Quyết định 595/QĐ-UBND năm 2020 về Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Quản lý văn bản và điều hành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG THÁP

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP

Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về việc Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13 tháng 6 năm 2011 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc Cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước; Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ; Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ về quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức; Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;

Căn cứ Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông về quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 185/2019/TT-BQP ngày 04 tháng 12 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng về hướng dẫn việc cung cấp, quản lý, sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;

Căn cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 153/TTr-STTTT ngày 16 tháng 4 năm 2020.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này là Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Quản lý văn bản và điều hành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 811/QĐ-UBND.HC ngày 25 tháng 8 năm 2014 của Uỷ ban nhân dân Tỉnh về ban hành Quy chế quản lý, sử dụng hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành trong hoạt động của cơ quan nhà nước thuộc tỉnh Đồng Tháp.

Điều 3. Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân Tỉnh; Thủ trưởng các sở, ban, ngành Tỉnh; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn trên địa bàn Tỉnh và các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG THÁP
(Kèm theo Quyết định số 595/QĐ-UBND ngày 06 tháng 5 năm 2020 của Uỷ ban nhân dân tỉnh)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp.

2. Quy chế này không áp dụng đối với văn bản có nội dung thuộc danh mục bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Các Sở và cơ quan tương đương trực thuộc Uỷ ban nhân dân Tỉnh; Văn phòng Hội đồng nhân dân Tỉnh; các đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Uỷ ban nhân dân Tỉnh; các Cục, Chi cục, cơ quan tương đương Cục, Chi cục và các đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc các Sở và cơ quan tương đương Sở; Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố thuộc Tỉnh; các phòng, cơ quan tương đương phòng và đơn vị sự nghiệp của nhà nước trực thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố thuộc Tỉnh; Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi tắt là các cơ quan, đơn vị).

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG THÁP

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP

Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về việc Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13 tháng 6 năm 2011 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc Cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước; Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ; Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ về quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức; Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;

Căn cứ Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông về quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 185/2019/TT-BQP ngày 04 tháng 12 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng về hướng dẫn việc cung cấp, quản lý, sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;

Căn cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 153/TTr-STTTT ngày 16 tháng 4 năm 2020.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này là Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Quản lý văn bản và điều hành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 811/QĐ-UBND.HC ngày 25 tháng 8 năm 2014 của Uỷ ban nhân dân Tỉnh về ban hành Quy chế quản lý, sử dụng hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành trong hoạt động của cơ quan nhà nước thuộc tỉnh Đồng Tháp.

Điều 3. Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân Tỉnh; Thủ trưởng các sở, ban, ngành Tỉnh; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn trên địa bàn Tỉnh và các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG THÁP
(Kèm theo Quyết định số 595/QĐ-UBND ngày 06 tháng 5 năm 2020 của Uỷ ban nhân dân tỉnh)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp.

2. Quy chế này không áp dụng đối với văn bản có nội dung thuộc danh mục bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Các Sở và cơ quan tương đương trực thuộc Uỷ ban nhân dân Tỉnh; Văn phòng Hội đồng nhân dân Tỉnh; các đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Uỷ ban nhân dân Tỉnh; các Cục, Chi cục, cơ quan tương đương Cục, Chi cục và các đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc các Sở và cơ quan tương đương Sở; Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố thuộc Tỉnh; các phòng, cơ quan tương đương phòng và đơn vị sự nghiệp của nhà nước trực thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố thuộc Tỉnh; Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi tắt là các cơ quan, đơn vị).

2. Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc các cơ quan, đơn vị nêu tại Khoản 1 Điều này (sau đây gọi tắt là cán bộ, công chức).

3. Khuyến khích các cơ quan, đơn vị khác trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp tham gia vào Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành và thực hiện theo Quy chế này.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

1. Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (sau đây gọi tắt là hệ thống), gồm: Phần mềm quản lý văn bản và điều hành; phần mềm Trục liên thông văn bản Tỉnh; các máy chủ ứng dụng, máy chủ cơ sở dữ liệu; các phần mềm và các thiết bị khác để kết nối, liên thông, quản trị và vận hành việc gửi, nhận văn bản điện tử.

2. Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành (sau đây gọi tắt là phần mềm) là phần mềm tin học dùng chung của Tỉnh, thực hiện các quy trình, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm, xử lý văn bản, giải quyết công việc trong các cơ quan nhà nước để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động liên quan đến gửi, nhận văn bản điện tử trên môi trường mạng. Phần mềm, gồm: Ứng dụng “Đồng Tháp Office” trên thiết bị di động của kho ứng dụng Apple và Google Play; giao diện web tại địa chỉ https://qlvb.dongthap.gov.vn

3. Trục liên thông văn bản Tỉnh là phần mềm ứng dụng kỹ thuật, công nghệ được triển khai từ Uỷ ban nhân dân Tỉnh đến các cơ quan, đơn vị trong Tỉnh để kết nối, liên thông gửi, nhận văn bản điện tử.

4. Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu, theo thể thức định dạng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định, được tạo lập hoặc số hoá từ văn bản giấy.

5. Tài khoản người dùng: Mỗi người khi sử dụng hệ thống được cấp tài khoản riêng trên hệ thống quản lý tài khoản người dùng của Tỉnh, phục vụ cho việc đăng nhập một lần (SSO) đối với các hệ thống thông tin dùng chung của Tỉnh (được thể hiện dưới dạng tài khoản thư điện tử công vụ tỉnh Đồng Tháp - tennguoidung@dongthap.gov.vn).

6. Quản trị hệ thống là việc giám sát, duy trì hoạt động, bảo đảm an toàn thông tin và kiểm soát quá trình vận hành hệ thống.

Điều 4. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

1. Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.

2. Văn bản điện tử không thuộc Khoản 1 Điều này được gửi, nhận qua hệ thống Quản lý văn bản và điều hành có giá trị để biết, tham khảo, không thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy.

Điều 5. Nguyên tắc áp dụng

Những nội dung liên quan tới việc sử dụng (tiếp nhận, xử lý, luân chuyển, phát hành) và quản lý văn bản điện tử không được quy định tại Quy chế này thì thực hiện theo quy định tại Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước (sau đây gọi tắt là Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg) và các văn bản pháp luật hiện hành có liên quan.

Điều 6. Các quy định về văn bản điện tử

1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử

a) Đối với văn bản quy phạm pháp luật: Thực hiện theo quy định tại Chương V của Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ về việc quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

b) Đối với văn bản hành chính: Thực hiện theo quy định tại Mục 1 Chương II của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

2. Tiêu chuẩn về truy cập thông tin: Áp dụng theo Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông về việc ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.

3. Định dạng văn bản điện tử

a) Được thực hiện theo quy định tại Điểm 3.4 và 3.5 Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước Ban hành kèm theo Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông về việc ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước, cụ thể:

- Các tài liệu văn bản (có định dạng: *.txt; *.rtf; *.docx; *.odt).

- Các tài liệu bảng tính (có định dạng: *.csv; *.xlsx; *.ods).

- Các tài liệu chỉ đọc (có định dạng: *.pdf).

- Các tài liệu dạng ảnh, đồ thị, đồ họa chuyên ngành.

b) Văn bản được ký số theo quy định tại Điểm a Khoản 3 Điều này, được định dạng: *.pdf.

4. Tên tệp tin (file) đính kèm trên Hệ thống phần mềm gồm các ký tự, số, có độ dài không quá 50 ký tự (Tên file không được sử dụng tên tiếng Việt có dấu và các ký tự đặc biệt như: !, @, #,…).

Điều 7. Các loại văn bản điện tử không gửi kèm văn bản giấy

Thực hiện theo quy định tại Công văn số 775/VPCP-KSTT ngày 04 tháng 02 năm 2020 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ về việc danh mục văn bản điện tử không gửi kèm văn bản giấy và Công văn số 09/UBND- HCQT ngày 09 tháng 3 năm 2020 của Uỷ ban nhân dân Tỉnh về việc danh mục văn bản điện tử không gửi kèm văn bản giấy.

Điều 8. Đầu mối gửi, nhận văn bản điện tử

Văn phòng, Bộ phận hành chính các cơ quan đơn vị là đầu mối gửi, nhận văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý và theo Quy chế làm việc, Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, đơn vị.

Chương II

TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ

Điều 9. Nội dung và yêu cầu thông tin của văn bản điện tử

1. Nội dung thông tin của văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều 10 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg.

2. Mã định danh của cơ quan, tổ chức trên hệ thống: Thực hiện theo Quyết định số 838/QĐ-UBND-HC ngày 25 tháng 7 năm 2018 của Uỷ ban nhân dân Tỉnh về việc ban hành mã định danh các cơ quan, đơn vị tham gia trao đổi văn bản điện tử thông qua hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của Tỉnh hoặc văn bản điều chỉnh, bổ sung sau này.

3. Mã định danh văn bản điện tử: Thực hiện theo Quyết định số 395/QĐ- BTTTT ngày 23 tháng 3 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông về việc ban hành Hướng dẫn về việc sử dụng mã định danh văn bản và Bộ tiêu chí về chức năng, tính năng kỹ thuật trong xây dựng hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (Phiên bản 1.0).

Điều 10. Tiếp nhận, xử lý văn bản đến

1. Tiếp nhận văn bản đến

a) Nhận văn bản điện tử: theo quy định tại Điều 9 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg.

b) Kiểm tra chữ ký số và thông báo đã nhận văn bản theo quy định tại Điều 5 Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức (sau đây gọi tắt là Thông tư số 01/2019/TT-BNV).

2. Xử lý văn bản đến

a) Văn bản điện tử đến được đăng ký, số hóa văn bản đến từ văn bản giấy theo quy định tại Điều 6 Thông tư số 01/2019/TT-BNV.

b) Trình chuyển giao văn bản đến thực hiện theo quy định tại Điều 7 Thông tư số 01/2019/TT-BNV.

c) Giải quyết văn bản đến: Đơn vị, cá nhân được giao giải quyết văn bản đến có trách nhiệm tổ chức giải quyết theo quy trình nội bộ của cơ quan, đơn vị.

d) Quy trình điện tử xử lý văn bản đến được thực hiện trên phần mềm.

Điều 11. Xử lý, ban hành và phát hành văn bản đi

1. Xử lý văn bản đi: Văn bản đi được soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định tại Điều 10 Thông tư số 01/2019/TT-BNV.

2. Ban hành, phát hành văn bản đi

a) Ban hành và phát hành văn bản đi thực hiện theo quy định tại Điều 11 Thông tư số 01/2019/TT-BNV.

b) Hình thức chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản thực hiện theo Điều 12 Thông tư số 01/2019/TT-BNV; hình thức chữ ký số của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản thực hiện theo Điều 13 Thông tư số 01/2019/TT-BNV.

c) Văn bản điện tử ký số bảo đảm quy định tại Điểm b, c Khoản 3 Điều 14 Thông tư số 01/2019/TT-BNV.

d) Gửi văn bản đi bảo đảm đúng quy định tại Điều 8 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg.

e) Trường hợp văn bản đi có đề nghị văn bản phản hồi, phải cập nhật đầy đủ thông tin yêu cầu phản hồi, thời hạn xử lý.

f) Trường hợp văn bản đi để xử lý hoặc phản hồi cho văn bản đến, phải có liên kết với văn bản đến.

3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

a) Văn thư cơ quan, đơn vị gửi văn bản có trách nhiệm theo dõi việc tiếp nhận văn bản của cơ quan, đơn vị thuộc đối tượng nhận trên phần mềm.

b) Người chủ trì soạn thảo văn bản đi có trách nhiệm theo dõi việc tiếp nhận, xử lý văn bản do cơ quan, đơn vị mình gửi. Đối với các văn bản có nội dung yêu cầu giao nhiệm vụ, chuyên viên phải cập nhật thông tin trên phần mềm theo dõi, đôn đốc nhiệm vụ; đồng thời, đề xuất, tổng hợp báo cáo đối với các trường hợp chậm trễ (nếu có).

Điều 12. Thời điểm gửi, nhận văn bản điện tử

1. Thời điểm gửi văn bản điện tử đến các cơ quan, đơn vị là thời điểm văn bản điện tử đó được văn thư bên gửi phát hành trên phần mềm và có hồi báo văn bản gửi thành công.

2. Thời điểm nhận văn bản điện tử tại cơ quan, đơn vị được xác định là thời điểm văn bản điện tử đó được nhập vào phần mềm của bên nhận, nếu thời điểm văn bản nhập vào hệ thống ngoài giờ hành chính thì thời điểm tiếp nhận văn bản điện tử đến được tính là thời điểm bắt đầu giờ hành chính kế tiếp.

3. Thời gian gửi, nhận văn bản điện tử trên phần mềm bảo đảm thống nhất, đồng bộ theo múi giờ Việt Nam (tiêu chuẩn ISO 8601) và đồng bộ theo Trục liên thông văn bản của Tỉnh.

Điều 13. Yêu cầu tạo lập hồ sơ điện tử

Yêu cầu tạo lập hồ sơ điện tử thực hiện theo các quy định tại Điều 15, Điều 16, Chương IV Thông tư số 01/2019/TT-BNV.

Điều 14. Lưu trữ và quản lý hồ sơ điện tử

1. Việc lưu trữ và quản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan và hủy tài liệu điện tử hết giá trị được thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ về quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

2. Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, có trách nhiệm nộp lưu tài liệu điện tử và các tài liệu định dạng khác nếu có vào Lưu trữ cơ quan.

3. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ theo quy định.

Điều 15. Quản lý văn bản

Thực hiện theo quy định tại Chương III Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

Chương III

HẠ TẦNG KỸ THUẬT, CÔNG NGHỆ BẢO ĐẢM AN TOÀN THÔNG TIN

Điều 16. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật

1. Các cơ quan, đơn vị quy định tại Điều 2 Quy chế này có trách nhiệm bảo đảm điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để thực hiện gửi, nhận, luân chuyển, xử lý văn bản điện tử được thông suốt, an toàn, phù hợp với quy định của pháp luật về ứng dụng công nghệ thông tin.

2. Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với Văn phòng Uỷ ban nhân dân Tỉnh và các ngành có liên quan tham mưu Uỷ ban nhân dân Tỉnh trong việc bảo đảm hệ thống có khả năng kết nối, liên thông với Trục liên thông văn bản Quốc gia và các hệ thống của Bộ, ngành, Trung ương theo quy định.

Điều 17. Bảo đảm an toàn thông tin

1. Cán bộ, công chức thực hiện quét virus, mã độc cho văn bản điện tử trước khi đính kèm trên phần mềm, bảo đảm văn bản điện tử không bị nhiễm virus hoặc mã độc.

2. Các cơ quan, đơn vị phân công cán bộ phụ trách an toàn thông tin và xây dựng các kịch bản để thực hiện khi có sự cố mất an toàn, an ninh thông tin.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 18. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Chủ trì tham mưu Uỷ ban nhân dân Tỉnh tổ chức thực hiện Quy chế này; bảo đảm hệ thống hoạt động xuyên suốt 24/7, bảo đảm Trục liên thông văn bản Tỉnh kết nối với Văn phòng Chính phủ; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở các cơ quan, đơn vị thực hiện Quy chế.

2. Là cơ quan đầu mối tham mưu Uỷ ban nhân dân Tỉnh ban hành, bổ sung mã định danh cho các cơ quan, đơn vị (nếu chưa có).

3. Định kỳ hằng quý hoặc đột xuất báo cáo tình hình gửi, nhận văn bản điện tử của các cơ quan, đơn vị trên hệ thống với Uỷ ban nhân dân Tỉnh.

4. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật kết nối với Trục liên thông văn bản quốc gia qua mạng Truyền số liệu chuyên dùng theo hướng dẫn của Văn phòng Chính phủ; bảo đảm giải pháp kết nối, liên thông giữa các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống.

5. Quản lý, định kỳ sao lưu dữ liệu hệ thống theo năm, tháng, ngày và theo thời gian thực. Bảo đảm an toàn dữ liệu của hệ thống và kịp thời khắc phục khi hệ thống có sự cố.

6. Tổ chức thực hiện phương án bảo đảm an toàn thông tin theo cấp độ cho hệ thống theo quy định của pháp luật. Ứng dụng các giải pháp kỹ thuật tăng cường quản lý, giám sát, kiểm soát trong gửi, nhận văn bản điện tử để bảo đảm an toàn, an ninh thông tin.

7. Chủ trì quản lý, quản trị các cơ quan, đơn vị tham gia vào hệ thống.

8. Chủ trì tạo tài khoản đăng nhập (email công vụ tỉnh) của hệ thống cho cán bộ, công chức các cơ quan, đơn vị khi có nhu cầu.

9. Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, kết hợp với các hình thức hỗ trợ, tập huấn, hướng dẫn sử dụng phần mềm nhằm khuyến khích cơ quan, đơn vị, cán bộ, công chức tăng cường sử dụng văn bản điện tử.

10. Đề xuất giải pháp kết nối các cơ quan, tổ chức chưa tham gia phần mềm Quản lý văn bản và điều hành.

11. Hằng năm, chủ trì, phối hợp với Sở Tài chính xây dựng kế hoạch lập dự toán kinh phí: Đầu tư trang thiết bị công nghệ thông tin phục vụ việc quản trị, vận hành hệ thống Quản lý văn bản và điều hành; nâng cấp khả năng lưu trữ văn bản điện tử trên hệ thống; quản lý, bảo trì và nâng cấp hệ thống; khởi tạo những đơn vị mới tham gia vào hệ thống; đào tạo, tập huấn cho quản trị và người sử dụng phần mềm; cập nhật và nâng cấp các chức năng của phần mềm đáp ứng quy định mới, yêu cầu của các cơ quan, đơn vị sử dụng hệ thống Quản lý văn bản và điều hành.

Điều 19. Trách nhiệm của Sở Nội vụ

1. Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông và cơ quan có liên quan hướng dẫn thực hiện quy định pháp luật về lưu trữ văn bản, hồ sơ điện tử.

2. Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức đánh giá, chấm điểm công tác cải cách hành chính liên quan đến việc thực hiện Quy chế này; xét thi đua, khen thưởng hằng năm.

Điều 20. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị

1. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị

a) Chịu trách nhiệm chỉ đạo triển khai, tổ chức thực hiện Quy chế này; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở cán bộ, công chức trực thuộc thực hiện nghiêm Quy chế.

b) Gương mẫu trong sử dụng chữ ký số cá nhân để phê duyệt văn bản điện tử và xử lý công việc trên môi trường mạng qua phần mềm Quản lý văn bản và điều hành.

c) Chủ động phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông thiết lập tài khoản đăng nhập hệ thống cho cán bộ, công chức để sử dụng phần mềm.

d) Phân công cán bộ chuyên trách hoặc phụ trách công nghệ thông tin quản trị phần mềm của đơn vị.

e) Bảo đảm điều kiện máy vi tính, mạng, hạ tầng kỹ thuật khác triển khai thực hiện phần mềm.

2. Cán bộ, công chức

a) Nghiêm túc sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành để giải quyết công việc được giao.

b) Thường xuyên thay đổi mật khẩu tài khoản được cấp và tự bảo vệ tài khoản của mình. Trường hợp bị mất quyền kiểm soát tài khoản phải thông báo ngay với cán bộ chuyên trách hoặc phụ trách công nghệ thông tin của đơn vị để khắc phục.

3. Cán bộ chuyên trách hoặc phụ trách công nghệ thông tin

a) Trường hợp hệ thống phần mềm quản lý văn bản tại cơ quan bị sự cố, không bảo đảm tính an toàn của văn bản điện tử, thông báo ngay cho người sử dụng trong nội bộ cơ quan biết về sự cố, thời gian tạm dừng hệ thống, thời gian bắt đầu sử dụng lại hệ thống, các biện pháp tạm thời được áp dụng trong thời gian tạm dừng hệ thống, các biện pháp cập nhật văn bản vào hệ thống khi bắt đầu sử dụng lại.

b) Tiến hành các biện pháp cần thiết trong khả năng nhằm nhanh chóng khắc phục, giải quyết sự cố, phục hồi hệ thống.

c) Thông báo cho Sở Thông tin và Truyền thông, nếu có dấu hiệu không bảo đảm về an toàn thông tin, để có thông tin hướng dẫn, khắc phục cần thiết.

d) Tổ chức kiểm tra, đánh giá thiệt hại, nguyên nhân và đề ra giải pháp khắc phục, ngăn ngừa trong thời gian tới; cập nhật nội dung này vào cẩm nang sử dụng phần mềm dùng chung.

Trong quá trình triển khai thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị kịp thời phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo Uỷ ban nhân dân Tỉnh xem xét, quyết định./.