|
BỘ NỘI VỤ
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số: 10/2012/TT-BNV
|
Hà Nội, ngày 14
tháng 12 năm 2012
|
THÔNG TƯ
QUY
ĐỊNH ĐỊNH MỨC KINH TẾ - KỸ THUẬT XỬ LÝ TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
Căn cứ Luật Lưu trữ
số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 61/2012/NĐ-CP
ngày 10 tháng 8 năm 2012 của Chính phủ quy định chức nâng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ;
Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư quy định định
mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị,
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
Thông tư này quy định định mức kinh tế - kỹ thuật xử
lý tài liệu hết giá trị đối với tài liệu hết thời hạn bảo quản trong kho và tài
liệu không còn giá trị đã loại ra sau chỉnh lý.
Điều 2. Đối tượng áp dụng
Thông tư này được áp dụng tại các Lưu trữ lịch sử
và Lưu trữ cơ quan có sử dụng ngân sách Nhà nước.
Điều 3. Giải thích từ ngữ
1. Định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết
giá trị bao gồm định mức lao động; định mức vật tư, văn phòng phẩm thực hiện việc
xử lý tài liệu hết thời hạn bảo quản trong kho và xử lý tài liệu không còn giá
trị đã loại ra sau chỉnh lý.
2. Xử lý tài liệu hết thời hạn bảo quản trong kho là
việc đánh giá lại giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn
quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu hết giá trị lưu
trữ và thực hiện loại hủy những tài liệu đó.
3. Xử lý tài liệu không còn giá trị đã loại ra sau
chỉnh lý là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp,
tiêu chuẩn quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu không
còn giá trị lưu trữ và thực hiện loại hủy những tài liệu đó.
4. Định mức lao động trực tiếp (còn gọi là định mức
lao động công nghệ - Tcn) là tổng thời gian lao động hao phí thực hiện
các bước công việc của quy trình xử lý tài liệu hết giá trị trong điều kiện tổ
chức, kỹ thuật xác định.
Tcn = Ttn + Tnn,nc
+ Tck.
a) (Ttn): Thời gian tác nghiệp là thời
gian lao động trực tiếp sử dụng công cụ lao động tác động vào đối tượng lao động,
gồm thời gian để người lao động thực hiện toàn bộ công việc của quy trình xử lý
tài liệu hết giá trị.
b) (Tnn,nc): Thời gian nghỉ ngơi, nhu cầu
là thời gian để nghỉ ngơi và thực hiện nhu cầu tự nhiên của người lao động
trong quá trình làm việc theo quy định của Bộ luật
Lao động.
Tổng thời gian nghỉ ngơi và nhu cầu cần thiết cho một
ngày làm việc là 30 phút.
c) (Tck): Thời gian chuẩn kết là thời
gian chuẩn bị và kết thúc cho quá trình làm việc. Tck được tính tối
đa là 30 phút cho một ngày làm việc (480 phút).
5. Định mức lao động (Tsp) xử lý tài liệu
hết thời hạn bảo quản trong kho và xử lý tài liệu không còn giá trị đã loại ra
sau chỉnh lý là thời gian lao động hao phí để xử lý 01 mét giá tài liệu hoặc 01
mét tài liệu loại, được tính bằng tổng của định mức lao động trực tiếp, định mức
lao động phục vụ và định mức lao động quản lý.
Tsp = Tcn + Tpv +
Tql.
a) Định mức lao động phục vụ (Tpv) được
tính bằng 2% của định mức lao động trực tiếp: (Tpv) = (Tcn)
x 2%.
b) Định mức lao động quản lý (Tql) được
tính bằng 5% của định mức lao động trực tiếp và định mức lao động phục vụ: (Tql)
= (Tcn + Tpv) x 5%.
6. Đơn vị sản phẩm
a) Đơn vị sản phẩm được chọn để xây dựng định mức
lao động xử lý tài liệu hết thời hạn bảo quản trong kho là mét giá tài liệu.
b) Đơn vị sản phẩm được chọn để xây dựng định mức
lao động xử lý tài liệu không còn giá trị đã loại ra sau chỉnh lý là mét tài liệu
thực tế xử lý.
Điều 4. Định mức kinh tế - kỹ
thuật xử lý tài liệu hết giá trị
1. Định mức lao động xử lý tài liệu hết thời hạn bảo
quản trong kho (Tsp) = 331,050 phút/mét giá tài liệu quy định tại Phụ
lục I kèm theo.
2. Định mức lao động xử lý tài liệu không còn giá
trị đã loại ra sau chỉnh lý (Tsp) = 283,110 phút/mét tài liệu quy định
tại Phụ lục II kèm theo.
3. Định mức vật tư, văn phòng phẩm xử lý tài liệu hết
giá trị quy định tại Phụ lục III kèm theo.
Điều 5. Tổ chức thực hiện
Thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày 28 tháng
01 năm 2013.
Các cơ quan, tổ chức khác có thể áp dụng Thông tư
này để thực hiện việc xử lý tài liệu hết giá trị.
Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc,
đề nghị phản ánh kịp thời về Bộ Nội vụ để nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung cho phù
hợp./.
|
Nơi nhận:
- Văn phòng Trung ương Đảng;
- Văn phòng Quốc hội;
- Văn phòng Chủ tịch nước;
- Viện kiểm sát nhân dân tối cao;
- Tòa án nhân dân tối cao;
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
- HĐND, UBND các tỉnh, TP trực thuộc TW;
- Cơ quan Trung ương của các đoàn thể;
- Các tập đoàn kinh tế và Tổng công ty nhà nước;
- Sở Nội vụ tỉnh, TP trực thuộc TW;
- Cục Kiểm tra văn bản QPPL (Bộ Tư pháp);
- Công báo;
- Bộ Nội vụ: Lãnh đạo Bộ, các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ;
- Bộ trưởng (để báo cáo);
- Website Bộ Nội vụ;
- Cục VTLTNN (20 bản);
- Lưu: VT, Vụ Pháp chế.
|
KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
Văn Tất Thu
|
PHỤ LỤC I
ĐỊNH MỨC LAO ĐỘNG XỬ LÝ TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ BẢO QUẢN
TRONG KHO
(Kèm theo Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày 14/12/2012 của Bộ Nội vụ)
Đơn vị sản phẩm:
Phút/mét
|
STT
|
Nội dung công
việc
|
Ngạch, bậc công
chức, viên chức thực hiện công việc
|
Định mức lao động
cho 01 mét tài liệu hết giá trị (phút)
|
Ghi chú
|
|
Lao động trực
tiếp (Tcn)
|
Lao động phục vụ
(Tpv)
|
Lao động quản
lý (Tql)
|
Định mức tổng hợp
(Tsp)
|
|
A
|
B
|
C
|
(1)
|
(2) = (1) x 2%
|
(3) = [(1)+(2)] x
5%
|
(4) = (1)+(2)+(3)
|
(5)
|
|
01
|
Bước 1: Lập kế hoạch thực hiện
|
Lưu trữ viên bậc
2/9 hoặc tương đương
|
9,601
|
0,192
|
0,490
|
10,283
|
|
|
02
|
Bước 2: Lập danh mục, viết thuyết minh tài liệu
hết giá trị
|
|
159,635
|
3,193
|
8,141
|
170,969
|
|
|
a
|
Lập danh mục tài liệu hết giá trị
|
Lưu trữ viên bậc
2/9 hoặc tương đương
|
154,835
|
3,097
|
7,896
|
165,828
|
|
|
|
- Lựa chọn, đánh đấu vào mục lục hồ sơ những hồ
sơ dự kiến HGT
|
25,380
|
0,508
|
1,294
|
27,182
|
|
|
|
- Vào kho lấy hồ sơ theo danh mực dự kiến hết giá
trị
|
22,417
|
0,448
|
1,143
|
24,008
|
|
|
|
- Kiểm tra thực tế tài liệu HGT
|
76,148
|
1,523
|
3,884
|
81,555
|
|
|
|
- Đánh máy danh mục hồ sơ dự kiến hết giá trị
|
30,890
|
0,618
|
1,575
|
33,083
|
|
|
b
|
Viết thuyết minh tài liệu hết giá trị
|
4,800
|
0,096
|
0,245
|
5,141
|
|
|
03
|
Bước 3: Trình Lãnh đạo cơ quan hồ sơ xét hủy
tài liệu hết giá trị
|
|
9,600
|
0,192
|
0,490
|
10,282
|
|
|
a
|
Soạn thảo Tờ trình về việc xét hủy tài liệu hết
giá trị
|
Lưu trữ viên bậc
2/9 hoặc tương đương
|
4,800
|
0,096
|
0,245
|
5,141
|
|
|
b
|
Dự thảo Quyết định về thành lập Hội đồng xác định
giá trị tài liệu (đối với cơ quan, tổ chức chưa thành lập Hội đồng)
|
4,800
|
0,096
|
0,245
|
5,141
|
|
|
04
|
Bước 4: Xét hủy tài liệu hết giá trị
|
|
58,010
|
1,160
|
2,959
|
62,129
|
|
|
a
|
Từng thành viên Hội đồng xem xét danh mục tài liệu
hết giá trị
|
Lưu trữ viên bậc
2/9; Lưu trữ viên bậc 4/9; Lãnh đạo cơ quan
|
33,600
|
0,672
|
1,714
|
35,986
|
|
|
b
|
Kiểm tra thực tế tài liệu
|
7,610
|
0,152
|
0,388
|
8,150
|
|
|
c
|
Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa
số về tài liệu dự kiến tiêu hủy hoặc giữ lại; Lập biên bản họp Hội đồng xác định
giá trị tài liệu hết giá trị
|
16,800
|
0,336
|
0,857
|
17,993
|
|
|
05
|
Bước 5: Hoàn thiện hồ sơ trình cơ quan quản lý
lưu trữ cấp trên
|
|
13,307
|
0,266
|
0,679
|
14,252
|
|
|
a
|
Hoàn thiện danh mục tài liệu hết giá trị
|
Lưu trữ viên bậc
4/9 hoặc tương đương; Lãnh đạo cơ quan
|
3,707
|
0,074
|
0,189
|
3,970
|
|
|
b
|
Soạn thảo và ban hành công văn đề nghị thẩm tra
tài liệu hết giá trị
|
4,800
|
0,096
|
0,245
|
5,141
|
|
|
c
|
Trình hồ sơ lên cơ quan quản lý lưu trữ cấp trên
|
4,800
|
0,096
|
0,245
|
5,141
|
|
|
06
|
Bước 6: Thẩm tra tài liệu hết giá trị
|
|
20,606
|
0,412
|
1,051
|
22,069
|
|
|
a
|
Thẩm tra về thủ tục xét hủy và thành phần, nội
dung tài liệu hết giá trị
|
Công chức; Lưu trữ
viên bậc 4/9; Lãnh đạo cơ quan quản lý lưu trữ cấp trên
|
9,601
|
0,192
|
0,490
|
10,283
|
|
|
b
|
Kiểm tra đối chiếu với thực tế tài liệu
|
Lưu trữ viên bậc
4/9 hoặc tương đương
|
3,805
|
0,076
|
0,194
|
4,075
|
|
|
c
|
Lập biên bản thẩm tra
|
2,400
|
0,048
|
0,122
|
2,570
|
|
|
d
|
Trả lời bằng văn bản ý kiến thẩm tra
|
4,800
|
0,096
|
0,245
|
5,141
|
|
|
07
|
Bước 7: Hoàn thiện hồ sơ trình cấp có thẩm quyền
ra quyết định tiêu hủy
|
|
13,464
|
0,269
|
0,687
|
14,420
|
|
|
a
|
Sắp xếp, bổ sung vào mục lục hồ sơ tương ứng của
phông (khối) tài liệu những hồ sơ, tài liệu được yêu cầu giữ lại bảo quản
|
Lưu trữ viên bậc
2/9 hoặc tương đương
|
2,606
|
0,052
|
0,133
|
2,791
|
|
|
b
|
Hoàn thiện hồ sơ và danh mục tài liệu hết giá trị
|
6,058
|
0,121
|
0,309
|
6,488
|
|
|
c
|
Dự thảo quyết định về việc hủy tài liệu hết giá
trị
|
4,800
|
0,096
|
0,245
|
5,141
|
|
|
08
|
Bước 8: Quyết định hủy tài liệu hết giá trị
|
Lãnh đạo cơ quan
|
4,800
|
0,096
|
0,245
|
5,141
|
|
|
09
|
Bước 9: Tổ chức hủy tài liệu hết giá trị
|
|
17,681
|
0,353
|
0,901
|
18,935
|
|
|
a
|
Đóng gói tài liệu hết giá trị
|
Lưu trữ viên TC bậc
2/12 hoặc tương đương
|
3,864
|
0,077
|
0,197
|
4,138
|
|
|
b
|
Lập biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị giữa
công chức, viên chức quản lý kho lưu trữ và người được giao nhiệm vụ thực hiện
hủy tài liệu hết giá trị
|
Lưu trữ viên bậc
2/9 hoặc tương đương
|
2,400
|
0,048
|
0,122
|
2,570
|
|
|
c
|
Vận chuyển tài liệu đến nơi tiêu hủy (chuyển tài
liệu từ kho ra xe)
|
5,153
|
0,103
|
0,263
|
5,519
|
|
|
d
|
Thực hiện hủy tài liệu hết giá trị
|
3,864
|
0,077
|
0,197
|
4,138
|
|
|
e
|
Lập biên bản về việc hủy tài liệu hết giá trị
|
2,400
|
0,048
|
0,122
|
2,570
|
|
|
10
|
Bước 10: Hoàn thiện và lưu hồ sơ về việc hủy
tài liệu hết giá trị
|
Lưu trữ viên bậc
2/9 hoặc tương đương
|
2,400
|
0,048
|
0,122
|
2,570
|
|
|
|
Cộng (Tcn)
|
|
309,10
|
6,18
|
15,77
|
331,050
|
|
|
|
Quy ra ngày
công
|
|
0,640
|
0,010
|
0,030
|
0,690
|
|
PHỤ LỤC II
ĐỊNH MỨC LAO ĐỘNG XỬ LÝ TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ LOẠI RA
SAU CHỈNH LÝ
(Kèm theo Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày 14/12/2012 của Bộ Nội vụ)
Đơn vị sản phẩm:
Phút/mét
|
STT
|
Nội dung công
việc
|
Ngạch, bậc công
chức, viên chức thực hiện công việc
|
Định mức lao động
cho 01 mét tài liệu hết giá trị (phút)
|
Ghi chú
|
|
Lao động trực
tiếp (Tcn)
|
Lao động phục vụ
(Tpv)
|
Lao động quản
lý (Tql)
|
Định mức tổng hợp
(Tsp)
|
|
A
|
B
|
C
|
(1)
|
(2) = (1) x 2%
|
(3) = [(1)+(2)] x
5%
|
(4) = (1)+(2)+(3)
|
(5)
|
|
01
|
Bước 1: Lập kế hoạch thực hiện
|
Lưu trữ viên bậc
2/9 hoặc tương đương
|
9,601
|
0,192
|
0,490
|
10,283
|
|
|
02
|
Bước 2: Lập danh mục, viết thuyết minh tài liệu
hết giá trị
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tài liệu sau chỉnh lý (Theo bước 22a Thông tư 03/2010/TT-BNV ngày 29/10/2010 của Bộ Nội vụ)
|
|
|
|
|
|
|
|
03
|
Bước 3: Trình Lãnh đạo cơ quan hồ sơ xét hủy
tài liệu hết giá trị
|
|
9,600
|
0,192
|
0,490
|
10,282
|
|
|
a
|
Soạn thảo Tờ trình về việc xét hủy tài liệu hết
giá trị
|
Lưu trữ viên bậc
2/9 hoặc tuơng đương
|
4,800
|
0,096
|
0,245
|
5,141
|
|
|
b
|
Dự thảo Quyết định về thành lập Hội dồng xác định
giá trị tài liệu (đối với cơ quan, tổ chức chưa thành lập Hội đồng)
|
4,800
|
0,096
|
0,245
|
5,141
|
|
|
04
|
Bước 4: Xét hủy tài liệu hết giá trị
|
|
120,990
|
2,419
|
6,170
|
129,579
|
|
|
a
|
Từng thành viên Hội đồng xem xét danh mục tài liệu
hết giá trị
|
Lưu trữ viên bậc
2/9; Lưu trữ viên bậc 4/9: Lãnh đạo cơ quan
|
69,624
|
1,392
|
3,551
|
74,567
|
|
|
b
|
Kiểm tra thực tế tài liệu
|
16,554
|
0,331
|
0,844
|
17,729
|
|
|
c
|
Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa
số về tài liệu dự kiến tiêu hủy hoặc giữ lại; Lập biên bản họp Hội đồng xác định
giá trị tài liệu hết giá trị
|
34,812
|
0,696
|
1,775
|
37,283
|
|
|
05
|
Bước 5: Hoàn thiện hồ sơ trình cơ quan quản lý
lưu trữ cấp trên
|
|
17,206
|
0,344
|
0,878
|
18,428
|
|
|
a
|
Hoàn thiện danh mục tài liệu hết giá trị
|
Lưu trữ viên bậc
4/9 hoặc tương đương; Lãnh đạo cơ quan
|
7,606
|
0,152
|
0,388
|
8,146
|
|
|
b
|
Soạn thảo và ban hành công văn đề nghị thẩm tra
tài liệu hết giá trị
|
4,800
|
0,096
|
0,245
|
5,141
|
|
|
c
|
Trình hồ sơ lên cơ quan quản lý lưu trữ cấp trên
|
4,800
|
0,096
|
0,245
|
5,141
|
|
|
06
|
Bước 6: Thẩm tra tài liệu hết giá trị
|
|
20,112
|
0,402
|
1,026
|
21,540
|
|
|
a
|
Thẩm tra về thủ tục xét hủy và thành phần, nội
dung tài liệu hết giá trị
|
Công chức, Lưu trữ
viên bậc 4/9; Lãnh đạo cơ quan quản lý lưu trữ cấp trên
|
9,601
|
0,192
|
0,490
|
10,283
|
|
|
b
|
Kiểm tra đối chiếu với thực tế tài liệu
|
Lưu trữ viên bậc
4/9 hoặc tương dương
|
3,311
|
0,066
|
0,169
|
3,546
|
|
|
c
|
Lập biên bản thẩm tra
|
2,400
|
0,048
|
0,122
|
2,570
|
|
|
d
|
Trả lời bằng văn bản ý kiến thẩm tra
|
4,800
|
0,096
|
0,245
|
5,141
|
|
|
07
|
Bước 7: Hoàn thiện hồ sơ trình cấp có thẩm quyền
ra quyết định tiêu hủy
|
|
17,972
|
0,360
|
0,917
|
19,249
|
|
|
a
|
Sắp xếp, bổ sung vào mục lục hồ sơ tương ứng của phông
(khối) tài liệu những hồ sơ, tài liệu được yêu cầu giữ lại bảo quản
|
Lưu trữ viên bậc
2/9 hoặc tương đương
|
2,833
|
0,057
|
0,145
|
3,035
|
|
|
b
|
Hoàn thiện hồ sơ và danh mục tài liệu hết giá trị
|
12,739
|
0,255
|
0,650
|
13,644
|
|
|
c
|
Dự thảo quyết định về việc hủy tài liệu hết giá
trị
|
2,400
|
0,048
|
0,122
|
2,570
|
|
|
08
|
Bước 8: Quyết định hủy tài liệu hết giá trị
|
Lãnh đạo cơ quan
|
4,800
|
0,096
|
0,245
|
5,141
|
|
|
09
|
Bước 9: Tổ chức hủy tài liệu hết giá trị
|
|
61,664
|
1,233
|
3,144
|
66,041
|
|
|
a
|
Đóng gói tài liệu hết giá trị
|
Lưu trữ viên TC bậc
2/12 hoặc tương đương
|
17,059
|
0,341
|
0,870
|
18,270
|
|
|
b
|
Lập biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị giữa
công chức, viên chức quản lý kho lưu trữ và người được giao nhiệm vụ thực hiện
hủy tài liệu hết giá trị
|
Lưu trữ viên bậc
2/9 hoặc tương đương
|
2,400
|
0,048
|
0,122
|
2,570
|
|
|
c
|
Vận chuyển tài liệu đến nơi tiêu hủy (chuyển tài
liệu từ kho ra xe)
|
22,746
|
0,455
|
1,160
|
24,361
|
|
|
d
|
Thực hiện hủy tài liệu hết giá trị
|
17,059
|
0,341
|
0,870
|
18,270
|
|
|
e
|
Lập biên bản về việc hủy tài liệu hết giá trị
|
2,400
|
0,048
|
0,122
|
2,570
|
|
|
10
|
Bước 10: Hoàn thiện và lưu hồ sơ về việc hủy
tài liệu hết giá trị
|
Lưu trữ viên bậc
2/9 hoặc tương đương
|
2,400
|
0,048
|
0,122
|
2,570
|
|
|
|
Cộng (Tcn)
|
|
264,350
|
5,290
|
13,480
|
283,110
|
|
|
|
Quy ra ngày
công
|
|
0,550
|
0,010
|
0,030
|
0,590
|
|
PHỤ LỤC III
ĐỊNH MỨC VẬT TƯ, VĂN PHÒNG PHẨM XỬ LÝ TÀI LIỆU HẾT GIÁ
TRỊ
(Kèm theo Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày 14/12/2012 của Bộ Nội vụ)
Đơn vị tính: 100
mét tài liệu
|
STT
|
Tên vật tư văn
phòng phẩm
|
Đơn vị tính
|
Số lượng
|
Ghi chú
|
|
1
|
Giấy trắng viết, thống kê, in danh mục tài liệu dự
kiến hết giá trị; phục vụ các thành viên trong hội đồng xét hủy tài liệu
trong các cuộc hội thảo (đã bao hàm 5% tỷ lệ sai hỏng)
|
Tờ
|
1.000
|
Giấy trắng khổ A4,
định lượng 70g hoặc 80g/m2
|
|
2
|
Mực in hoặc sao, chụp tài liệu, trang danh mục
tài liệu dự kiến hết giá trị, tài liệu phục vụ hội thảo
|
Hộp
|
0,3
|
|
|
3
|
Bút chì
|
Cái
|
5
|
|
|
4
|
Bút bi
|
Cái
|
20
|
|
|
5
|
Dao, kéo cắt giấy, dây buộc, xe đẩy, xe vận chuyển
tài liệu loại đi tiêu hủy
|
|
|
|
|
6
|
Quần áo Blue + Mũ bảo hộ
|
Bộ
|
1,12
|
18 tháng/người/bộ
|
|
7
|
Găng tay bạt
|
Đôi
|
20
|
1 tháng/người/đôi
|
|
8
|
Khẩu trang xô
|
Cái
|
20
|
1 tháng/người/cái
|
|
9
|
Xà phòng giặt
|
Kg
|
2,5
|
0,3 kg/người/tháng
|
|
10
|
Kính bảo hộ
|
Cái
|
6
|
18 tháng/người/cái
|
|
11
|
Bao đựng tài liệu
|
Cái
|
20
|
|
|
12
|
Chổi quét nhà
|
Cái
|
5
|
|