Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan được quy định như thế nào?

Nội dung chính

Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan được quy định như thế nào?

Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan được quy định tại Mục VII Hướng dẫn 17-HD/VPTW năm 2016 về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan do Ban Chấp hành Trung ương ban hành như sau:

1- Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu

a) Trong thời hạn 1 năm, kể từ ngày công việc kết thúc thì hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.

Riêng hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì giao nộp vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn 3 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán.

Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn Thanh niên, Hội Cựu chiến binh cơ quan giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan sau khi kết thúc nhiệm kỳ hoạt động, thời gian không quá 3 tháng.

b) Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 2 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

2- Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu

a) Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp

- Trước ngày 31-12 hàng năm, Lưu trữ cơ quan gửi thông báo tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của năm trước để các đơn vị, tổ chức và cá nhân chuẩn bị giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.

- Các đơn vị, tổ chức, cá nhân kiểm tra lại chất lượng các hồ sơ đã lập trong năm và thông báo cho Lưu trữ cơ quan biết thời gian và địa điểm giao nộp hồ sơ, tài liệu.

- Trước khi giao nộp, những hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị nộp lưu phải được thống kê thành "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" (3 bản) để đính kèm "Biên bản giao nhận tài liệu".

"Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.

(Mẫu mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu: Phụ lục số 5).

b) Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu giao nộp

- Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, bên giao và bên nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thực tế hồ sơ, tài liệu với mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp.

- Lưu trữ cơ quan lập "Biên bản giao nhận tài liệu". Biên bản có đủ chữ ký, họ tên của cả người giao và người nhận, có xác nhận của lãnh đạo cơ quan giao và cơ quan nhận hồ sơ, tài liệu. Biên bản được làm thành 3 bản (bên giao giữ 1 bản, bên nhận giữ 2 bản).

(Mẫu biên bản giao nhận tài liệu: Phụ lục số 6).

Lưu ý: Các hồ sơ nguyên tắc phục vụ cho công việc thường xuyên của cá nhân, đơn vị; các hồ sơ được xác định thời hạn bảo quản 5 năm trở xuống; các hồ sơ công việc do các cá nhân, đơn vị phối hợp giải quyết công việc nhưng trùng lặp với hồ sơ của các đơn vị, cá nhân chủ trì giải quyết; các văn bản gửi đến để biết, tư liệu, sách báo để tham khảo và các bản nháp, các bản dự thảo chưa hoàn chỉnh không cần lập hồ sơ hoặc không cần phải đưa vào hồ sơ; những loại hồ sơ và tài liệu nêu trên không phải nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan và các cá nhân, đơn vị định kỳ đề xuất lãnh đạo cơ quan cho hủy theo quy định của pháp luật.