Quyết định 837/QĐ-UBND năm 2019 về Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Cà Mau

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH CÀ MAU

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH CÀ MAU

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29/11/2005;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;

Căn cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 20/TTr-STTTT ngày 25/4/2019,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Cà Mau.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 1525/QĐ-UBND ngày 07/10/2010 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Cà Mau về việc ban hành Quy chế sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ công việc liên thông trong cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Cà Mau.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông; Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện; Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH CÀ MAU
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 837/QĐ-UBND ngày 17 tháng 5 năm 2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh Cà Mau)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi, đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định về hoạt động tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Cà Mau.

2. Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến hoạt động tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử.

3. Quy chế này không áp dụng đối với việc gửi, nhận văn bản điện tử có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.

4. Khuyến khích các cơ quan Đảng, đoàn thể, các cơ quan ngành dọc trên địa bàn tỉnh Cà Mau sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành và áp dụng Quy chế này.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH CÀ MAU

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH CÀ MAU

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29/11/2005;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;

Căn cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 20/TTr-STTTT ngày 25/4/2019,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Cà Mau.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 1525/QĐ-UBND ngày 07/10/2010 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Cà Mau về việc ban hành Quy chế sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ công việc liên thông trong cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Cà Mau.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông; Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện; Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH CÀ MAU
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 837/QĐ-UBND ngày 17 tháng 5 năm 2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh Cà Mau)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi, đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định về hoạt động tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Cà Mau.

2. Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến hoạt động tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử.

3. Quy chế này không áp dụng đối với việc gửi, nhận văn bản điện tử có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.

4. Khuyến khích các cơ quan Đảng, đoàn thể, các cơ quan ngành dọc trên địa bàn tỉnh Cà Mau sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành và áp dụng Quy chế này.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Hệ thống quản lý văn bản và điều hành (sau đây được gọi tắt là hệ thống QLVBĐH) là phần mềm tin học hóa các quy trình hoạt động, phục vụ việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử trên môi trường mạng.

2. Trục kết nối liên thông văn bản nội bộ tỉnh là giải pháp kỹ thuật, công nghệ được xây dựng, triển khai để kết nối, liên thông gửi, nhận văn bản điện tử giữa các hệ thống QLVBĐH khác nhau trên địa bàn tỉnh; kết nối, liên thông với Trục liên thông văn bản quốc gia để gửi, nhận văn bản điện tử với các bộ, ngành, địa phương khác.

3. Chữ ký số của cơ quan, tổ chức là chữ ký số được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cấp cho cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

4. Chữ ký số của người có thẩm quyền là chữ ký số được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cấp cho người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

5. Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu, theo thể thức, định dạng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định, được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy.

6. Môi trường mạng là môi trường trong đó thông tin được cung cấp, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông qua cơ sở hạ tầng thông tin.

Điều 3. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

1. Văn bản điện tử đã ký số theo quy định của pháp luật được gửi, nhận qua hệ thống QLVBĐH quy định tại Quy chế này có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy và thay thế cho việc gửi, nhận văn bản giấy.

2. Văn bản điện tử không thuộc khoản 1 Điều này được gửi, nhận qua hệ thống QLVBĐH có giá trị để biết, tham khảo, không thay thế cho việc gửi, nhận văn bản giấy.

Điều 4. Nguyên tắc gửi, nhận văn bản điện tử

1. Việc gửi, nhận văn bản điện tử phải thực hiện theo nguyên tắc quy định tại Luật Giao dịch điện tử và tuân theo các quy định khác của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh, an toàn thông tin và văn thư, lưu trữ.

2. Các văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của các cơ quan, đơn vị phải được gửi, nhận qua hệ thống QLVBĐH, trừ các trường hợp cơ quan gửi hoặc cơ quan nhận chưa triển khai hệ thống QLVBĐH.

3. Cơ quan nhận có quyền từ chối nhận văn bản điện tử nếu văn bản điện tử đó không bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận và phải chịu trách nhiệm về việc từ chối đó; đồng thời cơ quan nhận phản hồi cho cơ quan gửi được biết thông qua hệ thống QLVBĐH.

Điều 5. Yêu cầu gửi, nhận văn bản điện tử

1. Thực hiện theo quy định tại Điều 6 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.

2. Văn bản đi của cơ quan gửi sẽ là văn bản đến của cơ quan nhận và ngược lại. Các văn bản đi, văn bản đến được cập nhật những thông tin cần thiết vào sổ văn bản đi, sổ văn bản đến theo Điều 8, Điều 9 Quy chế này.

3. Khi nhận được văn bản điện tử, văn thư cơ quan phải xử lý ngay, không phải chờ văn bản giấy. Lãnh đạo cơ quan phân công đơn vị thuộc, trực thuộc (sau đây gọi tắt là đơn vị) chủ trì xử lý ngay trong ngày.

4. Văn bản điện tử phải được theo dõi, cập nhật tự động trạng thái gửi, nhận, xử lý trên hệ thống VBQLĐH.

5. Văn bản điện tử phải bảo đảm yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định hiện hành, về định dạng theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.

Điều 6. Các loại văn bản phải gửi, nhận dưới dạng điện tử

1. Tất cả các văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Cà Mau phải được gửi, nhận qua hệ thống QLVBĐH; trừ trường hợp bên gửi hoặc bên nhận chưa đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin, liên thông để gửi, nhận văn bản điện tử.

2. Các loại văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy

a) Văn bản gửi Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định tại Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh.

b) Danh mục văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy trong cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Cà Mau (có Danh mục kèm theo) và theo quy định của pháp luật.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 7. Nội dung thông tin văn bản điện tử

1. Nội dung thông tin của văn bản điện tử được gửi, nhận trên hệ thống QLVBĐH bao gồm nội dung của văn bản điện tử đó và toàn bộ nội dung hồ sơ, tài liệu được gửi kèm theo.

2. Thông tin thể hiện của văn bản điện tử trên hệ thống QLVBĐH gồm:

a) Mã định danh của cơ quan, tổ chức: Theo quy định tại Quyết định số 1030/QĐ-UBND ngày 27/6/2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh Cà Mau về ban hành Danh mục mã định danh các cơ quan, đơn vị nhà nước tỉnh Cà Mau phục vụ kết nối, trao đổi văn bản điện tử thông qua hệ thống QLVBĐH.

b) Mã định danh văn bản:

Cấu trúc Mã định danh văn bản gồm:

- Mã định danh của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật;

- Năm ban hành văn bản, số thứ tự văn bản được ban hành trong năm.

c) Số và ký hiệu văn bản;

d) Ngày, tháng, năm văn bản;

đ) Loại văn bản;

e) Trích yếu nội dung văn bản;

g) Hồ sơ, tài liệu gửi kèm;

h) Trạng thái xử lý (đã đến, đã tiếp nhận, đã chuyển xử lý, đang xử lý, đã hoàn thành, từ chối nhận (trả lại), thu hồi, xóa...);

i) Chức vụ, họ tên người ký;

k) Mức độ khẩn (khẩn/thượng khẩn/hỏa tốc);

l) Cơ quan gửi;

m) Cơ quan nhận;

n) Thời gian gửi, nhận;

o) Thời hạn xử lý;

p) Lịch sử gửi, nhận văn bản;

q) Thông tin khác (nếu có).

3. Phân bổ cấu trúc Mã định danh văn bản

Cấu trúc Mã định danh văn bản được xác định như sau:

V₁V₂V₃.Z₁Z₂.Y₁Y₂.MX₁X₂-YYYY.X

Trong đó:

- V₁V₂V₃.Z₁Z₂.Y₁Y₂.MX₁X₂ là Mã định danh của cơ quan, tổ chức được quy định tại điểm a, khoản 2 Điều này;

- YYYY là năm ban hành văn bản, bao gồm 4 ký tự số;

- X là số thứ tự văn bản được ban hành trong năm. X sẽ được hệ thống tự động sinh ra theo nguyên tắc X là số tự nhiên liên tiếp, bắt đầu từ số 1 và kết thúc là số thứ tự văn bản cuối cùng của năm nhằm bảo đảm tính liên tiếp và duy nhất của Mã định danh văn bản;

- Năm ban hành văn bản và số thứ tự văn bản được ban hành trong năm được phân tách bởi dấu chấm (.);

- Dấu gạch ngang (-) để phân tách giữa Mã định danh cơ quan với nhóm năm ban hành văn bản và số thứ tự văn bản được ban hành trong năm.

Điều 8. Tiếp nhận, xử lý văn bản đến

1. Tiếp nhận văn bản đến

a) Khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư cơ quan kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang mỗi văn bản, kiểm tra tính đầy đủ, toàn vẹn, tính xác thực của văn bản điện tử và tiến hành tiếp nhận trên hệ thống QLVBĐH. Nếu phát hiện sai sót, không bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận văn bản điện tử phải kịp thời phản hồi thông qua hệ thống QLVBĐH hoặc phản hồi thông qua các hình thức khác để cơ quan gửi biết, xử lý theo quy định, báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

b) Vào sổ văn bản đến: Tất cả văn bản đến được cập nhật những thông tin cần thiết của văn bản điện tử theo quy định tại khoản 2, Điều 7 Quy chế này.

c) Sau khi tiếp nhận, hệ thống của cơ quan nhận xử lý và phản hồi trạng thái xử lý văn bản điện tử trên hệ thống QLVBĐH.

Trường hợp nhận được thông báo thu hồi văn bản điện tử, cơ quan nhận có trách nhiệm hủy bỏ văn bản điện tử được thu hồi đó trên hệ thống QLVBĐH; đồng thời, hệ thống thông báo việc đã xử lý văn bản điện tử được thu hồi thông qua hệ thống QLVBĐH để cơ quan gửi biết.

2. Xử lý văn bản đến

a) Sau khi vào sổ văn bản đến, văn thư cơ quan chuyển kịp thời cho người đứng đầu cơ quan hoặc người được người đứng đầu cơ quan giao trách nhiệm (sau đây gọi tắt là người có thẩm quyền) xem xét, cho ý kiến phân công chỉ đạo giải quyết và chuyển giao cho đơn vị giải quyết trên hệ thống QLVBĐH. Lãnh đạo đơn vị phân công cho cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) phụ trách thực hiện giải quyết.

b) Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị thì giao rõ đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp và hạn giải quyết (nếu có).

c) Đối với văn bản chỉ đạo điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giao nhiệm vụ trên hệ thống QLVBĐH, CBCCVC được Thủ trưởng cơ quan giao nhiệm vụ có trách nhiệm thường xuyên theo dõi, cập nhật tiến độ thực hiện.

Điều 9. Xử lý, phát hành văn bản đi

1. Xử lý văn bản đi

a) CBCCVC được phân công xử lý, dự thảo văn bản trình lãnh đạo đơn vị (hoặc lãnh đạo trực tiếp duyệt, ký chuyển phát hành); lãnh đạo đơn vị duyệt trình người có thẩm quyền ký chuyển phát hành trên hệ thống QLVBĐH.

b) Văn bản trước khi phát hành, văn thư phải kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản và vào sổ văn bản đi.

2. Phát hành văn bản đi

a) Văn bản điện tử sau khi hoàn thành quy trình như khoản 1 Điều này, Văn thư tiến hành gửi đến cơ quan nhận thông qua hệ thống QLVBĐH được kết nối, liên thông với nhau, tất cả văn bản phát hành được hệ thống cập nhật những thông tin cần thiết của văn bản điện tử theo quy định tại khoản 2, Điều 7 Quy chế này.

b) Văn thư cơ quan gửi có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, bảo đảm văn bản điện tử được gửi đến đúng cơ quan nhận. Trường hợp thu hồi văn bản điện tử, cơ quan gửi phải thông báo trên hệ thống QLVBĐH hoặc thông báo các hình thức khác cho cơ quan nhận biết để xử lý văn bản điện tử được thu hồi.

c) Trường hợp văn bản đi có đề nghị văn bản phản hồi, phải ghi đầy đủ thông tin yêu cầu phản hồi, thời hạn xử lý.

d) Trường hợp văn bản đi để xử lý hoặc phản hồi cho văn bản đến, phải có liên kết với văn bản đến.

3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

a) Văn thư cơ quan, đơn vị gửi văn bản có trách nhiệm theo dõi việc tiếp nhận văn bản của cơ quan, đơn vị thuộc đối tượng nhận.

b) CBCCVC được lãnh đạo đơn vị giao công việc xử lý chính phải có trách nhiệm theo dõi, xử lý văn bản do cơ quan, đơn vị mình gửi đi. Đối với các văn bản có nội dung yêu cầu phải báo cáo hoặc cung cấp thông tin, CBCCVC phải cập nhật, theo dõi, đôn đốc thường xuyên; đồng thời đề xuất, báo cáo lãnh đạo cơ quan, đơn vị biết, xử lý đối với các trường hợp chậm trễ (nếu có).

Điều 10. Sử dụng chữ ký số

1. Hình thức chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản

a) Vị trí: Tại vị trí ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản trên văn bản giấy.

b) Hình ảnh: Chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng (.png).

2. Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

a) Vị trí: Trùm lên khoảng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái.

b) Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png).

3. Quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức trong công tác văn thư theo quy định tại Điều 14 Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.

4. Các loại hình giao dịch điện tử của cơ quan nhà nước áp dụng chữ ký số thì sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ cung cấp quy định tại Điều 57 Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính phủ.

Điều 11. Thời điểm gửi, nhận văn bản điện tử

1. Thời điểm gửi một văn bản điện tử đến các cơ quan, đơn vị là thời điểm văn bản điện tử đó được văn thư cơ quan gửi phát hành trên hệ thống QLVBĐH có hồi báo văn bản gửi thành công.

2. Thời điểm nhận một văn bản điện tử tại cơ quan, đơn vị được xác định là thời điểm văn bản điện tử đó nhập vào hệ thống phần mềm QLVBĐH của cơ quan nhận, nếu thời điểm văn bản nhập vào hệ thống ngoài giờ hành chính thì thời điểm tiếp nhận văn bản điện tử đến, được tính là thời điểm bắt đầu giờ hành chính làm việc kế tiếp.

3. Thời gian gửi, nhận văn bản điện tử giữa các hệ thống quản lý văn bản bảo đảm thống nhất, đồng bộ theo múi giờ Việt Nam (Tiêu chuẩn ISO 8601) và đồng bộ theo Trục kết nối liên thông văn bản tỉnh.

Điều 12. Lập, nộp lưu và quản lý hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan

Lập, nộp lưu và quản lý hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan quy định tại Điều 15, Điều 16, Điều 17 Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức. Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy theo Danh mục tại Quy chế này phải được lưu trữ dưới cả hai hình thức văn bản giấy và văn bản điện tử.

Điều 13. Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật

1. Trục kết nối liên thông văn bản nội bộ tỉnh phải đảm bảo kết nối liên thông giữa các hệ thống QLVBĐH khác nhau trên địa bàn tỉnh; kết nối, liên thông với Trục liên thông văn bản quốc gia.

2. Các cơ quan có trách nhiệm chuẩn bị điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử được thông suốt, an toàn, phù hợp với quy định của pháp luật về công nghệ thông tin, viễn thông và lưu trữ.

3. Các điều kiện tối thiểu về hạ tầng công nghệ thông tin các cơ quan, đơn vị phải đảm bảo gồm: Máy vi tính cá nhân, mạng nội bộ (LAN) có kết nối Internet, chứng thư số do Ban Cơ yếu Chính phủ cấp cho cơ quan, tổ chức (con dấu cơ quan) và cá nhân là lãnh đạo cơ quan theo quy định.

Điều 14. Đảm bảo an toàn thông tin

1. Đối với các cơ quan sử dụng mạng Internet để kết nối liên thông hệ thống QLVBĐH phải đảm bảo an toàn thông tin của hệ thống và chịu trách nhiệm khi xảy ra sự cố mất an toàn thông tin.

2. Thực hiện quét và kiểm tra, diệt virus, mã độc cho các văn bản điện tử trước khi phát hành. Đảm bảo các văn bản điện tử an toàn, không bị nhiễm virus hoặc bị nhúng mã độc.

3. Có biện pháp tăng cường bảo đảm an toàn thông tin mạng đối với hệ thống QLVBĐH; bảo đảm an toàn tài khoản người dùng.

4. Khi xảy ra sự cố về an toàn thông tin liên quan đến kết nối, liên thông hệ thống, báo ngay cho cán bộ chuyên trách hoặc phụ trách công nghệ thông tin tại cơ quan hoặc Sở Thông tin và Truyền thông để phối hợp xử lý.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 15. Trách nhiệm của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh

1. Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông và các cơ quan có liên quan tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này.

2. Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức kiểm tra, theo dõi, đôn đốc việc sử dụng hệ thống QLVBĐT trong hoạt động của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.

Điều 16. Sở Thông tin và Truyền thông

1. Đảm bảo hệ thống kết nối vận hành thông suốt giữa các cơ quan, đơn vị để gửi, nhận văn bản điện tử; liên thông hệ thống QLVBĐH với các cơ quan Trung ương và tỉnh, thành địa phương.

2. Tham mưu, đề xuất các giải pháp an toàn trong việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước; sao lưu văn bản điện tử và phải đảm bảo an ninh, an toàn thông tin trong quá trình thực hiện.

3. Khi xảy ra các sự cố về an toàn thông tin:

a) Tùy theo mức độ sự cố, Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm hướng dẫn hoặc điều phối lực lượng ứng cứu sự cố an toàn thông tin mạng để tham gia khắc phục sự cố.

b) Trường hợp có sự cố nghiêm trọng vượt quá khả năng khắc phục, phải báo cáo ngay cho Bộ Thông tin và Truyền thông.

c) Thông báo kịp thời đến cơ quan, đơn vị khi thực hiện nâng cấp, sửa chữa và xảy ra sự cố về an toàn thông tin.

4. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, giải pháp kết nối, liên thông giữa hệ thống quản lý văn bản của tỉnh với Trục liên thông văn bản quốc gia; ứng dụng các giải pháp kỹ thuật tăng cường quản lý, giám sát, kiểm soát trong gửi, nhận văn bản điện tử để bảo đảm an toàn, an ninh thông tin.

5. Đảm bảo Trục kết nối liên thông nội bộ tỉnh kết nối, liên thông giữa các hệ thống QLVBĐH khác nhau của các cơ quan, đơn vị phục vụ gửi, nhận văn bản liên thông giữa các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.

6. Căn cứ kế hoạch hàng năm, lập dự toán kinh phí cho việc lưu trữ văn bản điện tử; quản lý, xây dựng, duy trì, bảo trì hệ thống QLVBĐH của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh và Trục kết nối liên thông tỉnh, thống nhất với Sở Tài chính trình Ủy ban nhân dân tỉnh phân bổ kinh phí.

7. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức kiểm tra, theo dõi, đôn đốc việc sử dụng hệ thống QLVBĐH trong hoạt động của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.

8. Định kỳ 06 tháng, hàng năm hoặc đột xuất theo yêu cầu của Ủy ban nhân dân tỉnh, Bộ Thông tin và Truyền thông, Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm tổng hợp báo cáo việc triển khai thực hiện Quy chế này.

Điều 17. Trách nhiệm của Sở Tài chính

Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông cân đối nguồn kinh phí trong dự toán ngân sách hàng năm, trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt kinh phí duy trì, nâng cấp hoạt động và vận hành hệ thống QLVBĐH trong các cơ quan theo quy định.

Điều 18. Trách nhiệm của Sở Nội vụ

Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành quy định về việc lưu trữ, bảo quản, xử lý tài liệu điện tử thống nhất trong toàn tỉnh.

Điều 19. Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức

1. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc chỉ đạo ứng dụng hệ thống QLVBĐH vào xử lý công việc, sử dụng văn bản điện tử thay thế văn bản giấy trong quản lý, điều hành và trao đổi thông tin; phân công CBCCVC chuyên trách hoặc phụ trách công nghệ thông tin quản trị hệ thống QLVBĐH.

2. Đảm bảo các điều kiện cần thiết về hạ tầng kỹ thuật, đảm bảo an toàn, an ninh thông tin trong vận hành, sử dụng hệ thống QLVBĐH.

3. Tăng cường sử dụng chữ ký số nhằm thay thế việc gửi văn bản dạng giấy (có chữ ký và đóng dấu) bằng hình thức gửi, nhận văn bản điện tử.

4. Định kỳ 06 tháng (trước ngày 10 tháng 6), hàng năm (trước ngày 10 tháng 12) hoặc đột xuất, báo cáo việc triển khai thực hiện Quy chế này gửi đến Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh, Bộ Thông tin và Truyền thông theo quy định.

Điều 20. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức

1. Sử dụng hệ thống QLVBĐH để giải quyết công việc được giao. Thường xuyên thay đổi mật khẩu tài khoản được cấp và tự bảo vệ tài khoản của mình. Trường hợp bị mất quyền kiểm soát tài khoản phải thông báo ngay với cán bộ chuyên trách hoặc phụ trách công nghệ thông tin của cơ quan, đơn vị để khắc phục.

2. Trong trường hợp hệ thống QLVBĐH tại cơ quan, đơn vị bị lỗi, không bảo đảm tính an toàn của văn bản điện tử, CBCCVC chuyên trách hoặc phụ trách công nghệ thông tin có trách nhiệm:

a) Thông báo cho người sử dụng trong nội bộ cơ quan biết về sự cố, thời gian tạm dừng hệ thống, thời gian bắt đầu sử dụng lại hệ thống, các biện pháp tạm thời được áp dụng trong thời gian tạm dừng hệ thống, các biện pháp cập nhật văn bản vào hệ thống khi bắt đầu sử dụng lại.

b) Tiến hành các biện pháp cần thiết trong khả năng nhằm nhanh chóng khắc phục, giải quyết sự cố, phục hồi hệ thống.

c) Thông báo cho Sở Thông tin và Truyền thông nếu có dấu hiệu không đảm bảo về an toàn thông tin để có thông tin hướng dẫn, khắc phục cần thiết.

Điều 21. Điều khoản thi hành

1. Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan triển khai thực hiện Quy chế này.

2. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc, bất cập, các cơ quan, đơn vị phản ánh kịp thời về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.

DANH MỤC

VĂN BẢN ĐIỆN TỬ GỬI KÈM VĂN BẢN GIẤY TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH CÀ MAU
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 837/QĐ-UBND ngày 17/5/2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh Cà Mau)