Quyết định 347/QĐ-HQBĐ năm 2017 Quy chế công tác lưu trữ của Cục Hải quan tỉnh Bình Định

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CỤC HẢI QUAN TỈNH BÌNH ĐỊNH

CỤC TRƯỞNG CỤC HẢI QUAN TỈNH BÌNH ĐỊNH

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội vụ về việc Quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;

Căn cứ Quyết định số 1919/QĐ-BTC ngày 06 tháng 9 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Hải quan tỉnh, liên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

Căn cứ Quyết định số 1456/QĐ-TCHQ ngày 27 tháng 4 năm 2017 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan ban hành quy định về thực hiện phân cấp quản lý công chức, viên chức Tổng cục Hải quan;

Căn cứ Quyết định số 1468/QĐ-TCHQ ngày 28 tháng 4 năm 2017 của Tổng Cục trưởng Tổng cục Hải quan về việc ban hành Quy chế công tác lưu trữ của Tổng cục Hải quan;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Cục Hải quan tỉnh Bình Định,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo quyết định này Quy chế về công tác lưu trữ của Cục Hải quan tỉnh Bình Định.

Điều 2. Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 282/QĐ-HQBĐ ngày 11 tháng 9 năm 2014 của Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh Bình Định về việc ban hành Quy chế công tác lưu trữ của Cục Hải quan Bình Định và Quyết định số 24/QĐ-HQBĐ ngày 28 tháng 01 năm 2016 của Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh Bình Định về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế công tác Lưu trữ của Cục Hải quan tỉnh Bình Định.

Điều 3. Chánh Văn phòng, Trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục Hải quan Bình Định chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CỤC HẢI QUAN TỈNH BÌNH ĐỊNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 347/QĐ-HQBĐ ngày 28 tháng 7 năm 2017 của Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh Bình Định)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định các hoạt động về lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo của Cục Hải quan tỉnh Bình Định để thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định.

2. Quy chế này được áp dụng đối với các cá nhân, tổ chức, đơn vị thuộc và trực thuộc Cục Hải quan tỉnh Bình Định.

3. Các quy định khác về công tác lưu trữ chưa được chi tiết tại Quy chế này thống nhất thực hiện theo quy định của pháp luật Nhà nước và Quy chế lưu trữ của Tổng cục Hải quan.

Điều 2. Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác lưu trữ

1. Cục trưởng chịu trách nhiệm chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác lưu trữ trong toàn Cục.

2. Chánh Văn phòng Cục tham mưu, giúp Cục trưởng chỉ đạo thực hiện thống nhất quản lý công tác lưu trữ và làm đầu mối kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện công tác lưu trữ, gồm các nội dung sau:

a) Xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ quy định về công tác lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành, Bộ Tài chính, Tổng cục Hải quan;

b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác lưu trữ đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác lưu trữ theo thẩm quyền;

c) Phổ biến, quán triệt, kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các chế độ, quy định về lưu trữ đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục;

d) Phối hợp tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ đối với công chức, viên chức lưu trữ; thực hiện công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ;

đ) Thực hiện thống kê lưu trữ theo quy định; Tổ chức sơ kết, tổng kết, báo cáo đột xuất về công tác lưu trữ;

e) Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ tại Cục và các đơn vị thuộc và trực thuộc phù hợp với việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng mà Cục đang triển khai áp dụng.

3. Trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục chịu trách nhiệm chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác lưu trữ tại đơn vị.

4. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, người lao động

Trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác lưu trữ, mỗi cán bộ, công chức, người lao động phải thực hiện nghiêm túc các quy định của Tổng cục Hải quan về công tác lưu trữ và các nội dung quy định tại Quy chế này.

Mỗi cán bộ công chức khi thừa hành, thực hiện nhiệm vụ, giải quyết công việc liên quan đến công văn giấy tờ đều phải lập hồ sơ công việc; hoàn tất hồ sơ. Khi công việc kết thúc, mỗi cá nhân phải thống kê văn bản có trong hồ sơ (theo Mẫu số 1 Phụ lục I Quy chế công tác lưu trữ của Tổng cục Hải quan ban hành kèm theo Quyết định 1468/QĐ-TCHQ ngày 28/4/2017 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan), bàn giao cho người có trách nhiệm quản lý hồ sơ của đơn vị, đến thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Điều 3. Tổ chức lưu trữ

1. Tại Cục Hải quan tỉnh Bình Định: Bộ phận lưu trữ thuộc Văn phòng.

Cục Hải quan tỉnh Bình Định có Kho lưu trữ bảo quản hồ sơ, tài liệu của các đơn vị thuộc và trực thuộc và được gọi là Phông lưu trữ Cục Hải quan tỉnh Bình Định gồm tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình xây dựng và phát triển Cục.

2. Các đơn vị thuộc, trực thuộc Cục bố trí công chức lưu trữ chuyên trách hoặc bán chuyên trách (kiêm nhiệm) để quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị ở giai đoạn hiện hành.

Điều 4. Nhiệm vụ của lưu trữ

1. Lưu trữ Cục có nhiệm vụ:

a) Hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị, cá nhân trong cơ quan lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

b) Lập kế hoạch thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu đến hạn do các đơn vị giao nộp lưu vào lưu trữ cơ quan;

c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;

d) Bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan và các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội trong cơ quan;

đ) Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

e) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc danh mục nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử và tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của Cục trưởng;

g) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ, áp dụng quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN và ISO 9001 vào công tác lưu trữ.

2. Lưu trữ chuyên trách hoặc bán chuyên trách của các đơn vị thuộc, trực thuộc Cục có nhiệm vụ:

a) Tiếp nhận, sắp xếp, quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị ở giai đoạn hiện hành (khi chưa giao nộp cho lưu trữ cơ quan);

b) Lập danh mục hồ sơ, tài liệu của đơn vị và chuyển giao hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định.

Điều 5. Cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ

1. Công chức làm công tác lưu trữ chuyên trách phải có đủ tiêu chuẩn theo quy định, được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc.

2. Công chức làm công tác lưu trữ bán chuyên trách phải được bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và có kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc.

3. Công chức làm công tác lưu trữ chuyên trách và bán chuyên trách được hưởng các chế độ, quyền lợi theo quy định của Nhà nước, của Tổng cục Hải quan và được hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật.

Điều 6. Chính sách đối với hoạt động lưu trữ

Kinh phí cho công tác lưu trữ được lấy từ nguồn kinh phí Nhà nước do Tổng cục Hải quan giao cho đơn vị theo cơ chế khoán biên chế và kinh phí hoạt động hoặc từ nguồn kinh phí được cấp theo quy định. Những công việc được đầu tư kinh phí gồm:

1. Xây dựng mới, cải tạo kho bảo quản tài liệu lưu trữ, mua sắm, sửa chữa các trang thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ;

2. Chỉnh lý tài liệu;

3. Thực hiện các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ; nghiên cứu ứng dụng khoa học, công nghệ trong công tác lưu trữ và những hoạt động phục vụ hiện đại hóa công tác lưu trữ;

4. Sưu tầm tài liệu quý, hiếm về hải quan trong và ngoài nước;

5. Các hoạt động nghiệp vụ khác theo quy định.

Điều 7. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác lưu trữ

1. Mọi hoạt động của công tác lưu trữ phải được thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước: Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; Nghị định 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng 7 năm 2015 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện một số điều Nghị định 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và Thông tư số 161/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Tài chính quy định công tác bảo vệ bí mật Nhà nước của ngành Tài chính; Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước trên địa bàn tỉnh Bình Định ban hành kèm theo Quyết định số 07/2014/QĐ-UBND ngày 12 tháng 5 năm 2014 của Chủ tịch UBND tỉnh Bình Định và Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Cục Hải quan tỉnh Bình định ban hành kèm theo Quyết định số 475/QĐ-HQBĐ ngày 25 tháng 11 năm 2015 của Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh Bình Định.

2. Cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ phải có phẩm chất tốt, có tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức kỷ luật, ý thức cảnh giác giữ gìn bí mật nhà nước; trình độ chuyên môn nghiệp vụ, năng lực hoàn thành nhiệm vụ được giao và phải làm cam kết bảo vệ bí mật nhà nước bằng văn bản (theo Phụ lục I Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Cục Hải quan tỉnh Bình định) gửi về Văn phòng 01 bản lưu hồ sơ cán bộ và 01 bản lưu tại đơn vị.

Điều 8. Các hành vi bị nghiêm cấm

1. Chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

2. Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung, tài liệu lưu trữ.

3. Mua bán, chuyển giao, tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ dưới bất kỳ hình thức nào.

4. Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

5. Truy cập, thay đổi, giả mạo, sao chép, tiết lộ, gửi, hủy trái phép tài liệu lưu trữ điện tử; Tạo ra hoặc phát tán chương trình phần mềm làm rối loạn, thay đổi, phá hoại hệ thống điều hành hoặc có hành vi khác nhằm phá hoại phương tiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

Chương II

QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Mục 1. THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 9. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

1. Trách nhiệm của lưu trữ Cục

a) Định kỳ trong tháng 1 hàng năm, xây dựng kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;

b) Phối hợp với các đơn vị, cá nhân lập danh mục hồ sơ của từng đơn vị nhằm xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập; hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” theo Mẫu số 2 Phụ lục I Quy chế công tác lưu trữ của Tổng cục Hải quan ban hành kèm theo Quyết định 1468/QĐ-TCHQ ngày 28/4/2017;

c) Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu; tổ chức tiếp nhận, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với tài liệu thực tế và lập “Biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu lưu trữ” theo Mẫu số 4 Phụ lục I Quy chế công tác lưu trữ của Tổng cục Hải quan ban hành kèm theo Quyết định 1468/QĐ-TCHQ ngày 28/4/2017;

2. Trách nhiệm của các cá nhân, đơn vị

a) Trưởng các đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện việc lập hồ sơ và danh mục hồ sơ khi tiến hành giải quyết các công việc được giao của đơn vị;

b) Người làm lưu trữ hoặc văn thư đơn vị thực hiện lưu giữ hồ sơ một năm kể từ khi công việc kết thúc, hoàn thiện hồ sơ, lập danh mục hồ sơ, đến thời hạn giao nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định;

c) Trường hợp hồ sơ, tài liệu phải luân chuyển qua nhiều cá nhân, nhiều bộ phận thụ lý, giải quyết (tờ khai hải quan, hồ sơ xét hoàn thuế, hồ sơ theo dõi hàng tạm nhập tái xuất,...) thì cá nhân, bộ phận nào thụ lý, giải quyết cuối cùng có trách nhiệm quản lý hồ sơ và thực hiện nộp lưu;

d) Hồ sơ, tài liệu là tài sản quốc gia thuộc trách nhiệm quản lý của ngành Hải quan, không một cá nhân nào được chiếm giữ hồ sơ, tài liệu làm tài sản cá nhân hoặc chuyển sang cơ quan, đơn vị khác;

đ) Cán bộ, công chức có giữ hồ sơ, tài liệu, trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác phải bàn giao hồ sơ, tài liệu mình lưu giữ hoặc đang giải quyết cho đơn vị; chỉ sau khi cán bộ, công chức bàn giao hồ sơ, tài liệu và được Trưởng đơn vị xác nhận thì cơ quan tổ chức cán bộ mới trao quyết định.

3. Thủ tục giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với tài liệu lưu trữ bằng giấy và các vật mang tin khác, cụ thể:

a) Trách nhiệm đối với bên giao

a.1) Hồ sơ bàn giao bào Lưu trữ cơ quan phải được lập theo quy định tại Điều 28 Quy chế văn thư của Cục Hải quan tỉnh Bình Định;

a.2) Thống kê toàn bộ hồ sơ, tài liệu đến hạn giao nộp vào Mục lục hồ sơ, tài liệu theo mẫu số 2 Phụ lục I tại Quy chế công tác lưu trữ của Tổng cục Hải quan ban hành kèm theo Quyết định số 1468/QĐ-TCHQ ngày 28/4/2017 và thống kê hồ sơ, tài liệu còn thiếu hoặc hồ sơ, tài liệu xin giữ lại để phục vụ công tác (nếu có). Khi giao nộp phải chuyển Mục lục hồ sơ ,tài liệu bằng bản giấy và file mềm;

a.3) Vận chuyển hồ sơ, tài liệu đến kho lưu trữ cơ quan để làm thủ tục giao nộp;

a.4) Lập Phiếu đề nghị giao nộp tài liệu theo mẫu số 3 Phụ lục I tại Quy chế công tác lưu trữ của Tổng cục Hải quan ban hành kèm theo Quyết định số 1468/QĐ-TCHQ ngày 28/4/2017 đối với hồ sơ, tài liệu chưa có trong kế hoạch tiếp nhận của lưu trữ cơ quan hoặc chưa đến hạn giao nộp nhưng có nhu cầu giao nộp hoặc các đối tượng quy định tại điểm đ khoản 2 Điều 9 Quy chế này.

b) Trách nhiệm đối với bên nhận

Kiểm tra, đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu và tài liệu được giao nộp; tiếp nhận, lập Biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

Trường hợp hồ sơ chưa được lập đúng quy định, có trách nhiệm hướng dẫn cán bộ, công chức đơn vị có hồ sơ giao nộp sắp xếp hồ sơ, lập Mục lục hồ sơ, tài liệu đúng quy định trước khi làm thủ tục tiếp nhận.

Nếu phát hiện thiếu hồ sơ, tài liệu thì chỉ xác nhận đối với hồ sơ thực tế giao nộp, yêu cầu đơn vị bổ sung hồ sơ thiếu.

c) Mục lục hồ sơ, tài liệu và Biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu được lập thành 02 bản; bên giao giữ 01 bản, bên nhận giữ 01 bản.

Điều 10. Việc quản lý tài liệu của các đơn vị sáp nhập, chia tách, giải thể

1. Trường hợp một hoặc nhiều đơn vị được sáp nhập vào một đơn vị khác hoặc thành lập đơn vị mới thì các hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của đơn vị cũ phải chuyển giao lưu trữ cơ quan; các tài liệu chưa giải quyết xong sẽ do đơn vị mới tiếp nhận.

2. Trường hợp một đơn vị được chia thành nhiều đơn vị mới thì hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của đơn vị cũ được chuyển giao lưu trữ cơ quan; hồ sơ, tài liệu chưa giải quyết xong thuộc chức năng của đơn vị mới nào thì do đơn vị đó tiếp nhận.

3. Trường hợp đơn vị giải thể thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu phải chuyển giao cho lưu trữ cơ quan.

Điều 11. Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ cơ quan

1. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan được quy định như sau:

a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định tại điểm b, c khoản này.

b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.

c) Tài liệu phim ảnh, ghi âm, ghi hình và các tài liệu tương tự khác: sau 03 tháng kể từ ngày công việc kết thúc.

2. Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này thì phải lập danh mục hồ sơ xin giữ lại, có ý kiến phê duyệt của Trưởng đơn vị, xin ý kiến bằng văn bản và báo cáo Cục (qua Văn phòng). Thời hạn xin giữ lại không quá 02 năm (hai năm) kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

3. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:

a) Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành;

b) Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong;

c) Các văn bản, tài liệu, sách báo gửi để biết, để tham khảo hoặc do cá nhân tự thu thập.

Điều 12. Giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

1. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử: Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, lưu trữ cơ quan có trách nhiệm nộp tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử.

2. Trình tự, thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử

a) Tài liệu trước khi giao nộp phải được chỉnh lý và lập mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;

b) Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ của đơn vị theo quy định. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của đơn vị xem xét, thông qua Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và trình Cục trường quyết định;

c) Gửi kèm Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đề nghị Lưu trữ lịch sử kiểm tra, thẩm định;

d) Hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu sau khi có văn bản thẩm định của Lưu trữ lịch sử;

đ) Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu được lập thành 03 bản; đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử 02 bản;

e) Lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, hồ sơ được lưu trữ vĩnh viễn tại đơn vị thực hiện giao nộp.

Mục 2. CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

Điều 13. Chỉnh lý tài liệu

1. Trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý hồ sơ, tài liệu phạm vi quản lý.

2. Văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý hồ sơ, tài liệu tại lưu trữ cơ quan.

3. Nguyên tắc chỉnh lý

a) Không phân tán phông lưu trữ;

b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, lập mới hồ sơ) phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);

c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành tài liệu; đảm bảo logic và lịch sử của tài liệu.

4. Yêu cầu đối với tài liệu sau khi chỉnh lý

a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;

b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;

c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;

d) Lập các công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;

e) Lập danh mục tài liệu hết giá trị cần loại ra để hủy (nếu có);

f) Lập danh mục tài liệu bảo quản vĩnh viễn (nếu có);

g) Lập danh mục tài liệu lạc phông (nếu có);

h) Lập danh mục tài liệu bảo quản có thời hạn;

i) Tài liệu đưa lên giá được sắp xếp khoa học, có chỉ dẫn khai thác.

5. Thực hiện thuê dịch vụ chỉnh lý tài liệu

a) Phải thực hiện đúng các quy trình, thủ tục quy định của Luật Đấu thầu và pháp luật có liên quan;

b) Công ty thực hiện chỉnh lý phải bảo mật thông tin hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

c) Phải quản lý, giám sát chặt chẽ quá trình thực hiện và sản phẩm sau khi thuê chỉnh lý phải đáp ứng được các quy định của Nhà nước, của Bộ Tài chính;

d) Tài liệu sau chỉnh lý đảm bảo yêu cầu quy định tại khoản 3, khoản 4 Điều này và các quy định của Nhà nước, của Bộ Tài chính.

Điều 14. Xác định giá trị tài liệu

1. Xây dựng quy định thời hạn bảo quản tài liệu quy định tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan tổ chức; Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài chính quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành Tài chính và Quyết định số 888/QĐ-TCHQ ngày 26 tháng 3 năm 2014 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan ban hành quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của ngành Hải quan;

2. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được các yêu cầu sau:

a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn, tài liệu cần bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể;

b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.

Điều 15. Hội đồng xác định giá trị tài liệu

1. Nhiệm vụ của Hội đồng xác định giá trị tài liệu

Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu, giúp Cục trưởng trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu của Lưu trữ cơ quan giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

2. Thành phần Hội đồng

- Chủ tịch Hội đồng: Lãnh đạo Cục do Cục trưởng quyết định;

- Ủy viên: Lãnh đạo Văn phòng;

- Ủy viên: Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu;

- Ủy viên: Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị;

- Thư ký Hội đồng: Công chức Lưu trữ Cục.

3. Hội đồng làm việc theo phương thức

a) Từng thành viên hội đồng xem xét, nghiên cứu toàn bộ hồ sơ, tài liệu được trình ra Hội đồng gồm: Danh mục tài liệu nộp vào lưu trữ lịch sử (nếu có), danh mục bảo quản có thời hạn và danh mục tài liệu hết giá trị xin hủy. Đối với danh mục tài liệu hết giá trị nếu thấy cần thiết thì kiểm tra thực tế tài liệu;

b) Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số, các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp;

c) Thông qua biên bản, trình Cục trưởng quyết định.

4. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Cục trưởng quyết định lựa chọn tài liệu bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu giao nộp vào lịch sử và hủy tài liệu hết giá trị theo Điều 16 quy chế này.

Điều 16. Hủy tài liệu hết giá trị

1. Thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu

Cục trưởng quyết định hủy tài liệu hết giá trị của Cục sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bình Định.

2. Quy trình, thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị

a) Thẩm quyền thẩm định tài liệu hết giá trị xin hủy

a.1) Văn phòng tham mưu Cục trường lập và gửi hồ sơ xin ý kiến thẩm định của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bình Định.

a.2) Hồ sơ xin thẩm tra tài liệu hết giá trị xin hủy gồm các văn bản sau:

- Công văn đề nghị thẩm định tài liệu hết giá trị;

- Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

- Báo cáo chỉnh lý tài liệu;

- Danh mục tài liệu hết giá trị;

- Bản thuyết minh tài liệu xin hủy;

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị hồ sơ, tài liệu.

b) Căn cứ vào ý kiến thẩm định của cơ quan có thẩm quyền, Cục trưởng quyết định việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

c) Việc tiêu hủy tài liệu được thực hiện sau khi có quyết định bằng văn bản của cấp có thẩm quyền. Văn phòng thực hiện các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định.

d) Trình tự tiến hành tiêu hủy tài liệu

d.1) Đóng gói tài liệu hết giá trị;

d.2) Lập biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị giữa công chức lưu trữ Cục và cơ quan/cá nhân thực hiện tiêu hủy;

d.3) Tiến hành tiêu hủy, việc tiêu hủy phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và không thể khôi phục lại được;

d.4) Lập biên bản việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị có xác nhận của lãnh đạo Văn phòng, người được giao giám sát việc tiêu hủy và người thực hiện tiêu hủy.

3. Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị gồm:

a) Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

b) Báo cáo chỉnh lý tài liệu;

c) Danh mục tài liệu hết giá trị;

d) Bản thuyết minh tài liệu xin hủy;

đ) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị hồ sơ, tài liệu.

e) Công văn đề nghị thẩm định tài liệu hết giá trị của Cục;

g) Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;

h) Quyết định hủy tài liệu hết giá trị;

i) Biên bản bàn giao tài liệu hủy;

k) Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.

Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị do Lưu trữ cơ quan lập, phải được bảo quản vĩnh viễn.

4. Nghiêm cấm mọi cá nhân, đơn vị tự ý tiêu hủy tài liệu lưu trữ trái với quy định của pháp luật và tại Quy chế này dưới bất kỳ hình thức nào.

5. Các loại tài liệu tham khảo, bản nháp không có nhu cầu sử dụng, các đơn vị có thể tự hủy, thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm về hủy bỏ các loại giấy tờ này.

6. Mẫu văn bản liên quan đến tổ chức tiêu hủy tài liệu thực hiện theo mẫu số 5 đến mẫu số 12 Phụ lục 1 Quy chế công tác lưu trữ của Tổng cục Hải quan ban hành kèm theo Quyết định số 1468/QĐ-TCHQ.

Mục 3. THỐNG KÊ, BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 17. Thống kê nhà nước về công tác lưu trữ

1. Chế độ báo cáo thống kê công tác lưu trữ thực hiện theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội vụ về việc Quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ;

2. Báo cáo thống kê thực hiện như sau: Lưu trữ Cục tham mưu cho Cục lập báo cáo thống kê công tác lưu trữ gửi Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh và Văn phòng Tổng cục Hải quan trước ngày 15 tháng 01 hàng năm.

3. Ngoài báo cáo thống kê quy định tại khoản 2 Điều này, hàng năm Văn phòng tổng hợp số lượng tài liệu lưu trữ thuê dịch vụ chỉnh lý trong kỳ hạn năm báo cáo (từ ngày 01/01 đến hết 31/12) gửi về Văn phòng Tổng cục Hải quan trước ngày 31 tháng 01 năm kế tiếp của năm báo cáo.

Điều 18. Bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Tài liệu lưu trữ của cơ quan phải được bảo vệ an toàn trong kho lưu trữ. Kho lưu trữ phải đáp ứng tiêu chuẩn quy định tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng.

2. Hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp phải được giao nộp vào lưu trữ cơ quan và được tập trung bảo quản trong kho lưu trữ cơ quan. Kho lưu trữ cơ quan do Văn phòng quản lý, bảo quản hồ sơ, tài liệu thuộc Phông lưu trữ Cục Hải quan tỉnh Bình Định.

3. Chánh Văn phòng tham mưu cho Cục trưởng chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ gồm: Bố trí kho lưu trữ đúng tiêu chuẩn quy định, thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ, tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các trang thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.

4. Công chức lưu trữ có trách nhiệm bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ. Hồ sơ, tài liệu phải được bảo quản trong hộp (cặp) có dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định và sắp xếp theo trật tự, gọn gàng trên giá để dễ thấy, dễ lấy và dễ di chuyển khi cần thiết. Thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm số lượng, chất lượng tài liệu, thống kê đầy đủ và có sổ theo dõi việc xuất, nhập tài liệu trong kho lưu trữ (thực hiện theo mẫu số 13, 14 Phụ lục I Quy chế công tác lưu trữ của Tổng cục Hải quan ban hành kèm theo Quyết định số 1468/QĐ-TCHQ).

Vệ sinh kho tài liệu định kỳ 6 tháng/lần, tổ chức diệt côn trùng, nấm mốc và các tác nhân gây hư hỏng tài liệu tối thiểu 2 năm/lần.

5. Trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ ở giai đoạn hiện hành khi chưa giao nộp vào lưu trữ cơ quan.

Mục 4. TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 19. Nguyên tắc cung cấp hồ sơ, tài liệu lưu trữ

1. Cung cấp đúng đối tượng và đầy đủ thủ tục quy định tại Điều 20 Quy chế này;

2. Chỉ được cấp bản sao tài liệu, chứng thực lưu trữ đối với hồ sơ, tài liệu đang lưu trữ trong kho; người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cho phép sao tài liệu lưu trữ.

a) Việc sao tài liệu lưu trữ, chứng thực tài liệu lưu trữ phải đảm bảo trung thực, khách quan, chính xác. Người chứng thực phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực;

b) Bản sao tài liệu có chứng thực có giá trị như tài liệu lưu trữ gốc trong các quan hệ giao dịch;

c) Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính) không có chứng thực chỉ có giá trị thông tin tham khảo.

3. Khi có yêu cầu thay đổi, chỉnh sửa nội dung tài liệu, hồ sơ lưu trữ phải chuyển cho đơn vị ban hành hoặc đơn vị tham mưu ban hành giải quyết.

Điều 20. Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Đối tượng

a) Cán bộ công chức, đơn vị trong Cục;

b) Cá nhân, cơ quan, đơn vị ngoài Cục;

Cá nhân, cơ quan, đơn vị trong và ngoài Cục được phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ, các nhu cầu riêng chính đáng; phải chấp hành đúng Nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ. Văn phòng xây dựng Nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với các quy định tại Quy chế này và các văn bản pháp luật khác có liên quan.

2. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

a) Đối với cá nhân, đơn vị trong cơ quan: Phải có phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ, có xác nhận của Lãnh đạo đơn vị (theo Mẫu số 15 Phụ lục I Quy chế công tác lưu trữ của Tổng cục Hải quan ban hành kèm theo Quyết định số 1468/QĐ-TCHQ); trường hợp nghiên cứu chuyên đề phải có đề cương nghiên cứu;

b) Đối với cá nhân, đơn vị ngoài Ngành có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích công vụ phải văn bản yêu cầu hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác trong đó ghi rõ mục đích sử dụng tài liệu, được Lãnh đạo Cục phê duyệt.

c) Cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn đề nghị sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu, được Lãnh đạo Cục phê duyệt.

Điều 21. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Phục vụ nghiên cứu tài liệu tại chỗ, khai thác thông tin, dữ liệu trong hệ thống tài liệu lưu trữ điện tử;

2. Mượn tài liệu về phòng làm việc: Thời gian mượn tài liệu trong vòng 10 ngày làm việc phải hoàn trả; nếu công việc chưa giải quyết xong phải thông báo lại cho lưu trữ cơ quan biết để gia hạn nhưng thời gian giữ tài liệu không quá 30 ngày làm việc;

3. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực tài liệu lưu trữ

a) Việc sao tài liệu lưu trữ và chứng thực tài liệu lưu trữ do lưu trữ cơ quan thực hiện;

b) Sao tài liệu lưu trữ

b.1) Bản sao tài liệu lưu trữ là bản chụp nguyên văn tài liệu lưu trữ gốc do đơn vị đang quản lý và được đóng dấu “BẢN SAO”;

b.2) Bản sao phải được người có thẩm quyền quy định tại Điều 22 của Quy chế này ký xác nhận và đóng dấu của cơ quan.

c) Chứng thực tài liệu lưu trữ

c.1) Bản chứng thực lưu trữ là bản chụp nguyên văn toàn bộ hay một phần tài liệu lưu trữ gốc hoặc bản in từ bản số hóa tài liệu lưu trữ gốc do đơn vị quản lý.

c.2) Công chức lưu trữ xác nhận các thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ của tài liệu đang bảo quản tại lưu trữ cơ quan gồm: Tờ số, số hồ sơ, số mục lục hồ sơ, tên phông, ngày tháng năm chứng thực, số chứng thực được đăng ký trong Sổ cung cấp tài liệu lưu trữ. Các thông tin về chứng thực thực hiện theo quy định tại mẫu số 16 Phụ lục I Quy chế công tác lưu trữ của Tổng cục Hải quan ban hành kèm theo Quyết định số 1468/QĐ-TCHQ.

c.3) Công chức lưu trữ ghi đầy đủ thông tin vào mẫu dấu chứng thực đóng trên bản chụp, trình người có thẩm quyền quy định tại Điều 22 của Quy chế này ký xác nhận và đóng dấu của cơ quan.

d) Bản sao tài liệu lưu trữ và bản chứng thực lưu trữ có giá trị như tài liệu lưu trữ gốc trong các quan hệ, giao dịch.

4. Cấp bản chính: Theo yêu cầu của các cơ quan chức năng có thẩm quyền (như cơ quan điều tra, tòa án,...) yêu cầu cung cấp bản chính tài liệu đang lưu giữ thì lập biên bản và thực hiện bàn giao cho cơ quan chức năng theo quy định;

5. Xác minh thông tin liên quan đến tài liệu lưu trữ: Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tham mưu cho Lãnh đạo Cục trả lời yêu cầu xác minh những thông tin liên quan đến tài liệu lưu trữ.

Điều 22. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Đối với tài liệu mật, thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng thực hiện theo Quy định tại Thông tư số 161/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 31 tháng 10 năm 2014 về quy định công tác bảo vệ bí mật nhà nước của ngành Tài chính. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được quy định như sau:

1. Cục trưởng phê duyệt đối với tài liệu “Tuyệt mật”, “Tối mật”, “Mật” do Cục và các đơn vị trong Cục ban hành; phê duyệt đối với tài liệu “Tuyệt mật”, “Tối mật”, “Mật” do cơ quan, đơn vị khác ban hành và các loại tài liệu thường đang được lưu trữ tại Cục cung cấp cho các cá nhân, cơ quan, tổ chức, đơn vị trong và ngoài cơ quan.

2. Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan quyết định cung cấp tài liệu cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài (trừ tờ khai xuất cảnh, nhập cảnh và hồ sơ làm thủ tục hải quan của cơ quan, tổ chức, cá nhân đó và các quy định, cam kết thỏa thuận có quy định khác).

Điều 23. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Lưu trữ cơ quan phải có Nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ.

2. Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, công chức lưu trữ phải lập sổ theo dõi, sổ phải có các cột mục sau: cá nhân, cơ quan yêu cầu; tên hồ sơ, tài liệu cung cấp, hình thức cung cấp, ký nhận, ngày trả (đối với trường hợp mượn tài liệu). Sổ theo dõi cung cấp tài liệu lưu trữ thực hiện theo mẫu số 17 Phụ lục I Quy chế công tác lưu trữ của Tổng cục Hải quan ban hành kèm theo Quyết định số 1468/QĐ-TCHQ.

Điều 24. Mang tài liệu lưu trữ ra ngoài cơ quan

1. Các đơn vị, cá nhân được mang tài liệu lưu trữ (không bao gồm tài liệu mật) ra ngoài cơ quan để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác sau khi được cấp có thẩm quyền cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó.

2. Thẩm quyền cho phép mang tài liệu lưu trữ ra ngoài cơ quan

a) Cục trưởng phê duyệt cho phép mang tài liệu lưu trữ của cơ quan ra nước ngoài;

b) Lãnh đạo Cục phê duyệt cho mang tài liệu lưu trữ ra ngoài cơ quan để sử dụng trong nước.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 25. Khen thưởng

Tập thể, cá nhân có thành tích sau đây sẽ được xét khen thưởng theo quy định của Luật thi đua khen thưởng và các văn bản hướng dẫn thi hành:

1. Có thành tích tiêu biểu, xuất sắc trong công tác lưu trữ;

2. Phát hiện, tố giác kịp thời hành vi chiếm đoạt, làm hư hại hoặc tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ cơ quan.

Điều 26. Xử lý vi phạm

Tập thể, cá nhân vi phạm các quy định của Quy chế này và các quy định khác của pháp luật về lưu trữ, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 27. Tổ chức thực hiện

1. Chánh Văn phòng có trách nhiệm giúp Cục trưởng chỉ đạo, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này; định kỳ hoặc đột xuất tiến hành kiểm tra công tác lưu trữ tại các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục.

2. Trong quá trình thực hiện nếu văn bản dẫn chiếu tại Quy chế này được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế các văn bản mới thì áp dụng theo các văn bản mới. Nếu có phát sinh, vướng mắc, Trưởng các đơn vị phản ánh về Cục (qua Văn phòng) để tổng hợp, trình Cục trưởng xem xét, sửa đổi, bổ sung kịp thời./.