|
CỤC
LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
---------
|
CỘNG
HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
72/QĐ-KHKT
|
Hà
Nội, ngày 02 tháng 03 năm 1997
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH TIÊU CHUẨN NGÀNH " MỤC LỤC HỒ SƠ
"
CỤC TRƯỞNG CỤC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
Căn cứ Nghị định số 34/ HĐBT
ngày 01 tháng 3 năm 1984 của Hội đồng Bộ trưởng quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và tổ chức của Cục Lưu trữ Nhà nước;
Căn cứ "Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác Lưu trữ" ban
hành kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ;
Căn cứ Nghị định số 141/ HĐBT ngày 24 tháng 8 năm 1982 của Hội đồng Bộ trưởng
ban hành Điều lệ về công tác tiêu chuẩn hoá;
Xét đề nghị của ông Giám đốc Trung tâm Nghiên cứu khoa học lưu trữ.
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1:
Ban hành tiêu chuẩn ngành "Mục lục hồ sơ" (Mã số
TCN - 04 - 1997).
Điều 2:
Tiêu chuẩn "Mục lục hồ sơ " áp dụng trong
các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, lưu trữ chuyên ngành và lưu trữ cơ quan từ
Trung ương đến địa phương.
Điều 3:
Các ông Chánh văn phòng, Giám đốc Trung tâm Nghiên cứu
khoa học lưu trữ chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
|
|
CỤC
TRƯỞNG CỤC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
Dương Văn Khảm
|
MỤC LỤC HỒ SƠ
(INVENTORY)
Mục lục hồ sơ lưư trữ là một trong
những công cụ tra cứu cơ bản trong lưu trữ, dùng để thống kê các hồ sơ, cố định
trật tự các hồ sơ theo phương án hệ thống hoá và phản ánh thành phần, nội dung
các hồ sơ trong phông lưu trữ. Mục lục hồ sơ giúp cho việc quản lý chặt chẽ,
tra tìm tài liệu lưu trữ sau khi đã chỉnh lý.
1- Tiêu chuẩn
này quy định khuôn khổ, mẫu trình bày và cách lập mục lục hồ sơ, áp dụng trong
các Trung tâm lưu trữ Quốc gia, lưu trữ chuyên ngành và lưu trữ cơ quan từ
trung ương đến địa phương.
2- Mục lục hồ
sơ có kích thước A4 ( 210mm x 297mm ) được đóng bằng giấy trắng đánh máy một mặt,
bìa cứng, gáy bọc vải tốt. Bìa và giấy bên trong được liên kết bằng loại hồ dán
có khả năng chống nấm mốc. Độ dầy một quyển mục lục hồ sơ không quá 30mm (tương
đương 300 tờ giấy).
3- Phần trình
bầy mẫu (Mục lục hồ sơ):
Thành phần "Mục lục hồ sơ
" gồm có:
1) Tờ bìa
2) Tờ nhan đề
3) Tờ mục lục
4) Lời nói đầu
5) Bảng chữ viết tắt
6) Bảng kê các hồ sơ
7) Bảng chỉ dẫn
8) Phần kết thúc
3.1- Tờ bìa: Mẫu trình bầy
các yếu tố thông tin trên tờ bìa được quy định theo Hình 1
3.1.1- Tên cơ quan hay tổ chức
lưu trữ
(nếu dùng cho các Trung tâm lưu
trữ Quốc gia thì ghi trực tiếp "Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I",
"Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II"... Nếu dùng cho lưu trữ các bộ, các
cơ quan thì đề tên bộ, tên cơ quan, UBND tỉnh, huyện).
Tên cơ quan được in bằng kiểu chữ
in đậm, thân cao 5cm cách mép trên của tờ bìa 25mm và cách đều hai mép trái, phải.
3.1.2- Tên "Mục lục hồ sơ
" được in đậm thành một dòng thân cao 9mm cách mép trên của tờ bìa 125mm
và cách đều hai mép trái, phải.
3.1.3 Chữ "Phông" cách
"Mục lục hồ sơ " 20mm và 2 dòng kẻ sẵn ở chính giữa tờ bìa để ghi tên
gọi chính thức của đơn vị hình thành phông.
3.1.4 "Từ năm...đến
năm..." in thành một dòng cách hai dòng tên phông 10mm. Ghi thời gian bắt
đầu và thời gian kết thúc của các hồ sơ có trong "Mục lục hồ sơ ". Cả
hai mục 3.1.3 và 3.1.4 in bằng chữ in thường.
3.2 Tờ nhan đề
Nội dung thông tin trên tờ nhan
đề được trình bầy trong khung viền 2 nét đậm rộng 1mm cách mép phải 20mm, cách
mép trái 25mm, mép trên và mép dưới 20mm.
(Mẫu trình bầy xem Hình 2)
Tờ nhan đề gồm các yếu tố:
3.2.1 Tên cơ quan hay tổ chức
lưu trữ
3.2.2 "Mục lục hồ sơ "
3.2.3 Tên phông lưu trữ
3.2.4 Từ hồ sơ số....đến hồ sơ số....
3.2.5 Phông số...
3.2.6 Mục lục số (Quyển số)
3.2.7 Số trang
3.2.8 Thời hạn bảo quản
3.2.1 "Tên cơ quan hay tổ
chức lưu trữ" được in đậm thân cao 5mm thành một dòng cách mép bìa trên
35mm và cách đều hai mép trái, phải của tờ giấy.
3.2.2 "Mục lục hồ sơ "
được in thành một dòng, thân đứng cao 7mm cách mép trên 100mm và cách đều hai
mép trái, phải của tờ giấy.
3.2.3 "Tên phông lưu trữ"
: Viết đầy đủ tên gọi chính thức của đơn vị hình thành phông bằng chữ viết thường,
rõ ràng, bằng mực khó phai trên 3 dòng kẻ sẵn ở chính giữa tờ giấy, mỗi dòng
cách nhau 10mm. (Nếu đơn vị hình thành phông đổi tên, đổi cấp trực thuộc thì những
lần đổi đó được viết ở phía dưới tên gọi chính thức bằng chữ in thường theo
trình tự trước sau với thời gian tồn tại của từng tên gọi và để vào trong ngoặc
đơn). Ví dụ:
Tên phông: Trọng tài kinh tế Nhà
nước
(Hội đồng trọng tài kinh tế TW:
1960-1965
Hội đồng trọng tài kinh tế Nhà
nước: 1965-1981
Trọng tài kinh tế Nhà nước: 1981
đến nay)
3.2.4 "Từ hồ sơ số...đến hồ
sơ số..." Ghi số đầu tiên và số hồ sơ cuối cùng của quyển "Mục lục"
3.2.5 "Phông số" Viết
số thứ tự của phông được cố định theo danh sách phông trong kho lưu trữ
3.2.6 "Mục lục số" hoặc
" Quyển số". Viết số thứ tự của từng quyển "Mục lục hồ sơ "
trong phông.
3.2.7 "Số trang": Ghi
số lượng trang của quyển "Mục lục hồ sơ " .
Các mục "Phông số",
"Mục lục số" hoặc "Quyển số", "Số trang" được ghi
ở góc dưới tờ giấy, cách đường viền ngang dưới 15mm và cách nhau 10mm.
3.2.8 "Thời hạn bảo quản"
Ghi ở góc dưới bên phải, cách đường viền ngang dưới 25mm. Thời hạn bảo quản của
"Mục lục hồ sơ " thường là vĩnh viễn.
Tên các mục được in bằng chữ in
thường.
3.3.Tờ mục lục: là bảng
liệt kê các phần, chương, mục trong nội dung "Mục lục hồ sơ " tương ứng
với các phần, chương, mục, là số thứ tự trang đã được đánh số thứ tự để tra tìm
thuận tiện.
3.4 Lời nói đầu:
Nội dung "Lời nói đầu"
gồm có các yếu tố thông tin như sau:
3.4.1 "Lịch sử đơn vị hình
thành phông" : Nêu tóm tắt về:
- Điều kiện lịch sử và nguyên
nhân ra đời;
- Ngày, tháng, năm thành lập,
thay đổi và giải thể của đơn vị hình thành phông;
- Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
của đơn vị hình thành phông;
- Vị trí của đơn vị hình thành
phông trong hệ thống tổ chức Nhà nước. Mối quan hệ với các cơ quan cấp trên, cấp
dưới và cùng cấp;
- Phạm vi hoạt động của đơn vị
hình thành phông;
- Các đơn vị, tổ chức với sự
thay đổi theo từng thời kỳ (nếu có).
3.4.2 "Lịch sử phông":
Nêu tóm tắt về:
- Khối lượng tài liệu của toàn
phông tính theo mét giá (nếu chưa chỉnh lý) và số lượng hồ sơ, đơn vị bảo quản
(nếu đã chỉnh lý);
- Thời gian bắt đầu và kết thúc
của tài liệu trong phông;
- Số lần nhập, số lượng nhập và
thời gian nhập;
- Tình trạng tài liệu (mức độ
thiếu, đủ; tình trạng vật lý, sự biến động...);
-Thành phần và nội dung chủ yếu
của tài liệu trong phông.
3.4.3 Đặc điểm chính trong quá
trình biên mục và hệ thống hoá hồ sơ.
3.4.4 Cách sử dụng "Mục lục
hồ sơ ".
Chú ý: Tuỳ theo từng loại
phông và yêu cầu khai thác mà trình bày sơ lược, chi tiết.
3.5 Bảng chữ viết tắt
Bảng chữ viết tắt dùng để giải
thích các khái niệm được viết tắt đã dùng trong mục lục; các khái niệm viết tắt
được sắp xếp theo vần ABC và quy định trình bày như sau;
Chữ viết tắt ghi bên trái trang
giấy, chữ viết đầy đủ ghi bên phải trang giấy.
Ví dụ:
HĐBT Hội đồng bộ trưởng
HĐND Hội đồng nhân dân
3.6 Bảng kê các hồ sơ
Tên gọi và kích thước các cột mục
của "Bảng kê các hồ sơ" được trình bày theo như hình 3:
Khoảng cách để đóng quyển 20mm
Cột 1. Hộp, cặp số: 15mm
Cột 2. Hồ sơ số: 20mm
Cột 3. Tiêu đề hồ sơ: 110mm
Cột 4. Ngày tháng bắt đầu và kết
thúc: 20mm
Cột 5. Số tờ: 10mm
Cột 6. Ghi chú: 15mm
Cách ghi một số cột mục:
Cột 2- "Số thứ tự hồ
sơ": Là chữ số Ả Rập được đánh cố định cho mỗi hồ sơ sau khi sắp xếp trật
tự các hồ sơ trong phông theo phương án phân loại.
Số thứ tự của hồ sơ kết hợp với
số phông và số mục tạo thành địa chỉ tra tìm của hồ sơ đó.
Chú ý:
- Mỗi hồ sơ chỉ được ghi một số
thứ tự.
- Nếu hồ sơ đó có nhiều tập thì
mỗi tập được đánh một số thứ tự riêng.
Cột 3- "Tiêu đề hồ
sơ": Tiêu đề hồ sơ ghi trong mục lục đúng như tiêu đề ghi trên bìa hồ sơ.
Tương ứng với mỗi tiêu đề là số thứ tự của hồ sơ đó.
Trường hợp nhiều hồ sơ có cùng một
tiêu đề thì chỉ viết một lần cho hồ sơ đầu, sau đó viết chữ "nt" và
chỉ ghi những điểm khác nhau như: Tập 1..., Tập...
Chú ý:
- Trong cột tiêu đề hồ sơ còn
ghi tên nhóm hồ sơ.
- Tên nhóm hồ sơ là tên đơn vị tổ
chức, mặt hoạt động hay thời gian được chọn làm phương án hệ thống hoá tài liệu
của phông.
Cột 5- "Số tờ": Ghi tổng
số lượng tờ bên trong hồ sơ sau khi tài liệu được hệ thống hoá và đánh số thứ tự.
Cột 6- "Ghi chú": Ghi
những đặc điểm đáng chú ý về hình thức cũng như nội dung của hồ sơ; đặc điểm
trong việc quản lý hồ sơ lưu trữ.
Thí dụ: Ghi về việc xuất
hồ sơ để chụp microfilm, hồ sơ có bút tích của lãnh tụ.
Các cột mục của bảng kê các hồ
sơ được phân bằng đường kẻ dọc trang giấy có độ rộng 0, 5mm. Tên gọi các cột mục
được in cân xứng trong các ô (có độ rộng như trên). Phần đầu các trang sau (sau
trang đầu) phải kẻ một khung có độ rộng như quy định ở trang đầu và ghi số thứ
tự các cột 1, 2, 3 đến 6.
3.7. Bảng chỉ dẫn
Bảng chỉ dẫn là bảng kê tên các
sự vật, vấn đề, địa danh, tên người đã gặp trong tiêu đề hồ sơ kèm theo chú giải
có tác dụng giúp cho việc tra tìm thông tin được định hướng nhanh chóng. Thông
thường có các bảng chỉ dẫn sau:
-Bảng chỉ dẫn tên người.
-Bảng chỉ dẫn địa danh.
-Bảng chỉ dẫn sự kiện.
Cách trình bày bảng chỉ dẫn được
quy định như sau:
Tên Số hồ sơ Trang số
(Người, địa danh, sự kiện)
.........................................
.............. ...............
3.8. Phần kết thúc
Phần kết thúc "Mục lục hồ
sơ " được trình bầy trong khuôn khổ 165mm x 165mm, gồm các nội dung sau
đây:
Mục lục hồ sơ có
................. tờ (ghi bằng số và chữ)
Gồm ................. hồ sơ (ghi
bằng số và chữ)
Từ số ................. đến số.................
Trong đó có ................. số
đúp
................. số bỏ sót
|
Người
lập
|
Người lập
Phụ
trách đơn vị ký xác nhận
|