Thông tư 04-TT-1964 quy định mẫu và cách làm giấy xin gửi hàng và giấy vận chuyển hàng bằng ô-tô do Bộ Giao thông vận tải ban hành

THÔNG TƯ

QUY ĐỊNH MẪU VÀ CÁCH LÀM GIẤY XIN GỬI HÀNG VÀ GIẤY VẬN CHUYỂN HÀNG BẰNG Ô-TÔ

Trong công tác vận chuyển hàng hóa, giấy xin gửi hàng và giấy vận chuyển hàng là những hình thức giấy tờ rất quan trọng, là cơ sở pháp lý để giao nhận hàng hóa, thanh toán cước phí vận tải, giải quyết những vụ tranh chấp giữa hai bên chủ hàng và vận tải. Nhưng trong việc vận chuyển hàng hóa bằng ô-tô, từ trước tới nay, chưa có luật lệ quy định cụ thể về các giấy xin gửi hàng và giấy vận chuyển, cho nên mỗi nơi làm một khác, mẫu mực không thống nhất, nội dung không đầy đủ. Do đó, đã gây nhiều khó khăn, phiền phức cho việc giao nhận hàng hóa, thanh toán cước phí, xử lý các vụ tranh chấp v.v…

Để thống nhất mẫu mực và nội dung giấy xin gửi hàng và giấy vận chuyển hàng trong toàn ngành vận tải ô-tô, các điều 10, 11 và 57 trong điều lệ vận chuyển hàng hóa bằng ô-tô do nghị định của Hội đồng Chính phủ số 195-CP ban hành ngày 31-12-1963 đã quy định như sau:

“Điều 10. - Dựa vào hợp đồng vận tải đã ký, mỗi lần chuyên chở, chủ hàng phải làm giấy xin xe kèm theo giấy gửi hàng theo mẫu thống nhất do Bộ Giao thông vận tải quy định gửi cho bên vận tải chậm nhất 48 tiếng đồng hồ trước giờ định giao hàng, trừ trường hợp khẩn cấp như đã nói ở điều 7. Giấy xin xe và giấy gửi hàng phải được thủ trưởng hoặc đại diện của bên chủ hàng ký và đóng dấu cơ quan.

Điều 11. - Những điều ghi trong giấy gửi hàng phải viết rõ ràng bằng thứ mực không phai nhòe, không được sửa chữa, tẩy xóa, gạch bỏ, viết thêm, viết chồng hay dán chồng lên trên chữ cũ. Trường hợp sửa chữa, xóa bỏ hoặc viết thêm thì người ký giấy gửi hàng phải ký chứng thực những chữ được sửa chữa, xoá bỏ hoặc viết thêm. Bên chủ hàng phải chịu trách nhiệm về những điều mình ghi trong giấy gửi hàng.

Sau khi đã kiểm tra xong hàng hóa, bên vận tải làm giấy vận chuyển hàng năm bản, giao lại cho bên chủ hàng hai bản, chủ hàng gửi cho người nhận một bản, bên vận tải giữ ba bản (gửi cho Ngân hàng một bản, giao cho người lái xe một bản mang theo hàng). Sau khi đã nhận đủ hàng thì người nhận hàng ký vào bản giấy vận chuyển do bên vận tải mang theo.

Giấy vận chuyển là chứng từ duy nhất để thanh toán và giao hàng.

Trong giấy vận chuyển, phải ghi rõ tài khoản của đôi bên mở tại Ngân hàng nào và cách thanh toán.

Điều 57. – Ông Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải có trách nhiệm quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành điều lệ này.

Căn cứ vào các quy định trên đây của Hội đồng Chính phủ, Bộ Giao thông vận tải ban hành, kèm theo thông tư này, mẫu giấy xin gửi hàng và giấy vận chuyển hàng bằng ô-tô và hướng dẫn cách làm các giấy này như sau:

A. Giấy xin gửi hàng (28cm x 19cm).

Các chủ hàng có hàng yêu cầu các xí nghiệp vận tải chuyên chở bất kỳ bằng hình thức nào (thuê cả chuyến xe, thuê chở hàng lẻ, thuê chở khoán từng khối hàng nhất định, đã ký hoặc chưa ký hợp đồng với bên vận tải), đều phải làm giấy xin gửi hàng, gửi cho bên vận tải theo đúng thời hạn và cách thức quy định ở điều 10 trong điều lệ của Hội đồng Chính phủ, trừ trường hợp khẩn cấp như đã nói ở điều 7 của điều lệ thì thời hạn quy định ở điều 10 nói trên không áp dụng.

Mỗi chủ hàng gửi vận chuyển một xe hàng hoặc gửi hàng lẻ cho một người nhận đều phải làm một giấy xin gửi hàng. Nếu gửi cho hai người nhận thì phải làm hai giấy xin gửi hàng. Thí dụ:

1. Cơ quan A gửi cho cơ quan B một xe hàng thì làm một giấy xin gửi hàng.

2. Cơ quan A gửi một xe hàng 4 tấn cho cơ quan B 2 tấn và cơ quan C 2 tấn thì phải làm hai giấy xin gửi hàng (cơ quan B một giấy, cơ quan C một giấy).

- Trường hợp thuê chở khoán từng khối lượng hàng nhất định (như quy định ở khoản a điều 2 của điều lệ của Hội đồng Chính phủ) thì cứ mỗi chuyến hàng gửi cho một người nhận, dù phải vận chuyển bằng nhiều xe, chủ hàng cũng chỉ phải làm một giấy xin gửi hàng. Thí dụ: cơ quan A gửi cho cơ quan B một khối lượng hàng 30 tấn phải vận chuyển bằng 10 xe trong một chuyến, chỉ làm một giấy xin gửi hàng. Nếu phải vận chuyển hai chuyến thì phải làm hai giấy xin gửi hàng.

- Đối với trường hợp vận chuyển khoán từng khối lượng hàng trong những chặng đường ngắn nhiều chuyến trong một ngày hoặc liên tục trong nhiều ngày thì chủ hàng có thể làm một giấy xin gửi hàng cho cả đợt hoặc cho từng đợt mười ngày nếu thời gian vận chuyển trên mười ngày. Để tiện cho việc giao nhận từng chuyến xe trong thời gian này, hai bên vận tải và chủ hàng có thể thỏa thuận với nhau cách giao nhận hàng riêng từng chuyến một (cách giao nhận hai bên thỏa thuận phải ghi vào giấy vận chuyển).

Nội dung giấy xin gửi hàng và cách ghi vào giấy xin gửi hàng (mẫu số 1 kèm theo thông tư này) ^([1]):

1. Giấy xin gửi hàng bằng ôt-ô số…: Ghi số thứ tự giấy xin gửi hàng từng năm một của chủ hàng.

2, 3. Tên và địa chỉ chủ hàng, số điện thoại: Ghi rõ tên, địa chỉ và số điện thoại (nếu có) của chủ hàng (cơ quan hoặc người thuê chở và thanh toán cước phí vận tải). Nếu chủ hàng là tư nhân thì phải ghi rõ họ và tên.

4. Tài khoản số… mở tại Ngân hàng… Ghi rõ số tài khoản của chủ hàng mở tại Ngân hàng nào, ở đâu.

5. Tên, địa chỉ, số điện thoại của cơ quan hay người nhận hàng: Nếu người nhận hàng là một tư nhân thì phải ghi rõ họ và tên.

6. Họ, tên người áp tải: Trường hợp có người đi áp tải thì ghi họ tên người áp tải vào, nếu không có người đi áp tải thì để trắng.

7. Tên và địa chỉ xí nghiệp vận tải ô-tô: Ghi tên và địa chỉ xí nghiệp vận tải ô-tô mà chủ hàng xin gửi hàng để vận chuyển.

8. Hàng trong kế hoạch hay ngoài kế hoạch: Chỉ có hàng nằm trong chỉ tiêu đã được Nhà nước duyệt và công bố mới là hàng trong kế hoạch. Trong trường hợp đầu năm, Nhà nước chưa kịp duyệt thì những hàng đã nằm trong kế hoạch dự trù và đã chính thức gửi lên cấp trên thì cũng coi như hàng trong kế hoạch nhưng phải ghi rõ: đã dự trù, Nhà nước chưa kịp duyệt. Nếu là hàng đột xuất thì ghi là hàng đột xuất.

9. Hợp đồng vận tải số… ngày… Số hàng kê khai trong giấy xin gửi hàng này thuộc khối lượng của hợp đồng đã ký nào? (ghi rõ số và ngày hợp đồng đã ký). Nếu hàng không nằm trong hợp đồng thì ghi rõ hàng không có hợp đồng.

10. Nguyên tắc giao nhận hàng: Ghi rõ là giao nhận theo số lượng thùng, hòm, bao kiện, cặp chì… theo trọng lượng hàng hóa (tính cả bì) hay theo thể tích, v.v…

THÔNG TƯ

QUY ĐỊNH MẪU VÀ CÁCH LÀM GIẤY XIN GỬI HÀNG VÀ GIẤY VẬN CHUYỂN HÀNG BẰNG Ô-TÔ

Trong công tác vận chuyển hàng hóa, giấy xin gửi hàng và giấy vận chuyển hàng là những hình thức giấy tờ rất quan trọng, là cơ sở pháp lý để giao nhận hàng hóa, thanh toán cước phí vận tải, giải quyết những vụ tranh chấp giữa hai bên chủ hàng và vận tải. Nhưng trong việc vận chuyển hàng hóa bằng ô-tô, từ trước tới nay, chưa có luật lệ quy định cụ thể về các giấy xin gửi hàng và giấy vận chuyển, cho nên mỗi nơi làm một khác, mẫu mực không thống nhất, nội dung không đầy đủ. Do đó, đã gây nhiều khó khăn, phiền phức cho việc giao nhận hàng hóa, thanh toán cước phí, xử lý các vụ tranh chấp v.v…

Để thống nhất mẫu mực và nội dung giấy xin gửi hàng và giấy vận chuyển hàng trong toàn ngành vận tải ô-tô, các điều 10, 11 và 57 trong điều lệ vận chuyển hàng hóa bằng ô-tô do nghị định của Hội đồng Chính phủ số 195-CP ban hành ngày 31-12-1963 đã quy định như sau:

“Điều 10. - Dựa vào hợp đồng vận tải đã ký, mỗi lần chuyên chở, chủ hàng phải làm giấy xin xe kèm theo giấy gửi hàng theo mẫu thống nhất do Bộ Giao thông vận tải quy định gửi cho bên vận tải chậm nhất 48 tiếng đồng hồ trước giờ định giao hàng, trừ trường hợp khẩn cấp như đã nói ở điều 7. Giấy xin xe và giấy gửi hàng phải được thủ trưởng hoặc đại diện của bên chủ hàng ký và đóng dấu cơ quan.

Điều 11. - Những điều ghi trong giấy gửi hàng phải viết rõ ràng bằng thứ mực không phai nhòe, không được sửa chữa, tẩy xóa, gạch bỏ, viết thêm, viết chồng hay dán chồng lên trên chữ cũ. Trường hợp sửa chữa, xóa bỏ hoặc viết thêm thì người ký giấy gửi hàng phải ký chứng thực những chữ được sửa chữa, xoá bỏ hoặc viết thêm. Bên chủ hàng phải chịu trách nhiệm về những điều mình ghi trong giấy gửi hàng.

Sau khi đã kiểm tra xong hàng hóa, bên vận tải làm giấy vận chuyển hàng năm bản, giao lại cho bên chủ hàng hai bản, chủ hàng gửi cho người nhận một bản, bên vận tải giữ ba bản (gửi cho Ngân hàng một bản, giao cho người lái xe một bản mang theo hàng). Sau khi đã nhận đủ hàng thì người nhận hàng ký vào bản giấy vận chuyển do bên vận tải mang theo.

Giấy vận chuyển là chứng từ duy nhất để thanh toán và giao hàng.

Trong giấy vận chuyển, phải ghi rõ tài khoản của đôi bên mở tại Ngân hàng nào và cách thanh toán.

Điều 57. – Ông Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải có trách nhiệm quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành điều lệ này.

Căn cứ vào các quy định trên đây của Hội đồng Chính phủ, Bộ Giao thông vận tải ban hành, kèm theo thông tư này, mẫu giấy xin gửi hàng và giấy vận chuyển hàng bằng ô-tô và hướng dẫn cách làm các giấy này như sau:

A. Giấy xin gửi hàng (28cm x 19cm).

Các chủ hàng có hàng yêu cầu các xí nghiệp vận tải chuyên chở bất kỳ bằng hình thức nào (thuê cả chuyến xe, thuê chở hàng lẻ, thuê chở khoán từng khối hàng nhất định, đã ký hoặc chưa ký hợp đồng với bên vận tải), đều phải làm giấy xin gửi hàng, gửi cho bên vận tải theo đúng thời hạn và cách thức quy định ở điều 10 trong điều lệ của Hội đồng Chính phủ, trừ trường hợp khẩn cấp như đã nói ở điều 7 của điều lệ thì thời hạn quy định ở điều 10 nói trên không áp dụng.

Mỗi chủ hàng gửi vận chuyển một xe hàng hoặc gửi hàng lẻ cho một người nhận đều phải làm một giấy xin gửi hàng. Nếu gửi cho hai người nhận thì phải làm hai giấy xin gửi hàng. Thí dụ:

1. Cơ quan A gửi cho cơ quan B một xe hàng thì làm một giấy xin gửi hàng.

2. Cơ quan A gửi một xe hàng 4 tấn cho cơ quan B 2 tấn và cơ quan C 2 tấn thì phải làm hai giấy xin gửi hàng (cơ quan B một giấy, cơ quan C một giấy).

- Trường hợp thuê chở khoán từng khối lượng hàng nhất định (như quy định ở khoản a điều 2 của điều lệ của Hội đồng Chính phủ) thì cứ mỗi chuyến hàng gửi cho một người nhận, dù phải vận chuyển bằng nhiều xe, chủ hàng cũng chỉ phải làm một giấy xin gửi hàng. Thí dụ: cơ quan A gửi cho cơ quan B một khối lượng hàng 30 tấn phải vận chuyển bằng 10 xe trong một chuyến, chỉ làm một giấy xin gửi hàng. Nếu phải vận chuyển hai chuyến thì phải làm hai giấy xin gửi hàng.

- Đối với trường hợp vận chuyển khoán từng khối lượng hàng trong những chặng đường ngắn nhiều chuyến trong một ngày hoặc liên tục trong nhiều ngày thì chủ hàng có thể làm một giấy xin gửi hàng cho cả đợt hoặc cho từng đợt mười ngày nếu thời gian vận chuyển trên mười ngày. Để tiện cho việc giao nhận từng chuyến xe trong thời gian này, hai bên vận tải và chủ hàng có thể thỏa thuận với nhau cách giao nhận hàng riêng từng chuyến một (cách giao nhận hai bên thỏa thuận phải ghi vào giấy vận chuyển).

Nội dung giấy xin gửi hàng và cách ghi vào giấy xin gửi hàng (mẫu số 1 kèm theo thông tư này) ^([1]):

1. Giấy xin gửi hàng bằng ôt-ô số…: Ghi số thứ tự giấy xin gửi hàng từng năm một của chủ hàng.

2, 3. Tên và địa chỉ chủ hàng, số điện thoại: Ghi rõ tên, địa chỉ và số điện thoại (nếu có) của chủ hàng (cơ quan hoặc người thuê chở và thanh toán cước phí vận tải). Nếu chủ hàng là tư nhân thì phải ghi rõ họ và tên.

4. Tài khoản số… mở tại Ngân hàng… Ghi rõ số tài khoản của chủ hàng mở tại Ngân hàng nào, ở đâu.

5. Tên, địa chỉ, số điện thoại của cơ quan hay người nhận hàng: Nếu người nhận hàng là một tư nhân thì phải ghi rõ họ và tên.

6. Họ, tên người áp tải: Trường hợp có người đi áp tải thì ghi họ tên người áp tải vào, nếu không có người đi áp tải thì để trắng.

7. Tên và địa chỉ xí nghiệp vận tải ô-tô: Ghi tên và địa chỉ xí nghiệp vận tải ô-tô mà chủ hàng xin gửi hàng để vận chuyển.

8. Hàng trong kế hoạch hay ngoài kế hoạch: Chỉ có hàng nằm trong chỉ tiêu đã được Nhà nước duyệt và công bố mới là hàng trong kế hoạch. Trong trường hợp đầu năm, Nhà nước chưa kịp duyệt thì những hàng đã nằm trong kế hoạch dự trù và đã chính thức gửi lên cấp trên thì cũng coi như hàng trong kế hoạch nhưng phải ghi rõ: đã dự trù, Nhà nước chưa kịp duyệt. Nếu là hàng đột xuất thì ghi là hàng đột xuất.

9. Hợp đồng vận tải số… ngày… Số hàng kê khai trong giấy xin gửi hàng này thuộc khối lượng của hợp đồng đã ký nào? (ghi rõ số và ngày hợp đồng đã ký). Nếu hàng không nằm trong hợp đồng thì ghi rõ hàng không có hợp đồng.

10. Nguyên tắc giao nhận hàng: Ghi rõ là giao nhận theo số lượng thùng, hòm, bao kiện, cặp chì… theo trọng lượng hàng hóa (tính cả bì) hay theo thể tích, v.v…

11. Thời hạn vận chuyển: Ghi rõ số hàng đưa vận chuyển cần được vận chuyển hết trong thời hạn nào? (mấy ngày, mấy giờ, kể từ lúc nào). Nếu việc xếp dỡ do bên chủ hàng phụ trách thì thời hạn vận chuyển tính kể từ khi xếp xong hàng lên xe cho đến khi mang hàng đến nơi trả hàng, nếu việc xếp dỡ do bên vận tải phụ trách thì thời hạn vận chuyển bao gồm cả thời gian xếp hàng lên xe và dỡ hàng xuống xe.

12. Trách nhiệm xếp dỡ, nơi đi… nơi đến… Nơi đi bên nào phụ trách xếp hàng, nơi đến bên nào phụ trách dỡ hàng thì ghi rõ vào đây.

13. Thời hạn: xếp hàng lên xe… dỡ hàng xuống xe… Nguyên tắc là ghi theo thời hạn quy định cụ thể của Nhà nước hoặc của các Ủy ban hành chính các tỉnh, các thành phố. Nếu Nhà nước hoặc Ủy ban hành chính chưa quy định thì thời hạn xếp dỡ do hai bên thương lượng thỏa thuận mà ghi vào đây. Nếu khi làm giấy xin gửi hàng, bên chủ hàng và bên vận tải chưa trực tiếp gặp nhau thương lượng thì chủ hàng cứ ghi thời hạn theo ý kiến của mình. Tuy nhiên, việc xếp hàng lên xe hoặc dỡ hàng xuống xe do bên vận tải phụ trách thì để trắng không ghi, vì trong trường hợp này thời hạn xếp hàng hoặc dỡ hàng đã gộp vào thời hạn vận chuyển.

14. Cách thanh toán và hình thức thanh toán: Cách thanh toán, tùy theo hình thức vận chuyển mà theo  một trong hai cách thanh toán quy định ở điểm a điều 41 trong điều lệ của Hội đồng Chính phủ.

Về hình thức thanh toán thì cũng tùy theo hình thức vận chuyển và điều kiện cụ thể mà lựa chọn hình thức thanh toán thích hợp mà ghi vào, như: thanh toán bằng tiền mặt, bằng séc Ngân hàng, bằng hình thức nhờ thu nhận trả của Ngân hàng v.v…

15. Những giấy tờ cần thiết kèm theo: Là những giấy tờ cần thiết cho việc kiểm soát của các cơ quan có thẩm quyền kiểm soát hàng hóa trong khi vận chuyển, như: giấy phép lưu thông, giấy kiểm dịch, giấy thuế, v.v…

16. Nhiệm vụ của người áp tải: Nếu hàng không có người đi áp tải thì để trắng, không ghi gì. Nếu hàng có người đi áp tải thì dựa vào thông tư của Bộ Giao thông vận tải giải thích, quy định, hướng dẫn thi hành điều lệ mà ghi vắn tắt nhiệm vụ, quyền hạn của người đi áp tải.

17, 18. Địa điểm giao hàng, địa điểm trả hàng: Địa điểm chủ hàng giao hàng cho bên vận tải là mấy nơi, phải ghi rõ vào cột (17) đồng thời cũng phải ghi rõ trả hàng mấy nơi vào cột (18). Nếu ở thành phố, thị xã thì phải ghi rõ tên thành phố, tên thị xã, tên đường, phố, số nhà, nếu trên đường ô tô thì ghi rõ tên đường, tên địa phương, cột cây số: nếu ở nông thôn hoặc ở miền núi thì ghi rõ tỉnh, huyện, xã, thôn, xóm, làng, bản của địa điểm giao hàng cột (17) và địa điểm trả hàng cột (18).

19, 20, 21, 22, 23, 24. Nếu là hàng gửi gồm nhiều mặt hàng thì mỗi mặt hàng phải ghi rõ thành một dòng riêng ở cột (19).

Mỗi mặt hàng phải ghi rõ và đầy đủ những số liệu ở các cột từ (20) đến (24). Thí dụ: khối lượng hàng gồm có ngô, khoai, gạo, tất cả các loại hàng này đều đóng vào bao bì không ghi chung vào tổng số bao và trọng lượng chung của ngô, khoai, gạo mà phải ghi riêng số bao và trọng lượng của từng loại hàng. Nếu hàng tính theo thể tích thì phải ghi rõ là mấy m³ (thước khối). Các ký mã hiệu ghi ở giấy xin gửi hàng phải phù hợp với các ký mã hiệu ghi trên các kiện hàng.

25. Tỷ lệ hao hụt: Nếu hàng có hao hụt trong lúc vận chuyển thì ghi tỷ lệ hao hụt theo quy định của Nhà nước, nếu Nhà nước chưa quy định thì ghi theo tỷ lệ thỏa thuận giữa hai bên, nếu hai bên chưa thương lượng được thì ghi tỷ lệ theo ý kiến của chủ hàng để bên vận tải nghiên cứu. Nếu hàng không hao hụt trong quá trình vận chuyển, thì để trắng không ghi.

26. Giá trị hàng có khai giá: Nếu hàng có khai giá thì ghi giá trị hàng vào đây.

27. Bí chú: Cột này dành để ghi những điều cần thiết mà trong mẫu không đề cập tới, hoặc để ký nhận những chữ xóa bỏ hoặc thêm.

28. Giấy xin gửi hàng phải do thủ trưởng cơ quan hoặc người đại diện có thẩm quyền ký. Ngoài chữ ký, phải đề rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu của cơ quan.

Về nguyên tắc thì giấy xin gửi hàng phải làm theo quy định của thông tư này. Tuy vậy, cũng có những cột chủ hàng không nhất thiết cứ phải máy móc ghi theo quy định của thông tư này mà có thể ghi theo yêu cầu của mình.

Thí dụ: Về nguyên tắc xếp dỡ - Theo quy định của Chính phủ thì việc xếp dỡ ở những nơi không phải là bến xe vận tải có tổ chức lực lượng xếp dỡ do cơ quan giao thông vận tải quản lý thì việc xếp dỡ hàng hóa lên xuống xe do bên chủ hàng đảm nhiệm và ngược lại ở những bến xe vận tải, các trạm trung chuyển có tổ chức lực lượng xếp dỡ do cơ quan giao thông vận tải quản lý thì việc xếp dỡ hàng hóa do bên vận tải phụ trách…

Tuy quy định của Chính phủ như vậy, nhưng do hoàn cảnh đặc biệt, bên chủ hàng vẫn có thể ghi vào giấy xin gửi hàng yêu cầu bên vận tải đảm nhiệm thay mình làm nhiệm vụ xếp dỡ hàng hóa, hoặc ngược lại ở những địa điểm nếu theo nguyên tắc thì việc xếp dỡ hàng do bên vận tải phải phụ trách nhưng bên chủ hàng vẫn có thể yêu cầu việc xếp dỡ để bên chủ hàng tự đảm nhiệm lấy. Cho nên yêu cầu chủ hàng ở trong giấy xin gửi hàng chỉ có nghĩa là kiến nghị. Nếu bên vận tải thỏa thuận thì bên bận tải có thể làm giúp cho bên chủ hàng hoặc để cho bên chủ hàng đảm nhiệm thay mình làm nhiệm vụ xếp dỡ. Nếu bên vận tải không đồng ý thì áp dụng theo quy định của Chính phủ chứ không phải thi hành theo yêu cầu của chủ hàng.

Điều 11 trong điều lệ của Hội đồng Chính phủ quy định “bên chủ hàng phải chịu trách nhiệm về những điều mình ghi trong giấy gửi hàng”.

Quy định này của Chính phủ nhằm mục đích để bảo vệ hàng hóa, bảo vệ phương tiện vận tải và để thuận tiện cho việc tính toán cước phí vận tải và để làm cơ sở pháp lý khi có những tranh chấp giữa chủ hàng và bên vận tải. Nó là pháp luật của Nhà nước bắt buộc bên chủ hàng phải chấp hành nghiêm chỉnh. Tuy vậy tinh thần luật của Chính phủ không hạn chế những hoàn cảnh và điều kiện cụ thể mà bên chủ hàng có thể thương lượng với bên vận tải để giúp đỡ lẫn nhau, để tạo điều kiện thuận lợi cho công việc chung của hai bên, miễn là việc làm của hai bên không trái với tinh thần pháp luật của Chính phủ.

Do đó mà có những cột bên chủ hàng có thể linh hoạt ghi theo ý kiến của mình và như vậy không có gì là trái với pháp luật của Chính phủ. Đó là kết hợp ý thức nghiêm chỉnh chấp hành pháp luật với tinh thần hợp tác xã hội chủ nghĩa, hai bên giúp đỡ lẫn nhau để đảm bảo thực hiện chỉ tiêu kế hoạch của Nhà nước và phục vụ yêu cầu vận chuyển hàng hóa của nhân dân. Đó là sự kết hợp tính nguyên tắc và tính linh hoạt. Và cũng do đó mà nói rằng những yêu cầu ghi trong giấy xin gửi hàng của chủ hàng có thể có những yêu cầu mà bên vận tải không chấp nhận được.

Thí dụ: Về khối lượng hàng hóa: chủ hàng yêu cầu vận chuyển 1.000 tấn nhưng do hoàn cảnh nào đó, bên vận tải chỉ nhận được có 950 tấn hoặc do điều kiện phương tiện vận tải, do tính toán về kế hoạch chung, bên vận tải và bên chủ hàng thương lượng với nhau khối lượng vận chuyển tăng tới 1200 tấn.

Như vậy là tùy theo tình hình sau khi bên vận tải nghiên cứu giấy xin gửi hàng của chủ hàng trả lời cho chủ hàng, và khi hai bên đã nhất trí khi giấy vận chuyển sẽ là cơ sở chính thức để xác nhận các điều kiện vận tải chuyến hàng đó. Tuy vậy, giấy xin gửi hàng vẫn cũng là cơ sở pháp lý trong những trường hợp cần thiết. Thí dụ: Về trọng lượng hàng hóa (trường hợp khi nhận hàng bên vận tải không có điều kiện cân lại), về loại hàng, tính chất hàng, khi nhận hàng bên vận tải chỉ nhận theo trạng thái, không biết rõ bên trong các kiện hàng v.v… Trong những trường hợp này, khi có việc tranh chấp, bên chủ hàng vẫn có trách nhiệm đối với những kê khai của mình trên giấy xin gửi hàng.

Vì vậy, bên vận tải khi nhận được giấy xin gửi hàng của chủ hàng gửi đến phải nghiên cứu kỹ các yêu cầu của chủ hàng ghi trong giấy xin gửi hàng. Nếu có những yêu cầu nào của chủ hàng mình chưa nhất trí thì phải kịp thời báo và trực tiếp thảo luận thống nhất với chủ hàng. Sau khi hai bên đã thống nhất, nếu có những vấn đề trong giấy xin gửi hàng cần phải sửa đổi thì ghi vào cột bị chủ của giấy xin gửi hàng (27).

B. Giấy vận chuyển (khổ 28cm x 38cm).

Sau khi bên vận tải đã nhận xong hàng thì làm giấy vận chuyển theo quy định ở điều 11 trong điều lệ vận chuyển hàng hóa bằng ô-tô của Hội đồng Chính phủ. Vì giấy vận chuyển là giấy tờ rất quan trọng đối với việc giao nhận hàng hóa, thanh toán cước phí vận tải, là cơ sở chính để xét xử khi có sự tranh chấp giữa chủ hàng và bên vận tải, cho nên khi nhận hàng để chở, bên vận tải phải đối chiếu thực trạng hàng hóa với các kê khai của chủ hàng trong giấy xin gửi hàng. Cái nào đã đúng thì ghi theo sự kê khai trong giấy xin gửi hàng vào giấy vận chuyển, cái nào không đúng thì ghi vào giấy vận chuyển theo thực trạng hàng hóa, có sự chứng nhận của người giao hàng của bên chủ hàng và người áp tải của chủ hàng (nếu có). Bởi vậy giấy vận chuyển tuy có căn cứ vào giấy xin gửi hàng nhưng không lệ thuộc hoàn toàn vào giấy xin gửi hàng mà phải căn cứ vào thực trạng hàng hóa là chính.

Giấy vận chuyển mầu trắng có in sọc chéo góc bằng mầu từ góc trái phía trên đến góc phải phía dưới. Những bản có sọc mầu xanh nhạt do chủ hàng giữ và gửi một bản cho người nhận hàng. Những bản có sọc mầu vàng do bên vận tải giữ và mang theo hàng một bản. Bản giấy trắng không có sọc gửi cho Ngân hàng để thanh toán cước phí và phụ phí vận tải.

Giấy vận chuyển hàng nguy hiểm thì kẻ thêm một sọc mầu đỏ ngay phía dưới sọc kia.

Bề rộng của những sọc mầu thống nhất là 2cm.

Nội dung giấy vận chuyển và cách ghi vào giấy vận chuyển (mẫu số 2 kèm theo thông tư này) ^([2]).

1. Giấy vận chuyển hàng bằng ô-tô số…: Ghi số thứ tự giấy vận chuyển của xí nghiệp vận tải.

2, 3, 4, 5, 6. Các cột này cũng do xí nghiệp vận tải ghi theo giấy xin gửi hàng của chủ hàng.

7, 8, 9, 10, 11. Các cột này do xí nghiệp vận tải ghi theo thực tế và tài liệu của mình.

12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20. Các cột này ghi theo giấy xin gửi hàng, nếu hai bên đã nhất trí.

21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28. tất cả các cột này do bên vận tải ghi khi đã tới địa điểm nhận hàng và sau khi đã nhận xong hàng. Tất cả các cột này ghi theo thực tế.

Điều cần chú ý là khi nhận hàng chở đi nếu phát hiện hàng hóa không ăn khớp với giấy xin gửi hàng thì nhất thiết không nhận. Chỉ nhận sau khi bên chủ hàng đã sửa chữa, điều chỉnh ăn khớp với giấy xin gửi hàng.

29. Tỷ lệ hao hụt: Nếu loại hàng có tỷ lệ hao hụt trong quá trình vận chuyển thì theo tỷ lệ đã được Nhà nước quy định, nếu Nhà nước chưa quy định thì ghi theo tỷ lệ thỏa thuận giữa hai bên, nếu hai bên không nhất trí về tỷ lệ hao hụt thì thi hành theo đoạn cuối của điều 22 trong điều lệ của Hội đồng Chính phủ.

30. Giá trị hàng có khai giá: Nếu có thì ghi, nếu không thì để trắng.

31. Bị chú: Cột này ghi những cái đặc biệt hoặc những cái mà trong mẫu giấy vận chuyển không đề cập tới. Cột này rất quan trọng cho nên khi ghi vào cột này phải ghi cho rõ, nhất là những vấn đề thuộc về giao nhận hàng hóa (thừa, thiếu, bao bì có hiện tượng không tốt v.v…).

32. Trọng lượng tính cước: Là trọng lượng mà thể lệ đã quy định được tính để thu cước vận tải. Trọng lượng tính cước có thể là trọng lượng thực tế của hàng gửi (trọng lượng cả bì ghi ở phần hàng hóa vận chuyển trong giấy vận chuyển). Thí dụ: Thuê nguyên một xe trọng tải 3 tấn, hàng chở cũng 3 tấn. Như vậy thì trọng lượng hàng gửi là 3 tấn, đồng thời trọng lượng tính cước cũng là 3 tấn.

Cũng có trường hợp trọng lượng tính cước khác với trọng lượng hàng gửi. Thí dụ: Chủ hàng thuê nguyên một xe trọng tải 3 tấn hàng, thực tế hàng vận chuyển chỉ có 2 tấn 7, nhưng theo thể lệ thì được tính cước toàn bộ trọng tải của xe là 3 tấn.

Trọng lượng tính cước không cần ghi riêng cho từng loại hàng như ghi ở cột tên hàng (cột (23) và cột trọng lượng 28 ở phần trên của giấy vận chuyển mà chỉ ghi tổng số trọng lượng cần tính cước thôi, nếu các loại hàng cùng chung một bậc cước và cùng chung một khoảng cách vận chuyển.

33. Bậc hàng: Hàng thuộc bậc nào thì ghi bậc đó. Nếu có nhiều mặt hàng thuộc nhiều bậc cước khác nhau thì cũng ghi đủ các bậc đã áp dụng để tính cước. Việc ghi bậc hàng nhằm mục đích để tính cước cho đúng và để kiểm tra lại khi có sự khiếu nại về việc tính cước không đúng.

34, 35, 36, 37, 38, 39, 40, 41. Đường và cây số tính cước: Các cột này cần ghi rõ những loại đường trong chuyến vận chuyển đó xe phải đi qua: đường loại 1 hay loại 2 hay loại 3 hay có loại 1, có loại 3 thì cũng ghi cho rõ. Đồng thời cũng ghi cho rõ mỗi loại đường tính cước là bao nhiêu cây số.

Về giá cước… thì ghi theo giá cước vận tải đã quy định cho từng bậc hàng trong biểu cước đối với mỗi loại đường theo đơn vị tính cước, thí dụ: tấn/ cây số, tấn/ xe giờ…

42. Tỷ lệ tăng hay giảm cước đối với hàng đặc biệt (nếu có): Ghi tỷ lệ cước được tăng hay giảm khi vận chuyển hàng hóa quá nặng, quá dài, quá rộng, hoặc hàng chở bằng rơ-moóc, v.v…

43. Cước phí chính tính thành tiền: Cộng cước phí chính trên các loại đường sau khi đã tăng thêm hoặc giảm bớt theo tỷ lệ nói ở cột 42 (nếu có) và ghi vào cột này.

44. Các phụ phí: Ngoài cước chính, nếu bên chủ hàng phải trả thêm những phụ phí nào khác thì ghi vào đây như: cước qua phà, phí tổn điều xe, phí tổn vật liệu, vật dụng chứa lót, v.v…

45. Tính thành tiền: Ghi tổng số tiền phụ phí.

46. Tổng số cước phí và phụ phí vận tải bên chủ hàng phải trả: Cộng tổng số cước phí chính và tổng số các phụ phí ghi vào cột này (cộng số tiền hai cột 43 và 45).

47. Bị chú: Cột này ghi những cái đặc biệt hoặc những cái có quan hệ đến giá cước mà trong mẫu giấy vận chuyển không đề cập tới như cột 31.

48. Ấn định tổng số cước phí và phụ phí…: Ghi tổng số cước phí và phụ phí vận tải tính thành tiền bên chủ hàng phải trả (ghi bằng chữ).

49. Chữ ký, họ, tên, chức vụ của người đại diện cho xí nghiệp vận tải và dấu của xí nghiệp vận tải.

50, 52. Xe đến địa điểm lấy hàng… xe đến địa điểm trả hàng… Hai cột này do chủ hàng ghi.

51, 53. Xếp hàng lên xe… dỡ hàng xuống xe…: Cột (51) do bên vận tải ghi sau khi đã xếp xong hàng lên xe nếu việc xếp hàng lên xe do bên chủ hàng phụ trách. Nếu việc xếp hàng lên xe do bên vận tải phụ trách thì không cần ghi, vì thời hạn vận chuyển tính kể từ khi bắt đầu xếp hàng.

Cột (53) do người nhận hàng ghi, sau khi đã dỡ xong hàng nếu việc dỡ hàng do bên vận tải phụ trách, ngược lại, do bên vận tải ghi nếu việc dỡ hàng do bên chủ hàng phụ trách.

Sau khi bên vận tải đã nhận xong hàng để chở đi, người giao hàng của bên chủ hàng và người lái xe hoặc người được ủy nhiệm nhận hàng của bên vận tải đồng ký vào giấy vận chuyển (5 bản).

Sau khi bên vận tải trả xong hàng, bên chủ hàng ký vào bản giấy vận chuyển mà người lái xe của xí nghiệp vận tải mang theo hàng.

54. Nếu cước phí và phụ phí vận tải, chủ hàng trả ngay sau khi làm xong giấy vận chuyển bằng tiền mặt hay bằng séc Ngân hàng thì bên vận tải ghi và ký nhận vào đây.

55. Chứng nhận của cơ quan giao thông vận tải hoặc các cơ quan có liên quan khi cần thiết: Khoảng trống dành cho các cơ quan trên này ghi chú và chứng nhận những trường hợp cần thiết như chứng nhận xe đến địa điểm giao, nhận hàng, chứng nhận xe bị tắc giao thông, xe bị giữ lại để kiểm soát, v.v…

Như điều lệ đã quy định, giấy vận chuyển là chứng từ duy nhất để thanh toán và giao hàng. Do đó, giấy vận chuyển, cũng như giấy xin gửi hàng, phải viết rõ ràng bằng thứ mực không phai nhòe, không được tẩy, xóa, viết thêm, viết chồng, dán chồng lên trên chữ cũ. Trường hợp có xóa hoặc viết thêm chữ nào, phải ký nhận đã xóa mấy chữ, viết thêm mấy chữ, nhưng không được xóa hoặc viết thêm quá năm chữ trong một giấy vận chuyển hoặc trong một giấy xin gửi hàng. Những nét xóa bỏ, những chữ viết thêm phải thật rõ ràng.

Trường hợp vận chuyển không có hợp đồng, giấy vận chuyển được coi như là hợp đồng từng chuyến và là cơ sở pháp lý để giải quyết, xử lý các vụ tranh chấp giữa hai bên chủ hàng và vận tải.

Ông Cục trưởng Cục Vận tải đường bộ chịu trách nhiệm phổ biến các mẫu giấy xin gửi hàng, giấy vận chuyển và hướng dẫn cụ thể cách làm giấy xin gửi hàng và giấy vận chuyển quy định trên đây. Giấy xin gửi hàng sẽ do các xí nghiệp vận tải cung cấp cho chủ hàng theo giá của các nhà in.

Các mẫu giấy xin gửi hàng và giấy vận chuyển sử dụng trước đây không đúng với các quy định của thông tư này đều bãi bỏ.