phục và tiến hành xem xét của Lãnh đạo, cải tiến HTQLCL.

l) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức xác nhận hiệu lực của HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.

m) Công bố HTQLCL phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 và duy trì, cải tiến HTQLCL theo quy định.

Cơ quan, tổ chức có thể thuê tổ chức tư vấn, cơ sở đào tạo đã được cấp Giấy xác nhận đủ điều kiện tư vấn, đào tạo theo quy định tại Thông tư số 26/2014/TT-BKHCN để phối hợp trong quá trình thực hiện các nội dung nêu trên (nếu thấy cần thiết).

II. Hướng dẫn về kinh phí thực hiện

1. Đối với cơ quan, tổ chức lần đầu xây dựng, áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015:

Áp dụng theo nội dung chi và mức chi quy định cho đơn vị thực hiện xây dựng, áp dụng HTQLCL lần đầu tại Thông tư số 116/2015/TT-BTC ngày 11/8/2015 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định công tác quản lý tài chính đối với việc tư vấn, xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước (sau đây viết tắt là Thông tư số 116/2015/TT-BTC).

2. Đối với các cơ quan, tổ chức chuyển đổi áp dụng từ tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 sang phiên bản tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015, thực hiện theo các nội dung sau:

a) Đối với các hoạt động đào tạo để thực hiện việc chuyển đổi: đề nghị áp dụng theo quy định tại Thông tư số 36/2018/TT-BTC ngày 30/3/2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc lập dự toán, quản lý và sử dụng kinh phí dành cho công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức.

b) Đối với hoạt động liên quan đến đánh giá thực trạng, xây dựng, cập nhật HTQLCL theo yêu cầu của tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 và thực hiện đánh giá nội bộ, cải tiến HTQLCL: đề nghị áp dụng theo quy định tại khoản 6 Điều 4 Thông tư số 116/2015/TT-BTC.

3. Nguồn kinh phí thực hiện việc xây dựng, áp dụng, chuyển đổi HTQLCL: trong dự toán Ngân sách nhà nước được giao hằng năm của các cơ quan, tổ chức. Việc lập dự toán, quản lý, cấp phát, thanh quyết toán kinh phí thực hiện theo quy định tại Thông tư số 116/2015/TT-BTC.

III. Về tổ chức tư vấn, chuyên gia tư vấn độc lập, tổ chức chứng nhận

Các tổ chức, chuyên gia đã được cấp Giấy xác nhận đủ điều kiện tư vấn, đánh giá, thẻ chuyên gia tư vấn, đánh giá theo phiên bản tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 (theo quy định tại Thông tư số 26/2014/TT-BKHCN) được thực hiện hoạt động tư vấn, đánh giá theo phiên bản tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 theo thời hạn hiệu lực của Giấy xác nhận, thẻ chuyên gia đã cấp.

Thực hiện quy định tại điểm c khoản 4 Điều 4 Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước, trên cơ sở ý kiến của Bộ Tài chính tại công văn số 10122/BTC-HCSN ngày 22/8/2018 về chế độ tài chính áp dụng đối với TCVN ISO 9001:2015, Bộ Khoa học và Công nghệ hướng dẫn việc xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước như sau:

I. Các nội dung liên quan đến áp dụng phiên bản tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015

1. Đối với các cơ quan, tổ chức lần đầu xây dựng, áp dụng HTQLCL:

Nghiên cứu, áp dụng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015. Nội dung và các bước xây dựng và áp dụng HTQLCL thực hiện theo quy định tại Điều 4 Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg và các Điều 5, 6, 7 Thông tư số 26/2014/TT-BKHCN ngày 10/10/2014 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ quy định chi tiết thi hành Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg.

2. Đối với các cơ quan, tổ chức chuyển đổi áp dụng từ tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 sang phiên bản tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015, thực hiện theo các nội dung sau:

a) Đào tạo kiến thức về tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015, so sánh sự thay đổi giữa tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 với tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008.

b) Đánh giá thực trạng tình hình áp dụng HTQLCL của cơ quan, tổ chức so với các yêu cầu của tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.

c) Lập, phê duyệt kế hoạch xây dựng, chuyển đổi áp dụng phiên bản tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.

d) Rà soát lại thành phần Ban Chỉ đạo ISO, quyết định duy trì hoặc không duy trì (nếu thấy không cần thiết) chức danh Đại diện lãnh đạo về chất lượng.

đ) Đào tạo cách thức xây dựng, cập nhật HTQLCL theo yêu cầu của tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.

e) Xây dựng, cập nhật HTQLCL theo yêu cầu của tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 cho phù hợp (ví dụ, quyết định việc tiếp tục duy trì, sửa đổi, bổ sung Sổ tay chất lượng, thủ tục kiểm soát hồ sơ, tài liệu…; xây dựng các tài liệu về xác định bối cảnh, xác định nhu cầu mong đợi của các bên quan tâm, nhận diện và kiểm soát rủi ro, quản lý tri thức, kiểm soát sự thay đổi, đánh giá hiệu quả công việc...). Việc xây dựng, cập nhật HTQLCL cần căn cứ vào thực trạng tình hình áp dụng HTQLCL của cơ quan, tổ chức và các nội dung yêu cầu trong tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.

g) Phổ biến, hướng dẫn áp dụng HTQLCL đã xây dựng, cập nhật theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong phạm vi xây dựng, áp dụng HTQLCL.

h) Áp dụng trên thực tế HTQLCL đã xây dựng, cập nhật theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 khi được Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt.

i) Đào tạo đội ngũ chuyên gia đánh giá nội bộ.

k) Thực hiện đánh giá nội bộ, thực hiện hành động khắc phục và tiến hành xem xét của Lãnh đạo, cải tiến HTQLCL.

l) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức xác nhận hiệu lực của HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.

m) Công bố HTQLCL phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 và duy trì, cải tiến HTQLCL theo quy định.

Cơ quan, tổ chức có thể thuê tổ chức tư vấn, cơ sở đào tạo đã được cấp Giấy xác nhận đủ điều kiện tư vấn, đào tạo theo quy định tại Thông tư số 26/2014/TT-BKHCN để phối hợp trong quá trình thực hiện các nội dung nêu trên (nếu thấy cần thiết).

II. Hướng dẫn về kinh phí thực hiện

1. Đối với cơ quan, tổ chức lần đầu xây dựng, áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015:

Áp dụng theo nội dung chi và mức chi quy định cho đơn vị thực hiện xây dựng, áp dụng HTQLCL lần đầu tại Thông tư số 116/2015/TT-BTC ngày 11/8/2015 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định công tác quản lý tài chính đối với việc tư vấn, xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước (sau đây viết tắt là Thông tư số 116/2015/TT-BTC).

2. Đối với các cơ quan, tổ chức chuyển đổi áp dụng từ tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 sang phiên bản tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015, thực hiện theo các nội dung sau:

a) Đối với các hoạt động đào tạo để thực hiện việc chuyển đổi: đề nghị áp dụng theo quy định tại Thông tư số 36/2018/TT-BTC ngày 30/3/2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc lập dự toán, quản lý và sử dụng kinh phí dành cho công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức.

b) Đối với hoạt động liên quan đến đánh giá thực trạng, xây dựng, cập nhật HTQLCL theo yêu cầu của tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 và thực hiện đánh giá nội bộ, cải tiến HTQLCL: đề nghị áp dụng theo quy định tại khoản 6 Điều 4 Thông tư số 116/2015/TT-BTC.

3. Nguồn kinh phí thực hiện việc xây dựng, áp dụng, chuyển đổi HTQLCL: trong dự toán Ngân sách nhà nước được giao hằng năm của các cơ quan, tổ chức. Việc lập dự toán, quản lý, cấp phát, thanh quyết toán kinh phí thực hiện theo quy định tại Thông tư số 116/2015/TT-BTC.

III. Về tổ chức tư vấn, chuyên gia tư vấn độc lập, tổ chức chứng nhận

Các tổ chức, chuyên gia đã được cấp Giấy xác nhận đủ điều kiện tư vấn, đánh giá, thẻ chuyên gia tư vấn, đánh giá theo phiên bản tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 (theo quy định tại Thông tư số 26/2014/TT-BKHCN) được thực hiện hoạt động tư vấn, đánh giá theo phiên bản tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 theo thời hạn hiệu lực của Giấy xác nhận, thẻ chuyên gia đã cấp.

Bộ Khoa học và Công nghệ hướng dẫn để các Bộ, ngành, địa phương biết, triển khai thực hiện./.