Chỉ thị 42/2007/CT-UBND tăng cường quản lý nhà nước về công chứng, cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trên địa bàn tỉnh Bình Dương

CHỈ THỊ

VỀ VIỆC TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG CHỨNG, CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC, CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH, CHỨNG THỰC CHỮ KÝ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH DƯƠNG

Từ khi Luật Công chứng và Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2007, hoạt động công chứng, cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký đã được các Phòng Công chứng, Uỷ ban nhân dân các huyện, thị, các xã, phường, thị trấn, các cơ quan, tổ chức có liên quan triển khai thực hiện đạt được những kết quả tốt; tạo thuận lợi và giải quyết kịp thời các nhu cầu của tổ chức và cá nhân trong hoạt động sản xuất kinh doanh, lao động, học tập và các giao dịch dân sự khác; khắc phục trình trạng quá tải trong hoạt động công chứng, chứng thực trước đây, giảm thời gian chờ đợi, chi phí đi lại; góp phần thực hiện tốt chủ trương cải cách thủ tục hành chính, thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế - xã hội trên địa bàn tỉnh. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, hoạt động này vẫn còn những hạn chế, bất cập như:

- Nhận thức về giá trị pháp lý của bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực của Uỷ ban nhân dân các huyện, thị, các xã, phường, thị trấn chưa đầy đủ, một số cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận hồ sơ có bản sao đã chứng thực vẫn yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu;

- Vẫn còn tình trạng cấp bản sao từ sổ gốc một cách tùy tiện, thiếu căn cứ pháp lý; một số nơi còn có hiện tượng khi chứng thực chữ ký trong các hợp đồng, giấy tờ giao dịch dân sự, công chức, viên chức thực hiện nhiệm vụ từ chối chứng thực khi tổ chức, cá nhân đó chưa thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ, các khoản nợ đối với địa phương hoặc gợi ý, vận động đóng góp các khoản tiền ngoài khoản lệ phí chứng thực theo quy định của pháp luật;

- Một số nơi chưa bố trí đủ số công chức, viên chức để tiếp nhận và giải quyết ngay việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, còn để tổ chức, cá nhân có nhu cầu phải chờ đợi, đi lại nhiều lần.

Nhằm khắc phục những hạn chế, bất cập nêu trên, để việc thực hiện Luật Công chứng và Nghị định số 79/2007/NĐ-CP trên địa bàn tỉnh đúng quy định, Uỷ ban nhân dân tỉnh chỉ thị:

1. Thủ trưởng các sở, ngành, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã, các xã, phường, thị trấn và các cơ quan, tổ chức có chức năng công chứng, cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký cần tổ chức quán triệt cho đội ngũ công chức, viên chức nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng, ý nghĩa của hoạt động công chứng, chứng thực và giá trị pháp lý của bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực. Tăng cường công tác tuyên truyền, vận động, tạo sự chuyển biến tích cực trong đội ngũ công chức, viên chức, nhân dân về ý thức tôn trọng và chấp hành tốt các quy định của pháp luật về công chứng, cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.

2. Sở Tư pháp có trách nhiệm:

- Chủ trì phối hợp với các cấp, các ngành, cơ quan thông tin đại chúng tiếp tục tuyên truyền, phổ biến pháp luật về các nội dung liên quan đến hoạt động công chứng, cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.

- Tiến hành rà soát các văn bản do Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành có nội dung liên quan đến hoạt động công chứng, chứng thực, chủ động đề xuất Uỷ ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung hoặc hủy bỏ các văn bản không còn phù hợp với Luật Công chứng và Nghị định số 79/2007/NĐ-CP của Chính phủ.

- Phối hợp với Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh tham mưu Uỷ ban nhân dân tỉnh thường xuyên tổ chức tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, hướng dẫn việc tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực cho đội ngũ công chức, viên chức làm công tác này trên địa bàn từ tỉnh đến cơ sở; thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm về hoạt động công chứng, chứng thực.

- Xây dựng Đề án thành lập các Phòng Công chứng trên địa bàn trình Uỷ ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định. Chỉ đạo các Phòng Công chứng đang hoạt động theo quy định của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP xây dựng Đề án chuyển đổi sang hình thức đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở Tư pháp theo đúng quy định của Luật Công chứng.

- Tham mưu Uỷ ban nhân dân tỉnh định kỳ báo cáo Bộ Tư pháp kết quả hoạt động công tác công chứng, chứng thực trên địa bàn theo quy định.

3. Sở Nội vụ: Có trách nhiệm phối hợp với Sở Tư pháp, Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã hướng dẫn Uỷ ban nhân dân các xã, phường, thị trấn sắp xếp, kiện toàn, đội ngũ công chức chuyên trách công tác tư pháp - hộ tịch các xã, phường, thị trấn. Đối với địa bàn trọng điểm, đông dân cư thì căn cứ tình hình thực tế để bố trí thêm biên chế hoặc hợp đồng lao động, đảm bảo đủ số lượng công chức chuyên trách công tác tư pháp - hộ tịch nhằm giúp Uỷ ban nhân dân các xã, phường, thị trấn triển khai thực hiện tốt tất cả các nhiệm vụ, công tác tư pháp ở địa phương, đồng thời giải quyết kịp thời yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký của tổ chức, cá nhân có nhu cầu.

Việc tuyển dụng, hợp đồng lao động đối với công chức chuyên trách công tác tư pháp - hộ tịch phải đảm bảo tiêu chuẩn về chuyên môn, nghiệp vụ và thứ tự ưu tiên theo Quyết định số 50/2007/QĐ-UBND ngày 31/5/2007 của Uỷ ban nhân dân tỉnh nhằm đáp ứng được yêu cầu công việc được giao.

4. Đối với các sở, ngành, cơ quan, tổ chức có liên quan:

- Các sở, ngành, cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc có trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc theo yêu cầu, việc cấp bản sao phải theo đúng nội dung, trình tự, thủ tục, thời gian mà pháp luật quy định.

- Sở, ngành, cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh khi tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ bản sao là giả mạo thì tự mình xác minh hoặc yêu cầu cơ quan có thẩm quyền xác minh, cung cấp thông tin cần thiết cho việc xác minh tính hợp pháp của các văn bản, giấy tờ đó, không được từ chối tiếp nhận khi không có lý do chính đáng. Khuyến khích các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh tiếp nhận bản sao chưa được chứng thực, trường hợp này người tiếp nhận yêu cầu đương sự xuất trình bản chính để kiểm tra, đối chiếu, khi đối chiếu phải ký xác nhận vào bản sao và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính.

5. Công an tỉnh, huyện: Có trách nhiệm phối hợp với các Phòng Công chứng, Văn phòng Công chứng, Phòng Tư pháp, Uỷ ban nhân dân các xã, phường, thị trấn, cơ quan, tổ chức có chức năng kịp thời phát hiện và xử lý nghiêm các trường hợp sử dụng văn bằng, chứng chỉ, giấy tờ giả mạo khi thực hiện công chứng, chứng thực. Kiên quyết đấu tranh để ngăn ngừa, phát hiện và xử lý kịp thời, nghiêm minh những vi phạm pháp luật trong lĩnh vực này nhằm răn đe và giáo dục.

6. Sở Tài chính có trách nhiệm theo dõi, hướng dẫn, thanh tra, kiểm tra việc thu, nộp ngân sách; sử dụng phí công chứng, lệ phí chứng thực trên địa bàn tỉnh theo quy định của Bộ Tài chính. Phối hợp Sở Nội vụ tham mưu trình Uỷ ban nhân dân tỉnh bổ sung kinh phí chi trả lương và phụ cấp (nếu có) cho cán bộ Tư pháp - Hộ tịch ở cấp xã.

7. Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã có trách nhiệm:

- Chỉ đạo Phòng Tư pháp làm tốt công tác tuyên truyền; trực tiếp thực hiện việc cấp bản sao từ sổ gốc; chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký có yếu tố nước ngoài theo thẩm quyền. Thường xuyên hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho Uỷ ban nhân dân các xã, phường, thị trấn về công tác chứng thực. Thường xuyên tiến hành kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo về chứng thực. Kịp thời phát hiện và xử lý nghiêm đối với các hành vi vi phạm.

- Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân các xã, phường, thị trấn sắp xếp, bố trí đội ngũ cán bộ, công chức thực hiện nghiêm túc việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch có liên quan đến quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất đúng quy định của pháp luật về dân sự, đất đai và nhà ở. Cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký theo đúng quy định của Nghị định 79/2007/NĐ-CP, chấm dứt tình trạng chứng thực sai về thủ tục, thẩm quyền. Không được từ chối việc chứng thực khi tổ chức, cá nhân có yêu cầu chưa thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ, các khoản nợ đối với địa phương hoặc gợi ý, vận động đóng góp các khoản tiền ngoài lệ phí chứng thực theo quy định. Nếu phát hiện địa phương nào vi phạm vấn đề này thì Chủ tịch Uỷ ban nhân dân nơi đó chịu trách nhiệm trước pháp luật.

- Báo cáo tình hình và thống kê số liệu về hoạt động chứng thực ở địa phương cho Uỷ ban nhân dân tỉnh, đồng gửi Sở Tư pháp để tổng hợp báo cáo Bộ Tư pháp theo định kỳ hàng quý, 06 tháng, năm.

Giao Sở Tư pháp kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện Chỉ thị này./.