Công văn 1908/BHXH-TCKT năm 2022 hướng dẫn quản lý, sử dụng kinh phí tổ chức hội nghị khách hàng trực tiếp do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Để đảm bảo thống nhất trong tổ chức thực hiện, BHXH Việt Nam hướng dẫn BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi chung là BHXH tỉnh) việc quản lý, sử dụng kinh phí tổ chức hội nghị khách hàng theo hình thức trực tiếp như sau:

1. Nội dung chi và mức chi

Các nội dung chi, định mức chi cho việc tổ chức hội nghị khách hàng thực hiện theo quy định tại Thông tư số 40/2017/TT-BTC ngày 28/4/2017 của Bộ Tài chính quy định về chế độ công tác phí, chế độ chi hội nghị.

1.1. Chi thuê hội trường trong những ngày tổ chức hội nghị (trong trường hợp đơn vị không có địa điểm phải thuê hoặc có nhưng không đáp ứng được số lượng đại biểu tham dự); thuê máy chiếu, trang thiết bị, phòng họp trực tiếp phục vụ hội nghị.

Căn cứ số lượng đại biểu tham dự, quy mô tổ chức, nội dung hội nghị để lựa chọn địa điểm thuê, các trang thiết bị phục vụ hội nghị phù hợp. Mức chi: theo hóa đơn thực tế và tình hình giá cả tại địa phương.

1.2. Chi giải khát giữa giờ: Mức chi tối đa 20.000 đồng/1 buổi (nửa ngày)/đại biểu.

1.3. Chi in ấn tờ rơi, tờ gấp và các ấn phẩm tuyên truyền phát cho người dân tham dự hội nghị: Thanh toán theo hóa đơn thực tế và tình hình giá cả tại địa phương.

1.4. Chi thù lao cho giảng viên, báo cáo viên trình bày tại hội nghị. Mức chi thực hiện theo quy định tại Điểm a Khoản 2 Điều 5 Thông tư số 36/2018/TT- BTC ngày 30/3/2018 của Bộ Tài chính hướng dẫn việc lập dự toán, quản lý, sử dụng và quyết toán kinh phí dành cho công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức.

1.5. Chi hỗ trợ cho người tham dự hội nghị (bao gồm người dân, người lao động không trong danh sách trả lương của cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và doanh nghiệp): Tối đa 50.000 đồng/buổi/người.

1.6. Chi thuê người dẫn chương trình (nếu có): Theo hóa đơn thực tế và tình hình giá cả tại địa phương nhưng tối đa không quá mức chi theo quy định tại Điểm k, Khoản 1 Điều 5 Thông tư liên tịch số 14/2014/TTLT-BTC-BTP ngày 27/01/2014 của Bộ Tài chính - Bộ Tư pháp quy định việc lập dự toán, quản lý, sử dụng và quyết toán kinh phí ngân sách nhà nước bảo đảm cho công tác phổ biến, giáo dục pháp luật và chuẩn tiếp cận pháp luật của người dân tại cơ sở.

1.7. Các khoản chi khác (mua thuốc chữa bệnh thông thường, trang trí hội trường, văn phòng phẩm và các khoản chi liên quan trực tiếp đến công tác tổ chức hội nghị). Mức chi: Theo hóa đơn thực tế và tình hình giá cả tại địa phương.

2. Hồ sơ, chứng từ thanh quyết toán

Căn cứ các nội dung chi và mức chi quy định tại văn bản này, định mức, tiêu chuẩn, chế độ hiện hành của Nhà nước, nhiệm vụ của từng đơn vị theo văn bản phối hợp giữa cơ quan BHXH tỉnh/huyện và Tổ chức dịch vụ, BHXH tỉnh/huyện tổng hợp đầy đủ hồ sơ, chứng từ làm căn cứ cho thanh quyết toán, bao gồm:

2.1. Kế hoạch chi tiết tổ chức hội nghị khách hàng phát triển người tham gia BHXH tự nguyện, bảo hiểm y tế (BHYT) hộ gia đình và dự toán được Giám đốc cơ quan BHXH phê duyệt.

2.2. Danh sách khách hàng thực tế tham dự hội nghị (Kèm theo giấy mời).

2.3. Danh sách khách hàng tham gia BHXH tự nguyện, BHYT hộ gia đình tăng mới mỗi hội nghị.

2.4. Danh sách nhận tài liệu tuyên truyền, danh sách nhận tiền chi hỗ trợ có ký nhận của người tham dự (không ký thay).

2.5. Biên bản tổ chức hội nghị khách hàng quy định tại Tiết e, Điểm 3.1, Khoản 3 Mục II Công văn số 1108/BHXH-TST và Báo cáo kết quả tổ chức hội nghị khách hàng phát triển người tham gia BHXH tự nguyện, BHYT hộ gia đình quy định tại Điểm b, Khoản 6 Mục IV Công văn số 1108/BHXH-TST.

2.6. Đối với các nội dung mua sắm, in ấn, thuê dịch vụ: Hồ sơ, hóa đơn, chứng từ thanh toán đảm bảo tuân thủ quy định về hóa đơn, chứng từ mua sắm hàng hóa, dịch vụ theo quy định của Luật Kế toán, Luật Đấu thầu, các văn bản hướng dẫn của Nhà nước và của BHXH Việt Nam về mua sắm nhằm duy trì hoạt động thường xuyên.

2.7. Hóa đơn, chứng từ thanh toán chi hội nghị đảm bảo theo quy định tại Điều 13 Thông tư số 40/2017/TT-BTC.

3. Tổ chức thực hiện

3.1. Trên cơ sở dự toán kinh phí đã được phân bổ và yêu cầu nhiệm vụ, BHXH tỉnh/huyện thực hiện theo đúng nội dung, quy trình tổ chức hội nghị, chỉ tiêu phát triển người tham gia BHXH, BHYT được giao của mỗi hội nghị ban hành kèm theo Công văn số 1108/BHXH-TST. Sử dụng kinh phí hội nghị tiết kiệm, hiệu quả, đảm bảo đạt được các chỉ tiêu phát triển người tham gia được giao gắn với kết quả, hiệu quả tổ chức hội nghị, trong phạm vi dự toán được giao.

3.2. Hàng năm cùng với thời gian lập dự toán chi phí quản lý BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), BHXH các tỉnh xây dựng kế hoạch và lập dự toán kinh phí tổ chức hội nghị khách hàng gửi BHXH Việt Nam để tổng hợp.

3.3. Quyết toán kinh phí chi tổ chức hội nghị khách hàng được tổng hợp chung vào báo cáo quyết toán tài chính hàng năm của đơn vị theo quy định vào các mục, tiểu mục tương ứng của Mục lục ngân sách chi quản lý BHXH, BHYT, BHTN của Ngành BHXH Việt Nam quy định tại Công văn số 709/BHXH-TCKT ngày 05/03/2018 của BHXH Việt Nam về điều chỉnh mục lục ngân sách chi hoạt động của Ngành BHXH Việt Nam.

3.4. Công văn này bãi bỏ Công văn số 506/BHXH-TCKT ngày 21/02/2019 của BHXH Việt Nam hướng dẫn quản lý, sử dụng kinh phí tổ chức hội nghị tuyên truyền trực tiếp để phát triển người tham gia BHXH tự nguyện và Công văn số 1077/BHXH-TCKT ngày 04/4/2019 về việc hướng dẫn bổ sung hồ sơ thanh quyết toán kinh phí tổ chức hội nghị tuyên truyền trực tiếp để phát triển người tham gia BHXH tự nguyện. Các văn bản hướng dẫn của BHXH Việt Nam đã dẫn chiếu theo Công văn số 506/BHXH-TCKT và Công văn số 1077/BHXH-TCKT tự động dẫn chiếu theo văn bản này.

Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, các đơn vị báo cáo kịp thời về BHXH Việt Nam để nghiên cứu, giải quyết./.

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Để đảm bảo thống nhất trong tổ chức thực hiện, BHXH Việt Nam hướng dẫn BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi chung là BHXH tỉnh) việc quản lý, sử dụng kinh phí tổ chức hội nghị khách hàng theo hình thức trực tiếp như sau:

1. Nội dung chi và mức chi

Các nội dung chi, định mức chi cho việc tổ chức hội nghị khách hàng thực hiện theo quy định tại Thông tư số 40/2017/TT-BTC ngày 28/4/2017 của Bộ Tài chính quy định về chế độ công tác phí, chế độ chi hội nghị.

1.1. Chi thuê hội trường trong những ngày tổ chức hội nghị (trong trường hợp đơn vị không có địa điểm phải thuê hoặc có nhưng không đáp ứng được số lượng đại biểu tham dự); thuê máy chiếu, trang thiết bị, phòng họp trực tiếp phục vụ hội nghị.

Căn cứ số lượng đại biểu tham dự, quy mô tổ chức, nội dung hội nghị để lựa chọn địa điểm thuê, các trang thiết bị phục vụ hội nghị phù hợp. Mức chi: theo hóa đơn thực tế và tình hình giá cả tại địa phương.

1.2. Chi giải khát giữa giờ: Mức chi tối đa 20.000 đồng/1 buổi (nửa ngày)/đại biểu.

1.3. Chi in ấn tờ rơi, tờ gấp và các ấn phẩm tuyên truyền phát cho người dân tham dự hội nghị: Thanh toán theo hóa đơn thực tế và tình hình giá cả tại địa phương.

1.4. Chi thù lao cho giảng viên, báo cáo viên trình bày tại hội nghị. Mức chi thực hiện theo quy định tại Điểm a Khoản 2 Điều 5 Thông tư số 36/2018/TT- BTC ngày 30/3/2018 của Bộ Tài chính hướng dẫn việc lập dự toán, quản lý, sử dụng và quyết toán kinh phí dành cho công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức.

1.5. Chi hỗ trợ cho người tham dự hội nghị (bao gồm người dân, người lao động không trong danh sách trả lương của cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và doanh nghiệp): Tối đa 50.000 đồng/buổi/người.

1.6. Chi thuê người dẫn chương trình (nếu có): Theo hóa đơn thực tế và tình hình giá cả tại địa phương nhưng tối đa không quá mức chi theo quy định tại Điểm k, Khoản 1 Điều 5 Thông tư liên tịch số 14/2014/TTLT-BTC-BTP ngày 27/01/2014 của Bộ Tài chính - Bộ Tư pháp quy định việc lập dự toán, quản lý, sử dụng và quyết toán kinh phí ngân sách nhà nước bảo đảm cho công tác phổ biến, giáo dục pháp luật và chuẩn tiếp cận pháp luật của người dân tại cơ sở.

1.7. Các khoản chi khác (mua thuốc chữa bệnh thông thường, trang trí hội trường, văn phòng phẩm và các khoản chi liên quan trực tiếp đến công tác tổ chức hội nghị). Mức chi: Theo hóa đơn thực tế và tình hình giá cả tại địa phương.

2. Hồ sơ, chứng từ thanh quyết toán

Căn cứ các nội dung chi và mức chi quy định tại văn bản này, định mức, tiêu chuẩn, chế độ hiện hành của Nhà nước, nhiệm vụ của từng đơn vị theo văn bản phối hợp giữa cơ quan BHXH tỉnh/huyện và Tổ chức dịch vụ, BHXH tỉnh/huyện tổng hợp đầy đủ hồ sơ, chứng từ làm căn cứ cho thanh quyết toán, bao gồm:

2.1. Kế hoạch chi tiết tổ chức hội nghị khách hàng phát triển người tham gia BHXH tự nguyện, bảo hiểm y tế (BHYT) hộ gia đình và dự toán được Giám đốc cơ quan BHXH phê duyệt.

2.2. Danh sách khách hàng thực tế tham dự hội nghị (Kèm theo giấy mời).

2.3. Danh sách khách hàng tham gia BHXH tự nguyện, BHYT hộ gia đình tăng mới mỗi hội nghị.

2.4. Danh sách nhận tài liệu tuyên truyền, danh sách nhận tiền chi hỗ trợ có ký nhận của người tham dự (không ký thay).

2.5. Biên bản tổ chức hội nghị khách hàng quy định tại Tiết e, Điểm 3.1, Khoản 3 Mục II Công văn số 1108/BHXH-TST và Báo cáo kết quả tổ chức hội nghị khách hàng phát triển người tham gia BHXH tự nguyện, BHYT hộ gia đình quy định tại Điểm b, Khoản 6 Mục IV Công văn số 1108/BHXH-TST.

2.6. Đối với các nội dung mua sắm, in ấn, thuê dịch vụ: Hồ sơ, hóa đơn, chứng từ thanh toán đảm bảo tuân thủ quy định về hóa đơn, chứng từ mua sắm hàng hóa, dịch vụ theo quy định của Luật Kế toán, Luật Đấu thầu, các văn bản hướng dẫn của Nhà nước và của BHXH Việt Nam về mua sắm nhằm duy trì hoạt động thường xuyên.

2.7. Hóa đơn, chứng từ thanh toán chi hội nghị đảm bảo theo quy định tại Điều 13 Thông tư số 40/2017/TT-BTC.

3. Tổ chức thực hiện

3.1. Trên cơ sở dự toán kinh phí đã được phân bổ và yêu cầu nhiệm vụ, BHXH tỉnh/huyện thực hiện theo đúng nội dung, quy trình tổ chức hội nghị, chỉ tiêu phát triển người tham gia BHXH, BHYT được giao của mỗi hội nghị ban hành kèm theo Công văn số 1108/BHXH-TST. Sử dụng kinh phí hội nghị tiết kiệm, hiệu quả, đảm bảo đạt được các chỉ tiêu phát triển người tham gia được giao gắn với kết quả, hiệu quả tổ chức hội nghị, trong phạm vi dự toán được giao.

3.2. Hàng năm cùng với thời gian lập dự toán chi phí quản lý BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), BHXH các tỉnh xây dựng kế hoạch và lập dự toán kinh phí tổ chức hội nghị khách hàng gửi BHXH Việt Nam để tổng hợp.

3.3. Quyết toán kinh phí chi tổ chức hội nghị khách hàng được tổng hợp chung vào báo cáo quyết toán tài chính hàng năm của đơn vị theo quy định vào các mục, tiểu mục tương ứng của Mục lục ngân sách chi quản lý BHXH, BHYT, BHTN của Ngành BHXH Việt Nam quy định tại Công văn số 709/BHXH-TCKT ngày 05/03/2018 của BHXH Việt Nam về điều chỉnh mục lục ngân sách chi hoạt động của Ngành BHXH Việt Nam.

3.4. Công văn này bãi bỏ Công văn số 506/BHXH-TCKT ngày 21/02/2019 của BHXH Việt Nam hướng dẫn quản lý, sử dụng kinh phí tổ chức hội nghị tuyên truyền trực tiếp để phát triển người tham gia BHXH tự nguyện và Công văn số 1077/BHXH-TCKT ngày 04/4/2019 về việc hướng dẫn bổ sung hồ sơ thanh quyết toán kinh phí tổ chức hội nghị tuyên truyền trực tiếp để phát triển người tham gia BHXH tự nguyện. Các văn bản hướng dẫn của BHXH Việt Nam đã dẫn chiếu theo Công văn số 506/BHXH-TCKT và Công văn số 1077/BHXH-TCKT tự động dẫn chiếu theo văn bản này.

Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, các đơn vị báo cáo kịp thời về BHXH Việt Nam để nghiên cứu, giải quyết./.