Công văn 11557/CT-TTHT năm 2015 về sử dụng hóa đơn không theo thứ tự do Cục thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành

Kính gửi: Công ty cổ phần Bibica
Địa chỉ: 443 Lý Thường Kiệt, Phường 8, Quận Tân Bình
Mã số thuế: 3600363970

Trả lời văn bản số 003825/CV/2015-BBC ngày 21/10/2015 của Công ty về sử dụng hóa đơn, Cục Thuế TP có ý kiến như sau:

Căn cứ Thông tư số 10/2014/TT-BTC ngày 17/01/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn về xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn;

Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:

+ Tại Khoản 2 Điều 8 quy định về tạo hóa đơn đặt in:

“...Tổ chức kinh doanh đặt in hóa đơn phải in sẵn tên, mã số thuế vào tiêu thức “tên, mã số thuế người bán” trên tờ hóa đơn.

Trường hợp tổ chức kinh doanh đặt in hóa đơn cho các đơn vị trực thuộc thì tên tổ chức kinh doanh phải được in sẵn phía trên bên trái của tờ hóa đơn. Các đơn vị trực thuộc đóng dấu hoặc ghi tên, mã số thuế, địa chỉ vào tiêu thức “tên, mã số thuế, địa chỉ người bán hàng” để sử dụng....”

+ Tại Khoản 4 Điều 9 quy định về phát hành hóa hóa đơn của tổ chức kinh doanh:

“...Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng khai thuế giá trị gia tăng riêng thì từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh phải gửi Thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng tổ chức thực hiện khai thuế giá trị gia tăng cho đơn vị trực thuộc, chi nhánh thì đơn vị trực thuộc, chi nhánh không phải Thông báo phát hành hóa đơn...,”

+ Tại Khoản 1d Điều 16 quy định nguyên tắc lập hóa đơn:

“Hóa đơn được lập theo ‘thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp bán hàng hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm cùng sử dụng hình thức hóa đơn đặt in có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống thì tổ chức kinh doanh phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng hóa đơn cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở nhận ủy nhiệm.

Các đơn vị trực thuộc, cơ sở nhận ủy nhiệm phải sử dụng hóa đơn theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số hóa đơn được phân chia....”

+ Tại Khoản 3 Điều 29 quy định về hủy hóa đơn của tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh:

“a) Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.

b) Tổ chức kinh doanh phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức.

Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi hủy hóa đơn.

c) Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

d) Hồ sơ hủy hóa đơn gồm:

- Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;

- Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);

- Biên bản hủy hóa đơn;

- Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số... đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy (mẫu số I 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).

Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành hai (02) bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.”

Trường hợp ngày 16/7/2015, Công ty đã thông báo phát hành và đưa vào sử dụng 25.000 số hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), mẫu số 01GTKT3/001, ký hiệu AA/15P từ số 0001001 đến số 0026000. Trong quá trình sử dụng phát hiện số hóa đơn này bị lỗi, không phù hợp với phần mềm kế toán Công ty đang sử dụng dẫn đến không thể in liên tục. Nếu Công ty không tiếp tục sử dụng số hóa đơn còn lại thì thực hiện các thủ tục hủy hóa đơn theo quy định tại Điều 29 Thông tư số 39/2014/TT- BTC.

Trường hợp trong năm 2014, Công ty có phân bổ 30.000 số hóa đơn GTGT, mẫu số 01GTKT3/001, ký hiệu AA/14P từ số 0000001 đến số 0030000 cho Nhà máy Bibica Biên Hòa, là đơn vị hạch toán phụ thuộc của Công ty, trực tiếp kê khai, nộp thuế GTGT thì hóa đơn đặt in Công ty phải tạo theo hướng dẫn tại Khoản 2 Điều 8 Thông tư số 39/2014/TT-BTC và Nhà máy phải trực tiếp lập thông báo phát hành hóa đơn để sử dụng theo quy định tại Khoản 4 Điều 9 Thông tư số 39/2014/TT-BTC.

Trường hợp trong quý 2/2015, Công ty đã làm thủ tục điều chuyển 300 số hóa đơn từ số 0029701 đến số 0030000 từ Nhà máy Bibica Biên Hòa đến Công ty TNHH MTV Bibica Miền Đông, mã số thuế 3700836437, là doanh nghiệp do Công ty làm chủ sở hữu 100% vốn để Công ty này sử dụng là không đúng quy định. Công ty phải bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo quy định tại Thông tư số 10/2014/TT- BTC. Công ty TNHH MTV Bibica Miền Đông là một pháp nhân độc lập, phải tự tạo hóa đơn, lập thông báo phát hành hóa đơn để sử dụng theo quy định.

Trường hợp sau khi sử dụng đến số hóa đơn 0027000, do nhầm lẫn nên Nhà máy Bibica Biên Hòa đã chuyển qua sử dụng lô hóa đơn mới (mẫu số 01GTKT3/001, ký hiệu AA/15P) thay vì sử dụng cho đến hết số 0029700 là hành vi sử dụng hóa đơn không theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn. Nhà máy phải bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo quy định tại Thông tư số 10/2014/TT-BTC. Nếu Nhà máy Bibica Biên Hòa không tiếp tục sử dụng 2700 số hóa đơn còn lại thì thực hiện các thủ tục Hủy hóa đơn theo quy định tại Điều 29 Thông tư số 39/2014/TT-BTC

Cục Thuế TP thông báo Công ty biết để thực hiện theo đúng quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật đã được trích dẫn tại văn bản này.