|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH YÊN BÁI
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 758/QĐ-UBND
|
Yên
Bái, ngày 06 tháng 5
năm 2019
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ GIAO
BAN ĐIỆN TỬ ĐA PHƯƠNG TIỆN TỈNH YÊN BÁI
CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH YÊN BÁI
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa
phương ngày 19/06/2015;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin
ngày 29/6/2006;
Căn cứ
Luật An toàn thông tin mạng ngày 19/11/2015;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP
ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ
thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Quyết định số 1643/QĐ-UBND
ngày 11/9/2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh Yên Bái về việc phê duyệt Kế hoạch ứng
dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh Yên Bái giai
đoạn 2017 - 2020;
Xét đề nghị của Giám đốc Sở Thông
tin và Truyền thông tại Tờ trình số 304/TTr-STTTT ngày 22/3/2019 về việc đề nghị phê duyệt Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị
giao ban điện tử đa phương tiện tỉnh Yên Bái,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản
lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị Giao ban điện tử đa phương tiện tỉnh
Yên Bái.
Điều 2. Giao Sở Thông tin và Truyền thông hướng dẫn, kiểm
tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị liên quan thực hiện Quyết định này.
Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Chánh Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và
UBND tỉnh; Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông; Thủ trưởng các sở, ban, ngành
của tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố; Giám đốc Viễn thông Yên
Bái, Giám đốc Công ty Điện lực Yên Bái và các cơ quan, đơn vị liên quan chịu
trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như điều
3;
- Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh;
- Văn phòng Tỉnh ủy;
- Chánh, Phó CVP;
- Các phòng, đơn vị thuộc VP;
- Lưu: VT, HCTC.
|
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Nguyễn Chiến Thắng
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ GIAO BAN ĐIỆN TỬ ĐA
PHƯƠNG TIỆN TỈNH YÊN BÁI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 758/QĐ-UBND ngày 06/5/2019 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Yên Bái)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh
Quy chế này quy định công tác quản
lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị Giao ban điện tử đa phương tiện tỉnh
Yên Bái.
Điều 2. Đối tượng
áp dụng
1. Quy chế này áp dụng đối với các sở,
ban, ngành; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và các cơ quan, đơn vị
có liên quan (sau đây gọi tắt là các cơ quan, đơn vị) trên địa bàn tỉnh Yên
Bái.
2. Các cơ quan, đơn vị, tổ chức không
thuộc khoản 1 Điều này liên quan đến công tác quản lý, vận hành và sử dụng hệ
thống Hội nghị Giao ban điện tử đa phương tiện tỉnh Yên Bái, nếu đáp ứng hạ tầng
kỹ thuật, công nghệ để áp dụng, được thực hiện theo Quy chế này.
Điều 3. Giải
thích từ ngữ
Hệ thống Hội nghị Giao ban điện tử đa
phương tiện (HNTH): Là một hệ thống thông tin đa phương tiện thời gian thực,
cho phép người sử dụng từ nhiều điểm cầu khác nhau, cách xa về địa lý có thể
trao đổi thông tin, hình ảnh, âm thanh, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, giao
ban, tập huấn. Các tín hiệu âm thanh và hình ảnh được truyền trực tiếp trong
cùng một thời điểm diễn ra sự kiện và không bị hạn chế trong việc truyền đạt
thông tin theo cả hai chiều.
1. Bố trí hệ thống
HNTH
a) Điểm cầu trung tâm (Trung tâm điều
khiển - MCU): Viễn thông Yên Bái.
b) Điểm cầu chủ tọa (Điểm cầu chủ trì
cuộc họp): Là một điểm cầu cuối nhưng được sử dụng để chủ trì, điều khiển cuộc
họp trực tuyến cụ thể.
c) Điểm cầu cuối: Là nơi lắp đặt các thiết bị hệ thống HNTH để kết nối với điểm cầu trung tâm và các
điểm cầu khác thuộc hệ thống.
2. Giải thích từ ngữ thiết bị
Trong quy định này các từ ngữ dưới
đây được hiểu như sau:
a) MCU (Multipoint Control Unit): Là
thiết bị quản lý và xử lý đa điểm, giúp kết nối các đầu, cuối và tạo lập cuộc gọi, truyền/nhận hình ảnh
giữa các điểm cầu với nhau.
b) Điểm cầu trung tâm - MCU: Là nơi lắp đặt các thiết bị trung tâm điều khiển (Thiết bị quản lý đa
điểm MCU) để điều khiển các điểm cầu cuối nhằm mục đích thực hiện các cuộc họp
HNTH của tỉnh. Điểm cầu trung tâm được đặt tại Viễn thông Yên Bái.
c) Điểm cầu chủ tọa: Là điểm cầu chủ
trì cuộc họp HNTH trực tuyến. Điểm cầu chủ tọa được kết nối trực tiếp với điểm
cầu trung tâm, được đặt tại Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và
UBND tỉnh.
d) Điểm cầu cuối: Là nơi lắp đặt các
thiết bị HNTH để kết nối với điểm cầu trung tâm. Điểm cầu này được đặt tại UBND
các huyện, thị xã, thành phố...
Chương II
CÁC QUY ĐỊNH CỤ
THỂ
Điều 4. Yêu cầu
khi sử dụng Hệ thống HNTH
1. Không để các vật dễ cháy, nổ, chất
lỏng, hóa chất gần các thiết bị của hệ thống.
2. Bảo đảm các điều kiện về phòng
cháy, chữa cháy.
3. Bảo đảm các điều kiện về âm thanh,
ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm, nguồn điện ổn định cho hệ thống HNTH.
4. Không được tự ý di chuyển, sử dụng
thiết bị vào mục đích khác hoặc thay đổi các tham số cấu
hình hệ thống.
5. Giữ bí mật tài khoản truy cập vào
hệ thống.
6. Không dùng tay, vật cứng chạm vào ống
kính camera hoặc xoay camera.
7. Bật, tắt, vận hành hệ thống phải
đúng quy trình kỹ thuật.
8. Ngắt nguồn điện cung cấp cho hệ thống
khi không sử dụng.
9. Thường xuyên vệ sinh hệ thống theo
đúng quy trình, đặc biệt đối với thiết bị camera phải dùng khăn lau mềm tiêu
chuẩn và chất tẩy rửa chuyên dụng.
10. Nghiêm chỉnh chấp hành và thực hiện
cuộc họp HNTH theo đúng kịch bản, nội dung do điểm cầu chủ tọa yêu cầu.
Điều 5. Nguyên tắc
tổ chức cuộc họp trên hệ thống HNTH
1. Nguyên tắc chung: Hệ thống HNTH của
tỉnh được sử dụng trong các cuộc họp, tập huấn thường xuyên hoặc đột xuất theo
yêu cầu triệu tập của đơn vị tổ chức hội nghị.
2. Các cuộc họp được tổ chức trên hệ
thống HNTH trực tuyến của tỉnh:
- Tỉnh ủy tổ chức;
- Hội đồng nhân dân tỉnh tổ chức;
- Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức;
- Tập huấn theo chuyên đề, chuyên
ngành do các sở, ban, ngành tổ chức;
- Hội nghị, sơ kết, tổng kết do các sở,
ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố tổ chức;
- Cuộc họp giữa các sở, ban, ngành;
giữa các huyện, thị xã, thành phố; giữa các sở, ban, ngành và Ủy ban nhân dân
các huyện, thị xã, thành phố tổ chức.
3. Mục đích, yêu cầu, thành phần tham
dự và thời gian tổ chức cuộc họp: Do cơ quan, đơn vị tổ chức cuộc họp xác định
dựa trên nội dung công việc phải giải quyết.
Điều 6. Đăng ký sử
dụng Hệ thống HNTH
1. Đơn vị chủ trì cuộc họp phải thông
báo bằng văn bản cho Viễn thông Yên Bái ít nhất 02 ngày trước khi tiến hành họp
chính thức để chuẩn bị bố trí phòng họp và các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp; đồng thời thông báo cho Công ty Điện lực Yên Bái trước 02 ngày để có kế hoạch bảo đảm nguồn điện tại các điểm cầu.
2. Trường hợp họp đột xuất, khẩn cấp
(như lụt bão, thiên tai, hỏa hoạn,...) đơn vị chủ trì chủ động thông báo bằng
văn bản qua Fax, Email, điện thoại cho Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh,
Sở Thông tin và Truyền thông và các điểm cầu để kịp thời chuẩn bị điều kiện kỹ
thuật phục vụ cuộc họp.
3. Các sở, ban, ngành tổ chức họp trực
tuyến phải thống nhất thời gian sử dụng phòng họp trực tuyến
với Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và đăng ký với Văn phòng Đoàn
ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh trước khi phát hành giấy mời họp để tránh sự trùng lặp.
Điều 7. Công tác
chuẩn bị trước cuộc họp HNTH
1. Trung tâm điều khiển là đơn vị đầu
mối chuẩn bị đảm bảo các điều kiện kỹ thuật trước cuộc họp:
a) Trung tâm điều khiển có trách nhiệm
phối hợp với đơn vị chủ trì cuộc họp để thông báo thời gian chuẩn bị và giờ họp
chính thức cho cán bộ kỹ thuật của Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố
có liên quan;
b) Viễn thông Yên Bái cung cấp đường
truyền, có trách nhiệm thông báo thời gian chuẩn bị và giờ họp chính thức cho
cán bộ kỹ thuật của các Trung tâm trực thuộc đơn vị mình;
c) Trước giờ khai mạc cuộc họp 30
phút, hoàn thành việc kiểm tra, chạy thử các thiết bị đầu cuối, đường truyền,
chất lượng âm thanh, hình ảnh;
d) Thiết lập các thông số kỹ thuật,
điều khiển thiết bị hệ thống HNTH phục vụ cuộc họp được đảm bảo hoạt động thông
suốt.
2. Các cơ quan, đơn vị được trang bị
Hệ thống HNTH chỉ đạo, bố trí cán bộ được giao nhiệm vụ vận hành hệ thống thực
hiện các công việc:
a) Kiểm tra thiết bị hệ thống, nguồn
điện và điện dự phòng khi có sự cố mất điện đột xuất xảy ra, điều chỉnh âm
thanh, ánh sáng, hình ảnh tại điểm cầu;
b) Liên hệ với cán bộ chuyên môn tại Trung
tâm điều khiển các điểm cầu chính để kết nối vào hệ thống;
c) Thiết lập các vị trí khung hình cần
thiết phù hợp với sơ đồ vị trí các thành phần tham dự cuộc họp.
Điều 8. Điều khiển
hệ thống trong cuộc họp trực tuyến
1. Cán bộ kỹ thuật tại Trung tâm điều
khiển:
a) Trực tiếp điều chỉnh khung hình hiển
thị hình ảnh, âm thanh, ánh sáng cho phù hợp với từng thời điểm diễn ra trong
cuộc họp và điều chỉnh ánh sáng bên ngoài không chiếu trực tiếp vào màn hình
làm ảnh hưởng chất lượng hình ảnh trong việc theo dõi cuộc họp;
- Khi điểm cầu trung tâm đang có người
phát biểu, cán bộ phụ trách kỹ thuật phòng họp HNTH tại đó sẽ tắt toàn bộ Micro
của các điểm cầu cuối thông qua thiết bị điều khiển để âm thanh đạt chất lượng
tốt nhất;
- Khi ở điểm cầu nào có người phát biểu,
cán bộ phụ trách vận hành tại các điểm cầu trung tâm sẽ điều chỉnh hình ảnh, âm
lượng cho phù hợp tại điểm cầu hội nghị đó;
b) Phối hợp với cán bộ phụ trách vận
hành hệ thống ở các điểm cầu khi có sự cố về đường truyền, tín hiệu âm thanh,
hình ảnh để kịp thời khắc phục, hạn chế tối đa thời gian gián đoạn cuộc họp;
c) Gửi các yêu cầu phát biểu tại các
điểm cầu cho người chủ trì cuộc họp.
2. Cán bộ phụ trách vận hành tại điểm
cầu chủ tọa và điểm cầu cuối:
a) Cán bộ phụ trách vận hành tại các
điểm cầu chủ tọa và điểm cầu cuối có trách nhiệm phối hợp với các cán bộ phụ
trách điều khiển tại điểm cầu trung tâm điều chỉnh hình ảnh, âm thanh, ánh sáng
trong phòng họp đảm bảo chất lượng phục vụ cuộc họp;
b) Kiểm tra và điều chỉnh ánh sáng
bên ngoài không chiếu trực tiếp vào màn hình làm ảnh hưởng chất lượng hình ảnh
trong việc theo dõi cuộc họp;
c) Vận hành hệ thống trong toàn bộ
quá trình diễn ra cuộc họp, chỉ được bật micro khi có yêu cầu phát biểu của người
chủ trì cuộc họp;
d) Điều chỉnh camera phù hợp với vị
trí đại biểu ở điểm cầu đang phát biểu;
đ) Không được tự ý quay số tới bất kỳ
điểm cầu nào trong hệ thống khi chưa có yêu cầu của cán bộ kỹ thuật Trung tâm
điều khiển Hệ thống HNTH;
e) Khi mất kết nối, phải phối hợp với
cán bộ kỹ thuật của Viễn thông Yên Bái tại Trung tâm điều khiển để khắc phục và
thông báo kịp thời cho cán bộ kỹ thuật của đơn vị cung cấp đường truyền về
nguyên nhân, giải pháp, xác định thời gian khắc phục sự cố; báo cáo chủ trì cuộc
họp tại điểm cầu mình phụ trách điều chỉnh nội dung, thời gian cho phù hợp với
thực tế;
g) Tiếp nhận đăng ký phát biểu của chủ
trì cuộc họp tại điểm cầu mình phụ trách và gửi cho cán bộ kỹ thuật tại Trung
tâm điều khiển bằng Email, điện thoại.
3. Kết thúc cuộc họp: Cán bộ kỹ thuật
ở các trung tâm điều khiển và các điểm cầu kiểm tra lại toàn bộ hệ thống, tắt
thiết bị trước và sau đó ngắt nguồn điện cung cấp theo đúng quy trình.
Chương III
TRÁCH NHIỆM QUẢN
LÝ, VẬN HÀNH HỆ THỐNG HỘI NGHỊ BAN ĐIỆN TỬ ĐA PHƯƠNG TIỆN TỈNH YÊN BÁI GIAO BAN
ĐIỆN TỬ ĐA PHƯƠNG TIỆN TỈNH YÊN BÁI
Điều 9. Các cơ
quan, đơn vị được trang bị Hệ thống HNTH
1. Các cơ quan, đơn vị được trang bị
hệ thống HNTH có trách nhiệm quản lý, vận hành, sử dụng, bảo quản các thiết bị
đầu cuối HNTH, phối hợp kịp thời với Điểm cầu chủ tọa trong quá trình chuẩn bị
cũng như khi diễn ra HNTH.
2. Ban hành và niêm yết nội quy phòng
họp trực tuyến bảo đảm các điều kiện quy định trong Quy chế này.
3. Phối hợp với Viễn thông Yên Bái,
Công ty Điện lực Yên Bái đảm bảo chất lượng đường truyền,
nguồn điện phục vụ hệ thống HNTH tốt nhất.
4. Bố trí ổn định và cử cán bộ tham
gia đào tạo, hướng dẫn công tác quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống HNTH (tối
thiểu mỗi đơn vị 1 - 2 cán bộ). Cung cấp thông tin cán bộ kỹ thuật (họ tên, chức
vụ, đơn vị, số điện thoại, email) gửi về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp.
Khi có yêu cầu thay đổi hoặc luân chuyển cán bộ làm nhiệm vụ khác phải kịp thời
cử cán bộ khác thay thế và thông báo cho Sở Thông tin và
Truyền thông biết để có kế hoạch đào tạo vận hành và sử dụng hệ thống.
5. Trường hợp họp đột xuất, khẩn cấp
(như lụt bão, thiên tai, hỏa hoạn,...) đơn vị chủ trì chủ động thông báo bằng
văn bản qua Fax, Email, điện thoại cho Văn phòng HĐND, Đoàn ĐBQH, UBND tỉnh, Sở
Thông tin và Truyền thông và các điểm cầu để kịp thời chuẩn bị điều kiện kỹ thuật
phục vụ cuộc họp.
Điều 10. Văn
phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh
Quản lý trang thiết bị HNTH tại điểm
cầu chủ tọa đặt tại Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh. Khi có yêu cầu tổ chức
HNTH, thông báo bằng văn bản cho Sở Thông tin và Truyền thông, Viễn thông Yên
Bái và đơn vị liên quan ít nhất 02 ngày trước khi tiến hành họp chính thức để
chuẩn bị bố trí phòng họp và các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp; đồng thời
thông báo Công ty Điện lực Yên Bái trước 02 ngày để có kế hoạch bảo đảm nguồn
điện tại các điểm cầu.
Điều 11. Sở
Thông tin và Truyền thông
1. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan,
đơn vị liên quan giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý, duy trì, giám sát toàn bộ mọi
hoạt động và trang thiết bị của hệ thống HNTH; Kiểm tra, đôn đốc và hướng dẫn
các cơ quan, đơn vị quản lý và sử dụng có hiệu quả Hệ thống HNTH.
2. Hàng năm rà soát Hệ thống HNTH, tiếp
nhận và tổng hợp các ý kiến phản ánh của các cơ quan, đơn vị để nghiên cứu đưa
ra các giải pháp nâng cấp, mở rộng hệ thống; đề xuất các kế hoạch bảo đảm về
nguồn nhân lực, kế hoạch đào tạo các kiến thức mới về công nghệ và kỹ thuật cho cán bộ vận hành.
3. Là cơ quan tham mưu cho Ủy ban
nhân dân tỉnh xây dựng kế hoạch đầu tư, nâng cấp, bảo trì Hệ thống HNTH cho các
cơ quan liên quan trên địa bàn.
4. Tổng hợp danh sách các cán bộ kỹ
thuật tham gia quản lý, vận hành Hệ thống HNTH và thông báo cho các điểm cầu và
đơn vị liên quan biết liên hệ.
Điều 12. Các cơ
quan liên quan
1. Viễn thông Yên Bái
- Chủ động phối hợp với các điểm cầu
trong công tác chuẩn bị, bảo đảm cho các cuộc họp trực tuyến HNTH.
- Trước giờ khai mạc cuộc họp 30
phút, hoàn thành việc kiểm tra, chạy thử các thiết bị đầu cuối, đường truyền,
chất lượng âm thanh, hình ảnh;
- Thiết lập các thông số kỹ thuật, điều
khiển thiết bị hệ thống HNTH phục vụ cuộc họp được hoạt động thông suốt.
- Bảo đảm các chỉ tiêu kỹ thuật và chất
lượng đường truyền dẫn cho Hệ thống HNTH theo đúng quy định.
- Cung cấp cho Văn phòng Đoàn ĐBQH,
HĐND và UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông địa chỉ liên hệ và cử cán bộ kỹ
thuật phối hợp với các điểm cầu thường trực xử lý sự cố trong thời gian chạy thử
hệ thống HNTH và toàn bộ thời gian diễn ra cuộc họp chính thức.
- Có trách nhiệm bảo mật thông tin
các cuộc họp theo các quy định của pháp luật hiện hành.
2. Công ty Điện lực Yên Bái
- Chỉ đạo các đơn vị trực thuộc có kế
hoạch đảm bảo cung cấp ổn định nguồn điện cho Trung tâm điều khiển và các điểm cầu
của Hệ thống HNTH theo kế hoạch do đơn vị chủ trì cuộc họp thông báo.
- Cử cán bộ và cung cấp cho Trung tâm
điều khiển, các điểm cầu địa chỉ liên hệ của cán bộ kỹ thuật thường trực xử lý
sự cố điện trong thời gian chạy thử đường truyền và trong thời gian diễn ra cuộc
họp.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 13. Phân
công trách nhiệm
1. Sở Thông tin và Truyền thông
Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, đánh giá
việc thực hiện quy chế này, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh theo định kỳ hàng năm
hoặc đột xuất theo yêu cầu của cơ quan cấp trên có thẩm quyền.
2. Viễn thông Yên Bái
Thực hiện các công việc bảo trì hệ thống,
bảo dưỡng thường xuyên, sửa chữa định kỳ và sửa chữa đột
xuất khi có yêu cầu của chủ đầu tư và theo kế hoạch bảo trì như nhà thầu đã nêu
trong hồ sơ dự thầu.
Cung cấp đường truyền đảm bảo an toàn
chất lượng, hiệu quả và liên tục theo đúng quy định.
3. Căn cứ vào Quy chế này, các cơ
quan, đơn vị quản lý thiết bị hệ thống HNTH có trách nhiệm triển khai, áp dụng
vào công tác quản lý và vận hành hệ thống HNTH tại cơ quan, đơn vị mình đảm bảo
an toàn và phát huy được hiệu quả thiết bị.
Điều 14. Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề vướng mắc,
phát sinh, các cơ quan, đơn vị phản ánh kịp thời về Ủy ban nhân dân tỉnh (thông
qua Sở Thông tin và Truyền thông) để xem xét, điều chỉnh cho phù hợp./.