|
BỘ GIAO THÔNG VẬN
TẢI
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
61/2018/TT-BGTVT
|
Hà Nội, ngày 28
tháng 12 năm 2018
|
THÔNG TƯ
SỬA
ĐỔI, BỔ SUNG MỘT SỐ ĐIỀU QUY CHẾ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI BAN
HÀNH KÈM THEO THÔNG TƯ SỐ 74/2014/TT-BGTVT NGÀY 19 THÁNG 12 NĂM 2014 CỦA BỘ TRƯỞNG
BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI
Căn cứ Luật Lưu trữ
số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều
của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Nghị định số 59/2015/NĐ-CP
ngày 18 tháng 6 năm 2015 của Chính phủ về Quản lý dự án đầu tư xây dựng;
Căn cứ Nghị định số 12/2017/NĐ-CP
ngày 10 tháng 02 năm 2017 của Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Bộ Giao thông Vận tải;
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV
ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV
ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn
thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
Căn cứ Thông tư số 01/2014/TTLT-BNV-BXD
ngày 21 tháng 8 năm 2014 của Bộ Nội vụ-Bộ Xây dựng hướng dẫn thành phần tài liệu
dự án, công trình xây dựng nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử;
Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ Giao thông vận
tải,
Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải ban hành Thông
tư sửa đổi, bổ sung một số điều Quy chế công tác Lưu trữ của Bộ Giao thông vận
tải ban hành kèm theo Thông tư số 74/2014/TT-BGTVT
ngày 19 tháng 12 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải.
Điều 1. Sửa đổi, bổ sung một số điều Quy chế công tác Lưu trữ của Bộ
Giao thông vận tải ban hành kèm theo Thông tư số 74/2014/TT-BGTVT ngày
19 tháng 12 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải.
1. Sửa đổi, bổ sung Điều 1 như sau:
“Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định về công tác lưu trữ của Bộ
Giao thông vận tải.
2. Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị
thuộc Bộ Giao thông vận tải và các cá nhân, tổ chức có liên quan.”
2. Bổ sung khoản 9 Điều 2 như sau:
“9. Lưu trữ cơ quan gồm: Lưu trữ Bộ (Văn phòng Bộ);
bộ phận lưu trữ của Tổng cục, các Cục, Ban, Viện, Trường, Trung tâm, doanh nghiệp
thuộc Bộ”.
3. Sửa đổi, bổ sung Điều 3 như sau:
“Điều 3. Trách nhiệm đối với công tác lưu trữ
1. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Bộ
a) Tham mưu, giúp Bộ trưởng tổ chức xây dựng, ban
hành các chế độ, quy định về công tác lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện
hành, ứng dụng công nghệ thông tin, hiện đại hóa công tác lưu trữ tại Bộ Giao
thông vận tải và các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ nhằm phục vụ công tác cải cách
hành chính và hoạt động của các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ.
b) Tham mưu, giúp Bộ trưởng quản lý, kiểm tra, giám
sát, đôn đốc việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác lưu trữ tại Bộ
Giao thông vận tải và các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ; Giải quyết khiếu nại, tố
cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác lưu trữ theo thẩm quyền.
c) Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ
tại Bộ Giao thông vận tải và các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ.
2. Trách nhiệm của Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị
Các Vụ trưởng thuộc Bộ, Chánh Thanh tra Bộ, Tổng Cục
trưởng, Cục trưởng, Tổng Giám đốc, Giám đốc các Ban Quản lý dự án, Thủ trưởng
các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm:
a) Phân công trách nhiệm cho các cá nhân trong cơ
quan, đơn vị lập, chỉnh lý hồ sơ về những việc mà cơ quan, đơn vị được giao chủ
trì giải quyết.
b) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ của cá nhân sau khi công
việc giải quyết xong và quản lý hồ sơ của đơn vị khi chưa đến hạn nộp lưu theo
quy định.
c) Tổ chức lựa chọn và nộp lưu hồ sơ, tài liệu theo
đúng quy định.
d) Tham mưu việc xác định thời hạn bảo quản đối với
tài liệu chuyên ngành trong lĩnh vực mình phụ trách.
3. Trách nhiệm của mỗi cá nhân
a) Mỗi cán bộ, công chức, viên chức khi bắt đầu giải
quyết công việc được giao do đơn vị mình chủ trì phải lập Hồ sơ công việc, thực
hiện lưu giữ, bảo quản, cập nhật Hồ sơ công việc trong quá trình giải quyết.
Khi kết thúc công việc phải kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có
trong hồ sơ; xem xét loại khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; sắp xếp các văn bản,
tài liệu theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác
giả của văn bản. Thực hiện biên mục hồ sơ đầy đủ đối với hồ sơ có thời hạn bảo
quản vĩnh viễn (Đối với những cơ quan, đơn vị đã xây dựng quy trình ISO về lưu
trữ hồ sơ, tài liệu thì thực hiện lập hồ sơ công việc theo quy trình ISO, thực
hiện biên mục hồ sơ đầy đủ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn) và tiến
hành lưu trữ tại đơn vị hoặc nộp lưu theo quy định tại khoản 1,
khoản 4 Điều 11 thông tư này.
b) Cán bộ, công chức, viên chức khi chuyển công
tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu
cho cơ quan, tổ chức hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của
cơ quan, tổ chức làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác. Tài
liệu bàn giao phải được thống kê danh mục và lập biên bản giao nhận.
4. Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan trong thu thập hồ
sơ, tài liệu:
a) Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
b) Phối hợp với các cơ quan, đơn vị xác định hồ sơ
tài liệu cần thu thập.
c) Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị chuẩn bị hồ sơ,
tài liệu giao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” theo mẫu
quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này.
d) Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp
nhận hồ sơ, tài liệu.
đ) Kiểm tra, đối chiếu hồ sơ giao nộp.
e) Tiếp nhận hồ sơ kèm theo các văn bản hướng dẫn
chỉnh lý và công cụ tra cứu.
g) Lập biên bản giao nhận tài liệu.
Biên bản được lập thành 04 bản. Mẫu biên bản giao
nhận hồ sơ theo hướng dẫn tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này.”
4. Sửa đổi, bổ sung tên Chương II như sau:
“Chương II
LẬP HỒ SƠ, CHỈNH
LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU”
5. Sửa đổi, bổ sung Khoản 1 Điều 5 như sau:
“1. Trên cơ sở các Nhóm tài liệu phổ biến quy định
tại khoản 2 Điều này, Văn phòng Bộ chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị
xây dựng danh mục bảng thời hạn bảo quản đối với các lĩnh vực và các nhóm Hồ
sơ, tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Giao thông vận tải trình Bộ trưởng
quyết định.”
6. Sửa đổi, bổ sung Khoản 2 Điều 6 như sau:
“2. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả
văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào
hồ sơ tương ứng đã mở, bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo
trình tự thời gian và diễn biến công việc.”
7. Sửa đổi, bổ sung Điều 8 như sau:
"Điều 8. Xác định giá trị tài liệu
1. Xác định giá trị tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn
và tài liệu bảo quản có thời hạn phải bằng số năm cụ thể.
2. Tài liệu khi được xác định hết giá trị phải tiến
hành tiêu hủy.”
8. Sửa đổi, bổ sung Điều 11 như sau:
“Điều 11. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
Lưu trữ cơ quan
1. Hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị được lưu
trữ như sau:
a) Đối với Hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo
quản dưới 05 năm: tự bảo quản tại cơ quan, đơn vị.
b) Đối với Hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo
quản từ 05 năm trở lên: phải nộp vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn 01 năm, kể
từ ngày công việc kết thúc.
2. Đối với hồ sơ hoàn công của các Dự án, công
trình quy định tại Điều 12 của Thông tư này: Trong thời hạn
03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán, phải nộp hồ sơ vào Lưu trữ Bộ.
Danh mục chi tiết thành phần hồ sơ hoàn công quy định tại Phụ lục VI ban hành
kèm theo Thông tư này.
3. Các văn bản lưu tại Lưu trữ cơ quan bao gồm:
Công văn, Quyết định, định kỳ 03 tháng phải nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan một lần,
tài liệu mật 01 tháng nộp một lần và các loại văn bản khác nộp định kỳ 01 năm nộp
một lần.
4. Trường hợp hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu nhưng
cần giữ lại: Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định việc giữ lại và có thông báo
bằng văn bản nêu rõ lý do và Danh mục chi tiết hồ sơ, tài liệu cần giữ lại gửi
Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp
lưu.”
9. Sửa đổi, bổ sung Điều 12 như sau:
“Điều 12. Hồ sơ hoàn công thuộc diện nộp lưu vào
Lưu trữ Bộ
1. Dự án, công trình quan trọng quốc gia theo Nghị
quyết của Quốc hội.
2. Các công trình giao thông từ cấp I trở lên thuộc
Dự án, công trình do Bộ GTVT quyết định đầu tư.”
10. Sửa đổi, bổ sung tên
điều và khoản 1 Điều 14 như sau:
“Điều 14. Số lượng hồ sơ nộp vào Lưu trữ Bộ
1. Đối với hồ sơ hoàn công: Một bộ bản chính (trường
hợp không có bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp) và 01 bản scan
màu theo thành phần tài liệu đã được sắp xếp, chỉnh lý hoàn chỉnh.”
11. Sửa đổi, bổ sung Điều 15 như sau:
“Điều 15. Trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan
Các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm quản lý hồ sơ,
tài liệu và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan như sau:
1. Thu thập đủ thành phần hồ sơ, tài liệu; Thống nhất
với Lưu trữ cơ quan về Mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp.
2. Chỉnh lý hồ sơ, tài liệu đảm bảo thành phần, hình
thức và quy cách theo đúng quy định. Lập 03 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu
theo mẫu quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này.
3. Giao nộp: Hồ sơ, tài liệu; 02 bản Mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu và công cụ tra cứu khác (nếu có). Riêng đối với hồ sơ hoàn
công, phải nộp thêm các văn bản hướng dẫn chỉnh lý, 01 bản scan màu theo thành
phần tài liệu đã được sắp xếp, chỉnh lý hoàn chỉnh.
4. Đối với hồ sơ hoàn công: Giao nộp một lần chung
cho toàn bộ dự án đầu tư xây dựng công trình nếu các công trình (hạng mục công
trình) thuộc dự án được đưa vào khai thác, sử dụng cùng một thời điểm. Trường hợp
các công trình (hạng mục công trình) của dự án được đưa vào khai thác, sử dụng ở
thời điểm khác nhau thì có thể giao nộp hồ sơ, tài liệu riêng cho từng công
trình (hạng mục công trình) đó.
5. Vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp.
6. Thực hiện đúng quy định về thủ tục giao nộp hồ
sơ, tài liệu.”
12. Sửa đổi, bổ sung Điều 17 như sau:
“Điều 17. Bảo quản tài liệu lưu trữ
1. Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ
cơ quan do các cơ quan, đơn vị bảo quản và đảm bảo an toàn hồ sơ, tài liệu.
2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được
giao nộp theo đúng quy định.
3. Chánh Văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện
các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật,
phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện
các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật
đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với
từng loại tài liệu lưu trữ.
4. Cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ có trách
nhiệm: sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ để thuận tiện cho việc thống kê, tra cứu
phục vụ khai thác. Hồ sơ, tài liệu được để trong (hộp) cặp, dán nhãn, ghi đầy đủ
thông tin theo quy định. Thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho
để nắm bắt số lượng, chất lượng tài liệu.”
13. Sửa đổi, bổ sung Điều 18 như sau:
“Điều 18. Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng
tài liệu
1. Các đối tượng được khai thác, sử dụng tài liệu
Mọi tổ chức, cá nhân đều được khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng.
2. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu:
a) Khi đến khai thác hồ sơ, tài liệu tại lưu trữ cơ
quan vì mục đích công vụ, người khai thác phải có ý kiến đồng ý của Thủ trưởng
cơ quan, đơn vị quản lý hoặc Chánh Văn phòng.
b) Cơ quan, đơn vị cử cá nhân đến khai thác, sử dụng
tài liệu tại lưu trữ cơ quan, đơn vị khác vì mục đích công vụ phải có văn bản đề
nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, đơn vị nơi công tác.
c) Tổ chức, cá nhân đến khai thác sử dụng tài liệu
vì mục đích riêng, phải có đơn đề nghị sử dụng tài liệu có xác nhận của cơ
quan, tổ chức nơi công tác, học tập hoặc của chính quyền địa phương nơi cư trú
và có Giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu.
3. Các hình thức khai thác tài liệu:
a) Đọc tài liệu tại chỗ.
b) Sao y bản chính tài liệu.
c) Photocopy tài liệu.
d) In ra giấy, sao chép tập tin đối với tài liệu
lưu trữ điện tử.
đ) Mượn tài liệu (chỉ áp dụng đối với tài liệu là hồ
sơ cá nhân).
4. Lưu trữ cơ quan phải lập Sổ phục vụ khai thác
tài liệu.”
14. Sửa đổi, bổ sung khoản 1 Điều 19 như sau:
“1. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan.”
15. Sửa đổi, bổ sung Điều 20 như sau:
“Điều 20. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ
1. Cán bộ, công chức, viên chức tuyệt đối không được
sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị vào mục đích trái với lợi ích của
nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.
2. Lãnh đạo Văn phòng cho phép khai thác sử dụng
tài liệu và ký sao y bản chính, sao lục, trích sao tài liệu tại Lưu trữ cơ
quan.
3. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định việc khai
thác, sử dụng tài liệu của cơ quan, đơn vị mình.
4. Đối với tài liệu mật, việc khai thác sử dụng, bảo
quản, nộp lưu, giải mật và tiêu hủy thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo
vệ bí mật nhà nước.”.
16. Bãi bỏ Phụ lục III. Danh mục
nguồn tài liệu lưu trữ.
Điều 2. Thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 07 năm
2019.
Điều 3. Văn phòng Bộ, Chánh Thanh tra Bộ, các Vụ trưởng, Tổng cục
trưởng, Cục trưởng các Cục thuộc Bộ, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, cá nhân có
liên quan chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Văn phòng Chính phủ;
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
- UBND các tỉnh, TP trực thuộc TW;
- Bộ GTVT: Bộ trưởng, các Thứ trưởng;
- Cục Kiểm tra văn bản (Bộ Tư pháp);
- Công báo; Cổng Thông tin điện tử Chính phủ;
- Cổng Thông tin điện tử Bộ GTVT;
- Báo Giao thông vận tải;
- Tạp chí Giao thông vận tải;
- Lưu: VT, VP(LT).
|
KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
Nguyễn Văn Công
|
