Chỉ thị 39/2005/CT-UBND giải quyết quá tải trong hoạt động công chứng, chứng thực do Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương ban hành

CHỈ THỊ

VỀ VIỆC GIẢI QUYẾT QUÁ TẢI TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC.

Trong thời gian qua, khối lượng công việc công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Bình Dương ngày càng tăng, trong đó có trên 90% là yêu cầu chứng nhận sao y bản chính các giấy tờ, chứng minh nhân dân, hộ khẩu, bằng cấp…Mặc dù các Phòng Công chứng của tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã đã có nhiều tích cực giải quyết các nhu cầu này cho các tổ chức, cá nhân và nhân dân nhưng do số cán bộ làm công tác công chứng, chứng thực ở các Phòng Công chứng và Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã Thủ Dầu Một còn ít nên chưa đáp ứng được yêu cầu. Mặt khác, do tâm lý của một số cơ quan, tổ chức và công dân cho rằng bản sao có chứng nhận của Phòng Công chứng có giá trị pháp lý cao hơn bản sao được chứng thực tại Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã và Ủy ban nhân dân cấp xã…nên thường tập trung chứng nhận bản sao tại các Phòng Công chứng. Tình trạng trên đã gây quá tải trong hoạt động công chứng, chứng thực, dẫn đến việc giải quyết nhu cầu công chứng, chứng thực của nhân dân bị chậm trễ, kéo dài, làm lãng phí thời gian, tiền của và công sức của nhân dân.

Để giải quyết tình trạng trên, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức và cá nhân khi công chứng, chứng thực, Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương chỉ thị:

1/ Các cơ quan, tổ chức khi cử cán bộ làm công tác tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ tuyển sinh, tuyển dụng lao động, bổ nhiệm, giải quyết chính sách…và các việc khác mà pháp luật không quy định bắt buộc phải nộp bản sao được công chứng, chứng thực, thì cán bộ phụ trách của cơ quan, tổ chức phải tự đối chiếu bản sao với bản chính để xác định tính xác thực của văn bản, không được yêu cầu đương sự phải nộp bản sao các giấy tờ có công chứng, chứng thực.

Trường hợp pháp luật quy định phải nộp bản sao có công chứng, chứng thực thì cán bộ phụ trách của cơ quan, tổ chức tiếp nhận giấy tờ không được từ chối bản sao của cơ quan đã cấp bản chính, bản sao có chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp có thẩm quyền.

2/ Các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính các loại văn bằng, giấy chứng nhận, chứng chỉ và các giấy tờ khác có trách nhiệm cấp bản sao giấy tờ đó khi người được cấp bản chính có yêu cầu. Sở Giáo dục và Đào tạo có trách nhiệm hướng dẫn các Trường học, các cơ sở Giáo dục và Đào tạo thực hiện tốt việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ, việc xác nhận bản sao các giấy tờ có liên quan đến kết quả học tập, thi cử trong lĩnh vực giáo dục bao gồm: học bạ, bảng điểm, giấy chứng nhận hoàn thành khóa học, kết quả thi học sinh giỏi, văn nghệ, thể thao… do cơ sở giáo dục có thẩm quyền cấp, đảm bảo theo đúng quy định pháp luật hiện hành, không dồn việc cho các cơ quan công chứng, chứng thực.

3/ Sở Tư pháp phối hợp với các cơ quan, ban ngành, đoàn thể của tỉnh, Báo, Đài Phát thanh - Truyền hình và các tổ chức hữu quan khác thường xuyên tổ chức tuyên truyền, phổ biến sâu rộng về Nghị định 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ và các văn bản pháp lý có liên quan nhằm nâng cao nhận thức cho các tổ chức, cá nhân và nhân dân về việc chấp hành pháp luật trong hoạt động công chứng, chứng thực, thông hiểu tính pháp lý của các bản sao giấy tờ từ sổ gốc của cơ quan đã cấp bản chính, bản sao được chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp có thẩm quyền và bản sao được chứng nhận tại các Phòng Công chứng đều có giá trị pháp lý ngang nhau.

4/ Sở Tư pháp phối hợp với Sở Nội vụ tiến hành khảo sát, nghiên cứu, xây dựng trình Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo thực hiện đề án giải quyết tình trạng quá tải trong hoạt động công chứng, chứng thực tại các phòng Công chứng, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã.

5/ Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân huyện, thị xã có trách nhiệm quản lý, kiểm tra hoạt động công chứng, chứng thực tại địa phương mình và bố trí cán bộ có đủ tiêu chuẩn, điều kiện theo quy định của pháp luật để thực hiện nhiệm vụ, phục vụ kịp thời, nhanh chóng nhu cầu công chứng, chứng thực của các tổ chức và cá nhân. Người thực hiện công chứng, chứng thực phải nêu cao tinh thần trách nhiệm trong công việc, không được sách nhiễu, gây phiền hà cho nhân dân, cá nhân và tổ chức khi có yêu cầu công chứng, chứng thực.

Yêu cầu Thủ trưởng các Sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã Thủ Dầu Một và lãnh đạo các đơn vị có liên quan phải tổ chức thực hiện tốt các nội dung của Chỉ thị này. Trong quá trình triển khai thực hiện, đề nghị các cơ quan, đơn vị chấp hành nghiêm chế độ thỉnh thị, báo cáo theo quy định./.