|
ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
5484/QĐ-UBND
|
Thành
phố Hồ Chí Minh, ngày 17 tháng 10 năm 2017
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH KẾ HOẠCH PHÁT TRIỂN NGÀNH VĂN THƯ, LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ĐẾN NĂM
2025
CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa
phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng
11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết một
số điều của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số
09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số
điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư;
Căn cứ Quyết định số 579/QĐ-BNV
ngày 27 tháng 6 năm 2012 của Bộ Nội vụ phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu
trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030;
Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ
tại Tờ trình số 3871/TTr-SNV ngày 27 tháng 9 năm 2017,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết
định này Kế hoạch phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh đến
năm 2025.
Điều 2. Thủ trưởng các sở, ban, ngành thành phố, Chủ tịch
Ủy ban nhân dân quận, huyện căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao và nội dung Kế
hoạch này để xây dựng chương trình, kế hoạch cụ thể, nhằm triển khai thực hiện
đạt hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ.
Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày
ký.
Điều 4. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Giám
đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các sở, ban, ngành thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân
dân quận, huyện chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 4;
- Bộ Nội vụ;
- Cục VT và LT nhà nước;
- Thường trực HĐND.TP;
- TTUB: CT, các PCT;
- Sở Nội vụ (3b);
- Chi cục VTLT (03 bản);
- VPUB: Các PVP; Các Phòng CV;
- Lưu: VT, (VX/Nh) An.
|
CHỦ TỊCH
Nguyễn Thành Phong
|
KẾ HOẠCH
PHÁT TRIỂN NGÀNH VĂN THƯ, LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ĐẾN NĂM 2025
(Ban hành kèm theo Quyết định số 5484/QĐ-UBND ngày 17 tháng 10 năm 2017 của Chủ tịch
Ủy ban nhân dân thành phố)
I. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ,
LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ
1. Những mặt làm được
a) Trong những năm qua, lãnh đạo các
cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố đã có sự chuyển biến về nhận thức, cách
nhìn mới về tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ, góp phần khẳng định vị
trí, vai trò và sự tự tin của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác
văn thư, lưu trữ.
b) Hoạt động quản lý nhà nước về công
tác văn thư, lưu trữ đã được đẩy mạnh, tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn
nghiệp vụ góp phần thúc đẩy công tác văn thư, lưu trữ ngày càng đi vào nền nếp.
c) Các cơ quan, tổ chức đã quan tâm đầu
tư cơ sở vật chất, đầu tư kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ và chú trọng
trong công tác tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu
trữ cho đội ngũ công chức, viên chức.
2. Những mặt hạn chế
a) Hệ thống văn bản chỉ đạo và hướng
dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của Nhà nước chưa đầy đủ, đồng bộ; Các chế độ,
chính sách của ngành còn thiếu hoặc chưa sửa đổi phù hợp dẫn đến tình trạng nhiều
công chức, viên chức chưa thật sự an tâm công tác, muốn chuyển ra khỏi ngành.
b) Công tác quản lý tài liệu lưu trữ
tại các cơ quan, tổ chức còn nhiều hạn chế nhất là việc lập hồ sơ, giao nộp tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan chưa được chú trọng hồ sơ, tài liệu tồn đọng và mất
mát, hư hỏng tài liệu có giá trị.
c) Khối lượng hồ sơ, tài liệu tồn đọng
tại các cơ quan, tổ chức chưa được chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu còn nhiều,
dẫn đến việc tra cứu, khai thác sử dụng tài liệu chưa đạt hiệu quả cao.
d) Việc ứng dụng công nghệ thông tin
vào công tác văn thư, lưu trữ chưa được triển khai đồng bộ,
chưa có phần mềm dùng chung trong quản lý văn bản đến, văn bản đi cho các loại
hình cơ quan, tổ chức. Chế độ thông tin, báo cáo ở một số cơ quan, tổ chức còn
chậm nên khó khăn trong công tác thống kê, tổng hợp.
đ) Đa số các cơ quan, tổ chức đều bố trí
Kho Lưu trữ hồ sơ, tài liệu nhưng chưa đảm bảo diện tích và các phương tiện,
trang thiết bị bảo quản hồ sơ, tài liệu dẫn đến tình trạng tài liệu dễ bị hư hỏng.
II. QUAN ĐIỂM, MỤC TIÊU PHÁT TRIỂN
NGÀNH VĂN THƯ, LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ĐẾN NĂM 2025
1. Quan điểm
a) Phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ
Thành phố Hồ Chí Minh phù hợp với Quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội
Thành phố đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2025 và phù hợp với Quy hoạch ngành
Văn thư, Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 của Bộ Nội vụ; phục vụ tốt
việc nghiên cứu lịch sử và hoạt động thực tiễn.
b) Xây dựng ngành Văn thư, Lưu trữ
thành phố thực hiện thành công các mục tiêu chiến lược phát triển của thành phố,
ngành Nội vụ thành phố; tạo cơ sở vững chắc, bảo đảm tính đồng bộ, thống nhất
cao trong hoạt động văn thư, lưu trữ tại địa phương.
2. Mục
tiêu
a) Mục tiêu chung
- Quản lý thống nhất công tác văn
thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố; bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy giá
trị tài liệu lưu trữ phục vụ có hiệu quả sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc.
- Định hướng sự phát triển của công
tác văn thư, lưu trữ tại thành phố đến năm 2025, nhằm góp phần cung cấp thông
tin làm căn cứ để các cơ quan, tổ chức xây dựng kế hoạch, cân đối, phân bổ các
nguồn lực cho quá trình đầu tư phát triển đúng định hướng của thành phố, qua đó
góp phần thực hiện hiệu quả mục tiêu chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của
Thành phố Hồ Chí Minh.
- Tạo cơ sở pháp lý đầy đủ, hoàn chỉnh
để quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại thành phố; làm căn cứ cho
các cơ quan, tổ chức xây dựng kế hoạch hàng năm, xây dựng và phê duyệt các dự
án đầu tư phát triển về lĩnh vực văn thư, lưu trữ, đồng thời chủ động trong việc
huy động và sử dụng hiệu quả các nguồn lực; tập trung triển khai thực hiện các
hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, nhất là công tác quản lý tài liệu tại các
cơ quan, tổ chức đảm bảo đúng quy định.
b) Mục tiêu cụ thể
- Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm
pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ để quản lý công
tác văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu phát triển của thành phố; tổ chức bộ máy
văn thư, lưu trữ từ thành phố đến phường, xã, thị trấn đủ điều kiện thực hiện
chức năng quản lý và hoạt động thống nhất về công tác văn thư, lưu trữ.
- Xây dựng đội ngũ công chức, viên chức
làm công tác văn thư, lưu trữ chuẩn mực, được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ,
đảm bảo yêu cầu thực hiện các nhiệm vụ đặt ra cho ngành trong thời kỳ công nghiệp
hóa, hiện đại hóa và hội nhập; hệ thống cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu quản lý
nhà nước về văn thư, lưu trữ, bảo vệ, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng hiệu
quả tài liệu lưu trữ.
- Nghiên cứu và ứng dụng khoa học
công nghệ, ứng dụng công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác
văn thư, lưu trữ.
III. NỘI DUNG CHỦ
YẾU PHÁT TRIỂN NGÀNH VĂN THƯ, LƯU TRỮ ĐẾN NĂM 2025
1. Xây dựng văn bản quy phạm pháp
luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ kỹ thuật về công tác văn thư, lưu trữ nhằm
điều chỉnh công tác quản lý thống nhất hoạt động văn thư, lưu trữ trong tình
hình mới (kèm theo Phụ lục)
100% cơ quan, tổ chức ban hành đày đủ
các văn bản về văn thư, lưu trữ như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, Danh mục
hồ sơ, Bảng thời hạn bảo quản.
2. Dự báo các chỉ tiêu ngành văn
thư, lưu trữ
a) Công tác văn thư sẽ bảo đảm
các chỉ tiêu cơ bản:
- 100% cơ quan, tổ chức thuộc thành
phố thực hiện việc quản lý văn bản đi, văn bản đến theo quy định và cán bộ,
công chức, viên chức lập hồ sơ công việc đối với tài liệu truyền thống (tài liệu
giấy).
- 100% các cơ quan, tổ chức thuộc
thành phố triển khai và duy trì hệ thống mạng nội bộ, hệ thống Thư điện tử
(Email) phục vụ cho việc trao đổi, chia sẻ thông tin nội bộ
bảo đảm nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả; có trên 70% cơ quan, tổ chức trên
địa bàn thành phố ứng dụng phần mềm chữ ký điện tử và trên 90% văn bản, tài liệu
được giao dịch điện tử giữa các cơ quan, tổ chức.
- 100% cán bộ, công chức và 50% viên
chức tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố sử dụng Thư điện tử phục vụ
công việc.
- 100% các cơ quan Sở, ngành, Ủy ban
nhân dân quận, huyện triển khai sử dụng phần mềm quản lý, xử lý văn bản đi, đến
và điều hành lập hồ sơ công việc trong môi trường mạng, nhằm nâng cao hiệu quả
quản lý, điều hành và giải quyết công việc, cải cách hành chính và lề lối làm
việc của cơ quan, tổ chức.
b) Về công tác lưu trữ
Tài liệu được thu thập vào Lưu trữ cơ
quan, Lưu trữ lịch sử thành phố theo đúng các quy định của Luật Lưu trữ và các
văn bản hướng dẫn thi hành Luật. Duy trì, nâng cấp và hoàn thiện hệ thống công
cụ tra cứu tài liệu truyền thống theo hướng hiện đại hóa phục vụ quản lý, khai
thác sử dụng tài liệu trong ngành.
- Tại Lưu trữ lịch
sử thành phố
+ Về số lượng tài liệu bảo quản tại
Lưu trữ lịch sử khoảng 49.500 mét giá, trong đó có khoảng 18.000.000 trang tài
liệu được số hóa.
+ 100% tài liệu thu thập về được chỉnh
lý hoàn chỉnh, xác định giá trị tài liệu và bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch
sử Thành phố Hồ Chí Minh.
+ 30% hồ sơ lưu trữ được khai thác sử
dụng; 10% hồ sơ, tài liệu được công bố, triển lãm giới thiệu cho công chúng;
bình quân hàng năm, phục vụ cho trên 300 lượt người/năm đến khai thác sử dụng,
trong đó thông tin tài liệu lưu trữ (thuộc diện sử dụng rộng rãi) được cung cấp
trên mạng diện rộng của ngành Văn thư, Lưu trữ để phục vụ nhu cầu khai thác sử
dụng của công chúng.
- Tại các cơ quan, tổ chức: 20 - 30%
hồ sơ, tài liệu lưu trữ được khai thác sử dụng, tài liệu được công bố, giới thiệu
trong nhân dân, bình quân hàng năm, phục vụ cho khoảng 10.000
lượt người/năm đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
3. Về tổ chức bộ máy và nhân sự
a) Xây dựng hệ thống tổ chức bộ máy đủ
điều kiện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ
trong phạm vi thành phố, quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ lịch sử thành phố
và thực hiện dịch vụ công về lưu trữ theo quy định của pháp luật; xây dựng
ngành Văn thư, Lưu trữ hiện đại, ứng dụng công nghệ tiên tiến vào công tác văn
thư, lưu trữ, nâng cao năng lực quản lý và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu
quả tài liệu lưu trữ của thành phố.
b) Xây dựng đội ngũ công chức, viên
chức ngành Văn thư, Lưu trữ chuyên nghiệp, có đạo đức, phẩm chất tốt, đủ số lượng,
đảm bảo chất lượng, cơ cấu hợp lý, có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và trình độ
lý luận chính trị đáp ứng yêu cầu phát triển và quá trình hội nhập quốc tế của
ngành.
- Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành
phố
Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ thành phố đảm bảo đủ biên chế thực hiện chức năng quản
lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân
dân thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ.
- Tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực
thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ
Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố
đi vào hoạt động ổn định và phát triển. Tuyển dụng, bố trí đủ biên chế cho
Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố đảm bảo tổ chức thực hiện hoạt động chuyên
nghiệp về lưu trữ lịch sử của thành phố như: thu thập, chỉnh lý, xác định giá
trị, bảo quản, thống kê và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định.
- Tại các cơ quan, tổ chức thành phố:
Kiện toàn bộ phận văn thư, lưu trữ thuộc Văn phòng hoặc Phòng Hành chính, bố
trí đủ biên chế công chức, viên chức chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ
đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định và thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm
vụ công tác văn thư, lưu trữ cơ quan.
- Tại các cơ quan, tổ chức cấp huyện:
Tùy theo quy mô hoạt động các cơ quan, tổ chức cấp huyện sắp xếp bố trí người
phụ trách văn thư, lưu trữ phù hợp và theo đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ quy định,
thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu
trữ của cơ quan.
- Tại phường, xã, thị trấn: bố trí
người phụ trách công tác văn thư, lưu trữ phù hợp, đảm bảo hoạt động văn thư,
lưu trữ của cơ quan.
4. Hệ thống cơ sở vật chất
Ngân sách Nhà nước đảm bảo kinh phí
cho công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ theo hướng hiện đại hóa, bao
gồm các nội dung:
a) Đầu tư xây dựng cải tạo, nâng cấp
hệ thống kho tàng
- Xây dựng mới Trung tâm Lưu trữ lịch
sử thành phố đáp ứng yêu cầu kỹ thuật phục vụ quản lý và tổ chức sử dụng tốt
tài liệu lưu trữ lịch sử của thành phố.
- Xây dựng hệ thống Kho Lưu trữ cơ
quan tại các sở, ngành thành phố, Ủy ban nhân dân quận, huyện đáp ứng yêu cầu kỹ
thuật phục vụ bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
- Bố trí, xây dựng, cải tạo nâng cấp
hệ thống Kho Lưu trữ tại phường, xã, thị trấn.
b) Mua sắm trang thiết bị và tổ chức
số hóa tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử (giai đoạn 1 và các giai đoạn tiếp
theo) theo hạng mục được duyệt.
c) Chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các
cơ quan, tổ chức
- Hoàn thành Kế hoạch công tác chỉnh
lý tài liệu tồn đọng trước ngày 30 tháng 4 năm 1975 tại các cơ quan, tổ chức.
- Xây dựng Đề án và tổ chức thực hiện
công tác chỉnh lý hồ sơ, tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức trên địa
bàn thành phố giai đoạn 1975 - 2015.
d) Thu thập, sưu tầm tài liệu
- Xây dựng Đề án, Kế hoạch thu thập,
sưu tầm tài liệu trung hạn, ngắn hạn đảm bảo quản lý toàn diện, đầy đủ các nguồn
tài liệu tại Lưu trữ lịch sử thành phố.
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức sưu tầm, thu thập tài liệu quý, hiếm trên địa bàn thành phố.
- Thường xuyên xây dựng kế hoạch và tổ
chức thu thập tài liệu theo chuyên đê, cập nhật, bổ sung hồ sơ, tài liệu tại
các Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử thành phố.
đ) Tu bổ, phục chế, bồi nền tài liệu;
lập bản sao bảo hiểm và số hóa tài liệu lưu trữ tại các Lưu trữ cơ quan và Lưu
trữ lịch sử thành phố.
e) Công tác tổ chức sử dụng tài liệu
lưu trữ
- Nghiên cứu công bố, giới thiệu tài
liệu lưu trữ
- Trưng bày, triển lãm tài liệu lưu
trữ
- Tổ chức cấp bản sao và chứng thực
lưu trữ
- Tổ chức các phòng đọc điện tử phục
vụ độc giả và phục vụ, cung cấp tài liệu số, tài liệu điện
tử trên mạng internet.
g) Ứng dụng công
nghệ thông tin và các hoạt động phục vụ hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ.
Đồng thời, đảm bảo kinh phí cho các cơ quan, tổ chức thực hiện các yêu cầu cơ bản
sau:
- Nghiên cứu xây dựng các phần mềm ứng
dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ dùng chung cho cơ quan,
tổ chức tại cơ quan, tổ chức thành phố.
- Xây dựng website 2.0 (Trang thông
tin điện tử của Trung tâm Lưu trữ lịch sử) để tổ chức sử dụng và phát huy giá
trị tài liệu lưu trữ lịch sử, công bố giới thiệu tài liệu lưu trữ lịch sử phục
vụ công chúng có nhu cầu về nghiên cứu, và quản lý tài liệu
lưu trữ điện tử.
IV. GIẢI PHÁP PHÁT
TRIỂN
1. Đổi mới quản lý nhà nước về
lĩnh vực văn thư, lưu trữ
a) Triển khai các văn bản quy phạm
pháp luật và chỉ đạo quản lý, tổ chức hướng dẫn thực hiện các chế độ chính sách,
tiêu chuẩn nghiệp vụ, quy trình, quy phạm và định mức kinh tế kỹ thuật về văn
thư, lưu trữ; chức danh, tiêu chuẩn của công chức, viên chức văn thư, lưu trữ.
b) Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý
nhà nước về văn thư, lưu trữ tại thành phố, đổi mới phương pháp quản lý, nâng
cao năng lực, hiệu lực và hiệu quả hoạt động quản lý về văn thư, lưu trữ.
c) Tăng cường phối hợp giữa các cơ
quan, tổ chức trong và ngoài nước trong hoạt động văn thư, lưu trữ.
d) Đổi mới chính sách, cơ chế để phát
triển lĩnh vực văn thư, lưu trữ, đặc biệt chú ý các chính sách về tuyển dụng, sử
dụng và đãi ngộ đối với nhân lực thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ.
2. Đổi mới và nâng cao nhận thức về
vai trò của ngành Văn thư, Lưu trữ
a) Tuyên truyền, phổ biến rộng rãi đến
cán bộ, công chức, viên chức, các tầng lớp nhân dân về vai trò, vị trí của công
tác văn thư, lưu trữ, nhất là giá trị của tài liệu lưu trữ. Từ đó, tăng cường
trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ trong mỗi cơ quan, tổ chức.
Thông qua hình thức thông tin, tuyên
truyền việc bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ của
toàn xã hội, mang tính xã hội; đặt “Phương hướng phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ” là một trong những nội dung cơ bản của phát triển bền vững.
b) Việc nâng cao nhận thức về giá trị
của tài liệu lưu trữ trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, góp phần nâng cao ý thức trong việc giữ gìn, bảo vệ tài liệu, tạo
điều kiện thuận lợi cho công tác thu thập tài liệu; tích cực tuyên truyền, vận
động các cá nhân, gia đình, dòng họ hiến tặng hoặc ký gửi tài liệu có giá trị,
quý hiếm tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố.
c) Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức,
viên chức văn thư, lưu trữ bằng các hình thức phù hợp, đưa nội dung công tác
văn thư, lưu trữ vào chương trình đào tạo, bồi dưỡng trong hệ thống các trường
chuyên nghiệp và các cơ sở đào tạo, bồi dưỡng.
3. Ứng
dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ
Đẩy mạnh công tác ứng dụng khoa học
công nghệ vào lĩnh vực văn thư, lưu trữ thông qua xây dựng các phần mềm ứng dụng,
tổ chức số hóa tài liệu lưu trữ, xây dựng công cụ tra cứu phục vụ tốt việc bảo
quản, quản lý lưu trữ thông tin số, tài liệu điện tử trên môi trường mạng theo
quy định, phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội của thành phố. Đồng thời, tăng
cường công tác bảo mật phần mềm trong công tác văn thư, lưu trữ.
4. Đảm bảo cơ sở vật chất cho phát
triển ngành Văn thư, Lưu trữ
Căn cứ vào nhu cầu quản lý nhà nước về
văn thư, lưu trữ, nhu cầu quản lý tài liệu lưu trữ; các nội dung quy hoạch về
cơ sở vật chất, các cơ quan, tổ chức có liên quan trình cấp có thẩm quyền phê
duyệt các Đề án, Kế hoạch, bố trí kinh phí hàng năm đảm bảo nhu cầu phát triển
ngành Văn thư, Lưu trữ.
5. Đẩy mạnh công tác phối hợp,
liên kết và hợp tác về hoạt động văn thư, lưu trữ
Tăng cường công tác phối hợp, liên kết
và hợp tác với các cơ quan, tổ chức trong nước và nước ngoài có trình độ đào tạo,
công nghệ hiện đại, tiên tiến để từng bước tiếp thu kinh
nghiệm, chuyển giao công nghệ văn thư, lưu trữ đáp ứng nhu cầu trong công tác
quản lý nhà nước và hoạt động văn thư, lưu trữ trong thời kỳ công nghiệp hóa và
hiện đại hóa, nhất là tạo điều kiện cho việc xây dựng đưa Trung tâm Lưu trữ lịch
sử đi vào hoạt động và trở thành cơ quan Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh phát triển mạnh.
6. Đẩy mạnh xã hội hóa các hoạt động
dịch vụ lưu trữ
Nghiên cứu quy hoạch mạng lưới hoạt động
dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố; xây dựng các chính sách ưu đãi tạo điều
kiện thuận lợi mở rộng xã hội hóa hoạt động dịch vụ lưu trữ; huy động các nguồn
lực trong xã hội cùng tham gia hoạt động dịch vụ lưu trữ nhằm tạo bước phát triển
mới trong nhận thức về việc bảo quản tài liệu lưu trữ, nhất là các tài liệu
quý, hiếm để phục vụ nghiên cứu và phục vụ đời sống xã hội.
V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Sở Nội vụ
a) Tổ chức triển khai thực hiện Quyết
định ban hành Kế hoạch phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh
đến năm 2025.
b) Hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra việc
thực hiện Kế hoạch phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ đã được phê duyệt. Tổng hợp
báo cáo kết quả thực hiện về Ủy ban nhân dân thành phố.
c) Chủ trì phối hợp với các sở, ban
ngành liên quan xây dựng và trình Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt các đề
án, dự án để đảm bảo nhu cầu về cơ sở vật chất và kinh phí cho công tác văn
thư, lưu trữ theo nội dung của Kế hoạch phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ thành
phố.
d) Xây dựng hoàn thành công trình
Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố; tổ chức thực hiện hoạt động tốt chức năng
lưu trữ lịch sử của thành phố.
2. Sở Tài chính
a) Thẩm định, tổng hợp, đề xuất Ủy
ban nhân dân thành phố bố trí kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ của các cơ
quan, tổ chức theo kế hoạch, đề án được Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt.
b) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức sử
dụng kinh phí phục vụ công tác văn thư, lưu trữ theo chức năng, nhiệm vụ và trong
phạm vi quản lý.
3. Các sở, ngành Thành phố
a) Triển khai thực hiện các nội dung
phát triển ngành phù hợp với điều kiện và tình hình thực tế công tác văn thư,
lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình: xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch công
tác văn thư, lưu trữ hàng năm trên cơ sở chỉ đạo của Ủy ban nhân dân thành phố,
hướng dẫn của Sở Nội vụ.
b) Chỉ đạo thực hiện công tác văn
thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị trực thuộc (nếu có); đẩy mạnh việc ứng dụng
công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ; chủ động đề xuất cấp có thẩm
quyền phê duyệt kinh phí đầu tư xây dựng, cải tạo, nâng cấp mở rộng phòng, kho
đủ diện tích và mua sắm các trang thiết bị để bảo vệ, bảo
quản an toàn tài liệu, phục vụ cho việc khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu
lưu trữ.
c) Bố trí, bổ sung nhân sự làm công
tác văn thư, lưu trữ, đảm bảo đúng chuyên môn nghiệp vụ, hoàn thành tốt các nhiệm
vụ công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị.
d) Đề xuất cấp có thẩm quyền phê duyệt
kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng.
đ) Thực hiện lập hồ sơ công việc,
giao nộp hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan đúng quy định; tổ
chức chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu
lưu trữ có thời gian bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử; thực hiện công tác
bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và tổ chức khai thác sử dụng hiệu quả
tài liệu lưu trữ.
e) Xây dựng dự toán và bố trí kinh
phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ cơ quan, đơn vị hàng năm.
4. Ủy ban nhân dân quận, huyện
a) Ủy ban nhân dân quận, huyện chỉ đạo,
triển khai thực hiện Kế hoạch phát triển ngành Văn thư - Lưu trữ tại các cơ
quan, tổ chức trực thuộc và Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn trên địa bàn
theo quy định; đảm bảo thực hiện tốt các chỉ tiêu kế hoạch đề ra về văn thư,
lưu trữ ở địa phương.
b) Phòng Nội vụ quận, huyện tham mưu Ủy
ban nhân dân quận, huyện chỉ đạo việc thực hiện các nội dung phát triển ngành
Văn thư - Lưu trữ từ nay đến năm 2025 phù hợp với tình hình thực tế tại địa
phương; hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức
trong phạm vi quản lý; đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
văn thư, lưu trữ; chú trọng nội dung lập hồ sơ công việc; xây dựng dự toán, bố
trí kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ hàng năm; bố trí, cải tạo, nâng cấp
mở rộng kho (phòng) để bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu
lưu trữ, thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; chỉnh lý, xác định giá
trị tài liệu, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thành phố./.
