Quyết định 33/QĐ-HĐND năm 2016 Quy chế làm việc của Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh Quảng Ninh

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ LÀM VIỆC CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NINH

THƯỜNG TRỰC HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NINH

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015;

Căn cứ Nghị định số 48/2016/NĐ-CP ngày 27/5/2016 của Chính phủ Quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và biên chế của Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

Căn cứ Quyết định số 22/QĐ-HĐND ngày 08/7/2016 của Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh về việc thành lập Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh Quảng Ninh;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế làm việc của Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh Quảng Ninh”.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Các quy định trước đây trái với nội dung trong Quyết định này đều bãi bỏ.

Điều 3. Các ông (bà) Chánh, Phó chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh, lãnh đạo các Ban Hội đồng nhân dân tỉnh, các phòng trực thuộc và cán bộ, công chức, nhân viên cơ quan Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh căn cứ Quyết định thi hành./.

QUY CHẾ LÀM VIỆC

CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NINH
(Ban hành theo Quyết định số 33/QĐ-HĐND ngày 31/8/2016 của Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh Quảng Ninh)

QUY ĐỊNH CHUNG

Quy chế này quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm, chế độ làm việc, mối liên hệ của các bộ phận chức năng và cán bộ công chức, nhân viên của Văn phòng HĐND tỉnh Quảng Ninh với các cơ quan có liên quan. Trong quy chế này, Văn phòng HĐND tỉnh Quảng Ninh gọi tắt là Văn phòng.

Chương I

CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA VĂN PHÒNG

Điều 1. Vị trí, chức năng

Văn phòng HĐND tỉnh là cơ quan tham mưu, giúp việc, phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, các ban của HĐND và đại biểu HĐND tỉnh. Văn phòng HĐND tỉnh có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng.

Điều 2. Nhiệm vụ, quyền hạn

Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND tỉnh thực hiện theo Điều 2, Nghị định số 48/2016/NĐ-CP ngày 27/5/2016 của Chính phủ, cụ thể gồm các nhiệm vụ sau:

1. Giúp HĐND, Thường trực HĐND và các ban của HĐND tỉnh xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm; tổ chức phục vụ việc thực hiện chương trình, kế hoạch đã được phê duyệt.

2. Phục vụ Thường trực HĐND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch điều hành công việc chung của HĐND tỉnh; điều hòa, phối hợp hoạt động các ban của HĐND tỉnh; bảo đảm việc thực hiện quy chế hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, các ban của HĐND tỉnh, nội quy kỳ họp HĐND; giúp Thường trực HĐND giữ mối liên hệ với các tổ đại biểu và đại biểu HĐND tỉnh; phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, các ban của HĐND tỉnh trong hoạt động đối ngoại.

3. Giúp Thường trực HĐND tỉnh xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ kỳ họp HĐND, phiên họp của Thường trực HĐND và ban của HĐND dân tỉnh; phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên quan chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp HĐND, phiên họp của Thường trực Hội đồng nhân dân, cuộc họp của các Ban thuộc HĐND tỉnh; tổng hợp chất vấn của đại biểu HĐND tỉnh.

4. Tham mưu, phục vụ Thường trực HĐND, các ban của HĐND dân tỉnh xây dựng báo cáo công tác; tham mưu, phục vụ các ban của HĐND thẩm tra dự thảo nghị quyết, báo cáo, đề án; giúp Thường trực HĐND hoàn thiện các dự thảo nghị quyết của HĐND tỉnh.

5. Tham mưu, phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, ban của HĐND, các tổ đại biểu HĐND và đại biểu HĐND tỉnh trong hoạt động giám sát; khảo sát, theo dõi, tổng hợp, đôn đốc cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện nghị quyết về giám sát.

6. Phục vụ Thường trực HĐND và đại biểu HĐND tỉnh tiếp công dân; tiếp nhận, tham mưu xử lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo của cơ quan, tổ chức, công dân gửi đến HĐND, Thường trực HĐND tỉnh; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của cơ quan, tổ chức, công dân.

7. Phối hợp với cơ quan, tổ chức có liên quan phục vụ đại biểu HĐND tỉnh tiếp xúc cử tri; giúp Thường trực HĐND tỉnh tổng hợp ý kiến, nguyện vọng của nhân dân và gửi cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét giải quyết.

8. Phục vụ Thường trực HĐND tỉnh tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào dự án luật, dự án pháp lệnh và dự thảo văn bản quy phạm pháp luật khác theo yêu cầu của Ủy ban thường vụ Quốc hội, Chính phủ và các bộ, ngành Trung ương.

9. Phục vụ Thường trực HĐND tỉnh thực hiện việc: Bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp; phê chuẩn kết quả bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND cấp huyện.

10. Tham mưu, phục vụ Thường trực HĐND tỉnh giải quyết các vấn đề giữa hai kỳ họp; giúp các ban của HĐND tỉnh thẩm tra các văn bản do Ủy ban nhân dân trình giữa hai kỳ họp của HĐND theo sự phân công của Thường trực HĐND tỉnh.

11. Tham mưu, phục vụ Thường trực HĐND, các ban của HĐND tỉnh tổ chức các cuộc họp giao ban, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng kỹ năng hoạt động cho đại biểu HĐND các cấp.

12. Tham mưu, phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, các ban của HĐND tỉnh giữ mối liên hệ công tác với Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các cơ quan, tổ chức Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Thường trực Tỉnh ủy, Ủy ban nhân dân, Ban Thường trực Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tòa án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân và các cơ quan, tổ chức, đoàn thể ở địa phương.

13. Được ký văn bản thông báo ý kiến, kết luận của Thường trực HĐND tỉnh; được quyền đề nghị hoặc yêu cầu các đơn vị cùng cấp, cấp dưới phối hợp thực hiện nhiệm vụ; được quyền yêu cầu các tổ chức, cá nhân cung cấp thông tin, tài liệu cho HĐND, Thường trực HĐND, các ban của HĐND, các tổ đại biểu HĐND và đại biểu HĐND tỉnh hoạt động theo quy định.

14. Tham mưu, giúp HĐND tỉnh: Lập dự toán kinh phí hoạt động hàng năm; tổ chức thực hiện dự toán; quản lý kinh phí hoạt động của HĐND tỉnh.

15. Giúp HĐND tỉnh: Bảo đảm điều kiện hoạt động của HĐND dân, Thường trực HĐND, các ban của HĐND, các tổ đại biểu HĐND và đại biểu HĐND tỉnh; thực hiện chế độ, chính sách đối với đại biểu HĐND tỉnh.

16. Quản lý cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác hành chính, lưu trữ, bảo vệ và lễ tân của cơ quan Văn phòng HĐND tỉnh, của HĐND tỉnh.

17. Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng và thực hiện việc quản lý công chức, người lao động của Văn phòng HĐND tỉnh theo quy định của pháp luật.

18. Thực hiện các nhiệm vụ khác do HĐND, Thường trực HĐND tỉnh giao theo quy định của pháp luật.

Điều 3. Bộ máy tổ chức của Văn phòng

1. Lãnh đạo Văn phòng gồm Chánh Văn phòng và các phó chánh Văn phòng. Số lượng Phó Chánh Văn phòng thực hiện theo quy định của Chính phủ.

2. Các phòng trực thuộc gồm:

Phòng Tổng hợp: cơ cấu gồm 04 tổ nghiệp vụ (Tổ nghiệp vụ Thông tin Tổng hợp, Tổ nghiệp vụ Kinh tế - Ngân sách, Tổ nghiệp vụ Pháp chế, Tổ nghiệp vụ Văn hóa - Xã hội).

Phòng Hành chính - Tổ chức Quản trị: cơ cấu gồm các bộ phận hành chính, văn thư - lưu trữ, quản trị tài vụ và tổ xe.

Điều 4. Biên chế của Văn phòng

Biên chế của Văn phòng là biên chế công chức và một số biên chế hợp đồng theo quy định của Nhà nước, được HĐND, UBND tỉnh giao theo kế hoạch hàng năm. Chánh Văn phòng có trách nhiệm phối hợp với Sở Nội vụ xây dựng tiêu chuẩn chức danh, vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức phù hợp, trình cấp thẩm quyền phê duyệt, bảo đảm để thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao.

Chương II

CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC CỦA CÁC PHÒNG VÀ CÁC TỔ NGHIỆP VỤ CHUYÊN MÔN THUỘC VĂN PHÒNG HĐND TỈNH

Điều 5. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Tổng hợp

1. Chức năng

Phòng Tổng hợp thuộc Văn phòng HĐND tỉnh có chức năng giúp lãnh đạo Văn phòng tổ chức thực hiện công tác tham mưu, phục vụ các hoạt động chuyên môn của HĐND, Thường trực HĐND, các ban HĐND tỉnh và tham mưu phục vụ hoạt động của Đảng đoàn HĐND tỉnh, Đảng ủy cơ quan Văn phòng HĐND tỉnh

2. Nhiệm vụ cụ thể

2.1. Nhiệm vụ của Tổ nghiệp vụ Thông tin Tổng hợp

Là Tổ nghiệp vụ chuyên môn trực thuộc Phòng Tổng hợp, được phân công trực tiếp giúp lãnh đạo Văn phòng, do lãnh đạo Văn phòng trực tiếp điều hành việc tham mưu thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn sau:

2.1.1. Giúp lãnh đạo Văn phòng tham mưu cho cấp trên về công tác đại biểu HĐND và tổng hợp bao gồm:

a) Tham mưu, xây dựng chương trình, kế hoạch, quy chế làm việc và các báo cáo hoạt động công tác hàng tuần, tháng, quý, 6 tháng, cả năm của HĐND, Thường trực HĐND; theo dõi, tham mưu việc tổ chức triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, quy chế làm việc đã được phê duyệt.

b) Chủ trì tham mưu tổng hợp chung về công tác chuẩn bị các kỳ họp HĐND tỉnh (nội dung, chương trình, triệu tập, tổng hợp thảo luận tổ, khai mạc, bế mạc...); dự thảo các báo cáo, tờ trình, dự thảo nghị quyết do Thường trực HĐND chuẩn bị trình tại các kỳ họp HĐND tỉnh khi được giao; theo dõi, đôn đốc chung các bộ phận trong việc rà soát, hoàn thiện, trình ký, gửi các nghị quyết (văn bản) của mỗi kỳ họp đến các cơ quan, đơn vị theo quy định của pháp luật; phối hợp với các phòng nghiệp vụ theo dõi, đôn đốc việc triển khai và thực hiện Nghị quyết của HĐND tỉnh.

c) Tham mưu cho Thường trực HĐND tỉnh phân công, điều hòa, phối hợp hoạt động của các ban của HĐND tỉnh; là đầu mối tham mưu đảm bảo mối quan hệ công tác, chế độ thông tin báo cáo, trao đổi hoạt động của Thường trực HĐND tỉnh với cấp trên, với HĐND cấp huyện và các địa phương trong nước.

d) Chủ trì tham mưu một số công việc liên quan đến công tác tổ chức đối với HĐND, đại biểu HĐND, Thường trực HĐND và Văn phòng gồm:

- Phê chuẩn kết quả bầu các chức danh Thường trực HĐND cấp huyện;

- Công tác liên quan đến việc lấy phiếu tín nhiệm, bỏ phiếu tín nhiệm các chức vụ do HĐND tỉnh bầu; việc miễn nhiệm, bãi nhiệm đại biểu HĐND tỉnh;

- Về tổ chức, hoạt động của các tổ đại biểu và đại biểu HĐND tỉnh; công tác thi đua khen thưởng trong thực hiện nhiệm vụ đại biểu HĐND tỉnh; chương trình, kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ cho đại biểu HĐND tỉnh; theo dõi tình hình tổ chức, hoạt động của HĐND các huyện, thị xã, thành phố;

- Công tác cải cách hành chính, xây dựng quy chế, lề lối làm việc và mối quan hệ công vụ của Thường trực, các ban HĐND và của Văn phòng.

- Tổng hợp các báo cáo hoạt động công tác chung của Văn phòng; theo dõi công tác thi đua - khen thưởng của cơ quan (chủ trì tham mưu và phối hợp với Phòng Hành chính - Tổ chức - Quản trị để thực hiện).

đ) Phục vụ Thường trực HĐND tỉnh tổ chức các hội nghị, cuộc họp và tham dự các cuộc họp, làm việc với UBND tỉnh, với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh theo sự phân công của lãnh đạo Văn phòng và Thường trực HĐND tỉnh.

e) Chủ trì hoặc phối hợp trong việc tham mưu các nội dung để tổ chức triển khai các cuộc giám sát, khảo sát, làm việc của Thường trực HĐND tỉnh khi được yêu cầu (đề cương báo cáo và các thông tin có liên quan đến nội dung giám sát, khảo sát, thẩm tra; dự kiến nội dung, chương trình làm việc của các Đoàn giám sát, khảo sát; tổng hợp xây dựng báo cáo kết quả giám sát, khảo sát theo luật định; theo dõi kết quả thực hiện kiến nghị ở các cơ quan, đơn vị liên quan, báo cáo Thường trực HĐND tỉnh).

2.1.2. Giúp lãnh đạo Văn phòng tham mưu cho cấp trên về công tác thông tin và dân nguyện, bao gồm:

a) Làm đầu mối tham mưu, phục vụ Thường trực HĐND tỉnh về công tác thông tin, tuyên truyền về các hoạt động của HĐND tỉnh và các nghị quyết của HĐND tỉnh theo quy định.

b) Khai thác, xử lý, tổng hợp và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động của HĐND tỉnh; chủ trì tham mưu các nội dung liên quan đến công tác xuất bản bản tin “Đại biểu nhân dân tỉnh Quảng Ninh”; biên soạn in ấn kỷ yếu các kỳ họp HĐND tỉnh.

c) Tham mưu, phối hợp để tổ chức triển khai ứng dụng công nghệ thông tin của cơ quan để thực hiện chính quyền điện tử, nâng cao hiệu quả công việc. Chủ trì theo dõi, cập nhật các tin bài trên trang thông tin điện tử thành phần của HĐND tỉnh; chịu trách nhiệm chuyển tài liệu điện tử đến các đại biểu HĐND tỉnh và các tổ chức, cá nhân.

d) Tham gia phục vụ hoạt động tại các kỳ họp HĐND tỉnh, các cuộc họp của Thường trực HĐND tỉnh theo chức trách nhiệm vụ được giao, tham dự các hội nghị của các cơ quan có nội dung liên quan đến công tác thông tin - dân nguyện khi được Lãnh đạo Văn phòng phân công.

đ) Chủ trì việc tham mưu và tổ chức phục vụ, đại biểu HĐND tỉnh tiếp xúc cử tri; tiếp nhận, tổng hợp và phân loại ý kiến, kiến nghị của cử tri; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết ý kiến, kiến nghị của cử tri; thu thập, tổng hợp các ý kiến đề nghị chất vấn của các tổ đại biểu, đại biểu HĐND tỉnh để chủ trì tham mưu phục vụ cho công tác chất vấn và trả lời chất vấn tại các kỳ họp HĐND tỉnh; tham mưu Nghị quyết của HĐND tỉnh về chất vấn, trả lời chất vấn tại kỳ họp;

e) Tham mưu giúp Văn phòng trong việc giữ mối quan hệ công tác với các cơ quan đài, báo và các cơ quan thông tin tuyên truyền; chủ trì phối hợp với các phòng liên quan tham mưu, phục vụ các hoạt động cụ thể có tính chất đối ngoại của Văn phòng và của cấp trên.

2.1.3. Thực hiện công tác tham mưu giúp việc cho Đảng đoàn HĐND tỉnh, Đảng ủy cơ quan Văn phòng HĐND tỉnh và những nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng giao.

2.2. Nhiệm vụ của Tổ nghiệp vụ Kinh tế - Ngân sách:

Là Tổ nghiệp vụ chuyên môn trực thuộc Phòng Tổng hợp có chức năng, nhiệm vụ nghiên cứu, tham mưu tổng hợp chuyên sâu lĩnh vực kinh tế - ngân sách được phân công trực tiếp giúp việc Thường trực và Ban Kinh tế - Ngân sách, do Thường trực, lãnh đạo Ban Kinh tế - Ngân sách trực tiếp điều hành việc tham mưu các nhiệm vụ chuyên môn:

2.2.1. Tham mưu xây dựng và tổ chức triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch hoạt động hàng tháng, 6 tháng, cả năm của Ban Kinh tế - Ngân sách; theo dõi, tổng hợp, soạn thảo các báo cáo, viết các tin bài tuyên truyền liên quan đến hoạt động công tác của Ban.

2.2.2. Tham mưu, phục vụ Ban tham gia công tác chuẩn bị nội dung kỳ họp của HĐND tỉnh theo sự phân công của Thường trực HĐND tỉnh liên quan đến lĩnh vực kinh tế, ngân sách, đô thị, giao thông, xây dựng, khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường trên địa bàn tỉnh.

2.2.3. Tham mưu, phục vụ hoạt động thẩm tra, đề xuất chương trình làm việc để thu thập các thông tin liên quan đến nội dung thẩm tra; soạn thảo báo cáo thẩm tra, các dự thảo nghị quyết trình các kỳ họp HĐND tỉnh và Thường trực HĐND tỉnh; tham mưu cho Ban tham gia hoàn chỉnh dự thảo nghị quyết của HĐND tỉnh.

2.2.4. Tham mưu, phục vụ hoạt động giám sát, khảo sát; đề xuất đề cương yêu cầu báo cáo và nội dung chương trình làm việc của Đoàn giám sát, khảo sát của Ban; tổng hợp, xây dựng các báo cáo kết quả giám sát, khảo sát.

2.2.5. Cập nhật, theo dõi tình hình triển khai, kết quả thực hiện các nghị quyết của HĐND tỉnh về lĩnh vực kinh tế, ngân sách, đô thị, giao thông, xây dựng, khoa học công nghệ, tài nguyên và môi trường, kết quả thực hiện kiến nghị trong các báo cáo kết quả giám sát, thẩm tra của các ban và các báo cáo kết quả giám sát của Thường trực HĐND tỉnh trong lĩnh vực kinh tế, ngân sách, đô thị, giao thông, xây dựng, khoa học công nghệ, tài nguyên và môi trường để kịp thời đề xuất các biện pháp đôn đốc thực hiện.

2.2.6. Tham mưu, phục vụ Thường trực HĐND tỉnh, Ban Kinh tế - Ngân sách và Văn phòng trong các hoạt động giao ban, trao đổi kinh nghiệm, sơ kết, tổng kết, tập huấn, bồi dưỡng kỹ năng cho đại biểu HĐND các cấp về lĩnh vực kinh tế, ngân sách, đô thị, giao thông, xây dựng, khoa học công nghệ, tài nguyên và môi trường.

2.2.7. Phối hợp với Tổ nghiệp vụ Thông tin Tổng hợp để tổng hợp tham mưu giúp Thường trực HĐND tỉnh thực hiện chế độ thông tin báo cáo về lĩnh vực kinh tế, ngân sách, đô thị, giao thông, xây dựng, khoa học công nghệ, tài nguyên và môi trường và ý kiến kiến nghị của cử tri, của tỉnh gửi lên các cơ quan Trung ương khi có yêu cầu.

2.2.8. Phục vụ Ban trong việc tiếp công dân, tiếp nhận và xử lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân theo thẩm quyền; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị của công dân gửi đến Ban và tham mưu, phục vụ các hoạt động chuyên môn khác của Ban Kinh tế - Ngân sách.

2.2.9. Chấp hành kỷ cương, nội quy làm việc của cơ quan Văn phòng; thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND tỉnh, lãnh đạo Văn phòng phân công theo quy định về cơ chế phối hợp điều hành giữa lãnh đạo Văn phòng và lãnh đạo Ban trong một số công việc cụ thể (quy định tại Điều 12 Quy chế này).

2.3. Nhiệm vụ của Tổ Nghiệp vụ Văn hóa - Xã hội

Là Tổ nghiệp vụ chuyên môn thuộc Phòng Tổng hợp, có chức năng nghiên cứu, tham mưu tổng hợp chuyên sâu về lĩnh vực văn hóa - xã hội, được phân công trực tiếp giúp việc Thường trực và ban Văn hóa - Xã hội, do Thường trực và lãnh đạo ban Văn hóa - Xã hội, Ủy viên chuyên trách ban trực tiếp điều hành việc tham mưu thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn:

2.3.1. Tham mưu xây dựng và tổ chức triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch hoạt động hàng tháng, 6 tháng, cả năm của Ban Văn hóa - Xã hội; theo dõi, tổng hợp, soạn thảo các báo cáo, viết các tin bài tuyên truyền liên quan đến hoạt động công tác của ban.

2.3.2. Tham mưu, phục vụ Ban tham gia công tác chuẩn bị nội dung kỳ họp của Hội đồng nhân dân tỉnh theo sự phân công của Thường trực HĐND tỉnh liên quan đến lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, xã hội, thông tin, thể dục, thể thao, dân tộc và chính sách tôn giáo.

2.3.3. Tham mưu, phục vụ hoạt động thẩm tra, đề xuất chương trình làm việc để thu thập các thông tin liên quan đến nội dung thẩm tra; soạn thảo báo cáo thẩm tra, các dự thảo nghị quyết trình các kỳ họp HĐND tỉnh; tham mưu cho Ban tham gia hoàn chỉnh dự thảo nghị quyết của HĐND tỉnh.

2.3.4. Tham mưu, phục vụ hoạt động giám sát, khảo sát; đề xuất đề cương yêu cầu báo cáo và nội dung chương trình làm việc của Đoàn giám sát, khảo sát của Ban; tổng hợp, xây dựng các báo cáo kết quả giám sát, khảo sát.

2.3.5. Cập nhật, theo dõi tình hình triển khai, kết quả thực hiện các nghị quyết của HĐND tỉnh trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, xã hội, thông tin, thể dục, thể thao, dân tộc, tôn giáo; kết quả thực hiện kiến nghị trong các báo cáo kết quả giám sát, thẩm tra của các Ban và các báo cáo kết quả giám sát của Thường trực HĐND tỉnh trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, xã hội, thông tin, thể dục, thể thao, dân tộc và chính sách tôn giáo để kịp thời đề xuất các biện pháp đôn đốc thực hiện.

2.3.6. Tham mưu, phục vụ Thường trực HĐND tỉnh, Ban Văn hóa - Xã hội và Văn phòng trong các hoạt động giao ban, trao đổi kinh nghiệm, sơ kết, tổng kết, tập huấn, bồi dưỡng kỹ năng cho đại biểu HĐND các cấp về lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, xã hội, thông tin, thể dục, thể thao, dân tộc, tôn giáo.

2.3.7. Phối hợp với Tổ nghiệp vụ Thông tin Tổng hợp, tham mưu giúp Thường trực HĐND tỉnh thực hiện chế độ thông tin báo cáo về giáo dục, y tế, văn hóa, xã hội, thông tin, thể dục, thể thao, dân tộc, chính sách tôn giáo và các kiến nghị của cử tri, của tỉnh gửi lên các cơ quan Trung ương khi có yêu cầu.

2.3.8. Phục vụ Ban trong việc tiếp công dân, tiếp nhận và xử lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân theo thẩm quyền; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân gửi đến Ban và tham mưu, phục vụ các hoạt động chuyên môn khác của Ban Văn hóa - Xã hội.

2.3.9. Chấp hành nội quy, quy chế làm việc của cơ quan Văn phòng; thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND tỉnh, lãnh đạo Văn phòng phân công theo quy định về cơ chế phối hợp điều hành giữa lãnh đạo Văn phòng và lãnh đạo Ban trong một số công việc cụ thể (quy định tại Điều 12 Quy chế này).

2.4. Nhiệm vụ của Tổ Nghiệp vụ Pháp chế

Là Tổ nghiệp vụ chuyên môn thuộc Phòng Tổng hợp, có chức năng, nhiệm vụ nghiên cứu tham mưu tổng hợp chuyên sâu lĩnh vực Pháp chế được phân công trực tiếp giúp việc Thường trực và Ban Pháp chế thực hiện chức trách nhiệm vụ, đồng thời giúp Văn phòng tham mưu phục vụ Thường trực HĐND tỉnh tiếp công dân và xử lý đơn thư, khiếu nại tố cáo theo thẩm quyền, gồm:

2.4.1. Tham mưu xây dựng và tổ chức triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch hoạt động hàng tháng, 6 tháng, cả năm của Ban Pháp chế; theo dõi, tổng hợp, soạn thảo các báo cáo, viết các tin bài tuyên truyền liên quan đến hoạt động công tác của Ban.

2.4.2. Tham mưu, phục vụ Ban tham gia công tác chuẩn bị nội dung kỳ họp của HĐND tỉnh theo sự phân công của Thường trực HĐND tỉnh liên quan đến lĩnh vực thi hành pháp luật, quốc phòng, an ninh, trật tự an toàn xã hội, xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính ở địa phương.

2.4.3. Tham mưu, phục vụ hoạt động thẩm tra, đề xuất chương trình làm việc để thu thập các thông tin liên quan đến nội dung thẩm tra; soạn thảo báo cáo thẩm tra, các dự thảo nghị quyết trình các kỳ họp HĐND tỉnh; tham mưu cho Ban tham gia hoàn chỉnh dự thảo nghị quyết của HĐND tỉnh.

2.4.4. Tham mưu, phục vụ hoạt động giám sát, khảo sát; đề xuất đề cương yêu cầu báo cáo và nội dung chương trình làm việc của Đoàn giám sát, khảo sát của Ban; tổng hợp, xây dựng các báo cáo kết quả giám sát, khảo sát.

2.4.5. Cập nhật, theo dõi tình hình triển khai, kết quả thực hiện các nghị quyết của HĐND tỉnh về lĩnh vực thi hành pháp luật, quốc phòng, an ninh, trật tự an toàn xã hội, xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính ở địa phương; kết quả thực hiện kiến nghị trong các báo cáo kết quả giám sát, thẩm tra của các Ban và các báo cáo kết quả giám sát của Thường trực HĐND tỉnh trong các lĩnh vực Ban được phân công để kịp thời đề xuất các biện pháp đôn đốc thực hiện.

2.4.6. Tham mưu, phục vụ Thường trực HĐND tỉnh, Ban Pháp chế và Văn phòng trong các hoạt động giao ban, trao đổi kinh nghiệm, sơ kết, tổng kết, tập huấn, bồi dưỡng kỹ năng cho đại biểu HĐND các cấp về lĩnh vực thi hành pháp luật, quốc phòng, an ninh, trật tự an toàn xã hội, xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính ở địa phương.

2.4.7. Phối hợp với Tổ nghiệp vụ Thông tin Tổng hợp, tham mưu giúp Thường trực HĐND tỉnh thực hiện chế độ thông tin báo cáo về lĩnh vực thi hành Hiến pháp và pháp luật, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng chính quyền địa phương và quản lý địa giới hành chính ở địa phương và các kiến nghị của cử tri, của tỉnh gửi lên các cơ quan Trung ương khi có yêu cầu.

2.4.8. Tham mưu giúp Văn phòng phục vụ Thường trực HĐND tỉnh, Ban Pháp chế HĐND tỉnh trong việc tiếp công dân, xử lý đơn thư, khiếu nại tố cáo gửi đến Thường trực HĐND tỉnh, Ban Pháp chế HĐND tỉnh; tham mưu theo dõi, đôn đốc, giám sát việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và định kỳ báo cáo Thường trực HĐND tỉnh, Ban Pháp chế HĐND tỉnh; tham mưu, phục vụ các hoạt động chuyên môn khác của Ban Pháp chế.

2.4.9. Chấp hành nội quy, quy chế làm việc của cơ quan Văn phòng; thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND tỉnh, lãnh đạo Văn phòng phân công theo quy định về cơ chế phối hợp điều hành giữa lãnh đạo Văn phòng và lãnh đạo Ban trong một số công việc cụ thể (quy định tại Điều 12 Quy chế này).

Điều 6. Phòng Hành chính - Tổ chức - Quản trị

1. Chức năng

Phòng Hành chính - Tổ chức - Quản trị thuộc Văn phòng HĐND tỉnh có chức năng giúp lãnh đạo Văn phòng tổ chức thực hiện công tác tham mưu, giúp việc về các mặt tổ chức, hành chính, phục vụ hậu cần đối với các hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, các ban HĐND và Văn phòng HĐND tỉnh.

2. Nhiệm vụ cụ thể

2.1. Tổ chức phục vụ các hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, các han HĐND tỉnh và Văn phòng; phục vụ việc đón tiếp các đoàn khách đến thăm, làm việc với cơ quan.

2.2. Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, đánh máy, in ấn, phát hành văn bản của HĐND, Thường trực HĐND, các ban của HĐND tỉnh và của Văn phòng theo đúng quy định (gồm cả công tác bảo vệ bí mật nhà nước).

2.3. Giúp Chánh Văn phòng trong công tác quản lý tổ chức, cán bộ, lao động, tiền lương, thực hiện quy chế dân chủ, trật tự kỷ cương công tác và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, nhân viên thuộc Văn phòng; chăn lo đời sống vật chất, tinh thần của cán bộ, công chức, người lao động trong cơ quan.

2.4. Tham mưu xây dựng Nghị quyết của HĐND tỉnh về định mức, chế độ chi cho các hoạt động của HĐND tỉnh; tham mưu xây dựng dự toán kinh phí cho HĐND tỉnh, bảo đảm kinh phí hoạt động của HĐND tỉnh và Văn phòng theo kế hoạch được phân bổ, chấp hành đúng chế độ quản lý tài chính; thực hiện chế độ, chính sách đối với đại biểu HĐND tỉnh.

2.5. Bảo đảm các điều kiện về phương tiện làm việc của HĐND, Thường trực HĐND, các ban của HĐND tỉnh, lãnh đạo, công chức, nhân viên của cơ quan theo chế độ của Nhà nước; tổ chức công tác tài chính - kế toán; quản lý tài sản; thực hiện công tác bảo vệ trật tự nội vụ, đảm bảo vệ sinh, phòng chống cháy nổ, phòng bệnh trong cơ quan...

2.6. Quản lý, bảo vệ và điều hành phương tiện phục vụ yêu cầu công tác của lãnh đạo trong Thường trực HĐND, các ban của HĐND (chuyên trách) và lãnh đạo Văn phòng; nâng cao trách nhiệm của đội ngũ lái xe, đảm bảo phục vụ an toàn, thực hiện tiết kiệm xăng dầu, giữ gìn tài sản của cơ quan (có quy chế riêng về việc quản lý xe công tác).

2.7. Phối hợp với Phòng Tổng hợp tham mưu về công tác thi đua - khen thưởng của cán bộ, nhân viên làm việc tại cơ quan Văn phòng; xây dựng các báo cáo chuyên môn và các văn bản khác của Văn phòng theo lĩnh vực được giao.

2.8. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND tỉnh, lãnh đạo Văn phòng phân công.

Chương III

NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CHẾ LÀM VIỆC CỦA CÔNG CHỨC, NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN TỈNH

Điều 7. Mọi công chức, nhân viên trong Văn phòng phải thực hiện đầy đủ những quy định của pháp luật về cán bộ, công chức và các quy định khác có liên quan và quy chế này.

Điều 8. Chánh Văn phòng

1. Là Ủy viên của Thường trực HĐND tỉnh, người đứng đầu Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh; quản lý, điều hành công việc chung của Văn phòng và chịu trách nhiệm trước HĐND và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng; phối hợp với các ban HĐND tỉnh để giải quyết những công việc có liên quan. Được Thường trực HĐND tỉnh phân công là người phát ngôn của HĐND tỉnh.

2. Xử lý công văn đến hàng ngày; theo chức trách được phân công có trách nhiệm thẩm định ký tắt các văn bản trước khi trình Chủ tịch, Phó chủ tịch HĐND tỉnh ký ban hành; thừa lệnh ký các văn bản theo yêu cầu của Thường trực HĐND, ký các văn bản của Văn phòng.

3. Chỉ đạo công tác phục vụ Thường trực HĐND tỉnh thông báo chương trình, nội dung các kỳ họp của HĐND, công bố các nghị quyết của HĐND tỉnh đã được thông qua trên các phương tiện thông tin đại chúng ở địa phương.

4. Tổ chức thực hiện đầy đủ các chế độ, chính sách hiện hành của Nhà nước trong cơ quan Văn phòng.

5. Phân công nhiệm vụ cụ thể cho các Phó Văn phòng, các Phòng, các tổ nghiệp vụ và các cán bộ, công chức, nhân viên của Văn phòng theo chức trách, nhiệm vụ được giao; chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc công tác đối với các Phó chánh Văn phòng và các đơn vị trực thuộc Văn phòng; chủ trì trong việc đánh giá, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức thuộc thẩm quyền theo quy định của pháp luật và quyết định phân cấp quản lý tổ chức cán bộ của tỉnh.

6. Phụ trách công tác tổ chức cán bộ của Văn phòng, chỉ đạo và chịu trách nhiệm về việc chi tiêu, mua sắm và thanh quyết toán của Văn phòng theo quy định của pháp luật và sự phân cấp, ủy quyền của Thường trực HĐND tỉnh. Được Thường trực HĐND tỉnh ủy quyền làm chủ tài khoản của cơ quan, có trách nhiệm tham mưu, điều hành sử dụng nguồn kinh phí hoạt động của HĐND tỉnh đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả, thiết thực.

7. Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Chủ tịch, các Phó chủ tịch HĐND tỉnh giao.

8. Những vấn đề sau đây trước khi quyết định cần phải có sự thảo luận thống nhất trong lãnh đạo Văn phòng trước khi xin ý kiến của Thường trực HĐND: Sửa đổi quy chế làm việc của Văn phòng; lập dự toán quyết toán kinh phí hàng năm của đơn vị; cử cán bộ, công chức, nhân viên đi học tập kinh nghiệm ở trong và ngoài nước; tuyển dụng công chức, lao động; bổ nhiệm trưởng, phó phòng.

9. Những vấn đề sau đây trước khi quyết định phải có sự bàn bạc thống nhất trong lãnh đạo Văn phòng:

a) Chủ trương, nhiệm vụ, chương trình công tác và báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ hàng năm của Văn phòng.

b) Đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định hoặc quyết định theo thẩm quyền các vấn đề như: bố trí, điều động, cho thôi việc, cho đi học tập, cho đi công tác nước ngoài, nâng bậc lương, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, nhân viên thuộc sự quản lý của Văn phòng.

10. Khi đi vắng, Chánh Văn phòng ủy nhiệm cho 01 Phó chánh Văn phòng chịu trách nhiệm điều hành các hoạt động của cơ quan.

Điều 9. Phó chánh Văn phòng

1. Giúp và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về các nhiệm vụ được Chánh Văn phòng phân công; quản lý, chỉ đạo, điều hành, kiểm tra, đánh giá kết quả công tác của các cán bộ, công chức, nhân viên thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

2. Trực tiếp báo cáo, làm việc với Chủ tịch, Phó chủ tịch HĐND, Trưởng ban, Phó Trưởng ban các ban của HĐND tỉnh để giải quyết những công việc thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách, đồng thời báo cáo Chánh Văn phòng biết nội dung, để bao quát, điều hành chung công việc Văn phòng.

3. Chịu trách nhiệm kiểm tra nội dung, thể thức các văn bản do cấp dưới dự thảo thuộc lĩnh vực phụ trách và các văn bản khác (theo lĩnh vực được phân công), ký tắt trước khi trình Chủ tịch, Phó chủ tịch HĐND tỉnh ký ban hành.

4. Khi được ủy quyền, được thực hiện chức năng, quyền hạn của Chánh Văn phòng, được ký thay Chánh Văn phòng những văn bản thuộc phạm vi quyền hạn của Văn phòng.

6. Tham dự các phiên họp của HĐND tỉnh, dự các cuộc họp của Thường trực, các ban của HĐND và các cuộc họp khi có giấy mời hoặc có sự phân công của Chánh Văn phòng; thực hiện các nhiệm vụ khác khi Chánh Văn phòng phân công.

7. Các Phó Văn phòng có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ và hỗ trợ lẫn nhau trong thực thi nhiệm vụ được phân công.

Điều 10. Phương thức, chế độ làm việc và trách nhiệm công việc của Trưởng, Phó phòng và công chức, nhân viên

Văn phòng HĐND tỉnh làm việc theo chế độ thủ trưởng, kết hợp với chế độ tập thể lãnh đạo, chế độ trực tuyến (những lĩnh vực thực hiện chế độ trực tuyến là những việc được Thường trực hoặc lãnh đạo các ban, lãnh đạo Văn phòng giao trực tiếp cho chuyên viên).

1. Phòng hành chính - Tổ chức - Quản trị: Làm việc theo chế độ thủ trưởng. Trưởng phòng có trách nhiệm quản lý, phân công, đôn đốc cán bộ, nhân viên trong phòng hoàn thành nhiệm vụ được giao; Phó Trưởng phòng giúp Trưởng phòng và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và lãnh đạo cấp trên về các nhiệm vụ được phân công, nghiêm túc thực hiện các nhiệm vụ do Trưởng phòng phân công. Trưởng phòng có trách nhiệm phân công lĩnh vực công việc chuyên môn theo dõi trực tiếp cho mình và các công chức dưới quyền công khai, cụ thể bằng văn bản (sau khi xin ý kiến lãnh đạo Văn phòng trực tiếp phụ trách) để đảm bảo xác định trách nhiệm rõ ràng trong công việc.

2. Phòng Tổng hợp, các Tổ nghiệp vụ thuộc Phòng Tổng hợp:

2.1. Thực hiện chế độ làm việc trực tuyến (tùy công việc cụ thể có thể kết hợp chế độ thủ trưởng theo yêu cầu cụ thể của lãnh đạo trực tiếp phụ trách). Trưởng phòng, Tổ trưởng Tổ nghiệp vụ có trách nhiệm, nắm bắt, bao quát chung công việc của Phòng để giúp lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo Ban chỉ đạo, điều hành công việc tham mưu, phục vụ theo chức trách, nhiệm vụ đảm bảo tiến độ, chất lượng, hiệu quả.

Trưởng phòng (hàm trưởng phòng), Phó trưởng phòng, Tổ trưởng nghiệp vụ ngoài trách nhiệm quản lý, nắm bắt, quán xuyến công việc của Phòng, của Tổ theo phân công, còn phải đảm nhiệm trực tiếp một số công tác chuyên môn cụ thể và thực hiện trách nhiệm như các chuyên viên khác.

2.2. Cơ chế quản lý, thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của các chuyên viên, nhân viên thuộc các Tổ nghiệp vụ được thực hiện như sau:

a) Nhiệm vụ chuyên môn cụ thể của các chuyên viên thuộc Tổ nghiệp vụ Thông tin Tổng hợp do lãnh đạo Văn phòng phân công và điều hành trực tiếp.

b) Nhiệm vụ chuyên môn cụ thể của các chuyên viên, nhân viên thuộc các Tổ nghiệp vụ được phân công tham mưu giúp việc cho Thường trực, các ban HĐND tỉnh do Thường trực, lãnh đạo các ban phân công và điều hành trực tiếp.

c) Riêng công tác tham mưu về tiếp công dân, xử lý đơn thư khiếu nại tố cáo đối với chuyên viên Tổ nghiệp vụ pháp chế do lãnh đạo Văn phòng phụ trách phân công và điều hành (sau khi trao đổi với lãnh đạo Ban Pháp chế). Do đặc thù Tổ nghiệp vụ Pháp chế còn được phân công giúp Văn phòng tham mưu phục vụ Thường trực trong công tác tiếp công dân, xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo, nên lãnh đạo Văn phòng phải phối hợp với lãnh đạo Ban Pháp chế phân công công chức trong Tổ nghiệp vụ Pháp chế thực hiện công việc đảm bảo nguyên tắc theo Điều 12 Quy chế này.

d) Chuyên viên, nhân viên các Tổ nghiệp vụ của Phòng Tổng hợp làm việc theo chế độ trực tuyến (có thể kết hợp thực hiện chế độ thủ trưởng theo yêu cầu của Thường trực, lãnh đạo Ban hoặc lãnh đạo Văn phòng trực tiếp phụ trách). Khi thực hiện cơ chế thủ trưởng hay trực tuyến, chuyên viên đều phải báo cáo kịp thời tình hình, kết quả công việc với Tổ trưởng để báo cáo Trưởng phòng.

đ) Chuyên viên các Tổ nghiệp vụ phải có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ trong thực hiện các công việc chung có liên quan đến chức trách, nhiệm vụ được giao. Khi được chuyên viên bộ phận khác đề nghị phối hợp giải quyết công việc có liên quan phải đề cao trách nhiệm và thực hiện nghiêm túc.

e) Tổ trưởng các Tổ nghiệp vụ được phân công giúp việc các Ban có trách nhiệm báo cáo trực tiếp với lãnh đạo Ban về tình hình thực hiện nhiệm vụ của tổ (đồng thời phản ánh với trưởng phòng để nắm bắt bao quát chung công việc của phòng); phối hợp, cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời cho Tổ nghiệp vụ Thông tin Tổng hợp theo định kỳ (tuần, tháng, năm) và những công việc phát sinh về tình hình, kết quả hoạt động trọng tâm của Ban, nhiệm vụ thời gian tiếp theo, những đề xuất, kiến nghị để tổng hợp chung, báo cáo tại các cuộc giao ban định kỳ của Thường trực HĐND tỉnh .

2.3. Trách nhiệm của chuyên viên, nhân viên.

a) Chấp hành sự quản lý, điều hành của lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo Ban, Trưởng phòng, Tổ trưởng theo các cơ chế, phương thức quản lý quy định nêu quy chế làm việc này.

b) Báo cáo những công việc đã thực hiện và tham mưu đề xuất công việc tiếp theo với Tổ trưởng, với lãnh đạo cấp trên tại các cuộc họp giao ban định kỳ hoặc báo cáo đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo.

c) Bảo quản hồ sơ, tài liệu, thực hiện việc lưu trữ đầy đủ theo đúng quy định của Pháp luật.

d) Tham dự các kỳ họp của HĐND tỉnh, dự các cuộc họp của Thường trực, các Ban của HĐND và các cuộc họp khi có giấy mời hoặc có sự phân công của lãnh đạo cấp trên.

đ) Thực hiện các nhiệm vụ do Trưởng Phòng, Tổ trưởng giao hoặc lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo Ban giao trực tiếp theo chế độ trực tuyến. Khi thực hiện công việc lãnh đạo cấp trên giao trực tuyến, phải phản ánh kịp thời tình hình, kết quả với Tổ trưởng để báo cáo Trưởng phòng quán xuyến công việc chung.

e) Các công chức, nhân viên có trách nhiệm phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau trong thực hiện chức trách nhiệm vụ được giao. Trường hợp do yêu cầu công việc chung của cơ quan, khi được Trưởng Phòng, Tổ trưởng phân công nhiệm vụ hỗ trợ các bộ phận khác (ngoài các nhiệm vụ thường xuyên được giao) thì phải đề cao trách nhiệm và chấp hành nghiêm túc.

g) Chủ động, tích cực trong việc viết tin, bài về hoạt động của Thường trực, các Ban HĐND tỉnh.

Điều 11. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, kỷ luật

Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng, công chức, nhân viên thuộc Văn phòng do Chánh Văn phòng ra quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, kỷ luật theo phân cấp quản lý cán bộ, công chức hiện hành. Đối với các trường hợp đặc biệt thực hiện theo chỉ đạo của Thường trực HĐND tỉnh.

Chương IV

MỐI QUAN HỆ, CHẾ ĐỘ CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÒNG

Điều 12. Quan hệ với Thường trực HĐND tỉnh và các ban của HĐND tỉnh

1. Văn phòng chịu sự lãnh đạo trực tiếp, toàn diện của Thường trực HĐND tỉnh. Chánh Văn phòng có trách nhiệm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ do Thường trực HĐND giao.

2. Văn phòng giúp Thường trực HĐND tỉnh giữ mối quan hệ phối hợp với các cơ quan hữu quan trong việc chuẩn bị nội dung kỳ họp HĐND tỉnh; đảm bảo các điều kiện phục vụ các ban của HĐND tỉnh hoạt động theo quy định của Pháp luật.

3. Văn phòng và các ban của HĐND tỉnh phối hợp quản lý, điều hành chuyên viên các tổ nghiệp vụ được phân công giúp việc chuyên sâu cho các Ban, đảm bảo cho việc phục vụ đạt hiệu quả, đúng chế độ báo cáo công tác theo quy định với cấp quản lý theo cơ chế phối hợp điều hành sau đây:

a) Lãnh đạo các ban HĐND chỉ đạo điều hành toàn diện về chuyên môn đối với các công chức được phân công tham mưu, phục vụ công việc của ban. Khi tiến hành các thủ tục đánh giá, nhận xét cán bộ (về thi đua, khen thưởng, kỷ luật, chuyên môn). Lãnh đạo Ban chuyên trách có trách nhiệm xác nhận đối với công chức các tổ nghiệp vụ (liên quan lĩnh vực chuyên môn công chức đó tham mưu cho Ban) để Văn phòng thực hiện thủ tục theo quy định.

b) Trong các ngày diễn ra các kỳ họp HĐND hoặc các Hội nghị quan trọng của Thường trực HĐND giữa 2 kỳ họp. Ngoài việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, công chức các tổ nghiệp vụ giúp việc các ban phải chấp hành sự phân công của lãnh đạo Văn phòng về một số công tác phục vụ.

Trong các trường hợp khác do yêu cầu công việc của tỉnh, của cơ quan, lãnh đạo Văn phòng sử dụng công chức các Tổ nghiệp vụ vào một số công việc phục vụ (có sự trao đổi với lãnh đạo các ban). Trường hợp không thống nhất được thì báo cáo Phó chủ tịch HĐND tỉnh phụ trách để chỉ đạo giải quyết.

c) Ngoài thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, các cơ chế quản lý khác (nghỉ phép, nghỉ ốm, giải quyết chế độ chính sách, cử đi học) đối với các chuyên viên được phân công giúp việc chuyên sâu cho các Ban do Văn phòng phụ trách, nhưng phải có ý kiến của lãnh đạo Ban trước khi Văn phòng giải quyết theo quy định.

d) Ngoài các cơ chế nêu tại các điểm a, b, c, khoản 3 điều này, do đặc thù Tổ nghiệp vụ Pháp chế không chỉ giúp việc chuyên sâu cho Ban pháp chế mà còn được phân công giúp Văn phòng tham mưu phục vụ Thường trực HĐND tỉnh trong công tác tiếp công dân, xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo, nên lãnh đạo Ban và Văn phòng cần phối hợp phân công các công chức thuộc phòng thực hiện công việc đảm bảo nguyên tắc:

- Phân công rõ người, rõ việc, rõ trách nhiệm, tránh trùng chéo nhiều đầu mối chỉ đạo, đảm bảo nguyên tắc khi xử lý công việc mỗi chuyên viên chỉ chịu sự chỉ đạo chuyên môn trực tiếp của một cấp lãnh đạo là Ban Pháp chế hoặc Văn phòng (trừ trường hợp đặc biệt khi chuyên viên được Chủ tịch, Phó chủ tịch HĐND tỉnh giao việc trực tiếp).

- Những vụ việc đơn thư Thường trực HĐND tỉnh đã phân công cho các Ban HĐND giám sát chuyên sâu thì do lãnh đạo các Ban phụ trách và chỉ đạo chuyên môn trực tiếp. Các nội dung phối hợp khác liên quan đến công tác giải quyết đơn thư, khiếu nại tố cáo thực hiện theo Quy chế xử lý đơn thư của Thường trực HĐND tỉnh.

- Khi tiến hành các thủ tục đánh giá, nhận xét đối với cá nhân công chức thuộc Tổ nghiệp vụ Pháp chế trong thực hiện nhiệm vụ công tác liên quan đến nhiệm vụ tham mưu về tiếp công dân, xử lý đơn thư khiếu nại tố cáo thì phải có ý kiến nhận xét của lãnh đạo Văn phòng phụ trách trực tiếp.

Điều 13. Quan hệ với các cơ quan Trung ương và tỉnh

1. Văn phòng giúp Thường trực HĐND tỉnh giữ mối quan hệ công tác với Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Bộ Nội vụ; chịu sự kiểm tra hướng dẫn về công tác văn phòng (văn thư, lưu trữ, nghiệp vụ hành chính...) của các cơ quan cấp trên theo quy định.

2. Văn phòng HĐND tỉnh giữ mối quan hệ công tác với Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng UBND tỉnh, Văn phòng Đoàn ĐBQH tỉnh và các cơ quan, tổ chức, đơn vị ở địa phương nhằm đảm bảo phối hợp tham mưu, phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực và các ban HĐND tỉnh đạt hiệu quả (có quy chế phối hợp riêng).

Điều 14. Quan hệ với cấp ủy cơ quan

1. Lãnh đạo Văn phòng giữ mối liên hệ công tác với Ban Chấp hành Đảng bộ cơ quan làm tốt công tác giáo dục chính trị tư tưởng đối với cán bộ, công chức, nhân viên trong cơ quan, thực hiện tốt công tác chuyên môn; thường xuyên báo cáo, trao đổi về tình hình thực hiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan.

2. Dưới sự lãnh đạo của cấp trên, Văn phòng, Ban Chấp hành Đảng bộ cơ quan thực hiện công tác quy hoạch, bồi dưỡng, đào tạo và bổ nhiệm cán bộ trong cơ quan theo thẩm quyền được phân cấp; thực hiện tốt Quy chế hoạt động của Đảng bộ cơ quan và của Văn phòng.

3. Quan hệ công tác giữa lãnh đạo Văn phòng và Ban Chấp hành Đảng bộ cơ quan quy định tại khoản 1, 2 Điều này thực hiện theo Quy định số 98-QĐ/TW ngày 22/3/2004 của Ban Chấp hành Trung ương về chức năng, nhiệm vụ của đảng bộ, chi bộ cơ sở cơ quan.

Điều 15. Quan hệ với tổ chức đoàn thể

1. Văn phòng tạo điều kiện thuận lợi để các đoàn thể trong cơ quan hoạt động có hiệu quả; phối hợp chặt chẽ trong việc vận động công chức, người lao động thực hiện và hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ công tác được giao; thực hiện tốt Quy chế dân chủ ở cơ quan, chăm lo đời sống vật chất, tinh thần đối với cán bộ đoàn viên Công đoàn.

2. Chủ tịch (Phó chủ tịch) Công đoàn được mời tham gia các cuộc họp lãnh đạo Văn phòng bàn thực hiện nhiệm vụ có liên quan theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức và Điều lệ Công đoàn Việt Nam.

Điều 16. Chế độ làm việc của Văn phòng

1. Công tác điều hành

a) Chánh Văn phòng chỉ đạo, điều hành chung các hoạt động của Văn phòng theo quy định. Các Phó Văn phòng chỉ đạo, điều hành hoạt động theo các lĩnh vực được phân công.

b) Lãnh đạo Văn phòng chỉ đạo điều hành trực tiếp Trưởng phòng, Phó trưởng Phòng, Tổ trưởng và cán bộ, nhân viên thuộc Văn phòng đối với những công việc thường xuyên, đột xuất theo thẩm quyền được phân công.

c) Văn phòng phối hợp với các ban của HĐND tỉnh khi có yêu cầu trong việc tổ chức thực hiện nhiệm vụ của ban theo quy định của pháp luật; thực hiện cơ chế phối hợp điều hành các tổ nghiệp vụ theo Điều 12 Quy chế này.

2. Chế độ sinh hoạt, hội họp

a) Định kỳ hàng tháng lãnh đạo Văn phòng sẽ họp giao ban về tình hình, kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác, thống nhất kế hoạch triển khai nhiệm vụ trong thời gian tới với các trưởng, phó phòng, tổ trưởng và chuyên viên (từ 25- 30 hàng tháng), nếu có trường hợp đột xuất khác sẽ có thông báo riêng.

b) Các phòng định kỳ mỗi tháng họp ít nhất một lần; thời gian, nội dung do Trưởng phòng ấn định cụ thể. Các Tổ nghiệp vụ được phân công giúp việc các Ban, Văn phòng họp giao ban công tác theo yêu cầu của lãnh đạo cấp trên trực tiếp.

c) Hội nghị cán bộ công chức, viên chức toàn cơ quan được thực hiện hàng năm theo quy định nhằm đánh giá tình hình thực hiện các nhiệm vụ của cơ quan, báo cáo công khai những nội dung theo quy chế dân chủ đã quy định; biểu dương, khen thưởng các công chức, viên chức, nhân viên có thành tích công tác xuất sắc được bình bầu.

3. Quan hệ phối hợp: Các phòng, các tổ nghiệp vụ cần phải tăng cường phối hợp, kết hợp để thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ tham mưu và phục vụ. Căn cứ vào chức năng và nhiệm vụ được giao, các phòng, các tổ nghiệp vụ tích cực triển khai thực hiện nhiệm vụ thuộc phạm vi, trách nhiệm được phân công, chủ động phối hợp trao đổi với các bộ phận khác để triển khai công việc. Các bộ phận có trách nhiệm tham gia kịp thời, chất lượng khi được đề nghị phối hợp về nội dung liên quan. Trường hợp có vướng mắc thì báo cáo cấp trên trực tiếp để giải quyết.

4. Công tác tổ chức, cán bộ: thực hiện theo các quy định hiện hành của tỉnh về phân cấp quản lý cán bộ.

5. Công tác thi đua - khen thưởng:

- Đối với Phòng Hành chính - Tổ chức - Quản trị: Thực hiện bình xét qua tập thể cán bộ, công chức, nhân viên của phòng.

- Đối với Phòng Tổng hợp: Thực hiện bình xét qua các Tổ nghiệp vụ. Sau đó các tổ báo cáo trưởng phòng để tổ chức họp thống nhất tập thể trưởng phòng với tổ trưởng các tổ nghiệp vụ trước khi báo cáo lãnh đạo Văn phòng.

6. Công tác tự phê bình và phê bình, việc nhận xét cán bộ công chức, viên chức, người lao động hàng năm: thực hiện theo quy định hiện hành và hướng dẫn của cấp thẩm quyền.

7. Các thông tin về hoạt động của Cơ quan Văn phòng HĐND tỉnh được công khai theo quy định của pháp luật để cán bộ, công chức, người lao động biết, tạo sự đồng thuận trong cơ quan.

Điều 17. Chế độ thông tin, báo cáo và quản lý văn bản

1. Quản lý văn bản đến: Tất cả các loại văn bản đến cơ quan đều do văn thư tiếp nhận, chuyển Chánh Văn phòng (hoặc Phó Văn phòng) để xử lý và phải kịp thời chuyển văn bản đến đúng địa chỉ (bản giấy hoặc điện tử). Công văn ghi rõ họ tên người nhận thì văn thư làm thủ tục đăng ký và chuyển đến người nhận.

2. Quản lý văn bản đi: Văn phòng quản lý thống nhất việc phát hành văn bản. Văn thư chỉ đóng dấu vào các văn bản của HĐND tỉnh, Thường trực HĐND tỉnh, các ban HĐND tỉnh và Văn phòng khi đã đảm bảo các quy định về ban hành văn bản. Trưởng phòng, Phó trưởng phòng, chuyên viên soạn thảo chịu trách nhiệm về nội dung, thể thức, kỹ thuật văn bản; Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức - Quản trị và nhân viên văn thư, đánh máy chịu trách nhiệm về in, ấn, số lượng, đóng dấu và chuyển phát văn bản (giấy, điện tử) theo đúng quy định.

3. Việc soạn thảo văn bản: Tất cả các văn bản dự thảo đều phải được soạn thảo bằng máy vi tính đã được trang bị, nhân viên đánh máy Văn phòng không đánh máy các dự thảo viết tay, trừ trường hợp có ý kiến của lãnh đạo Văn phòng. Việc sao lục, fotocopy văn bản phải có ý kiến của lãnh đạo cơ quan.

4. Quản lý và sử dụng con dấu: Việc quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện theo quy định hiện hành, các con dấu giao cho nhân viên văn thư quản lý và đóng dấu tại cơ quan (trong trường hợp đặc biệt cần mang con dấu ra ngoài cơ quan phải có ý kiến của Chánh Văn phòng HĐND tỉnh); nhân viên văn thư chỉ được đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền, không được đóng dấu khống chỉ.

5. Lưu trữ văn bản: Hàng năm, cán bộ công chức trong cơ quan có trách nhiệm sắp xếp chỉnh lý, lập hồ sơ công việc thuộc lĩnh vực phụ trách nộp vào lưu trữ cơ quan đày đủ để phục vụ cán bộ công chức tra cứu và nộp vào trung tâm lưu trữ tỉnh theo quy định.

6. Chế độ bảo mật: Mọi cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của Văn phòng chấp hành nghiêm túc các chế độ, quy định của Đảng, pháp luật của Nhà nước và của cơ quan về bảo mật thông tin tài liệu, về các bí mật của Đảng, Nhà nước và của cơ quan.

Điều 18. Chế độ trực ngày lễ, ngày nghỉ

Cán bộ, công chức, nhân viên Văn phòng có trách nhiệm trực ngày lễ, ngày nghỉ để giải quyết những công việc do Lãnh đạo Văn phòng phân công và được thanh toán theo chế độ của Nhà nước. Phòng Hành chính - Tổ chức - Quản trị có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, chấm công và thực hiện các thủ tục báo cáo lãnh đạo. Các ngày nghỉ lễ, nghỉ tết trong năm thực hiện theo quy định.

Điều 19. Điều khoản thi hành

Quy chế làm việc của Văn phòng HĐND tỉnh có hiệu lực kể từ ngày ban hành. Các quy định về quy chế làm việc theo mô hình tổ chức cũ của Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh trước đây không còn giá trị áp dụng.

Cán bộ, công chức, nhân viên trong cơ quan Văn phòng có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc, nếu thực hiện xuất sắc nhiệm vụ theo Quy chế sẽ được xem xét, khen thưởng theo quy định. Nếu vi phạm các quy định của Quy chế thì tùy theo mức độ sẽ bị xem xét, xử lý bằng các hình thức kỷ luật theo quy định và phân cấp quản lý cán bộ hiện hành.

Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc đề nghị cần kịp thời phản ánh cụ thể đến lãnh đạo Văn phòng để báo cáo Thường trực HĐND tỉnh xem xét, điều chỉnh cho phù hợp./.