Báo cáo 55/BC-BTNMT năm 2014 tổng kết thực hiện Đề án thí điểm kiện toàn hệ thống Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thành một cấp trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường do Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành

BÁO CÁO

TỔNG KẾT THỰC HIỆN ĐỀ ÁN THÍ ĐIỂM KIỆN TOÀN VĂN PHÒNG ĐĂNG KÝ QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT THÀNH MỘT CẤP TRỰC THUỘC SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

Kính gửi: Thủ tướng Chính phủ

Thực hiện Quyết định số 447/QĐ-TTg ngày 17/4/2012 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án thí điểm kiện toàn hệ thống Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thành một cấp trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường, Bộ Tài nguyên và Môi trường báo cáo tình hình và kết quả thực hiện Đề án thí điểm như sau:

I. TÌNH HÌNH THỰC HIỆN ĐỀ ÁN

1. Tổ chức chỉ đạo triển khai

a) Tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn của các Bộ, ngành Trung ương:

Sau khi có Quyết định số 447/QĐ-TTg ngày 17/4/2012 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án thí điểm, trong hơn 2 năm qua, Bộ Tài nguyên và Môi trường phối hợp với Bộ Nội vụ và Bộ Tư pháp triển khai thực hiện các công việc sau đây:

- Tổ chức hội nghị để quán triệt và chỉ đạo triển khai thực hiện Đề án.

- Thành lập Ban chỉ đạo thực hiện Đề án gồm: Thứ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường làm Trưởng Ban; đại diện lãnh đạo các Bộ Nội vụ, Bộ Tư pháp, Ủy ban nhân dân 4 tỉnh, thành phố thực hiện Đề án và một số cơ quan trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường làm thành viên (Quyết định số 720/QĐ-BTNMT ngày 21/5/2012 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường).

- Ban hành Kế hoạch thực hiện Đề án số 01/KH-BCĐ ngày 01/6/2012 và Kế hoạch điều chỉnh kế hoạch thực hiện Đề án số 3690/KH-BCĐ ngày 25/9/2013 (kéo dài Đề án đến tháng 6/2014 theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại Công văn số 5335/VPCP-KTN).

- Ban hành các văn bản hướng dẫn mô hình Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất một cấp (Công văn số 2954/BTNMT-TCQLĐĐ ngày 21/8/2012 của Bộ Tài nguyên và Môi trường) và hướng dẫn thủ tục cấp Giấy chứng nhận và đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất theo mô hình Văn phòng đăng ký một cấp (Công văn số 3137/BTNMT-TCQLĐĐ ngày 06/9/2012 của Bộ Tài nguyên và Môi trường).

- Tổ chức 2 đoàn nghiên cứu, khảo sát mô hình cơ quan đăng ký đất đai của các nước Ôxtrâylia và Malaysia (trong tháng 11-12/2012).

- Tổ chức 4 lớp tập huấn cho toàn thể cán bộ Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất một cấp của 4 tỉnh, thành phố thực hiện Đề án (tổng số 1271 học viên) để nâng cao trình độ chuyên môn về đăng ký đất đai và cơ sở dữ liệu địa chính.

- Thường xuyên tổ chức các đoàn công tác kiểm tra, hướng dẫn, chỉ đạo thực hiện tại các tỉnh, thành phố theo kế hoạch được phê duyệt.

- Tổ chức 04 Hội nghị của Ban chỉ đạo theo định kỳ để đánh giá tình hình và thống nhất giải pháp, chỉ đạo thực hiện nhằm hoàn thành các mục tiêu của Đề án.

b) Tình hình tổ chức chỉ đạo thực hiện Đề án tại các địa phương:

Ngay sau khi có Quyết định số 447/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, các địa phương đều đã tổ chức hội nghị quán triệt và triển khai thực hiện Đề án; xây dựng và ban hành kịp thời kế hoạch thực hiện của địa phương; ban hành các văn bản để chỉ đạo, phân công các Sở, ngành và các quận, huyện có liên quan cùng tham gia, phối hợp thực hiện; một địa phương (2 thành phố Hải Phòng và Đà Nẵng thành lập Ban chỉ đạo và tổ giúp việc Ban chỉ đạo thực hiện Đề án, tỉnh Đồng Nai thành lập Hội đồng bàn giao khi thực hiện Đề án).

2. Tình hình và kết quả kiện toàn Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thành một cấp

a) Tình hình thực hiện kiện toàn Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thành một cấp:

Theo kế hoạch của Ban chỉ đạo, đến tháng 11/2012, các địa phương phải hoàn thành việc xây dựng, phê duyệt phương án kiện toàn và hoàn thành việc kiện toàn Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất hai cấp thành một cấp; tình hình thực hiện của các địa phương cụ thể như sau:

- Về xây dựng, phê duyệt phương án kiện toàn Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất ở các địa phương: do có sự chuẩn bị sớm trong quá trình xây dựng Đề án nên sau khi có Quyết định số 447/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, các tỉnh Đồng Nai, Hà Nam và thành phố Đà Nẵng đã nhanh chóng hoàn thành việc xây dựng, phê duyệt phương án kiện toàn Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất sớm hơn kế hoạch của Ban chỉ đạo Trung ương (Đà Nẵng phê duyệt ngày 26/6/2012, Đồng Nai phê duyệt ngày 11/7/2012; Hà Nam phê duyệt quyết định chuyển Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện sang Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất một cấp ngày 26/7/2012 và quyết định kiện toàn Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh ngày 30/7/2012); thành phố Hải Phòng phê duyệt phương án kiện toàn Văn phòng đăng ký ngày 24/9/2012.

- Về thực hiện kiện toàn Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất: Được sự chỉ đạo sát sao của Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố và sự tham gia tích cực, phối hợp chặt chẽ của các ngành và phần lớn các quận, huyện có liên quan nên việc triển khai phương án kiện toàn Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất ở phần lớn các tỉnh, thành phố đã được thực hiện nhanh chóng, theo sát hướng dẫn của Bộ Tài nguyên và Môi trường và đã đi vào hoạt động từ ngày 01/8/2012 (riêng Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất một cấp của thành phố Hải Phòng hoàn thành kiện toàn và đi vào hoạt động từ ngày 01/01/2013); đã bảo đảm duy trì ổn định hoạt động đăng ký đất đai tại địa phương.

b) Mô hình Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất một cấp được kiện toàn ở các địa phương:

- Về tên gọi:

Hai thành phố Đà Nẵng và Hải Phòng lấy tên là Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất một cấp kèm theo tên thành phố, hai tỉnh Hà Nam và Đồng Nai lấy tên là Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất kèm theo tên tỉnh. Các Chi nhánh trực thuộc Văn phòng một cấp đều có tên gọi chung là Chi nhánh Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất kèm theo tên của huyện, quận, thị xã, thành phố nơi đặt trụ sở.

- Về bộ máy tổ chức:

+ Các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất một cấp của phần lớn các tỉnh, thành phố đã được kiện toàn lại theo hướng dẫn của Bộ Tài nguyên và Môi trường và Bộ Nội vụ, đều có các phòng chủ yếu: Phòng Hành chính - Tổng hợp; Phòng Đăng ký (TP Hải phòng là Phòng Đăng ký thống kê, TP Đà Nẵng là Phòng Đăng ký địa chính, tỉnh Đồng Nai là Phòng Thẩm định cấp giấy); Phòng Kỹ thuật; Phòng Công nghệ thông tin (TP Hải phòng gọi là Phòng Cơ sở dữ liệu địa chính, TP Đà Nẵng là Phòng Quản lý dữ liệu địa chính, tỉnh Đồng Nai là phòng Thông tin lưu trữ) và Phòng Lưu trữ địa chính: TP Đà Nẵng có là Phòng Quản lý dữ liệu địa chính).

BÁO CÁO

TỔNG KẾT THỰC HIỆN ĐỀ ÁN THÍ ĐIỂM KIỆN TOÀN VĂN PHÒNG ĐĂNG KÝ QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT THÀNH MỘT CẤP TRỰC THUỘC SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

Kính gửi: Thủ tướng Chính phủ

Thực hiện Quyết định số 447/QĐ-TTg ngày 17/4/2012 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án thí điểm kiện toàn hệ thống Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thành một cấp trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường, Bộ Tài nguyên và Môi trường báo cáo tình hình và kết quả thực hiện Đề án thí điểm như sau:

I. TÌNH HÌNH THỰC HIỆN ĐỀ ÁN

1. Tổ chức chỉ đạo triển khai

a) Tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn của các Bộ, ngành Trung ương:

Sau khi có Quyết định số 447/QĐ-TTg ngày 17/4/2012 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án thí điểm, trong hơn 2 năm qua, Bộ Tài nguyên và Môi trường phối hợp với Bộ Nội vụ và Bộ Tư pháp triển khai thực hiện các công việc sau đây:

- Tổ chức hội nghị để quán triệt và chỉ đạo triển khai thực hiện Đề án.

- Thành lập Ban chỉ đạo thực hiện Đề án gồm: Thứ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường làm Trưởng Ban; đại diện lãnh đạo các Bộ Nội vụ, Bộ Tư pháp, Ủy ban nhân dân 4 tỉnh, thành phố thực hiện Đề án và một số cơ quan trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường làm thành viên (Quyết định số 720/QĐ-BTNMT ngày 21/5/2012 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường).

- Ban hành Kế hoạch thực hiện Đề án số 01/KH-BCĐ ngày 01/6/2012 và Kế hoạch điều chỉnh kế hoạch thực hiện Đề án số 3690/KH-BCĐ ngày 25/9/2013 (kéo dài Đề án đến tháng 6/2014 theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại Công văn số 5335/VPCP-KTN).

- Ban hành các văn bản hướng dẫn mô hình Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất một cấp (Công văn số 2954/BTNMT-TCQLĐĐ ngày 21/8/2012 của Bộ Tài nguyên và Môi trường) và hướng dẫn thủ tục cấp Giấy chứng nhận và đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất theo mô hình Văn phòng đăng ký một cấp (Công văn số 3137/BTNMT-TCQLĐĐ ngày 06/9/2012 của Bộ Tài nguyên và Môi trường).

- Tổ chức 2 đoàn nghiên cứu, khảo sát mô hình cơ quan đăng ký đất đai của các nước Ôxtrâylia và Malaysia (trong tháng 11-12/2012).

- Tổ chức 4 lớp tập huấn cho toàn thể cán bộ Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất một cấp của 4 tỉnh, thành phố thực hiện Đề án (tổng số 1271 học viên) để nâng cao trình độ chuyên môn về đăng ký đất đai và cơ sở dữ liệu địa chính.

- Thường xuyên tổ chức các đoàn công tác kiểm tra, hướng dẫn, chỉ đạo thực hiện tại các tỉnh, thành phố theo kế hoạch được phê duyệt.

- Tổ chức 04 Hội nghị của Ban chỉ đạo theo định kỳ để đánh giá tình hình và thống nhất giải pháp, chỉ đạo thực hiện nhằm hoàn thành các mục tiêu của Đề án.

b) Tình hình tổ chức chỉ đạo thực hiện Đề án tại các địa phương:

Ngay sau khi có Quyết định số 447/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, các địa phương đều đã tổ chức hội nghị quán triệt và triển khai thực hiện Đề án; xây dựng và ban hành kịp thời kế hoạch thực hiện của địa phương; ban hành các văn bản để chỉ đạo, phân công các Sở, ngành và các quận, huyện có liên quan cùng tham gia, phối hợp thực hiện; một địa phương (2 thành phố Hải Phòng và Đà Nẵng thành lập Ban chỉ đạo và tổ giúp việc Ban chỉ đạo thực hiện Đề án, tỉnh Đồng Nai thành lập Hội đồng bàn giao khi thực hiện Đề án).

2. Tình hình và kết quả kiện toàn Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thành một cấp

a) Tình hình thực hiện kiện toàn Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thành một cấp:

Theo kế hoạch của Ban chỉ đạo, đến tháng 11/2012, các địa phương phải hoàn thành việc xây dựng, phê duyệt phương án kiện toàn và hoàn thành việc kiện toàn Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất hai cấp thành một cấp; tình hình thực hiện của các địa phương cụ thể như sau:

- Về xây dựng, phê duyệt phương án kiện toàn Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất ở các địa phương: do có sự chuẩn bị sớm trong quá trình xây dựng Đề án nên sau khi có Quyết định số 447/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, các tỉnh Đồng Nai, Hà Nam và thành phố Đà Nẵng đã nhanh chóng hoàn thành việc xây dựng, phê duyệt phương án kiện toàn Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất sớm hơn kế hoạch của Ban chỉ đạo Trung ương (Đà Nẵng phê duyệt ngày 26/6/2012, Đồng Nai phê duyệt ngày 11/7/2012; Hà Nam phê duyệt quyết định chuyển Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện sang Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất một cấp ngày 26/7/2012 và quyết định kiện toàn Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh ngày 30/7/2012); thành phố Hải Phòng phê duyệt phương án kiện toàn Văn phòng đăng ký ngày 24/9/2012.

- Về thực hiện kiện toàn Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất: Được sự chỉ đạo sát sao của Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố và sự tham gia tích cực, phối hợp chặt chẽ của các ngành và phần lớn các quận, huyện có liên quan nên việc triển khai phương án kiện toàn Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất ở phần lớn các tỉnh, thành phố đã được thực hiện nhanh chóng, theo sát hướng dẫn của Bộ Tài nguyên và Môi trường và đã đi vào hoạt động từ ngày 01/8/2012 (riêng Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất một cấp của thành phố Hải Phòng hoàn thành kiện toàn và đi vào hoạt động từ ngày 01/01/2013); đã bảo đảm duy trì ổn định hoạt động đăng ký đất đai tại địa phương.

b) Mô hình Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất một cấp được kiện toàn ở các địa phương:

- Về tên gọi:

Hai thành phố Đà Nẵng và Hải Phòng lấy tên là Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất một cấp kèm theo tên thành phố, hai tỉnh Hà Nam và Đồng Nai lấy tên là Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất kèm theo tên tỉnh. Các Chi nhánh trực thuộc Văn phòng một cấp đều có tên gọi chung là Chi nhánh Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất kèm theo tên của huyện, quận, thị xã, thành phố nơi đặt trụ sở.

- Về bộ máy tổ chức:

+ Các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất một cấp của phần lớn các tỉnh, thành phố đã được kiện toàn lại theo hướng dẫn của Bộ Tài nguyên và Môi trường và Bộ Nội vụ, đều có các phòng chủ yếu: Phòng Hành chính - Tổng hợp; Phòng Đăng ký (TP Hải phòng là Phòng Đăng ký thống kê, TP Đà Nẵng là Phòng Đăng ký địa chính, tỉnh Đồng Nai là Phòng Thẩm định cấp giấy); Phòng Kỹ thuật; Phòng Công nghệ thông tin (TP Hải phòng gọi là Phòng Cơ sở dữ liệu địa chính, TP Đà Nẵng là Phòng Quản lý dữ liệu địa chính, tỉnh Đồng Nai là phòng Thông tin lưu trữ) và Phòng Lưu trữ địa chính: TP Đà Nẵng có là Phòng Quản lý dữ liệu địa chính).

Trong đó, riêng TP Hải Phòng có 3 phòng (gộp 3 mảng việc của các phòng kỹ thuật, cơ sở dữ liệu địa chính và lưu trữ chung vào phòng Cơ sở dữ liệu địa chính); tỉnh Đồng Nai có thêm phòng Kế hoạch - Tài chính và 2 đội (đội Đăng ký và đội Đo đạc); tỉnh các Hà Nam và Đồng Nai gộp 2 mảng việc về Công nghệ thông tin và lưu trữ vào cung một phòng (Hà Nam gọi là phòng Công nghệ thông tin và lưu trữ địa chính, Đồng Nai gọi là phòng Thông tin lưu trữ).

+ Các Chi nhánh Văn phòng đăng ký đều cơ bản được sắp xếp, kiện toàn thành các bộ phận như hướng dẫn của Ban Chỉ đạo gồm: Tổng hợp (kiêm tiếp nhận hồ sơ); Đăng ký (TP Hải phòng và tỉnh Đồng Nai có tên bộ phận là Đăng ký thống kê); Kỹ thuật và Lưu trữ (riêng TP Hải Phòng gộp 2 bộ phận Kỹ thuật và lưu trữ chung 1 bộ phận). Việc tiếp nhận hồ sơ của Chi nhánh vẫn chủ yếu thực hiện thông qua bộ phận một cửa của UBND cấp huyện. Riêng quận Ngũ Hành Sơn (thuộc thành phố Đà Nẵng) có thêm bộ phận tiếp nhận, bộ phận vi tính; Chi nhánh Long Thành (thuộc tỉnh Đồng Nai) có thêm Tổ thẩm định nguồn gốc đất.

+ Ngoài việc tổ chức lại bộ máy thành các phòng, bộ phận; Văn phòng đăng ký đất đai của TP Đà Nẵng và tỉnh Đồng Nai đã hoàn thành xây dựng Đề án vị trí việc làm; trên cơ sở đó đã sắp xếp lại cán bộ theo các nhóm công việc chuyên sâu phù hợp với quy trình giải quyết thủ tục hành chính trong nội bộ Văn phòng đăng ký đất đai và từng Chi nhánh để nâng cao chất lượng giải quyết thủ tục.

- Về chức năng, nhiệm vụ:

Các Văn phòng đăng ký đều đã thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng đăng ký 2 cấp trước đây theo đúng quy định của pháp luật đất đai hiện hành và Quyết định số 447/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ. Việc thực hiện thủ tục đăng ký đất đai; xây dựng, quản lý, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính và xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai đều đã được triển khai thực hiện theo đúng thẩm quyền phân cấp.

Tuy nhiên, việc phân cấp cho Chi nhánh thực hiện tiếp nhận và giải quyết thủ tục đăng ký đối với tổ chức mới được chỉ đạo thực hiện tại TP Đà Nẵng và Đồng Nai, song do hồ sơ đất đai của tổ chức chưa được chuyển giao cho Chi nhánh quản lý (vì kho bảo quản hồ sơ của các Chi nhánh còn tạm thời), do đó Chi nhánh chỉ thực hiện tiếp nhận hồ sơ để chuyển về Văn phòng đăng ký một cấp thực hiện nên hiệu quả thử nghiệm không cao và có rất ít tổ chức nộp hồ sơ tại các Chi nhánh.

Riêng tại tỉnh Đồng Nai do khối lượng thực hiện tại thành phố Biên Hòa quá lớn, địa bàn rộng nên đã phân cấp cho Văn phòng đăng ký một cấp (khối trung tâm) tổ chức tiếp nhận và giải quyết thủ tục đối với hộ gia đình, cá nhân đăng ký biến động mà không phải cấp Giấy chứng nhận (chỉ chứng nhận vào Giấy chứng nhận đã cấp) trên địa bàn thành phố Biên Hòa.

- Về kiện toàn đội ngũ cán bộ chuyên môn

Sau khi hợp nhất thành Văn phòng đăng ký một cấp, các địa phương đều đã thực hiện việc rà soát, điều chuyển, sắp xếp lại cán bộ hiện có và tuyển dụng thêm một số cán bộ mới cho Văn phòng đăng ký và các chi nhánh một cách hợp lý hơn để đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ ở từng địa bàn. Tổng số cán bộ của Văn phòng đăng ký một cấp 4 tỉnh, thành phố là 1.015 người, trong đó biên chế 490 người và hợp đồng là 525 người, tăng 46 người (lao động hợp đồng) so với trước khi kiện toàn Văn phòng một cấp, cụ thể:

- Văn phòng đăng ký một cấp TP Hải Phòng 50 người (tuyển thêm 01 người); trong đó Văn phòng trung tâm chỉ có 20 người; 2 chi nhánh có 30 người (bình quân 15 người/chi nhánh);

- Văn phòng đăng ký một cấp tỉnh Hà Nam 61 người (tuyển thêm 8 người); trong đó Văn phòng trung tâm có 29 người, các chi nhánh có 32 người (bình quân 11 người/chi nhánh);

- Văn phòng đăng ký một cấp TP Đà Nẵng 185 người (tuyển thêm 19 người); trong đó Văn phòng trung tâm có 27 người, các chi nhánh có 158 người (bình quân 23 người/chi nhánh);

- Văn phòng đăng ký một cấp tỉnh Đồng Nai có 720 người (tuyển thêm 26 người); trong đó Văn phòng trung tâm có 163 người; các chi nhánh có 557 người (bình quân 51 người/chi nhánh).

Đội ngũ cán bộ chuyên môn Văn phòng đăng ký và các Chi nhánh ở các tỉnh, thành phố mặc dù đã được tăng cường nhưng số lượng biên chế của một số Văn phòng vẫn chiếm tỷ lệ thấp trong tổng số lao động hiện có (tỉnh Hà Nam có 18 biên chế/ 63 người, chiếm 28,5%; TP Đà Nẵng có 71/186 người, chiếm 36%; tỉnh Đồng Nai có 392/720 người, chiếm 54,4%, nhưng chỉ có 91 người được trả lương từ ngân sách); một số địa phương sau khi kiện toàn có số lượng biên chế của các Chi nhánh bị giảm đi so với trước đây (như các Chi nhánh của tỉnh Đồng Nai và Hà Nam biên chế giảm đi 9 người); nguyên nhân giảm chủ yếu do huyện điều chuyển sang đơn vị khác trước khi sáp nhập vào Văn phòng đăng ký một cấp; riêng tỉnh Hà Nam do tỉnh cắt giảm biên chế.

- Về trang, thiết bị kỹ thuật:

Các Văn phòng đăng ký một cấp và các chi nhánh đều đã được bố trí bổ sung thêm nhiều trang bị thiết bị kỹ thuật phục vụ yêu cầu thực hiện nhiệm vụ chuyên môn.

Tuy nhiên, so với số lượng cán bộ hiện có và chức năng, nhiệm vụ được giao thì các Văn phòng đăng ký một cấp, nhất là các Chi nhánh thì số lượng thiết bị hiện có vẫn còn ít (TP Hải Phòng có 0,9 máy tính/người, tỉnh Hà Nam có 0,32 máy tính/người, Đồng Nai có 0,63 máy tính/người, Đà Nẵng có 0,8 máy tính/người); phần lớn các thiết bị máy móc đã quá hạn nhưng vẫn phải tiếp tục sử dụng; nhiều chi nhánh chưa có máy đo đạc, máy quét, máy photocopy, nhất là tại TP Đà Nẵng (các chi nhánh đều không có máy đo đạc, máy quét); tỉnh Hà Nam (các chi nhánh đều không có máy quét).

- Trụ sở làm việc và kho lưu trữ

Trụ sở làm việc và kho lưu trữ của các Văn phòng đăng ký và các Chi nhánh sau khi được kiện toàn về cơ bản vẫn giữ nguyên như trước khi kiện toàn (riêng Văn phòng đăng ký một cấp của tỉnh Đồng Nai đã được bố trí trụ sở mới diện tích khoảng 3000 m²).

Diện tích làm việc của các Văn phòng đăng ký đều chật hẹp, nhất là các Chi nhánh, không có chỗ để tuyển dụng thêm cán bộ (diện tích bình quân các chi nhánh tại TP Hải phòng là 5,3m²/người, tỉnh Hà Nam là 6,4 m²/người, TP Đà Nẵng là 7,2 m²/người, tỉnh Đồng Nai là 4,9m²/người).

Diện tích kho lưu trữ của các Chi nhánh hầu hết còn được bố trí tạm, chật hẹp hoặc chung với Phòng Tài nguyên và Môi trường không thuận tiện cho việc khai thác, cập nhật thường xuyên hồ sơ địa chính (diện tích kho bình quân của các chi nhánh tại TP Hải phòng là 1,4m²/xã, tỉnh Hà Nam là 1,4m²/xã, TP Đà Nẵng là 10,5 m²/xã, tỉnh Đồng Nai là 5,7 m² /xã).

- Việc xây dựng quy trình, quy chế làm việc, quy chế phối hợp:

Sau khi được kiện toàn, ngoài Văn phòng đăng ký một cấp của các tỉnh, thành phố đều đã xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế làm việc, quy trình giải quyết thủ tục trong nội bộ Văn phòng và quy chế phối hợp giữa Văn phòng đăng ký với các cơ quan, đơn vị liên quan. Riêng tỉnh Đồng Nai tiếp tục thực hiện quy chế phối hợp giữa Văn phòng đăng ký với các cơ quan, đơn vị liên quan đã ban hành trước đây.

- Về cơ chế tài chính cho hoạt động của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất một cấp:

Theo Đề án thí điểm được duyệt thì mô hình Văn phòng đăng ký một cấp được thí điểm theo cơ chế bán tự chủ (tự trang trải một phần kinh phí).

Theo quy định tại Thông tư liên tịch số 05/2010/TTLT-BTNMT-BNV-BTC thì kinh phí cho hoạt động của Văn phòng đăng ký một cấp gồm có các nguồn: nguồn ngân sách cấp cho thực hiện nhiệm vụ sự nghiệp do Nhà nước đặt hàng; cho thực hiện nhiệm vụ sự nghiệp không có thu; cho xây dựng cơ bản, mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn tài sản cố định và kinh phí khác); nguồn thu sự nghiệp gồm thu phí, lệ phí được để lại sử dụng theo quy định; thu từ hoạt động dịch vụ; thu lãi tiền gửi ngân hàng.

Tuy nhiên, trong 2 năm qua, Văn phòng đăng ký một cấp của 4 tỉnh, thành phố chủ yếu được cấp từ ngân sách cho việc chi trả lương cho một số biên chế sự nghiệp (TP Hải Phòng 2.227 triệu đồng cho 32 biên chế, tỉnh Hà Nam 2.607 triệu, TP Đà Nẵng 10.570 triệu và tỉnh Đồng Nai 5.931 triệu); chi mua sắm, sửa chữa trang thiết bị (TP Hải Phòng 1.800 triệu đồng, tỉnh Hà Nam 436 triệu, TP Đà Nẵng 1.570 triệu và tỉnh Đồng Nai 2.103 triệu). Kinh phí cho thực hiện nhiệm vụ do Nhà nước đặt hàng tại 2 thành phố Hải Phòng và Đà Nẵng đều không được cấp, chỉ có tỉnh Đồng Nai được cấp 73.593 triệu (chủ yếu là kinh phí do UBND cấp huyện ủy quyền cho Phòng Tài nguyên và Môi trường đặt hàng với các Chi nhánh trong việc cấp GCN lần đầu và đăng ký biến động thường xuyên cho hộ gia đình, cá nhân) và tỉnh Hà Nam được cấp không đáng kể là 1.350 triệu.

Nguồn thu thu phí, lệ phí và hoạt động dịch vụ của các tỉnh, TP phía Bắc còn rất ít do mức độ giao dịch về đất đai còn hạn chế (TP Hải Phòng chỉ thu được 1.006 triệu đồng; tỉnh Hà Nam thu 2.264 triệu). Các tỉnh, TP phía Nam có số lượng thu cao hơn do mức độ giao dịch lớn (TP Đà Nẵng thu 18.856 triệu và tỉnh Đồng Nai thu 51.795 triệu.

Tổng thu các nguồn của Văn phòng đăng ký một cấp của các tỉnh, thành phố trong 2 năm qua theo thứ tự như sau: Tỉnh Đồng Nai thu 123.420 triệu đồng (bình quân thu 82,5 triệu/người/năm); TP Đà Nẵng thu 31.626 triệu (bình quân thu 93,85 triệu/người/năm); TP Hải Phòng thu 5.0335 triệu đồng (bình quân thu 64 triệu/người/năm); Tỉnh Hà Nam thu 6.697 triệu (bình quân thu 45,8 triệu/người/năm).

Như vậy, trong số 4 tỉnh, thành phố thí điểm, chỉ có tỉnh Đồng Nai và TP Đà Nẵng có mức thu đạt khá, xong chỉ tạm đủ cho chi thường xuyên theo lao động hiện có mà chưa đáp ứng yêu cầu thực hiện nhiệm vụ chuyên môn được giao (chưa có kinh phí để tổ chức đo đạc, cấp đổi Giấy chứng nhận, xây dựng, nâng cấp cơ sở dữ liệu địa chính). Các tỉnh, thành phố phía Bắc có mức thu đạt thấp, thu không đủ chi thường xuyên theo lao động hiện có, đời sống người lao động gặp nhiều khó khăn. Nguyên nhân chủ yếu do:

+ Không được địa phương quan tâm đầu tư kinh phí từ ngân sách để đặt hàng thực hiện nhiệm vụ đo đạc, cấp đổi, cấp mới cấp Giấy chứng nhận, đăng ký biến động thường xuyên, xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai;

+ Thu phí, lệ phí và thu hoạt động dịch vụ đạt thấp, nhất là các tỉnh phía Bắc do mức độ giao dịch về đất đai không nhiều và tình trạng giao dịch ngầm không làm thủ tục đăng ký biến động rất phổ biến (nhiều nơi chiếm trên 80% tổng số trường hợp biến động);

+ Quy định thu phí, lệ phí liên quan đến đăng ký và cung cấp thông tin đất đai hiện nay còn nhiều điểm không phù hợp với cơ chế hoạt động tự chủ của Văn phòng đăng ký như: có nhiều hoạt động không được thu phí, như việc đo đạc chỉnh lý bản đồ, trích đo địa chính thửa đất khi thực hiện thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận; nhiều thủ tục miễn thu lệ phí đối với người dân ở nông thôn (như thủ tục cấp Giấy chứng nhận lần đầu, thủ tục đăng ký thế chấp); mức tiền thu lệ phí địa chính hiện nay là rất thấp (bằng không quá 20% chi thực tế) và số tiền thu được để lại cho cơ quan đăng ký sử dụng không đáng kể (10%).

- Cơ chế quản ký về tài chính đối với các Chi nhánh:

Việc quản lý tài chính đối với các chi nhánh Văn phòng đăng ký một cấp tại các địa phương được áp dụng theo 2 hình thức:

- Hình thức thứ nhất: áp dụng tại 2 thành phố Hải Phòng, Đà Nẵng và tỉnh Hà Nam. Các chi nhánh Văn phòng đăng ký một cấp không thực hiện hạch toán kinh phí mà hoàn toàn do Văn phòng đăng ký một cấp quản lý, thanh, quyết toán trực tiếp đối với mọi khoản mục và với từng người lao động.

- Hình thức thứ hai: áp dụng tại tỉnh Đồng Nai. Các Chi nhánh Văn phòng đăng ký một cấp thực hiện hạch toán phụ thuộc vào Văn phòng đăng ký một cấp.

Kết quả thí điểm cho thấy cơ chế quản lý tài chính đối với các chi nhánh theo hình thứ nhất (Chi nhánh không hạch toán) có một số ưu điểm: bộ máy gọn nhẹ, có tính thống nhất cao trong quản lý. Song, cũng nảy sinh nhiều bất cập, hạn chế hơn so với hình thức thứ hai, nhất là đối với các chi nhánh có vị trí xa Văn phòng trung tâm như: tăng thêm chi phí đi lại; khó khăn, chậm trễ trong việc mua sắm vật tư, văn phòng phẩm, sửa chữa nhỏ phục vụ cho hoạt động chuyên môn sẽ ảnh hưởng tiến độ công việc; dẫn đến làm giảm tính chủ động, linh hoạt trong thực hiện nhiệm vụ của các Chi nhánh.

3. Tình hình và kết quả thử nghiệm hoạt động của Văn phòng đăng ký một cấp

Theo Quyết định số 447/QĐ-TTg, các Văn phòng đăng ký một cấp sau khi được kiện toàn phải thử nghiệm hoạt động đối với một số nhiệm vụ chủ yếu: xây dựng, quản lý, vận hành hệ thống cơ sở dữ liệu đất đai cho một số địa bàn lựa chọn; thực hiện đăng ký và cung cấp thông tin đất đai thường xuyên; sắp xếp, quản lý hồ sơ địa chính theo mô hình mới để đánh giá mô hình. Tình hình thực hiện và kết quả cụ thể như sau:

a) Kết quả xây dựng, quản lý, vận hành cơ sở dữ liệu địa chính:

Các địa phương đã rất chủ động, cố gắng, tích cực, triển khai xây dựng, hoàn thiện cơ sở dữ liệu địa chính để thử nghiệm. Tuy nhiên, do khó khăn về kinh phí đầu tư nên kết quả đạt được ở phần lớn các tỉnh, thành phố (trừ tỉnh Đồng Nai) còn hạn chế so với kế hoạch:

- Thành phố Hải Phòng đã xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính xong cho quận Ngô Quyền từ trước khi thực hiện Đề án. Trong 2 năm thực hiện Đề án do không được đầu tư kinh phí nên kết quả xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính chưa có nhiều tiến triển đáng kể, mới thực hiện được việc cập nhật biến động cơ sở dữ liệu địa chính cho 01 phường (Cầu Tre), chuẩn hóa dữ liệu địa chính cho 01 xã (Gia Đức) thuộc huyện Thủy Nguyên và xây dựng mạng diện rộng WAN kết nối trực tuyến giữa Văn phòng đăng ký một cấp và 2 Chi nhánh (quận Ngô Quyền và huyện Thủy Nguyên) nhưng chưa thực hiện được việc thiết kế tổng thể, cài đặt phần mềm cho Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất một cấp và tích hợp cơ sở dữ liệu địa chính của quận Ngô Quyền để thử nghiệm việc quản lý, vận hành thống nhất trong hệ thống cơ quan đăng ký nên hiệu quả sử dụng cơ sở dữ liệu chưa cao.

- Tỉnh Hà Nam: đã thiết kế lại tổng thể hệ thống thông tin đất đai của tỉnh, lựa chọn và cài đặt phần mềm mới thống nhất cho toàn tỉnh; lắp đặt đường truyền để kết nối mạng giữa Văn phòng đăng ký một cấp với các Chi nhánh; mua sắm, lắp đặt một số thiết bị công nghệ cho các Chi nhánh; đã thực hiện cập nhật cơ sở dữ liệu địa chính xong cho thành phố Phủ Lý (gồm 12/12 xã, phường với 65.000 thửa đất) đã thử nghiệm quản lý, vận hành thống nhất và thực hiện cập nhật biến động thường xuyên trong hệ thống Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất một cấp từ 01/4/2013; đã bước đầu phát huy hiệu quả trong quản lý đất đai ở các cấp; hiện nay tỉnh đang tiếp tục triển khai xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính cho huyện Kim Bảng, Lý Nhân, song do khó khăn kinh phí nên quả đạt được còn hạn chế.

- Thành phố Đà Nẵng: đã thiết kế lại tổng thể hệ thống thông tin đất đai, lựa chọn và cài đặt phần mềm mới thống nhất cho toàn thành phố; thiết lập cấu hình mạng, đang triển khai đường truyền cáp quang kết nối thông tin giữa Văn phòng đăng ký một cấp với các Chi nhánh; đã thiết lập các tài khoản đăng nhập hệ thống cho các viên chức của Văn phòng đăng ký một cấp và các Chi nhánh; đang tích cực thực hiện tích hợp cơ sở dữ liệu địa chính hiện có của các quận, huyện vào cơ sở dữ liệu chung của Thành phố để tạm thời quản lý, khai thác sử dụng; ngoài ra, đang xây dựng quy trình quản lý, vận hành, cập nhật cơ sở dữ liệu của Thành phố.

Tuy nhiên, hệ thống dữ liệu của các quận hiện có của các quận còn chưa đầy đủ, chưa được chuẩn hóa thống nhất dữ liệu theo quy định của Bộ Tài nguyên và Môi trường nhưng trong 2 năm qua do không được đầu tư kinh phí nên chưa thực hiện được việc chuẩn hóa, nâng cấp dữ liệu, hồ sơ giấy chưa được quét để lưu; biến động đất đai trong nhiều năm qua chưa được đầu tư đo đạc, chỉnh lý; hiệu quả khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu hiện có cho quản lý đất đai ở địa phương còn hạn chế.

- Tỉnh Đồng Nai: đã cơ bản hoàn thành xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai cho phạm vi toàn tỉnh từ trước khi thực hiện Đề án. Trong 2 năm thực hiện Đề án, tỉnh đã tổ chức hoàn thiện, chuẩn hóa cơ sở dữ liệu đất đai cho 84 xã theo quy định mới. Tổng số thửa được xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính là 317.284 thửa, thuộc các huyện: Vĩnh Cửu, Trảng Bom, Tân Phú, Long Thành, Vĩnh Cửu, Định Quán, Cẩm Mỹ và Thống Nhất. Hiện nay, tỉnh đang triển khai xây dựng cơ sở dữ liệu cho 36 xã mới thuộc huyện Nhơn Trạch và thành phố Biên Hòa.

Trên cơ sở cơ sở dữ liệu đất đai đã xây dựng, hoàn thiện, Văn phòng đăng ký một cấp đã tổ chức quản lý chặt chẽ, thực hiện cập nhật thường xuyên cơ sở dữ liệu đất đai trong toàn bộ hệ thống Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất một cấp và các Chi nhánh, khai thác sử dụng có hiệu quả cơ sở dữ liệu đất đai phục vụ cho quản lý nhà nước về đất đai ở các cấp và nhu cầu thông tin của các tổ chức, cá nhân.

b) Thực hiện đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận thường xuyên:

- Văn phòng đăng ký một cấp ở các địa phương đã thể hiện rõ vai trò, trách nhiệm trong việc tổ chức thực hiện nhiệm vụ trọng tâm về đăng ký đất đai, cấp Giấy chứng nhận trong năm 2013 bằng các hoạt động:

+ Đôn đốc, chỉ đạo có hiệu quả các chi nhánh trực thuộc đẩy mạnh thực hiện cấp Giấy chứng nhận lần đầu theo Nghị quyết 30/2012/QH12 của Quốc hội; chủ động điều động cán bộ giữa các Chi nhánh (điển hình là tỉnh Đồng Nai và Hà Nam) để tăng cường, hỗ trợ cho các địa bàn có yêu cầu khối lượng nhiệm vụ lớn; đã hạn chế được tình trạng nơi thừa, nơi thiếu cán bộ, bảo đảm hoàn thành nhiệm vụ trên toàn tỉnh, thành phố.

+ Đã chăm lo tổ chức tập huấn nâng cao nghiệp vụ cho các cán bộ chuyên môn tại các Chi nhánh; đồng thời tăng cường thực hiện kiểm tra, quản lý chặt chẽ việc thực hiện của các chi nhánh, hướng dẫn kịp thời những vướng mắc, đảm bảo việc thực hiện thống nhất ở các cấp trong toàn phạm vi địa bàn thử nghiệm.

- Trên cơ sở mô hình Văn phòng đăng ký một cấp thử nghiệm, các địa phương đều đã rà soát, sửa đổi quy định về thủ tục đăng ký cho phù hợp; một số tỉnh đã sửa đổi quy định rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận hơn so với trước đây; điển hình là thành phố Đà Nẵng (thời gian cấp Giấy chứng nhận lần đầu giảm từ 33 ngày xuống còn 15 ngày, đăng ký biến động giảm từ 15 ngày xuống còn 10 ngày, cấp đổi Giấy chứng nhận giảm từ 20 ngày xuống còn 7 ngày); tỉnh Hà Nam (thời gian cấp Giấy chứng nhận lần đầu giảm từ 33 ngày xuống còn 12 ngày, cấp chứng nhận quyền sở hữu tài sản giảm từ 30 ngày xuống còn 8 ngày).

- Kết quả thực hiện đăng ký, cấp Giấy chứng nhận của các địa phương trong 2 năm qua, nhất là trong năm 2013 đã có nhiều chuyển biến tích cực; khối lượng đạt được là rất lớn, gấp nhiều lần so với các năm trước đây, điển hình là thành phố Đà Nẵng và tỉnh Đồng Nai, kết quả cụ thể như sau:

* Thành phố Đà Nẵng: đã cấp mới, cấp đổi, cấp lại 39.745 Giấy chứng nhận (trong đó 5.450 giấy cho tổ chức); đăng ký biến động gần 90.000 hồ sơ, đáp ứng kịp thời yêu cầu của tổ chức, công dân trên địa bàn thành phố, đưa tỷ lệ đã cấp Giấy chứng nhận các loại đất chính từ 74,4% năm 2012 lên 97,8% tháng 12 năm 2013 (trong đó, đất chuyên dùng từ 39,4% lên 88,2%).

* Tỉnh Đồng Nai: đã cấp mới, cấp lại, cấp đổi 108.238 Giấy chứng nhận (trong đó có 5.248 giấy cho tổ chức); đăng ký biến động 172.694 hồ sơ. Trong đó Văn phòng đăng ký trung tâm trực tiếp tiếp nhận và giải quyết 147.419 hồ sơ đất đai của tổ chức và hộ gia đình, cá nhân; 74.003 hồ sơ giao dịch bảo đảm; 36.828 hợp đồng đo đạc dịch vụ các loại và cung cấp thông tin đất đai phục vụ nhiệm vụ chính trị 236 lượt (5.252 hồ sơ); cung cấp thông tin theo yêu cầu của tổ chức và cá nhân với khối lượng 2.835 file và 3.078 tờ thông tin. Tỷ lệ cấp Giấy chứng nhận các loại đất chính tỉnh Đồng Nai đã cơ bản hoàn thành, Văn phòng đăng ký đã tập trung cho công tác cấp đổi, đăng ký biến động đất đai và xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính trên phạm vi toàn tỉnh.

* Tỉnh Hà Nam: đã cấp mới, cấp lại, cấp đổi: 5.988 Giấy chứng nhận (trong đó có 417 giấy cho tổ chức, 5.571 giấy cho hộ gia đình, cá nhân), đăng ký biến động cho 10.346 hồ sơ.

* Thành phố Hải Phòng: Văn phòng đăng ký một cấp và 2 Chi nhánh đã cấp 11.706 Giấy chứng nhận cho tổ chức, hộ gia đình, cá nhân, nâng tỷ lệ cấp Giấy chứng nhận các loại đất chính của Thành phố tăng từ 78,0% năm 2012 lên 91,2% tháng 12 năm 2013.

II. Đánh giá kết quả thử nghiệm

1. Mặt được

a) Các Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Nội vụ, Bộ Tư pháp đã phối hợp chặt chẽ, thực hiện đầy đủ và hoàn thành các nhiệm vụ được giao theo Quyết định số 447/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ và kế hoạch của Ban chỉ đạo Trung ương; đồng thời thường xuyên kiểm tra, theo dõi chặt chẽ, hướng dẫn kịp thời trong quá trình thực hiện, góp phần quan trọng vào việc hoàn thành thực hiện Đề án tại các địa phương.

b) Các địa phương mặc dù còn nhiều khó khăn về kinh phí và các điều kiện thực hiện, nhưng đã quyết tâm, tích cực, chủ động triển khai thực hiện các Đề án, đến nay đã cơ bản hoàn thành các nội dung theo kế hoạch của Ban chỉ đạo Trung ương.

c) Việc kiện toàn Văn phòng đăng ký một cấp tại các địa phương đã được thực hiện nhanh chóng; thành phố Đà Nẵng và các tỉnh Hà Nam, Đồng Nai đều đã nghiêm túc xây dựng mô hình theo sát hướng dẫn của Bộ Tài nguyên và Môi trường và kiện toàn khá đồng bộ các mặt theo yêu cầu của Đề án; đã bảo đảm duy trì ổn định hoạt động đăng ký đất đai thường xuyên ở địa phương, đáp ứng nhu cầu của người sử dụng đất và góp phần quan trọng hoàn thành nhiệm vụ chính trị về cấp giấy chứng nhận lần đầu ở các địa phương trong năm 2013 theo Nghị quyết số 30/2012/QH13 của Quốc hội.

d) Kết quả thực hiện đề án đã thể hiện mô hình Văn phòng đăng ký một cấp có rất nhiều ưu điểm nổi trội so với mô hình hiện nay:

- Văn phòng đăng ký một cấp sau khi được kiện toàn, mặc dù còn nhiều khó khăn về các điều kiện thực hiện nhưng đã thể hiện rõ hơn tính chuyên nghiệp trong tổ chức thực hiện nhiệm vụ đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận với bộ máy tổ chức được sắp xếp theo các nhóm chuyên môn và theo từng vị trí công việc chuyên sâu; quy trình giải quyết công việc đã được thực hiện thống nhất, nhiều nơi đã được thực hiện gắn với hệ thống cơ sở dữ liệu đất đai đã xây dựng.

- Hoạt động đăng ký đất đai đã có sự quản lý, điều hành tập trung, thống nhất, bảo đảm việc triển khai thực hiện đăng ký, cấp giấy chứng nhận của địa phương theo đúng kế hoạch, có trọng tâm, trọng điểm theo nhiệm vụ chính trị của địa phương; đội ngũ cán bộ trong hệ thống Văn phòng đăng ký một cấp đã được điều động, sử dụng linh hoạt giữa các địa bàn để hỗ trợ hoàn thành nhiệm vụ, nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn cán bộ hiện có.

- Chất lượng thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận được nâng cao, bảo đảm sự thống nhất trong toàn tỉnh, thành phố do Văn phòng đăng ký một cấp đã thường xuyên kiểm tra, quản lý, hướng dẫn các Chi nhánh; điển hình là tại thành phố Đà Nẵng sau khi chuyển thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận về Sở Tài nguyên và Môi trường đã phát hiện và xử lý hàng nghìn trường hợp trước đây đã giải quyết thủ tục không đúng quy định.

- Thời gian thực hiện thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận được bảo đảm đúng quy định; đặc biệt, tại thành phố Đà Nẵng và tỉnh Hà Nam đã giảm thời gian thực hiện đối với nhiều loại thủ tục từ 1/3 đến 1/2 thời gian so với trước đây.

- Các Văn phòng đăng ký một cấp đã có điều kiện hơn về lực lượng chuyên môn, chủ động hơn về thẩm quyền và đã quan tâm, chăm lo nhiều hơn cho việc xây dựng, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính của địa phương, nhất là việc xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính; đồng thời tăng cường kiểm tra, chỉ đạo việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính ở các cấp huyện, xã để bảo đảm sự thống nhất của hồ sơ địa chính theo quy định.

- Việc thực hiện thủ tục đăng ký, cấp giấy chứng nhận được thực hiện ngày càng thuận lợi hơn với người dân do cơ quan đăng ký được tổ chức lại ngày càng chuyên nghiệp; việc xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai được đẩy mạnh đã tạo nhiều cơ hội hơn cho người dân được lựa chọn nơi đăng ký, tạo sự cạnh tranh giữa các cơ quan đăng ký, góp phần giảm bớt tình trạng nhũng nhiễu trong giải quyết thủ tục hiện nay.

- Việc thực hiện thống kê đất đai định kỳ hàng năm (năm 2012 và 2013) ở các tỉnh, thành phố thí điểm đã được thực hiện có chất lượng hơn, bảo đảm thời gian quy định do Văn phòng đăng ký một cấp đã chủ động hơn trong việc tổ chức thực hiện mà không còn thụ động chờ cấp huyện báo cáo như trước đây; riêng tỉnh Hà Nam đã hoàn thành thống kê trước thời gian quy định hơn 1 tháng.

- Đối với việc thí điểm về thẩm quyền ký cấp Giấy chứng nhận của Sở Tài nguyên và Môi trường cho tất cả các đối tượng sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất thực hiện tại thành phố Đà Nẵng đã cho thấy chất lượng thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận được nâng cao, bảo đảm sự thống nhất trong toàn tỉnh do Văn phòng đăng ký một cấp đã thường xuyên kiểm tra, quản lý, hướng dẫn các Chi nhánh; sau khi chuyển thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận về Sở Tài nguyên và Môi trường đã phát hiện và xử lý trên 1.000 trường hợp trước đây đã giải quyết thủ tục không đúng quy định; tình trạng tồn đọng hồ sơ quá hạn đã cơ bản chấm dứt.

- Kết thúc thí điểm Đề án, tỉnh Đồng Nai đã thành lập Văn phòng đăng ký đất đai theo quy định của Nghị định số 43/2014/NĐ-CP ngày 15/5/2014 của Chính phủ trên cơ sở chuyển nguyên trạng Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất một cấp của tỉnh và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/7/2014.

2. Một số tồn tại, hạn chế

- Việc xây dựng, chuẩn hóa cơ sở dữ liệu địa chính ở các địa phương (trừ tỉnh Đồng Nai) thực hiện còn chậm, chưa hỗ trợ tích cực để nâng cao hiệu quả hoạt động của mô hình Văn phòng đăng ký một cấp.

- Việc phân cấp quản lý và sắp xếp lại hồ sơ địa chính theo mô hình mới ở các địa phương chưa được thực hiện, do các kho lưu trữ hồ sơ trong thời gian thử nghiệm còn mang tính tạm thời; chưa thuận tiện cho tra cứu, cập nhật, chỉnh lý thường xuyên hồ sơ địa chính.

- Các trang thiết bị kỹ thuật cho các Văn phòng đăng ký một cấp và các Chi nhánh sau kiện toàn mặc dù đã được tăng cường, nhưng vẫn chưa đáp ứng yêu cầu; nhất là thiết bị công nghệ thông tin phục vụ yêu cầu xây dựng, quản lý, vận hành cơ sở dữ liệu. Một số Chi nhánh không đủ máy tính cho cán bộ làm việc, một số Chi nhánh chưa có máy đo đạc phục vụ yêu cầu thực hiện thủ tục đăng ký (điển hình là các chi nhánh tại TP Đà Nẵng); đa số các Chi nhánh chưa có máy quét phục vụ yêu cầu xây dựng, cập nhật cơ sở dữ liệu (điển hình là tại tỉnh Hà Nam và TP Hải Phòng).

- Mô hình Văn phòng đăng ký ở thành phố Hải Phòng chưa được kiện toàn đầy đủ theo đúng hướng dẫn của Ban chỉ đạo; một số Văn phòng đăng ký chưa xây dựng Đề án vị trí việc làm hoặc chưa sắp xếp xong vị trí công việc theo Đề án được duyệt; chưa ban hành đầy đủ quy trình giải quyết công việc trong nội bộ Văn phòng và các Chi nhánh.

3. Nguyên nhân

- Việc chuyển đổi các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện thành các Chi nhánh Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất là công việc phức tạp do thay đổi cấp quản lý, thay đổi nhân sự, thay đổi cơ chế tài chính; làm nảy sinh nhiều vấn đề mới không thể giải quyết trong thời gian ngắn, trong phạm vi thực hiện Đề án mới chỉ giải quyết tạm thời.

- Việc phê duyệt, bố trí kinh phí cho thực hiện Đề án ở các địa phương còn chậm; đến nay các tỉnh, thành phố mới được cấp khoản 30% kinh phí thực hiện Đề án (tỉnh Hà Nam mới bố trí 1,339 tỷ/4,2 tỷ đồng, kể cả 0,593 tỷ đồng mới duyệt cấp năm 2014, đạt 32% nhu cầu; thành phố Hải Phòng mới bố trí 1,8 tỷ/3,2 tỷ đồng, đạt 31,3% nhu cầu; thành phố Đà Nẵng chưa được cấp bổ sung kinh phí thiếu hụt sau khi cân đối các khoản thu từ dịch vụ công). Do đó, việc chi trả lương hằng tháng cho cả hệ thống Văn phòng đăng ký một cấp đang gặp nhiều khó khăn; một số nhiệm vụ của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất chưa được thực hiện đầy đủ hoặc thực hiện mang tính tạm thời.

- Trong quá trình chuyển đổi các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện thành các Chi nhánh, đội ngũ cán bộ và trang thiết bị của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện ở nhiều địa phương đã không được kế thừa đầy đủ, nguyên trạng, nhiều cán bộ lãnh đạo và nhân viên có năng lực chuyên môn đã được điều chuyển sang các đơn vị khác trước khi chuyển đổi và thay thế bằng nhiều cán bộ mới chưa có kinh nghiệm chuyên môn.

- Nguồn thu từ hoạt động của Văn phòng đăng ký một cấp ở phần lớn các tỉnh, thành phố còn hạn chế, việc giao chỉ tiêu biên chế kèm quỹ lương cho Văn phòng đăng ký một cấp và các Chi nhánh còn quá thấp so với số lượng lao động hiện có (nhất là các tỉnh Hà Nam chiếm 31%, Đà Nẵng chiếm 28%).

- Các quy định về thu phí, lệ phí khi thực hiện thủ tục hành chính về đất đai hiện hành chưa phù hợp với cơ chế hoạt động tự chủ của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất do phần lớn các trường hợp đăng ký của người dân ở nông thôn được miễn hoặc giảm thu phí, lệ phí; nhiều công việc của thủ tục hành chính chưa có quy định thu phí; mức thu một số khoản phí, lệ phí còn thấp so với chi phí thực tế.

- Sự phối hợp của các ngành liên quan trong quá trình thực hiện Đề án ở một số địa phương chưa thường xuyên; nhiều khó khăn, vướng mắc trong thực hiện Đề án không được giải quyết kịp thời (như khó khăn về kinh phí ở các TP Hải Phòng và Đà Nẵng; khó khăn về biên chế tại tỉnh Hà Nam,…).

III. KINH NGHIỆM ĐÚC RÚT TỪ VIỆC KIỆN TOÀN

1. Về tổ chức thực hiện

- Việc kiện toàn Văn phòng đăng ký thành một cấp tại các địa phương là công việc khó khăn, phức tạp, đòi hỏi phải có sự chỉ đạo sát sao, quyết liệt của Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố; sự tham gia, phối hợp, hỗ trợ tích cực, thường xuyên của các ngành tài chính, nội vụ, tư pháp để tháo gỡ kịp thời những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện;

- Để bảo đảm duy trì ổn định việc đăng ký đất đai, cấp Giấy chứng nhận, đáp ứng nhu cầu của người sử dụng đất và nhiệm vụ cấp Giấy chứng nhận của địa phương trong quá trình kiện toàn Văn phòng đăng ký thành một cấp, cần phải có sự chuẩn bị kỹ phương án kiện toàn và cần phải hợp nhất nguyên trạng toàn bộ nhân lực, trang thiết bị kỹ thuật, trụ sở làm việc của các Văn phòng đăng ký các cấp trước khi chuyển đổi, sau khi Văn phòng đăng ký một cấp đã đi vào hoạt động ổn định rồi mới tiếp tục kiện toàn nâng cao năng lực cho Văn phòng đăng ký một cấp.

- Khi thực hiện hợp nhất các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất sẽ phát sinh nhiều tồn tại về tài chính của các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trước khi hợp nhất; đồng thời phát sinh nhiều khó khăn, vướng mắc về tài chính của Văn phòng đăng ký đất đai mới thành lập; đòi hỏi phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa các ngành tài chính, tài nguyên và môi trường, Ủy ban nhân dân cấp huyện để bảo đảm duy trì hoạt động của Văn phòng đăng ký đất đai và đời sống của người lao động.

2. Về quy trình thực hiện kiện toàn

Kinh nghiệm thực hiện kiện toàn Văn phòng đăng ký thành một cấp của các tỉnh, thành phố mặc dù có nhiều điểm khác nhau, nhưng về cơ bản phải thực hiện các nội dung công việc theo các bước như sau:

Bước 1. Công việc chuẩn bị: cần thực hiện các công việc gồm xây dựng Đề cương Đề án kiện toàn; đánh giá thực trạng tình hình Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất các cấp; xây dựng và trình duyệt Đề án; ban hành kế hoạch triển khai; thành lập Ban chỉ đạo thực hiện Đề án kiện toàn các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thành Văn phòng đăng ký đất đai.

Bước 2. Thực hiện chuyển đổi các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất 2 cấp thành Văn phòng đăng ký đất đai: cần thực hiện các công việc gồm: ban hành các quyết định về việc thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ chế tài chính cho hoạt động của Văn phòng đăng ký đất đai và các Chi nhánh; bổ nhiệm Lãnh đạo Văn phòng đăng ký đất đai và các Chi nhánh; quyết toán tài chính của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất; bàn giao nhân sự, tài chính, tài sản của các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất; ban hành các quyết định để tổ chức thực hiện về bộ máy, cán bộ trong nội bộ Văn phòng; bố trí, sắp xếp lại nơi làm việc, sắp xếp lại lao động, trang thiết bị; ký kết lại hợp đồng lao động; đăng ký dấu, mã số thuế tư cách pháp nhân mới cho Văn phòng đăng ký đất đai và các Chi nhánh.

Bước 3. Kiện toàn nâng cao năng lực Văn phòng đăng ký đất đai: cần thực hiện các công việc gồm việc kiện toàn về nhân lực; xây dựng trình duyệt phương án thu, chi tài chính bảo đảm cho hoạt động lâu dài của Văn phòng đăng ký đất đai và từng Chi nhánh; xây dựng và ban hành các quy định về cơ chế hoạt động; đầu tư các trang thiết bị bị kỹ thuật chuyên môn, nâng cấp trụ sở làm việc, kho lưu trữ.

(Quy trình thực hiện cụ thể có phụ lục kèm theo)

3. Về mô hình Văn phòng đăng ký một cấp

Kết quả thử nghiệm mô hình Văn phòng đăng ký một cấp tại 4 tỉnh, thành phố đã được đúc kết những nội dung cơ bản như sau:

a) Về Cơ cấu tổ chức của Văn phòng đăng ký đất đai có các đơn vị trực thuộc chủ yếu:

- Các phòng chuyên môn: Phòng Hành chính - Tổng hợp; Phòng đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất; Phòng kỹ thuật; Phòng Thông tin, lưu trữ địa chính.

- Các Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai đặt tại các quận, huyện, thị xã, thành phố. Các quận, huyện, thị xã, thành phố có phạm vi địa bàn rộng hoặc nhu cầu giao dịch đất đai lớn có thể bố trí nhiều Chi nhánh.

b) Về việc thành lập các Chi nhánh:

- Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai được thành lập theo Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; chịu sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp của Văn phòng đăng ký đất đai; hạch toán theo cơ chế phụ thuộc, do Văn phòng đăng ký đất đai thống nhất quản lý; có con dấu riêng để thực hiện nhiệm vụ đăng ký theo thẩm quyền.

- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai được thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng đăng ký đất đai trong phạm vi địa bàn được giao quản lý đối với các đối tượng sử dụng đất do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định.

- Cơ cấu tổ chức của Chi nhánh phải có giám đốc và tối thiểu 01 phó giám đốc (để bảo đảm duy trì hoạt động đăng ký thường xuyên); có 4 bộ phận chuyên trách gồm: Bộ phận tổng hợp; Bộ phận đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất; Bộ phận Kỹ thuật; Bộ phận lưu trữ.

c) Về lao động và vị trí việc làm:

Văn phòng đăng ký đất đai cần có các vị trí công việc chuyên môn tối thiểu:

- Phòng, bộ phận (thuộc Chi nhánh) Tổng hợp gồm các vị trí công việc chuyên môn: tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả; thu phí, lệ phí.

- Phòng, Bộ phận (thuộc Chi nhánh) Đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất gồm các vị trí: kiểm tra hồ sơ; thẩm định trình duyệt; Kỹ thuật Giấy chứng nhận; kiểm duyệt dữ liệu đăng ký của các Chi nhánh (nơi có cơ sở dữ liệu).

- Phòng, Bộ phận (thuộc Chi nhánh) Kỹ thuật gồm các vị trí: đo đạc bản đồ; xây dựng hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu địa chính; Thống kê đất đai.

- Phòng, Bộ phận (thuộc Chi nhánh) Thông tin, lưu trữ địa chính gồm các vị trí: lưu trữ; chính lý hồ sơ địa chính (đối với nơi sử dụng hồ sơ địa chính dạng giấy).

Số lượng lao động ở từng vị trí công việc được xác định căn cứ vào yêu cầu khối lượng nhiệm vụ thường xuyên cần thực hiện ở từng địa phương; điều kiện cơ sở dữ liệu địa chính đã xây dựng và định mức lao động thực hiện trung bình đối với mỗi loại hồ sơ thủ tục đăng ký ở địa phương.

d) Về trụ sở làm việc và kho lưu trữ:

- Về diện tích làm việc thực hiện theo quy định hiện hành; đối với Văn phòng đăng ký đất đai và Chi nhánh trực tiếp tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thì phải có thêm diện tích cho bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo quy định về cơ chế một cửa tại Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/6/2007 của Thủ tướng Chính phủ.

- Diện tích kho lưu trữ hồ sơ địa chính của Văn phòng đăng ký đất đai cần có tối thiểu 1,5 m²/xã; kho lưu trữ của các Chi nhánh cần có tối thiểu 2,0 m²/xã.

đ) Về yêu cầu trang thiết bị kỹ thuật:

Văn phòng đăng ký đất đai và các Chi nhánh phải có các loại thiết bị tối thiểu phục vụ yêu cầu thực hiện thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận, xây dựng hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu địa chính gồm: máy tính để bàn; máy tính xách tay; máy đo đạc; máy in A3, A4; máy Photocopy A3; máy quét khổ A3; màn hình điện tử (đối với nơi tổ chức tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả); máy in bản đồ khổ Ao (đối với Văn phòng đăng ký đất đai).

Đối với các Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện nhiệm vụ quản lý, vận hành cơ sở dữ liệu đất đai cần phải có các thiết bị như máy chủ (Server), cổng chia và các thiết bị lưu trữ.

Số lượng từng loại thiết bị nêu trên do Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất xác định căn cứ vào yêu cầu khối lượng nhiệm vụ thực tế và số lượng cán bộ chuyên môn cần thiết của Văn phòng đăng ký để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của từng phòng chuyên môn và từng chi nhánh trực thuộc.

(Mô hình cụ thể của Văn phòng đăng ký đất đai có phụ lục kèm theo)

4. Về cơ chế tài chính bảo đảm cho hoạt động của Văn phòng đăng ký đất đai

a) Văn phòng đăng ký đất đai phải được hoạt động theo cơ chế đơn vị sự nghiệp bán tự chủ (tự trang trải một phần kinh phí) và kinh phí cho hoạt động của Văn phòng đăng ký đất đai phải được bảo đảm một phần bằng ngân sách Nhà nước trên cơ sở cân đối các nguồn sau:

- Nguồn ngân sách nhà nước cấp phải được bảo đảm bằng các khoản:

* Kinh phí chi thường xuyên theo biên chế sự nghiệp được xác định cho số lượng lao động đối với các công việc của Văn phòng không có thu gồm: quản lý hành chính, quản lý hồ sơ địa chính, thực hiện các thủ tục về đăng ký và cung cấp thông tin đất đai cho các đối tượng miễn thu phí, lệ phí theo quy định (khu vực nông thôn thường chiếm khoảng 60% khối lượng nhiệm vụ, khu vực đô thị chiếm khoảng 35% khối lượng nhiệm vụ).

* Kinh phí đặt hàng thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp hàng năm: đo đạc chỉnh lý bản đồ địa chính, trích đo địa chính; đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất; cấp Giấy chứng nhận; đăng ký biến động đất đai thường xuyên; xây dựng, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai; sắp xếp, chỉnh lý, lưu trữ hồ sơ lưu trữ địa chính.

* Kinh phí đầu tư cho xây dựng cơ bản, mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn tài sản cố định; kinh phí khác;

- Nguồn thu sự nghiệp và hoạt động dịch vụ gồm: thu phí, lệ phí liên quan đến thực hiện thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận và cung cấp thông tin đất đai).

b) Với thực trạng tình hình hiện nay thì nguồn kinh phí Nhà nước đặt hàng còn hạn chế và trong tương lai (khoảng từ năm 2020) thì nguồn kinh phí đặt hàng theo nhiệm vụ sẽ giảm dần; do đó và để bù đắp sự thiếu hụt nguồn kinh phí này thì cần thiết phải có sự điều chỉnh quy định về thu phí, lệ phí; trong đó:

- Cần sửa đổi mở rộng đối tượng áp dụng thu phí đo đạc địa chính áp dụng đối với cả trường hợp trích đo địa chính hoặc đo chỉnh lý bản đồ khi đăng ký lần đầu hoặc đăng ký biến động đất đai; bổ sung quy định thu phí đo vẽ sơ đồ tài sản khi cấp giấy chứng nhận; sửa đổi giảm mức thu đối với trường hợp đo vẽ thửa đất nông nghiệp và tăng mức thu đối với trường hợp đo vẽ thửa đất phi nông nghiệp.

- Sửa đổi phí thẩm định cấp quyền sử dụng đất để thay bằng “Phí thẩm định hồ sơ thủ tục hành chính về đất đai” và mở rộng phạm vi áp dụng đối với tất cả các thủ tục đăng ký lần đầu và đăng ký biến động (gia hạn sử dụng đất, chuyển mục đích sử dụng đất, chuyển từ hình thức thuê đất sang giao đất có thu tiền sử dụng đất, chuyển nhượng, thừa kế, tặng cho,…).

- Sửa đổi tên gọi loại phí khai thác và sử dụng tài liệu đất đai thành “Phí khai thác, sử dụng dữ liệu đất đai, tài sản gắn liền với đất” để bổ sung việc thu phí đối với trường hợp khai thác sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu đất đai, ngoài ra bổ sung việc thu phí đối với tài sản gắn liền với đất.

V. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ

Bộ Tài nguyên và Môi trường kiến nghị Thủ tướng Chính phủ:

1. Chỉ đạo Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khi thành lập Văn phòng đăng ký đất đai phải kế thừa nguyên trạng các cán bộ (không được điều chuyển trước khi kiện toàn), số lượng biên chế (không được cắt giảm), lao động, trang thiết bị, văn phòng làm việc và kho lưu trữ của các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất hiện có; đồng thời có kế hoạch cụ thể để kiện toàn Văn phòng đăng ký đất đai nhằm duy trì ổn định hoạt động đăng ký đất đai, cấp Giấy chứng nhận, nâng cao năng lực hoạt động cho Văn phòng đăng ký đất đai; bố trí kinh phí từ ngân sách địa phương cho thực hiện nhiệm vụ thường xuyên hàng năm về đo đạc lập bản đồ địa chính, đăng ký, cấp Giấy chứng nhận, xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai; xây dựng, phê duyệt cơ chế tài chính cho hoạt động của Văn phòng đăng ký đất đai theo đúng cơ chế đơn vị sự nghiệp bán tự chủ, trên cơ sở cân đối giữa khả năng tự chủ tài chính từ các nguồn thu phí, lệ phí, dịch vụ được giữ lại sử dụng của từng đơn vị và nguồn kinh phí phải được bố trí từ ngân sách cho biên chế sự nghiệp không có thu; kinh phí thực hiện nhiệm vụ do Nhà nước đặt hàng và mua sắm, sửa chữa thiết bị, tài sản.

Đối với các tỉnh, thành phố thực hiện Đề án thí điểm (trừ tỉnh Đồng Nai) cần thành lập ngay Văn phòng đăng ký đất đai để kế thừa kết quả mô hình Văn phòng đăng ký một cấp đã thử nghiệm; đồng thời tiếp tục kiện toàn tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ, cơ chế hoạt động và các điều kiện làm việc cho Văn phòng đăng ký đất đai để khắc phục tồn tại, hạn chế trong quá trình thử nghiệm, bảo đảm cho Văn phòng đăng ký đất đai hoạt động ổn định, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao theo phân cấp của Luật Đất đai và Nghị định số 43/2014/NĐ-CP.

2. Tiếp tục xem xét hỗ trợ kinh phí cho các địa phương có khó khăn để đẩy mạnh việc xây dựng, hoàn thiện cơ sở dữ liệu đất đai, bảo đảm cho mô hình Văn phòng đăng ký đất đai hoạt động có hiệu quả theo mô hình dịch vụ công điện tử; trước mắt, hỗ trợ kinh phí cho các địa phương để hoàn thành xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai cho các huyện được chọn làm mẫu của mỗi tỉnh, thành phố.

3. Giao cho Bộ Tài chính chủ trì, phối hợp với Bộ Tài nguyên và Môi trường rà soát, sửa đổi bổ sung theo thẩm quyền hoặc đề xuất sửa đổi, bổ sung quy định về các khoản thu, mức thu phí, lệ phí khi thực hiện các thủ tục hành chính và cung cấp thông tin đất đai; đồng thời sửa đổi quy định về sử dụng các nguồn thu để bảo đảm kinh phí cho việc kiện toàn và hoạt động của Văn phòng đăng ký đất đai. Giao Bộ Nội vụ chủ trì phối hợp với các Bộ, ngành liên quan xây dựng, ban hành Thông tư liên tịch quy định cụ thể về cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ và cơ chế hoạt động của Văn phòng đăng ký đất đai để thay thế Thông tư liên tịch số 05/2010/TTLT-BTNMT-BNV-BTC ngày 15/3/2010 và tham mưu Chính phủ sửa đổi, bổ sung quy định về cơ chế tài chính quy định tại Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập; trong đó, cần quy định cụ thể hơn việc Nhà nước giao, đặt hàng đơn vị sự nghiệp (nhất là đối với Văn phòng đăng ký đất đai) thực hiện nhiệm vụ (gồm quy định trách nhiệm của Nhà nước đối với các nhiệm vụ sự nghiệp; loại nhiệm vụ sự nghiệp phải đặt hàng; cơ chế đặt hàng).

Bộ Tài nguyên và Môi trường trân trọng báo cáo và xin ý kiến chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ./.

ĐỀ ÁN

THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI TRÊN CƠ SỞ VĂN PHÒNG ĐĂNG KÝ QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT CÁC CẤP
(Kèm theo Tờ trình số.../TTr-STNMT ngày.... /.../  của Sở Tài nguyên và Môi trường)

I. SỰ CẦN THIẾT VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ

1. Thực trạng tổ chức và hoạt động

Nêu thực tiễn tổ chức và hoạt động của Văn phòng cấp tỉnh, cấp huyện (chức năng, nhiệm vụ, tổ chức, cán bộ, khối lượng công việc, chất lượng và tiến độ xử lý), khó khăn, vướng mắc; những mặt được, mặt hạn chế, bất cập; thuận lợi, khó khăn.

2. Cơ sở pháp lý

- Luật Đất đai 2013;

- Nghị định số 43/2014/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đất đai.

- Nghị định số 55/2012/NĐ-CP ngày 28 tháng 6 năm 2012 của Chính phủ quy định về thành lập, tổ chức lại, giải thể đơn vị sự nghiệp công lập;

- Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25 tháng 4 năm 2006 của Chính phủ về quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập;

...

II. HIỆN TRẠNG TỔ CHỨC CÁN BỘ VÀ ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC

1. Hiện trạng tổ chức, biên chế, nhân sự, tài sản của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường

1.1. Về tổ chức bộ máy và biên chế

- Lãnh đạo Văn phòng:

- Các phòng trực thuộc gồm:

+ Phòng Hành chính tổng hợp (... biên chế)

+ Phòng Kỹ thuật nghiệp vụ (... biên chế)

+ Phòng Thông tin lưu trữ (... biên chế)

+...

1.2. Hiện trạng nhân sự

Lực lượng nhân sự của hệ thống Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất hiện có... người, bao gồm:.... viên chức và... nhân viên lao động hợp đồng. Cụ thể như sau:

(Chi tiết có Phụ lục đính kèm)

1.3. Hiện trạng tài chính, tài sản, đất đai và các vấn đề khác có liên quan

a) Tài chính

- Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường là đơn vị sự nghiệp thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính như sau:...

- Nguồn thu tài chính năm...

Kinh phí do ngân sách nhà nước cấp, gồm:

Nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp, gồm:

Nguồn viện trợ, tài trợ, quà biếu, tặng, cho theo quy định của pháp luật.

Nguồn khác, gồm:

- Chi tài chính năm...

 Chi thường xuyên, gồm:

 Chi không thường xuyên:

- Kinh phí chuyển tiếp:

b) Trụ sở, Đất đai, tài sản và các vấn đề khác có liên quan...

(Chi tiết xem Phụ lục đính kèm -nếu có)

2. Hiện trạng tổ chức, biên chế, nhân sự, tài sản của Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường

2.1. Về tổ chức bộ máy và biên chế

- Lãnh đạo Văn phòng: 01 Giám đốc và 03 Phó Giám đốc

- Các phòng trực thuộc gồm:

+ Phòng Hành chính tổng hợp (... biên chế)

+ Phòng Kỹ thuật nghiệp vụ (... biên chế)

+ Phòng Thông tin lưu trữ (... biên chế)

+...

2.2. Hiện trạng nhân sự

Lực lượng nhân sự của hệ thống Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất hiện có... người, bao gồm:.... viên chức và... nhân viên lao động hợp đồng. Cụ thể như sau:

(Chi tiết có Phụ lục đính kèm)

2.3. Hiện trạng tài chính, tài sản, đất đai và các vấn đề khác có liên quan

a) Tài chính

- Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường là đơn vị sự nghiệp thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính như sau:...

- Nguồn thu tài chính năm...

Kinh phí do ngân sách nhà nước cấp, gồm:

Nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp, gồm:

Nguồn viện trợ, tài trợ, quà biếu, tặng, cho theo quy định của pháp luật.

Nguồn khác, gồm:

- Chi tài chính năm...

 Chi thường xuyên, gồm:

 Chi không thường xuyên:

- Kinh phí chuyển tiếp:

b) Trụ sở, Đất đai, tài sản và các vấn đề khác có liên quan...

(Chi tiết xem Phụ lục đính kèm -nếu có)

III. PHƯƠNG ÁN THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI

1. Thành lập Văn phòng Đăng ký đất đai

Thành lập Văn phòng Đăng ký đất đai trên cơ sở Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường và các Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường có vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức như sau

1.1. Vị trí, chức năng

1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn

1.3. Loại hình đơn vị sự nghiệp công lập

1.4. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Đăng ký đất đai

Tổ chức bộ máy Văn phòng Đăng ký đất đai được kiện toàn dựa theo phương án chuyển nguyên trạng bộ máy của Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất hiện nay, tổ chức thành các phòng, đội và các chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai đặt tại các quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh cụ thể như sau:

a) Các bộ phận giúp việc tại trụ sở:

- Phòng Tổ chức Hành chính;

- Phòng Kế hoạch - Tài chính;

- Phòng Kỹ thuật;

- Phòng Đăng ký thống kê;

- Phòng Thông tin - Lưu trữ;

- Đội Đo đạc bản đồ...

b) Các Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai

- Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai đặt tại huyện...

-...

c) Thẩm quyền quyết định

2. Nhân sự

3. Cơ chế tài chính

3.1 Mô hình tài chính

3.2. Nguồn thu tài chính

4. Trụ sở và trang thiết bị, phương tiện làm việc

4.1. Trụ sở làm việc

4.2. Trang thiết bị, phương tiện làm việc

5. Các văn bản của cơ quan có thẩm quyền xác nhận về tài chính, tài sản, đất đai, các khoản vay, nợ phải trả và các vấn đề khác có liên quan (nếu có).

(Liệt kê và có bản sao kèm theo Đề án)

IV. ĐIỀU KIỆN ĐẢM BẢO VÀ LỘ TRÌNH THỰC HIỆN

V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

PHỤ LỤC BÁO CÁO

TỔNG KẾT KINH NGHIỆM VỀ QUY TRÌNH KIỆN TOÀN VĂN PHÒNG ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI MỘT CẤP TRỰC THUỘC SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
(Kèm theo báo cáo tổng kết Đề án thí điểm kiện toàn hệ thống Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thành một cấp trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường)

Thực hiện kế hoạch số 3690/KH-BCĐ ngày 25/9/2013 của Ban chỉ đạo thực hiện Đề án thí điểm kiện toàn hệ thống Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thành một cấp trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường, Bộ Tài nguyên và Môi trường báo cáo tổng kết kinh nghiệm về quy trình thực hiện kiện toàn Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất từ hai cấp thành một cấp trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường đã thử nghiệm tại 4 tỉnh, thành phố: Hà Nam, Hải Phòng, Đà Nẵng và Đồng Nai như sau:

I. Quy trình thực hiện thực tế tại 4 tỉnh, thành phố thí điểm

Quy trình thực hiện việc kiện toàn Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất hai cấp thành Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất một cấp ở các địa phương như sau:

1. Công việc chuẩn bị gồm:

- Thống nhất chủ trương thực hiện Đề án thí điểm tại địa phương gồm: Sở Tài nguyên và Môi trường báo cáo đề xuất thực hiện đề án; UBND tỉnh, thành phố họp với các Sở, ngành thông qua chủ trương thực hiện Đề án; ban hành văn bản gửi Thủ tướng Chính phủ đề nghị được thực hiện thí điểm (theo báo cáo của TP Đà Nẵng).

- UBND tỉnh, thành phố ban hành văn bản chỉ đạo và giao nhiệm vụ cho các Sở, ngành và địa phương liên quan xây dựng phương án kiện toàn (theo báo cáo của tỉnh Đồng Nai).

- Thành lập Ban chỉ đạo và tổ giúp việc xây dựng Đề án (thực hiện tại tỉnh Hà Nam và 2 TP Hải Phòng, Đà Nẵng).

- Xây dựng và ban hành kế hoạch thực hiện (thực hiện tại tỉnh Hà Nam và 2 TP Hải Phòng, Đà Nẵng).

2. Xây dựng Phương án kiện toàn Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất gồm các công việc:

- Khảo sát, thống kê, xây dựng báo cáo đánh giá thực trạng tình hình về tổ chức bộ máy; chức năng, nhiệm vụ; số lượng và chất lượng nhân lực, tài sản (trang thiết bị kỹ thuật, nhà làm việc, kho lưu trữ hồ sơ địa chính) và kinh phí cho hoạt động của hệ thống Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất 2 cấp của địa phương (thực hiện ở 4 tỉnh, thành phố).

- Nghiên cứu xây dựng dự thảo phương án kiện toàn (thực hiện ở 4 tỉnh, thành phố) gồm các nội dung chính:

+ Thiết kế mô hình Văn phòng đăng ký một cấp trong phạm vi thực hiện thí điểm gồm các nội dung: xác định tên gọi; tổ chức bộ máy, cán bộ; vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn; cơ sở vật chất, trang thiết bị máy móc; cơ chế tài chính; cơ chế phối hợp với các cơ quan liên quan.

+ Kế hoạch điều chuyển tổ chức bộ máy, cán bộ, trang thiết bị kỹ thuật, nhà làm việc, kinh phí hoạt động từ Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất hai cấp sang Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất một cấp và từng Chi nhánh.

- Lấy ý kiến góp ý của các sở, ngành và UBND các huyện liên quan bằng các hình thức: tổ chức Hội nghị lấy ý kiến trực tiếp; gửi dự thảo lấy ý kiến; chỉnh sửa, hoàn thiện phương án (theo báo cáo của tỉnh Đồng Nai).

- Chỉnh sửa, hoàn thiện phương án và trình Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố ký quyết định phê duyệt.

3. Tổ chức thực hiện việc kiện toàn theo phương án được duyệt, gồm các công việc sau:

a) Soạn thảo, trình cơ quan có thẩm quyền ban hành các quyết định về tổ chức, bộ máy gồm:

+ Quyết định thành lập Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất một cấp (do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành); riêng tỉnh Hà Nam ban hành quyết định chuyển Văn phòng đăng ký một số huyện về Văn phòng đăng ký trực thuộc Sở và quyết định kiện toàn lại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc Sở.

+ Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất một cấp (TP Hải Phòng do UBND tỉnh ban hành; các tỉnh Hà Nam và Đồng Nai do Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường ban hành; tỉnh Đồng Nai là về quy chế tổ chức và hoạt động).

+ Quyết định thành lập các Chi nhánh Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất một cấp (TP Hải Phòng, Đà Nẵng và tỉnh Đồng Nai do Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường ban hành).

b) Thực hiện việc chuyển giao Văn phòng đăng ký cấp huyện về Văn phòng đăng ký một cấp

- UBND thành phố Hải Phòng và tỉnh Hà Nam ban hành quyết định về việc chuyển nguyên trạng bộ máy, nhân lực, nhà làm việc và kho lưu trữ hồ sơ địa chính, trang thiết bị và nhiệm vụ của Văn phòng đăng ký cấp huyện thuộc phạm vi địa bàn thí điểm về Văn phòng đăng ký một cấp (thực hiện ngay sau khi ký quyết định thành lập Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất một cấp).

- Tỉnh Đồng Nai thành lập Hội đồng bàn giao Văn phòng đăng ký cấp huyện về Văn phòng đăng ký một cấp.

- Sở Nội vụ (thành phố Đà Nẵng và tỉnh Đồng Nai) ban hành quyết định điều chuyển biên chế sự nghiệp của các Văn phòng đăng ký cấp huyện về Văn phòng đăng ký một cấp.

- Sở Tài nguyên và Môi trường phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Tài chính và UBND các huyện, thị tổ chức bàn giao nhân sự, tài chính, tài sản, thiết bị, nhà làm việc, kho lưu trữ, hồ sơ của Văn phòng đăng ký cấp huyện về Văn phòng đăng ký một cấp (thực hiện sau khi có quyết định thành lập Văn phòng đăng ký một cấp).

c) Thực hiện thủ tục bổ nhiệm các chức danh Lãnh đạo Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất một cấp và các Chi nhánh (thực hiện trước khi tổ chức bàn giao nhân lực, tài chính, tài sản của các Văn phòng đăng ký cấp huyện):

 + Bổ nhiệm giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất một cấp (TP Hải Phòng do Chủ tịch UBND thành phố bổ nhiệm giám đốc, phó giám đốc; TP Đà Nẵng do Chủ tịch UBND thành phố bổ nhiệm Giám đốc, Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường bổ nhiệm các chức danh còn lại; tỉnh Đồng Nai do Giám đốc Sở bổ nhiệm các chức danh).

+ Bổ nhiệm giám đốc, phó giám đốc các Chi nhánh Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất (TP Hải phòng và tỉnh Đồng Nai do Giám đốc Sở bổ nhiệm).

+ Bổ nhiệm các chức danh lãnh đạo các đơn vị trực thuộc Văn phòng đăng ký một cấp và nhân sự còn lại thuộc các chi nhánh (các tỉnh, TP: Hải phòng, Đà Nẵng và Đồng Nai do Giám đốc VPĐK một cấp bổ nhiệm).

d) Thực hiện đăng ký thay đổi và sử dụng con dấu, lắp đặt bảng hiệu tại Văn phòng đăng ký tỉnh và các Chi nhánh; kê khai mã số thuế, quyết toán tài chính và đăng ký tư cách pháp nhân mới cho Văn phòng đăng ký một cấp.

đ) Thực hiện sắp xếp, kiện toàn về nhân lực:

- Xây dựng, trình duyệt Đề án vị trí việc làm và thực hiện sắp xếp lại cán bộ vào từng vị trí theo Đề án được duyệt (thực hiện tại TP Đà Nẵng và tỉnh Đồng Nai).

- Thực hiện điều chuyển, sắp xếp lại cán bộ hiện có giữa các đơn vị trực thuộc Văn phòng đăng ký 1 cấp; sắp xếp cán bộ vào các vị trí chức danh công việc của Văn phòng đăng ký và từng chi nhánh.

- Thực hiện ký kết lại hợp đồng với người lao động hiện có sau điều chuyển.

- Thực hiện tuyển dụng bổ sung cán bộ theo yêu cầu nhiệm vụ mô hình tổ chức mới (mới được thực hiện tại 2 tỉnh Hà Nam và Đồng Nai).

- Tổ chức tập huấn, đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũ nhân viên về công tác đo vẽ hiện trạng nhà và trình tự, thủ tục cấp giấy chứng nhận; thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận và đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất theo mô hình Văn phòng đăng ký một cấp, tập huấn sử dụng phần mềm chuyên dụng.

e) Thực hiện sắp xếp, kiện toàn cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc

- Bố trí, sắp xếp lại địa điểm, diện tích làm việc cho các đơn vị trực thuộc Văn phòng đăng ký một cấp và các bộ phận trực thuộc chi nhánh mới thành lập.

- Thực hiện thống kê, đánh giá thực trạng và điều chuyển trang thiết bị hiện có giữa các phòng, bộ phận để đáp ứng yêu cầu triển khai thực hiện nhiệm vụ.

- Mua sắm bổ sung trang thiết bị máy móc, sửa chữa nhà làm việc, kho lưu trữ, trang thiết bị kỹ thuật, thiết bị lưu trữ hồ sơ địa chính (thực hiện tại tỉnh Đồng Nai, Hà Nam).

- Xây dựng và chuyển giao các phần mềm chuyên dụng về quản lý tài chính, nhân sự và văn thư lưu trữ, triển khai thực hiện đồng bộ tại Văn phòng đăng ký tỉnh và các Chi nhánh (thực hiện tại tỉnh Đồng Nai).

g) Thực hiện kiện toàn cơ chế hoạt động:

- Xây dựng và ban hành quy chế làm việc; quy chế quản lý tài chính và định mức chi tiêu nội bộ của Văn phòng đăng ký;

- Xây dựng và ban hành quy trình giải quyết công việc, quy chế phối hợp trong nội bộ Văn phòng đăng ký một cấp;

- Xây dựng, ban hành quy chế phối hợp giữa Văn phòng đăng ký một cấp và các Chi nhánh với các cơ quan có liên quan, đặc biệt là giữa Chi nhánh Văn phòng đăng ký với Phòng Tài nguyên và Môi trường và cơ quan thuế;

- Thành phố Đà Nẵng còn xây dựng ban hành Quyết định công bố bộ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Tài nguyên và Môi trường; Quy chế tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa cho phù hợp mô hình mới.

g) Kiện toàn về điều kiện tài chính cho hoạt động của văn phòng đăng ký:

- Thực hiện thủ tục quyết toán tài chính trong hoạt động của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện trong năm chuyển đổi tính đến thời điểm hợp nhất:

- Xử lý các vướng mắc về tài chính phát sinh khi chuyển đổi Văn phòng đăng ký cấp huyện về Văn phòng đăng ký một cấp:

+ Tại tỉnh Đồng Nai, Sở Tài nguyên và Môi trường làm việc với các Sở, ngành liên quan và Ủy ban nhân dân các huyện, thị để thống nhất phương án xử lý các vấn đề vướng mắc về tài chính: đối với các tồn đọng về kinh phí thực hiện nhiệm vụ sự nghiệp theo đặt hàng của huyện (chỉ tiêu cấp Giấy chứng nhận lần đầu và đăng ký biến động hàng năm theo kế hoạch được giao, trong đó có huyện tạm ghi kế hoạch chưa duyệt kinh phí) còn thực hiện dở dang hoặc chưa thực hiện; kinh phí chi trả lương cho biên chế sự nghiệp còn nợ chưa thanh toán và kinh phí mua sắm, sửa chữa thiết bị, nhà cửa chưa thanh toán sẽ do các huyện tiếp tục cấp kinh phí để thực hiện.

Đối với trang thiết bị còn dùng chung với Phòng Tài nguyên và Môi trường thì Chi nhánh Văn phòng đăng ký tiếp tục sử dụng theo hình thức mượn của Phòng Tài nguyên và Môi trường; kinh phí đầu tư cho mua mới thiết bị nhưng chưa mua thì Phòng Tài nguyên và Môi trường đứng mua và cho Văn phòng đăng ký mượn sử dụng

Kinh phí chi trả lương cho biên chế sự nghiệp sau hợp nhất và lương cho người lao động hợp đồng ngoài biên chế trong các tháng còn lại mà Văn phòng đăng ký một cấp chưa cân đối được sẽ do ngân sách tỉnh bố trí.

+ Thành phố Hải Phòng, thành phố Đà Nẵng và tỉnh Hà Nam chủ yếu xử lý 2 vấn đề: việc phân chia sử dụng nguồn thu phí, lệ phí giữa Chi nhánh Văn phòng đăng ký một cấp với bộ phận một cửa của UBND cấp huyện; kinh phí chi trả lương cho người lao động hợp đồng sau trong các tháng còn lại hợp nhất mà Văn phòng đăng ký một cấp chưa cân đối được sẽ do ngân sách tỉnh bố trí.

- Xây dựng kế hoạch thu, chi tài chính trình cơ quan có thẩm quyền duyệt, cấp kinh phí để bảo đảm cho hoạt động của Văn phòng đăng ký một cấp trong thời gian thử nghiệm gồm các khoản: kinh phí sự nghiệp do Nhà nước đặt hàng: kinh phí chi trả lương và các khoản theo lương cho lao động trong biên chế sự nghiệp; kinh phí mua sắm, sửa chữa trang thiết bị kỹ thuật; kinh phí nâng cấp, sửa chữa trụ sở làm việc và kho lưu trữ hồ sơ.

Đặc biệt tại tỉnh Đồng Nai, Sở Tài nguyên và Môi trường làm việc với các Sở, ngành liên quan và Ủy ban nhân dân các huyện, thị thống nhất cơ chế Ủy ban nhân dân cấp huyện đặt hàng và cấp kinh phí cho các Chi nhánh Văn phòng đăng ký thực hiện nhiệm vụ thường xuyên về cấp Giấy chứng nhận lần đầu và đăng ký biến động cho hộ gia đình, cá nhân (Huyện duyệt chỉ tiêu cấp GCN và cấp kinh phí cho Phòng Tài nguyên và Môi trường để ký hợp đồng với các Chi nhánh thực hiện).

II. Đánh giá thực hiện quy trình kiện toàn đã thực hiện thí điểm

a) Mặt được

- Việc thực hiện Đề án thí điểm kiện toàn Văn phòng đăng ký thành một cấp mặc dù trong điều kiện kinh phí còn nhiều khó khăn, nhưng đã được các ngành, các địa phương quan tâm, phối hợp chặt chẽ, chỉ đạo sát sao trong quá trình thực hiện, bảo đảm thực hiện đầy đủ các nội dung theo đúng Quyết định số 447/QĐ-TTg và Kế hoạch thực hiện của Ban chỉ đạo thực hiện Đề án Trung ương.

- Việc kiện toàn Văn phòng đăng ký thành một cấp tại các địa phương đã được thực hiện khẩn trương, nhanh chóng; trong khoảng 4 tháng, các Văn phòng đăng ký một cấp đã đi vào hoạt động, bảo đảm duy trì ổn định việc đăng ký đất đai, cấp Giấy chứng nhận, đáp ứng nhu cầu của người sử dụng đất và nhiệm vụ cấp Giấy chứng nhận của địa phương.

b) Hạn chế:

- Một số nội dung công việc thực hiện ở một số địa phương còn chậm, kéo dài như việc bổ nhiệm lãnh đạo các chi nhánh (tại Hà Nam); việc ban hành quyết định về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Văn phòng đăng ký một cấp (tại Hải phòng); việc ban hành các quy chế làm việc, quy trình giải quyết thủ tục trong nội bộ Văn phòng đăng ký một cấp; thực hiện đề án sắp xếp vị trí việc làm;

- Một số nội dung công việc kiện toàn thực hiện ở các địa phương chưa thống nhất; như việc thành lập Ban chỉ đạo Đề án (tỉnh Đồng Nai không thành lập); thành lập Hội đồng bàn giao Văn phòng đăng ký cấp huyện về Văn phòng đăng ký một cấp (chỉ thành lập tại tỉnh Đồng Nai); thẩm quyền ban hành quyết định về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Văn phòng đăng ký một cấp; thẩm quyền; thẩm quyền bổ nhiệm các chức danh lãnh đạo Văn phòng đăng ký và các chi nhánh;

- Một số nội dung công việc chưa được thực hiện đầy đủ ở các địa phương, nhất là các công việc liên quan đến kinh phí, nhân lực, như tuyển dụng thêm lao động; sửa chữa, nâng cấp bổ sung nhà làm việc; việc ban hành quy chế phối hợp giữa Văn phòng đăng ký một cấp và các Chi nhánh với Phòng Tài nguyên và Môi trường và các cơ quan có liên quan (Đồng Nai); việc nâng cấp, sửa chữa, mở rộng diện tích làm việc, kho lưu trữ ở các địa phương chưa được thực hiện; …

III. Đề xuất quy trình thực hiện chung cho các địa phương

Trên cơ sở kinh nghiệm thực tế thực hiện kiện toàn Văn phòng đăng ký hai cấp thành một cấp ở 4 tỉnh, thành phố và yêu cầu thành lập Văn phòng đăng ký đất đai theo Nghị định số 43/2014/NĐ-CP, Bộ Tài nguyên và Môi trường đề xuất quy trình kiện toàn Văn phòng đăng ký hai cấp thành một cấp để áp dụng chung cho cả nước như sau:

Bước 1. Công việc chuẩn bị

Nội dung, trình tự thực hiện gồm:

a) Xây dựng, thông qua đề cương Đề án kiện toàn Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất 2 cấp thành Văn phòng đăng ký đất đai trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường.

b) Điều tra khảo sát, xây dựng báo cáo đánh giá thực trạng tình hình về tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ, nguồn nhân lực, thiết bị, nhà làm việc và kho lưu trữ hồ sơ địa chính, hiện trạng nguồn kinh phí hoạt động của hệ thống Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất 2 cấp của địa phương.

c) Xây dựng và trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt Đề án kiện toàn các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thành Văn phòng đăng ký đất đai; trong đó phải thể hiện các nội dung chính:

- Thiết kế mô hình Văn phòng đăng ký đất đai gồm các nội dung: tổ chức bộ máy, cán bộ; vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn; cơ sở vật chất, trang thiết bị máy móc; cơ chế hoạt động (cơ chế tài chính, cơ chế quản lý quản lý lao động, cơ chế phối hợp với các cơ quan liên quan) của Văn phòng đăng ký đất đai và các Chi nhánh trực thuộc.

- Kế hoạch điều chuyển tổ chức bộ máy, cán bộ, trang thiết bị kỹ thuật, nhà làm việc, kinh phí cho hoạt động của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất sang Văn phòng đăng ký đất đai và các Chi nhánh trực thuộc.

- Xác định phương án về các vị trí việc làm và yêu cầu lao động (số lượng, chuyên môn và trình độ đào tạo) cho từng vị trí việc làm.

d) Xây dựng và ban hành kế hoạch triển khai thực hiện Đề án.

đ) Thành lập Ban chỉ đạo và Tổ giúp việc thực hiện Đề án kiện toàn Văn phòng đăng ký thành một cấp.

Bước 2. Thực hiện chuyển đổi các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất 2 cấp thành Văn phòng đăng ký đất đai

Nội dung, trình tự thực hiện gồm:

a) Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành các quyết định về việc thành lập Văn phòng đăng ký đất đai trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường (trong đó có các Chi nhánh trực thuộc); trên cơ sở hợp nhất và chuyển giao nguyên trạng nhân lực, trang thiết bị, nhà làm việc, kho lưu trữ từ Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh và các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất ở cấp huyện sang Văn phòng đăng ký đất đai; đồng thời quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ chế tài chính cho hoạt động của Văn phòng đăng ký đất đai và các Chi nhánh trực thuộc

b) Thực hiện thủ tục bổ nhiệm các chức danh Lãnh đạo Văn phòng đăng ký đất đai và các Chi nhánh theo thẩm quyền phân cấp của từng địa phương.

c) Thực hiện quyết toán tài chính của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất các cấp trong năm chuyển đổi tính đến thời điểm hợp nhất.

d) Sở Tài nguyên và Môi trường phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Tài chính và UBND các huyện, thị tổ chức bàn giao nhân sự, tài chính, tài sản, thiết bị, nhà làm việc, kho lưu trữ, hồ sơ của các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cho Văn phòng đăng ký đất đai.

Sở Tài nguyên và Môi trường phối hợp với Sở Tài chính và UBND cấp huyện thống nhất việc xử lý các vấn đề về tài chính do việc chuyển Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện hợp nhất vào Văn phòng đăng ký một cấp như:

- Phương án giải quyết tồn đọng về tài chính của các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện đến thời điểm hợp nhất vào Văn phòng đăng ký một cấp như: kinh phí thực hiện nhiệm vụ sự nghiệp theo đặt hàng của huyện còn thực hiện dở dang hoặc chưa thực hiện; kinh phí chi trả lương cho biên chế sự nghiệp còn nợ chưa thanh toán và kinh phí mua sắm, sửa chữa thiết bị, nhà cửa chưa thanh toán sẽ do các huyện tiếp tục cấp kinh phí để thực hiện; ….

- Phương án giải quyết trang thiết bị của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện đang dùng chung với Phòng Tài nguyên và Môi trường;

- Phương án giải quyết khó khăn, vướng mắc phát sinh sau thời điểm hợp nhất: kinh phí thực hiện cấp GCN thuộc thẩm quyền của UBND cấp huyện; kinh phí chi trả lương cho người lao động trong và ngoài biên chế sự nghiệp của các Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai trong các tháng còn lại mà Văn phòng đăng ký một cấp chưa cân đối được.

d) Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường ban hành quyết định chức năng, nhiệm vụ cụ thể và tổ chức bộ máy của Văn phòng đăng ký đất đai và các Chi nhánh trực thuộc; quyết định bổ nhiệm các chức danh lãnh đạo các Phòng chuyên môn và Giám đốc, Phó Giám đốc các Chi nhánh trực thuộc

đ) Bố trí, sắp xếp lại địa điểm, diện tích làm việc cho các đơn vị trực thuộc Văn phòng đăng ký một cấp và các bộ phận trực thuộc chi nhánh mới thành lập.

e) Thực hiện việc đăng ký thay đổi dấu, bảng hiệu; đăng ký mã số thuế, quyết toán tài chính và đăng ký tư cách pháp nhân mới cho Văn phòng đăng ký đất đai và các chi nhánh.

g) Giám đốc Văn phòng đăng ký đất đai ban hành quyết định quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các phòng chuyên môn trực thuộc; quy định hoặc giao cho Giám đốc các Chi nhánh quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận chuyên môn trực thuộc các Chi nhánh.

h) Quyết định điều chuyển, bố trí lại lao động giữa các đơn vị trực thuộc Văn phòng đăng ký đất đai.

i) Thực hiện ký kết lại hợp đồng với người lao động sau điều chuyển; thực hiện sắp xếp, bố trí lại lao động hiện có vào từng vị trí việc làm phù hợp với Đề án được duyệt và tình hình thực tế của địa phương.

k) Thực hiện phân bổ máy móc, thiết bị kỹ thuật hiện có cho các đơn vị trực thuộc Văn phòng đăng ký đất đai; các bộ phận trực thuộc Chi nhánh và các vị trí việc làm cụ thể để đáp ứng yêu cầu triển khai thực hiện nhiệm vụ.

Bước 3: Kiện toàn nâng cao năng lực Văn phòng đăng ký đất đai

Nội dung, trình tự thực hiện gồm:

a) Kiện toàn về nhân lực

- Xây dựng, trình duyệt kế hoạch biên chế, lao động của Văn phòng đăng ký đất đai và các chi nhánh; thực hiện tuyển dụng thêm cán bộ để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ.

- Tập huấn nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ Văn phòng đăng ký đất đai và các Chi nhánh.

b) Xây dựng, trình duyệt phương án thu, chi tài chính bảo đảm cho hoạt động lâu dài của Văn phòng đăng ký đất đai và từng Chi nhánh; trong đó phải giải quyết được các vấn đề:

- Xác định nguồn kinh phí chi thường xuyên từ ngân sách để chi trả cho các phần công việc hoặc lao động tại các vị trí việc làm không có thu để bảo đảm cho hoạt động của Văn phòng đăng ký đất đai và các Chi nhánh (còn được gọi là kinh phí lương biên chế sự nghiệp).

- Xác định khả năng thu phí, lệ phí, lệ phí hàng năm trong thực hiện thủ tục hành chính và cung cấp thông tin hàng năm.

- Xác định yêu cầu khối lượng và kinh phí đầu tư từ ngân sách cho nhiệm vụ sự nghiệp do nhà nước đặt hàng (đo đạc lập, chỉnh lý bản đồ địa chính; đăng ký cấp mới, cấp đổi Giấy chứng nhận và đăng ký biến động thường xuyên hàng năm).

- Xác định khả năng tự chủ tài chính của Văn phòng đăng ký đất đai và từng chi nhánh sau khi kiện toàn trên cơ sở các nguồn thu đã xác định trên đây.

- Xác định cơ chế quản lý, sử dụng các nguồn thu tài chính của Văn phòng đăng ký đất đai và từng chi nhánh.

c) Xây dựng và ban hành các quy định về cơ chế hoạt động:

- Quy chế làm việc, quy chế chi tiêu nội bộ và quy chế quản lý tài sản trong nội bộ Văn phòng đăng ký đất đai và các Chi nhánh.

- Quy trình giải quyết công việc, quy chế phối hợp trong nội bộ Văn phòng đăng ký một cấp.

- Quy chế phối hợp giữa Văn phòng Đăng ký một cấp và các Chi nhánh với các cơ quan có liên quan, đặc biệt là giữa Chi nhánh Văn phòng đăng ký với Phòng Tài nguyên và Môi trường, bộ phận một cửa và cơ quan thuế.

d) Mua sắm bổ sung trang thiết bị bị kỹ thuật, thiết bị lưu trữ; nâng cấp, xây mới nhà làm việc, kho lưu trữ hồ sơ địa chính cho Văn phòng đăng ký đất đai và các chi nhánh.

đ) Xây dựng và chuyển giao các phần mềm chuyên dụng về quản lý tài chính, nhân sự và văn thư lưu trữ, triển khai thực hiện đồng bộ tại Văn phòng đăng ký tỉnh và các Chi nhánh.

Trên đây là báo cáo tổng kết kinh nghiệm về quy trình kiện toàn mô hình Văn phòng đăng ký đất đai sau khi thực hiện Đề án thí điểm kiện toàn hệ thống Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thành một cấp trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường.

PHỤ LỤC BÁO CÁO

TỔNG KẾT KINH NGHIỆM VỀ MÔ HÌNH VĂN PHÒNG ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI MỘT CẤP TRỰC THUỘC SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
(Kèm theo báo cáo tổng kết Đề án thí điểm kiện toàn hệ thống Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thành một cấp trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường)

Thực hiện kế hoạch số 3690/KH-BCĐ ngày 25/9/2013 của Ban chỉ đạo thực hiện Đề án thí điểm kiện toàn hệ thống Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thành một cấp trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường, Bộ Tài nguyên và Môi trường báo cáo tổng kết kinh nghiệm về mô hình Văn phòng đăng ký đất đai một cấp trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường đã thử nghiệm tại 4 tỉnh, thành phố: Hà Nam, Hải Phòng, Đà Nẵng và Đồng Nai, như sau:

I. MÔ HÌNH THÍ ĐIỂM TẠI 4 TỈNH, THÀNH PHỐ

Thực hiện Quyết định số 447/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ và hướng dẫn của Bộ Tài nguyên và Môi trường tại Công văn số 2954/BTNMT ngày 21/8/2012) các tỉnh, thành phố đều đã hoàn thành việc kiện toàn Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất một cấp để thử nghiệm theo mô hình cụ thể như sau:

1. Về bộ máy tổ chức

a) Các Văn phòng đăng ký một cấp của các tỉnh, thành phố về cơ bản đã được kiện toàn lại theo hướng dẫn của Bộ Tài nguyên và Môi trường và Bộ Nội vụ và có bổ sung hoặc hợp nhất một số đơn vị cho phù hợp thực tế:

- TP Hải Phòng có 3 phòng và các chi nhánh (Các phòng gồm: Hành chính - Tổng hợp; Đăng ký thống kê; Cơ sở dữ liệu địa chính (gộp 3 mảng công việc về kỹ thuật đo đạc; xây dựng hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu địa chính và lưu trữ chung 1 phòng);

- Tỉnh Hà Nam có 4 phòng và các chi nhánh (Các phòng gồm: Hành chính - Tổng hợp; Đăng ký; Kỹ thuật; Công nghệ thông tin và lưu trữ địa chính);

- TP Đà Nẵng có 5 phòng và các chi nhánh (các phòng gồm: Hành chính - Tổng hợp; Đăng ký địa chính; Quản lý dữ liệu địa chính; Kỹ thuật; Lưu trữ địa chính);

- Tỉnh Đồng Nai có 5 phòng, 2 đội và các chi nhánh (các phòng gồm: Hành chính - Tổng hợp; Kế hoạch - Tài chính; Kỹ thuật; Thẩm định cấp giấy; Thông tin lưu trữ; Đội Đăng ký đất đai, Đội Đo đạc);

b) Các Chi nhánh Văn phòng đăng ký ở các tỉnh, thành phố về cơ bản được sắp xếp, kiện toàn thành các bộ phận theo hướng dẫn của Bộ Tài nguyên và Môi trường; song một số bổ sung hoặc hợp nhất, sửa đổi tên gọi một số bộ phận ở một số nơi:

- Tỉnh Đồng Nai có 4 bộ phận gồm: Hành chính Tổng hợp; Đăng ký thống kê; Đo đạc bản đồ và Bộ phận Thông tin lưu trữ. Riêng Chi nhánh Long Thành có thêm Tổ thẩm định nguồn gốc đất;

- TP Đà Nẵng và tỉnh Hà Nam có 4 bộ phận đúng như hướng dẫn gồm: Hành chính tổng hợp; Đăng ký (gồm cả nhiệm vụ quản lý dữ liệu địa chính); Kỹ thuật; Lưu trữ địa chính. Riêng quận Ngũ Hành Sơn (thuộc thành phố Đà Nẵng) có thêm 2 bộ phận gồm: Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ, Bộ phận Vi tính;

- TP Hải Phòng tổ chức thành 3 bộ phận gồm: Tổng hợp; Đăng ký thống kê đất đai; Cơ sở dữ liệu.

c) Việc bổ nhiệm cán bộ lãnh đạo Văn phòng đăng ký một cấp và các Chi nhánh ở các địa phương đến nay đã được thực hiện khá đầy đủ; trong đó Văn phòng đăng ký đất đai đều có giám đốc và từ 2-3 Phó giám đốc; các Chi nhánh đều có Giám đốc và từ 1-2 Phó Giám đốc; riêng tại tỉnh Đồng Nai có 2 phó Giám đốc, tỉnh Hà Nam mới bổ nhiệm 1 phó giám đốc phụ trách Chi nhánh.

d) Ngoài việc tổ chức lại bộ máy thành các phòng, bộ phận; Văn phòng đăng ký đất đai của TP Đà Nẵng và tỉnh Đồng Nai đã hoàn thành xây dựng Đề án vị trí việc làm; trên cơ sở đó đã sắp xếp lại cán bộ theo các nhóm công việc chuyên sâu phù hợp với quy trình giải quyết thủ tục hành chính trong nội bộ Văn phòng đăng ký đất đai và từng Chi nhánh để nâng cao chất lượng giải quyết thủ tục.

2. Về chức năng, nhiệm vụ

a) Các Văn phòng đăng ký và các Chi nhánh sau khi được kiện toàn đều được giao thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất các cấp theo quy định hiện hành tại Thông tư liên tịch số 05/2010/TTLT-BTNMT-BNV-BTC ngày 15/3/2010 về hướng dẫn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức, biên chế và cơ chế tài chính của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất và Quyết định số 447/QĐ-TTg (các Chi nhánh cũng có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết thủ tục đăng ký đối với tổ chức);

b) Qua 2 năm thực hiện thí điểm Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất và các Chi nhánh đều đã tổ chức triển khai thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ được giao, bảo đảm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng đất và yêu cầu nhiệm vụ cấp Giấy chứng nhận của địa phương.

Riêng tại tỉnh Đồng Nai, khối trung tâm Văn phòng đăng ký một cấp cũng trực tiếp tổ chức tiếp nhận và giải quyết thủ tục đăng ký biến động cho hộ gia đình, cá nhân trên địa bàn thành phố Biên Hòa đối với trường hợp đăng ký biến động không phải cấp giấy chứng nhận.

3. Về đội ngũ cán bộ chuyên môn

a) Về số lượng cán bộ:

Sau khi hợp nhất thành Văn phòng đăng ký một cấp, các địa phương đều có sự điều chuyển, sắp xếp lại cán bộ hiện có và tuyển dụng thêm một số cán bộ mới cho Văn phòng đăng ký và các chi nhánh một cách hợp lý hơn. Tuy nhiên chỉ có 2 Văn phòng đăng ký của TP Đà Nẵng và tỉnh Đồng Nai có số lượng cán bộ chuyên môn khá đông đảo, cơ bản đáp ứng được yêu cầu thực hiện nhiệm vụ được giao; 2 Văn phòng đăng ký của TP Hải phòng và tỉnh Hà Nam có số lượng cán bộ chuyên môn còn rất ít; cụ thể như sau:

- Văn phòng đăng ký một cấp TP Hải Phòng 50 người (tuyển thêm 01 người); trong đó Văn phòng trung tâm chỉ có 20 người; 2 chi nhánh có 30 người (bình quân 15 người/chi nhánh);

- Văn phòng đăng ký một cấp tỉnh Hà Nam 61 người (tuyển thêm 8 người); trong đó Văn phòng trung tâm có 29 người, các chi nhánh có 32 người (bình quân 11 người/chi nhánh);

- Văn phòng đăng ký một cấp TP Đà Nẵng 185 người (tuyển thêm 19 người); trong đó Văn phòng trung tâm có 27 người, các chi nhánh có 158 người (bình quân 23 người/chi nhánh);

- Văn phòng đăng ký một cấp tỉnh Đồng Nai có 720 người (tuyển thêm 26 người); trong đó Văn phòng trung tâm có 163 người; các chi nhánh có 557 người (bình quân 51 người/chi nhánh).

b) Biên chế sự nghiệp của Văn phòng đăng ký đất đai:

- Số lượng biên chế của các Văn phòng đăng ký không đồng đều: tỉnh Hà Nam có 18/63 người, chiếm 28,5%; TP Hải Phòng có 30/50 người, chiếm 60%; TP Đà Nẵng có 71/186 người, chiếm 36%; tỉnh Đồng Nai có 392/720 người, chiếm 54,4%, nhưng chỉ có 91 người được trả lương từ ngân sách);

- Một số địa phương sau khi kiện toàn, số lượng biên chế các Chi nhánh bị giảm đi so với trước đây (như tỉnh Hà Nam biên chế các Chi nhánh cắt giảm 9 người, tỉnh Đồng Nai biên chế các Chi nhánh giảm 9 người); nguyên nhân giảm chủ yếu do huyện điều chuyển sang đơn vị khác trước khi sáp nhập vào Văn phòng đăng ký một cấp; riêng tỉnh Hà Nam do tỉnh cắt giảm biên chế.

4. Về trang, thiết bị kỹ thuật

Các Văn phòng đăng ký một cấp và các chi nhánh đều đã được bố trí bổ sung thêm nhiều trang bị thiết bị kỹ thuật phục vụ yêu cầu thực hiện nhiệm vụ chuyên môn:

- Tại tỉnh Hà Nam: Văn phòng đăng ký một cấp trang bị thêm 6 máy vi tính, 5 máy in các loại (A0, A3, A4), 4 máy đọc và in mã vạch, 2 máy quét, 2 máy photocopy và 2 máy đo đạc, nhưng chưa có máy quét dữ liệu

- Tại thành phố Hải Phòng: Văn phòng đăng ký một cấp trang bị thêm 11 máy vi tính, 4 máy in A3, 1 máy in A4, 4 máy chủ, 1 máy photocopy và 3 máy đo đạc, nhưng chưa có máy quét dữ liệu.

- Tại thành phố Đà Nẵng: Văn phòng đăng ký một cấp được trang bị thêm 23 máy vi tính để bàn cấu hình đồ họa, 4 máy chủ, 1máy quét A3 và 8 máy quét A4.

- Tại tỉnh Đồng Nai: Văn phòng đăng ký một cấp trang bị thêm 61 máy vi tính, 11 máy in A4, 1 máy photocopy và 22 máy quét A3 và A4.

Tuy nhiên, so với số lượng cán bộ hiện có và chức năng, nhiệm vụ được giao thì các Văn phòng đăng ký một cấp, nhất là các Chi nhánh thì số lượng thiết bị hiện có vẫn còn ít (TP Hải Phòng có 0,9 máy tính/người, tỉnh Hà Nam có 0,32 máy tính/người, Đồng Nai có 0,63 máy tính/người, Đà Nẵng có 0,81 máy tính/người); phần lớn các thiết bị máy móc đã quá hạn nhưng vẫn phải tiếp tục sử dụng; nhiều chi nhánh chưa có máy đo đạc, máy quét, máy photocopy, nhất là tại TP Đà Nẵng (các chi nhánh đều không có máy đo đạc, máy quét); tỉnh Hà Nam (các chi nhánh đều không có máy quét).

5. Về trụ sở làm việc và kho lưu trữ

Trụ sở làm việc và kho lưu trữ của các Văn phòng đăng ký và các chi nhánh về cơ bản được kế thừa, giữ nguyên như trước khi kiện toàn, riêng Văn phòng đăng ký một cấp tỉnh Đồng Nai được xây dựng mới.

Diện tích làm việc của các Văn phòng đăng ký, nhất là các Chi nhánh nhìn chung chật hẹp; kho lưu trữ của các chi nhánh hầu hết còn được bố trí tạm thời chung với Phòng Tài nguyên và Môi trường, nhiều nơi vị trí các kho lưu trữ còn chật, không thuận tiện cho việc khai thác, cập nhật thường xuyên hồ sơ địa chính. Cụ thể như sau:

- TP Hải Phòng: Văn phòng trung tâm có 152 m²; kho lưu trữ 55 m² (bình quân 0,25 m²/xã). Các chi nhánh có diện tích làm việc bình quân 80 m²/chi nhánh (5,3m²/người); kho lưu trữ chỉ có 1 Chi nhánh (Thủy Nguyên) có kho riêng 45 m², bình quân 1,4m²/xã; quận Ngô Quyền sử dụng chung với kho Lưu trữ của UBND Quận.

- Tỉnh Hà Nam: Văn phòng trung tâm có 501 m² và kho lưu trữ 160 m², m² (bình quân 1,3 m²/xã). Các chi nhánh có diện tích làm việc từ 45m²- 96 m², bình quân 70m²/chi nhánh (6,4 m²/người); kho lưu trữ các Chi nhánh chỉ có từ 24 m² - 40 m², bình quân 29m²/chi nhánh (1,4m²/xã);

- TP Đà Nẵng: Văn phòng trung tâm có 380m² và kho lưu trữ 149 m² (bình quân 2,6 m²/xã); các chi nhánh có từ 77 m² đến 270 m², bình quân 160m²/chi nhánh (7,2 m²/người); kho lưu trữ các Chi nhánh có từ 40 m² - 120 m², bình quân 84m²/chi nhánh (10,5 m²/xã);

- Tỉnh Đồng Nai: Văn phòng trung tâm có 2836 m² làm việc và kho lưu trữ 985 m² (bình quân 6 m²/xã). Các chi nhánh có từ 76 m² - 855 m², bình quân 248 m²/chi nhánh (4,9m²/người); kho lưu trữ từ 31 m² - 250 m², bình quân 89 m²/chi nhánh (5,7 m² /xã).

6. Về cơ chế tài chính cho hoạt động của Văn phòng đăng ký một cấp

a) Cơ chế tài chính chung của Văn phòng đăng ký một cấp

Theo Đề án thí điểm đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại Quyết định số 447/QĐ-TTg thì mô hình Văn phòng đăng ký một cấp được thí điểm theo mô hình bán tự chủ (tự trang trải một phần kinh phí).

Theo quy định tại Thông tư liên tịch số 05/2010/TTLT-BTNMT-BNV-BTC thì kinh phí cho hoạt động của Văn phòng đăng ký một cấp gồm: Kinh phí do ngân sách nhà nước cấp (kinh phí đầu tư thực hiện nhiệm vụ do nhà nước đặt hàng; kinh phí thường xuyên cho thực hiện nhiệm vụ không có thu; kinh phí đầu tư cho xây dựng cơ bản, mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn tài sản cố định; kinh phí khác); nguồn thu sự nghiệp (thu phí, lệ phí được để lại sử dụng theo quy định; thu từ hoạt động dịch vụ; thu lãi tiền gửi ngân hàng).

Thực tế tại các địa phương trong 2 năm qua được thực hiện như sau:

- TP Hải Phòng: chỉ được cấp kinh phí thường xuyên theo lương cho 32 biên chế trong 18 tháng khoảng 2.227 triệu đồng; kinh phí mua thiết bị máy móc 1.800 triệu đồng; thu phí, lệ phí 1.006 triệu đồng. Riêng kinh phí đầu tư thực hiện nhiệm vụ do nhà nước đặt hàng (thực hiện nhiệm vụ cấp Giấy chứng nhận, đăng ký biến động đất đai và xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai theo đề án) không được duyệt cấp. Tổng thu 2 năm khoảng 5.0335 triệu đồng (mặc dù rất ít nhân lực nhưng nhu nhập bình quân chỉ khoảng 64 triệu/người/năm); nhìn chung thu không đủ chi, đời sống người lao động gặp khó khăn, không thể hợp đồng thêm lao động để đáp ứng yêu cầu vụ.

- Tỉnh Hà Nam: Tổng thu từ tháng 8/2013 đến tháng 6/2014 khoảng 6.697 triệu; gồm các nguồn: kinh phí đầu tư thực hiện nhiệm vụ do nhà nước đặt hàng 1.350 triệu; kinh phí cấp thường xuyên theo lương cho biên chế sự nghiệp là 2.607 triệu; kinh phí cấp mua sắm thiết bị và sửa chữa nhà cửa 436 triệu; thu phí, lệ phí 2.264 triệu đồng (trong đó 40% phải dành lại cho năm sau). Bình quân thu theo lao động (không kể mua sắm thiết bị) khoảng 45,8 triệu/người/năm. Về cơ bản thu không đủ chi, đời sống người lao động gặp khó khăn, không thể hợp đồng thêm lao động để đáp ứng yêu cầu vụ.

- TP Đà Nẵng: Tổng thu từ tháng 8/2013 đến tháng 4/2014 khoảng 31.626 triệu; gồm các nguồn: kinh phí nhà nước đặt hàng (cho công tác lưu trữ) là 227 triệu (Ngân sách Thành phố không đầu tư đặt hàng thực hiện nhiệm vụ cấp Giấy chứng nhận, đăng ký biến động và xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai theo đề án); kinh phí cấp thường xuyên theo lương cho 71 biên chế sự nghiệp là 10.570 triệu; nguồn thu phí, lệ phí là 18.856 triệu; kinh phí cấp mua sắm thiết bị 1.570 triệu; chi khác 403 triệu. Bình quân thu theo lao động (không kể mua sắm thiết bị) khoảng 93,85 triệu/người/năm; về cơ bản đủ chi cho hoạt động thường xuyên của Văn phòng hiện nay.

- Tỉnh Đồng Nai: Tổng thu từ tháng 8/2013 đến tháng 5/2014 đạt 123.420 triệu đồng; gồm các nguồn: kinh phí cấp theo nhiệm vụ Nhà nước đặt hàng khoảng 73.593 triệu; kinh phí cấp thường xuyên theo lương cho biên chế sự nghiệp là 5.931 triệu; nguồn thu sự nghiệp (phí, lệ phí) là 11.600 triệu; kinh phí cấp mua sắm thiết bị 2.103 triệu; thu từ hoạt động dịch vụ là 40.195 triệu. Bình quân thu theo lao động (không kể mua sắm thiết bị) đạt khoảng 82,5 triệu/người/năm). Đã nộp ngân sách 12.357 triệu. Tổng chi 2 năm 116.953 triệu, về cơ bản thu đủ chi.

Như vậy trong số 4 tỉnh, thành phố, chỉ có 2 tỉnh Hà Nam và Đồng Nai có đầy đủ các nguồn thu theo cơ chế của đơn vị sự nghiệp bán tự chủ hướng dẫn tại Thông tư liên tịch số 05/2010/TTLT-BTNMT-BNV-BTC; song tỉnh Hà Nam tổng số thu còn ít; TP Đà Nẵng và tỉnh Đồng Nai thu cơ bản đủ chi, trong đó riêng tỉnh Đồng Nai có mức thu khá lớn, đáp ứng yêu cầu thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng hiện nay và đã bước đầu có nộp vào ngân sách. Nguyên nhân chủ yếu do 2 địa phương này có vị trí thuận lợi, mức độ giao dịch đất đai lớn; nhất là tỉnh Đồng Nai đã xây dựng và duy trì được cơ chế đặt hàng của UBND các huyện đối với các Chi nhánh trong việc cấp GCN lần đầu và đăng ký biến động cho hộ gia đình, cá nhân thuộc thẩm quyền cấp giấy của huyện (Chi nhánh văn phòng đăng ký xây dựng chỉ tiêu kế hoạch cấp GCN lần đầu và đăng ký biến động hàng năm để Phòng Tài nguyên và Môi trường trình UBND các huyện phê duyệt, cấp kinh phí; sau đó, Phòng Tài nguyên và Môi trường ký hợp đồng với các Chi nhánh để thực hiện).

Các tỉnh, thành phố còn lại đều có mức thu rất thấp, thu không đủ chi theo yêu cầu nhiệm vụ hàng năm; nhất là các tỉnh, thành phố phía Bắc; do các nguyên nhân chủ yếu do:

+ Không được địa phương quan tâm đầu tư kinh phí từ ngân sách để đặt hàng thực hiện nhiệm vụ cấp Giấy chứng nhận, đăng ký biến động đất đai và xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai;

+ Thu phí, lệ phí và thu hoạt động dịch vụ đạt thấp do mức độ giao dịch về đất đai không nhiều và tình trạng giao dịch ngầm không làm thủ tục đăng ký biến động rất phổ biến (nhiều nơi chiếm trên 80% tổng số trường hợp biến động);

+ Quy định thu phí, lệ phí liên quan đến đăng ký và cung cấp thông tin đất đai hiện nay còn nhiều điểm không phù hợp với cơ chế hoạt động tự chủ của Văn phòng đăng ký như: có nhiều hoạt động không được thu phí, như việc đo đạc chỉnh lý bản đồ, trích đo địa chính thửa đất khi thực hiện thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận; nhiều thủ tục miễn thu lệ phí đối với người dân ở nông thôn (như thủ tục cấp Giấy chứng nhận lần đầu, thủ tục đăng ký thế chấp); mức tiền thu lệ phí địa chính hiện nay là rất thấp (bằng không quá 20% chi thực tế) và số tiền thu được để lại cho cơ quan đăng ký sử dụng không đáng kể (10%).

b) Cơ chế quản ký về tài chính đối với các Chi nhánh:

Việc quản lý tài chính đối với các chi nhánh Văn phòng đăng ký một cấp tại các địa phương được áp dụng theo 2 hình thức:

- Hình thức thứ nhất: áp dụng tại 2 thành phố Hải Phòng, Đà Nẵng và tỉnh Hà Nam; các chi nhánh Văn phòng đăng ký một cấp không thực hiện hạch toán kinh phí mà hoàn toàn do Văn phòng đăng ký một cấp quản lý, thanh, quyết toán trực tiếp đối với mọi khoản mục và với từng người lao động.

- Hình thức thứ hai: áp dụng tại tỉnh Đồng Nai; các chi nhánh Văn phòng đăng ký một cấp thực hiện hạch toán phụ thuộc vào Văn phòng đăng ký một cấp.

Kết quả thí điểm cho thấy cơ chế quản lý tài chính đối với các chi nhánh theo hình thứ nhất (Chi nhánh không hạch toán) có một số ưu điểm: bộ máy gọn nhẹ, có tính thống nhất cao trong quản lý. Song, cũng nảy sinh nhiều bất cập, hạn chế hơn so với hình thức thứ hai, nhất là đối với các chi nhánh có vị trí xa Văn phòng trung tâm như: tăng thêm chi phí đi lại; khó khăn, chậm trễ trong việc mua sắm vật tư, văn phòng phẩm, sửa chữa nhỏ phục vụ cho hoạt động chuyên môn sẽ ảnh hưởng tiến độ công việc; dẫn đến làm giảm tính chủ động, linh hoạt trong thực hiện nhiệm vụ của các Chi nhánh.

II. ĐÁNH GIÁ VỀ CÁC MÔ HÌNH THÍ ĐIỂM CỦA CÁC ĐỊA PHƯƠNG

1. Mặt được:

a) Các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất một cấp của các tỉnh, thành phố đều đã được thực hiện kiện toàn khá sâu, rộng về các mặt theo Đề án được duyệt, nhất là về tổ chức bộ máy; chức năng, nhiệm vụ và các trang thiết bị kỹ thuật làm việc;

b) Kết quả thử nghiệm 2 năm qua đã thể hiện nhiều ưu điểm nổi bật của mô hình Văn phòng đăng ký một cấp so với trước đây:

- Văn phòng đăng ký một cấp sau khi được kiện toàn, mặc dù còn nhiều khó khăn về các điều kiện thực hiện nhưng đã thể hiện rõ hơn tính chuyên nghiệp trong tổ chức thực hiện nhiệm vụ đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận với bộ máy tổ chức được sắp xếp theo các nhóm chuyên môn và theo từng vị trí công việc chuyên sâu; quy trình giải quyết công việc đã được thực hiện thống nhất, nhiều nơi đã được thực hiện gắn với hệ thống cơ sở dữ liệu đất đai đã xây dựng.

- Hoạt động đăng ký đất đai đã có sự quản lý, điều hành tập trung, thống nhất; đội ngũ cán bộ chuyên môn trong hệ thống Văn phòng đăng ký một cấp được điều động linh hoạt giữa các địa bàn để hỗ trợ thực hiện, bảo đảm yêu cầu triển khai thực hiện đăng ký, cấp Giấy chứng nhận có trọng tâm, trọng điểm và hoàn thành nhiệm vụ theo đúng kế hoạch của địa phương;

- Chất lượng thực hiện thủ tục đăng ký đất đai, cấp Giấy chứng nhận được nâng cao, bảo đảm sự thống nhất trong toàn tỉnh, thành phố; đặc biệt tại thành phố Đà Nẵng sau khi chuyển thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận về Sở Tài nguyên và Môi trường đã phát hiện và xử lý hàng nghìn trường hợp trước đây đã giải quyết thủ tục không đúng quy định.

- Thời gian thực hiện thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận được bảo đảm đúng quy định; tình trạng tồn đọng hồ sơ quá hạn đã cơ bản chấm dứt; một số nơi, điển hình là thành phố Đà Nẵng và tỉnh Hà Nam đã giảm thời gian thực hiện đối với nhiều loại thủ tục từ 1/3 đến 1/2 thời gian so với trước đây.

- Các Văn phòng đăng ký một cấp đã có điều kiện hơn về lực lượng chuyên môn, chủ động hơn về thẩm quyền và đã quan tâm, chăm lo nhiều hơn cho việc xây dựng, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính của địa phương, nhất là việc xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính; đồng thời tăng cường kiểm tra, chỉ đạo việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính ở các cấp huyện, xã để bảo đảm sự thống nhất của hồ sơ địa chính theo quy định.

- Việc thực hiện thủ tục đăng ký, cấp giấy chứng nhận được thực hiện ngày càng thuận lợi hơn với người dân do cơ quan đăng ký được tổ chức lại ngày càng chuyên nghiệp; việc xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai được đẩy mạnh đã tạo nhiều cơ hội hơn cho người dân được lựa chọn nơi đăng ký, tạo sự cạnh tranh giữa các cơ quan đăng ký, góp phần giảm bớt tình trạng nhũng nhiễu trong giải quyết thủ tục hiện nay.

2. Tồn tại, hạn chế:

a) Việc kiện toàn mô hình Văn phòng đăng ký một cấp còn một số nội dung ở một số địa phương chưa được thực hiện đầy đủ như: bộ máy của Văn phòng đăng ký TP Hải Phòng chưa đầy đủ; số lượng nhân lực chuyên môn của Văn phòng đăng ký một cấp và một số chi nhánh của tỉnh Hà Nam và TP Hải phòng còn ít; một số thiết bị máy móc phục vụ cho thực hiện thủ tục hành chính, xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai ở nhiều chi nhánh đang còn thiếu; nhà làm việc nhiều nơi, nhất là các chi nhánh còn chật chội, là một trong các nguyên nhân khó khăn cho việc tuyển dụng thêm cán bộ; kho lưu trữ hồ sơ của các Chi nhánh còn nhiều bất cập, một số nơi chưa đủ điện tích cần thiết hoặc còn sử dụng chung, không bảo đảm an toàn cho quản lý và không thuận tiện cho khai thác, cập nhật hồ sơ hàng ngày.

b) Một số hoạt động thử nghiệm của Văn phòng đăng ký một cấp và các chi nhánh còn chưa được thực hiện (như nội dung tổ chức lại việc quản lý hồ sơ địa chính theo mô hình mới chưa thực hiện do điều kiện kho lưu trữ hiện có của các chi nhánh còn chật chội, mang tính tạm thời trong thời gian thử nghiệm) hoặc thực hiện chưa hoàn thành nên hiệu quả đạt được chưa cao (như việc xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai ở các TP Hải Phòng, Đà Nẵng và tỉnh Hà Nam chưa được thực hiện đáng kể do không được đầu tư kinh phí).

c) Việc thử nghiệm cơ chế tài chính cho hoạt động của Văn phòng đăng ký một cấp chưa đánh giá được đầy đủ, do phần lớn các địa phương có nguồn thu từ đất thấp, nên nguồn lực lao động còn thiếu và chưa triển khai thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ được giao. Nguyên nhân chủ yếu do không được đầu tư từ ngân sách để đặt hàng thực hiện nhiệm vụ đo đạc, cấp Giấy chứng nhận, xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai (trừ tỉnh Đồng Nai); tình trạng giao dịch ngầm (không làm thủ tục đăng ký biến động) vẫn còn phổ biến nên mức thu phí, lệ phí đạt thấp.

III. ĐỀ XUẤT MÔ HÌNH CHUNG CHO CÁC TỈNH

1. Về vị trí, chức năng

Văn phòng đăng ký đất đai là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường, do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập; có chức năng tổ chức thực hiện đăng ký, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; xây dựng, cập nhật, chỉnh lý, quản lý hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu địa chính đối với tổ chức, hộ gia đình và cá nhân trong phạm vi địa bàn tỉnh, thành phố.

Văn phòng đăng ký đất đai có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản riêng theo quy định của pháp luật.

2. Nhiệm vụ, quyền hạn

Văn phòng đăng ký đất đai có các nhiệm vụ chuyên môn và thẩm quyền chủ yếu là:

- Tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất cho tất cả các đối tượng sử dụng đất, đối tượng được Nhà nước giao quản lý đất;

- Làm đầu mối chủ trì, phối hợp với các cơ quan cơ liên quan để thực hiện kiểm tra và lập hồ sơ trình cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận cho người có nhu cầu;

- Thực hiện xác nhận thay đổi vào Giấy chứng nhận đã cấp cho các trường hợp đăng ký biến động đất đai theo quy định;

- Xây dựng, quản lý, cập nhật, chỉnh lý thống nhất hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai;

- Cung cấp thông tin đất đai cho các tổ chức, cá nhân có nhu cầu.

3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng đăng ký đất đai:

a) Giám đốc và các Phó Giám đốc;

b) Các phòng chuyên môn chủ yếu:

- Phòng Hành chính - Tổng hợp: kiêm nhiệm việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả đăng ký; thu nghĩa vụ tài chính, công tác kế hoạch;

- Phòng đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất: thực hiện kiểm tra hồ sơ; lấy ý kiến các cơ quan có liên quan trong trường hợp cần thiết; cung cấp thông tin cho cơ quan thuế; chuẩn bị hồ sơ trình duyệt; cập nhật cơ sở dữ liệu đất đai. Hồ sơ do Chi nhánh chuyển lên thì thẩm định lại hồ sơ trước khi trình Sở Tài nguyên và Môi trường cấp Giấy chứng nhận; quản lý việc cập nhật dữ liệu thuộc tính địa chính của các Chi nhánh;

- Phòng kỹ thuật: thực hiện thủ tục chỉnh lý bản đồ, trích đo thửa đất; kiểm tra sơ đồ tài sản gắn liền với đất; quản lý việc cập nhật dữ liệu không gian thửa đất của các Chi nhánh; tổ chức xây dựng, hoàn thiện hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu địa chính; thống kê, kiểm kê;

- Phòng Thông tin, lưu trữ địa chính: thực hiện việc quản lý, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính dạng giấy; cung cấp thông tin đất đai dạng giấy.

- Các Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai tại các quận, huyện, thị xã, thành phố. Trung bình mỗi đơn vị cấp huyện bố trí 1 Chi nhánh; trường hợp đặc biệt có phạm vi địa bàn quá rộng hoặc nhu cầu giao dịch đất đai lớn có thể bố trí thêm một số Chi nhánh để tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng đất thực hiện thủ tục đất đai.

4. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Chi nhánh

a) Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai được thành lập theo Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; chịu sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp của Văn phòng đăng ký đất đai; hạch toán theo cơ chế phụ thuộc, do Văn phòng đăng ký đất đai thống nhất quản lý; có con dấu riêng để thực hiện nhiệm vụ đăng ký theo thẩm quyền.

b) Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai được thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng đăng ký đất đai trong phạm vi địa bàn được giao quản lý. Đối tượng thực hiện đăng ký và phạm vi địa bàn quản lý của Chi nhánh do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định.

c) Cơ cấu tổ chức của Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai:

- Có giám đốc và tối thiểu 01 phó giám đốc để bảo đảm duy trì hoạt động đăng ký thường xuyên;

- Bộ phận tổng hợp: kiêm nhiệm việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả đăng ký; thu nghĩa vụ tài chính.

- Bộ phận đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất: thực hiện thủ tục kiểm tra hồ sơ; lấy ý kiến các cơ quan có liên quan trong trường hợp cần thiết; cung cấp thông tin cho cơ quan thuế; chuẩn bị hồ sơ trình duyệt; cập nhật cơ sở dữ liệu đất đai.

- Bộ phận Kỹ thuật: thực hiện thủ tục chỉnh lý bản đồ, trích đo thửa đất; kiểm tra sơ đồ tài sản gắn liền với đất; tham gia xây dựng, hoàn thiện hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu địa chính; thống kê, kiểm kê.

- Bộ phận lưu trữ: thực hiện việc quản lý, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính dạng giấy; cung cấp thông tin đất đai dạng giấy.

5. Biên chế lao động và vị trí việc làm:

- Văn phòng đăng ký đất đai có các vị trí công việc tối thiểu như sau:

a) Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả gồm các vị trí công việc chuyên môn: tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả; thu phí, lệ phí.

b) Phòng, Bộ phận (thuộc Chi nhánh) Đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất gồm các vị trí công việc kiểm tra hồ sơ, thẩm định trình duyệt, kỹ thuật Giấy chứng nhận, kiểm duyệt dữ liệu đăng ký của các Chi nhánh (nơi có cơ sở dữ liệu).

c) Phòng, Bộ phận (thuộc Chi nhánh) Kỹ thuật gồm các vị trí công việc đo đạc bản đồ, xây dựng hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu địa chính, thống kê đất đai.

d) Phòng Bộ phận (thuộc Chi nhánh) Thông tin, lưu trữ địa chính gồm các vị trí công việc: lưu trữ, chỉnh lý hồ sơ địa chính (đối với nơi sử dụng hồ sơ địa chính dạng giấy).

- Số lượng lao động ở từng vị trí công việc được xác định căn cứ vào yêu cầu khối lượng nhiệm vụ cần thực hiện ở từng địa phương; điều kiện cơ sở dữ liệu địa chính đã xây dựng và định mức lao động thực hiện trung bình đối với mỗi loại hồ sơ thủ tục đăng ký ở địa phương để xác định.

6. Điều kiện trụ sở làm việc

a) Văn phòng đăng ký đất đai và các Chi nhánh khi kiện toàn phải được kế thừa nguyên trạng trụ sở làm việc và kho lưu trữ của các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất hiện có để bảo đảm duy trì ổn định hoạt động trong quá trình kiện toàn.

Sau khi Văn phòng đăng ký đất đai và các Chi nhánh đã đi vào hoạt động ổn định sẽ thực hiện việc rà soát, đánh giá lại điều kiện nhà làm việc và kho lưu trữ hồ sơ địa chính của Văn phòng đăng ký đất đai và từng Chi nhánh để có kế hoạch sửa chữa, nâng cấp hoặc bố trí, xây dựng mới theo yêu cầu.

b) Về diện tích phòng làm việc (chưa kể diện tích làm nơi tiếp nhận hồ sơ) thực hiện theo quy định của Thủ tướng Chính phủ về tiêu chuẩn, quy định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các cơ quan hành chính, sự nghiệp (Quyết định số 260/2006/QĐ-TTg ngày 14 tháng 11 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung Quyết định số 147/1999/QĐ-TTg ngày 5/7/1999).

c) Diện tích của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thực hiện theo quy định của Thủ tướng Chính phủ về quy chế thực hiện cơ chế một cửa tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương (Điều 12 của Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22 tháng 6 năm 2007).

d) Diện tích kho lưu trữ hồ sơ địa chính của các Văn phòng đăng ký đất đai cần có tối thiểu 1,5 m²/xã. Kho lưu trữ hồ sơ địa chính của các Chi nhánh cần có tối thiểu 2,0m²/xã.

7. Điều kiện máy móc, trang thiết bị làm việc

Văn phòng đăng ký đất đai và các Chi nhánh cần có các loại thiết bị tối thiểu phục vụ yêu cầu thực hiện thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận, xây dựng hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu địa chính gồm: máy tính để bàn; máy tính xách tay; máy đo đạc các loại; máy in A4; máy in A3; máy Photocopy A3; máy quét khổ A3, A4; màn hình điện tử (đối với nơi tổ chức tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả); máy in bản đồ khổ Ao (đối với Văn phòng đăng ký đất đai).

Số lượng từng loại thiết bị nêu trên do Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất xác định căn cứ vào yêu cầu khối lượng nhiệm vụ thực tế và số lượng cán bộ chuyên môn cần thiết của Văn phòng đăng ký để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của từng phòng chuyên môn và từng chi nhánh trực thuộc.

8. Cơ chế tài chính của Văn phòng đăng ký đất đai:

a) Văn phòng đăng ký đất đai và các Chi nhánh là đơn vị sự nghiệp công lập, hoạt động theo cơ chế bán tự chủ (tự trang trải một phần kinh phí).

b) Văn phòng đăng ký đất đai là đơn vị hạch toán độc lập; Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai được hạch toán theo cơ chế phụ thuộc vào Văn phòng đăng ký đất đai;

c) Kinh phí cho hoạt động của Văn phòng đăng ký một cấp và các chi nhánh phải được bảo đảm bằng có các nguồn sau:

- Nguồn ngân sách nhà nước cấp gồm:

+ Kinh phí đặt hàng thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp: đo đạc chỉnh lý bản đồ địa chính, trích đo địa chính; đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất; cấp lần đầu, cấp đổi Giấy chứng nhận; đăng ký biến động đất đai; xây dựng, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai; sắp xếp, chỉnh lý hồ sơ lưu trữ địa chính.

+ Kinh phí chi thường xuyên theo biên chế sự nghiệp đối với các vị trí, công việc không có thu gồm: Biên chế quản lý; biên chế hành chính, quản trị, tổ chức, kế hoạch, tổng hợp; biên chế quản lý hồ sơ địa chính;

+ Kinh phí đầu tư cho xây dựng cơ bản, mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn tài sản cố định; kinh phí khác.

- Nguồn thu sự nghiệp gồm: thu phí, lệ phí liên quan đến thực hiện thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận, đăng ký biến động Văn phòng đăng ký đất đai và Chi nhánh được để lại sử dụng theo quy định. Riêng đối với các hồ sơ thủ tục đã được đầu tư từ ngân sách theo đặt hàng của Nhà nước thì phải nộp vào ngân sách khoản phí đã thu.

- Thu từ hoạt động dịch vụ (như dịch vụ đo đạc tài sản gắn liền với đất, và dịch vụ cung cấp thông tin đất đai, …).

- Thu lãi tiền gửi ngân hàng.

Trên đây là báo cáo tổng kết kinh nghiệm về mô hình Văn phòng đăng ký đất đai sau khi thực hiện Đề án thí điểm kiện toàn hệ thống Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thành một cấp trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường tại các tỉnh, thành phố: Hà Nam, Hải Phòng, Đà Nẵng và Đồng Nai.