Quyết định 288/QĐ-HQĐT năm 2017 Quy chế công tác lưu trữ của Cục Hải quan Đồng Tháp

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CỤC HẢI QUAN ĐỒNG THÁP

CỤC TRƯỞNG CỤC HẢI QUAN ĐỒNG THÁP

Căn cứ Quyết định số 1919/QĐ-BTC ngày 06 tháng 9 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Hải quan tỉnh, liên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;

Căn cứ Quyết định số 888/QĐ-TCHQ ngày 26 tháng 3 năm 2014 của Tổng cục Hải quan quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của ngành Hải quan;

Căn cứ Quyết định số 77/QĐ-HQĐT ngày 10 tháng 3 năm 2016 của Cục Hải quan tỉnh Đồng Tháp ban hành Qui chế công tác bảo vệ bí mật Nhà nước của Cục Hải quan Đồng Tháp;

Căn cứ Quyết định số 1468/QĐ-TCHQ ngày 28 tháng 4 năm 2017 của Tổng cục Hải quan ban hành Quy chế công tác lưu trữ của Tổng cục Hải quan;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Cục,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác lưu trữ của Cục Hải quan Đồng Tháp.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 177/QĐ-HQĐT ngày 10 tháng 9 năm 2012 của Cục Hải quan Đồng Tháp.

Điều 3. Lãnh đạo các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục Hải quan Đồng Tháp chịu trách nhiệm tổ chức thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CỤC HẢI QUAN ĐỒNG THÁP
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 288/QĐ-HQĐT ngày 24 tháng 8 năm 2017 của Cục Hải quan Đồng Tháp)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định các hoạt động về lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo của Cục Hải quan Đồng Tháp (Cục) để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.

2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này được áp dụng đối với các cá nhân, đơn vị thuộc và trực thuộc Cục.

Công tác lưu trữ bao gồm các công việc: Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Cục.

3. Các quy định khác về công tác lưu trữ chưa được chi tiết tại Quy chế này thống nhất thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về công tác lưu trữ.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Tài liệu bao gồm: Văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác.

2. Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.

Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

3. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

4. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

5. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

6. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

7. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.

8. Chứng thực lưu trữ là xác nhận của cơ quan, tổ chức về nội dung thông tin hoặc bản sao tài liệu lưu trữ do Lưu trữ cơ quan đang quản lý.

9. Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.

10. Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

11. Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử.

Điều 3. Trách nhiệm đối với công tác lưu trữ

1. Cục trưởng có trách nhiệm chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác lưu trữ tại Cục.

a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành.

b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác lưu trữ đối với các đơn vị thuộc, trực thuộc Cục; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác lưu trữ theo thẩm quyền.

2. Chánh Văn phòng có trách nhiệm giúp Cục trưởng trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác lưu trữ trong toàn Cục; đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ cho các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục.

3. Lãnh đạo các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của Cục về công tác lưu trữ.

4. Mỗi công chức, nhân viên trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác lưu trữ phải thực hiện nghiêm các quy định của Cục về công tác lưu trữ.

Điều 4. Tổ chức lưu trữ

1. Tại Cục: Bộ phận Lưu trữ thuộc Văn phòng Cục; công chức thực hiện nhiệm vụ lưu trữ chuyên trách của Cục (lưu trữ Cục).

2. Tại các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục: Phân công công chức văn thư kiêm nhiệm nhiệm vụ lưu trữ, chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị ở giai đoạn hiện hành (lưu trữ đơn vị).

Điều 5. Nhiệm vụ của lưu trữ

1. Lưu trữ Cục có nhiệm vụ:

- Hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị, cá nhân trong Cục về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

- Lập kế hoạch thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu.

- Bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Cục.

- Tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

- Lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và đúng thành phần tài liệu nộp lưu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử.

- Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của Cục trưởng.

2. Lưu trữ đơn vị có nhiệm vụ:

- Tiếp nhận, sắp xếp, quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ của đơn vị ở giai đoạn hiện hành.

- Lập danh mục hồ sơ, tài liệu của đơn vị; chuyển giao hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Cục theo quy định.

Điều 6. Bảo vệ bí mật Nhà nước trong công tác lưu trữ

1. Mọi hoạt động trong công tác lưu trữ của Cục phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước: Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước, Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước, Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP, Thông tư số 161/2014/TT-BTC ngày 31/10/2014 của Bộ Tài chính Quy định công tác bảo vệ bí mật Nhà nước ngành Tài chính, Quyết định số 77/QĐ-HQĐT ngày 10/3/2016 của Cục ban hành Quy chế công tác bảo vệ bí mật Nhà nước của Cục Hải quan Đồng Tháp.

2. Công chức làm công tác lưu trữ chuyên trách, kiêm nhiệm phải làm cam kết bảo vệ bí mật Nhà nước bằng văn bản (theo Phụ lục I, Quyết định số 77/QĐ-HQĐT ngày 10/3/2016 của Cục) 01 bản lưu tại đơn vị, 01 bản gửi Phòng Tổ chức cán bộ - Thanh tra để lưu hồ sơ cán bộ.

Điều 7. Người làm lưu trữ

1. Công chức làm công tác lưu trữ chuyên trách phải có đủ các tiêu chuẩn theo quy định; được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng các chế độ, phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật.

2. Công chức được giao kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ phải được bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và những kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc.

Điều 8. Các hành vi bị nghiêm cấm trong công tác lưu trữ

1. Chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất tài liệu lưu trữ.

2. Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ.

3. Mua bán, chuyển giao, tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ.

4. Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

5. Mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài trái phép.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Mục 1. THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO KHO LƯU TRỮ CỤC

Điều 9. Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu nộp vào kho lưu trữ Cục

1. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu

a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc đối với hồ sơ công việc.

b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.

c) Sau 03 tháng, kể từ khi công việc kết thúc đối với các tài liệu phim ảnh, ghi âm, ghi hình và các tài liệu tương tự khác.

d) Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải làm văn bản kèm “Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại” gửi về Cục và phải được Cục trưởng đồng ý. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

2. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu

Bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:

a) Hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành.

b) Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong.

c) Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì).

d) Các văn bản, tài liệu, sách báo gửi để biết, để tham khảo.

Điều 10. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ Cục

1. Trách nhiệm lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu

a) Lãnh đạo các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục có trách nhiệm chỉ đạo tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ Cục; cụ thể:

- Phân công trách nhiệm cho công chức đơn vị lập hồ sơ về những việc mà đơn vị được giao chủ trì giải quyết.

- Tổ chức tiếp nhận hồ sơ của cá nhân sau khi giải quyết xong; quản lý hồ sơ của đơn vị khi chưa đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ Cục.

b) Công chức được giao theo dõi, giải quyết công việc có trách nhiệm lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Cục theo quy định hiện hành. Lập hồ sơ gồm các bước sau:

b1). Mở hồ sơ

Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của Cục đã được ban hành và căn cứ thực tế nhiệm vụ được giao, mỗi công chức lấy số lượng bìa hồ sơ tương ứng do Văn phòng cung cấp và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ như: Tên cơ quan, tên đơn vị lập hồ sơ, ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ (nên ghi bằng viết chì, khi công việc kết thúc mới ghi bằng bút mực). Bìa hồ sơ được thiết kế và in theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ.

b2). Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

- Thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm.

- Tài liệu đưa vào hồ sơ phải là bản chính, bản gốc, bản sao có giá trị như bản chính.

- Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu để đảm bảo sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.

b3). Kết thúc hồ sơ

- Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ kết thúc; người lập hồ sơ phải:

+ Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản có trong hồ sơ, nếu thiếu thì bổ sung.

+ Loại ra khỏi hồ sơ những bản thảo, bản trùng, bản nháp, bản chụp (nếu đã có bản chính), tài liệu tham khảo.

+ Sắp xếp các văn bản, tài liệu có trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả văn bản. Trường hợp hồ sơ có phim, ảnh thì bỏ vào bì thư; băng, đĩa thì bỏ vào hộp và để ở cuối hồ sơ. Nếu hồ sơ có khối lượng văn bản lớn thì chia thành nhiều tập để dễ bảo quản, mỗi tập dày không quá 3 cm (tương đương 300 tờ)

+ Đánh số tờ: Để cố định vị trí các văn bản có trong hồ sơ, không để thất lạc, dễ tìm kiếm; khi đánh số tờ phải dùng bút chì mềm, đánh ở phía trên góc phải của mỗi tờ giấy. Chỉ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 10 năm trở lên. Đối với hồ sơ tờ khai Hải quan, mỗi bộ tờ khai được xem như một tờ văn bản và đánh một số thứ tự. Đối với hồ sơ Sổ kế toán chi tiết hoặc Sổ nghiệp vụ Hải quan,... mỗi quyển sổ được xem như một tờ văn bản và đánh một số thứ tự.

+ Viết Mục lục văn bản: Chỉ thực hiện đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn (theo Danh mục hồ sơ của Cục).

+ Viết Chứng từ kết thúc: Chứng từ kết thúc là bản ghi chép những thông tin cần thiết về hồ sơ để phục vụ cho việc bảo quản hồ sơ đó. Tất cả hồ sơ đều phải lập Chứng từ kết thúc; người lập hồ sơ phải: Ghi tổng số tờ văn bản có trong hồ sơ, số lượng tờ mục lục hồ sơ, trạng thái vật lý của văn bản có trong hồ sơ, ngày tháng năm lập hồ sơ, họ tên người lập hồ sơ.

+ Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ (theo Danh mục hồ sơ của Cục).

+ Chỉnh sửa, hoàn thiện tiêu đề hồ sơ.

- Nếu hết năm mà công việc giải quyết chưa xong thì chưa thực hiện kết thúc hồ sơ và hồ sơ đó chuyển sang danh mục hồ sơ năm sau.

c) Lưu trữ đơn vị: Thực hiện lưu giữ hồ sơ trong thời hạn một năm kể từ ngày công việc kết thúc; hoàn thiện hồ sơ; thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” (theo Phụ lục I) và giao nộp vào lưu trữ Cục theo quy định.

d) Trường hợp hồ sơ, tài liệu phải luân chuyển qua nhiều cá nhân, đơn vị giải quyết thì đơn vị giải quyết cuối cùng có trách nhiệm lập hồ sơ, bảo quản, giao nộp hồ sơ về lưu trữ Cục theo quy định.

đ) Trường hợp nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác thì phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm. Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải được thống kê và lập biên bản giao nhận.

e) Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục là tài sản quốc gia thuộc trách nhiệm quản lý của ngành Hải quan, không một cá nhân nào được chiếm giữ làm tài sản của cá nhân hoặc chuyển sang cơ quan khác.

2. Trách nhiệm của lưu trữ Cục:

a) Hàng năm, lập Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ Cục.

b) Phối hợp với các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào kho lưu trữ Cục.

c) Hướng dẫn các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.

d) Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện bảo quản tài liệu để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các đơn vị giao nộp.

đ) Tổ chức tiếp nhận: Kiểm tra, đối chiếu giữa “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” với thực tế tài liệu; lập Biên bản giao nhận tài liệu (theo Phụ lục II)

3. Thủ tục giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ Cục đối với tài liệu lưu trữ giấy và vật mang tin khác

a) Trách nhiệm đối với bên giao:

- Thống kê toàn bộ hồ sơ, tài liệu đã đến hạn giao nộp vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; khi giao nộp hồ sơ, tài liệu phải chuyển Mục lục bằng văn bản giấy và file mềm.

- Vận chuyển hồ sơ, tài liệu đến nơi giao nộp.

b) Trách nhiệm đối với bên nhận:

- Lưu trữ Cục tiến hành kiểm tra, đối chiếu thống nhất với Bên giao về các nội dung của Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; tiếp nhận và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận tài liệu được lập thành 02 bản, bên giao giữ 01 bản, bên nhận giữ 01 bản.

- Trường hợp hồ sơ được lập chưa đúng quy định, lưu trữ Cục có trách nhiệm hướng dẫn sắp xếp, lập Mục lục hồ sơ đúng quy định trước khi làm thủ tục tiếp nhận.

- Nếu phát hiện thiếu hồ sơ, tài liệu thì xác nhận đối với số hồ sơ, tài liệu thực tế nộp hoặc yêu cầu đơn vị giao nộp bổ sung.

4. Thủ tục giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với tài liệu lưu trữ điện tử

a) Trách nhiệm chung:

Lưu trữ Cục và đơn vị giao nộp tài liệu thống nhất danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử nộp lưu; yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển dữ liệu.

b) Trách nhiệm của bên giao:

Giao nộp hồ sơ, tài liệu và dữ liệu đặc tả kèm theo đúng với Danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan theo thống nhất tại Điểm a, Khoản 4 Điều này.

c) Trách nhiệm của bên nhận:

- Kiểm tra để bảo đảm hồ sơ được nhận đủ và đúng theo Danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ, tài liệu;...

- Chuyển hồ sơ, tài liệu vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của cơ quan và thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng.

- Trường hợp tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng nhau thì thu thập cả hai loại.

- Lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử.

d) Đơn vị cá nhân chỉ được hủy hồ sơ, tài liệu điện tử do đơn vị, cá nhân quản lý sau khi việc giao nộp hồ sơ, tài liệu đã thành công.

Điều 11. Quản lý tài liệu của các đơn vị sáp nhập, chia tách, giải thể

1. Trường hợp một hoặc nhiều đơn vị được sáp nhập vào một đơn vị khác hoặc thành lập đơn vị mới thì hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của đơn vị cũ chuyển giao cho lưu trữ Cục quản lý; các hồ sơ, tài liệu chưa giải quyết xong sẽ do đơn vị mới tiếp nhận.

2. Trường hợp một đơn vị được chia thành nhiều đơn vị mới thì hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của đơn vị cũ chuyển giao cho lưu trữ Cục quản lý; các hồ sơ, tài liệu chưa giải quyết xong thuộc chức năng của đơn vị mới nào do đơn vị mới đó tiếp nhận.

3. Trường hợp đơn vị bị giải thể thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu của đơn vị đó phải chuyển giao cho lưu trữ Cục quản lý.

Mục 2. CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 12. Chỉnh lý tài liệu

1. Cục trưởng có trách nhiệm chỉ đạo Văn phòng tổ chức thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ của Cục.

2. Nguyên tắc chỉnh lý

a) Không phân tán phông lưu trữ.

b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);

c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của Cục, đơn vị hình thành tài liệu; đảm bảo tính logic, tính lịch sử của tài liệu.

3. Hồ sơ, tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu:

a) Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ

b) Được xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;

c) Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hóa;

d) Lập Mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, Mục lục hồ sơ bảo quản có thời hạn;

đ) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu.

e) Lập danh mục tài liệu hết giá trị.

4. Trường hợp thuê dịch vụ chỉnh lý tài liệu

a) Phải thực hiện đúng trình tự, thủ tục quy định của Luật Đấu thầu và pháp luật có liên quan trong lựa chọn nhà thầu.

b) Phải cử công chức quản lý, giám sát quá trình thực hiện chỉnh lý và chịu trách nhiệm về chất lượng tài liệu chỉnh lý đã được nghiệm thu.

c) Đơn vị thực hiện chỉnh lý phải bảo mật thông tin hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Cục.

d) Tài liệu sau chỉnh lý phải đảm bảo yêu cầu theo quy định tại Khoản 2, Khoản 3 Điều này.

Điều 13. Xác định giá trị tài liệu

1. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được yêu cầu sau:

a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn.

b) Xác định tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể.

c) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.

2. Các căn cứ để xác định giá trị tài liệu của Cục là Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài chính quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Bộ Tài chính; Quyết định số 888/QĐ-TCHQ ngày 26/3/2014 của Tổng cục Hải quan về việc ban hành Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của ngành Hải quan.

Áp dụng quy định thời hạn bảo quản chỉ được phép kéo dài thời hạn, không được rút ngắn thời hạn đối với các loại tài liệu đã quy định.

3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử

a) Tài liệu lưu trữ điện tử được xác định giá trị theo nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị nội dung như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác và phải đáp ứng các yêu cầu sau:

- Bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa trong tài liệu điện tử kể từ khi tài liệu lưu trữ điện tử được khởi tạo lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh.

- Thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.

b) Tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng các điều kiện quy định tại Điểm a, Khoản 3 Điều này có giá trị như bản gốc.

Điều 14. Hội đồng xác định giá trị tài liệu

1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Cục được thành lập để tham mưu cho Cục trưởng trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ Cục, lựa chọn tài liệu lưu trữ để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị.

2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Cục do Cục trưởng quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng bao gồm:

a) Chủ tịch Hội đồng: Phó Cục trưởng.

b) Thư ký Hội đồng: Công chức lưu trữ Cục.

c) Ủy viên: Lãnh đạo Văn phòng.

d) Ủy viên: Đại diện Lãnh đạo Phòng Nghiệp vụ.

đ) Ủy viên: Đại diện Lãnh đạo các đơn vị có tài liệu.

e) Ủy viên: Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị.

3. Phương thức làm việc của Hội đồng:

a) Từng thành viên Hội đồng xem xét, thông qua Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử (nếu có); Mục lục hồ sơ bảo quản có thời hạn; Danh mục tài liệu loại và kiểm tra thực tế tài liệu loại (nếu cần).

b) Hội đồng thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp.

c) Thông qua biên bản và trình Cục trưởng quyết định.

4. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Cục trưởng quyết định lựa chọn tài liệu lưu trữ để giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh; lựa chọn tài liệu lưu trữ bảo quản tại cơ quan; hủy tài liệu hết giá trị theo quy định tại Điều 15 của Quy chế này.

Điều 15. Hủy tài liệu hết giá trị

1. Thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Cục trưởng Cục Hải quan Đồng Tháp quyết định hủy tài liệu hết giá trị của Cục sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Sở Nội vụ tỉnh.

2. Thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị

a) Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Văn phòng Cục tham mưu cho Cục trưởng lập hồ sơ và gửi hồ sơ đề nghị Sở Nội vụ tỉnh Đồng Tháp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy. Hồ sơ đề nghị thẩm định tài liệu hết giá trị gồm có:

- Báo cáo chỉnh lý tài liệu.

- Danh mục tài liệu hết giá trị (theo Phụ lục III).

- Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị (theo Phụ lục IV).

- Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu (theo Phụ lục V).

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu (theo Phụ lục VI).

- Công văn đề nghị thẩm định tài liệu hết giá trị (theo Phụ lục VII).

b) Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Sở Nội vụ tỉnh Đồng Tháp, Cục trưởng quyết định việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị của Cục (theo Phụ lục VIII).

c) Văn phòng tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định.

d) Trình tự thực hiện tiêu hủy tài liệu

- Đóng gói tài liệu hết giá trị.

- Lập biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị giữa lưu trữ Cục và người thực hiện tiêu hủy (theo Phụ lục IX).

- Tiến hành tiêu hủy. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản có xác nhận của Lãnh đạo Văn phòng (theo Phụ lục X).

3. Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị của Cục do lưu trữ Cục lập và phải được bảo quản vĩnh viễn tại kho lưu trữ. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm có:

- Báo cáo chỉnh lý tài liệu.

- Danh mục tài liệu hết giá trị.

- Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị.

- Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

- Công văn về việc đề nghị thẩm định tài liệu hết giá trị của Cục.

- Công văn về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị của Sở Nội vụ tỉnh.

- Quyết định hủy tài liệu hết giá trị.

- Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.

4. Hủy tài liệu lưu trữ điện tử

a) Tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị được hủy theo thẩm quyền, thủ tục như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác hết giá trị.

b) Việc hủy tài liệu lưu trữ điện tử phải được thực hiện đối với toàn bộ hồ sơ thuộc Danh mục tài liệu hết giá trị đã được phê duyệt và phải bảo đảm thông tin đã bị hủy không thể khôi phục lại được.

Mục 3. GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ

Điều 16. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử

1. Thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử:

Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, Lưu trữ Cục có trách nhiệm tham mưu Cục trưởng giao nộp tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Tháp.

2. Thủ tục giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

a) Tài liệu trước khi giao nộp vào lưu trữ lịch sử phải được chỉnh lý.

b) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.

c) Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có).

d) Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Cục để xem xét, thông qua “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” nộp vào lưu trữ lịch sử và trình Cục trưởng quyết định.

đ) Gửi văn bản kèm theo “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” đề nghị Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Tháp kiểm tra, thẩm định.

đ) Hoàn thiện “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” sau khi có văn bản thẩm định của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Tháp. “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” được lập thành 03 bản: Lưu trữ Cục giữ 01 bản, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Tháp giữ 02 bản.

g) Vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp.

h) Giao nộp hồ sơ, tài liệu theo “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” đã được Cục trưởng phê duyệt sau khi có văn bản thẩm định của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Tháp.

3. Hồ sơ về việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh do lưu trữ Cục lập và phải được bảo quản vĩnh viễn tại kho lưu trữ.

Mục 4. THỐNG KÊ, BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 17. Thống kê công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ

1. Thống kê công tác lưu trữ bao gồm thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ và nhân sự làm công tác lưu trữ.

2. Chế độ báo cáo thống kê công tác lưu trữ thực hiện theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Cụ thể như sau:

a) Lưu trữ đơn vị: Thực hiện báo cáo thống kê năm đối với công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo biểu 02/CS kèm theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV gửi về Văn phòng Cục trước ngày 15/01 hàng năm.

b) Lưu trữ Cục: Thực hiện báo cáo thống kê tổng hợp công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo biểu 02/TH kèm theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV gửi về Sở Nội vụ tỉnh Đồng Tháp và Văn phòng Tổng cục Hải quan trước ngày 31/01 hàng năm.

3. Kèm theo báo cáo thống kê tổng hợp theo quy định tại Khoản 2 Điều này, lưu trữ Cục phải báo cáo số lượng tài liệu lưu trữ thuê dịch vụ chỉnh lý trong kỳ hạn năm báo cáo gửi về Văn phòng Tổng cục Hải quan trước ngày 31/01 hàng năm.

4. Kỳ hạn và hình thức gửi báo cáo thống kê định kỳ

a) Kỳ hạn báo cáo: 01 năm, tính từ ngày 01/01 - 31/12 của năm báo cáo.

b) Hình thức gửi báo cáo: Các báo cáo thống kê được thực hiện dưới hình thức văn bản giấy và file mềm dạng bảng tính Excel (gửi kèm thư điện tử).

5. Ngoài báo cáo thống kê theo định kỳ, lưu trữ Cục phải thực hiện báo cáo đột xuất khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

Điều 18. Bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Công chức được giao theo dõi, giải quyết công việc có trách nhiệm bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ cho đến khi giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan và tập trung bảo quản trong kho lưu trữ; tài liệu phải được bảo vệ an toàn.

3. Chánh Văn phòng tham mưu cho Cục trưởng chỉ đạo, thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: Bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; thực hiện các biện pháp phòng, chống côn trùng, nấm mốc và các tác nhân khác gây hư hỏng hồ sơ, tài liệu. Khi xây dựng kho lưu trữ mới phải đảm bảo tiêu chuẩn, kỹ thuật theo quy định của Bộ Nội vụ về kho lưu trữ chuyên dụng.

4. Lưu trữ Cục có trách nhiệm:

a) Bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ. Hồ sơ, tài liệu phải được bảo quản trong hộp (cặp) có dán nhãn ghi đầy đủ thông tin, sắp xếp theo quy định trên giá kệ để dễ thấy, dễ lấy và dễ di chuyển khi cần thiết.

b) Thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu.

c) Vệ sinh tài liệu, kho giá định kỳ theo quy định của pháp luật.

d) Lập sổ theo dõi tài liệu nhập kho, sổ theo dõi tài liệu xuất kho và thống kê đầy đủ các tiêu chí trong sổ.

5. Bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử

a) Tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản an toàn và được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp.

b) Tài liệu lưu trữ điện tử phải được thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập của tài liệu lưu trữ điện tử và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải đảm bảo không thay đổi nội dung tài liệu.

c) Phương tiện lưu trữ tài liệu điện tử phải được bảo quản trong môi trường lưu trữ thích hợp.

Mục 5. TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 19. Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Đối tượng

Các đơn vị, cá nhân trong và ngoài Ngành được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng.

2. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

a) Đối với công chức, đơn vị trong Cục: Phải có Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ, có xác nhận của Lãnh đạo đơn vị và phải được người có thẩm quyền đồng ý; trường hợp nghiên cứu chuyên đề phải có đề cương nghiên cứu (theo Phụ lục XI).

b) Đối với cá nhân, đơn vị ngoài Ngành:

- Nếu có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích công vụ thì phải có văn bản yêu cầu hoặc giấy giới thiệu của nơi công tác ghi rõ mục đích sử dụng tài liệu và phải được người có thẩm quyền đồng ý.

- Nếu có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích riêng thì phải có đơn xin sử dụng tài liệu, giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu và phải được người có thẩm quyền đồng ý.

Điều 20. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Đối với tài liệu mật

Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu mật được thực hiện theo quy định tại Quyết định số 77/QĐ-HQĐT ngày 10 tháng 3 năm 2016 của Cục Hải quan Đồng Tháp ban hành qui chế công tác bảo vệ bí mật Nhà nước của Cục.

2. Đối với tài liệu thường

Cục trưởng Cục Hải quan Đồng Tháp cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đang được lưu trữ tại Cục để cung cấp cho các đơn vị, cá nhân trong và ngoài Ngành.

3. Đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài: Việc sử dụng tài liệu do Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan quyết định (trừ tờ khai xuất cảnh, nhập cảnh và hồ sơ làm thủ tục Hải quan của cơ quan, tổ chức, cá nhân đó).

4. Sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử

Thẩm quyền cho phép đọc, sao, chứng thực lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện tử được thực hiện như đối với tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác và theo quyền truy cập hệ thống tài liệu lưu trữ điện tử.

Điều 21. Nguyên tắc cung cấp hồ sơ, tài liệu lưu trữ

1. Cung cấp đúng đối tượng, thủ tục quy định tại Điều 19 Quy chế này.

2. Chỉ được cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ đối với tài liệu đang lưu trữ trong kho; người có thẩm quyền đồng ý cho khai thác sử dụng tài liệu thì được cho phép sao tài liệu lưu trữ.

a) Những người thực hiện sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ phải đảm bảo tính trung thực, khách quan, chính xác và chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ.

b) Bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ có giá trị như tài liệu lưu trữ gốc trong các quan hệ, giao dịch.

b) Bản chụp (dấu đen) không có chứng thực chỉ có giá trị tham khảo.

3. Khi có yêu cầu sửa đổi, chỉnh sửa nội dung văn bản, hồ sơ phải chuyển cho đơn vị ban hành hoặc đơn vị tham mưu ban hành giải quyết.

Điều 22. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Tổ chức phòng đọc, phục vụ nghiên cứu tài liệu tại chỗ, khai thác thông tin, dữ liệu trong hệ thống tài liệu lưu trữ điện tử.

2. Cho mượn tài liệu về phòng làm việc: Thời gian mượn tài liệu trong vòng 10 ngày làm việc phải hoàn trả; nếu công việc chưa giải quyết xong phải thông báo lại cho lưu trữ Cục biết để gia hạn nhưng thời gian giữ tài liệu không quá 30 ngày làm việc.

3. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực tài liệu lưu trữ.

a) Cấp bản sao tài liệu lưu trữ.

- Bản sao tài liệu lưu trữ là bản chụp nguyên văn tài liệu lưu trữ gốc hoặc bản in từ bản số hóa tài liệu lưu trữ gốc do Cục đang quản lý và được đóng dấu “BẢN SAO”.

- Việc cấp bản sao tài liệu lưu trữ do Lưu trữ Cục thực hiện.

- Bản sao tài liệu lưu trữ phải được Cục trưởng ký xác nhận, đóng dấu của Cục; tài liệu có từ 2 trang trở lên phải đóng dấu giáp lai.

b) Cấp bản chứng thực tài liệu lưu trữ

- Bản chứng thực lưu trữ là là bản chụp nguyên văn toàn bộ hay một phần tài liệu lưu trữ gốc hoặc bản in từ bản số hóa tài liệu lưu trữ gốc do Cục đang quản lý.

- Việc chứng thực lưu trữ do Lưu trữ Cục thực hiện. Lưu trữ Cục xác nhận các thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ của tài liệu cần chứng thực như: Tên phông, số mục lục hồ sơ, hồ sơ số, tờ số, số chứng thực, ngày tháng năm chứng thực vào mẫu dấu chứng thực (theo Phụ lục XII).

- Bản chứng thực lưu trữ phải được Cục trưởng ký xác nhận, đóng dấu của Cục; tài liệu có từ 2 trang trở lên phải đóng dấu giáp lai.

4. Cấp bản chính: Theo yêu cầu của các Cơ quan chức năng có thẩm quyền (như cơ quan điều tra, tòa án,,..), các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục phải cung cấp bản chính tài liệu đang lưu giữ, lập biên bản và thực hiện bàn giao cho cơ quan chức năng theo quy định.

5. Xác minh thông tin liên quan đến tài liệu: Lưu trữ Cục có trách nhiệm tham mưu cho Lãnh đạo Cục trả lời yêu cầu xác minh những thông tin liên quan đến tài liệu lưu trữ.

Điều 23. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Lưu trữ cơ quan phải có Nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ.

2. Nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ quy định các nội dung sau:

a) Thời gian phục vụ độc giả.

b) Các giấy tờ độc giả cần xuất trình khi đến khai thác tài liệu.

c) Những vật dụng được và không được mang vào phòng đọc.

d) Các thủ tục độc giả phải thực hiện khi nghiên cứu và khai thác, sử dụng tài liệu theo hướng dẫn của công chức lưu trữ.

đ) Độc giả không được tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được phép.

e) Ngoài các quy định trên, độc giả cần thực hiện nghiêm các quy định có liên quan như: Nội quy cơ quan; Nội qui ra, vào kho lưu trữ.

3. Lưu trữ Cục phải lập các loại sổ: Sổ theo dõi tài liệu nhập kho (theo Phụ lục XIII); Sổ theo dõi tài liệu xuất kho (theo Phụ lục XIV); Sổ theo dõi khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ (theo Phụ lục XV) để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu; định kỳ cuối năm báo cáo Cục trưởng tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Cục.

Điều 24. Mang tài liệu lưu trữ ra ngoài cơ quan

1. Các đơn vị, cá nhân được mang tài liệu lưu trữ ra khỏi lưu trữ cơ quan để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác sau khi được Cục trưởng cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó.

2. Cục trưởng Cục Hải quan Đồng Tháp quyết định việc mang tài liệu lưu trữ của cơ quan ra nước ngoài; quy định việc mang tài liệu lưu trữ ra ngoài cơ quan để sử dụng trong nước.

Chương III

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 25. Khen thưởng và kỷ luật

Đơn vị, cá nhân có thành tích trong công tác lưu trữ sẽ được khen thưởng theo quy định của Luật Thi đua khen thưởng. Nếu vi phạm các quy định về công tác lưu trữ thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 26. Tổ chức thực hiện

1. Lãnh đạo các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục có trách nhiệm triển khai Quy chế này đến công chức, nhân viên trong đơn vị mình.

2. Chánh Văn phòng có trách nhiệm giúp Cục trưởng chỉ đạo, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này; định kỳ hoặc đột xuất tiến hành kiểm tra việc thực hiện công tác lưu trữ tại các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục.

Trong quá trình thực hiện nếu có phát sinh khó khăn, vướng mắc thì kịp thời phản ánh về Cục (qua Văn phòng) để được hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung./.

PHỤ LỤC I

LƯU MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP
(Kèm theo Quyết định số: 288/QĐ-HQĐT ngày 24/8/2017 của Cục Hải quan Đồng Tháp)

MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU

Năm 20…

Mục lục này gồm: ... hồ sơ (đơn vị bảo quản).

Viết bằng chữ: ... hồ sơ (đơn vị bảo quản).

Trong đó có:

- ... hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn;

- ... hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản có thời hạn./.

----------------------

* Hướng dẫn cách ghi các cột:

Cột 1: Ghi số thứ tự của hộp tài liệu giao nộp.

Cột 2: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ như trên bìa hồ sơ.

Cột 3: Ghi tiêu đề hồ sơ như trên bìa hồ sơ.

Cột 4: Ghi thời gian sớm nhất - muộn nhất của văn bản, tài liệu trong hồ sơ.

Cột 5: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ như trên bìa hồ sơ.

Cột 6: Ghi tổng số tờ tài liệu có trong hồ sơ.

Cột 7: Ghi những thông tin cần chú ý về nội dung và hình thức của văn bản có trong hồ sơ.

PHỤ LỤC II

MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số: 288/QĐ-HQĐT ngày 24/8/2017 của Cục Hải quan tỉnh Đồng Tháp)

BIÊN BẢN

Về việc giao nhận tài liệu

Căn cứ Quyết định số      /QĐ-HQĐT ngày     /8/2017 của Cục Hải quan Đồng Tháp ban hành Qui chế công tác lưu trữ của Cục;

Căn cứ Kế hoạch số       /KH-HQĐT ngày ... của Cục Hải quan Đồng Tháp về việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

Hôm nay, vào lúc ... giờ ngày ... tháng ... năm... tại ... chúng tôi gồm:

BÊN GIAO: (tên đơn vị giao nộp tài liệu), đại diện là:

Ông (bà): ............................................................... Chức vụ: ...........................

BÊN NHẬN: (Lưu trữ Cục), đại diện là:

Ông (bà): ............................................................... Chức vụ: ...........................

Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung như sau:

1. Tên khối tài liệu giao nộp: ...................................................................................

2. Thời gian của tài liệu: ..........................................................................................

3. Số lượng tài liệu:

- Tổng số hộp (cặp): ................................................................................................

- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản); .........................................................................

- Quy ra mét giá: .........  mét (01 cặp 3 dây = 0,1 mét giá)

4. Tình trạng tài liệu giao nộp: ..................................................................................

5. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo: ..... trang

Biên bản này được lập thành hai bản; bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản./.

XÁC NHẬN CỦA LÃNH ĐẠO

PHỤ LỤC III

MẪU DANH MỤC TÀI LIỆU LOẠI
(Kèm theo Quyết định số: 288/QĐ-HQĐT ngày 24/8/2017 của Cục Hải quan tỉnh Đồng Tháp)

DANH MỤC TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ

Phông/khối tài liệu……………………………

Giai đoạn: Từ năm ... - ...

CỤC HẢI QUAN ĐỒNG THÁP.

-----------------------

* Hướng dẫn cách ghi các cột:

(1): Ghi thứ tự các bó (cặp) tài liệu; số thứ tự phải ghi liên tục cho một phông/khối tài liệu.

(2): Ghi số thứ tự hồ sơ hoặc từng tập tài liệu hết giá trị trong từng bó (cặp).

(3): Ghi tiêu đề của hồ sơ hoặc tài liệu hết giá trị; tiêu đề tài liệu hết giá trị phải phản ánh hết nội dung tài liệu bên trong

(4): Ghi lý do hủy như: Hết thời hạn bảo quản, tài liệu bị bao hàm, tài liệu bị rách không phục hồi được, tài liệu trùng thừa (phải ghi trùng với hồ sơ nào trong mục lục hồ sơ giữ lại)...

(5): Ghi ý kiến của Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc các ghi chú khác./.

PHỤ LỤC IV

MẪU BẢNG THUYẾT MINH TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
(Kèm theo Quyết định số: 288/QĐ-HQĐT ngày 24/8/2017 của Cục Hải quan tỉnh Đồng Tháp)

BẢNG THUYẾT MINH TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ

Phông /khối tài liệu: ………………………..

Thời gian tài liệu: Từ năm ... đến ...

I. TÓM TẮT TÌNH HÌNH KHỐI TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ

1. Sự hình thành khối tài liệu hết giá trị

Tài liệu được loại ra khi nào? (Trong quá trình chỉnh lý hay khi tiến hành đánh giá độc lập phông/khối tài liệu lưu trữ?).

2. Số lượng

Tổng số hồ sơ, tài liệu khi đưa ra chỉnh lý là ... mét giá; hồ sơ, tài liệu giữ bảo quản ... mét giá (... hồ sơ); số lượng tài liệu loại ra ... mét giá (... hồ sơ); tỷ lệ hồ sơ, tài liệu hết giá trị ra so với tài liệu giữ lại là ... %

3. Thời gian tài liệu: Từ năm ... - ...

II. TÓM TẮT THÀNH PHẦN, NỘI DUNG CỦA KHỐI TÀI LIỆU

Tài liệu hết giá trị bao gồm các nhóm: Tài liệu hết giá trị, tài liệu bị bao hàm, tài liệu trùng thừa, tài liệu bị rách nát không khôi phục được, tư liệu tham khảo, bản chụp,...

1. Nhóm tài liệu hết thời hạn bảo quản

Gồm tài liệu gì? Nội dung về vấn đề gì? Tác giả? Thời gian? Lý do hủy?...)

2. Nhóm tài liệu bị bao hàm

Gồm những tài liệu gì? Về vấn đề gì? Lý do hủy?...)

3. Nhóm tài liệu trùng thừa: Gồm những tài liệu gì?

4. Nhóm tư liệu: Gồm những loại nào? Nội dung về vấn đề gì? Thời gian?

Văn phòng Cục (Bộ phận lưu trữ) kính báo./.

PHỤ LỤC V

MẪU QUYẾT ĐỊNH THÀNH LẬP HỘI ĐỒNG XĐGTTL
(Kèm theo Quyết định số: 288/QĐ-HQĐT ngày 24/8/2017 của Cục Hải quan tỉnh Đồng Tháp)

QUYẾT ĐỊNH

Về việc thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu

CỤC TRƯỞNG CỤC HẢI QUAN ĐỒNG THÁP

Căn cứ (văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục);

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Quyết định số ... ngày ... của Tổng cục Hải quan về việc ban hành quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của ngành Hải quan;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Cục Hải quan Đồng Tháp,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Cục Hải quan Đồng Tháp, gồm các ông (bà) sau:

1. ... - Chủ tịch Hội đồng.

2. ... - Thư ký Hội đồng.

3. ... - Ủy viên.

4. ... - Ủy viên.

Điều 2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu (Hội đồng) có nhiệm vụ:

Từng thành viên Hội đồng nghiên cứu Danh mục tài liệu và kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần) để xác định tài liệu theo đúng quy định của pháp luật.

Hội đồng thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau được ghi vào biên bản cuộc họp; thông qua biên bản và trình Cục trưởng quyết định.

Hội đồng xác định tài liệu tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ.

Điều 3. Các ông (bà) Chánh Văn phòng, ... và các ông (bà) có tên tại Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

PHỤ LỤC VI

MẪU BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số: 288/QĐ-HQĐT ngày 24/8/2017 của Cục Hải quan tỉnh Đồng Tháp)

BIÊN BẢN

HỌP HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

Căn cứ Điều 18 Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Quyết định số .../QĐ-HQĐT ngày ... của Cục Hải quan Đồng Tháp về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

Hôm nay, vào lúc ... giờ ngày ... tại Phòng họp Cục, Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Cục Hải quan Đồng Tháp gồm có:

1. ... - Chủ tịch Hội đồng.

2. ... - Thư ký Hội đồng.

3. ... - Ủy viên.

4. ... - Ủy viên.

NỘI DUNG:

Họp xác định giá trị tài liệu Phông/ khối tài liệu ... (giai đoạn …-…)

Sau khi nghiên cứu, xem xét Danh mục tài liệu giao nộp vào lưu trữ lịch sử/ Danh mục tài liệu còn giá trị tiếp tục bảo quản/ Danh mục tài liệu hết giá trị của phông lưu trữ Cục Hải quan Đồng Tháp (giai đoạn và kiểm tra thực tế tài liệu, các thành viên trong Hội đồng có ý kiến như sau:

1. .............................................................................................................................

2. .............................................................................................................................

3. .............................................................................................................................

Chủ trì cuộc họp thống nhất kết luận:

1. Danh mục tài liệu giao nộp vào lưu trữ lịch sử gồm...hồ sơ (...mét giá).

2. Danh mục tài liệu còn giá trị tiếp tục bảo quản gồm…hồ sơ (…mét giá).

3. Danh mục tài liệu hết giá trị gồm ... bó (...mét giá); đề nghị giữ lại những hồ sơ số: …, lý do (nếu có).

4. Đề nghị Cục trưởng Cục Hải quan Đồng Tháp xem xét, quyết định theo danh mục đính kèm.

Hội đồng thông qua biên bản cuộc họp với ý kiến nhất trí là … / … (ghi rõ số lượng)

Cuộc họp kết thúc vào lúc ... giờ cùng ngày./.

PHỤ LỤC VII

MẪU CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ THẨM ĐỊNH TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
(Kèm theo Quyết định số: 288/QĐ-HQĐT ngày 24/8/2017 của Cục Hải quan tỉnh Đồng Tháp)

Kính gửi: Sở Nội vụ tỉnh Đồng Tháp (Chi cục Văn thư - Lưu trữ)

Danh mục tài liệu hết giá trị của phông/ khối tài liệu lưu trữ của Cục Hải quan Đồng Tháp được hình thành trong quá trình phân loại, chỉnh lý tài liệu (hoặc trong xác định giá trị tài liệu) giai đoạn ... - .... Danh mục đã được Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Cục xem xét, kiểm tra và nhất trí cho phép tiêu hủy.

Để việc tiêu hủy tài liệu được thực hiện đúng theo quy định pháp luật, Cục Hải quan Đồng Tháp gửi hồ sơ xét hủy tài liệu hết giá trị của phông/ khối tài liệu lưu trữ của đơn vị (giai đoạn ...-...) đề nghị Sở Nội vụ tỉnh Đồng Tháp (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) thẩm tra và cho ý kiến bằng văn bản để Cục Hải quan Đồng Tháp có cơ sở ra quyết định tiêu hủy so tài liệu hết giá trị nêu trên.

Hồ sơ gửi kèm theo:

- Danh mục tài liệu hết giá trị (giai đoạn ... - ...).

- Bảng thuyết minh tài liệu hết giá trị.

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Cục.

Cục Hải quan Đồng Tháp rất mong được sự hỗ trợ của Quí Sở./.

PHỤ LỤC VIII

MẪU QUYẾT ĐỊNH TIÊU HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
(Kèm theo Quyết định số: 288/QĐ-HQĐT ngày 24/8/2017 của Cục Hải quan tỉnh Đồng Tháp)

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC TIÊU HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ

CỤC TRƯỞNG CỤC HẢI QUAN ĐỒNG THÁP

Căn cứ (văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục);

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Quyết định số …/QĐ-TCHQ ngày ... của Tổng cục Hải quan ban hành Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của ngành Hải quan;

Căn cứ công văn số ... ngày ... của Sở Nội vụ tỉnh Đồng Tháp về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị;

Theo đề nghị của Chủ tịch Hội đồng xác định giá trị tài liệu,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Cho phép tiêu hủy ... mét giá tài liệu hết giá trị (gồm ... bó) thuộc phông/khối tài liệu của Cục Hải quan Đồng Tháp giai đoạn ... - ... (kèm Danh mục tài liệu hết giá trị).

Điều 2. Giao cho Văn phòng thực hiện việc tiêu hủy tài liệu theo đúng quy định của pháp luật.

Điều 3. Chủ tịch Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Chánh Văn phòng Cục Hải quan Đồng Tháp chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

PHỤ LỤC IX

MẪU BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
(Kèm theo Quyết định số: 288/QĐ-HQĐT ngày 24/8/2017 của Cục Hải quan tỉnh Đồng Tháp)

BIÊN BẢN

VỀ VIỆC BÀN GIAO TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ

Căn cứ Quyết định số .../QĐ-HQĐT ngày ... của Cục Hải quan Đồng Tháp về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

Hôm nay, vào lúc ... giờ ngày ... tại ...........................................................................

Chúng tôi gồm:

BÊN GIAO:

Ông (Bà): .....................................................- Chức vụ: ...........................................

BÊN NHẬN:

Ông (Bà): .....................................................- Chức vụ: ...........................................

Cùng giao và nhận khối tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, như sau:

- Tên phông/ khối tài liệu: ..........................................................................................

- Số lượng ... tập tài liệu (... mét giá) theo Danh mục tài liệu hết giá trị. Hai bên đã giao, nhận đủ số lượng tài liệu hết giá trị ghi trong Danh mục. Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị như nhau./.

PHỤ LỤC X

MẪU BIÊN HẾT BẢN TIÊU HỦY TÀI LIỆU GIÁ TRỊ

(Kèm theo Quyết định số: 288/QĐ-HQĐT ngày 24/8/2017 của Cục Hải quan tỉnh Đồng Tháp)

BIÊN BẢN

VỀ VIỆC TIÊU HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ

Căn cứ Quyết định số .../QĐ-HQĐT ngày ... của Cục Hải quan Đồng Tháp về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

Hôm nay, vào lúc ... giờ ngày ... tại ..........................................................................

Chúng tôi gồm:

1. .................................................................. Đơn vị ................................................

2. .................................................................. Đơn vị .................................................

3. .................................................................. Đơn vị .................................................

Đã tiến hành tiêu hủy khối tài liệu hết giá trị thuộc phông lưu trữ Cục Hải quan Đồng Tháp (Giai đoạn ... - ...).

Số lượng tài liệu được tiêu hủy là …bó (tương đương … mét giá).

Phương pháp hủy: Dùng máy hủy tài liệu thành sợi nhỏ; xé vụn tài liệu;...

Chúng tôi đã hủy hết số tài liệu ghi trong Danh mục tài liệu hết giá trị theo quy định.

Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị kết thúc vào lúc ... giờ ngày …………..

Biên bản được lập thành 02 bản, cơ quan có tài liệu hủy giữ 01 bản, cơ quan/đơn vị tiêu hủy tài liệu giữ 01 bản./.

PHỤ LỤC XI

PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
(Kèm theo Quyết định số: 288/QĐ-HQĐT ngày 24/8/2017 của Cục Hải quan tỉnh Đồng Tháp)

PHIẾU YÊU CẦU

SỬ DỤNG HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Họ và tên người yêu cầu: .........................................................................................

Đơn vị công tác: .......................................................................................................

Mục đích sử dụng (Ghi rõ nghiên cứu, phục vụ thanh tra, báo cáo TCHQ,...): ..................

Nội dung cần nghiên cứu, cung cấp (Ghi rõ tên hồ sơ, số ký hiệu văn bản, ...): ................

Hình thức cung cấp (Ghi rõ cấp bản sao, chứng thực lưu trữ, hồ sơ gốc,…): ....................

PHỤ LỤC XII

MẪU DẤU CHỨNG THỰC LƯU TRỮ
(Kèm theo Quyết định số: 288/QĐ-HQĐT ngày 24/8/2017 của Cục Hải quan tỉnh Đồng Tháp)

Hình dạng: Hình chữ nhật

Kích thước:

- Chiều dài 80mm

- Chiều rộng 40mm

Font chữ: Times News Roman; in thường; đậm; đứng.

Size 14.

Mẫu dấu:

PHỤ LỤC XIII

MẪU SỔ THEO DÕI TÀI LIỆU NHẬP KHO
(Kèm theo Quyết định số: 288/QĐ-HQĐT ngày 24/8/2017 của Cục Hải quan tỉnh Đồng Tháp)
SỔ THEO DÕI TÀI LIỆU NHẬP KHO

---------------------

* Hướng dẫn cách ghi các cột:

(1): Ghi thứ tự các lần nhập tài liệu lưu trữ.

(2): Ghi ngày tháng năm nhập tài liệu vào kho lưu trữ.

(3): Ghi bàn giao tài liệu theo Kế hoạch thu thập tài liệu lưu trữ của Cục năm 201...

(4): Ghi tên đơn vị bàn Giao tài liệu

(5): Ghi tên tài liệu nhập kho như: Chứng từ kế toán, hồ sơ xử lý vi phạm,...

(6): Ghi thời gian hình thành của tài liệu nhập kho

(7): Ghi số lượng hồ sơ và quy ra mét giá (1 cặp 3 dây = 0.1 mét giá)

(8): Ghi tình trạng tài liệu đã lập hồ sơ chưa, tài liệu có bị rách không,...

(9): Ghi những điểm cần lưu ý trong các lần nhập tài liệu./.

PHỤ LỤC XIV

MẪU SỔ THEO DÕI TÀI LIỆU XUẤT KHO
(Kèm theo Quyết định số: 288/QĐ-HQĐT ngày 24/8/2017 của Cục Hải quan tỉnh Đồng Tháp)

SỔ THEO DÕI TÀI LIỆU XUẤT KHO

----------------------

* Hướng dẫn cách ghi các cột:

(1): Ghi thứ tự các lần xuất tài liệu lưu trữ.

(2): Ghi ngày tháng năm xuất tài liệu ra khỏi kho lưu trữ.

(3): Ghi số Biên bản bàn giao tài liệu vào LTLS (nếu nộp lưu) / ghi số quyết định tiêu hủy (nếu hủy)/...

(4): Ghi nội dung xuất tài liệu như giao nộp vào LTLS / xuất tiêu hủy/...

(5): Ghi tên tài liệu xuất kho như: Tờ khai Hải quan, hồ sơ xử lý vi phạm,...

(6): Ghi thời gian hình thành của tài liệu xuất kho

(7): Ghi cụ thể số lượng hồ sơ (... mét giá) hoặc số bộ tờ khai,...

(8): Ghi những điểm cần lưu ý trong các lần xuất tài liệu./.

PHỤ LỤC XV

MẪU SỔ THEO DÕI KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số: 288/QĐ-HQĐT ngày 24/8/2017 của Cục Hải quan tỉnh Đồng Tháp)

SỔ THEO DÕI KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU

---------------------

* Hướng dẫn cách ghi các cột:

(1): Ghi số thứ tự các lần cung cấp tài liệu lưu trữ.

(2: Ghi ngày tháng năm cung cấp tài liệu lưu trữ.

(3): Ghi tên cá nhân, đơn vị sử dụng tài liệu lưu trữ.

(4): Ghi mục đích sử dụng tài liệu (như tự kiểm tra công tác, phục vụ báo cáo TCHQ,..)

(5): Ghi rõ tên hồ sơ, tài liệu cung cấp (như công văn số ... ngày... của...; hồ sơ XLVP số...; hồ sơ số ... thuộc hộp số...).

(6): Ghi thời gian hình thành của hồ sơ cung cấp

(7): Ghi các hình thức cung cấp tài liệu (như cấp bản sao, chứng thực, cho mượn hồ sơ gốc...)

(8): Ghi cụ thể số lượng hồ sơ, tài liệu cung cấp.

(9): Chữ ký của người được cung cấp tài liệu.

(10): Chữ ký xác nhận của người trả tài liệu.

(11): Ghi những điểm cần lưu ý trong các cung cấp tài liệu./.