Quyết định 429/QĐ-UBND năm 2022 về Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình tỉnh Vĩnh Phúc
| Số hiệu | 429/QĐ-UBND |
| Ngày ban hành | 03/03/2022 |
| Ngày có hiệu lực | 03/03/2022 |
| Loại văn bản | Quyết định |
| Cơ quan ban hành | Tỉnh Vĩnh Phúc |
| Người ký | Vũ Chí Giang |
| Lĩnh vực | Công nghệ thông tin |
|
ỦY BAN NHÂN DÂN |
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 429/QĐ-UBND |
Vĩnh Phúc, ngày 03 tháng 3 năm 2022 |
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TỈNH VĨNH PHÚC
CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH PHÚC
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006; Luật An toàn thông tin mạng ngày 19 tháng 11 năm 2015;
Căn cứ Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn thông tin theo cấp độ;
Căn cứ Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 03/2017/TT-BTTTT ngày 24 tháng 4 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông Quy định chi tiết và hướng dẫn một số điều của Nghị định Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn thông tin theo cấp độ;
Căn cứ Thông tư số 27/2017/TT-BTTTT ngày 20 tháng 10 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về quản lý, vận hành, kết nối, sử dụng và bảo đảm an toàn thông tin trên mạng truyền số liệu chuyên dùng của các cơ quan Đảng, Nhà nước; Thông tư số 12/2019/TT-BTTTT ngày 05 tháng 11 năm 2019 của Bộ Thông tin và Truyền thông sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 27/2017/TT-BTTTT;
Căn cứ Quyết định số 1594/QĐ-BTTTT ngày 13 tháng 10 năm 2021 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc ban hành Quy trình tạm thời Tổ chức, vận hành hệ thống Hội nghị truyền hình kết nối từ Chính phủ đến cấp xã;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 17/TTr-STTTT ngày 24 tháng 02 năm 2022.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình tỉnh Vĩnh Phúc kèm theo Quyết định này.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông; Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; Chủ tịnh Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
KT. CHỦ TỊCH |
QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ
TRUYỀN HÌNH TỈNH VĨNH PHÚC
(Ban hành kèm theo Quyết định số 429/QĐ-UBND ngày 03 tháng 3 năm 2022 của Ủy
ban nhân dân tỉnh Vĩnh Phúc)
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
a) Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này áp dụng cho việc Quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình (HNTH) để phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành từ Chính phủ đến cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã.
b) Đối tượng áp dụng
- Các đơn vị đầu mối tại các cơ quan liên quan đến hệ thống HNTH trên địa bàn tỉnh gồm: Văn phòng Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông (TT&TT), các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố, UBND các xã, phường, thị trấn và các đơn vị liên quan.
|
ỦY BAN NHÂN DÂN |
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 429/QĐ-UBND |
Vĩnh Phúc, ngày 03 tháng 3 năm 2022 |
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TỈNH VĨNH PHÚC
CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH PHÚC
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006; Luật An toàn thông tin mạng ngày 19 tháng 11 năm 2015;
Căn cứ Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn thông tin theo cấp độ;
Căn cứ Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 03/2017/TT-BTTTT ngày 24 tháng 4 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông Quy định chi tiết và hướng dẫn một số điều của Nghị định Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn thông tin theo cấp độ;
Căn cứ Thông tư số 27/2017/TT-BTTTT ngày 20 tháng 10 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về quản lý, vận hành, kết nối, sử dụng và bảo đảm an toàn thông tin trên mạng truyền số liệu chuyên dùng của các cơ quan Đảng, Nhà nước; Thông tư số 12/2019/TT-BTTTT ngày 05 tháng 11 năm 2019 của Bộ Thông tin và Truyền thông sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 27/2017/TT-BTTTT;
Căn cứ Quyết định số 1594/QĐ-BTTTT ngày 13 tháng 10 năm 2021 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc ban hành Quy trình tạm thời Tổ chức, vận hành hệ thống Hội nghị truyền hình kết nối từ Chính phủ đến cấp xã;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 17/TTr-STTTT ngày 24 tháng 02 năm 2022.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình tỉnh Vĩnh Phúc kèm theo Quyết định này.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông; Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; Chủ tịnh Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
KT. CHỦ TỊCH |
QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ
TRUYỀN HÌNH TỈNH VĨNH PHÚC
(Ban hành kèm theo Quyết định số 429/QĐ-UBND ngày 03 tháng 3 năm 2022 của Ủy
ban nhân dân tỉnh Vĩnh Phúc)
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
a) Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này áp dụng cho việc Quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình (HNTH) để phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành từ Chính phủ đến cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã.
b) Đối tượng áp dụng
- Các đơn vị đầu mối tại các cơ quan liên quan đến hệ thống HNTH trên địa bàn tỉnh gồm: Văn phòng Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông (TT&TT), các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố, UBND các xã, phường, thị trấn và các đơn vị liên quan.
- Các doanh nghiệp viễn thông tham gia vào hoạt động kết nối HNTH
- Hội nghị truyền hình: là hình thức thiết lập phiên hội nghị sử dụng hệ thống thiết bị, công nghệ để truyền tải hình ảnh, âm thanh giữa các phòng họp tại các địa điểm khác nhau (các điểm cầu) thông qua mạng viễn thông giúp các đại biểu tham gia có thể tương tác với nhau.
- Hệ thống HNTH từ Chính phủ đến cấp xã: là hệ thống liên kết giữa các hệ thống HNTH của các cơ quan, đơn vị để kết nối từ Chính phủ liên thông 4 cấp hành chính phục vụ chỉ đạo, điều hành.
Các điểm cầu trong HNTH bao gồm:
+ Cấp Trung ương: các điểm cầu tại: Văn phòng Chính phủ, Phòng làm việc của Thủ tướng Chính phủ, các Phó Thủ tướng Chính phủ, các bộ, ngành Trung ương;
+ Cấp tỉnh: các điểm cầu tại UBND tỉnh và các sở, ban, ngành;
+ Cấp huyện: điểm cầu tại UBND các huyện, thành phố;
+ Cấp xã: điểm cầu tại UBND các xã, phường, thị trấn.
- Hệ thống điều khiển kết nối đa điểm: là hệ thống kỹ thuật, công nghệ được sử dụng để thiết lập các phiên HNTH và kết nối hình ảnh, âm thanh cho việc tương tác giữa các điểm cầu.
+ Hệ thống MCU trung tâm: là hệ thống MCU kết nối các điểm cầu chủ tọa và các hệ thống MCU vệ tinh nhằm thiết lập HNTH đến cấp xã.
+ Hệ thống MCU vệ tinh là hệ thống MCU kết nối điểm cầu nội tỉnh, hệ thống MCU của doanh nghiệp viễn thông kết nối đến cấp huyện, cấp xã.
+ Cascade hệ thống: là phương án kỹ thuật để mở rộng số lượng kết nối các điểm cầu thông qua việc liên kết giữa các hệ thống kết nối đa điểm MCU.
+ Chuyển tiếp tín hiện 2 chiều: là kỹ thuật chuyển tiếp tín hiệu từ 01 điểm cầu cấp tỉnh đến cấp huyện, cấp xã thông qua ma trận điều khiển âm thanh, hình ảnh.
- VCS: là thiết bị đầu cuối chuyên dụng HNTH.
- Phòng họp trực tuyến: là phòng họp tại các điểm cầu được bố trí tại trụ sở của cơ quan và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về thiết bị, kết nối để phục vụ các phiên họp HNTH.
- Thời gian kết nối điểm cầu trong phiên họp: là khoảng thời gian để thiết lập kết nối cho phép tương tác 2 chiều giữa điểm cầu chính và các điểm cầu vệ tinh trong phiên họp.
- Đơn vị quản lý hệ thống HNTH: là đơn vị chủ trì, trực tiếp vận hành, tổ chức các phiên họp HNTH liên thông 4 cấp, bao gồm: Văn phòng UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông, Doanh nghiệp viễn thông được giao trách nhiệm triển khai hệ thống.
- Cán bộ kỹ thuật điều khiển MCU: là công chức, viên chức, người lao động tại các cơ quan nhà nước và nhân viên kỹ thuật của các doanh nghiệp được phân công vận hành hệ thống điều khiển MCU.
- Đơn vị quản lý, vận hành phòng họp: là đơn vị được phân công quản lý, vận hành thiết bị phòng họp các cấp.
- Cán bộ quản lý, vận hành phòng họp: là công chức, viên chức, người lao động tại các cơ quan nhà nước được phân công quản lý, vận hành hệ thống thiết bị tại các phòng họp.
- Tận dụng tối đa các hệ thống HNTH hiện có tại các địa phương, doanh nghiệp để bảo đảm hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả đầu tư.
- Các đơn vị chủ quản các hệ thống HNTH chịu trách nhiệm triển khai phương án bảo đảm an toàn thông tin.
Điều 5. Các yêu cầu về bảo đảm an toàn thông tin
- Hệ thống thông tin phục vụ HNTH của địa phương và doanh nghiệp kết nối mạng truyền số liệu chuyên dùng: Phải được triển khai phương án bảo đảm an toàn thông tin đáp ứng quy định tại khoản 3, Điều 9 Thông tư số 03/2017/TT-BTTTT ngày 24/4/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông và tiêu chuẩn TCVN 11930:2017; Có cổng kết nối đáp ứng các yêu cầu an toàn quy định tại Thông tư 12/2019/TT-BTTTT ngày 05/11/2019 của Bộ Thông tin và Truyền thông.
- Thiết lập cơ chế bảo đảm an toàn thông tin trong vận hành điều khiển hệ thống MCU, thiết bị liên quan (chỉ mở các cổng kết nối, dịch vụ cần thiết; cập nhật bản vá bảo mật trước khi đưa vào sử dụng; sử dụng cơ chế mã hóa tiêu chuẩn để truy cập điều khiển từ xa; phân quyền truy cập phù hợp cho người vận hành, điều khiển ...).
- Chủ quản và đơn vị vận hành hệ thống HNTH của địa phương và doanh nghiệp chịu trách nhiệm về bảo đảm chất lượng, an toàn thông tin đối với hệ thống điều khiển MCU, đường truyền (kênh riêng hoặc Internet có sử dụng VPN/mã hoá) và thiết bị HNTH tại các điểm cầu do đơn vị mình đảm nhiệm.
- Tuân thủ tuyệt đối kịch bản phiên họp và điều hành từ điểm cầu chính, bảo mật thông tin đối với các phiên họp không được phổ biến nội dung cuộc họp ra bên ngoài.
Điều 6. Quy trình và phân công trách nhiệm tổ chức họp trên hệ thống Hội nghị truyền hình
1. Đối với các phiên họp theo kế hoạch do cơ quan Trung ương chủ trì họp với cấp tỉnh, huyện và cấp xã; hoặc do UBND tỉnh chủ trì họp với cấp huyện, xã.
Trình tự thực hiện
|
Bước |
Nội dung |
Đơn vị thực hiện |
Thời gian thực hiện |
|
1 |
Căn cứ Kế hoạch, Văn phòng UBND tỉnh gửi văn bản tổ chức phiên họp Văn phòng UBND tỉnh là đầu mối thông báo, gửi văn bản yêu cầu của phiên họp HNTH đến các đơn vị liên quan |
Văn phòng UBND tỉnh |
Ngay khi Văn phòng UBND tỉnh có văn bản |
|
2 |
Tiếp nhận, xử lý thông tin Văn phòng UBND chỉ đạo đơn vị tiếp nhận, xử lý thông tin phiên họp và thông báo cho đơn vị quản lý hệ thống HNTH: + Thời gian tổng duyệt, thời gian tổ chức chính thức. + Số lượng, danh sách các điểm cầu. + Kịch bản phiên họp. + Yêu cầu các điểm cầu cử cán bộ phối hợp thiết lập phòng họp, kiểm thử chất lượng. |
Văn phòng UBND tỉnh/ Sở TT&TT/Các điểm cầu HNTH |
Văn phòng UBND tỉnh xử lý thông tin và gửi cho đầu mối các đơn vị 15 phút sau khi nhận được yêu cầu |
|
3 |
Xây dựng và thống nhất phương án tổ chức thực hiện Phương án bao gồm: - Bảo đảm kết nối giữa các hệ thống HNTH. - Tổng hợp thông tin MCU phục vụ phiên họp. - Quy hoạch kết nối Cascade giữa các hệ thống bảo đảm ổn định hiệu năng hệ thống, hạn chế tối đa qua nhiều cấp kết nối cascade và thuận lợi cho việc vận hành. - Bảo đảm kênh truyền, thiết bị các điểm cầu tham gia phiên họp. - Bảo đảm an toàn thông tin: giám sát các sự kiện, nguy cơ mất an toàn thông tin của hệ thống và có phương án xử lý trước phiên tổng duyệt và phục vụ chính thức. |
Văn phòng UBND tỉnh/Sở TT&TT, đơn vị quản lý hệ thống HNTH |
Hoàn thành trước phiên tổng duyệt |
|
4 |
Tổ chức kết nối và kiểm tra kỹ thuật các điểm cầu nội bộ a) Kiểm tra điểm cầu cấp tỉnh với các điểm cầu các cấp - Các đơn vị sẵn sàng trang thiết bị, bố trí cán bộ quản lý, vận hành phòng họp phục vụ kiểm tra kỹ thuật theo phương án, kịch bản đã xây dựng. - Văn phòng UBND tỉnh chủ trì thực hiện kết nối, kiểm tra điểm cầu cấp tỉnh với điểm cầu cấp huyện, cập nhật kết quả kiểm tra. - Sở TT&TT chủ trì kiểm tra điểm cầu cấp xã - Giám sát, bảo đảm hệ thống MCU, các điểm cầu hoạt động ổn định. b) Kiểm tra kỹ thuật nội bộ tại các địa phương - Các đơn vị sẵn sàng trang thiết bị, bố trí cán bộ quản lý, vận hành phòng họp phục vụ kiểm tra kỹ thuật nội bộ theo phương án, kịch bản đã xây dựng. - Thiết lập kết nối và kiểm tra tất cả các điểm cầu thuộc địa bàn phân công, bảo đảm chất lượng trước khi kết nối với MCU của Văn phòng UBND tỉnh. - Giám sát, bảo đảm hệ thống HNTH địa phương hoạt động ổn định, sẵn sàng kết nối với MCU của Văn phòng UBND tỉnh. - Cập nhật kết quả kiểm tra vào mẫu tổng hợp thông tin. - Cung cấp cho Văn phòng UBND tỉnh/ Sở Thông tin và Truyền thông danh sách đầu mối quản lý, vận hành phòng họp trực tiếp tại các điểm cầu và cán bộ kỹ thuật điều khiển MCU, thông tin kết nối. |
Văn phòng UBND tỉnh, Sở TTTT, các đơn vị quản lý hệ thống HNTH, đơn vị quản lý, vận hành phòng họp |
Tùy theo quy mô của từng phiên họp cụ thể, bảo đảm hoàn thành tổng duyệt nội bộ tối thiểu 02 giờ trước thời điểm phiên họp chính thức diễn ra |
|
5 |
Kết nối phiên họp với đầy đủ các điểm cầu Văn phòng UBND tỉnh tổ chức kết nối toàn bộ hệ thống, bao gồm: - Kết nối MCU của các đơn vị (Slaves) vào hệ thống MCU của Văn phòng UBND tỉnh (Master). Việc kết nối các hệ thống MCU hoàn thành tối thiểu 02 giờ trước thời điểm phiên họp chính thức diễn ra. - Các đơn vị quản lý HNTH thiết lập Layout ở các MCU thành phần (Slaves) hiển thị 01 điểm cầu toàn màn hình để đẩy lên màn hình điểm cầu chính và tập trung theo dõi việc điều hành kỹ thuật từ điểm cầu Văn phòng UBND tỉnh. - Văn phòng UBND tỉnh tiến hành kiểm thử từ điểm cầu chính đến 1 số các điểm cầu cấp huyện. - Sở TT&TT tiến hành kiểm thử từ điểm cầu chính đến 1 số các điểm cầu cấp xã. - Đối với các điểm cầu chưa đạt chất lượng, các đơn vị phụ trách điểm cầu đó thực hiện kiểm thử lại nội bộ, xử lý các sự cố, vấn đề phát sinh trước khi phiên họp chính thức diễn ra. - Các đơn vị bảo đảm hệ thống hoạt động ổn định, sẵn sàng phục vụ phiên họp. |
Văn phòng UBND tỉnh/Sở TT&TT, đơn vị quản lý hệ thống HNTH, đơn vị quản lý, vận hành phòng họp |
Việc kết nối các hệ thống MCU với nhau ngay sau khi tổng duyệt nội bộ các hệ thống hoàn thành. Tiến hành kiểm thử với các điểm cầu bảo đảm hệ thống sẵn sàng trước thời điểm phiên họp chính thức diễn ra 30 phút |
|
6 |
Phục vụ phiên họp chính thức - Các đơn vị tổ chức giám sát hệ thống HNTH, điểm cầu do đơn vị phụ trách, tuân thủ tuyệt đối kịch bản phiên họp, đầu mối các đơn vị liên tục cập nhật, báo cáo các vấn đề phát sinh trong quá trình diễn ra cuộc họp. - Cán bộ kỹ thuật điều khiển MCU và cán bộ quản lý, vận hành phòng họp tuân thủ theo quy định về vận hành cuộc họp trực tuyến như sau: + Tập trung chú ý hoàn toàn vào chương trình, diễn biến trong suốt thời gian cuộc họp diễn ra. + Cán bộ kỹ thuật điều khiển MCU các đơn vị tuyệt đối tập trung, lắng nghe yêu cầu kết nối của chủ tọa để bảo đảm thời gian kết nối điểm cầu cấp tỉnh, huyện, xã với điểm cầu chính trong vòng 30 giây kể từ khi có yêu cầu. + Trong thời gian diễn ra phiên họp nếu cuộc gọi bị ngắt hoặc thấy chất lượng dịch vụ suy giảm, các đơn vị phải xử lý khắc phục ngay và thông báo tới Văn phòng UBND tỉnh /Sở TT&TT. + Khi chủ tọa có yêu cầu kết nối đến một điểm cầu: ▪ Cán bộ kỹ thuật điều khiển MCU địa phương đưa hình ảnh, âm thanh điểm cầu đó về điểm cầu chính theo kết nối Cascade giữa MCU của đơn vị với MCU của Văn phòng UBND tỉnh. ▪ Cán bộ kỹ thuật điều khiển MCU của Văn phòng UBND tỉnh thiết lập layout hiển thị hình ảnh, âm thanh điểm cầu cần tương tác lên màn hình chủ tọa. + Cán bộ quản lý, vận hành phòng họp theo dõi nội dung phiên họp và chủ động bật/tắt micro, điều chỉnh hệ thống âm thanh, điều chỉnh camera tại điểm cầu của mình khi được gọi phát biểu. Đối với các điểm cầu sử dụng VCS chuyên dụng: Cần lưu một số vị trí quay của camera vào nút nhớ của điều khiển nhanh, như: Vị trí chủ tọa tại đầu cầu, bên trái, bên phải, phóng to, thu nhỏ,... khi đại biểu tại đơn vị phát biểu, ngay lập tức quay camera vào người đang phát biểu (trong quá trình diễn ra hội nghị có thể chuyển các vị trí camera để hình động thêm sinh động). |
Văn phòng UBND tỉnh/Sở TT&TT, đơn vị quản lý hệ thống HNTH, đơn vị quản lý, vận hành phòng họp |
Theo thời gian phiên họp |
|
7 |
Văn phòng UBND tỉnh/Sở TT&TT đầu mối tổng hợp, đánh giá chất lượng phiên họp. |
Văn phòng UBND tỉnh/Sở TT&TT, đơn vị quản lý hệ thống HNTH |
|
2. Đối với các phiên họp đột xuất
Trình tự thực hiện
|
Bước |
Nội dung |
Đơn vị thực hiện |
Thời gian thực hiện |
|
1 |
UBND tỉnh yêu cầu tổ chức phiên họp: Văn phòng UBND tỉnh là đầu mối thông báo qua email, điện thoại hoặc gửi văn bản yêu cầu của phiên họp HNTH đến các đơn vị liên quan. |
Văn phòng UBND tỉnh |
Ngay khi có thông tin |
|
2 |
Tiếp nhận, xử lý thông tin và thống nhất phương án triển khai - Văn phòng UBND tỉnh tiếp nhận, xử lý thông tin phiên họp và thông báo cho các đơn vị quản lý hệ thống HNTH: + Thời gian tổ chức chính thức. + Số lượng, danh sách các điểm cầu. + Kịch bản phiên họp. + Thời gian kết nối phiên họp. + Yêu cầu các điểm cầu bố trí cán bộ phối hợp thiết lập kết nối phòng họp - Văn phòng UBND tỉnh, các đơn vị quản lý hệ thống HNTH thống nhất phương án triển khai. |
Văn phòng UBND tỉnh /Sở TT&TT, đơn vị quản lý hệ thống HNTH, đơn vị quản lý, vận hành phòng họp |
Văn phòng UBND tỉnh xử lý thông tin và gửi đầu mối các đơn vị ngay khi nhận được yêu cầu. Các đơn vị có liên quan triển khai ngay công việc khi nhận thông tin từ Văn phòng UBND tỉnh |
|
3 |
Kết nối các điểm cầu và phục vụ phiên họp Văn phòng UBND tỉnh tổ chức kết nối toàn bộ hệ thống, bao gồm: - Văn phòng UBND tỉnh kết nối các điểm cầu cấp tỉnh, các đơn vị quản lý hệ thống HNTH kết nối các điểm cầu cấp huyện; Sở TTTT kết nối các điểm cầu cấp xã thuộc phạm vi quản lý. - Kết nối MCU của các đơn vị (Slaves) vào hệ thống MCU của Văn phòng UBND tỉnh (Master). - Các đơn vị quản lý HNTH thiết lập Layout ở các MCU thành phần (Slaves) hiển thị 01 điểm cầu toàn màn hình để đẩy lên màn hình điểm cầu chính và tập trung theo dõi việc điều hành kỹ thuật từ điểm cầu Văn phòng UBND tỉnh. - Các đơn vị tổ chức giám sát hệ thống HNTH, điểm cầu do đơn vị phụ trách, tuân thủ tuyệt đối kịch bản phiên họp, đầu mối các đơn vị liên tục cập nhật, báo cáo các vấn đề phát sinh trong quá trình diễn ra cuộc họp. - Cán bộ kỹ thuật điều khiển MCU và cán bộ quản lý, vận hành phòng họp tuân thủ theo quy định về vận hành cuộc họp trực tuyến như sau: + Tập trung chú ý hoàn toàn vào chương trình, diễn biến trong suốt thời gian cuộc họp diễn ra. + Cán bộ kỹ thuật điều khiển MCU các đơn vị tuyệt đối tập trung, lắng nghe yêu cầu kết nối của chủ tọa để bảo đảm thời gian kết nối điểm cầu cấp tỉnh, huyện, xã với điểm cầu chính trong vòng 30 giây kể từ khi có yêu cầu. + Trong thời gian diễn ra phiên họp nếu cuộc gọi bị ngắt hoặc thấy chất lượng dịch vụ suy giảm, các đơn vị phải xử lý khắc phục ngay và thông báo tới Văn phòng UBND tỉnh. + Khi chủ tọa có yêu cầu kết nối đến một điểm cầu: ▪ Cán bộ kỹ thuật điều khiển MCU địa phương đưa hình ảnh, âm thanh điểm cầu đó về điểm cầu chính theo kết nối Cascade giữa MCU của đơn vị với MCU của Văn phòng UBND tỉnh. ▪ Cán bộ kỹ thuật điều khiển MCU Văn phòng UBND tỉnh thiết lập layout hiển thị hình ảnh, âm thanh điểm cầu cần tương tác lên màn hình chủ tọa. + Cán bộ quản lý, vận hành phòng họp theo dõi nội dung phiên họp và chủ động bật/tắt micro, điều chỉnh hệ thống âm thanh, điều chỉnh camera tại điểm cầu của mình khi được gọi phát biểu. - Đối với các điểm cầu sử dụng VCS chuyên dụng: Cần lưu một số vị trí quay của camera vào nút nhớ của điều khiển nhanh, như: Vị trí chủ tọa tại đầu cầu, bên trái, bên phải, phóng to, thu nhỏ,... khi đại biểu tại đơn vị phát biểu, ngay lập tức quay camera vào người đang phát biểu (trong quá trình diễn ra hội nghị có thể chuyển các vị trí camera để hình động thêm sinh động) |
Văn phòng UBND tỉnh/Sở TT&TT, đơn vị quản lý hệ thống HNTH, đơn vị quản lý, vận hành phòng họp |
Hệ thống sẵn sàng trước thời điểm phiên họp chính thức diễn ra 30 phút |
|
4 |
Văn phòng UBND tỉnh / Sở TT&TT tổng hợp, đánh giá chất lượng phiên họp |
Văn phòng UBND tỉnh / Sở TT&TT, đơn vị quản lý HNTH |
|
3. Đối với các cuộc họp giữa các điểm cầu trong tỉnh
Trường hợp các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh có nhu cầu họp với cấp huyện, xã thông qua hệ thống HNTH thì kế hoạch, nội dung của cuộc họp này do thủ trưởng cơ quan, đơn vị chủ trì phiên họp và cơ quan, đơn vị liên quan là thành phần, điểm cầu dự họp chủ động để thực hiện.
Điều 7. Trách nhiệm quản lý và bảo quản các thiết bị đầu cuối và đường truyền của hệ thống HNTH
- Các thiết bị của hệ thống HNTH tỉnh là tài sản của Nhà nước, tài sản được giao cơ quan, đơn vị nào thì cơ quan, đơn vị đó tự chịu trách nhiệm quản lý, bảo vệ; không được sử dụng sai mục đích hoặc tự ý chuyển đổi vị trí các thiết bị khi không được sự đồng ý của Thủ trưởng cơ quan quản lý thiết bị.
- Các trang thiết bị thuộc Hệ thống HNTH đặt tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh được theo dõi, quản lý, sử dụng theo các quy định của Luật Quản lý, sử dụng tài sản công và các văn bản hướng dẫn hiện hành.
- Đường truyền tín hiệu phục vụ HNTH từ tỉnh đến các huyện là đường truyền luôn được ưu tiên cao nhất, chất lượng đường truyền phải luôn ổn định. Cơ quan, đơn vị nào được giao quản lý và vận hành hệ thống thiết bị có trách nhiệm phối hợp với đơn vị cung cấp đường truyền để được cung cấp đường truyền có tín hiệu tốt nhất.
- Cán bộ được giao quản lý, vận hành phòng họp HNTH tại các điểm cầu có trách nhiệm bảo quản toàn bộ hệ thống thiết bị đầu cuối phục vụ HNTH, phối hợp kịp thời với điểm cầu trung tâm trong quá trình chuẩn bị cũng như khi diễn ra HNTH.
- Thiết bị HNTH cần bảo quản cẩn thận, kỹ lưỡng. Trong quá trình vận hành thiết bị tại các điểm cầu cuối, nếu xảy ra sự cố kỹ thuật thì cán bộ vận hành báo cáo kịp thời; phối hợp với cán bộ kỹ thuật của trung tâm điều khiển để khắc phục và thông báo kịp thời cho cán bộ kỹ thuật của đơn vị cung cấp đường truyền về nguyên nhân, giải pháp, xác định thời gian khắc phục sự cố; báo cáo chủ trì cuộc họp tại điểm cầu mình phụ trách điều chỉnh nội dung, thời gian cho phù hợp với thực tế.
- Lập sổ theo dõi hệ thống HNTH, ghi chép đầy đủ thông tin về cán bộ kỹ thuật, chất lượng kết nối hệ thống truyền hình hội nghị; các lỗi xảy ra khi vận hành hệ thống và công tác xử lý, khắc phục lỗi (nếu có) để phục vụ công tác kiểm tra và duy tu, bảo dưỡng hệ thống.
- Chi phí thuê bao đường truyền: Đơn vị nào sử dụng, đơn vị đó tự chi trả.
- Chi phí dịch vụ hội nghị và các dịch vụ khác (nếu có):
+ Điểm cầu chủ tọa: Do cơ quan, đơn vị tổ chức cuộc họp chi trả cho doanh nghiệp được giao thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến cuộc họp HNTH.
+ Điểm cầu cuối: Do cơ quan, đơn vị quản lý điểm cầu cuối chi trả hoặc do thỏa thuận với cơ quan, đơn vị tổ chức cuộc họp.
Điều 9. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh
- Là đầu mối của UBND tỉnh cung cấp thông tin về kế hoạch tổ chức và yêu cầu kỹ thuật cho các phiên HNTH của UBND tỉnh.
- Là đầu mối tiếp nhận trực tiếp thông tin tổ chức phiên HNTH từ UBND tỉnh đến cấp dưới.
- Phối hợp với các đơn vị liên quan điều hành kỹ thuật, tổ chức triển khai các phiên HNTH của UBND tỉnh.
- Chủ trì xây dựng phương án kết nối giữa các hệ thống MCU của Văn phòng UBND tỉnh, MCU của các điểm cầu (do doanh nghiệp viễn thông được giao trách nhiệm vận hành).
- Tổ chức triển khai, điều hành và trực tiếp vận hành tại điểm cầu Trung tâm trong các phiên họp.
- Là đầu mối chủ trì tại tỉnh phối hợp, hỗ trợ đơn vị viễn thông triển khai HNTH đến các điểm cầu cuối.
- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan tổng hợp, đánh giá kết quả.
Điều 10. Sở Thông tin và Truyền thông
- Hướng dẫn triển khai phòng họp trực tuyến tại điểm cầu: Theo các tiêu chí, hướng dẫn kỹ thuật tại Văn bản số 2558/BTTTT-CBĐTW ngày 02/8/2019 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc công bố tài liệu hướng dẫn việc xây dựng, triển khai hạ tầng mạng và hệ thống thiết bị; tiêu chuẩn kỹ thuật kết nối các hệ thống HNTH; ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ các cuộc họp trực tuyến.
- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan kiểm tra định kỳ, đột xuất tại các điểm lắp đặt hệ thống HNTH; kịp thời phát hiện, khắc phục, xử lý thiếu sót trong quá trình quản lý, vận hành hệ thống.
Điều 11. Các sở, ban, ngành và UBND cấp huyện, cấp xã
- Chủ động trang bị thiết bị, phần mềm HNTH bảo đảm các tiêu chuẩn, kỹ thuật hoặc tiếp nhận, quản lý và sử dụng thiết bị phần mềm HNTH của điểm cầu cấp huyện, xã theo quy định.
- Phân công, bố trí nhân lực sẵn sàng 24/7 làm đầu mối, phối hợp với đơn vị quản lý HNTH tại địa phương trong việc triển khai vận hành, kết nối phòng họp tại cấp huyện, xã khi có yêu cầu.
Điều 12. Các doanh nghiệp viễn thông
- Xây dựng quy trình tổ chức, vận hành nội bộ của đơn vị và phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng quy trình tổ chức, vận hành, kiểm thử nội bộ địa phương cho các phiên HNTH từ UBND tỉnh đến cấp xã.
- Xây dựng phương án bảo đảm chất lượng, an toàn thông tin đối với hệ thống điều khiển MCU, đường truyền (kênh riêng hoặc Internet có sử dụng VPN/mã hoá) và thiết bị HNTH tại các điểm cầu do đơn vị vận hành, điều khiển.
- Phân công bố trí nhân lực sẵn sàng 24/7 làm đầu mối, phụ trách điều hành, giám sát việc triển khai phương án kết nối, kiểm thử, vận hành tại các điểm cầu HNTH của từng địa phương, đơn vị.
- Phân công và lập danh sách cán bộ quản lý, vận hành hệ thống HNTH cung cấp cho Văn phòng UBND tỉnh/Sở TT&TT biết để liên hệ đồng thời chịu trách nhiệm tổ chức, điều hành cán bộ kỹ thuật hỗ trợ tại các điểm cầu kịp thời và đảm bảo chất lượng.
Trên đây là Quy chế tổ chức, vận hành hệ thống Hội nghị truyền hình kết nối từ Chính phủ đến cấp xã trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc, yêu cầu các cơ quan, đơn vị, địa phương, các doanh nghiệp và cá nhân, tổ chức liên quan nghiêm túc thực hiện./.