Quyết định 44/2014/QĐ-UBND về Quy chế Quản lý cơ sở dữ liệu tra cứu tình trạng hồ sơ trên địa bàn tỉnh An Giang

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU TRA CỨU TÌNH TRẠNG HỒ SƠ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH AN GIANG

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22 tháng 6 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc Ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương;

Căn cứ Thông tư số 22/2013/TT-BTTTT ngày 23 tháng 12 năm 2013 của Bộ Thông tin và Truyền thông Ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 49/TTr-STTTT ngày 20 tháng 11 năm 2014,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế Quản lý cơ sở dữ liệu tra cứu tình trạng hồ sơ trên địa bàn tỉnh An Giang.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 49/2010/QĐ-UBND ngày 22 tháng 10 năm 2010 của UBND tỉnh về Ban hành Quy chế quản lý cơ sở dữ liệu tra cứu tình trạng hồ sơ trên địa bàn tỉnh An Giang và Quyết định số 11/2012/QĐ-UBND ngày 18 tháng 6 năm 2012 của UBND tỉnh về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định 49/2010/QĐ-UBND ngày 22 tháng 10 năm 2010 về Ban hành Quy chế quản lý cơ sở dữ liệu tra cứu tình trạng hồ sơ trên địa bàn tỉnh An Giang.

Điều 3. Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông, Giám đốc các Sở, Ban, Ngành tỉnh và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU TRA CỨU TÌNH TRẠNG HỒ SƠ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH AN GIANG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 44/2014/QĐ-UBND ngày 29 tháng 12 năm 2014 của UBND tỉnh An Giang)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi, đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định về hoạt động, các tiêu chuẩn cập nhật và truy xuất cơ sở dữ liệu tra cứu tình trạng hồ sơ một cửa trên địa bàn tỉnh An Giang.

2. Quy chế này được áp dụng đối với các Sở, Ban, Ngành tỉnh và Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố ứng dụng hoặc sẽ ứng dụng phần mềm quản lý một cửa.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Mã số: là một dãy các chữ số dùng để phân định vật phẩm, địa điểm, tổ chức.

2. Mã vạch: là một dãy các vạch thẫm song song và các khoảng trống xen kẽ để thể hiện mã số sao cho máy quét có thể đọc được.

3. Mã số chuẩn EAN-13: là mã số tiêu chuẩn do tổ chức mã số mã vạch quốc tế quy định để áp dụng chung trên toàn thế giới, mã số bao gồm mười ba chữ số - viết tắt là EAN 13.

4. Dịch vụ hành chính công: là những dịch vụ liên quan đến hoạt động thực thi pháp luật, không nhằm mục tiêu lợi nhuận, do cơ quan nhà nước (hoặc tổ chức, doanh nghiệp được ủy quyền) có thẩm quyền cấp cho tổ chức, cá nhân dưới hình thức các loại giấy tờ có giá trị pháp lý trong các lĩnh vực mà cơ quan nhà nước đó quản lý.

5. Hồ sơ: là tập hợp các tài liệu, văn bản có liên quan với nhau của tổ chức, cá nhân gửi đến cơ quan nhà nước (hoặc tổ chức, doanh nghiệp được ủy quyền) thực hiện các dịch vụ hành chính công.

6. Đồng bộ dữ liệu: là quá trình trao đổi dữ liệu giữa các máy chủ (Server) cài đặt cơ sở dữ liệu có liên quan để xây dựng một cơ sở dữ liệu thống nhất.

7. Phần mềm một cửa: là phần mềm nhằm tin học hóa các giao dịch giữa tổ chức, cá nhân với cơ quan hành chính nhà nước và giữa các cơ quan hành chính nhà nước theo cơ chế “một cửa, một cửa liên thông”.

Điều 3. Nguyên tắc định dạng

Dữ liệu phần mềm một cửa tại các sở, ban, ngành và Ủy ban nhân dân các huyện, thị, thành phố; dữ liệu đồng bộ về cơ sở dữ liệu của tỉnh thực hiện theo Quyết định số 72/2002/QĐ-TTg ngày 10 tháng 6 năm 2002 của Thủ tướng Chính phủ về việc thống nhất dùng bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909: 2001 trong trao đổi thông tin điện tử giữa các tổ chức của Đảng và Nhà nước.

Chương II

CÁC TIÊU CHUẨN, NỘI DUNG THÔNG TIN VÀ TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ, CẬP NHẬT CƠ SỞ DỮ LIỆU

Điều 4. Mã biên nhận hồ sơ các phần mềm “một cửa”

1. Dùng 13 ký tự số của chuẩn mã số EAN-13 cho mã biên nhận hồ sơ các phần mềm một cửa.

2. Các ký tự số từ trái qua phải được phân bổ như sau:

a) Các ký tự số thứ 1, thứ 2, thứ 3 và thứ 4 phân bổ:

- Các ký tự số thứ 3 và thứ 4 là mã số của Sở, Ban, Ngành tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố. Cụ thể như sau:

- Các ký tự số thứ 1, thứ 2 (được đánh số thứ tự từ 01 đến 99) sẽ được phân bổ cho từng lĩnh vực thủ tục hành chính hoặc đơn vị sự nghiệp, phòng, ban,…có con dấu riêng của Sở, Ban, Ngành tỉnh; thứ tự từ 01 đến 50 cho từng lĩnh vực thủ tục hành chính, thứ tự từ 51 đến 99 phân bổ cho đơn vị sự nghiệp, phòng, ban,…có con dấu riêng của Sở, Ban, Ngành tỉnh; trường hợp các thủ tục hành chính tập trung tại một đầu mối thì các ký tự này phân bổ cho từng lĩnh vực thủ tục hành chính của Sở, Ban, Ngành tỉnh. Đối với các huyện, thị xã, thành phố thứ tự từ 01 đến 20 phân bổ cho các xã, phường, thị trấn trên địa bàn huyện, thị xã, thành phố; thứ tự từ 21 đến 99 phân bổ cho từng lĩnh vực thủ tục hành chính thuộc các huyện, thị xã, thành phố.

b) Các ký tự số thứ thứ 5, thứ 6 (được đánh số thứ tự từ 01 đến 99) là số thứ tự dịch vụ hành chính công trong từng lĩnh vực của Sở, Ban, Ngành tỉnh đó cung cấp; số thứ tự dịch vụ hành chính công cho từng xã, phường, thị trấn; số thứ tự dịch vụ hành chính công cho từng lĩnh vực thủ tục hành chính thuộc các huyện, thị xã, thành phố.

c) Các ký tự số thứ 7 và thứ 8 đại diện cho năm tài chính;

d) Các ký tự số thứ 9, thứ 10, thứ 11 và thứ 12 (được đánh số thứ tự từ 01 đến 9.999) là thể hiện số thứ tự biên nhận hồ sơ cho mỗi loại dịch vụ hành chính công theo từng lĩnh vực cho mỗi năm tài chính của mỗi đơn vị cung cấp dịch vụ hành chính công.

đ) Ký tự số thứ 13 là số kiểm tra.

3. Trong quá trình quản lý, mã biên nhận hồ sơ các phần mềm một cửa sẽ được tăng và biến đổi tự động.

4. Sở Thông tin và Truyền thông hướng dẫn mã số quy định cho đơn vị sự nghiệp, phòng, ban,…có con dấu riêng của Sở, Ban, Ngành tỉnh; các phòng, ban, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân các huyện, thị xã, thành phố; các xã, phường, thị trấn.

Điều 5. Nội dung và tiêu chí đồng bộ dữ liệu

Nội dung và chuẩn dữ liệu và thứ tự dữ liệu của các phần mềm một cửa đồng bộ về cơ sở dữ liệu tra cứu tình trạng hồ sơ của tỉnh gồm:

- Công thức tính hồ sơ đúng hạn sẽ là: ngày hoàn thành thủ tục hành chính nhỏ hơn hoặc bằng (<=) ngày hẹn trả hồ sơ.

- Công thức tính hồ sơ trễ hạn sẽ là: ngày hoàn thành thủ tục hành chính lớn hơn (>) ngày hẹn trả hồ sơ.

Điều 6. Các tiêu chuẩn về kết nối đồng bộ dữ liệu

Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 22/2013/TT-BTTTT ngày 23 tháng 12 năm 2013 của Bộ Thông tin và Truyền thông về ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.

Điều 7. Nội dung thể hiện kết quả tra cứu tình trạng hồ sơ trên Cổng thông tin điện tử tỉnh, Cổng thông tin điện tử thành phần và các điểm tra cứu của cơ quan cung cấp dịch vụ hành chính công

1. Hồ sơ hợp lệ

a) Mã biên nhận hồ sơ bao gồm cả mã số và mã vạch.

b) Tên cơ quan tiếp nhận hồ sơ.

c) Tên Phòng, ban xử lý hồ sơ.

d) Tên tổ chức nộp hồ sơ (nếu có).

đ) Tên đầy đủ của người nộp hồ sơ.

e) Ngày nhận hồ sơ.

g) Ngày hẹn trả hồ sơ.

h) Tình trạng của hồ sơ: đang xử lý, hoàn thành, …

2. Hồ sơ chưa hợp lệ trong trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến

a) Nội dung thể hiện như các điểm a, b, d, đ, e tại khoản 1 Điều này.

b) Nội dung bổ sung, sửa đổi hồ sơ.

Điều 8. Nội dung thể hiện phiếu nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính nộp trực tiếp của phần mềm quản lý một cửa

Nội dung thể hiện phiếu nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính, được thiết kế bao gồm các nội dung:

1. Thiết kế mặt trước mẫu giấy in phiếu, gồm các điểm a, b, c, d, đ, e, g tại khoản 1 Điều 7; số lượng các loại giấy tờ nộp của thủ tục hành chính và phí thủ tục hành chính (nếu có);

2. Thiết kế mặt sau mẫu giấy in phiếu nội dung:

Đến thời hạn giải quyết thủ tục hành chính ghi trong phiếu hẹn, nhưng chưa có kết quả hoặc cán bộ, công chức có hành vi yêu cầu nộp thêm các loại giấy tờ ghi trong phiếu hoặc phản ánh về thái độ giao tiếp, ứng xử của cán bộ, công chức, vui lòng liên hệ:

a) Thủ trưởng đơn vị giải quyết thủ tục hành chính;

b) Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính thuộc Sở Tư pháp: Thư điện tử (email): thutuchanhchinh@angiang.gov.vn, điện thoại: 0763.957006.

c) Thường trực Tổ Kiểm tra Công vụ tỉnh - Sở Nội vụ: Thư điện tử (email): kiemtracongvu@angiang.gov.vn, điện thoại: 0763.957049.

d) Địa chỉ trên Internet để tra cứu thủ tục hành chính: http://www.angiang.gov.vn;

đ) Địa chỉ trên Internet để tra cứu tình trạng hồ sơ: http://motcua.angiang.gov.vn;

e) Tổng đài tra cứu tình trạng hồ sơ: Từng thời điểm Sở Thông tin và Truyền thông hướng dẫn cú pháp, tổng đài để tra cứu tình trạng hồ sơ.

3. Mẫu phiếu nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính (Phụ lục).

Điều 9. Quản lý và khai thác dữ liệu

1. Cơ sở dữ liệu các phần mềm một cửa của các Sở, Ban, Ngành tỉnh và Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố định kỳ 30 phút/lần đồng bộ về cơ sở dữ liệu tra cứu tình trạng hồ sơ của tỉnh theo cấu trúc quy định tại Điều 5 quy chế này.

2. Cơ sở dữ liệu tra cứu tình trạng hồ sơ được đảm bảo an toàn, chính xác.

3. Thời gian lưu trữ dữ liệu được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Điều 10. Trách nhiệm của các Sở, Ban, Ngành tỉnh và Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố

1. Cử cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin theo dõi quá trình vận hành của hệ thống, xử lý các các sự cố thông thường về phần mềm một cửa và hệ thống tại đơn vị, theo dõi quá trình đồng bộ dữ liệu về cơ sở dữ liệu tra cứu tình trạng hồ sơ của tỉnh.

2. Thông báo ngay với Sở Thông tin và Truyền thông các trường hợp không xử lý được sự cố, để có hướng dẫn cụ thể hoặc hỗ trợ trong quá trình xử lý.

3. Chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân tỉnh về toàn bộ hoạt động của hệ thống phần mềm một cửa, quá trình đồng bộ dữ liệu về cơ sở dữ liệu tra cứu tình trạng hồ sơ của tỉnh trong phạm vi đơn vị của mình.

Điều 11. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện quy chế này.

2. Thường xuyên kiểm tra sự đồng bộ dữ liệu từ các phần mềm một cửa của các Sở, Ban, Ngành tỉnh và Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố về cơ sở dữ liệu tra cứu tình trạng hồ sơ của tỉnh.

3. Kịp thời khắc phục sự cố hệ thống, mạng, chương trình thuộc Sở quản lý, đảm bảo hệ thống vận hành thông suốt.

4. Hỗ trợ các đơn vị trong quá trình xử lý sự cố nếu có yêu cầu.

Chương III

CÔNG TÁC KIỂM TRA, KHEN THƯỞNG, KỶ LUẬT

Điều 12. Cơ quan, tổ chức, cá nhân thuộc cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh sử dụng phần mềm một cửa, tạo điều kiện để các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra việc chấp hành các quy định về quản lý và sử dụng phần mềm.

Điều 13. Các cơ quan, tổ chức và cá nhân có thành tích trong việc thực hiện các quy định về sử dụng phần mềm một cửa được khen thưởng theo quy của pháp luật.

Điều 14. Người có hành vi vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng phần mềm một cửa, tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.

Điều 15. Việc ứng dụng phần mềm một cửa tại các đơn vị, là một trong những nội dung của công tác kiểm tra cải cách hành chính, kiểm soát thủ tục hành chính trên địa bàn tỉnh An Giang.

Điều 16. Sở Thông tin và Truyền thông là cơ quan chủ trì kiểm tra, giám sát đề xuất Ban Chỉ đạo Chương trình cải cách hành chính tỉnh hoặc Ban chỉ đạo công nghệ thông tin tỉnh về tình hình ứng dụng phần mềm một cửa, nhằm thực hiện đánh giá hoặc xét thi đua hàng năm của các đơn vị.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 17. Áp dụng chuyển tiếp

Trong trường hợp phần mềm một cửa hiện hành của các Sở, Ban, Ngành tỉnh, Ủy ban nhân các huyện, thị xã, thành phố chưa tuân thủ các quy định được ban hành tại quy chế này, các cơ quan có trách nhiệm nâng cấp, hoàn thiện về mặt kỹ thuật phần mềm trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày quy chế này có hiệu lực.

Điều 18. Các đơn vị trong quá trình triển khai ứng dụng các phần mềm một cửa phải tuân thủ những quy định của Quy chế này.

Điều 19. Trong quá trình thực hiện có khó khăn, vướng mắc hoặc kiến nghị bổ sung, các đơn vị kịp thời báo cáo về Sở Thông tin và Truyền thông để trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét giải quyết./.

PHỤ LỤC

Kèm theo Quyết định số 44/2014/QĐ-UBND ngày 29/12/2014

PHIẾU NHẬN HỒ SƠ VÀ TRẢ KẾT QUẢ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

I. PHẦN TIẾP NHẬN

1. Tổ chức hoặc người đứng tên trong hồ sơ: ....................

2. Nhận hồ sơ của: ....................

(Nếu người được ủy quyền, gửi kèm theo giấy ủy quyền theo quy định)

3. Địa chỉ:………… ............... ............... ............... ............... ............... ...............…………;

4. Điện thoại:................. ............... ......................; Thư điện tử (email) (nếu có):...... ...............;

5. Hồ sơ thủ tục: ............... ............... ............... ............... ...............

6. Ngày nhận hồ sơ:

7. Ngày hẹn trả kết quả TTHC:

8. Ngày hẹn khác để trả kết quả, nếu đến ngày hẹn trên mà chưa có kết quả:……... (để trống ghi tay);

9. Thành phần, số lượng hồ sơ gồm: (Mục này thiết kế phần mềm sẽ liệt kê toàn bộ các giấy tờ của TTHC – như trong bộ thủ tục hành chính đã được Chủ tịch UBND tỉnh ban hành)

* Thành phần hồ sơ, gồm có:

1) …........

2).............

* Số lượng hồ sơ:..........(bộ).

10. Phí thủ tục hành chính (nếu có): …….(VNĐ).

Lưu ý: Khi nhận kết quả, phải nộp lại Phiếu này cho cơ quan tiếp nhận hồ sơ (để lưu).

II. PHẦN TRẢ KẾT QUẢ

1. Ngày….. tháng …..năm…………………………………………......

2. Trả kết quả cho:………………………………………..……………

3. Kết quả TTHC gồm: (Mục này thiết kế phần mềm sẽ liệt kê toàn bộ các giấy tờ kết quả của TTHC – như trong bộ thủ tục hành chính đã được Chủ tịch UBND tỉnh ban hành)

1) …........

2).............

4. Người nhận kết quả đã nộp giấy tờ gồm:

1) …........(bản gốc hoặc bản sao)

2)............. (bản gốc hoặc bản sao)

Đến thời hạn giải quyết thủ tục hành chính ghi trong phiếu hẹn, nhưng chưa có kết quả hoặc cán bộ, công chức có hành vi yêu cầu nộp thêm các loại giấy tờ ghi trong phiếu hoặc phản ánh về thái độ giao tiếp, ứng xử của cán bộ, công chức, vui lòng liên hệ:

- Thủ trưởng đơn vị:…………………………..

- Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính thuộc Sở Tư pháp: Thư điện tử (email): thutuchanhchinh@angiang.gov.vn, điện thoại: 0763.957006.

- Thường trực Tổ Kiểm tra Công vụ tỉnh thuộc Sở Nội vụ: Thư điện tử (email): kiemtracongvu@angiang.gov.vn, điện thoại: 0763.957049.

- Địa chỉ trên Internet để tra cứu tình trạng hồ sơ: http://motcua.angiang.gov.vn; Tổng đài tra cứu tình trạng hồ sơ: ……………….

- Địa chỉ trên Internet để tra cứu thủ tục hành chính: http://www.angiang.gov.vn;

- Tổng đài tra cứu tình trạng hồ sơ: ……………………………………………