Quyết định 650/TCCP-CCVC năm 1993 về tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức quản lý văn thư-lưu trữ do Trưởng ban Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ ban hành

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH TIÊU CHUẨN NGHIỆP VỤ CÁC NGẠCH CÔNG CHỨC QUẢN LÝ VĂN THƯ-LƯU TRỮ

BỘ TRƯỞNG, TRƯỞNG BAN TỔ CHỨC - CÁN BỘ CHÍNH PHỦ

Căn cứ Luật tổ chức Chính phủ ngày 30-9-1992;
Căn cứ Nghị dịnh số 135/HĐBT ngày 7-5-1990 của Hội đồng Bộ trưởng về việc qui định chức năng nhiệm vụ của Ban Tổ chức - Cán bộ chính phủ;
Căn cứ Điều 14 Nghị định của Chính phủ số 25/CP ngày 23/5/1993 về ban hành tiêu chuẩn và quản lý các ngạch công chức - viên chức;
Theo đề nghị của Cục Lưu trữ Nhà nước tại Công văn số 151/TCCB ngày 15-6-1993;

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1: Nay ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ của các ngạch công chức quản lý văn thư - lưu trữ (có văn bản tiêu chuẩn kèm theo) bao gồm:

1 - Chuyên viên cao cấp văn thư

2 - Chuyên viên chính văn thư

3 - Chuyên viên văn thư

4 - Cán sự văn thư

5 - Chuyên viên cao cấp lưu trữ

6 - Chuyên viên chính lưu trữ

7 - Chuyên viên lưu trữ

8 - Cán bộ lưu trữ

Điều 2: Tiêu chuẩn nghiệp vụ của các ngạch trên là căn cứ để các Bộ, ngành, địa phương thực hiện việc sử dụng, tuyển dụng, bổ nhiệm, đào tạo, bồi dưỡng, nâng bậc lương và chuyển ngạch cho công chức quản lý văn thư - lưu trữ theo quy định của Nhà nước.

Điều 3: Những quyết định trước về chức danh tiêu chuẩn viên chức trái với quyết định này đều bãi bỏ.

Điều 4: Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.

TIÊU CHUẨN NGHIỆP VỤ

CỦA CÁC NGẠCH CÔNG CHỨC QUẢN LÝ VĂN THƯ - LƯU TRỮ

( Ban hành kèm theo Quyết định số 650/TCCP-VC ngày 20 tháng 8 năm 1993 của Ban Tổ chức - Cán bộ chính phủ)

I - CÁN SỰ VĂN THƯ

1. Chức trách:

Là công chức chuyên môn nghiệp vụ Văn thư thực hiện các quy trình nghiệp vụ trong công tác văn thư và giúp Trưởng phòng Hành chính hoặc Chánh Văn phòng triển khai, hướng dẫn, theo dõi và đôn đốc việc thi hành các chế độ về quản lý nghiệp vụ văn thư thuộc phạm vi thẩm quyền.

Nhiệm vụ cụ thể:

- Tham gia soạn thảo văn bản chỉ đạo nghiệp vụ văn thư (quy định, quy chế, các văn bản khác) nhằm cụ thể hoá công tác văn thư của cơ quan theo đúng các quy định của Nhà nước.

- Tham gia tổ chức hợp lý hoá qui trình luân chuyển văn bản và theo dõi thời hạn giải quyết văn bản.

- Tham gia xây dựng danh mục hồ sơ; hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ cơ quan theo qui định của Nhà nước.

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH TIÊU CHUẨN NGHIỆP VỤ CÁC NGẠCH CÔNG CHỨC QUẢN LÝ VĂN THƯ-LƯU TRỮ

BỘ TRƯỞNG, TRƯỞNG BAN TỔ CHỨC - CÁN BỘ CHÍNH PHỦ

Căn cứ Luật tổ chức Chính phủ ngày 30-9-1992;
Căn cứ Nghị dịnh số 135/HĐBT ngày 7-5-1990 của Hội đồng Bộ trưởng về việc qui định chức năng nhiệm vụ của Ban Tổ chức - Cán bộ chính phủ;
Căn cứ Điều 14 Nghị định của Chính phủ số 25/CP ngày 23/5/1993 về ban hành tiêu chuẩn và quản lý các ngạch công chức - viên chức;
Theo đề nghị của Cục Lưu trữ Nhà nước tại Công văn số 151/TCCB ngày 15-6-1993;

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1: Nay ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ của các ngạch công chức quản lý văn thư - lưu trữ (có văn bản tiêu chuẩn kèm theo) bao gồm:

1 - Chuyên viên cao cấp văn thư

2 - Chuyên viên chính văn thư

3 - Chuyên viên văn thư

4 - Cán sự văn thư

5 - Chuyên viên cao cấp lưu trữ

6 - Chuyên viên chính lưu trữ

7 - Chuyên viên lưu trữ

8 - Cán bộ lưu trữ

Điều 2: Tiêu chuẩn nghiệp vụ của các ngạch trên là căn cứ để các Bộ, ngành, địa phương thực hiện việc sử dụng, tuyển dụng, bổ nhiệm, đào tạo, bồi dưỡng, nâng bậc lương và chuyển ngạch cho công chức quản lý văn thư - lưu trữ theo quy định của Nhà nước.

Điều 3: Những quyết định trước về chức danh tiêu chuẩn viên chức trái với quyết định này đều bãi bỏ.

Điều 4: Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.

TIÊU CHUẨN NGHIỆP VỤ

CỦA CÁC NGẠCH CÔNG CHỨC QUẢN LÝ VĂN THƯ - LƯU TRỮ

( Ban hành kèm theo Quyết định số 650/TCCP-VC ngày 20 tháng 8 năm 1993 của Ban Tổ chức - Cán bộ chính phủ)

I - CÁN SỰ VĂN THƯ

1. Chức trách:

Là công chức chuyên môn nghiệp vụ Văn thư thực hiện các quy trình nghiệp vụ trong công tác văn thư và giúp Trưởng phòng Hành chính hoặc Chánh Văn phòng triển khai, hướng dẫn, theo dõi và đôn đốc việc thi hành các chế độ về quản lý nghiệp vụ văn thư thuộc phạm vi thẩm quyền.

Nhiệm vụ cụ thể:

- Tham gia soạn thảo văn bản chỉ đạo nghiệp vụ văn thư (quy định, quy chế, các văn bản khác) nhằm cụ thể hoá công tác văn thư của cơ quan theo đúng các quy định của Nhà nước.

- Tham gia tổ chức hợp lý hoá qui trình luân chuyển văn bản và theo dõi thời hạn giải quyết văn bản.

- Tham gia xây dựng danh mục hồ sơ; hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ cơ quan theo qui định của Nhà nước.

- Theo dõi quá trình thực hiện các công việc được phân công có phân tích, đánh giá hiệu quả và báo cáo kịp thời, phát hiện đề xuất với lãnh đạo để thực hiện đúng chế độ chính sách và các quyết định của quản lý.

- Trực tiếp thực hiện công việc khác của công tác văn thư theo sự phân công của lãnh đạo.

- Chịu sự chỉ đạo về nghiệp vụ của các công chức nghiệp vụ văn thư cấp trên.

2. Hiểu biết:

- Nắm được các quy định của Nhà nước, của ngành, cơ quan về công tác văn thư.

- Nắm được các nguyên tắc, chế độ và các hướng dẫn về nghiệp vụ công tác văn thư.

- Nắm được nội dung và nghiệp vụ công tác văn thư thuộc phạm vi được phân công quản lý.

- Nắm được tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ, vị trí và mối quan hệ của cơ quan trong hệ thống tổ chức bộ máy Nhà nước.

- Nắm được thủ tục quản lý hành chính Nhà nước.

- Hiểu rõ những đặc điểm của các đối tượng quản lý.

- Biết triển khai các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư theo sự hướng dẫn của chuyên viên văn thư.

- Biết sử dụng máy vi tính và các phương tiện, thiết bị chuyên dùng trong công tác văn thư và văn phòng.

3. Yêu cầu trình độ:

- Tốt nghiệp trung học văn thư - lưu trữ và đã qua thời gian tập sự (nếu là trung cấp khác thì phải qua bồi dưỡng nghiệp vụ đạt trình độ tương đương với trung cấp văn thư - lưu trữ).

- Qua đào tạo lớp tin học ngắn hạn theo chương trình của Bộ Giáo dục và đào tạo và của Cục Lưu trữ Nhà nước.

- Qua lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ quản lý hành chính Nhà nước ngắn hạn.

II- CHUYÊN VIÊN VĂN THƯ:

1. Chức trách:

Là công chức chuyên môn nghiệp vụ văn thư giúp lãnh đạo phòng Nghiệp vụ văn thư, phòng hành chính hoặc Văn phòng UBND huyện, tỉnh, các Bộ, ngành ở TW, tổ chức công tác quản lý nghiệp vụ công tác văn thư hoặc trực tiếp thực hiện các công việc thuộc lĩnh vực văn thư theo sự phân công.

Nhiệm vụ cụ thể:

- Xây dựng kế hoạch, phương án triển khai công tác văn thư trên cơ sở của những qui định của Nhà nước phù hợp với thực tế của đơn vị.

- Tham gia xây dựng các văn bản pháp quy về công tác văn thư để trình Nhà nước ban hành.

- Xây dựng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của ngành hoặc các quy định về nghiệp vụ công tác văn thư của cơ quan.

- Kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các văn bản pháp quy của Nhà nước, các quy định hướng dẫn nghiệp vụ của ngành về công tác văn thư ở cơ quan và các đơn vị thuộc thẩm quyền.

- Kiểm tra, hướng dẫn các quy định về thể thức văn bản của cơ quan hoặc của đối tượng quản lý trước khi ban hành theo qui định của Nhà nước.

- Chủ động tổ chức được sự phối hợp với công chức - viên chức, đơn vị liên quan và hướng dẫn giúp đỡ cán sự văn thư trong việc triển khai công tác văn thư thuộc phạm vi được phân công.

- Tổng kết, đánh giá hiệu quả quản lý công tác văn thư và đề xuất các biện pháp cải tiến báo cáo với cấp trên. Chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ của chuyên viên chính và chuyên viên cao cấp văn thư.

2. Hiểu biết:

- Nắm được đường lối, chính sách của Đảng và các văn bản pháp quy của Nhà nước, nắm chắc phương hướng, chủ trương phát triển nghiệp vụ của ngành, của cơ quan về công tác văn thư.

- Nắm được kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư.

- Hiểu được đặc điểm của các đối tượng quản lý thuộc phạm vi mình phụ trách.

- Biết xây dựng các phương án, kế hoạch phát triển công tác văn thư; có năng lực soạn thảo văn bản.

- Nắm được những vấn đề cơ bản về khoa học quản lý, tổ chức lao động khoa học trong quản lý.

- Có phương pháp nghiên cứu, tổng kết và đề xuất cải tiến nghiệp vụ quản lý công tác văn thư. Nắm được xu thế phát triển nghiệp vụ công tác văn thư trong nước và thế giới.

- Biết tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra nghiệp vụ và có khả năng tổ chức để triển khai công việc có hiệu quả.

- Sử dụng được máy vi tính và các phương tiện, thiết bị chuyên dùng trong công tác văn thư và văn phòng.

3. Yêu cầu trình độ:

- Tốt nghiệp đại học lưu trữ lịch sử, đã qua thời gian tập sự.

- Qua lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ quản lý hành chính Nhà nước theo nội dung chương trình của Học viện Hành chính Quốc gia.

- Qua lớp đào tạo về ứng dụng tin học vào công tác văn thư theo chương trình của Bộ Giáo dục và đào tạo và của Cục Lưu trữ Nhà nước.

- Biết một ngoại ngữ ở trình độ A (đọc hiểu được sách chuyên môn).

III - CHUYÊN VIÊN CHÍNH VĂN THƯ:

1. Chức trách:

Là công chức chuyên môn nghiệp vụ văn thư giúp lãnh đạo phòng Nghiệp vụ Văn thư của Cục Lưu trữ Nhà nước hoặc Văn phòng UBND cấp tỉnh, Bộ, cơ quan khác thuộc Chính phủ; chủ trì tổ chức và thực hiện quản lý lĩnh vực nghiệp vụ văn thư thuộc phạm vi thẩm quyền.

Nhiệm vụ cụ thể:

- Chủ trì đề xuất và tổ chức được việc xây dựng các phương án, kế hoạch phát triển và quản lý công tác văn thư trong lĩnh vực chuyên môn hoặc trong phạm vi toàn quốc.

- Chủ trì tổ chức hoặc tham gia xây dựng các văn bản pháp luật, quy trình công nghệ, quy trình nghiệp vụ, các quy chế thể lệ...về lĩnh vực văn thư nhằm tổ chức quản lý, chỉ đạo thống nhất công tác văn thư.

- Chủ trì đề xuất được sự hợp tác trong phạm vi quốc gia, quốc tế để nâng cao hiệu quả công tác văn thư.

- Tổ chức được việc tổng kết, đánh giá, đúc rút kinh nghiệm về lĩnh vực văn thư trên cơ sở đó đề xuất cải tiến các chế độ quản lý, tổng hợp báo cáo lên cấp có thẩm quyền để bổ sung, hoàn thiện công tác quản lý văn thư.

- Chủ trì hoặc tham gia nghiên cứu khoa học những đề tài cấp tỉnh, cấp ngành liên quan đến yêu cầu quản lý công tác văn thư.

- Chủ trì hoặc tham gia xây dựng nội dung, chương trình và biên soạn các tài liệu bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ; đồng thời tổ chức bồi dưỡng, phổ biến kinh nghiệm cho ngạch công chức văn thư cấp dưới.

2. Hiểu biết:

- Nắm được đường lối, chính sách của Đảng và các văn bản pháp luật của Nhà nước có liên quan đến công tác văn thư.

- Nắm vững phương hướng phát triển công tác văn thư của ngành.

- Nắm chắc các kiến thức về công tác văn thư và văn bản học.

- Nắm chắc đặc điểm của đối tượng quản lý, hệ thống nguyên tắc quản lý nghiệp vụ văn thư và biết những nguyên tắc quản lý các chuyên ngành khác có liên quan.

- Thành thạo việc xây dựng đề án, phương án quản lý nghiệp vụ văn thư và thủ tục hành chính Nhà nước; có khả năng soạn thảo văn bản.

- Nắm được khoa học quản lý và tổ chức lao động trong quản lý.

- Am hiểu sâu về tổ chức cơ quan Đảng, Nhà nước và tổ chức đoàn thể nhân dân, xã hội.

- Am hiểu tình hình và xu thế phát triển công tác văn thư trong nước và thế giới.

- Có năng lực nghiên cứu đề xuất cải tiến công tác văn thư.

- Có trình độ tổng hợp nhanh, thông thạo việc tổ chức chỉ đạo, triển khai nghiệp vụ, tổ chức kiểm tra, có năng lực hợp tác giữa các cơ quan và cá nhân trong công tác quản lý.

3. Yêu cầu trình độ:

- Tốt nghiệp đại học lưu trữ lịch sử trở lên, có thâm niên ngạch chuyên viên văn thư tối thiểu là 9 năm.

- Qua khoá đào tạo quản lý hành chính Nhà nước ngạch chuyên viên chính.

- Có công trình khoa học hoặc đề án sáng tạo về văn thư, lưu trữ được Hội đồng khoa học cấp ngành nghiệm thu.

IV - CHUYÊN VIÊN CAO CẤP VĂN THƯ

1. Chức trách:

Là công chức chuyên môn nghiệp vụ cao nhất về lĩnh vực văn thư giúp Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước và một số Bộ, ngành có yêu cầu đặc biệt, chủ trì tổ chức chỉ đạo và thực hiện quản lý lĩnh vực công tác văn thư trong Bộ, ngành và trong phạm vi cả nước.

Nhiệm vụ cụ thể:

- Chủ trì xây dựng kế hoạch ngắn hạn, dài hạn, phương hướng chiến lược phát triển công tác văn thư trong phạm vi cả nước.

- Chủ trì tổ chức xây dựng các văn bản pháp luật, các quy trình nghiệp vụ, quy trình công nghệ, quy phạm kỹ thuật, các quy chế, thể lệ...các chế độ chính sách để quản lý thống nhất về công tác văn thư.

- Chủ trì tổ chức chỉ đạo được việc kiểm tra, hướng dẫn và đề xuất các biện pháp điều chỉnh, uốn nắn đối với toàn bộ hệ thống quản lý nghiệp vụ văn thư nhằm bảo đảm tổ chức quản lý chặt chẽ có hiệu quả.

- Chủ trì tổ chức được việc phối hợp các lĩnh vực nghiệp vụ liên quan và giữa các cấp quản lý văn thư nhằm quản lý thống nhất, đồng bộ và tăng cường khả năng hợp tác, trao đổi kinh nghiệm giữa các cấp quản lý.

- Chủ trì tổ chức được việc tổng kết, đánh giá hiệu quả, đúc rút kinh nghiệm, đề xuất các phương án sửa đổi, bổ sung nhằm hoàn thiện hệ thống pháp luật về lĩnh vực văn thư, tăng cường hiệu lực quản lý.

- Chủ trì các đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành, Nhà nước có liên quan đến lĩnh vực văn thư - lưu trữ.

- Chủ trì tổ chức xây dựng nội dung, chương trình và biên soạn các tài liệu nghiệp vụ văn thư; đồng thời tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cho các ngạch công chức.

2. Hiểu biết:

- Nắm chắc đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước, quy chế của ngành về công tác văn thư và các nghiệp vụ liên quan.

- Nắm vững hệ thống lý luận và thực tiễn công tác văn thư, am hiểu về các chuyên môn nghiệp vụ liên quan.

- Có kiến thức sâu rộng về nghiệp vụ quản lý công tác văn thư nói chung và lĩnh vực nghiệp vụ được giao.

- Có nhiều kinh nghiệm về tổ chức quản lý và xử lý nghiệp vụ, nắm vững các mục tiêu phát triển ngành và đối tượng quản lý.

- Am hiểu rộng về sự phát triển của công tác văn thư và các lĩnh vực liên quan đến sự phát triển nghiệp vụ quản lý công tác văn thư trong nước và thế giới.

- Có năng lực nghiên cứu, tổ chức chỉ đạo ứng dụng tiến bộ khoa hoc nhằm cải tiến hệ thống quản lý nghiệp vụ công tác văn thư.

3. Yêu cầu trình độ:

- Tốt nghiệp đại học lưu trữ lịch sử trở lên, có thâm niên ở ngạch chuyên viên chính văn thư tối thiểu là 6 năm.

- Chính trị cao cấp.

- Tốt nghiệp khoá đào tạo nghiệp vụ quản lý hành chính Nhà nước ngạch chuyên viên cao cấp.

- Biết một ngoại ngữ ở trình độ C (nghe hiểu, đọc, nói thông thạo).

- Có công trình nghiên cứu hoặc đề án tổng hợp sáng tạo về văn thư lưu trữ được Hội đồng khoa học cấp ngành nghiệm thu và ứng dụng có hiệu quả.

V - CÁN SỰ LƯU TRỮ

1. Chức trách:

Là công chức chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ trong hệ thống quản lý nhà nước và quản lý sự nghiệp giúp lãnh đạo các phòng, ban triển khai, hướng dẫn, theo dõi và đôn đốc việc thi hành các chế độ về quản lý nghiệp vụ công tác lưu trữ thuộc phạm vi thẩm quyền.

Nhiệm vụ cụ thể:

- Xây dựng và triển khai các kế hoạch, phương án quản lý nghiệp vụ công tác lưu trữ trên cơ sở các quy chế, thể lệ, thủ tục quản lý đã có của ngành lưu trữ cho sát với cơ sở.

- Tham gia soạn thảo các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ thuộc công việc quản lý được phân công.

- Tổ chức thống kê quản lý lưu trữ.

- Hướng dẫn, đôn đốc, theo dõi quá trình thực hiện các công việc được phân công; phân tích, đánh giá hiệu quả và báo cáo kịp thời theo yêu cầu và mục tiêu của quản lý nghiệp vụ lưu trữ; phát hiện và đề xuất với lãnh đạo để uốn nắn những lệch lạc trong quá trình thi hành của các tổ chức lưu trữ cơ sở thuộc phạm vi quản lý, nhằm bảo đảm các quy định về lưu trữ được thi hành nghiêm túc, chặt chẽ và có hiệu lực.

- Xây dựng quy chế, quy định quản lý hồ sơ tài liệu thuộc công việc được phân công.

- Chịu sự chỉ đạo về nghiệp vụ của công chức nghiệp vụ cấp trên.

2. Hiểu biết:

- Nắm được các quy định của Nhà nước, của ngành và của cơ quan về công tác lưu trữ.

- Nắm được các nguyên tắc, thủ tục nghiệp vụ hành chính Nhà nước.

- Nắm được tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ, vị trí và mối quan hệ của cơ quan trong hệ thống tổ chức bộ máy Nhà nước.

- Hiểu rõ hoạt động và đặc điểm của đối tượng quản lý.

- Viết được các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ thuộc phạm vi được phân công và biết cách triển khai đúng nguyên tắc.

- Biết hợp tác với các viên chức và đơn vị liên quan trong công việc quản lý của mình.

- Biết sử dụng máy vi tính.

3. Yêu cầu trình độ:

- Tốt nghiệp trung cấp văn thư - lưu trữ qua thời gian tập sự.

(Nếu là trung cấp khác có liên quan thì phải qua một lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ đạt trình độ tương đương với trung cấp văn thư - lưu trữ).

- Qua lớp tin học ngắn hạn của Bộ Giáo dục và đào tạo, của Cục Lưu trữ Nhà nước.

- Qua lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ hành chính theo chương trình cho cán sự.

VI - CHUYÊN VIÊN LƯU TRỮ

1. Chức trách:

- Là công chức chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ trong hệ thống quản lý Nhà nước và quản lý sự nghiệp giúp lãnh đạo các đơn vị cấu thành (phòng, ban, sở, cục), cấp huyện, tỉnh và các Bộ, ngành ở TW, tổ chức quản lý một phần hoặc toàn bộ lĩnh vực nghiệp vụ lưu trữ thuộc phạm vi được phân công.

Nhiệm vụ cụ thể:

- Đề xuất và xây dựng những phương án quản lý nghiệp vụ thuộc lĩnh vực được phân công trên cơ sở các qui định và cơ chế đã có của Nhà nước, nhằm thể hiện cho sát với cơ sở, với ngành, bảo đảm công tác quản lý lưu trữ chặt chẽ, thống nhất.

- Tham gia xây dựng các văn bản pháp quy về công tác lưu trữ để trình cấp có thẩm quyền ban hành.

- Xây dựng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ của ngành và các quy định cụ thể của cơ quan về công tác lưu trữ.

- Tổ chức hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc kiểm tra việc tổ chức thực hiện công tác lưu trữ thuộc thẩm quuyền được giao và đề xuất các biện pháp uốn nắn điều chỉnh để các quyết định quản lý lưu trữ được thực hiện nghiêm túc, đạt hiệu quả cao.

- Tổ chức thu thập thông tin, lập hồ sơ quản lý để phục vụ quy trình quản lý công tác lưu trữ.

- Chủ động tổ chức phối hợp được với công chức, viên chức, và các đơn vị liên quan trong việc triển khai công tác lưu trữ, tham gia đúng trách nhiệm với các công việc liên đới.

- Tổ chức việc tập hợp tình hình quản lý lưu trữ, tiến hành phân tích, tổng kết, đánh giá hiệu quả và báo cáo nghiệp vụ lên cấp trên.

- Chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ của viên chức quản lý nghiệp vụ cấp cao hơn.

2. Hiểu biết:

- Nắm được đường lối, chính sách của Đảng, các qui định của Nhà nước, của ngành, của cơ quan, đơn vị về công tác lưu trữ.

- Nắm được kiến thức cơ bản về nghiệp vụ công tác lưu trữ.

- Nắm được các đặc điểm của đối tượng quản lý thuộc phạm vị phụ trách.

- Biết xây dựng các phương án, kế hoạch, các thể loại quyết định cụ thể của quản lý và thông hiểu nguyên tắc thủ tục hành chính của Nhà nước, có năng lực soạn thảo văn bản.

- Nắm được những vấn đề cơ bản của khoa học quản lý, biết tổ chức lao động khoa học trong quản lý lưu trữ.

- Có kiến thức về lịch sử Việt Nam và thế giới.

- Biết phương pháp nghiên cứu, tổng hợp và đề xuất cải tiến nghiệp vụ quản lý lưu trữ; nắm được xu thế phát triển của công tác lưu trữ trong nước và thế giới.

- Biết tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn, phương pháp kiểm tra và có khả năng phối hợp tốt với các yếu tố liên quan để triển khai công việc có hiệu quả. Có khả năng độc lập tổ chức làm việc.

- Sử dụng được máy vi tính và các thiết bị chuyên dùng trong công tác lưu trữ.

3. Yêu cầu trình độ:

- Tốt nghiệp đại học lưu trữ lịch sử, đã qua thời gian tập sự.

(Nếu là đại học khác thì phải qua đào tạo trình độ đại học về lưu trữ).

- Qua lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ quản lý hành chính Nhà nước theo nội dung chương trình của Học viện Hành chính Quốc gia.

- Biết 1 ngoại ngữ trình độ A (đọc, hiểu được sách chuyên môn).

- Qua lớp đào tạo tin học theo chương trình của Bộ Giáo dục và đào tạo và của Cục Lưu trữ Nhà nước.

VII. CHUYÊN VIÊN CHÍNH LƯU TRỮ

1. Chức trách:

Là công chức chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ trong hệ thống quản lý Nhà nước, quản lý sự nghiệp giúp lãnh đạo phòng nghiệp vụ lưu trữ của Cục Lưu trữ Nhà nước, tổ chức lưu trữ cấp Bộ, ngành ở TW và UBND cấp tỉnh, chủ trì tổ chức và thực hiện quản lý một phần hoặc toàn bộ lĩnh vực nghiệp vụ lưu trữ thuộc phạm vi thẩm quyền.

Nhiệm vụ cụ thể:

- Chủ trì đề xuất xây dựng kế hoạch, phương án về phát triển công tác lưu trữ và tổ chức chỉ đạo thực hiện các phương án để áp dụng vào phạm vi công tác quản lý được phân công hoặc phạm vi toàn quốc.

- Chủ trì tổ chức hoặc tham gia xây dựng các văn bản pháp luật, quy trình nghiệp vụ, quy trình công nghệ, quy phạm kỹ thuật, các thể lệ, quy định, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ.

- Chủ trì tổ chức hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra các đối tượng quản lý trong việc thực hiện các văn bản pháp luật của Nhà nước và các hướng dẫn nghiệp vụ của ngành về công tác lưu trữ. Trên cơ sở đó đề xuất các biện pháp chỉ đạo, uốn nắn những lệch lạc nhằm tăng cường hiệu lực quản lý thuộc phạm vi thẩm quyền.

- Chủ động tổ chức được sự phối hợp công tác quản lý nghiệp vụ lưu trữ với các ngành liên quan.

- Chủ trì tổng kết, đúc rút kinh nghiệm về lĩnh vực lưu trữ trong phạm vi toàn quốc. Trên cơ sở đó đề xuất cải tiến quản lý nghiệp vụ công tác lưu trữ, tổng hợp báo cáo cấp trên.

- Tổ chức thu thập thông tin, tư liệu, lập hồ sơ quản lý để phục vụ quy trình quản lý đạt hiệu quả cao.

- Chủ trì hoặc tham gia các đề tài nghiên cứu khoa học về quản lý lưu trữ.

- Chủ trì tổ chức xây dựng nội dung chương trình và biên soạn các tài liệu bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ, đồng thời tổ chức bồi dưỡng, phổ biến kinh nghiệm cho công chức, viên chức nghiệp vụ lưu trữ cấp dưới.

2. Hiểu biết:

- Nắm chắc đường lối, chính sách của Đảng và các quy định của Nhà nước và ngành về công tác lưu trữ.

- Nắm vững kiến thức cơ bản về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ.

- Nắm chắc đặc điểm của đối tượng quản lý thuộc phạm vi phụ trách.

- Thành thạo việc xây dựng phương án, đề án quản lý nghiệp vụ và thủ tục hành chính Nhà nước; có năng lực tốt về soạn thảo văn bản.

- Nắm được khoa học quản lý và biết tổ chức lao động khoa học trong quản lý lưu trữ.

- Nắm vững kiến thức về lịch sử Việt Nam, lịch sử thế giới. Nắm được kiến thức cơ bản về sử liệu học.

- Am hiểu tình hình và xu thế phát triển của công tác lưu trữ trong nước và thế giới. Có năng lực nghiên cứu khoa học.

- Có trình độ tổng hợp nhanh nhạy, thông thạo về tổ chức chỉ đạo, triển khai nghiệp vụ lưu trữ, tổ chức công tác kiểm tra, tổ chức phối hợp và thu hút các cộng tác viên liên quan trong triển khai nghiệp vụ lưu trữ.

3. Yêu cầu trình độ:

- Tốt nghiệp đại học lưu trữ lịch sử trở lên, có thâm niên ở ngạch chuyên viên tối thiểu là 9 năm.

- Qua khoá đào tạo nghiệp vụ hành chính ngạch chuyên viên chính.

- Biết ngoại ngữ trình độ B (nghe hiểu, đọc, nói thông thường).

- Có công trình khoa học hoặc đề án sáng tạo về lưu trữ được Hội đồng khoa học cấp ngành nghiệm thu.

VIII - CHUYÊN VIÊN CAO CẤP LƯU TRỮ

1. Chức trách:

- Là công chức chuyên môn nghiệp vụ cao nhất trong hệ thống quản lý Nhà nước, giúp Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước và một số Bộ, ngành ở TW có lưu trữ cố định, chủ trì tổ chức chỉ đạo và thực hiện quản lý các nghiệp vụ lưu trữ có độ phức tạp rất cao thuộc phạm vi thẩm quyền.

Nhiệm vụ cụ thể:

- Chủ trì xây dựng các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn, phương hướng chiến lược về phát triển công tác lưu trữ trong phạm vi cả nước.

- Chủ trì tổ chức xây dựng các văn bản pháp luật, quy trình nghiệp vụ, quy phạm kỹ thuật, quy trình công nghệ, thể lệ, quy chế về công tác lưu trữ trong phạm vi toàn quốc.

- Chủ trì tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các văn bản pháp luật, pháp quy về công tác lưu trữ; đề xuất biện pháp điều chỉnh, uốn nắn, cải tiến quản lý nghiệp vụ lưu trữ trong phạm vi thẩm quyền, bảo đảm quản lý chặt chẽ và có hiệu quả.

- Chủ trì tổ chức được việc phối hợp với các lĩnh vực nghiệp vụ liên quan, các cấp quản lý lưu trữ nhằm thống nhất và tăng cường khả năng hợp tác và trao đổi kinh nghiệm.

- Tổ chức tổng hợp, chỉ đạo và phân tích, tổng kết đánh giá hiệu lực, hiệu quả, đề xuất các phương án sửa đổi, bổ sung, tăng cường hiệu lực quản lý.

- Chủ trì tổ chức xây dựng nội dung chương trình và biên soạn các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ ứng dụng trong phạm vi toàn quốc.

- Tổ chức các lớp chuyên đề bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ cho ngạch công chức cấp dưới, phổ biến kinh nghiệm và chấn chỉnh công tác quản lý toàn ngành.

2. Hiểu biết:

- Nắm chắc đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước và quy chế của ngành về công tác lưu trữ và các nghiệp vụ liên quan.

- Nắm vững hệ thống lý luận và thực tiễn của công tác lưu trữ, am hiểu về các chuyên môn nghiệp vụ liên quan.

- Nắm vững kiến thức về lịch sử Việt Nam và thế giới.

- Có kiến thức sâu, rộng về nghiệp vụ quản lý công tác lưu trữ, về lĩnh vực nghiệp vụ được giao phụ trách. Có nhiều kinh nghiệm và sáng tạo về tổ chức quản lý và xử lý nghiệp vụ, nắm vững các mục tiêu phát triển ngành và đối tượng quản lý.

- Am hiểu rộng về sự phát triển của công tác lưu trữ ở trong nước và trên thế giới và các lĩnh vực liên quan đến công tác lưu trữ.

- Có năng lực nghiên cứu khoa học, tổ chức chỉ đạo ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật nhằm cải tiến hệ thống quản lý nghiệp vụ công tác lưu trữ.

3. Yêu cầu trình độ:

- Tốt nghiệp đại học lưu trữ lịch sử trở lên, có thâm niên ở ngạch chuyên viên chính tối thiểu là 6 năm.

- Qua khoá đào tạo nghiệp vụ quản lý hành chính Nhà nước ngạch chuyên viên cao cấp.

- Chính trị cao cấp.

- Biết ít nhất 1 ngoại ngữ trình độ C (nghe hiểu, đọc, nói thông thạo).

- Có công trình nghiên cứu khoa học lưu trữ hoặc đề án sáng tạo được Hội đồng khoa học cấp ngành nghiệm thu, đưa vào áp dụng có hiệu quả.