Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh đơn giản dễ hiểu?
Nội dung chính
Hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử khi nào?
Theo khoản 1 Điều 79 Nghị định 01/2021/NĐ-CP hộ kinh doanh được hiểu là một cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh của hộ.
Theo đó Điều 80 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định về việc đăng ký hộ kinh doanh như sau:
+ Cá nhân, thành viên hộ gia đình chỉ được đăng ký một hộ kinh doanh trong phạm vi toàn quốc và được quyền góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp trong doanh nghiệp với tư cách cá nhân.
+ Cá nhân, thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh không được đồng thời là chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên hợp danh của công ty hợp danh trừ trường hợp được sự nhất trí của các thành viên hợp danh còn lại.
Căn cứ theo khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định 3 trường hợp hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai: Phải sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử theo quy định.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán: Nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn, cơ quan thuế sẽ cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh: Nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn, cơ quan thuế sẽ cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.
Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh đơn giản? (Hình từ internet)
Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh đơn giản dễ hiểu?
Bước 1: Chuẩn bị cơ sở hạ tầng để thực hiện xuất hóa đơn điện tử
Lắp đặt thiết bị kết nối mạng internet như laptop, máy tính để bàn, hoặc các thiết bị tương tự.
Tạo lập hòm thư điện tử (Email) để sử dụng trong việc đăng ký và nhận thông báo từ cơ quan thuế hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Bước 2: Lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử
Đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử từ đơn vị cung cấp uy tín, phù hợp với nhu cầu kinh doanh của hộ kinh doanh.
Đăng ký chữ ký số theo mã số thuế của hộ kinh doanh để sử dụng cho việc ký và phát hành hóa đơn điện tử.
Bước 3: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế
Thực hiện các thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
Sau khi đăng ký thành công, hộ kinh doanh sẽ được kích hoạt hệ thống để bắt đầu phát hành hóa đơn điện tử.
Bước 4: Thực hiện thao tác xuất hóa đơn điện tử
Đăng nhập vào hệ thống hóa đơn điện tử:
- Truy cập vào danh sách hóa đơn đã lập, thiết lập điều kiện tìm kiếm và chọn hóa đơn cần xuất.
- Nhấn "Phát hành" để bắt đầu quá trình phát hành hóa đơn.
- Gửi hóa đơn cho khách hàng (nếu cần): Tích chọn tùy chọn "Gửi hóa đơn cho khách hàng" để chương trình tự động gửi hóa đơn ngay sau khi cơ quan thuế cấp mã.
Ký số và phát hành hóa đơn:
- Nhấn vào ô chữ "Phát hành" và chọn chứng thư số của đơn vị. Hệ thống sẽ cấp số hóa đơn, thực hiện ký số, và gửi hóa đơn lên cơ quan thuế để chờ cấp mã.
- Nếu hóa đơn hợp lệ, cơ quan thuế sẽ cấp mã và trả kết quả, trạng thái hóa đơn chuyển thành "Đã cấp mã".
- Nếu hóa đơn không hợp lệ, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo từ chối cấp mã, và trạng thái hóa đơn sẽ cập nhật thành "Từ chối cấp mã".
Quy trình trên giúp hộ kinh doanh đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về việc sử dụng hóa đơn điện tử, đồng thời tạo sự thuận tiện, minh bạch trong giao dịch và quản lý hóa đơn.
Hộ kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khi nào?
Căn cứ tại khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định hộ kinh doanh thuộc các trường hợp sau phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:
- Hộ kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
- Hộ kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký kinh doanh.
- Hộ kinh doanh thông báo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh.
- Hộ kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế.
- Trường hợp có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;
- Trường hợp có hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.
