Công văn1745/KBNN-KQ năm 2009 Hướng dẫn thực hiện chế độ quản lý tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý do Kho bạc Nhà nước ban hành

Kính gửi: KBNN các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Thi hành Quyết định số 61/2002/QĐ - BTC ngày 17/5/2002 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ quản lý tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý trong hệ thống Kho bạc Nhà nước (KBNN), KBNN hướng dẫn chi tiết một số nội dung cụ thể như sau:

1. Bố trí chức danh kho quỹ (điểm 2 - Điều 10):

1.1. Tại KBNN bố trí:

- Thủ kho.

- Phụ kho.

1.2. Tại KBNN tỉnh, TP trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là KBNN tỉnh) bố trí:

- Thủ kho.

- Phụ kho (đối với KBNN Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng).

- Thủ quỹ.

- Kiểm ngân.

Căn cứ vào tình hình hoạt động thực tế tại đơn vị, có thể bố trí Thủ kho kiêm Thủ quỹ và không nhất thiết phải bố trí Phụ kho.

1.3. Tại KBNN quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là KBNN huyện) và Phòng Giao dịch KBNN tỉnh bố trí tối thiểu 02 cán bộ kho quỹ, trong đó bố trí 01 chức danh kiêm nhiệm như sau:

- Đối với KBNN huyện bố trí Thủ kho kiêm Thủ quỹ và kiêm Kiểm ngân làm nhiệm vụ chi tiền.

- Đối với Phòng Giao dịch bố trí Thủ quỹ kiêm Kiểm ngân làm nhiệm vụ chi tiền.

1.4. Tại các điểm giao dịch trong hoặc ngoài trụ sở KBNN: Nếu có từ 02 cán bộ kho quỹ trở lên, bố trí 01 Thủ quỹ.

Trong trường hợp chỉ bố trí 01 Kiểm ngân làm nhiệm vụ thu, chi thì Kiểm ngân này tự chịu trách nhiệm đối với toàn bộ công việc được giao.

Việc bố trí các chức danh quản lý kho, quỹ phải tuân thủ nguyên tắc: Không bố trí vợ hoặc chồng, bố, mẹ, con, anh, chị, em ruột (kể cả anh, chị, em ruột của vợ hoặc chồng) của Giám đốc, Phó Giám đốc, Kế toán trưởng làm Thủ quỹ, Thủ kho tiền. Không bố trí những người có quan hệ vợ, chồng, bố, mẹ, con, anh, chị, em ruột cùng tham gia giữ chìa khoá cửa kho tiền; cùng tham gia kiểm kê, kiểm đếm tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá hoặc cùng thực hiện nhiệm vụ trên xe vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá.

Việc bố trí chức danh Thủ kho, Phụ kho KBNN do Tổng Giám đốc KBNN quyết định bằng văn bản; Thủ kho, Phụ kho (nếu có), Thủ quỹ KBNN tỉnh, huyện do Giám đốc KBNN tỉnh quyết định bằng văn bản. Trường hợp Thủ kho, Phụ kho (nếu có), Thủ quỹ nghỉ làm việc theo chế độ, đi công tác, đi học… do Giám đốc đơn vị chỉ định người thay thế tạm thời.

2. Uỷ quyền, uỷ nhiệm của các thành viên tham gia quản lý tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý (Điều 11):

2.1. Uỷ quyền:

- Trưởng phòng Giao dịch KBNN tỉnh được uỷ quyền cho cấp phó của mình thực hiện từng phần hoặc toàn bộ công việc quản lý tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý nhưng phải được Giám đốc đơn vị chấp nhận bằng văn bản.

Trường hợp không có cấp phó, Trưởng phòng Giao dịch KBNN tỉnh đi học, đi công tác, nghỉ phép… được phép uỷ quyền cho cán bộ nghiệp vụ có đủ điều kiện thực hiện nhiệm vụ, nhưng phải được Giám đốc đơn vị chấp nhận bằng văn bản, ngay khi về làm việc tại cơ quan phải nhận lại uỷ quyền.

- Trưởng phòng kế toán KBNN quận, Kế toán trưởng phòng Giao dịch KBNN tỉnh khi đi công tác, nghỉ phép, nghỉ đột xuất được phép uỷ quyền cho cấp phó (trường hợp không có cấp phó được uỷ quyền cho cán bộ nghiệp vụ có đủ điều kiện thực hiện nhiệm vụ), nhưng phải được Giám đốc đơn vị chấp nhận bằng văn bản, ngay khi về làm việc tại cơ quan phải nhận lại uỷ quyền.

- Thời gian uỷ quyền: Việc uỷ quyền chỉ được thực hiện trong năm (trường hợp đặc biệt phải có ý kiến bằng văn bản của KBNN cấp trên), thời hạn uỷ quyền có thể là … ngày, 1 tháng, 3 tháng, 6 tháng…

2.2. Uỷ nhiệm:

- Trưởng phòng Giao dịch KBNN tỉnh, Trưởng phòng kế toán KBNN quận, Kế toán trưởng phòng Giao dịch KBNN tỉnh hoặc những người đã nhận uỷ quyền có việc phải vắng mặt được uỷ nhiệm cho cấp phó hoặc cán bộ nghiệp vụ có đủ điều kiện thực hiện nhiệm vụ.

Khi uỷ nhiệm (kể cả các đối tượng theo Quyết định 61/2002/QĐ-BTC), người uỷ nhiệm phải lập văn bản uỷ nhiệm có chữ ký của người uỷ nhiệm, người được uỷ nhiệm và Lãnh đạo đơn vị duyệt; trường hợp uỷ nhiệm trong ngày thì không cần chữ ký của Lãnh đạo đơn vị.

Kính gửi: KBNN các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Thi hành Quyết định số 61/2002/QĐ - BTC ngày 17/5/2002 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ quản lý tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý trong hệ thống Kho bạc Nhà nước (KBNN), KBNN hướng dẫn chi tiết một số nội dung cụ thể như sau:

1. Bố trí chức danh kho quỹ (điểm 2 - Điều 10):

1.1. Tại KBNN bố trí:

- Thủ kho.

- Phụ kho.

1.2. Tại KBNN tỉnh, TP trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là KBNN tỉnh) bố trí:

- Thủ kho.

- Phụ kho (đối với KBNN Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng).

- Thủ quỹ.

- Kiểm ngân.

Căn cứ vào tình hình hoạt động thực tế tại đơn vị, có thể bố trí Thủ kho kiêm Thủ quỹ và không nhất thiết phải bố trí Phụ kho.

1.3. Tại KBNN quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là KBNN huyện) và Phòng Giao dịch KBNN tỉnh bố trí tối thiểu 02 cán bộ kho quỹ, trong đó bố trí 01 chức danh kiêm nhiệm như sau:

- Đối với KBNN huyện bố trí Thủ kho kiêm Thủ quỹ và kiêm Kiểm ngân làm nhiệm vụ chi tiền.

- Đối với Phòng Giao dịch bố trí Thủ quỹ kiêm Kiểm ngân làm nhiệm vụ chi tiền.

1.4. Tại các điểm giao dịch trong hoặc ngoài trụ sở KBNN: Nếu có từ 02 cán bộ kho quỹ trở lên, bố trí 01 Thủ quỹ.

Trong trường hợp chỉ bố trí 01 Kiểm ngân làm nhiệm vụ thu, chi thì Kiểm ngân này tự chịu trách nhiệm đối với toàn bộ công việc được giao.

Việc bố trí các chức danh quản lý kho, quỹ phải tuân thủ nguyên tắc: Không bố trí vợ hoặc chồng, bố, mẹ, con, anh, chị, em ruột (kể cả anh, chị, em ruột của vợ hoặc chồng) của Giám đốc, Phó Giám đốc, Kế toán trưởng làm Thủ quỹ, Thủ kho tiền. Không bố trí những người có quan hệ vợ, chồng, bố, mẹ, con, anh, chị, em ruột cùng tham gia giữ chìa khoá cửa kho tiền; cùng tham gia kiểm kê, kiểm đếm tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá hoặc cùng thực hiện nhiệm vụ trên xe vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá.

Việc bố trí chức danh Thủ kho, Phụ kho KBNN do Tổng Giám đốc KBNN quyết định bằng văn bản; Thủ kho, Phụ kho (nếu có), Thủ quỹ KBNN tỉnh, huyện do Giám đốc KBNN tỉnh quyết định bằng văn bản. Trường hợp Thủ kho, Phụ kho (nếu có), Thủ quỹ nghỉ làm việc theo chế độ, đi công tác, đi học… do Giám đốc đơn vị chỉ định người thay thế tạm thời.

2. Uỷ quyền, uỷ nhiệm của các thành viên tham gia quản lý tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý (Điều 11):

2.1. Uỷ quyền:

- Trưởng phòng Giao dịch KBNN tỉnh được uỷ quyền cho cấp phó của mình thực hiện từng phần hoặc toàn bộ công việc quản lý tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý nhưng phải được Giám đốc đơn vị chấp nhận bằng văn bản.

Trường hợp không có cấp phó, Trưởng phòng Giao dịch KBNN tỉnh đi học, đi công tác, nghỉ phép… được phép uỷ quyền cho cán bộ nghiệp vụ có đủ điều kiện thực hiện nhiệm vụ, nhưng phải được Giám đốc đơn vị chấp nhận bằng văn bản, ngay khi về làm việc tại cơ quan phải nhận lại uỷ quyền.

- Trưởng phòng kế toán KBNN quận, Kế toán trưởng phòng Giao dịch KBNN tỉnh khi đi công tác, nghỉ phép, nghỉ đột xuất được phép uỷ quyền cho cấp phó (trường hợp không có cấp phó được uỷ quyền cho cán bộ nghiệp vụ có đủ điều kiện thực hiện nhiệm vụ), nhưng phải được Giám đốc đơn vị chấp nhận bằng văn bản, ngay khi về làm việc tại cơ quan phải nhận lại uỷ quyền.

- Thời gian uỷ quyền: Việc uỷ quyền chỉ được thực hiện trong năm (trường hợp đặc biệt phải có ý kiến bằng văn bản của KBNN cấp trên), thời hạn uỷ quyền có thể là … ngày, 1 tháng, 3 tháng, 6 tháng…

2.2. Uỷ nhiệm:

- Trưởng phòng Giao dịch KBNN tỉnh, Trưởng phòng kế toán KBNN quận, Kế toán trưởng phòng Giao dịch KBNN tỉnh hoặc những người đã nhận uỷ quyền có việc phải vắng mặt được uỷ nhiệm cho cấp phó hoặc cán bộ nghiệp vụ có đủ điều kiện thực hiện nhiệm vụ.

Khi uỷ nhiệm (kể cả các đối tượng theo Quyết định 61/2002/QĐ-BTC), người uỷ nhiệm phải lập văn bản uỷ nhiệm có chữ ký của người uỷ nhiệm, người được uỷ nhiệm và Lãnh đạo đơn vị duyệt; trường hợp uỷ nhiệm trong ngày thì không cần chữ ký của Lãnh đạo đơn vị.

- Thời gian uỷ nhiệm: Thời hạn cho một lần uỷ nhiệm tối đa không quá 15 ngày làm việc.

3. Các trang thiết bị trong kho tiền (điểm 3 - Điều 13):

3.1. Hệ thống điện: Kho tiền phải có hệ thống điện riêng, cầu dao đóng ngắt điện phải lắp đặt bên ngoài kho. Đèn chiếu sáng trong kho là loại đèn chuyên dùng có khả năng chống nổ, toả nhiệt thấp. Phải có hệ thống chiếu sáng dự phòng khi có sự cố mất điện. Nghiêm cấm sử dụng đèn dầu hoặc phương tiện có lửa tại phòng đệm và trong kho tiền.

Việc lắp đặt hệ thống điện trong kho phải tuân thủ theo đúng quy định về kỹ thuật sử dụng điện an toàn.

3.2. Hệ thống báo động, báo cháy: Mỗi kho tiền được trang bị hệ thống báo động, báo cháy tự động. Các đầu báo phải được đặt ở vị trí cần thiết, không bị che khuất. Tín hiệu từ các đầu báo phải được truyền về tủ trung tâm đặt tại phòng bảo vệ.

3.3. Hệ thống chữa cháy: Trang bị hệ thống chữa cháy tự động hoặc bán tự động trong kho. Tại hành lang bảo vệ khu vực kho tiền đặt một số bình bọt, bình bột điều khiển bằng tay. Phải có hệ thống nước chữa cháy gồm: Bể chứa nước (phải luôn luôn có đủ nước), hệ thống dẫn nước, vòi chữa cháy và máy bơm để đảm bảo chữa cháy khi có sự cố xảy ra.

3.4. Các thiết bị chuyên dùng khác trong kho tiền gồm: Giá kê tiền, tủ lưới, két sắt, tủ sắt, máy hút ẩm, hút bụi, phương tiện chống mối xông, chuột cắn...

4. Bảo quản mã dự phòng cửa kho tiền (điểm 1 - Điều 16):

Việc bảo quản mã số dự phòng cửa kho tiền của người nhận ủy quyền, ủy nhiệm được thực hiện như sau:

- Người nhận ủy quyền, ủy nhiệm quản lý kho tiền tự tay đặt lại mã số và ghi mã số đó lên giấy; đồng thời ghi thêm 01 mã số khác để dự phòng, đưa vào 01 phong bì dán kín, niêm phong và gửi bảo quản tại két của Giám đốc đơn vị. Việc giao nhận phong bì đựng mã số dự phòng được thực hiện bằng văn bản có chữ ký của người giao, người nhận.

- Khi cần mở niêm phong lấy mã số dự phòng để sử dụng, phải có giấy đề nghị được Giám đốc đơn vị chấp thuận (trừ trường hợp khẩn cấp).

5. Cách thức sắp xếp, bảo quản tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý trong kho (Điều 23):

5.1. Tiền mặt trong kho được xếp theo từng khu vực riêng biệt, phân biệt rõ tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông, tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông và tiền không có giá trị lưu hành.

5.2. Từng loại tài sản quý đã được đóng gói, túi niêm phong phải được bảo quản trong két sắt có khoá.

5.3. Giấy tờ có giá được để riêng theo khu vực hoặc gian kho trong kho tiền; từng loại được đóng gói, niêm phong, bảo quản riêng trong bao, tủ, két sắt.

Đối với các loại tiền mặt, giấy tờ có giá khi đã làm thủ tục gửi kho theo bao, hòm niêm phong nhưng trong quá trình bảo quản để mất, rách hoặc biến dạng niêm phong phải thành lập Hội đồng để kiểm đếm, xác định chính xác số lượng tài sản trong bao, hòm niêm phong; nếu xảy ra thiếu, mất tài sản phải xác định nguyên nhân và quy trách nhiệm đối với những người có liên quan trực tiếp và gián tiếp, đồng thời báo cáo ngay KBNN cấp trên.

6. Quy trình thu, chi tiền mặt (điểm 2.2 - Điều 27):

6.1. Quy trình thu tiền mặt:

Căn cứ vào các chứng từ nộp tiền do Kế toán chuyển đến và bảng kê loại tiền nộp, cán bộ thu tiền phải thực hiện theo đúng quy trình sau:

6.1.1. Kiểm soát số tiền bằng số với số tiền bằng chữ ghi trên chứng từ thu với số tiền ghi trên bảng kê.

6.1.2. Nhận toàn bộ số tiền khách hàng nộp cùng một lúc, gồm đủ các loại tiền theo các bó chẵn, thếp lẻ, tờ, miếng.

6.1.3. Đưa toàn bộ số tiền đã nhận qua phương tiện chuyên dùng, đồng thời dùng mắt thường và tay để kiểm tra phát hiện tiền giả. Sau đó đếm tiền mặt theo tờ, miếng. Đếm loại nào xong loại đó và đánh dấu theo dõi trên bảng kê phân loại tiền.

Cách thức đếm: Đếm bó chẵn, thếp chẵn, thỏi, túi chẵn trước, đếm tờ lẻ, miếng lẻ sau; vừa kiểm đếm, vừa phát hiện tiền lẫn loại, tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, tiền mẫu (nếu có).

6.1.4. Kiểm tra lại toàn bộ số tiền đã kiểm đếm đúng với số tiền trên bảng kê theo từng loại và tổng số.

6.1.5. Cất toàn bộ số tiền đã kiểm đếm và đóng gói xong vào hòm, két của mình.

6.1.6. Ghi sổ thu tiền theo đúng số tiền đã nhận.

6.1.7. Ký tên, đóng dấu "đã thu tiền" lên chứng từ thu và bảng kê.

6.1.8. Chuyển toàn bộ chứng từ thu cho kế toán; kế toán ghi sổ, ký tên, đóng dấu và trả 01 liên chứng từ thu cho khách hàng. Cán bộ thu tiền chỉ lưu giữ bảng kê thu tiền.

Để giảm bớt thời gian giao dịch cho khách hàng, căn cứ vào điều kiện và tình hình cụ thể tại từng đơn vị KBNN, Giám đốc KBNN tỉnh có thể vận dụng để cho phép bộ phận thu tiền sau khi thu xong tiền trả ngay 01 liên chứng từ cho khách hàng, các liên còn lại trả cho kế toán. Trong trường hợp này, nếu khách hàng yêu cầu trên chứng từ có chữ ký của kế toán và dấu kế toán (hoặc dấu điểm giao dịch) thì cán bộ thu tiền chuyển cho kế toán và thực hiện theo đúng quy trình nêu trên.

Trường hợp cán bộ thu trực tiếp tham gia quy trình thu Ngân sách Nhà nước (NSNN) theo Dự án hiện đại hoá thu, nộp NSNN thì thực hiện theo quy trình quy định tại điểm 2.I.PhầnB Quyết định số 1027/QĐ-BTC ngày 19/5/2009 của Bộ Tài chính về ban hành quy trình quản lý thu NSNN theo dự án hiện đại hoá thu, nộp NSNN.

Những điềm cần lưu ý khi thu tiền mặt:

- Mỗi món thu tiền mặt từ khách hàng (nhận tiền, kiểm đếm, chọn lọc, đóng bó, niêm phong) do 01 cán bộ thu tiền của KBNN thực hiện.

Đối với món thu lớn cần nhiều người kiểm đếm thì người nào kiểm đếm, người đó ký tên trên niêm phong tiền.

- Về bảng kê phân loại tiền thu:

+ Đối tượng nộp là cá nhân, đơn vị có nghĩa vụ nộp thuế và các khoản thu khác hàng tháng vào NSNN tại trụ sở KBNN phải lập bảng kê phân loại tiền thu. Trường hợp thu thuế ngoài trụ sở KBNN, thu phạt, thu trái phiếu, công trái người nộp tiền không phải lập bảng kê phân loại tiền. Cuối ngày giao dịch, cán bộ thu tiền phải lập một bảng kê cho số tiền thực nộp vào quỹ.

+ Cán bộ thu tiền hướng dẫn khách hàng tự lập hoặc có thể lập hộ khách hàng bảng kê phân loại tiền.

Bảng kê phân loại tiền thu do khách hàng tự lập phải ghi rõ họ tên người nộp tiền, loại tiền, số tiền bằng số, bằng chữ; loại tiền nào không có trên bảng kê phải gạch bỏ dòng tương ứng; phải có chữ ký của khách hàng và của cán bộ thu tiền.

Bảng kê phân loại tiền do cán bộ thu lập hộ khách hàng cũng phải lập theo đúng quy định nêu trên và phải yêu cầu khách hàng kiểm tra, ký và ghi rõ họ tên người nộp tiền.

+ Trường hợp đơn vị nộp tiền có nhiều chứng từ nộp cùng một lúc, người nộp chỉ cần lập 01 bảng kê phân loại tổng số tiền nộp; cán bộ thu tiền ghi chi tiết vào mặt sau của bảng kê: số chứng từ, số tiền của từng món thu để thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu.

- Xử lý trên bảng kê các trường hợp phải trả lại tiền cho khách hàng khi khách hàng nộp tiền chẵn:

+ Ghi số tiền bằng số và bằng chữ theo đúng chứng từ nộp.

+ Ghi các loại tiền của khách hàng nộp trên bảng kê.

+ Ghi âm (-) số tiền trả lại cho khách hàng trên bảng kê và sổ thu tiền.

- Việc thu đổi tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông thực hiện theo quy định hiện hành của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.

6.2. Quy trình chi tiền mặt:

Khi chi tiền cho khách hàng, cán bộ chi tiền phải thực hiện theo quy trình sau đây:

6.2.1. Nhận và kiểm soát chứng từ chi tiền do kế toán chuyển sang bằng đường nội bộ, phải đảm bảo các yếu tố sau:

- Ngày, tháng, năm; họ tên; địa chỉ người lĩnh tiền.

- Số tiền bằng số, bằng chữ trên chứng từ bảo đảm khớp đúng.

- Chứng từ có dấu và chữ ký của các thành phần theo quy định.

6.2.2. Lập bảng kê phân loại tiền chi (căn cứ vào tính chất các khoản chi, cơ cấu loại tiền hiện có tại quỹ). Kiểm soát sự khớp đúng giữa chứng từ chi và bảng kê về các nội dung: ngày, tháng, năm; họ tên; địa chỉ người lĩnh tiền; tổng số tiền. Loại tiền nào không có trên bảng kê phải gạch bỏ dòng tương ứng.

6.2.3. Chuẩn bị tiền mặt theo bảng kê đã lập.

6.2.4. Kiểm lại tiền mặt đúng với số tiền ghi trên chứng từ chi và bảng kê.

6.2.5. Ghi sổ chi tiền của quầy chi, ký tên trên chứng từ và bảng kê.

6.2.6. Đề nghị khách hàng đến nhận tiền theo chứng từ chi.

6.2.7. Chi tiền cho khách hàng và chứng kiến khách hàng kiểm đếm lại tiền.

6.2.8. Đóng dấu "đã chi tiền" lên chứng từ, bảng kê, chuyển trả 01 liên chứng từ cho khách hàng (nếu có), các chứng từ còn lại chuyển cho bộ phận kế toán theo đường nội bộ. Bộ phận chi tiền chỉ lưu bảng kê chi tiền.

Những điểm cần lưu ý khi chi tiền cho khách hàng:

- Trước khi chi tiền yêu cầu khách hàng:

+ Xuất trình giấy chứng minh thư, kiểm tra đúng họ tên người được lĩnh tiền mới chi tiền.

+ Ghi rõ họ tên và ký trên chứng từ, bảng kê chi tiền.

- Yêu cầu khách hàng kiểm tra lại tiền, xác nhận đã nhận đủ tiền trước khi rời quầy chi.

- Tiền chi cho khách hàng phải là tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông.

- Trường hợp đơn vị lĩnh tiền có nhiều chứng từ rút tiền mặt cùng một lúc, cán bộ chi chỉ cần lập 01 bảng kê phân loại tổng số tiền chi, ghi chi tiết vào mặt sau của bảng kê: số chứng từ, số tiền của từng món chi để thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu.

Lưu trữ, bảo quản bảng kê: Bảng kê các loại tiền thu, chi được đóng theo tập riêng. Tuỳ vào số lượng chứng từ để đóng bảng kê theo từng ngày hoặc 5 ngày, 10 ngày... theo từng tháng, hết năm đưa vào kho lưu trữ bảo quản trong 02 năm.

6.3. Trình tự xử lý tiền giả, tiền nghi giả:

6.3.1. Đối với tiền giả:

- Đối với tiền giả đã có thông báo của Ngân hàng Nhà nước, khi thu tiền của khách hàng nộp vào KBNN phát hiện có tiền giả hoặc phát hiện tiền giả trong kho quỹ KBNN, cán bộ thu tiền hoặc đơn vị có tiền giả phải thu giữ ngay tiền giả, đóng dấu, đục lỗ theo quy định hiện hành của Ngân hàng Nhà nước, đồng thời lập Biên bản thu giữ tiền giả (theo Mẫu số 21).

Trường hợp phát hiện từ 05 tờ tiền giả trở lên/món hoặc có nghi vấn về việc lưu hành tiền giả hoặc khi khách hàng không chấp hành việc lập biên bản thu giữ thì phải thông báo cho cơ quan Công an gần nhất biết để có biện pháp xử lý.

Hàng tháng, KBNN huyện chuyển toàn bộ số tiền giả thu giữ về KBNN tỉnh, KBNN tỉnh làm thủ tục nộp vào Ngân hàng Nhà nước tỉnh theo quy định hoặc KBNN huyện nộp trực tiếp cho Ngân hàng trên địa bàn; Biên bản giao, nhận tiền giả với Ngân hàng thực hiện theo Mẫu số 22.

- Đối với loại tiền giả chưa có thông báo của Ngân hàng Nhà nước (tiền giả loại mới), cán bộ phát hiện tiền giả thực hiện việc thu giữ (nhưng không đóng dấu, bấm lỗ tiền giả), lập Biên bản thu giữ (theo Mẫu số 21); thông báo kịp thời cho cơ quan Công an nơi gần nhất; đồng thời thông báo và gửi toàn bộ tiền giả loại mới trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày phát hiện về Ngân hàng Nhà nước tỉnh.

6.3.2. Đối với tiền nghi giả:

Đối với tiền nghi giả, cán bộ thu tiền lập Biên bản và tạm thu tiền nghi giả (theo Mẫu số 23). Trong thời gian 03 ngày làm việc kể từ ngày tạm thu giữ, đơn vị KBNN gửi tiền nghi giả cho Ngân hàng Nhà nước tỉnh hoặc cơ quan Công an trên địa bàn giám định. Kết quả giám định phải được thông báo bằng văn bản cho khách hàng có tiền nghi giả biết.

Toàn bộ số tiền giả, tiền nghi giả thu giữ phải được làm thủ tục nhập kho ngay trong ngày.

Nghiêm cấm mọi hành vi trả lại tiền giả, tiền nghi giả cho khách hàng.

6.4. Xử lý trả lại tiền khách hàng nộp thừa:

Tiền khách hàng nộp thừa là số tiền mặt của khách hàng khi nộp vào quỹ tiền mặt của KBNN và được cán bộ thu tiền kiểm đếm phát hiện lớn hơn số tiền ghi trên chứng từ nộp tiền và bảng kê nộp tiền của khách hàng (nếu có).

Sau khi có đầy đủ căn cứ để xác định chính xác số tiền khách hàng nộp thừa, cán bộ thu tiền ghi vào Sổ theo dõi trả lại tiền khách hàng nộp thừa; lập Biên bản trả lại tiền khách hàng nộp thừa (đối với món tiền thừa có giá trị từ 10.000.000 đồng trở lên theo Mẫu số 24), sau đó trả lại ngay số tiền nộp thừa đó cho khách hàng.

Đối với món tiền thừa của các cơ quan, đơn vị và tập thể có giá trị từ 10.000.000 đồng trở lên, Lãnh đạo đơn vị KBNN phải có công văn thông báo cho Thủ trưởng cơ quan có số tiền đã nộp thừa biết để rút kinh nghiệm trong việc quản lý, thu nộp tiền mặt.

7. Đóng gói tiền mặt (điểm 2 - Điều 28):

7.1. Đối với tiền Cotton:

- Đóng thếp tiền: Cứ 100 tờ tiền cotton cùng mệnh giá đóng thành 1 thếp, buộc ở vị trí 1/3 chiều dài của thếp tiền bằng dây đay nhỏ hoặc dây gai hoặc quấn bằng băng giấy.

- Đóng bó tiền: Sắp xếp đủ 10 thếp tiền cùng mệnh giá (không lẫn tiền polymer), đặt 5 thếp có hàng dây buộc cùng phía và 5 thếp kia có hàng dây buộc đối diện, đóng bó bằng dây xe (sợi, đay, gai...). Các loại tiền mệnh giá nhỏ từ 500 đồng trở xuống buộc 2 vòng ngang song song, cách đều và 1 vòng chạy giữa chiều dọc bó tiền (2 ngang, 1 dọc). Các loại tiền có mệnh giá từ 1.000 đồng trở lên, buộc 3 vòng ngang song song cách đều và 1 vòng chạy giữa chiều dọc bó tiền (3 ngang, 1 dọc). Tại các điểm giao nhau giữa các dây ngang và dây dọc phải quấn vòng qua nhau để giữ cho bó tiền chắc chắn, các vòng buộc phải ôm chặt bó tiền, buộc thắt nút hai đầu dây với nhau, nút buộc phải nằm trên mặt tờ giấy lót niêm phong của bó tiền.

Trường hợp dùng băng giấy thay thế dây để đóng bó tiền thì cách đóng cũng như trên.

- Đóng bao tiền cotton: Cứ 20 bó tiền cùng mệnh giá đóng thành 1 bao, xếp các bó tiền thành hình khối hộp chữ nhật, dùng một sợi dây tốt, buộc (hoặc khâu) miệng túi, thắt chặt, buộc thắt nút.

7.2. Đối với tiền polymer:

- Đóng thếp tiền: 100 tờ tiền polymer cùng mệnh giá đóng thành 1 thếp, có thể sắp xếp các tờ tiền cùng chiều, cùng mặt, quấn thếp bằng băng giấy rộng 2 - 3 cm, loại giấy dai, bền, dán 2 đầu băng giấy bằng băng dính hoặc dùng băng giấy chuyên dùng có sẵn keo dán. Khi đóng thếp tiền, phải quấn băng giấy ở vị trí 1/3 của tờ bạc và ở phía đối diện với mệnh giá tiền in bằng số.

- Đóng bó tiền: Sắp xếp đủ 10 thếp tiền đóng thành 1 bó như đối với tiền cotton. Dùng 2 miếng bìa cứng (dày khoảng 0,5mm), kích thước phù hợp với kích thước loại tiền để chặn giữ 2 mặt bó tiền.

+ Ở mặt dán niêm phong: Đặt tờ lót niêm phong lên trên bìa cứng, dán giấy niêm phong lên trên nút buộc bó tiền.

+ Ở mặt không dán niêm phong: Đặt miếng bìa cứng có ô trống định vị khớp đúng với vị trí in mệnh giá tiền bằng số (để nhìn rõ mệnh giá bó tiền).

+ Đóng bó tiền bằng dây sợi, dây xe, buộc 3 ngang, 1 dọc như đối với tiền cotton (hoặc dùng băng giấy), nhưng không đóng bó tiền quá chặt (không dùng máy ép tiền quá chặt để đóng bó tiền).

- Đóng bao tiền: Như tiền cotton.

7.3. Đối với tiền kim loại:

- Cứ 20 thỏi đóng vào một túi, mỗi thỏi 50 miếng hoặc đóng vào 10 túi nhỏ, mỗi túi 100 miếng.

- Túi vải đóng tiền kim loại: Kích thước 20 cm X 50 cm, vải tốt, dày, màu sáng (có thể dùng vải bạt mỏng, loại bạt không phun sơn).

8. Giao nhận tiền mặt giữa KBNN với Ngân hàng (điểm 1 - Điều 29):

Việc giao nhận, kiểm đếm tiền mặt giữa Kho bạc với Ngân hàng phải có sự thoả thuận bằng văn bản, xác định rõ cách thức kiểm đếm (kiểm đếm theo tờ, miếng; kiểm đếm theo bó tiền đủ 10 thếp nguyên niêm phong), trách nhiệm của mỗi bên khi xảy ra thừa, thiếu...

9. Hình thức giao nhận tiền mặt trong nội bộ đơn vị KBNN (điểm 2.2 - Điều 29):

9.1. Giao nhận tiền mặt giữa Thủ quỹ với các bộ phận thu, chi tiền tại quầy giao dịch:

- Thủ quỹ giao tiền mặt cho các bộ phận chi tiền theo bó niêm phong, trường hợp giao các thếp, tờ lẻ phải kiểm đếm từng tờ.

- Cuối mỗi ngày làm việc, toàn bộ tiền mặt từ các bộ phận thu, bộ phận chi phải giao lại cho Thủ quỹ. Việc giao nhận thực hiện theo bó niêm phong; trường hợp giao các thếp, tờ lẻ phải kiểm đếm từng tờ.

Từng lần giao nhận giữa Thủ quỹ với các bộ phận giao dịch, người giao, người nhận phải ký xác nhận trên Sổ giao nhận tiền mặt.

Tổng số tiền mặt của bộ phận thu nộp cho Thủ quỹ phải bằng toàn bộ số tiền mặt thu trong ngày ghi trên các chứng từ thu và trên các tờ kê phân loại tiền thu. Tổng số tiền mặt của bộ phận chi nộp lại cho Thủ quỹ phải bằng tổng số tiền của bộ phận chi đã nhận của Thủ quỹ trừ đi số tiền đã chi theo chứng từ khớp với tờ kê phân loại tiền chi.

9.2. Giao nhận tiền mặt tại kho:

- Đối với KBNN (tỉnh, huyện): Cuối ngày làm việc, sau khi kiểm quỹ, Thủ quỹ phải tự mình đóng tiền mặt vào các bao, hòm và niêm phong trước sự chứng kiến, giám sát của Giám đốc, Kế toán trưởng, Thủ kho hoặc người được uỷ quyền, uỷ nhiệm.

+ Trường hợp bố trí Thủ kho, Thủ quỹ riêng biệt: Thủ quỹ giao các bao, hòm đã niêm phong cho Thủ kho trước sự chứng kiến, giám sát của Giám đốc, Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền, uỷ nhiệm). Thủ kho có trách nhiệm kiểm tra niêm phong các bao, hòm trước khi đưa bao, hòm vào kho. Đầu giờ sáng ngày làm việc kế tiếp, Thủ kho giao lại số bao, hòm niêm phong của ngày hôm trước cho Thủ quỹ trước sự chứng kiến của Giám đốc, Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền, uỷ nhiệm).

+ Trường hợp bố trí Thủ kho kiêm Thủ quỹ: Giám đốc, Kế toán trưởng (hoặc những người được uỷ quyền, uỷ nhiệm) có trách nhiệm giám sát chặt chẽ việc đưa các bao, hòm tiền đã niêm phong vào trong kho bảo quản, đảm bảo đúng, đủ về số lượng các bao hòm đã đóng. Đầu giờ sáng ngày làm việc kế tiếp, Giám đốc, Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền, uỷ nhiệm) tiến hành xuất giao tiền mặt cho Thủ quỹ (Thủ kho) theo bao, hòm nguyên niêm phong.

- Đối với phòng giao dịch: Cuối ngày làm việc, sau khi kiểm quỹ, Trưởng phòng Giao dịch, Kế toán trưởng và Thủ quỹ (hoặc những người được uỷ quyền, uỷ nhiệm) phải đóng tiền mặt vào các bao, hòm và ký tên trên niêm phong bao hòm để Thủ quỹ gửi vào kho KBNN tỉnh bảo quản.

Việc giao nhận với Ban quản lý kho KBNN tỉnh được thực hiện theo bao, hòm nguyên niêm phong.

Đầu giờ sáng ngày làm việc kế tiếp, Thủ quỹ nhận lại toàn bộ hoặc một số bao, hòm đã gửi hôm trước; Trưởng phòng Giao dịch, Kế toán trưởng (hoặc những người được uỷ quyền, uỷ nhiệm) kiểm tra niêm phong số bao, hòm đã nhận và giao lại cho Thủ quỹ để thực hiện giao dịch trong ngày.

Mỗi lần giao nhận tiền mặt giữa Thủ kho với Thủ quỹ hoặc đưa tiền mặt từ quầy giao dịch (hoặc Phòng Giao dịch) vào trong kho và ngược lại, Giám đốc, Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền, uỷ nhiệm) và Thủ kho (Thủ quỹ) phải ký trên Sổ theo dõi tiền mặt trong kho.

9.3. Trường hợp giao nộp tiền mặt cuối ngày từ các điểm thu về kho theo niêm phong chưa qua kiểm đếm:

Thủ quỹ bàn niêm phong bao, túi, hòm tiền mặt chưa kiểm đếm trước sự chứng kiến của Giám đốc, Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền, uỷ nhiệm), Thủ quỹ và Thủ kho.

Thủ quỹ căn cứ vào chứng từ nộp và bảng kê loại tiền để nhập số tiền của Thủ quỹ bàn vào sổ quỹ.

Thủ quỹ bàn giao toàn bộ số tiền đã niêm phong cho Thủ kho bảo quản trong kho trước sự chứng kiến của Giám đốc, Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền, uỷ nhiệm), Thủ quỹ. Thủ kho lập Biên bản giao nhận tiền thu theo túi niêm phong, thành phần gồm: Giám đốc, Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền, uỷ nhiệm), Thủ quỹ, Thủ kho và Thủ quỹ bàn thu tiền. Biên bản lập thành 04 bản: 01 bản gửi kế toán, 01 bản giao Thủ quỹ bàn thu tiền, 01 bản giao Thủ quỹ, 01 bản Thủ kho lưu.

Đầu giờ sáng ngày làm việc kế tiếp, Thủ kho giao lại bao, hòm niêm phong cho Thủ quỹ bàn thu tiền để giao nộp cho Thủ quỹ. Thủ quỹ có trách nhiệm kiểm đếm toàn bộ số tiền lẻ chưa đủ bó và nhận các bó đã niêm phong trước sự chứng kiến của Thủ quỹ bàn, Giám đốc, Kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền, uỷ nhiệm. Sau khi kiểm nhận xong, Thủ quỹ lập Biên bản kiểm đếm tiền mặt, thành phần gồm: Giám đốc, Kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền, uỷ nhiệm, Thủ quỹ, Thủ quỹ bàn thu tiền. Biên bản lập thành 04 bản: 01 bản gửi kế toán, 01 bản giao Thủ quỹ bàn thu tiền, 01 bản giao Thủ kho, 01 bản Thủ quỹ lưu.

9.4. Giao, nhận tiền mặt thu được trong ngày làm việc thứ 7 hàng tuần:

- Đối với những ngày giao dịch có số thu tiền mặt từ 50 triệu đồng trở lên, toàn bộ số tiền mặt đó phải được bảo quản trong kho theo đúng quy định.

- Đối với những ngày giao dịch có số thu tiền mặt dưới 50 triệu đồng không nhất thiết phải bảo quản trong kho, nhưng phải kiểm đếm, đối chiếu với các chứng từ thu, lập bảng kê các loại tiền thu và đưa tiền vào bảo quản trong két sắt có khóa số và niêm phong trong trụ sở cơ quan (trên niêm phong có chữ ký của cán bộ Kế toán và cán bộ Kho quỹ).

Đầu giờ làm việc ngày thứ hai, cán bộ Kho quỹ phải nộp lại toàn bộ số tiền thu được cho Thủ quỹ trước sự chứng kiến của Giám đốc và Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền, ủy nhiệm), Thủ quỹ tiến hành kiểm đếm và nhập quỹ theo quy định.

10. Giao nhận, kiểm đếm, đóng gói, niêm phong giấy tờ có giá (điểm 1- Điều 30):

Cán bộ đi nhận giấy tờ có giá phải có giấy giới thiệu của Lãnh đạo đơn vị, ghi rõ họ tên, chức vụ, số chứng minh thư. Khi nhận, phải kiểm tra kỹ tình trạng nguyên vẹn của các bao, bó (nếu nhận theo bao, bó nguyên niêm phong), kiểm đếm từng tờ, từng sêri (nếu nhận không đủ bó); ký nhận vào phiếu xuất kho sau khi nhận xong.

10.1. Nhận giấy tờ có giá từ Nhà in:

- KBNN nhận giấy tờ có giá từ Nhà in theo nguyên bao niêm phong. Khi nhận phải kiểm tra kỹ niêm phong, tình trạng bao giấy tờ có giá, nếu có sai sót yêu cầu Nhà in xử lý kịp thời.

- Trong quá trình xuất giao, kiểm đếm giấy tờ có giá, nếu phát hiện sai sót, Ban quản lý kho lập biên bản, kèm theo niêm phong của bao, bó giấy tờ có giá gửi KBNN để thông báo với Nhà in xử lý theo hợp đồng.

10.2. Giao nhận và kiểm đếm giấy tờ có giá trong nội bộ các đơn vị KBNN.

- Giao nhận:

Giao, nhận giấy tờ có giá trong nội bộ các đơn vị KBNN thực hiện theo bao, bó niêm phong. Trường hợp không đủ bó phải kiểm đếm từng tờ. Nếu phát hiện thừa, thiếu, lẫn loại, sai sêri, hư hỏng trong các bao, bó phải có biên bản kèm theo tờ niêm phong của các bao, bó đó gửi lên KBNN cấp trên để có cơ sở xử lý. Những tờ bị hư hỏng (in sai, rách, hỏng) phải gạch chéo (X) và cắt góc (góc trên bên phải, mỗi chiều khoảng 3 cm), bảo quản riêng trong hòm tôn có khoá và niêm phong chờ lệnh của KBNN.

- Kiểm đếm:

Trước khi nhập kho phải thành lập Ban kiểm nhận để kiểm đếm số giấy tờ có giá đã nhận, thành phần gồm:

Đối với KBNN Tỉnh:

+ Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền, uỷ nhiệm): Trưởng ban.

+ Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền, uỷ nhiệm): Thành viên

+ Trưởng phòng Kiểm tra, kiểm soát: Thành viên

+ Trưởng phòng Kho quỹ:  Thành viên

+ Trưởng phòng HC-TV-QT: Thành viên

+ Thủ kho, Thủ quỹ:  Thành viên

Đối với KBNN huyện:

+ Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền, uỷ nhiệm): Trưởng ban.

+ Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền, uỷ nhiệm): Thành viên

+ Thủ kho, Thủ quỹ:  Thành viên

Ban kiểm nhận có thể chỉ định thêm một số cán bộ tham gia kiểm đếm.

Trước khi tiến hành kiểm đếm phải xem xét kỹ tình trạng nguyên vẹn của bao, bó đã nhận (niêm phong, tình trạng bao, bó), sau đó mới mở bao, bó kiểm đếm số lượng tờ, kiểm tra sê ri, số thứ tự từng tờ. Người nào kiểm đếm người đó đóng gói, niêm phong; trên niêm phong phải có đầy đủ các yếu tố: Tên đơn vị, loại giấy tờ có giá; số lượng tờ (nếu là bó), số lượng bó, tờ (nếu là bao); ngày, tháng, năm niêm phong; họ tên, chữ ký người kiểm đếm, đóng bó niêm phong và các thành viên Ban kiểm nhận. Sau khi kiểm nhận phải lập 03 liên Biên bản có chữ ký xác nhận của các thành viên Ban kiểm nhận.

+ 01 liên đính kèm phiếu nhập kho của Kế toán.

+ 01 liên gửi KBNN cấp trên.

+ 01 liên Thủ kho lưu.

Đối với Trung tâm khu vực: Thực hiện nhập kho theo bao, bó nguyên niêm phong.

10.3. Xuất giấy tờ có giá cho Trung tâm Giao dịch chứng khoán, đại lý phát hành:

Trường hợp xuất giấy tờ có giá cho Trung tâm Giao dịch chứng khoán, đại lý phát hành phải tiến hành kiểm đếm từng tờ ngay tại trụ sở KBNN hoặc tại Trung tâm Giao dịch chứng khoán, đại lý phát hành (theo thoả thuận giữa hai bên). Sau khi giao nhận, gửi 01 liên Phiếu xuất kho cho KBNN.

10.4. Xuất giấy tờ có giá cho các bàn giao dịch:

- Xuất kho: Căn cứ đề nghị (bằng văn bản) của kế toán làm nhiệm vụ giao dịch tại bàn giao dịch (từ đây gọi là Kế toán bàn) đã được lãnh đạo duyệt, Kế toán nội bộ lập Phiếu xuất kho ghi rõ số lượng từng loại giấy tờ có giá. Thủ kho căn cứ Phiếu xuất kho, thực hiện xuất giấy tờ có giá cho Kế toán bàn.

- Tại bàn giao dịch: Kế toán các bàn giao dịch phải mở Sổ theo dõi tình hình sử dụng theo từng loại giấy tờ có giá.

+ Đối với các loại trái phiếu, công trái và biên lai thu phạt:

Hết giờ giao dịch trong ngày, Kế toán bàn, Thủ quỹ bàn phải đối chiếu có sự kiểm soát của Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền, uỷ nhiệm), đảm bảo số giấy tờ có giá còn lại cuối ngày khớp đúng với số tồn đầu ngày cộng với số nhận trong ngày (nếu có) trừ đi số đã sử dụng trong ngày; tổng số tiền thu được của các loại mệnh giá phải khớp đúng với số liệu trên Sổ kế toán và Sổ quỹ.

Sau khi đối chiếu đảm bảo khớp đúng, Thủ quỹ bàn, Kế toán bàn và Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền, uỷ nhiệm) phải ký vào Sổ theo dõi tình hình sử dụng giấy tờ có giá, đồng thời kế toán bàn bỏ toàn bộ số giấy tờ có giá trắng vào hòm tôn có khoá và niêm phong trước sự chứng kiến của Kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền, uỷ nhiệm, thủ quỹ bàn và làm thủ tục gửi kho. Đầu ngày làm việc kế tiếp, kế toán bàn nhận lại bao, hòm và kiểm tra niêm phong trước khi mở bao, hòm.

Đối với giấy tờ có giá hư hỏng phát sinh trong ngày giao dịch, Kế toán bàn phải gạch chéo (X), cắt góc (góc trên bên phải, mỗi chiều khoảng 3cm), ghi chữ huỷ bỏ và làm thủ tục nhập kho ngay trong ngày.

+ Đối với các loại giấy tờ có giá khác: Cán bộ nào được giao quản lý phải tự bảo quản an toàn tại nơi làm việc và chịu trách nhiệm về số tài sản được giao.

- Cuối tháng, cùng với việc kiểm kê kho, Hội đồng kiểm kê tiến hành kiểm kê thực tế số giấy tờ có giá của các bàn giao dịch và số tồn kho thực tế; đối chiếu với sổ sách kho quỹ và kế toán, đảm bảo số liệu khớp đúng.

- Cuối mỗi đợt phát hành (đối với trái phiếu, công trái) và cuối năm (đối với tất cả các loại giấy tờ có giá) kế toán làm thủ tục nhập kho số giấy tờ có giá còn lại của các bàn và tiến hành kiểm kê theo quy định.

10.5. Giấy tờ có giá hư hỏng, rách nát, hết hạn sử dụng phải được quản lý chặt chẽ và thực hiện tiêu huỷ theo đúng quy định tại Quyết định số 538 TC/QĐ/KBNN ngày 01/8/1997 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Quy chế tiêu huỷ ấn chỉ đặc biệt rách nát, hư hỏng hết hạn sử dụng của KBNN.

10.6. Đối với Biên lai thu phạt:

Biên lai thu phạt là loại giấy tờ có giá, phải được bảo quản, quản lý, sử dụng theo đúng các quy định của Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế và hướng dẫn tại văn bản này.

11. Sắp xếp, bảo quản tại quầy giao dịch (Điều 31):

11.1. Trong giờ làm việc, toàn bộ tiền mặt, giấy tờ có giá phải được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp theo từng loại trong các hòm, két sắt và bảo quản tại nơi làm việc ở cơ quan. Trường hợp phải ra ngoài quầy giao dịch thì phải niêm phong két và khóa két bằng mã số, chìa định vị. Tuyệt đối không được phép mang tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý ra ngoài trụ sở khi không có giấy tờ hợp pháp, hợp lệ.

Trong giờ nghỉ trưa, toàn bộ tiền mặt, giấy tờ có giá tại quầy giao dịch trong trụ sở KBNN phải được bảo quản trong két sắt niêm phong khóa bằng mã số, chìa định vị hoặc đưa vào hòm tôn có khóa, niêm phong bảo quản trong kho tiền; tại các điểm giao dịch ngoài trụ sở cơ quan toàn bộ tiền mặt, giấy tờ có giá phải được bảo quản trong két sắt niêm phong, khóa bằng mã số, chìa định vị và bố trí cán bộ trực để bảo vệ.

11.2. Cán bộ thu, chi tiền mặt được giao trách nhiệm quản lý két sắt giao dịch phải có trách nhiệm bảo quản an toàn chìa khoá két sắt sử dụng hàng ngày tại nơi làm việc trong trụ sở cơ quan; chìa khoá két dự phòng làm thủ tục gửi bảo quản trong kho tiền. Cán bộ sử dụng két giao dịch phải tự đặt mã số riêng cho mình (không dùng mã số xuất xưởng).

Mỗi lần bàn giao két sắt giao dịch, người bàn giao phải xoá mã số, người nhận bàn giao phải tự mình cài đặt mã số của mình. Tuyệt đối không sử dụng chung mã số.

12. Phương tiện vận chuyển tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý (điểm 9 - Điều 32):

12.1. Vận chuyển tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý giữa các đơn vị KBNN phải bằng ô tô chuyên dùng.

Trường hợp sử dụng phương tiện vận chuyển khác như: Tàu hoả, máy bay, xuồng máy... người có quyền ra lệnh điều chuyển phải chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện, đảm bảo an toàn tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý.

12.2. Vận chuyển tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý từ các điểm giao dịch hoặc từ Ngân hàng về trụ sở KBNN tỉnh, huyện và ngược lại, nếu không có xe ô tô phải vận chuyển bằng phương tiện khác thì Giám đốc KBNN tỉnh, huyện phải có biện pháp đảm bảo an toàn tài sản trong quá trình vận chuyển.

13. Sổ nghiệp vụ và báo cáo kho, quỹ (Điều 34):

13.1. Các loại sổ nghiệp vụ kho, quỹ:

- Đối với kho:

+ Sổ theo dõi nhập, xuất giấy tờ có giá (mẫu số 01a).

+ Sổ theo dõi nhập, xuất giấy tờ có giá hỏng (mẫu số 01b).

+ Sổ theo dõi nhập, xuất tài sản quý (mẫu số 02).

+ Sổ gửi kho giấy tờ có giá (mẫu số 03).

+ Sổ theo dõi tiền mặt gửi kho theo bao, hòm niêm phong (mẫu số 04a, 04b).

+ Sổ theo dõi nhập - xuất tiền giả (mẫu số 05).

+ Thẻ kho (mẫu số 06).

+ Sổ bàn giao chìa khoá kho (mẫu số 07).

+ Sổ theo dõi vào ra kho (mẫu số 08).

- Đối với quầy giao dịch:

+ Sổ quỹ tiền mặt (mẫu số 09).

+ Sổ thu (sổ chi) các loại tiền (mẫu số 10).

+ Sổ giao nhận tiền mặt tại quầy giao dịch (mẫu số 11).

+ Sổ theo dõi trả lại tiền khách hàng nộp thừa (mẫu số 12).

+ Sổ theo dõi thu giữ tiền giả (mẫu số 13).

+ Sổ kiểm quỹ tiền mặt (mẫu số 14).

13.2. Nguyên tắc ghi sổ nghiệp vụ kho, quỹ:

- Số liệu ghi vào sổ nghiệp vụ kho, quỹ phải căn cứ vào chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ hoặc những quy định cụ thể trong văn bản này.

- Đối với chứng từ thu, phiếu nhập, sau khi nhận xong tiền, tài sản mới ghi sổ. Đối với chứng từ chi, phiếu xuất, sau khi chuẩn bị xong tiền, tài sản phải ghi sổ trước khi giao tiền, tài sản.

- Số liệu trong sổ nghiệp vụ kho, quỹ phải khớp đúng với số liệu trên sổ kế toán.

- Số liệu trong sổ nghiệp vụ kho, quỹ phải ghi chính xác, đầy đủ, kịp thời, rõ ràng, không tẩy xoá, chữa số, viết đè hoặc xé bỏ. Nếu số liệu ghi sai thì sửa chữa theo phương pháp: Gạch một nét trên số sai, sao cho vẫn đọc được số sai, ghi số đúng lên trên hoặc bên cạnh và ký tên xác nhận việc sửa chữa.

13.3. Mở sổ:

Các loại sổ nghiệp vụ kho, quỹ được sử dụng theo mẫu quy định.

- Mặt ngoài bìa ghi:

+ Tên sổ.

+ Tên KBNN.

+ Quyển số: Ghi theo thứ tự 01 năm.

- Mặt trong ghi:

+ Ngày bắt đầu và ngày hết sổ.

+ Tổng số trang sổ (không kể bìa).

Giám đốc KBNN ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu xác nhận.

- Các trang sổ: Phải đánh số thứ tự, hai trang liền kề nhau phải đóng dấu giáp lai.

13.4. Căn cứ ghi sổ:

Đối với kho:

- Sổ theo dõi nhập, xuất giấy tờ có giá (Mẫu số 01a):

+ Dùng cho Thủ kho ghi chép tình hình xuất, nhập, tồn kho giấy tờ có giá hàng ngày. Tuỳ theo số lượng các loại giấy tờ có giá để mở riêng mỗi loại một quyển sổ hoặc mở ghép một số loại vào một quyển sổ.

+ Căn cứ ghi sổ: Khi nhập kho phải căn cứ vào phiếu nhập kho. Sau khi nhập đủ, đúng số lượng, sêri mới ghi sổ. Khi xuất kho phải căn cứ vào phiếu xuất kho. Sau khi kiểm tra đầy đủ các yếu tố ghi trên chứng từ, Thủ kho tiến hành ghi sổ trước, xuất giấy tờ có giá sau.

- Sổ theo dõi nhập, xuất giấy tờ có giá hỏng (Mẫu số 01b):

+ Dùng cho Thủ kho ghi chép tình hình xuất, nhập, tồn kho các loại giấy tờ có giá bị hư hỏng, rách nát hàng ngày.

+ Căn cứ ghi sổ: Khi nhập kho phải căn cứ vào phiếu nhập kho giấy tờ có giá hư hỏng, rách nát. Sau khi nhập đủ, đúng số lượng, sêri mới ghi sổ. Khi xuất kho phải căn cứ vào phiếu xuất kho giấy tờ có giá hư hỏng, rách nát. Sau khi kiểm tra đầy đủ các yếu tố ghi trên chứng từ, Thủ kho tiến hành ghi sổ trước, xuất giấy tờ có giá hỏng sau.

- Sổ theo dõi nhập, xuất tài sản quý (Mẫu số 02):

+ Dùng cho Thủ kho ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn các loại tài sản quý. Mỗi loại tài sản quý mở một quyển sổ. Trong sổ mở riêng các trang để theo dõi chi tiết cho từng loại tài sản.

+ Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất để phản ánh vào sổ theo dõi, ghi rõ ngày tháng năm, số phiếu xuất, nhập, diễn giải nội dung phát sinh, số lượng bao, bó, trọng lượng nhập, xuất, tồn kho. Sau mỗi lần xuất, nhập, Thủ kho phải xác định số dư đối chiếu với sổ kế toán.

- Sổ gửi kho giấy tờ có giá (Mẫu 03):

+ Dùng cho Thủ kho phản ánh từng lần giao nhận giấy tờ có giá theo bao, hòm niêm phong với Kế toán bàn, Thủ quỹ bàn.

+ Căn cứ vào thực tế số lượng bao, hòm khi giao nhận.

- Sổ theo dõi tiền mặt giao dịch trong kho (Mẫu 04a và 04b):

Mẫu số 04a:

+ Dùng để phản ánh việc giao nhận tiền mặt giữa kho KBNN tỉnh và Phòng Giao dịch hoặc dùng cho các đơn vị bố trí Thủ kho và Thủ quỹ riêng biệt để theo dõi việc giao nhận tiền mặt theo bao, hòm niêm phong giữa Thủ kho và Thủ quỹ trước sự chứng kiến của Giám đốc, Kế toán trưởng (hoặc những người được uỷ quyền, uỷ nhiệm).

+ Sau từng lần giao nhận, Thủ kho phản ánh vào Sổ theo dõi tiền mặt giao dịch trong kho: ngày, tháng; thời gian; số lượng bao, hòm và tổng số tiền giao nhận; số lượng bao, hòm và tổng số tiền còn lại; chữ ký của người giao, người nhận và Giám đốc, Kế toán trưởng (hoặc những người được uỷ quyền, uỷ nhiệm).

Mẫu số 04b:

+ Dùng cho các đơn vị bố trí Thủ kho kiêm Thủ quỹ để theo dõi việc Thủ kho (Thủ quỹ) đưa tiền mặt vào trong kho và lấy tiền mặt ra giao dịch theo bao, hòm niêm phong trước sự chứng kiến của Giám đốc, Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền, uỷ nhiệm).

+ Sau từng lần đưa tiền mặt vào kho và lấy tiền mặt ra giao dịch, Thủ kho (Thủ quỹ) phản ánh vào Sổ theo dõi tiền mặt giao dịch trong kho: ngày tháng; thời gian; số lượng bao, hòm và tổng số tiền đưa vào, lấy ra; số lượng bao, hòm và tổng số tiền còn lại; chữ ký của Giám đốc, Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền, uỷ nhiệm) và Thủ kho (Thủ quỹ).

- Sổ theo dõi nhập xuất tiền giả (Mẫu số 05):

+ Dùng cho Thủ kho theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn các loại tiền giả.

+ Căn cứ vào Phiếu nhập kho, xuất kho tiền giả để ghi sổ.

- Thẻ kho (Mẫu số 06):

+ Thẻ kho được mở để theo dõi sự biến động của giấy tờ có giá, tài sản quý bảo quản trong kho. Không dùng thẻ kho để theo dõi các loại giấy tờ có giá gửi kho theo bao, hòm niêm phong cuối ngày.

+ Thẻ kho dùng tờ rời, mỗi loại giấy tờ có giá, tài sản quý theo dõi riêng từng thẻ kho. Thẻ kho được đặt trên mỗi loại tài sản để tiện theo dõi, đối chiếu.

+ Căn cứ vào từng lần xuất nhập thực tế, Thủ kho phản ảnh chi tiết vào thẻ kho.

- Sổ bàn giao chìa khoá kho tiền (Mẫu số 07):

+ Dùng cho Thủ kho theo dõi việc bàn giao chìa khoá kho. Thủ kho mở 01 quyển dùng chung cho Ban quản lý kho. Sổ được bảo quản theo chế độ bảo mật hiện hành.

+ Từng lần bàn giao chìa khoá kho của các đối tượng tham gia quản lý, người giao, người nhận phải trực tiếp ghi vào sổ bàn giao chìa khoá: Ngày, tháng, năm; nội dung bàn giao (ghi rõ số lượng, số hiệu chìa khoá); chữ ký người giao, người nhận và lãnh đạo đơn vị.

- Sổ theo dõi vào - ra kho (Mẫu số 08):

+ Sổ theo dõi vào - ra kho tiền do Thủ kho bảo quản và ghi chép.

+ Mỗi lần vào, ra kho, từng người phải đăng ký vào Sổ theo dõi vào - ra kho, ghi rõ các nội dung vào sổ và ký xác nhận.

Đối với quầy giao dịch:

- Sổ quỹ tiền mặt (Mẫu số 09):

+ Dùng cho Thủ quỹ ghi chép tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt hàng ngày của quỹ tiền mặt theo thứ tự thời gian và diễn giải theo nội dung hoạt động kinh tế.

+ Sổ quỹ tiền mặt ghi theo thứ tự các chứng từ thu, chi tiền mặt. Trường hợp, cuối ngày tiền mặt nhận từ các điểm thu, chi về nhập quỹ Trung tâm có thể căn cứ vào bảng kê để thực hiện hạch toán tổng số tiền. Cuối mỗi ngày phải khoá sổ, xác định tồn quỹ, đối chiếu khớp đúng với số liệu kế toán. Giám đốc, Kế toán trưởng hoặc những người được uỷ quyền, uỷ nhiệm và Thủ quỹ ký xác nhận tồn quỹ.

Cộng sổ cuối ngày: Kẻ một đường thẳng chạy ngang hết các cột (sát dòng ghi chứng từ cuối cùng trong ngày), sau đó ghi:

Dòng thứ nhất: Cộng trong ngày, cộng số tiền từng cột thu, chi trong ngày.

Dòng thứ hai: Tồn quỹ hôm trước, số tiền ghi ở cột thu.

Dòng thứ ba: Tồn quỹ hôm nay, số tiền ghi ở cột chi.

Dòng thứ tư: Cân đối giữa cột thu và cột chi ghi dưới dòng gạch ngang hết sổ.

Dòng thứ năm: Ghi số tiền tồn quỹ ngày (bằng chữ).

Hết 1 ngày, gạch một đường thẳng chạy ngang hết các cột.

- Sổ thu (sổ chi) các loại tiền (Mẫu số 10):

+ Dùng cho Kiểm ngân phản ánh tình hình thu, chi từng món theo từng loại tiền.

+ Số liệu ghi chép: Căn cứ vào chứng từ thu tiền, chứng từ chi tiền và bảng kê phân loại tiền nộp, lĩnh để ghi chi tiết ngày, tháng, đơn vị nộp, lĩnh, tổng số tiền và chi tiết từng loại tiền mặt.

+ Cuối ngày, cộng trên sổ thu, sổ chi các món đã thu, chi trong ngày theo từng loại tiền. Cuối tháng, cộng số luỹ kế theo tháng.

- Sổ giao nhận tiền mặt tại quầy giao dịch (Mẫu số 11):

Dùng cho Thủ quỹ phản ánh từng lần giao nhận tiền mặt giữa Thủ quỹ với các bộ phận thu, chi theo từng món, chi tiết từng loại tiền và có chữ ký xác nhận của người giao và người nhận.

- Sổ theo dõi trả tiền khách hàng nộp thừa (Mẫu số 12):

Dùng cho Kiểm ngân ghi chép từng lần trả lại cho khách hàng nộp tiền thừa. Mỗi quầy giao dịch mở 01 quyển sổ để theo dõi việc trả tiền thừa cho khách hàng.

- Sổ theo dõi thu giữ tiền giả (Mẫu số 13):

+ Dùng cho Kiểm ngân theo dõi chi tiết tình hình thu giữ tiền giả.

+ Căn cứ vào biên bản thu giữ tiền giả để ghi sổ.

- Sổ kiểm quỹ tiền mặt (Mẫu số 14):

+ Dùng cho Thủ quỹ ghi chép, phản ánh toàn bộ công việc kiểm quỹ cuối ngày.

+ Sau khi kiểm quỹ phải tiến hành đối chiếu số thực tế với số liệu kế toán và số liệu trong sổ quỹ. Nếu chênh lệch (không phải do tiền lẻ trong giao dịch) phải lập biên bản, xác định rõ nguyên nhân và xử lý theo quy định.

Kết thúc công việc kiểm quỹ, Giám đốc, Kế toán trưởng, Thủ quỹ phải ký xác nhận vào Sổ kiểm quỹ.

13.5. Bảo quản sổ nghiệp vụ kho, quỹ:

Sổ nghiệp vụ kho, quỹ thuộc cán bộ nào sử dụng, cán bộ đó chịu trách nhiệm bảo quản tại nơi làm việc của mình.

13.6. Các loại báo cáo kho, quỹ:

- Yêu cầu về lập báo cáo kho, quỹ:

+ Lập theo đúng mẫu biểu quy định.

+ Số liệu báo cáo phải kịp thời, chính xác, khớp đúng với số liệu trên các sổ nghiệp vụ kho quỹ và kế toán.

+ Ký và ghi rõ họ tên theo đúng thành phần quy định của mẫu biểu.

- Các loại báo cáo kho, quỹ:

+ Báo cáo thống kê thu, chi các loại tiền (Mẫu số 15a và 15b):

Áp dụng: Mẫu số 15a áp dụng đối với KBNN tỉnh, mẫu số 15b áp dụng đối với KBNN huyện và Phòng Giao dịch.

Thời gian gửi: Mỗi quý một lần.

KBNN huyện và Phòng Giao dịch gửi báo cáo về KBNN tỉnh mỗi quý 01 lần vào trước ngày 05 của tháng đầu quý sau.

KBNN tỉnh tổng hợp số liệu báo cáo của các đơn vị trực thuộc gửi báo cáo về KBNN trước ngày 10 của tháng đầu quý sau.

Căn cứ lập: Số liệu kiểm kê quỹ tiền mặt đầu tháng, cuối tháng và số liệu thu, chi tiền mặt trên Sổ thu (chi) các loại tiền.

+ Báo cáo tình hình thu giữ tiền giả (Mẫu số 16):

Áp dụng: Đối với các KBNN tỉnh, huyện.

Thời gian gửi: Mỗi tháng một lần.

KBNN huyện gửi báo cáo về KBNN tỉnh trước ngày 5 của tháng sau.

KBNN tỉnh tổng hợp số liệu báo cáo của các đơn vị trực thuộc gửi báo cáo về KBNN trước ngày 10 của tháng sau.

Căn cứ lập: Số liệu trên sổ theo dõi thu giữ tiền giả.

+ Báo cáo trả lại tiền thừa cho khách hàng (Mẫu số 17a, 17b):

Áp dụng: Mẫu 17a áp dụng cho KBNN huyện, mẫu 17b áp dụng cho KBNN tỉnh.

Thời gian gửi: Mỗi quý một lần.

KBNN huyện lập và gửi báo cáo về KBNN tỉnh chậm nhất vào ngày 05 tháng đầu quý sau.

KBNN tỉnh tổng hợp báo cáo gửi về KBNN chậm nhất vào ngày 10 tháng đầu quý sau.

Căn cứ lập: Số liệu trên Sổ theo dõi trả tiền khách hàng nộp thừa.

+ Báo cáo chi tiết tình hình nhập, xuất giấy tờ có giá KBNN giao Trung tâm khu vực quản lý hộ (Mẫu số 18):

Áp dụng: Đối với các Trung tâm khu vực.

Thời gian gửi: Cuối mỗi đợt phát hành (đối với trái phiếu, công trái) và cuối năm (đối với tất cả các loại giấy tờ có giá).

Các Trung tâm khu vực gửi báo cáo về bạc Nhà nước chậm nhất sau 20 ngày dừng phát hành và ngày 20/1 năm sau.

Căn cứ lập: Căn cứ vào số liệu nhập, xuất trái phiếu, công trái và các loại giấy tờ có giá khác.

+ Báo cáo chi tiết tình hình sử dụng giấy tờ có giá (Mẫu số 19):

Áp dụng: Đối với KBNN tỉnh, huyện.

Thời gian gửi: Cuối mỗi đợt phát hành (đối với công trái, trái phiếu) và cuối năm (đối với các loại giấy tờ có giá khác).

KBNN huyện gửi báo cáo về KBNN tỉnh chậm nhất sau 10 ngày dừng phát hành và ngày 10/1 của năm sau.

KBNN tỉnh tổng hợp số liệu báo cáo của các đơn vị trực thuộc gửi báo cáo về KBNN chậm nhất sau 20 ngày dừng phát hành và ngày 20/1 của năm sau.

Căn cứ lập: Căn cứ vào số liệu nhập, xuất và kiểm kê từng loại giấy tờ có giá.

Lưu ý: Báo cáo riêng theo từng loại giấy tờ có giá.

+ Báo cáo thống kê phương tiện chuyên dùng kho, quỹ (Mẫu số 20):

Áp dụng: KBNN tỉnh.

Thời gian gửi: Mỗi năm 01 lần.

KBNN tỉnh gửi báo cáo KBNN vào trước ngày 30/9 hàng năm. Báo cáo ghi rõ nhu cầu cần trang bị phương tiện kho, quỹ trong năm tới để KBNN lập kế hoạch trang bị cho toàn hệ thống.

Căn cứ lập: Số liệu kết quả kiểm kê vật tư hiện có của đơn vị, sổ theo dõi tài sản kho, quỹ và dự kiến nhu cầu trang bị năm tới.

+ Báo cáo kết quả kiểm tra kho, quỹ:

Áp dụng: KBNN tỉnh.

Thời gian gửi: Mỗi quý 01 lần, chậm nhất vào ngày 10 của tháng đầu quý sau.

Căn cứ lập: Số liệu chi tiết trên biên bản kiểm tra kho, quỹ đối với từng KBNN trực thuộc.

+ Báo cáo sơ kết và tổng kết năm về hoạt động kho, quỹ:

Áp dụng: KBNN tỉnh.

Thời gian gửi: Báo cáo sơ kết 06 tháng gửi về KBNN trước ngày 5/7. Báo cáo tổng kết năm gửi về KBNN trước ngày 15/1 của năm sau.

Căn cứ lập: Tình hình hoạt động kho, quỹ của các đơn vị trực thuộc thể hiện trên các mặt thu, chi tiền mặt, chấp hành chế độ kho, quỹ, thu giữ tiền giả, trả tiền thừa...

Mẫu các loại sổ nghiệp vụ và báo cáo kho, quỹ đính kèm công văn này.

13.7. Thời hạn bảo quản:

Các loại hồ sơ, chứng từ, báo cáo, sổ nghiệp vụ kho quỹ được lưu giữ 01 năm tại Phòng Kho quỹ, Phòng Giao dịch (đối với KBNN tỉnh), bộ phận kho quỹ (đối với KBNN huyện), sau đó được giao nộp vào lưu trữ cơ quan và bảo quản theo quy định tại Quyết định số 5270/QĐ-BTC ngày 30/12/2005 của Bộ Tài chính ban hành bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu và Quyết định số 225/QĐ-KBNN ngày 18/4/2007 của Tổng Giám đốc KBNN về việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của KBNN tỉnh, huyện.

Lưu ý:

Khi ứng dụng chương trình tin học, các loại sổ đều dùng hình thức sổ tờ rời, mỗi trang sổ đánh số thứ tự theo ngày (nếu tài sản kiểm kê hàng ngày), đánh số thứ tự liên tục trong tháng (nếu tài sản kiểm kê cuối tháng), đánh số thứ tự liên tục trong 01 năm với các loại tài sản khác.

Các loại Sổ quỹ, Sổ kiểm quỹ, Sổ thu tiền, Sổ chi tiền trên mỗi trang sổ do máy tính tự động cung cấp, phải có đầy đủ chữ ký theo quy định, đóng dấu xác nhận sự chính xác của số trang sổ và các số liệu trên trang sổ, thay cho việc đánh số trang, đóng dấu giáp lai và ký xác nhận trên tờ bìa và từng trang sổ theo phương pháp ghi chép bằng tay. Không được sửa chữa số liệu trên trang sổ bằng bất kỳ hình thức nào. Việc bảo mật thông tin, quản lý sổ sách, đĩa từ ghi lưu các số liệu có liên quan khi sử dụng và đưa vào kho lưu trữ theo chế độ hiện hành.

Cuối tháng, các trang sổ được đóng thành 01 tập và lưu theo chế độ quy định.

14. Kiểm kê tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý cuối ngày (Điều 35):

14.1. Đối với tiền mặt:

- Khi kết thúc ngày làm việc, Giám đốc (Trưởng phòng Giao dịch), Kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền, uỷ nhiệm phải thực hiện kiểm kê tồn quỹ tiền mặt thực tế cuối ngày. Giám đốc (Trưởng phòng Giao dịch) có thể huy động một số cán bộ, nhân viên giúp việc thực hiện kiểm kê.

- Đối với tiền mặt còn nguyên niêm phong, các thành viên phải trực tiếp xem xét việc đóng bó, niêm phong. Đối với tiền mặt chưa đóng bó, niêm phong theo quy định phải kiểm đếm từng tờ. Khi xét thấy cần thiết phải mở một số bó hoặc tất cả các bó để kiểm đếm từng tờ. Kiểm đếm xong, phải đóng bó, niêm phong đúng quy định.

- Đối chiếu số liệu thực tế đã kiểm kê với số dư trên sổ quỹ, sổ kế toán; nếu có chênh lệch giữa tiền mặt thực tế so với sổ sách thì phải tìm nguyên nhân và xử lý theo đúng quy định.

- Kiểm kê xong, Giám đốc (Trưởng phòng Giao dịch), Kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền, ủy nhiệm và Thủ quỹ phải ký trên Sổ quỹ, Sổ kế toán và Sổ kiểm quỹ.

14.2. Đối với giấy tờ có giá: Thực hiện theo hướng dẫn tại điểm 10.4 văn bản này. Trong ngày giao dịch, nếu có phát sinh xuất, nhập giấy tờ có giá (có phiếu xuất, nhập kho) thì cuối ngày, Ban quản lý kho thực hiện việc kiểm kê loại giấy tờ có giá đó và ký xác nhận trên sổ theo dõi nhập, xuất giấy tờ có giá và sổ kế toán.

14.3. Đối với tài sản quý: Thực hiện việc kiểm kê kho cuối ngày như đối với giấy tờ có giá (nếu có phát sinh nhập, xuất).

15. Kiểm kê định kỳ kho tiền (Điều 36):

15.1. Kiểm kê hàng tháng:

- Nội dung: Kiểm kê toàn bộ tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý.

- Thời điểm kiểm kê: Tiến hành vào cuối ngày làm việc cuối cùng của tất cả các tháng trong năm.

15.2. Kiểm tra và kiểm kê định kỳ 6 tháng/1 lần:

- Nội dung: Kiểm tra toàn diện công tác đảm bảo an toàn kho quỹ và kiểm kê toàn bộ tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý.

- Thời điểm: Thực hiện 6 tháng/01 lần vào thời điểm 0 giờ ngày 01/01 và 01/7 hàng năm.

16. Khen thưởng (điểm 1- Điều 41 ):

16.1. Bộ trưởng Bộ Tài chính khen thưởng cho những cán bộ có thành tích:

- Trả lại tiền khách hàng nộp thừa từ 40.000.000đ/món trở lên hoặc trong năm công tác, một cán bộ có nhiều lần trả lại tiền thừa cho khách hàng và tổng số tiền thừa các lần trả lại từ 40.000.000đ trở lên;

- Phát hiện và thu giữ tiền giả từ 20 tờ/01 món trở lên hoặc có thành tích xuất sắc trong việc phối hợp với lực lượng Công an bắt giữ tội phạm tiền giả.

16.2. Tổng Giám đốc KBNN khen thưởng cho những cán bộ có thành tích:

- Trả lại tiền khách hàng nộp thừa từ 10.000.000đ đến dưới 40.000.000đ/món;

- Phát hiện và thu giữ tiền giả từ 05 tờ đến dưới 20 tờ/01 món.

Hồ sơ đề nghị khen thưởng gồm:

- Đối với thành tích trả lại tiền khách hàng nộp thừa:

+ Văn bản của KBNN tỉnh đề nghị Tổng Giám đốc KBNN khen thưởng.

+ Biên bản trả lại tiền khách hàng nộp thừa.

+ Bản tường trình của cán bộ trực tiếp trả lại món tiền khách hàng nộp thừa (có xác nhận của lãnh đạo KBNN nơi công tác).

+ Văn bản gửi cho đơn vị có tiền nộp thừa (đối với trường hợp khách hàng nộp tiền của cơ quan, đơn vị và tập thể).

- Đối với thành tích phát hiện và thu giữ tiền giả:

+ Văn bản của Giám đốc KBNN tỉnh đề nghị khen thưởng cho cá nhân có thành tích phát hiện, thu giữ tiền giả.

Đối với trường hợp có thành tích xuất sắc phối hợp với lực lượng Công an bắt giữ tội phạm tiền giả phải có xác nhận của cơ quan Công an trong văn bản đề nghị khen thưởng.

+ Biên bản thu giữ tiền giả.

+ Bản tường trình của cán bộ trực tiếp phát hiện và thu giữ tiền giả.

Trong thời hạn 20 ngày làm việc (kể từ ngày phát sinh sự việc), KBNN tỉnh gửi hồ sơ đề nghị khen thưởng nêu trên về KBNN để xem xét làm thủ tục khen thưởng (hoặc trình Bộ tài chính khen thưởng).

- Giám đốc KBNN tỉnh chịu trách nhiệm kiểm tra tính chính xác về hồ sơ khen thưởng thành tích: trả lại tiền thừa cho khách hàng; phát hiện và thu giữ tiền giả.

16.3. Căn cứ vào tình hình thực tế tại đơn vị, Giám đốc KBNN tỉnh chủ động xây dựng cơ chế khen thưởng cho cán bộ, công chức thuộc thẩm quyền có thành tích trả lại tiền khách hàng nộp thừa; thành tích phát hiện và thu giữ tiền giả dưới mức quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính và Tổng Giám đốc KBNN khen.

17. Xử lý đối với cá nhân gây ra thiếu, mất tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý (Điều 42):

- Giao Giám đốc KBNN tỉnh xem xét, xử lý đối với trường hợp thừa, thiếu, mất tiền mặt có giá trị dưới 50 triệu đồng do các lỗi sơ suất trong kiểm đếm, giao nhận, bảo quản. Sau khi xử lý phải có báo cáo kết quả về KBNN. Trường hợp thừa, thiếu mất tiền từ 50 triệu đồng trở lên phải báo cáo KBNN xem xét, giải quyết.

- Trường hợp phát hiện có tiền giả trong kho quỹ KBNN, phải xác định nguyên nhân, quy trách nhiệm; người có tên trên niêm phong bó tiền có tiền giả ngoài việc phải chịu trách nhiệm bồi hoàn đủ giá trị thiếu mất còn có thể bị xem xét xử lý hành chính tuỳ theo mức độ vi phạm, trường hợp nghiêm trọng sẽ bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

- Mọi trường hợp thiếu, mất tiền mặt (trừ trường hợp tiền lẻ phát sinh trong giao dịch), giấy tờ có giá, tài sản quý trong kho tiền, ở quầy giao dịch và trên đường vận chuyển phải báo cáo ngay KBNN (Ban Kho quỹ) chậm nhất trong 24 giờ kể từ khi xảy ra vụ việc.

18. Chương trình ứng dụng Tin học vào công tác quản lý kho quỹ:

Các quy trình nghiệp vụ kho quỹ ứng dụng chương trình tin học được thực hiện theo Quyết định số 272/QĐ-KBNN ngày 9/4/2009 của Tổng Giám đốc KBNN về việc ban hành Quy trình quản lý các nghiệp vụ kho quỹ trên máy tính trong hệ thống KBNN.

Văn bản này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Công văn số 1188/KB/NQ ngày 29/7/2004 của KBNN về việc hướng dẫn thực hiện chế độ quản lý tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý; Công văn số 1703 KB/KQ ngày 27/10/2004 của KBNN về việc sửa đổi bổ sung Công văn 1188 KB/KQ ngày 29/7/2004 của KBNN về việc hướng dẫn thực hiện chế độ quản lý tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý và các văn bản khác có nội dung trái với văn bản này.

Trong quá trình thực hiện nếu còn vướng mắc báo cáo KBNN (Ban Kho quỹ) để thống nhất giải quyết./.